前言：尋找寫作靈感？中文期刊網(wǎng)用心挑選的協(xié)會(huì)活動(dòng)設(shè)計(jì)和危機(jī)管理，希望能為您的閱讀和創(chuàng)作帶來(lái)靈感，歡迎大家閱讀并分享。

成功的活動(dòng)設(shè)計(jì)是建立在良好商業(yè)實(shí)踐的關(guān)鍵要素上的。管理一個(gè)活動(dòng)需要一個(gè)有效和有紀(jì)律的方法，而不是一味兒地跟風(fēng)。在一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃過(guò)程開(kāi)始時(shí)，不了解活動(dòng)的定義和核心目標(biāo)，只是一味地同意所有投資人，那么，不論這個(gè)活動(dòng)開(kāi)始時(shí)如何流行和時(shí)髦，最終可能不會(huì)成功。為了保證設(shè)計(jì)一個(gè)成功的活動(dòng)，以下6個(gè)關(guān)鍵元素是智慧活動(dòng)的架構(gòu)。

1.活動(dòng)設(shè)計(jì)的商業(yè)策劃目標(biāo)

協(xié)會(huì)本質(zhì)上都是保守的。面對(duì)活動(dòng)成本可能增加的變化趨勢(shì)，必須要有一個(gè)詳細(xì)的策劃目標(biāo)，說(shuō)明如何達(dá)到參會(huì)代表（即協(xié)會(huì)會(huì)員）的利益和結(jié)果。在傳統(tǒng)和新的表現(xiàn)方式之間找到平衡點(diǎn)，可以同時(shí)迎合那些拒絕創(chuàng)新嘗試的人和真正落實(shí)活動(dòng)的人。

2.活動(dòng)設(shè)計(jì)與技術(shù)引進(jìn)

在一個(gè)活動(dòng)設(shè)計(jì)中，采用混合方式或是圖形的方式，肯定會(huì)改變更傳統(tǒng)的活動(dòng)設(shè)計(jì)。數(shù)字演示、視頻滾動(dòng)、在線聊天室，更重要的是在參會(huì)代表的工作空間，以快速免費(fèi)的互聯(lián)網(wǎng)確保參會(huì)代表在兩種角色（一個(gè)是參會(huì)者，一個(gè)是對(duì)工作負(fù)責(zé)、堅(jiān)守崗位的人）中，發(fā)揮作用。允許參會(huì)代表們?cè)谕瓿勺约汗ぷ鞯耐瑫r(shí)也參加會(huì)議，讓代表們?cè)谶@兩種工作狀態(tài)下游刃有余是關(guān)鍵。代表們?cè)谒麄兊墓ぷ魇矣枚鷻C(jī)收聽(tīng)從公共場(chǎng)所播出會(huì)議內(nèi)容，要允許代表們一心二用，完成多項(xiàng)工作。在活動(dòng)場(chǎng)地內(nèi)這種技術(shù)的應(yīng)用，不僅僅是個(gè)趨勢(shì)，更是活動(dòng)設(shè)計(jì)的改進(jìn)。

3.尋找適合的合作伙伴

對(duì)一個(gè)其活動(dòng)超出其地理位置的協(xié)會(huì)來(lái)說(shuō)，找到一個(gè)適合的合作伙伴，為其活動(dòng)設(shè)計(jì)一個(gè)好的活動(dòng)方案至關(guān)重要。對(duì)活動(dòng)目標(biāo)的重要分析，包括調(diào)查該活動(dòng)在當(dāng)?shù)厥欠裼泻艽蟮氖袌?chǎng)，當(dāng)?shù)貐f(xié)會(huì)是否愿意主辦此活動(dòng)，是否有政府的支持，這需要與城市會(huì)展局保持一致。協(xié)會(huì)最看重的是會(huì)展局為協(xié)會(huì)提供當(dāng)?shù)乇憷麠l件，提供人力及資金的支持。

4.活動(dòng)設(shè)計(jì)與投資回報(bào)率

對(duì)協(xié)會(huì)最重要的是，30%的參會(huì)代表應(yīng)該來(lái)自當(dāng)?shù)兀@個(gè)比例有助于活動(dòng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)算，并在這個(gè)比例上形成早期的活動(dòng)設(shè)計(jì)規(guī)劃。當(dāng)?shù)貢?huì)展局具有豐富的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，與當(dāng)?shù)貜V泛的機(jī)構(gòu)以及教育和科學(xué)社團(tuán)保持合作關(guān)系，知道代表們的花銷是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素。協(xié)會(huì)利用當(dāng)?shù)貢?huì)展局的這種關(guān)系，可以獲得重要的方法和戰(zhàn)略。這種與會(huì)展局的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)可能促進(jìn)活動(dòng)的整體設(shè)計(jì)。再結(jié)合當(dāng)前特定的和未來(lái)的趨勢(shì)，也許符合活動(dòng)的整體目標(biāo)。然而對(duì)這些計(jì)劃和活動(dòng)的謹(jǐn)慎和細(xì)致的分析是至關(guān)重要的。通過(guò)與當(dāng)?shù)卣蜁?huì)展局的聯(lián)系，協(xié)會(huì)可以獲得更多的與當(dāng)?shù)厣鐖F(tuán)聯(lián)絡(luò)的機(jī)會(huì)。這反過(guò)來(lái)又可能增加了當(dāng)?shù)厣鐖F(tuán)參會(huì)的興趣和可能的贊助渠道。

5.與當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)的合作

社區(qū)對(duì)在當(dāng)?shù)爻鞘信e辦的非大型活動(dòng)的認(rèn)識(shí)是有限的，通常是看不見(jiàn)的。對(duì)于大多數(shù)的小型、中型、大型活動(dòng)，當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)在會(huì)前和會(huì)后是沒(méi)有參與的。對(duì)許多協(xié)會(huì)來(lái)說(shuō)，主要的精力和資源都針對(duì)代表。一般來(lái)說(shuō)，協(xié)會(huì)只是做著他們會(huì)議準(zhǔn)備的工作，他們不花太多的時(shí)間與當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)溝通，了解當(dāng)?shù)氐纳鐓^(qū)在做什么、他們的會(huì)議對(duì)當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)可以有什么貢獻(xiàn)。協(xié)會(huì)與會(huì)議組織者非常善于交談，但是需要當(dāng)?shù)貢?huì)展局、政府，通過(guò)當(dāng)?shù)刂髁髅襟w的專業(yè)知識(shí)和渠道，告訴社區(qū)在他們的城市和場(chǎng)地發(fā)生了什么。協(xié)會(huì)和會(huì)議組織者需要帶頭將會(huì)議的信息傳達(dá)給更廣泛的社區(qū)，這些元素需要成為活動(dòng)設(shè)計(jì)目標(biāo)的一部分。

6.活動(dòng)設(shè)計(jì)與危機(jī)管理

在任何有效的活動(dòng)設(shè)計(jì)中都嵌入了關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)管理的識(shí)別、分析和緩解策略。實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理作為活動(dòng)策劃的目的和目標(biāo)的一個(gè)因素，不應(yīng)脫離風(fēng)險(xiǎn)管理政策、程序、教育和培訓(xùn)。將風(fēng)險(xiǎn)管理作為活動(dòng)設(shè)計(jì)中的核心元素并不是什么“新潮”或“酷”的東西。但是它是至關(guān)重要的。你的活動(dòng)的成功與失敗可能取決于支持活動(dòng)過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)平臺(tái)，這個(gè)為活動(dòng)開(kāi)發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)平臺(tái)應(yīng)該形成一個(gè)“疼痛點(diǎn)”或弱點(diǎn)的識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)，在活動(dòng)中對(duì)計(jì)劃和趨勢(shì)產(chǎn)生影響。及早發(fā)現(xiàn)可能會(huì)限制、妨礙或損害活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)減少將來(lái)可能發(fā)生的成本井噴、不遵守規(guī)范、法律糾紛或負(fù)面媒體報(bào)道等問(wèn)題。在風(fēng)險(xiǎn)管理范圍內(nèi)，需要做出現(xiàn)實(shí)的預(yù)期。例如，參與一個(gè)國(guó)際協(xié)會(huì)的地方協(xié)會(huì)，常常不得不調(diào)和對(duì)國(guó)際伙伴收入的一定比例的需求，而不論該活動(dòng)是虧還是贏。許多國(guó)際協(xié)會(huì)不會(huì)分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，即使他們向當(dāng)?shù)亟M委會(huì)提出了要求。所有與協(xié)會(huì)會(huì)議利益相關(guān)方都需要有一個(gè)平衡、開(kāi)放、誠(chéng)實(shí)的溝通渠道，確保所有的團(tuán)體都有機(jī)會(huì)盈利。因此，對(duì)于造成的風(fēng)險(xiǎn)事件的報(bào)道，如政治、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)或環(huán)境，已經(jīng)成為媒體、政府、社區(qū)和商界感興趣的話題。這就使一個(gè)良好的活動(dòng)，不僅要有管理和實(shí)施，還要讓風(fēng)險(xiǎn)管理看得見(jiàn)、用得著。不論在活動(dòng)的場(chǎng)地選擇和進(jìn)入、安全與安保、食品的選擇和派送方面，還是活動(dòng)內(nèi)容與對(duì)立團(tuán)體或社區(qū)的沖突方面，風(fēng)險(xiǎn)管理都不是一個(gè)可有可無(wú)的東西。它是一個(gè)不能討價(jià)還價(jià)的必要條件。協(xié)會(huì)、會(huì)展局不能夠控制和預(yù)知他們活動(dòng)的所有風(fēng)險(xiǎn)，也無(wú)法控制發(fā)生在活動(dòng)區(qū)域以外的風(fēng)險(xiǎn)。然而，一個(gè)完整的活動(dòng)設(shè)計(jì)確保所有活動(dòng)關(guān)聯(lián)方都了解和知道出錯(cuò)的可能性。這種風(fēng)險(xiǎn)管理哲學(xué)處理“已知事物”“已知的不可知的事物”“不知的不可知的事物”——套用美國(guó)前國(guó)防部長(zhǎng)唐納斯•拉姆斯菲爾德的術(shù)語(yǔ)——“預(yù)先警告就是預(yù)先準(zhǔn)備好了”。

作者:莎拉·馬基·哈姆 單位:澳大利亞墨爾本ICMS私人有限公司