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摘要：本文闡述了會計電算化背景下會計檔案管理的特點、會計檔案管理中出現(xiàn)的問題及解決措施，表明了會計電算化對會計行業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：會計電算化；企業(yè)會計檔案管理；特點；問題；解決措施

1引言

會計電算化背景下，傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已不符合時代要求，因此會計行業(yè)需要就管理理念、管理體制、新型人才的培養(yǎng)的方面做出新的調(diào)整，跟上時代的步伐，為會計行業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

2會計電算化背景下會計檔案管理的特點

會計檔案管理是會計工作中不可缺少的環(huán)節(jié)，它是將有價值的月度、季度年度會計報表，各種憑證、各類圖表進行穩(wěn)妥貯存的過程。不同于傳統(tǒng)的會計檔案管理工作，會計電算化背景下，會計檔案的操作方式、貯存方式發(fā)生了很大的變化，新型管理模式有以下幾點特點：

2.1內(nèi)涵廣泛

相較于傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，新型管理模式則具備更廣泛的含義，它不僅包括公司的各類賬務(wù)信息，還包括會計電算化核算系統(tǒng)、會計專用的數(shù)據(jù)庫、相關(guān)的計算機硬件、軟件、媒介等等都是需要管理人員謹慎保管的檔案。

2.2管理工作需特定環(huán)境

傳統(tǒng)的會計檔案的查看與管理十分簡單，相關(guān)人員只需根據(jù)年份查找到相關(guān)資料便可查閱。在會計電算化背景下操作的會計檔案管理，它的操作需要特定環(huán)境的支持，管理人員需要有一定的計算機技術(shù)才能熟練操作。

2.3儲存方式不同

傳統(tǒng)的管理模式中，儲存方式就是收集并保存紙質(zhì)版的資料。新型管理模式的貯存方式則多種多樣，U盤、光碟、電腦都可以作為保存資料的媒介，與紙質(zhì)版資料的保存相比，攜帶方便，并且紙質(zhì)版的資料在長期的保存中，很容易導(dǎo)致字跡失真，信息缺失的情況，而新型儲存方式則不會出現(xiàn)這種情況。

2.4便于分析與共享

電算化背景下，會計檔案管理趨于信息化，管理人員可通過PC端界面運用相關(guān)分析軟件快捷地翻看信息、對信息進行整合統(tǒng)計與分析，對于會計檔案管理工作的開展提供了便利。同時也可以根據(jù)使用者的不同需求制作出符合使用者要求的圖表數(shù)據(jù)與相關(guān)分析，實現(xiàn)了資源的共享。由此說明新型會計不僅涉及核算業(yè)務(wù)，還涉及管理領(lǐng)域，完成會計行業(yè)的轉(zhuǎn)型。

2.5提高安全要求

新型管理模式下，存儲在媒介中的會計信息的安全性受到了行業(yè)人員的普遍關(guān)注，因為信息的修改與缺失在信息里完全得不到體現(xiàn)，這就導(dǎo)致信息的可信度受到質(zhì)疑。因此維護會計信息的儲存安全是會計檔案管理的重中之重。主要包括會計信息與計算機系統(tǒng)和會計電算化操作軟件的安全維護。

3企業(yè)會計檔案管理存在的問題

3.1缺乏管理理念

時代在發(fā)展，但理念的轉(zhuǎn)變跟不上時代的腳步，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)可以改變原有的檔案管理模式，但相關(guān)管理人員的理念并沒有隨之發(fā)生改變，在工作中，新型會計相關(guān)信息的儲存方式及管理模式?jīng)]有得到應(yīng)用。許多企業(yè)仍保持原有的傳統(tǒng)，保留紙質(zhì)檔案，電子檔案的管理不受重視，新型管理理念沒有得到貫徹，阻礙了會計行業(yè)的發(fā)展，會計信息的真實程度與完整程度也受到了極大的影響。

3.2管理體制存在弊端

主要體現(xiàn)為多數(shù)企業(yè)已經(jīng)完成了從手工記賬到電子記賬的蛻變，然而管理體制并沒有隨著記賬形式的改變采取相應(yīng)的措施，因此原有的管理體制無法對現(xiàn)有工作進行合理化管理，間接地降低會計檔案保存的安全指數(shù)。

3.3缺乏專業(yè)知識與計算機技術(shù)

新型管理模式對會計方面相關(guān)專業(yè)知識與計算機技術(shù)有了更高層次的要求，而原有的會計工作人員已經(jīng)不符合社會對于新型會計人才的要求。企業(yè)對于會計人才的再培養(yǎng)也沒有足夠重視，導(dǎo)致會計人員無法勝任現(xiàn)在的會計工作。

4解決措施

4.1認真學(xué)習(xí)新型管理辦法

企業(yè)倡導(dǎo)會計人員認真學(xué)習(xí)新型會計檔案管理辦法，重新確定會計檔案的管理范圍及管理內(nèi)容，學(xué)習(xí)相關(guān)會計管理理念。會計檔案主要由各種憑證、報表、賬目構(gòu)成，新型管理中還包括對電子信息檔案的管理與查詢分析。

4.2健全會計檔案管理體制

完善管理體制，以企業(yè)實際管理情況為基礎(chǔ)，發(fā)現(xiàn)其管理不當之處并加以改正。（1）建立完善的收集與歸檔體系，檔案管理人員應(yīng)及時打印相關(guān)歸檔資料，再由會計人員、會計主管逐一簽字蓋章，按相關(guān)規(guī)定貼上適當?shù)亩惼保b訂起來準備歸檔。同時對于會計電算化軟件以及使用手冊都應(yīng)按照規(guī)定有序歸檔。（2）建立完善的保管體制，對于重要的會計信息或是檔案需存?zhèn)浞荩苑酪驗閬G失造成較大影響。同時儲存時應(yīng)按年限、編號，統(tǒng)一有序的管理，方便查找與再次應(yīng)用。（3）建立規(guī)范的會計檔案借閱制度，為了保證會計檔案的安全與信息的保密性，對于會計檔案的借閱與使用必須嚴苛把關(guān)，嚴防出現(xiàn)紕漏，造成企業(yè)較大損失。

4.3提高人員綜合素質(zhì)

即為了培養(yǎng)適合新型會計檔案管理體制的新型會計管理人才，原先的會計人員應(yīng)注重兩方面知識能力的學(xué)習(xí)：會計專業(yè)理論知識的再深造及相關(guān)會計軟件操作技術(shù)的學(xué)習(xí)，成為一名合格的新型會計人才。

5結(jié)語

綜上所述，在會計電算化的時代大環(huán)境下，會計檔案管理工作應(yīng)該拋開原有的管理模式，改變管理理念，建立完善的新型管理體系，提升會計人員的綜合素質(zhì)，尋求會計行業(yè)更長遠的發(fā)展。

參考文獻

[1]孫萌穎.淺析會計電算化背景下的會計檔案管理實施策略[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報,2017（3）.

[2]劉翠蓮.淺議會計電算化對會計檔案工作帶來的思考[J].情感讀本,2016（9）.

作者:張聰容 單位:貴州省水利水電勘測設(shè)計研究院