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【摘要】隨著現代企業對人事檔案管理工作日趨重視，傳統的人事檔案管理模式難以達到企業領導者的高要求。本文通過增強人事檔案時效性、提升人事檔案準確性、完善企業人事檔案管理體系、實現人事檔案現代化管理等革新思路，解決傳統人事檔案管理中人才保留率低、人事檔案資料蟲蛀、缺失、紙張破碎、字跡缺失、檔案安全性低等問題，進而增強企業核心競爭力。
【關鍵詞】人力資源管理；人事檔案管理；革新思路
近年來，隨著信息技術在各領域中的應用，使現代企業的人事檔案管理模式發生了巨大改變，這對傳統的人事檔案管理模式產生了沖擊。人力資源管理通過人員聘用、培訓等系列方式，能夠為人事檔案管理提供有效革新思路，將人力資源管理模式融入人事檔案管理，能夠加快人事檔案管理工作的革新進程，為現代化企業發展增強核心競爭力。因此，通過在傳統人事檔案管理模式中引入人力資源管理理念，能夠有效增強企業人事檔案管理的工作效率。
一、人力資源管理的內涵
人力資源管理簡稱HR，就是指在社會經濟學以及以人為本思想下，通過人員聘用、考核、培訓、薪資等管理方式對企業內外相關人力資源進行有效管理，適合企業當前發展需求，并保證企業發展目標的實現以及企業人員發展的管理的總稱。人力資源管理一般可以劃分為：人力資源未來需求規劃、企業人員聘用與考核、人員培訓、企業績效監督、員工薪資福利記錄、勞動關系管理等，充分體現出人力資源管理在企業中的重要地位。人力資源管理崗位可以劃分為：人力資源助理、專員、主任、主管、經理、總監，正確運用個人工作能力安排其不同的工作崗位，能夠最大程度上保證人力資源管理工作的順利進行。人力資源管理不僅能夠極大程度上保證企業對人力資源需求得到滿足，能夠對企業當前發展以及未來發展所需人才進行招聘、培訓等，還能夠激勵企業內部人員發揮其最大工作潛力。
人事檔案就是指企業工作人員的學歷、年齡、政治面貌等基本個人信息的資料管理工作。人事檔案是指一個人在社會工作中的重要依據，所記錄內容要求具有全面真實性。在人事檔案基礎上，將企業人員分配到更加合適的工作崗位，以便能夠充分發揮其專業性，為企業帶來更加可觀的利益。人事檔案管理就是將人事檔案進行分類、整理、利用以及鑒定的工作，做好人事檔案管理工作，有助于提升企業工作質量以及提高工作效率。因此，積極認真對待人事檔案管理工作，通過對人員的檔案記錄加以分析，與人力資源管理部門有機結合，進而提高企業工作效率以及加強企業核心競爭力。
三、人事檔案管理工作中現存的問題
（一）企業對人事檔案管理工作不重視。長此以往，企業領導者對人事檔案管理工作沒有充分的認識，并沒有對人事檔案管理工作加以重視。企業領導者統一認為人事檔案管理工作只是企業其他部門的附屬性工作，在這種錯誤觀念的影響下，企業直接忽視人事檔案管理工作，沒有健全的管理機制，導致人才保留率直接降低。
（二）企業沒有專門檔案管理室。在現階段企業中，由于對人事檔案管理不夠重視。因此，將企業經費用于其他部門，導致人事檔案管理工作缺乏硬件設施，導致人事檔案資料發生蟲蛀，從而在未來需要時，人事檔案資料發生缺失現象。企業沒有專門檔案管理室，工作人員將檔案隨處亂放，極易導致檔案丟失，當需要時無從下手的問題頻頻出現。企業應充分認識到人士檔案管理工作的重要性，建立專門檔案室，避免這一系列不必要的麻煩所導致的工作效率低、人事檔案資料缺失等問題。
（三）企業人事檔案管理理念落后。在多數企業人事檔案管理中，管理人員多是由其他部門兼職完成，并不具備專業化人事檔案管理。人事檔案管理能力較弱，缺乏對人事檔案管理工作的記錄、分類、利用等能力，導致工作效率差，甚至以最傳統的手工方式尋找企業所需資料，這種方式極易導致人事檔案資料紙張破碎、字跡缺失等，嚴重影響人事檔案的安全性。（四）企業缺乏完善的人事檔案管理體系。做好人事檔案管理工作，最基本的應有完善的管理體系。現階段企業中并沒有這樣制度，從而導致人事檔案管理人員工作較散漫、不積極，對于所收集資料不加以鑒定，影響人事檔案資料的真實性，以致于人事檔案管理如同虛設。
（一）增強人事檔案的時效性。基于人力資源管理背景下，人事檔案應根據時展而增強其時效性。應不斷將企業人員人事檔案加以完善，才能增強人事檔案的時效性。企業人事檔案管理人員應經常對企業人事檔案進行審核，以保證人事資料的不斷更新，將不具有保存價值的信息及時剔除，進而使人力資源管理部門能夠更加充分地掌握企業員工的真實情況。
（二）提升人事檔案的準確性。人事檔案管理人員及時對所收集的資料加以鑒定，隨時進行核對，從而加強人事檔案資料的準確性。將人事檔案進行有效分類，如：企業在職3—5年人員檔案資料分為A類，應對A類人員檔案資料加以更新；企業試用期人員檔案資料分為B類，應對B類人員檔案資料加以核實、鑒定；企業新進1—3個月人員檔案分為C類，及時與C類人員溝通，將檔案資料加以完善。這樣分類化管理人事檔案，能夠更有效地提升整體的實用性。
（三）實現人事檔案的現代化管理。為解決傳統人事檔案資料易損壞、丟失、蟲蛀等問題，應改變紙張記錄方式，而引入現代化網絡技術，將人事檔案資料存儲于計算機系統，從而保證人事檔案長久使用性以及安全性。提高人事檔案管理人員運用計算機技術的能力，對其加以培訓。培訓內容主要以Word、Excel等工作軟件為主，避免人事檔案管理人員因對計算機操作失誤，引起的人事檔案資料丟失等一系列不必要麻煩。
（四）完善企業人事檔案的管理體系。基于人力資源管理背景下，應對人事檔案管理體系加以完善。組織人事檔案管理人員進行職業技能培訓，建立人事檔案管理規章制度。在培訓中，可以對企業管理人員進行實際操作性培訓，鍛煉其對計算機運用的技術，從而使人事檔案管理人員能夠更加快速地適應現代化企業管理方式。應建立人事檔案管理獎懲制度，促進管理人員更加仔細、認真、積極地對人事檔案資料進行收集、鑒定、利用等。建立企業人事檔案管理評價體系，企業領導者應隨時對人事檔案資料加以抽查，對人事檔案保存完整的人員進行表揚。企業中高層領導者應定期對人事檔案管理工作者進行考核，確保其工作的專業性。考核完成后，合格者應予以升薪表彰，不合格者第一次予以警告，第二次者開除處理。這樣既能夠對人事檔案管理人員有著充足了解，又能夠為其工作帶有警示作用，促進其認真、嚴謹的對待人事檔案管理工作，進而革新人事檔案管理工作。
五、結語
總之，將企業人事檔案管理模式加以革新，已經成為現代企業管理中不可或缺的重要工作。基于人力資源管理背景下，應不斷將企業人員人事檔案加以完善，才能保證人事檔案的時效性。對企業人事檔案資料加以分析，確保資料的準確性。將人事檔案資料存儲于計算機中，保證資料的安全性。完善企業人事檔案管理體系，建立公正的獎罰制度，有效激發企業人員工作的積極性，將“與企業榮辱與共”責任感滲入員工內心，進而提升其工作效率，為企業增強核心競爭力，為長遠發展起到保障作用。
【參考文獻】
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作者:羅艷麗 單位:嶺南師范學院
