［提要］隨著會計電算化的普及以及智能財務的興起，財會從業者逐漸地把目光從如山的紙質資料中轉移到會計信息化、數據化中來。會計檔案的存在形式也緊跟時代發展的腳步發生著變遷，由最初的紙質會計檔案，到現在的紙質、電子會計檔案并存，以及即將到來的電子會計檔案單軌制趨勢。

關鍵詞：會計檔案；存在形式；紙質；電子

一、會計檔案定義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是以會計語言記錄和反映的社會再生產過程中以貨幣表現的經濟活動，即資金運動或價值運動發生情況的重要史料和證據，屬于單位的重要經濟檔案，是檢查企事業單位過去經濟活動的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。根據《會計檔案管理辦法》規定，保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案包括紙質會計檔案和電子會計檔案，其中紙質會計檔案是指將所發生的經濟事項按照相關會計制度記錄于書面，并將其按照規定的方式有序整理，裝訂成冊；電子會計檔案是指通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲歸檔的會計核算數據庫。

二、會計檔案存在形式

會計檔案管理工作作為企業財務管理的一項重要工作，連接著企業經營管理的整個環節。而會計資料整理、歸檔工作無疑是檔案管理工作中尤其重要的一環。隨著企業信息化水平和精細化管理程度的提升，會計檔案存儲數量激增，企業對會計檔案管理的成本效率以及安全性提出更高要求，而會計檔案該以何種形式儲存、歸檔，是否適合企業自身管理需求又考驗著財會從業者們。

（一）紙質會計檔案。紙質會計檔案是指將所發生的經濟事項按照相關會計制度記錄于書面，并將其按照規定的方式有序整理，裝訂成冊。目前，大部分企事業單位還是以紙質會計檔案存儲為主，不同的是各企事業單位會依據自身規模大小、經濟業務的復雜程度、財務管理的規范化等特點，決定由誰負責會計檔案的整理、立卷、裝訂等工作。大的企業會在財務部門內部設立專門的會計檔案管理崗位，由專人負責會計檔案的接收、分類、整理、裝訂、保管、移交、查詢等工作；小一些的企業會由財務負責人指定由會計或出納人員兼職整理、歸檔會計檔案。無論采用何種方式，企業都必須按照會計法的相關要求，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證紙質會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防損毀、丟失和涉密。按照會計檔案整理相關辦法，會計機構負責檔案管理工作的人員需要每月及時對紙質會計憑證進行歸檔、裝訂。面對由每一個經濟事件形成的每一張票據，以及再由會計人員依據每一張票據進行職業判斷填制的每一張記賬憑證，整理人員需要付出極大的耐心和細致，對其進行分類歸納，有序排列。首先，接收由不同崗位的財務人員填制的不同類別的記賬憑證，并整理檢查記賬憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。其次，檢查附件有無漏缺，及時通知相關人員進行補充。最后，在確認記賬憑證上有關人員印章齊全后，按照憑證裝訂的相關要求進行裝訂，保證憑證厚度基本一致，裝訂牢固，外觀整齊干凈大方。年度終了，在確保各會計賬簿結賬的情況下，傳統手工記賬的企事業單位首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符、賬頁數是否齊全、序號排列是否連續；其次按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂；實行會計電算化的企事業單位，會及時從財務軟件中將各明細賬、總分類賬及時打印、分類整理、立卷、裝訂歸檔。此外，還有各種形式的會計報表、納稅申報表、銀行余額調節表、盤點表、工資表等也應打印出來一起分戶、立檔、整理、裝訂、保管。

摘要：隨著會計電算化工作的開展，從而促進會計工作的重大改變，提高了企業的經營質量和會計工作的有序開展，會計電算化已發展成為現代化的重要技術基礎，極大地促進了企業會計自身的不斷創新和發展。本文在企業會計基礎電算化的研究基礎上，分析和總結探討了開展會計電算化研究工作以來面臨的諸多不利影響，我們認為應勇于與時俱進，改變會計工作研究重心，進一步研究加強企業會計基礎電算化下的研究工作，使其規范有效，安全性更高。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案管理；會計工作

引言

隨著我國現代企業計算機信息應用的不斷發展普及，會計師和財務企業檔案管理也逐漸向中小企業財務電算化檔案管理業務方向快速推進發展，如何有效規范組織實施當前我國財務會計師和財務企業檔案管理，提高當前我國財務會計師和財務企業檔案管理者的工作效率和檔案服務運行質量，使當前我國財務會計企業財務管理檔案的績效管理作用研究能夠真正得到有效的發揮，逐漸發展成為當前以來我國財務會計界國際學術研究的一個重要熱點。

一、會計電算化下的企業內部實際財務管理控制信息系統概念

根據我國企業會計電算化管理的基本概念定義，電子商務會計企業數據計算信息處理技術企業會計信息技術，是一種主要用企業電子商務計算機來將數據處理作為企業會計處理工具，并專門從事各類企業會計管理工作，是目前我國推進企業會計工作現代化管理體系建設的重要理論技術成果。因此，基于大型企業會計管理信息系統電算化的大型民營企業內部經濟財務管理控制，為有效率地保證內部經濟社會固定資產財務管理會計信息的準確性和完整性，以及會計信息安全性，有關地方財政部門一般認為企業應及時主動采取科學有效的財務控制措施，對其進行系統化和規范化，以及自我管理進行科學控制和自動進行調節的一個管理過程。在當前我國內部會計信息化和電算化的發展環境下，在采用公司企業財務管理電算化組織內部會計業務信息有效管理控制系統中，有"部門控制"和"組織內部控制"兩種基本職能類型，組織內部有效管理控制的主要目的是在采用公司內部會計專業財務電算化會計信息管理系統下，根據公司企業員工崗位職責，對公司企業員工內部管理進行明確職能界定，通過其在組織內部建立一定的規章制度管理體系等，直接有效實現內部有效管理控制。

二、會計電算化下會計基礎工作的影響

一、前言

會計檔案作為國家檔案一個重要構成部分，同時也是單位一個重要檔案資料，在會計工作以及經濟管理工作有著非常重要的作用。隨著計算機應用的普及，會計檔案管理也開始向電算化發展，基于電算化條件下如何實施會計檔案管理工作，提升會計檔案管理效率和質量，使會計檔案所具作用得以充分發揮也成為了目前會計事業研究的一個焦點。

二、會計電算化條件下會計檔案特點分析

基于會計電算化，會計檔案的特點主要表現為以下三個方面：第一，內容廣泛化。和傳統會計檔案相比較，基于會計電算化下，會計檔案所涵蓋的內容不僅有傳統紙質資料，同時還包括儲存于計算機中和會計有關的各種信息以及數據等，且計算機軟件以及硬件中有關會計方面的信息也均為會計檔案，由此可知在會計電算化條件下會計檔案不管是內容還是范圍均已擴大。第二，檔案信息載體多樣化。未實施電算化之前，會計檔案一般是經紙質記載，而紙張則為會計檔案信息載體。伴隨著信息技術水平的提高，會計檔案信息載體也發生了相應的改變，除傳統紙質會計檔案外，還包含有其他介質，比如硬盤、U盤以及磁盤等，這些均為會計檔案載體，對此，在會計電算化條件下會計檔案載體也變得更為多樣化。第三，信息具有可變性。在電算化條件下會計檔案信息一般儲存于光盤或者軟盤等介質上，簡單地來講這些信息均為數字信息，具有不穩定性以及流動性，易損壞或者被修改，正是因為如此也使得會計檔案管理難度增大，若這些信息被修改或者損壞，不可恢復至之前的狀態，則會使整個會計工作受到影響。

三、會計電算化條件下會計檔案管理所存問題分析

（一）認識不足

目前有很大部分會計檔案管理者和財務部門有關領導對于電算化會計檔案的了解還比較淺顯，管理經驗較淺。在收集整理檔案資料時，僅僅只是存檔打印出的各紙質檔案，未把儲存于計算機中關于會計方面的信息備份保存于磁性介質或者光盤上，導致檔案完整性較差，使得會計檔案管理工作比較盲目。

［摘要］只有順應時展潮流，才會取得更好發展，隨著經濟和科技的不斷發展，事業單位會計檔案信息化已經是大勢所趨，抓住信息化的機會進行改革和升級有利于高效、便捷地處理財務信息，提高事業單位會計檔案的管理水平和效率。而存在的問題也不可忽視，要發現問題、分析問題、解決問題，要在完善制度保障、建設專業人才隊伍、提高安全意識和軟件專業化等方面進行事業單位會計檔案管理優化。

［關鍵詞］信息化；會計檔案；優化

0引言

2017年，中國共產黨第十九次全國代表大會明確指出，我國已經進入了“新時代”。在這個新時代，我國科技、經濟、文化、政治等方面都取得了巨大成就，使我國向著偉大復興的中國夢更進了一步。在這個承前啟后、繼往開來的新時代，我國信息化不斷發展，在這個背景下的各項事業都需要適應信息化帶來的改變，必須緊跟信息化的步伐，利用信息化為社會為國家做貢獻。所以，事業單位會計檔案的管理也必須在信息化的背景下進行優化，從而提高事業單位會計檔案管理的質量和效率。

1會計檔案信息化

2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》中第二條明確規定，事業單位的會計檔案管理要適用于此項法律。并清晰解釋了什么是會計檔案。會計檔案可以說是會計資料，反映的主體是單位，包括國家機關、事業單位、企業、社會團體；會計資料是在進行會計核算等過程中形成的；會計資料形式是具有保存價值的文字、圖表等；會計資料記錄和反映的是單位的經濟業務；在新時代信息化背景下，會計資料還包括通過電子設備形成、傳輸、儲存的電子會計檔案。隨著我國經濟快速發展，科學技術的資金投入越來越高，從而推動了我國科技創新能力大大提升，信息化社會愈發明顯，各個領域也憑借信息化的科技和便捷充分發展。為了適應時展和科技的進步，事業單位會計檔案管理也必須進行優化，從而提高會計檔案管理的質量。從《會計檔案管理辦法》中對電子會計檔案的提出和重視就可以感受到信息化給事業單位會計檔案管理帶來的變化，并且電子會計檔案的加入和調整對于事業單位會計檔案管理和更好地服務社會帶來了積極影響。

2信息化會計檔案管理的特點和意義

摘要：基層人民銀行在處理國庫會計業務時，會統一形成國庫會計檔案，這些檔案記錄著政府收支和預算情況，是具有價值的文件資料，完善的保存對今后的政府工作及檔案管理有著重要意義。而隨著信息化技術的應用，基層人民銀行也在不斷推進信息化管理建設，讓國庫會計檔案管理全面實現現代化和信息化，從傳統的文件保存過渡到電子化保存，構建完善的信息電子資料庫，充分發揮出國庫檔案數據的價值，為今后國庫應用數據分析進行決策時，奠定基礎。

關鍵詞：信息化國庫會計檔案電子化

一、系統建設背景

會計記錄和史料記錄都是金融檔案的組成部分，建立全行的電子檔案管理系統，實現對信用卡檔案、公文檔案的搜集與整理，全面提升電子化檔案管理、利用的水平，并依據實際工作需要，解決檔案移交記錄和過程的信息化，以及檔案保管的有序化、效率化，對實物檔案進行信息系統化管理。明潤華創電子檔案管理系統是綜合運用內容管理平臺、影像工作流、影像采集等技術，對電子會計憑證、報表、賬本等會計檔案的收集、整理，為全面提升電子化會計檔案管理、利用提供了整體解決方案。

二、電子和紙質檔案的利弊

（一）電子存檔。1.優點。傳輸和保存方便，電子文檔可通過云存儲文檔分享，也可通過網絡傳輸。檔案保管者對借閱檔案人員的身份進行核實，確定檔案的保密程度，在符合借閱要求的原則下進行檔案借閱。電子檔案相比傳統的文件檔案，在傳遞上方便快捷，不受距離、時間、地點的限制，消除了紙質文件的環保問題更加環保。電子檔案經濟實用，通過介質存儲，終端處理，讓電子檔案方便存儲，當前的信息化技術已經完全可以支持國庫會計檔案的存儲要求。國庫電子檔案更加集中，便于管理，通過軟件進行資料的查詢、錄入、存儲等，讓檔案管理工作更加簡便。2.缺陷。電子文檔如果使用不當或者保管條件不符合要求，會造成檔案的存儲不穩定，會受到外部干擾使文件出現損壞或數據打不開的問題，如果自身存儲介質出現損壞，會導致原始數據得不到恢復。所以，用自存方式存儲電子文件是不穩定的，由于對電子設備的過度信任，讓計算機進行電子文檔管理，這就會出現當沒有設備時，電子檔案的管理將無法進行。電子檔案的管理離不開終端設備的運行，而設備的運用離不開電源、網絡的穩定，而數據安全方面，當文件進行傳輸時，如果網絡安全級別不高或者在文件傳輸過程出現狀況，容易出現安全問題。例如，電子會計文件在管理過程中容易被修改，不易被發現，國庫會計文件的數據準確性直接受到威脅，除此之外，由于系統的漏洞，整個軟件系統癱瘓，會給黑客們偷竊會計文件的機會，從而泄露會計文件的信息。3.紙型檔案。安全性能高是紙質檔案的主要優點。大部分紙張都是獨立的，文件共享非常少，借閱也非常方便。由于其安全和保密性高，因此更適合高度機密的文件，但也存在一定的缺陷，這一缺陷體現在對人力資源的浪費嚴重。財政部門的業務很多，每天都要生成、分類和綁定大量文件，如果都使用紙質文檔，那么因為會計到崗位監督之間的程序變復雜，會使人員嚴重不足，人力浪費嚴重，并且文件會使用到大量紙張和打印機墨粉，制造這些文件需要大量的天然資源，資源浪費嚴重。另一方面，國庫會計檔案的保存期從30年到永久不等，長期處理紙質檔案需要很大的空間，所以保留紙質檔案將造成空間浪費。

三、國庫會計檔案電子化管理的風險和困難

摘要：高等職業院校會計檔案記錄著學校在科研、教學以及管理等各方面的經濟活動，同時也可以指導學校的各項活動開展。但是從我國高等職業院校會計檔案管理的現狀分析來看，其中還存在很多的問題，如果不進行及時的改善，竟會影響檔案管理的作用發揮。接下來將對我國高等職業院校會計檔案管理現狀和問題進行具體的分析，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：職業院校；會計檔案管理；問題；對策

高職院校會計檔案是對學校各項經濟活動的記錄，包括財務管理以及會計核算等活動中產生的具有保存價值的信息和材料，能夠反映出高等職業院校的經濟業務情況，所以也是高等職業院校檔案中的重要組成部分，因此做好會計檔案管理可以促進高職院校得到更好的發展。

一、高職院校會計檔案管理的現狀和問題分析

(一)會計檔案管理制度不完善

從我國當前的高等職業院校檔案管理的情況來看，還沒有一個統一的管理制度。通過對10所高職院校的調查顯示，7所院校的會計檔案管理中沒有標準化的制度形式，占調查的70%。這也使得檔案管理在落實的過程中存在一定的難度，影響會計檔案管理的現代化發展。信息時代下，會計檔案管理也逐漸實現信息化，導致會計信息的數量不斷的提升，形式也呈現多元化。會計管理也必須要加強對制度的建設。但是從目前的情況來看，會計檔案管理制度的制定中，沒有認識到管理制度的重要作用，使得制度不夠完善，存在很多漏洞，對高職院校會計檔案管理造成一定的隱患，影響管理的質量和效率。

(二)會計檔案資料采集不全面

摘要：本文闡述了會計電算化背景下會計檔案管理的特點、會計檔案管理中出現的問題及解決措施，表明了會計電算化對會計行業的發展起著至關重要的作用。

關鍵詞：會計電算化；企業會計檔案管理；特點；問題；解決措施

1引言

會計電算化背景下，傳統的會計檔案管理模式已不符合時代要求，因此會計行業需要就管理理念、管理體制、新型人才的培養的方面做出新的調整，跟上時代的步伐，為會計行業的發展做出貢獻。

2會計電算化背景下會計檔案管理的特點

會計檔案管理是會計工作中不可缺少的環節，它是將有價值的月度、季度年度會計報表，各種憑證、各類圖表進行穩妥貯存的過程。不同于傳統的會計檔案管理工作，會計電算化背景下，會計檔案的操作方式、貯存方式發生了很大的變化，新型管理模式有以下幾點特點：

2.1內涵廣泛

【摘要】近年來，隨著計算機技術的不斷發展，會計電算化已經走進機關企事業單位，取代了原有的手工計賬，不僅減輕了財務人員的勞動強度，而且提高了工作效率。會計電算化的應用，使傳統會計檔案管理的內涵和外沿均發生了變化，對會計檔案的管理者提出了更高的要求。

【關鍵詞】電算化;檔案管理

隨著企業競爭的不斷加劇，越來越需要準確、快捷的信息資料。會計電算化作為企業領導重要的決策依據，已基本普及各中小企業，但就其發展情況還存在許多不完善的地方。怎樣使企業更有效的利用會計電算化信息，是我們等待解決的問題。

一、會計電算化檔案的內容及優點

1、電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(通常指一個會計年度)，把計算機系統中所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

2、電算化會計檔案的存儲。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上，要注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

3、電算化會計檔案的更新。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質上的會計檔案，必須在特定的計算機軟件環境中才可以使用。因此電算化檔案的管理者在財務軟件管理版本更新時同時，要做好原始檔案的導入新軟件中進行重新備份保存，確保原始的電算化會計檔案可以在新的財務軟件下隨時應用，這樣才能高效的利用原有的數據，形成年度的對比，為企業的發展提供更快捷的資料，促進企業做出正確的判斷。這就要求電算化會計檔案管理人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現電算化。