前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的供電企業文書檔案信息化管理探究，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
1、全面提高企業文書檔案管理水平
大數據時代背景下，現代化信息技術、智能技術、現代科技持續發展。隨著供電企業業務量的不斷上升，其文書檔案的信息量、數字量也持續累積，在數字信息技術的輔助支持下，能夠極大地提高文書檔案管理效率，方便信息的快速搜索、查詢，從而實現檔案資源的高效利用，推動企業文書檔案管理的積極創新。所以，創建并形成供電企業自身的檔案管理信息系統，對其管理水平的提高具有十分積極的意義。
2、推動企業文書檔案管理的數字化、網絡化
在大數據背景下，網絡技術、信息技術都體現出超強的數據計算、檢索、查詢、儲存等功能，也能夠實現數據信息的遠距離傳輸、轉譯等。功能健全的數據化信息系統為供電企業的文書檔案管理與利用開辟了全新的渠道和途徑，實現了規范化、準確化、高效化管理，這是因為數字化信息技術能夠對文書檔案進行加密處理，從而確保信息安全。相反，企業文書檔案的數字化管理又推動了其網絡化管理的實現。因為在數字信息技術的支持下，一些檔案資料可以以數據、信息的形式被輸入網絡系統，通過網絡系統登錄能夠實現信息的查詢、更新與咨詢等功能。
3、促進文書檔案的利用與共享
在現代化數字信息系統的有效支持下，供電企業文書檔案的功能和作用能夠得到充分地開發和利用，具體體現在：為企業各個部門、各個階層、各個崗位的工作人員提供及時、快速、有效的信息咨詢與查詢服務。網絡信息數據背景下，供電企業各部門人員通過資格認證的方式登錄企業檔案網絡數據系統，就能夠實現檢索、查詢、查找、分析與保存等操作，這其中保證了企業內部員工的信息咨詢權限，同時，也維護了企業檔案信息資源的安全，通過數字信息系統、網絡系統能夠實現檔案信息資源的不同層次、不同地域間的有效共享。
4、促進文書檔案管理走向現代化
現代化的社會是數據信息社會，大數據時代賦予了各行各業全新的改革與發展任務，供電企業必須緊跟時展步伐，其各項管理工作要邁向數字化、智能化、信息化行列，要融入計算機技術、網絡技術、通訊技術等行列，善于利用這些技術來武裝自身，文書檔案管理只有走向信息化才能真正同現代社會接軌，才能加快文書檔案管理的現代化步伐，才能更加適應現代社會，才能實現同其他行業的有效對接，也才能為客戶提供更加滿意的服務。
二、供電企業文書檔案的信息化管理及利用
1、創建并完善檔案數字化管理制度
健全的制度是檔案數字化管理的有效依據，因為只有創建規范、完善的檔案管理制度，才能實現檔案數字化管理的規范化、制度化、正規化。因此，供電企業必須意識到制度的重要性，建立健全一套科學合理的檔案管理制度，并嚴格要求相關人員依照制度開展工作，圍繞制度進行管理，利用制度來規范管理人員行為，以此達到文書檔案的規范化、正規化管理。
2、文書檔案的數字化管理
以往的文書檔案管理形式為紙張管理，其特征為：繁雜、工作量大、占用空間大、查詢不靈活等。數字時代的來臨，數字信息技術的使用則化解了其中的矛盾和問題，通過借助現代信息技術、數字化軟件、數據信息系統等可以最大程度地減少工作量、控制工作強度。供電企業必須推動文書檔案的數字化管理，創建電子數據庫，從舊式的紙張式管理上升為電子化、數字化管理，形成電子檔案系統，使供電企業檔案文書管理納入數字化管理行列，以此來推動檔案的信息化管理。
3、強化文書檔案的網絡化管理
供電企業文書檔案走向數字化管理后，依然要朝著網絡化管理方向發展，這是因為只有通過現代網絡系統進行聯網，依托于網絡系統來加強各個區域間的聯系，才能實現各個地域、網絡系統中用戶之間的信息資源共享，可以說文書檔案的網絡化管理是一大發展趨勢，具體的網絡化管理包括：文書檔案的網絡分類、歸檔、組卷、借閱、查詢、檢索、傳輸、下載、讀取、保存等。借助網絡數據信息系統能夠進一步擴大文書檔案資源的普及范圍，加大文書檔案資源的開發和使用力度，以此來確保供電企業文書檔案資源價值的發揮。
4、企業文書檔案的安全化管理
企業文書檔案的信息化管理與利用是利弊并存的，其優勢方面不言而喻，然而，其最大的不利條件為可能面臨著嚴重的安全威脅。安全問題也是大數據背景下所普遍面臨的問題，信息能否被安全、合理地傳輸和利用是供電企業非常關心的問題，因為它關系到企業秘密信息的安全度，關系到企業的經濟利益。供電企業必須加大信息技術與數據系統的改進、更新、維護與升級管理力度，做好保密工作，維護系統安全，確保信息安全，具體可以從以下方面做起：第一，加強安全防護。提高工作人員的業務素質與工作能力，控制其失誤操作，及時排除系統故障，定期清理系統病毒、增設網絡安全防護系統，防止黑客、病毒等的非法攻擊，徹底維護文書檔案信息的安全性、保密性。第二，做好安全密保工作。供電企業對于自身文書檔案信息的保密性一定要做到心中有數，一切涉及企業秘密的文件都必須進行密保設置，這樣才能全面提升文書檔案信息化管理的安全性。
5、推進文書檔案的信息化利用
現代社會是信息化智能社會，信息技術已經滲透到各行業，為各行業的經營、運營與管理提供了全新的動力，創造出了可觀的效率和效益。電力行業文書檔案管理作為一項復雜性、繁瑣性的工作，也必須借助現代信息技術的大力支持，供電企業必須加大力度推進文書檔案的信息化利用。首先，供電企業必須積極引進、推廣并使用現代化檔案信息管理軟件，例如：易度資料管理軟件，等。招納優秀的信息技術人才，為企業編制專門的文檔管理信息系統，并做好信息系統的定期檢查與維護工作，維護系統的安全、常規運轉，推動企業逐步走向文書檔案的電子化管理。其次，檔案部門要強化信息服務理念與敏感度。檔案管理人員必須具備較強的信息意識，根據信息的源頭來收集、儲存信息，必須對公開的信息保持高度警惕意識。同時，能夠根據已有的用戶信息，進行深入、系統的分析，從而掌握客戶需求，再圍繞客戶需求來規劃出一套有針對性、有層次的服務策略，不斷提升對文書檔案信息資源的開發、整理、分析與轉化能力，充分挖掘電子文書檔案的信息功能價值，發揮對企業的信息服務功能，從而支持供電企業的高效運轉。供電企業文書檔案的信息化管理，是電子信息與紙質文件管理同步進行的過程，企業既要加大電子信息系統的開發和利用力度，同時，也要加大對紙質信息資源的管理力度，只有這樣才能有效控制對電子信息系統的依賴，也能為文書檔案信息資源提供有效依據。再次，拓展文書檔案的信息化利用與服務。供電企業文書檔案應該在企業的整個生產、研究、管理、運營各個方面發揮信息服務功能與作用，為供電企業決策的制定、發展目標的確立、未來發展規劃等提供參考依據和信息咨詢，體現出信息化管理模式下，檔案資源信息服務的智能化、現代化、便捷化，例如：通過E-mail，網絡對話系統、短信息通訊等模式來實現信息的傳輸與傳送，以此來實現對企業內部人員的信息服務，啟動網絡硬盤、電子郵件系統等來為用戶提供遠距離的信息傳輸服務，確保企業員工能夠通過下載、保存等形式來獲得信息。供電企業還可以依靠信息系統面向廣大服務對象來公開信息，以此來拓展服務范圍，提高供電服務水平，確保用戶能獲得及時、有效的信息咨詢服務。
三、總結
供電企業文書檔案信息化管理工作關系到供電企業經濟決策、發展目標、工作規劃等的制定，必須加大對文書檔案管理工作的重視力度，積極培養專業的行業人才，加大培訓力度，加大資金投入力度，推動文書檔案管理的信息化、現代化，從而為企業的發展提供信息性支持。
作者：呂紅怡 單位：廣東電網有限責任公司江門鶴山供電局
