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1當(dāng)前教務(wù)管理檔案管理工作中存在的問題

1.1資料收集不全

由于許多教務(wù)管理人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠，所以造成了資料收集不全。當(dāng)前許多教務(wù)管理人員認(rèn)為教務(wù)部門的主要工作只是教務(wù)的管理，然而忽略了檔案的管理，所以，使材料的手機(jī)和歸檔工作變得不再重視；有的人還認(rèn)為歸檔所需材料是很重要的，在工作中常常會(huì)使用，在歸檔后會(huì)給工作帶來不便，所以呈現(xiàn)消極的工作態(tài)度；還有的人認(rèn)為教務(wù)檔案可有可無，所以工作人員缺乏責(zé)任心，敷衍了事，使資料手機(jī)不全，并且影響了后期的工作。

1.2檔案的利用率不夠

長(zhǎng)期以來，檔案管理者忽視了檔案的知識(shí)傳遞和學(xué)習(xí)借鑒功能，降低了檔案的二次開發(fā)利用率。

1.3檔案管理信息化程度不高

目前各院系大部分檔案還靠傳統(tǒng)的管理模式，檢索工具不全、檢索方法落后，效率低下，不方便查考。

2規(guī)范和科學(xué)的管理教務(wù)檔案

2.1提高教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案質(zhì)量

隨著檔案管理的現(xiàn)代化，教務(wù)檔案管理也要伴隨著學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的腳步前進(jìn)，這對(duì)教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞，教務(wù)檔案工作者要緊跟時(shí)代步伐，不斷學(xué)習(xí)，提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。參照別院的管理情況，吸收經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)提升教務(wù)檔案管理人員的理論水平，積極探討教務(wù)檔案的管理模式，積極改進(jìn)管理方法，不斷探索管理的新方式，使教務(wù)檔案管理更加專業(yè)化，使之更好地為教學(xué)服務(wù)。還有對(duì)檔案的使用、保管、銷毀等工作進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定，從而使學(xué)校教務(wù)檔案管理工作制度化，規(guī)范化。這樣在明確的規(guī)章指導(dǎo)下，就能提高教務(wù)檔案管理的水平。

2.2提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理技能

各院系要充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)檔案的重要性，配備專兼職檔案管理員，每學(xué)期結(jié)束要將分散存放在院系其他部門的檔案材料收集起來，由檔案管理員統(tǒng)一管理，并且要對(duì)檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，以強(qiáng)化其檔案管理技能。

2.2.1收集

在工作中產(chǎn)生的所有文件、材料未必都需要保存，只有對(duì)日后工作有一定查考利用價(jià)值的文件，才作為檔案保存[3]。教務(wù)檔案涉及面廣，幾乎與每位教師和管理人員都有直接的關(guān)系，而有些人員對(duì)教務(wù)檔案還不夠重視，對(duì)檔案材料的積累意識(shí)不夠明確，總認(rèn)為工作做完就行了，不注意檔案材料的保存和及時(shí)上交。因此，只有向有關(guān)人員進(jìn)行廣泛宣傳，對(duì)教務(wù)檔案材料的收集工作進(jìn)行事先布置，實(shí)行超前控制，才能確保教務(wù)檔案的齊全與完整。其次，應(yīng)對(duì)教務(wù)檔案的管理、組卷工作預(yù)先指導(dǎo)，確保案卷質(zhì)量。檔案管理人員要主動(dòng)深入到各有關(guān)部門，就如何分類，如何科學(xué)、合理組卷等進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保案卷的質(zhì)量。教務(wù)檔案收集工作，僅靠某一個(gè)具體管理人員的力量不行，需要依托大家的配合、支持。平時(shí)要注意處理好方方面面的關(guān)系，事先與有關(guān)人員和部門主動(dòng)配合，以掌握檔案管理的主動(dòng)權(quán)。這就要求管理者須加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，來鑒別哪些是需要存檔的文件。否則“有文必檔”會(huì)導(dǎo)致檔案質(zhì)量的整體下降，而不重視積累則會(huì)使材料缺失，造成歷史的空白。

2.2.2整理

一般說來，教務(wù)檔案可分為三類。第一類，行政管理檔案。如上級(jí)行政管理部門的行政綜合性文件，學(xué)校有關(guān)文件，學(xué)校黨政會(huì)議教學(xué)工作的記錄、紀(jì)要，人事變動(dòng)的復(fù)批與決定，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)教學(xué)方面的重要講話報(bào)告、學(xué)校其他部門的文件、材料等。第二類，教學(xué)管理檔案。如專業(yè)申報(bào)及審批材料，各類上報(bào)材料及批文，教學(xué)管理規(guī)程，教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材使用，教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、各教學(xué)環(huán)節(jié)計(jì)劃、課表，任課教師情況匯總，教師教學(xué)情況匯總，課程成績(jī)單，教學(xué)通訊、簡(jiǎn)報(bào)等。第三類，學(xué)籍檔案。如新生的錄取材料及新生的名單，新生的入學(xué)登記表、學(xué)籍表、學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料，畢業(yè)證書發(fā)放表等。本著系統(tǒng)化、條理化、便查找的原則，在檔案整理中，要做到分門別類，編目清楚，組卷合理，文體格式、行文規(guī)則都要符合檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)[4]。

2.2.3保管

目前，對(duì)于學(xué)校的教務(wù)檔案管理，又電子文件逐漸代替紙質(zhì)文件成為辦公活動(dòng)的主要記錄，由此對(duì)檔案的保管提出了新的要求。在保存紙質(zhì)文檔的同時(shí)，應(yīng)注意妥善保管電子文檔。電子文檔有時(shí)會(huì)因各種原因(如存儲(chǔ)介質(zhì)的變異、病毒的攻擊等)導(dǎo)致?lián)p壞，因此，應(yīng)時(shí)常對(duì)電子文檔進(jìn)行備份。

2.3檔案建立規(guī)范化

根據(jù)教務(wù)管理的規(guī)律，檔案的建立要規(guī)范。首先，要堅(jiān)持收發(fā)文的登記。文件正本需有主管領(lǐng)導(dǎo)閱示，事畢按期歸檔。教務(wù)文件發(fā)不登記，容易造成文件截留，甚至丟失，從而貽誤工作。其次，要堅(jiān)持平時(shí)立卷。檔案管理人員在日常工作中，要將已經(jīng)辦理完畢的文件、材料隨時(shí)收集齊全，按照事先編好的案卷類目歸入有關(guān)卷內(nèi)，到學(xué)期結(jié)束或年終進(jìn)行整理，正式組成案卷。堅(jiān)持平時(shí)立卷，可以把辦畢的文件、資料及時(shí)收集歸卷，避免散亂丟失，有利于安全保密，有利于平時(shí)保管、利用，并可以節(jié)省時(shí)間。第三，要堅(jiān)持規(guī)范立卷。從檔案材料的收集、整理到計(jì)算機(jī)著錄、打印、編目等，這一流程的每道工序都力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整齊劃一，減少隨意性，以達(dá)到裝訂美觀、組卷合理、分類科學(xué)、編目清楚的要求，確保檔案案卷的合格率。

2.4、檔案管理科學(xué)化

教務(wù)檔案的保存要分門別類、形成體系。按照歸檔類目，集實(shí)體排架、保管期限、主題語言于一體，并使各類目案卷的位置固定[5]。從縱向看，實(shí)現(xiàn)各年度同一條款案卷的排架位置相對(duì)穩(wěn)定，同類案卷的保管期限和主題標(biāo)引一致；從橫向看，不同類目案卷的排架順序也是相對(duì)應(yīng)的。這使得分散、龐雜的檔案信息做到系統(tǒng)、條理，不僅便于操作、便于檢索工具的制作，有利于科學(xué)管理，并且為全面實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造了條件。對(duì)于移交校檔案室的檔案，要建立明細(xì)帳，以便平穩(wěn)過渡，并在利用時(shí)能一步到位，從而建立起本單位利用校檔案室館藏檔案的快速通道。

2.5加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，教育要面向現(xiàn)代化、面向世界、面向未來，重要的切入點(diǎn)之一就是面向網(wǎng)絡(luò)。同樣，教學(xué)檔案的管理也要與時(shí)俱進(jìn)，改變教學(xué)檔案管理的落后狀況，要將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”[6]。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；二是在學(xué)院尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理前，對(duì)學(xué)院在教學(xué)管理中產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行歸檔，并對(duì)其中的公開信息加以整理，建成各類數(shù)據(jù)庫；三是對(duì)利用率高、具有參考價(jià)值的重要紙質(zhì)檔案，要通過掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。這應(yīng)提高檔案利用率的工作方向。

2.6切實(shí)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)

高校教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)時(shí)間跨度大、涉及機(jī)面廣、綜合性強(qiáng)的系統(tǒng)工作，這項(xiàng)工作的好壞在很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)它的重視程度。高職學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)將教學(xué)檔案管理納入自己的工作范圍，為檔案管理者創(chuàng)造必要的工作條件，提出明確的管理要求，把教學(xué)檔案管理作為提高教育教學(xué)水平的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。