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1.高職院校辦公室工作繁雜，工作壓力大
高職院校管理過(guò)程中，學(xué)校辦公室管理全校的上傳下達(dá)以及學(xué)校各部門的協(xié)調(diào)等各項(xiàng)工作，院系辦公室負(fù)責(zé)對(duì)院系內(nèi)部的日常行政事務(wù)管理。但不管是學(xué)校辦公室還是院系辦公室，工作人員的兼職現(xiàn)象都很多。比如部分學(xué)校辦公室工作職責(zé)不僅包含了辦公室日常工作，還包含了后勤保障、財(cái)產(chǎn)管理、對(duì)外事務(wù)、組織人事工作等等不屬于辦公室工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)。院系辦公室事務(wù)更加繁雜，不僅僅要處理辦公室日常工作，還要處理教師課時(shí)分配和計(jì)算、學(xué)生管理、教學(xué)任務(wù)下達(dá)和管理等等，甚至院系辦公室的工作人員還兼任專業(yè)課程，工作壓力頗大。
2.缺失有效的培訓(xùn)機(jī)制，素養(yǎng)不高
實(shí)行院、系二級(jí)管理之后，學(xué)校的各項(xiàng)資源都需要進(jìn)行重新調(diào)配。導(dǎo)致職業(yè)素養(yǎng)不高的原因有三：不行政辦公秘書(shū)這一角色的互換時(shí)間倉(cāng)促，很多的崗前培訓(xùn)無(wú)法得到及時(shí)的開(kāi)展，直接導(dǎo)致工作質(zhì)量下降。第三，由于行政秘書(shū)職位的特殊性，每天所面臨的工作非常之多，而且很雜，很繁瑣，使得行政秘書(shū)很難抽出時(shí)間來(lái)提升自己的業(yè)務(wù)能力，很多的事情只能停留在完成階段。
3.工作人員積極性不高，考核機(jī)制不完善
隨著改革的深化，辦公室的行政人員所面臨的工作任務(wù)量不越來(lái)越重，工作的職業(yè)要求也越來(lái)越高，高職院校的工作人員的工作積極性卻在慢慢降低。不管是學(xué)校辦公室還是系辦公室，工作人員缺少是普遍現(xiàn)象，但工作任務(wù)越來(lái)越繁重，導(dǎo)致辦公室工作人員工作壓力大，工作效率越來(lái)越低。同時(shí)，由于學(xué)校是以教學(xué)為主線的單位，對(duì)教師的考核機(jī)制相對(duì)完善，但對(duì)行政系統(tǒng)工作人員的考核機(jī)制相對(duì)比較薄弱，所以，工作過(guò)程中，工作人員因?yàn)闆](méi)有制度約束，沒(méi)有好的考核機(jī)制，工作做好做壞一個(gè)樣，沒(méi)有有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制進(jìn)行激勵(lì)，導(dǎo)致工作人員積極性不高。
4.沒(méi)有完善的管理機(jī)制
大多數(shù)的高職院校在系一級(jí)都沒(méi)有建立完善的管理機(jī)制，通常依賴于院一級(jí)的管理制度。有的雖然建立了相應(yīng)的制度，但是沒(méi)有與實(shí)際接軌，甚至出現(xiàn)朝令夕改的現(xiàn)象。嚴(yán)重的挫傷了行政管理人員的工作積極性。
二、高職院校辦公室管理創(chuàng)新方法
1.完善辦公室的管理規(guī)章制度
從大多數(shù)的高職院校的角度而言，系辦公室的行政管理人員通常由系黨總支書(shū)書(shū)記、系主任、系行政秘書(shū)，系教學(xué)秘書(shū)、輔導(dǎo)員組成。在系辦公室人員嚴(yán)重不足的情況下，辦公室人員應(yīng)當(dāng)理清自己的職責(zé)以及自己所具有的權(quán)限，合理分工，顯得尤為重要。追根溯源，管理的最初之本在于制度，一個(gè)完善的管理制度能讓所有的事情都變得有條不紊。系辦公室的管理制度的確立依賴于學(xué)校制度的確立，為了使工作規(guī)范、高效的進(jìn)行，就必須制定符合實(shí)際情況的一級(jí)管理制度。
在建立之初，首先我們應(yīng)該明確每個(gè)人的崗位職責(zé)，建立崗位責(zé)任制，使每個(gè)人都能在工作細(xì)化的前提下找準(zhǔn)自己的位置，明確自己所具有的權(quán)限，避免因職權(quán)不清而出現(xiàn)事情的推脫，減輕系辦公室的工作壓力。在原有的工作環(huán)境下，系行政秘書(shū)的工作量非常之大，擔(dān)任的學(xué)生工作也非常之多。現(xiàn)有的工作環(huán)境下，行政秘書(shū)更多的是扮演好橋梁的角色，準(zhǔn)確將上下級(jí)的信息進(jìn)行傳達(dá)，明確思政輔導(dǎo)員的管理工作，做到學(xué)生工作形成網(wǎng)格狀，無(wú)任何紕漏。其次是要將辦公室的各項(xiàng)工作如會(huì)議制度、公文制度。接待制度、印章管理制度納入其中。最后，根據(jù)實(shí)際情況，建立一套實(shí)際可行的考核激勵(lì)制度。將每月的工作量進(jìn)行登記，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行考核，按需分配，多勞多得的高薪分配制度。
2.不斷提高辦公室工作人員綜合素質(zhì)
辦公室工作人員的素質(zhì)是高職院校辦公室工作效率和質(zhì)量的決定因素。辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)具備職業(yè)素質(zhì)。首先應(yīng)當(dāng)具備良好的政治素質(zhì)。辦公室是學(xué)校的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，是上傳下達(dá)的關(guān)鍵部門，能否保證學(xué)校的政令暢通和學(xué)校各部門都朝著學(xué)校既定方針發(fā)展，辦公室是關(guān)鍵。所以，學(xué)校辦公室的工作人員應(yīng)當(dāng)具有高度的政治責(zé)任感、正確的人生觀和價(jià)值觀、世界觀。其次，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)具有良好的職業(yè)素養(yǎng)。辦公室學(xué)校的服務(wù)部門，不僅為領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)，還要為各個(gè)部門服務(wù)，事多繁雜。辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)具有良好的服務(wù)服務(wù)意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，不斷解放思想，創(chuàng)新工作思路，勇于創(chuàng)新各項(xiàng)工作，提升學(xué)校辦公室工作效率。
作者：莫文娟 單位：湖南安全技術(shù)職業(yè)學(xué)院
