前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的人力資源檔案數字化管理論文，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
1.人力資源檔案數字化管理的意義。
人力資源檔案數字化管理是企業信息化管理的重要環節，對提高企業管理效率、穩定員工隊伍具有非常重要的現實意義。首先，HR檔案數字化管理有助于實現現代企業信息化。人力資源檔案的數字化管理是企業信息化建設的重要組成部分，員工薪酬、績效考核等資料能夠為企業經營提供重要數據信息，能夠有助于企業實現信息化管理，更為科學地經營和管理。其次，數字化管理能相對安全有效地保存檔案資料。傳統檔案資料多為紙制品，長久保持對于儲藏室的空氣濕度和溫度有一定的嚴格要求，而且還要定期做防蟲防腐處理。但數字化管理模式下，HR檔案資料可以轉換成數字信息，并且可以刻錄到先進的移動硬盤或固態硬盤中長久保存，偶爾遭遇火災或水災等非人為因素影響，即便原件損壞或遺失，也不會使寶貴的檔案資料全盤消失。而且備份資料同時被毀的幾率較低，因此數字化管理能夠相對安全有效地保存檔案資料。再者，人力資源檔案數字化管理有利于提高工作效率和管理水平。傳統的手工管理模式效率低下，失誤率也較高，而檔案資料數字化管理能夠使檔案的存儲、查詢、借閱建立在快速、高效、穩定的基礎上，促進HR檔案管理的標準化和規范化。以往企事業單位查詢一份人事檔案，需要較多的時間翻查資料庫，而且要辦理相關的借閱和歸還手續，但實現數字化管理后，擁有相應權限的管理者或員工，在企業內網或相關資料庫上就可進行查閱，降低了申請查閱時間，突破了上班時間的限制，提高工作效率的同時，降低了檔案信息損壞、磨損或遺失的概率。最后，人力資源檔案數字化管理有助于量化管理，為管理決策提供可靠依據。人力資源檔案的信息管理為用人單位用人提供了綜合分析和決策的依據。企業績效考核的相關數據檔案可以幫助管理者發掘效率提升空間，為企業提升和任免提供可靠的參考數據。既能對已有人才資源進行綜合的定性分析，也能夠實現定量篩選，以實現人才合理的利用，達到個體選優，群體的整體優化組合。在保存的大量檔案信息中，為企業管理和決策提供了可靠的數據信息，成為企業決策的助手和參謀。
2.人力資源檔案數字化管理面臨的問題。
當前企事業單位人力資源檔案管理數字化主要面臨以下難題：首先，檔案數量巨大難以快速電子化。當前，我國很多企事業單位已經實現了財務信息化和溝通信息化，但由于大中型企業的員工數量多，年代資料積累豐富，使得數量巨大的人力資源檔案難以快速數字化。而中小企業常常受限于網絡、通訊設備等成本因素，也很少實現人力資源檔案數字化管理。其次，難以保證HR檔案資料的安全性。由于所有人力資源檔案的查閱都在網上進行，其檔案原始資料被外部黑客或經濟間諜竊取的機會就會增加。部分企事業單位仍然未意識到網絡安全的重要性，其網絡系統的采購設備和網絡服務供應商都沒有嚴格的限制要求，導致黑客和經濟間諜可以較為輕松地潛入公司數字檔案資料庫竊取情報。而部分企事業單位的員工警惕性也較低，對于賬戶信息保存不當，原始密碼或登錄密碼設置非常隨意，增加了數字檔案的管理風險，比如2014年湖南冷水江市工資條泄密事件，直接反映了員工對于信息安全的忽視。
二、信息安全背景下HR檔案數字化的實現路徑
由于信息安全是影響檔案數字化的重要因素之一，因此本文建議實現人力資源管理的實現途徑如下：首先，在保證安全第一位的背景下開發人力資源管理系統。管理平臺可以通過Web搭建，或者通過內部局域網建立人力資源檔案管理系統，重點是與企業財務管理系統等實現類似的權限管理策略，以保證內部信息安全。企業內部信息系統也需建立防火墻，以防御外部攻擊。其次，建立人才信息管理數據庫。人力資源已經成為現代企業最為重要的無形資產，準確的人才匹配能夠極大地提高人力資源的價值，避免造成人才流失和人力成本浪費。因此本文建議在HR檔案數字化管理中建立適合企業需求的人才數據庫，將檔案資料中的人才信息統一納入數據庫中。通過人才數據庫，可以預先設定內部招聘和崗位管理的自動統計分析和崗位匹配，以快速確定應聘人員要求和工作要求，并在人才招聘的過程中，以現有的優秀員工樣本作為參照樣本選取更為合適的應聘者，以實現高效招聘和培訓。企業還可以通過網絡平臺實現網絡視頻面試，降低異地招聘的成本，擴大招聘半徑，以完善企業員工隊伍的結構。第三，建立崗位信息管理模塊。企業現有的崗位信息不但包括工作內容、工作資質要求等信息，還應當包括崗位輪換等重要信息，特別是在化工等有毒有害企業，崗位輪換提醒設置可以避免人為失誤導致的嚴重的工傷事故。在提高工作效率的同時，可以更為準確地估計崗位的設置和價值相關性，也使崗位設置管理和崗位價值管理更符合現代企業管理理念。第四，建立績效考核信息管理模塊。績效考核的具體指標和信息不但能夠反映出員工的工作狀態和效率，還可以反映出整個工作鏈條上工作效率和合作水平。績效考核的數據信息也可以成為采購等部分的重要參考信息，特別是一線操作工的壞件率等信息，不但可以反映出員工的熟練程度，也可以在一定時期內反映出原材料的質量合格率等，為企業管理和決策提供重要的參考數據。第五，建立薪酬管理模塊。員工的薪酬信息是企業的重要核心機密，有競爭力的薪酬可以穩定員工的效率，提高員工的忠誠度，激發員工的工作積極性，而薪酬信息的統計和分析也可以成為企業人力資源戰略甚至企業戰略的重要參考數據，數字化管理的薪酬檔案能夠更為準確地篩選和分析數據，因此人力資源檔案數字化管理將為管理者和決策者提供更有價值的數據資料。
三、實現HR檔案數字化管理的難點
HR檔案數字化管理既可以實現大量快速收集、存儲和處理檔案信息，還能夠幫助企事業單位快速分析和篩選信息，實現HR管理的流程化和模塊化。但實現HR檔案數字化管理仍然需要注意以下兩點，第一，要處理好HR檔案管理系統和檔案原件保護的關系。檔案原件仍然是企業的重要資料，數字化管理并不代表可以隨意處理原始檔案文件，企業仍需妥善收藏和保管原始檔案資料，并且按照一定規則進行分類管理，特別是黨員的入黨申請書、證明信等寶貴資料，將成為相關專業人員研究企事業單位歷史的重要材料，而且部分資料應當妥善保管或呈送相關檔案館或檔案室收藏。其次，建立標準化HR檔案數字化管理工作。標準化是檔案信息得以長久保存的重要前提，混亂的檔案信息或者不標準的信息分類，都將降低檔案信息的價值，影響到未來數據分析的可行性和準確性。因此，企事業單位應當積極主動研究國際標準，實現檔案信息的標準化，如項目名稱、數據長度和分類等，以便為企業未來進入國際市場或進入國際資本市場做準備。
作者：張鈉 白立影 單位：包頭輕工職業技術學院 內蒙古醫科大學
