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［摘要］

現(xiàn)場(chǎng)溝通是內(nèi)部審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施階段的一項(xiàng)重要工作，本文介紹了現(xiàn)場(chǎng)溝通的重要意義，引入“喬哈里窗口”詮釋了信息溝通的運(yùn)行原理，并結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作實(shí)踐，從了解型溝通、驗(yàn)證性溝通兩種類型分別探討分析了現(xiàn)場(chǎng)溝通的步驟與方法。

［關(guān)鍵詞］

內(nèi)部審計(jì)；現(xiàn)場(chǎng)溝通；審計(jì)方法

溝通是指?jìng)€(gè)體與個(gè)體、組織與組織之間相互交換信息、傳達(dá)思想，以達(dá)到相互理解的過(guò)程，是信息傳遞的過(guò)程，是一個(gè)雙向、互動(dòng)的反饋和充分理解的過(guò)程。本文所議的內(nèi)部審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)溝通，是指在開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中，審計(jì)組通過(guò)與被審計(jì)單位面對(duì)面交流的形式，獲得有效信息，以達(dá)到提高審計(jì)組織績(jī)效、實(shí)現(xiàn)審計(jì)組織目標(biāo)的過(guò)程。

一、現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)溝通的重要意義

第一，現(xiàn)場(chǎng)溝通是內(nèi)部審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)成功實(shí)施的重要條件。美國(guó)普林斯頓大學(xué)調(diào)查發(fā)現(xiàn)：智慧、專業(yè)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)共占成功因素的25%，其余75%取決于良好的人際溝通[1]。一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的圓滿完成，與審計(jì)組良好的現(xiàn)場(chǎng)溝通協(xié)調(diào)息息相關(guān)。良好的現(xiàn)場(chǎng)溝通，有助于審計(jì)人員更快了解被審單位的基本情況、業(yè)務(wù)流程、收支特點(diǎn)等信息，盡快進(jìn)入審計(jì)角色；同時(shí)，在審計(jì)實(shí)施過(guò)程中，也有助于減弱訪談對(duì)象的戒備心理，更快核實(shí)清楚審計(jì)發(fā)現(xiàn)的疑點(diǎn)。第二，現(xiàn)場(chǎng)溝通是內(nèi)部審計(jì)獲取審計(jì)證據(jù)的重要手段。《中國(guó)內(nèi)部審計(jì)準(zhǔn)則》（中國(guó)內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(huì)公告2013年第1號(hào)）“第2103號(hào)內(nèi)部審計(jì)具體準(zhǔn)則——審計(jì)證據(jù)”的第三章“審計(jì)證據(jù)種類”第八條“審計(jì)證據(jù)的獲取方法”指出，內(nèi)部審計(jì)人員向有關(guān)單位和個(gè)人獲取審計(jì)證據(jù)時(shí)，可以采用訪談法。訪談法的工作方式注重信息的雙向流通，一方面審計(jì)人員要了解被審單位各部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)和職責(zé)履行，另一方面被審人員也能知曉內(nèi)部審計(jì)工作職能，并給予配合。第三，現(xiàn)場(chǎng)溝通是內(nèi)部審計(jì)處理人際關(guān)系的基本要求。《中國(guó)內(nèi)部審計(jì)準(zhǔn)則》“第2305號(hào)內(nèi)部審計(jì)具體準(zhǔn)則——人際關(guān)系”第十條指出，“內(nèi)部審計(jì)人員在處理人際關(guān)系時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)、及時(shí)、有效地進(jìn)行溝通，以保證信息的快捷傳遞和充分交流”。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)溝通，有助于在內(nèi)部審計(jì)工作中與相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員建立相互信任的關(guān)系，促進(jìn)彼此的交流與溝通；內(nèi)部審計(jì)工作中取得相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員的理解和配合，及時(shí)獲得相關(guān)、可靠和充分的信息，提高內(nèi)部審計(jì)效率。

二、現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)溝通的原理分析

現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施過(guò)程中，審計(jì)溝通的目的在于在時(shí)間和人力有限的情況下，盡快了解被審計(jì)單位的基本情況以確定審計(jì)重點(diǎn)，在有審計(jì)疑點(diǎn)的情況下能夠盡快獲取真實(shí)的反饋信息，以核實(shí)清楚有關(guān)問(wèn)題。因此，有效的溝通方式和方法，是現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)中提高工作效率的重要途徑。在此，我們引進(jìn)“喬哈里窗口”解釋信息溝通的基本原理。喬哈里窗口這個(gè)概念最初是由喬瑟夫•勒夫（JosephLuft）和哈里•英格拉姆（HarryIngram）在20世紀(jì)50年代提出的，它將人的心靈想象成四扇窗戶，分別為“明區(qū)”“盲區(qū)”“隱區(qū)”“暗區(qū)”[2]。“明區(qū)”是我知人亦知的情況，雙方溝通不存在問(wèn)題；“盲區(qū)”是自己不知而他人知，如果對(duì)方不給信息，自己則無(wú)法理解對(duì)方；“隱區(qū)”是自己知道而別人不知道，如果自己不主動(dòng)提供信息，他人則無(wú)法理解；“暗區(qū)”是自己不知道，別人也不知道，此時(shí)，溝通是無(wú)法進(jìn)行的。要提高溝通效率，一是提高反饋程度，激勵(lì)對(duì)方多提供信息，使“盲區(qū)”轉(zhuǎn)為“明區(qū)”；二是增加自我暴露程度，激勵(lì)對(duì)方多提供信息，使“盲區(qū)”轉(zhuǎn)為“明區(qū)”。雙方溝通只有在透明區(qū)域才能實(shí)現(xiàn)有效溝通。在審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)工作中，被審計(jì)事項(xiàng)的真實(shí)性對(duì)于審計(jì)人員來(lái)說(shuō)是“盲區(qū)”，而對(duì)被審計(jì)單位來(lái)說(shuō)則是“明區(qū)”，此時(shí)，審計(jì)人員要不斷激發(fā)、誘導(dǎo)被審計(jì)單位說(shuō)出事實(shí)真相，獲取充分可靠的審計(jì)證據(jù)，促進(jìn)透明。在審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)工作中，被審計(jì)事項(xiàng)的合法性對(duì)于審計(jì)人員來(lái)說(shuō)是“明區(qū)”，而對(duì)被審計(jì)單位來(lái)說(shuō)可能是“盲區(qū)”。有些時(shí)候，被審計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的合法合規(guī)性，對(duì)于自己應(yīng)該承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并不是完全了解，對(duì)于法律法規(guī)尤其是財(cái)經(jīng)方面規(guī)范制度并不熟悉或知情。此時(shí)，審計(jì)人員應(yīng)該及時(shí)宣傳法律，消除迷茫，促進(jìn)透明。審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)工作中，審計(jì)人員要隱藏審計(jì)的真實(shí)意圖，保留自身“隱區(qū)”，實(shí)現(xiàn)審計(jì)的主動(dòng)性。環(huán)境的變化、突發(fā)事件等會(huì)引發(fā)“暗區(qū)”，這給審計(jì)人員與被審計(jì)單位的機(jī)會(huì)都是均等的，審計(jì)人員應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)突破，將“暗區(qū)”轉(zhuǎn)化為“明區(qū)”，爭(zhēng)取主動(dòng)性。

三、現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)溝通的步驟和方法

審計(jì)溝通作為一種現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)查證方法，貫穿于現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的全過(guò)程。按照現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)階段不同，我們大致將現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)溝通分為情況摸底階段的了解型溝通和問(wèn)題核實(shí)階段的驗(yàn)證性溝通，其中了解型溝通是在對(duì)被審單位尚不熟悉的情況下，為了盡快摸清審計(jì)單位的特點(diǎn)，結(jié)合審前調(diào)查的基本信息和審計(jì)人員的自身認(rèn)知，敏銳提煉出審計(jì)重點(diǎn)和主攻方向，為下一步審計(jì)工作的開(kāi)展做準(zhǔn)備；驗(yàn)證性溝通是在對(duì)被審計(jì)單位有一定了解的前提下，審計(jì)發(fā)現(xiàn)了一些疑點(diǎn)和線索，通過(guò)面對(duì)面溝通，以盡快核實(shí)清楚有關(guān)情況，揭示表面信息背后隱藏的真實(shí)動(dòng)機(jī)和意圖。

（一）了解型溝通的步驟和方法

第一，有所準(zhǔn)備。在面對(duì)面溝通之前，應(yīng)通過(guò)審前調(diào)查，對(duì)被審計(jì)單位進(jìn)行前期了解，掌握與溝通內(nèi)容有關(guān)的審計(jì)背景、法規(guī)、知識(shí)，了解被審計(jì)單位的法人性質(zhì)、內(nèi)控制度、行業(yè)特點(diǎn)、人員規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置、收支特點(diǎn)等，并可以在審前調(diào)查中準(zhǔn)備一些問(wèn)題，以便于在與對(duì)方溝通過(guò)程中能快速與訪談對(duì)象“打成一片”，而不是一副“門外漢”的狀態(tài)。第二，找好對(duì)象。一般來(lái)說(shuō)，了解型溝通的對(duì)象包括三類：第一類是熟悉單位經(jīng)營(yíng)管理的人員，主要是單位負(fù)責(zé)人或在單位工作時(shí)間長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)班子成員，能夠?qū)挝徽w狀況有全面和深刻的理解；第二類是熟悉單位財(cái)務(wù)制度的人員，主要是單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位主管會(huì)計(jì)，能夠向?qū)徲?jì)人員展示單位的核算特點(diǎn)、賬套設(shè)置、財(cái)務(wù)人員分工等；第三類是其他領(lǐng)導(dǎo)班子成員以及重要部門負(fù)責(zé)人，這類人員可以從自己工作的角度，談?wù)剬?duì)單位業(yè)務(wù)、對(duì)單位負(fù)責(zé)人工作能力的看法，同時(shí)也可以鼓勵(lì)他們提出自己對(duì)工作的見(jiàn)解，以及對(duì)單位潛在問(wèn)題的反映。第三，選好場(chǎng)合。要視訪談對(duì)象的職務(wù)恰當(dāng)選取訪談的場(chǎng)合，包括談話的時(shí)間和地點(diǎn)。如果談話對(duì)象是單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員，考慮到領(lǐng)導(dǎo)班子成員會(huì)議、出差等事務(wù)比較繁忙，時(shí)間較為緊張，為體現(xiàn)尊重和理解，地點(diǎn)可以選擇在領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人辦公室，時(shí)間則通過(guò)預(yù)約的方式，在領(lǐng)導(dǎo)班子成員方便的時(shí)候，隨時(shí)開(kāi)始談話。如果談話對(duì)象是中層干部或普通人員，為保證談話的私密性和保護(hù)談話人的權(quán)益，可以要求被審計(jì)單位提供一間專門用于談話的房間，時(shí)間上也是通過(guò)預(yù)約的方式，在訪談對(duì)象工作較為空閑的時(shí)候開(kāi)展對(duì)話。第四，注意引導(dǎo)。在訪談過(guò)程中，應(yīng)適當(dāng)閑聊和客套，自然切入主題。審計(jì)溝通開(kāi)頭開(kāi)得好，能創(chuàng)造良好的氛圍，引起對(duì)方的談話興致。審計(jì)人員不要一開(kāi)始就介入主題，要先與訪談對(duì)象適當(dāng)閑聊幾分鐘，然后切入主題[3]。當(dāng)然閑聊要把握適度，不聊過(guò)于私密的話題，不能過(guò)于親密，影響審計(jì)的獨(dú)立性和客觀性。在訪談過(guò)程中，應(yīng)向訪談對(duì)象介紹審計(jì)談話的內(nèi)容提綱，同時(shí)明確可以不限于該提綱，并適當(dāng)對(duì)其反映的一些情況進(jìn)行簡(jiǎn)單的復(fù)述和追問(wèn)，對(duì)于一些審前調(diào)查中想重點(diǎn)了解的內(nèi)容，可以進(jìn)行詢問(wèn)。第五，做好記錄。前文已述，訪談是審計(jì)證據(jù)取得重要手段之一，因此在訪談的同時(shí)應(yīng)由專人做好談話記錄。記錄可以采用手寫(xiě)筆記或者電腦打印的形式，在由談話對(duì)象、審計(jì)人員共同簽認(rèn)后，形成正式的審計(jì)證據(jù)。負(fù)責(zé)記錄的審計(jì)人員在記錄時(shí)，應(yīng)快速分清主次，對(duì)于一些客套話、題外話等無(wú)關(guān)信息進(jìn)行主動(dòng)過(guò)濾，對(duì)于審計(jì)關(guān)心的事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)記錄。在一些時(shí)候，訪談對(duì)象會(huì)特意提醒審計(jì)人員，有些內(nèi)容不宜記錄，一般情況下應(yīng)尊重訪談對(duì)象的要求，停止記錄，但對(duì)一些事關(guān)單位廉政、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)等重要的相關(guān)信息應(yīng)在心里默記，并在事后做認(rèn)真分析是否對(duì)審計(jì)有影響。

（二）驗(yàn)證性溝通的步驟和方法

第一，周密計(jì)劃，目的明確。現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)溝通前，審計(jì)人員要圍繞審計(jì)溝通所要達(dá)到的目的，做好充分細(xì)致的前期準(zhǔn)備工作。審計(jì)人員先要全面熟悉已取得的關(guān)于核查事項(xiàng)決策、資金流向、人員身份等內(nèi)查外調(diào)的所有信息[4]，對(duì)事件發(fā)生的異常信息多擬定一些疑問(wèn)，做到明確談話的目的；研究透徹與經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)相關(guān)的國(guó)家法規(guī)、內(nèi)部規(guī)定等審計(jì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)問(wèn)題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度有一個(gè)初步判斷；然后制定詳細(xì)溝通計(jì)劃，適當(dāng)多準(zhǔn)備一些訪談對(duì)象不予配合時(shí)審計(jì)應(yīng)對(duì)的預(yù)案和策略。第二，選擇對(duì)象，找準(zhǔn)突破。在有疑點(diǎn)和線索的情況下，如何選擇溝通對(duì)象，是關(guān)系到溝通成敗的關(guān)鍵點(diǎn)。一般說(shuō)來(lái)，審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題線索的主要途徑大致有兩種，一種是常規(guī)的符合性測(cè)試中尋找問(wèn)題，第二種是收到直接舉報(bào)獲取信息。無(wú)論哪種途徑，我們都要經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析，找準(zhǔn)訪談對(duì)象，爭(zhēng)取能夠獲得真實(shí)有效的信息。分析時(shí)，我們可以對(duì)整個(gè)事件進(jìn)行演繹，分為報(bào)銷流程和決策流程：報(bào)銷流程可以從賬面資料獲得，循著報(bào)銷的程序，由經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人依次先后介紹他們所知曉的事件經(jīng)過(guò)，重點(diǎn)查找資金的完整流向；決策流程可以從“三重一大”會(huì)議紀(jì)要中獲得，在無(wú)集體決策資料佐證的情況下，可以循著事件發(fā)生的流程，由最直接經(jīng)辦人到間接經(jīng)辦人的順序，依次詢問(wèn)事件來(lái)龍去脈，重點(diǎn)查找事件的背后動(dòng)機(jī)。第三，循序漸進(jìn)，撥云見(jiàn)日。選好訪談對(duì)象后，應(yīng)盡快與其開(kāi)展對(duì)話，以防止串聯(lián)串供。訪談過(guò)程中，審計(jì)人員應(yīng)本著循序漸進(jìn)、由面及里的原則開(kāi)展對(duì)話。具體來(lái)說(shuō)，首先，審計(jì)人員應(yīng)主動(dòng)明確自己的身份，并明確這次談話會(huì)被記錄作為審計(jì)證據(jù)，給訪談對(duì)象一種不敢作假的壓力；第二，審計(jì)人員應(yīng)從了解業(yè)務(wù)的流程入手，向訪談對(duì)象了解該項(xiàng)業(yè)務(wù)的基本流程，以及訪談對(duì)象在流程中扮演的角色，迅速判斷該對(duì)象的知情程度；第三，在了解清楚業(yè)務(wù)的基本情況后，審計(jì)人員應(yīng)主動(dòng)提出疑點(diǎn)，觀察對(duì)方的反應(yīng)，傾聽(tīng)對(duì)方的解釋，審計(jì)人員要對(duì)訪談對(duì)象提供信息的真實(shí)性和完整性不斷進(jìn)行判斷，對(duì)于合情合理的解釋給予積極認(rèn)可，對(duì)于明顯隱瞞或歪曲事實(shí)的情況，應(yīng)在其表述后擺出審計(jì)掌握的信息予以質(zhì)疑；第四，如果現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)異常情況，或訪談對(duì)象以各種理由拒絕回答，審計(jì)人員要視情況向?qū)徲?jì)組領(lǐng)導(dǎo)乃至審計(jì)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)，在取得授權(quán)后對(duì)相關(guān)人員和重要證據(jù)做進(jìn)一步處理。第四，作好記錄，鐵證如山。由于驗(yàn)證性溝通的目的是核實(shí)問(wèn)題，所以大多內(nèi)容涉及到人的利益，話題敏感，內(nèi)容特殊，證據(jù)顯得尤為重要。審計(jì)人員在訪談過(guò)程中務(wù)必做好記錄，做到準(zhǔn)確、完整地記錄訪談對(duì)象的表述。記錄完成后，應(yīng)允許訪談人認(rèn)真閱讀，并逐頁(yè)進(jìn)行簽字確認(rèn)，以保證審計(jì)證據(jù)的公正和客觀。

四、結(jié)束語(yǔ)

審計(jì)溝通是人與人之間的交流，因此現(xiàn)場(chǎng)溝通應(yīng)更多體現(xiàn)“以人為本”的理念，具體在實(shí)施時(shí)，應(yīng)以誠(chéng)懇耐心、尊重理解為基調(diào)，堅(jiān)持以客觀事實(shí)為依據(jù)，以有關(guān)法律法規(guī)、內(nèi)部審計(jì)準(zhǔn)則、內(nèi)部控制制度為準(zhǔn)繩，選擇適當(dāng)?shù)臏贤ú呗裕瑢?shí)現(xiàn)審計(jì)目標(biāo)。

作者：李梅 單位：上海鐵路局

參考文獻(xiàn)

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