前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的高職院校檔案數字化管理路徑，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。

高職院校檔案數字化管理是“數字化校園”發展中的重要組成部分，高職院校檔案數字化管理是通過利用多媒體技術、數字成像、掃描等現代的計算機科學信息技術，對高職院校檔案資源進行資料采集、信息傳輸、信息處理、資料存儲，我們充分利用互聯網的優勢，將各方檔案資源進行鏈接，形成完整的高職院校檔案管理數據庫，從而提升高職院校檔案數字化管理的工作效率，真正的實現檔案資源的共享。

一、高職院校檔案管理的數字化發展特點 

電子檔案的特點是體積小和空間小便于檔案的存儲、使用及時、壽命長、復制容易、資料的傳遞速度快等這些都是原始的紙質檔案不能實現的。對于我國現階段檔案數字化的發展來說，電子檔案的實用性與使用次數更高。高職院校檔案數字化管理的實施，對傳統的紙質檔案管理工作產生巨大的沖擊，而電子檔案的影響力很強大。高職院校檔案數字化也符合當今社會信息技術發展的要求，高職院校主要是為國家培養技能型人才的主要基地，因此我們要應用先進的技術傳承先進的文化理念。高職院校改革發展進程的加快使高職院校檔案所涉及的門類也在增多，檔案資料的內容變得多樣而復雜，數量就會更加增多，因此高職院校檔案數字化管理很好的適應了發展變化的要求。高職院校實行檔案數字化管理的同時對應的檔案管理人員的個人素質水平也要不斷的更新來適應數字化時代的變化。而我們傳統紙質檔案管理的工作方式已經不能滿足檔案數字化管理的需求，隨著檔案管理工作的更新換代，作為檔案管理人員技術水平與知識結構也要進行實時的調整，這樣才能有效的保證檔案信息資源能夠及時的共享。

二、高職院校檔案管理數字化發展中出現的問題 

1.高職院校檔案管理機構設置不健全。很多高職院校在文書檔案、人事檔案、學生的學籍檔案沒有及時配備專職的檔案管理機構，學院內各個部門產生出來的相關檔案材料缺乏相關的工作人員進行有效的管理。由于檔案管理人員分散在學院的不同部門，除了檔案管理工作還要完成自己的本職工作，當其他的部門工作人員緊缺的時候，因為檔案管理工作不緊要，所以被學院安排了其他工作，這樣直接造成了檔案管理工作的正常實施。2.高職院校檔案管理人員素質不高。很多高職院校專（兼）職的檔案管理人員基本都是非專業的人員，符合檔案管理專業的工作人員少之又少，因此在整個檔案管理過程中缺乏檔案管理數字化應用人才，這樣直接影響高職院校檔案數字化的有效實施。而我國高職院校的檔案管理人員多數缺乏相應的專業知識水平，導致高職院校檔案數字化管理過程中漏洞百出，在加上檔案的管理人員電腦操作的能力不足，使檔案信息的及時獲取受到影響，造成檔案數字化管理存在很多這樣那樣的問題，直接阻礙了高職院校檔案數字化管理水平的提升。3.檔案數字化管理中硬件設施的不足。隨著我國計算機時代的不斷創新，目前我國的很多領域已經實施了智慧化辦公，然而，高職院校的經費不足使檔案管理機構所使用的計算機辦公設施得不到及時有效的更新換代，而計算機應用需要不斷的更新換代，檔案數字化管理采用的是無紙化辦公，因此對于硬件方面的要求更高。4.檔案數字化管理模式比較分散。有一些高職院校的檔案材料管理主要由各個部門進行分散管理。例如，很多的文書檔案主要在黨政辦公室進行保存，而教師的人事檔案主要是由人事處進行保存，學生的學籍等檔案信息由學生工作處進行保存等等，由于這樣分散的管理方式很難監督和實施檔案數字化管理，在加上檔案信息的錄入不及時，導致了無法對檔案進行整體性的管理。

三、高職院校檔案數字化管理的路徑實施

1.建立完善高職院校檔案數字化管理工作體系。高職院校要建立完善的檔案數字化管理部門，并制定數字化管理工作流程，在檔案收集的過程中我們要充分的利用計算機與互聯網，對檔案數字化文件進行一體化歸檔和收集，方便高職院校各部門在使用的過程中及時的進行查閱。在高職院校檔案管理和利用環節，我們要做好數字檔案設備與檔案信息兩方面的管理工作，并按照實際要求將檔案數字化信息進行完善，從而保證高職院校檔案數字化管理工作的有序進行。2.建立專業的管理隊伍。高職院校涉及的檔案資料和數量繁多，我們要設置專門的檔案數字化管理部門，并配備專業技能出色的檔案管理隊伍。因為很多鑒定后的檔案需要進行銷毀處理以及未鑒定的相關檔案需要整理，這些都需要專職的管理部門和專業的檔案管理人員進行正確的處理，這樣能夠有效的避免盲目地將不需要的檔案進行數字化處理，還能減輕檔案數字化管理工作的工作量，有效的避免資源與資金方面的浪費，所以使用科學合理的庫存檔案數字化管理勢在必行，在檔案數字化管理工作中我們要根據自己院校檔案管理的具體要求制定出一份合理有效的數字化檔案管理方案。3.優化數字化檔案管理設施。必須重視檔案館的基礎硬件設施建設，學院需要投入了大量資金為檔案管理部門的電腦進行了更新換代，還要配備先進的掃描儀、復印打印機等硬件設施，并采購特殊的檔案柜等，在數字化的檔案硬件方面的更新主要有掃描儀等數字化轉換設備；光盤、數字存儲器、磁盤等存儲需要的數字化設備；服務器、打印機、網絡輔助設備等便于接收、查詢檔案的數字化設備，這些設備必須配備最先進的，從而保證檔案數字化管理適應科技的發展。

四、結語

高職院校檔案管理工作的高效與檔案數字化發展分不開，檔案管理是高職院校建設的重要一環，我們要認識到數字化在檔案管理工作中的作用，并引起高職院校的足夠的重視，這樣才能不斷的提升檔案數字化管理水平。

作者:袁靜樂