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高校檔案管理范文1

【關(guān)鍵詞】高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況， 2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了幾十所，學(xué)生總規(guī)模增加了一百萬左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬，高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增；連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。

具體地看，全國高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個方面的特點：

第一，工作量大：由于高校的獨特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高：信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高：由于各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。

第四，遠距離傳遞頻繁：由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生，學(xué)生的流動性強，所以檔案也經(jīng)常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時常出現(xiàn)的情況。

二、高校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認識不夠

許多檔案資料處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異，檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。

（二）檔案管理制度遵守情況較差

目前，大部分學(xué)校根據(jù)《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中，制度形同虛設(shè)，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中，許多檔案沒有及時歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低

由于對檔案的利用價值認識不夠，大多數(shù)人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時的檔案規(guī)章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案，有時甚至無法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關(guān)法律法規(guī)不健全

迄今為止，國家對大學(xué)生管理出臺了多個文件，但是沒有專門針對大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實行哪種管理方式，因為沒有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，都不愿意投入大量的人力、財力等進行專項管理，使得大學(xué)生檔案管理雜亂無章。

（五）檔案管理技術(shù)和手段落后。

傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容比較簡單，全部為紙質(zhì)檔案，以手工服務(wù)為主要手段進行檔案管理。近年來，學(xué)校招生規(guī)模不斷擴大，各項事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容越來越多。隨著計算機技術(shù)和通信技術(shù)的推廣應(yīng)用，學(xué)校檔案管理也配備了計算機和檔案管理軟件，這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設(shè)施。

三、加強高校檔案管理工作的對策

檔案管理是高校正常運行的前提和基礎(chǔ)工作，因此，應(yīng)加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發(fā)展服務(wù)。

（一）樹立科學(xué)發(fā)展觀理念，提高對檔案管理的認識。

高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案的重要性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，用科學(xué)技術(shù)的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設(shè)與管理。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。

雖然大多數(shù)學(xué)校制定了檔案管理制度，但是執(zhí)行情況不佳。要想改進檔案管理制度的執(zhí)行情況，一方面，應(yīng)該通過教育、培訓(xùn)、考試等方式加強檔案管理人員的法律意識、責(zé)任意識、規(guī)范意識，建設(shè)一支知法、懂法、守法的高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視各項制度的執(zhí)行情況，定期檢查，考核指標(biāo)量化，賞罰分明，這樣才能保證各項制度的有效執(zhí)行，保證檔案管理工作規(guī)范高效地進行。

（三）加快檔案管理的信息化建設(shè)，從紙質(zhì)檔案到無紙檔案庫的過渡。

對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據(jù)了大量空間，浪費了大量的人力物力。

（四）加強大學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)能力。

高校檔案管理范文2

一、什么是信息資源共享

在我看來信息資源共享，是指在今天的信息化的時代，信息已經(jīng)是我們生活中不可缺少的一部分，或者說存在于我們生活的方方面面，在今天的社會發(fā)展中，各種科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)，便利了人們獲得信息的渠道和途徑。使得信息的交流越來越多。所謂的信息資源共享，就是把各方面的信息都能夠達到很好地流通，從而達到知識的普及，是人們的知識化程度不斷提高。同時，也可以是人們更加了解在我國的社會發(fā)展中的來自政治、經(jīng)濟或者是文化方面等等的發(fā)展?fàn)顩r。有一句是“秀才不出門，盡知天下事”，這里不需要仔細的理解，但這句話告訴我們在高科技不斷發(fā)展的今天，信息的共享程度也在不斷地深化。

二、高校檔案管理模式中存在的問題

（一）高校信息資源共享認識不夠

雖然目前社會的發(fā)展在不斷的進步，科學(xué)的力量在不斷地擴大自己的影響，信息化的程度也在不斷地提高。但是中國這個遼闊的國土上，并不是每個人，或者說每個地方都認識到了信息共享的重要性。同樣的，也不是每個學(xué)校對于信息資源的共享的好處都已經(jīng)完全理解，或者是根本不去了解。前面我們提到高校的信息檔案資源在我國整個資源中占有了重要的地位。但在不同地方的高校中，或許由于經(jīng)濟發(fā)展水平的不同，或許由于科學(xué)技術(shù)普及程度的不高。某一些高校沒有強烈的信息共享的觀念，對于信息資源共享的重要性沒有明確的認識。從而導(dǎo)致一種結(jié)果的產(chǎn)生，就是信息資源共享化程度得不到更加有效的發(fā)展。在一定程度上會阻礙個人，更甚者是社會的發(fā)展。

（二）高校檔案管理不規(guī)范和服務(wù)模式單一的問題

在今天的高校中，也在不斷地加強信息化得水平，開始進行信息資源檔案的管理，但一般的高校中沒有一個良好的管理組織，不可能進行系統(tǒng)的并且有效的管理，從而導(dǎo)致管理的混亂現(xiàn)象發(fā)生。同時，使得高校或者高校以外的信息獲得者在查詢信息時的繁瑣和低效。除此之外，更需要我們注意的是高校的檔案管理的模式是極其單一的，在高校的管理模式中，信息資源主要服務(wù)于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者，以便于他們進行對學(xué)校的很好地管理，而對于占據(jù)學(xué)校主體的人群，比如教師，學(xué)生等等，他們對于信息的涉及卻很少，就不利于資源的很好的利用，和信息的有效的共享。對于這方面有可能是由于我們前面提到的觀念的落后，陳舊的教學(xué)模式的長期存在，在我看來，在一定程度上也是學(xué)校并沒有樹立起為大眾服務(wù)的觀念。或者是對于檔案的收集不夠努力。使得可以共享的信息資源十分缺少。

（三）高校檔案管理中信息服務(wù)效率較低和技術(shù)的缺乏

對于這兩個方面的問題，我認為是在大多數(shù)的高校檔案管理的過程中存在的比較普遍和常見的問題，是值得引起我們的注意的。在高校的檔案管理中，我認為這兩個方面之間有著一定的聯(lián)系性。由于某一些高校資金的缺乏。所以無法引進新的技術(shù)和新型的管理信息的方法。一些學(xué)校還保持著舊式的信息管理方法，那么，對于這種現(xiàn)象，就會使得信息的獲得者在一定程度上在獲得信息的時候比較麻煩，效率低下，從而使信息的得不到很好地利用。信息資源的利用效率低下，高校中檔案管理的技術(shù)手段落后，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊等等，這些管理上存在的問題在今天的學(xué)校中是隨處可見的。即使在大學(xué)，也無法做到信息資源的有效利用和檔案管理的方便和快捷。

三、總結(jié)

高校檔案管理范文3

一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問題

（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。

雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時對相關(guān)材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。

在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責(zé)人卻不能根據(jù)實際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。

雖然電子檔案應(yīng)用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：

一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術(shù)的時代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計算機?M行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。

總而言之，作為高校，在對電子檔案應(yīng)用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。

高校檔案管理范文4

[關(guān)鍵詞]檔案管理；規(guī)范科學(xué)；與時俱進

中圖分類號：TM58 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）01-0330-01

高校檔案管理工作要適應(yīng)新的發(fā)展格局，就必須保持檔案管理與時俱進，選擇性使用現(xiàn)代文明成果。規(guī)范化和科學(xué)化是檔案管理工作改革與創(chuàng)新的重要方法[1]。在我國高校的發(fā)展進程中，檔案管理工作有其重要的作用。對我國高校檔案管理的狀況進行分析，參照國內(nèi)外檔案管理成功的經(jīng)驗和成果，更新觀念，創(chuàng)新工作方法，逐步提升檔案管理水平，向著檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化邁進，并使該工作步入法制化的進程。

1 檔案管理工作的重要意義

高校管理工作應(yīng)包括檔案管理，因為檔案管理工作是提升效率和質(zhì)量的必要保證。做好檔案管理工作是高校管理工作健康發(fā)展的需要，是保持和還原歷史真實性的重要舉措。評判一個高校的工作實績與管理能力的重要依據(jù)之一就是檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。高校檔案是高校發(fā)展進程中優(yōu)秀成果和重大事件的記錄，是探討和分析發(fā)展進程中教學(xué)與科研情形的原始文獻，對其分析與整理，有助于總結(jié)歷史經(jīng)驗和教訓(xùn)，制定合適的發(fā)展方向和管理策略。做好檔案管理工作能為高校高層管理人員及時了解整體狀況，適時調(diào)整管理策略提供依據(jù)，有利于社會各方準(zhǔn)確認定高校的管理水平及教學(xué)和科研成果，為高校橫向合作奠定堅實的基礎(chǔ)。高校管理層認真研究和分析檔案管理工作的成果，有助力于制定合理的管理策略，選擇合適的發(fā)展模式并合理配置該高校資源，這對于該高校立足長遠發(fā)展，不斷提升管理效率和水平有著極其重要的意義。

2 檔案管理工作的邊緣化危險

迅猛發(fā)展的計算機應(yīng)用技術(shù)沒有使高校的檔案管理工作得到進一步提升，反而淡化了其重要性。檔案管理工作在高校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，很多高校檔案管理人員對此也是一知半解，且不具備過硬的檔案管理專業(yè)知識和廣博的其他知識，因而在檔案管理工作中缺乏良好的職業(yè)道德，更談不上任勞任怨、樂于奉獻的精神，檔案管理工作沒有取得顯著成績，不能夠引起高校領(lǐng)導(dǎo)重視。再加上，檔案管理工作人員不注重宣傳檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致一些高校普遍認為檔案管理無用。高校管理層不重視、不關(guān)心檔案管理，檔案管理意識弱化，無法形成重視檔案管理的良好環(huán)境，檔案管理工作被邊緣化，與高校其他管理工作的發(fā)展不協(xié)調(diào)。

3 法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

3.1 依法建立和完善管理制度

檔案管理工作需要法制化，因為法制化是做好檔案管理工作的根本保證。要做好檔案管理工作，須要依法制檔。隨著社會的不斷進步，檔案管理的措施和方法也需要不斷的改革和創(chuàng)新。針對檔案種類和載體的特點，應(yīng)用新的管理技術(shù)提升檔案管理能力。檔案管理人員要適應(yīng)新形勢的發(fā)展，就必須不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識和管理技能。檔案管理應(yīng)以法為本，向著法制化方向發(fā)展。要為高校其他管理工作服務(wù)，使檔案管理工作發(fā)揮相應(yīng)的作用，必須走檔案管理的法制化之路。20多年前《中華人民共和國檔案法》制定并實施，為加強檔案的收集、匯編、整理，以及管理提供了法律依據(jù)，為檔案管理工作順利發(fā)展奠定了重要基礎(chǔ)，有效地促進了檔案管理工作的進展。但社會總是不斷進步和發(fā)展，有必要在《中華人民共和國檔案法》的框架下，因地制宜地根據(jù)自己的實際情況，在自己的權(quán)限范圍內(nèi)制定一套具有區(qū)域特色的檔案管理法規(guī)，使檔案管理依法操作。與此同時，各高校也應(yīng)健全和完善相應(yīng)的檔案管理制度，加強檔案管理，提升檔案管理工作效益，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，為高校的建設(shè)和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

3.2 檔案管理應(yīng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展為檔案管理工作提供了機遇與挑戰(zhàn)。檔案管理與先進的管理技術(shù)相結(jié)合，能實現(xiàn)檔案管理的電子化，使檔案管理水平得到有效地提升。檔案的收集、匯編、整理、歸檔等工作，工作強度大，應(yīng)用計算機管理技術(shù)有利于提升工作效率。電子化檔案管理便于查詢和打印，可有效減少對原始文檔的損壞，又可減少手工勞動，提高檔案管理能力。檔案管理的電子化，提高了檔案管理的系統(tǒng)性和組織化，便于按照不同要求和目的進行檢索，快速得到相關(guān)的文檔信息，有利于館藏檔案的充分利用[2-4]。為維護檔案信息安全，須要制定較為嚴(yán)密的電子檔案管理措施，健全和完善電子檔案的登錄權(quán)限及管理與維護規(guī)章制度，合理配置管理人員，明確各自的職責(zé)范圍。管理軟件開發(fā)和利用應(yīng)注意精心設(shè)計功能和模式，并利用先進的信息安全管理技術(shù)，有效合理地識別管理人員身份和權(quán)限。嚴(yán)格管理登錄口令，設(shè)置電子檔案使用管理的自啟操作日志，以便進行安全性或真實性核定追蹤。

3.3 檔案管理的目的在于應(yīng)用

高校檔案管理是一項基礎(chǔ)工作，其目的在于檔案的合理有效的應(yīng)用，更好地為社會經(jīng)濟和政治服務(wù)，更好地為高校的生存和發(fā)展效力。檔案的合理應(yīng)用，便于總結(jié)過去的經(jīng)驗和教訓(xùn)，有利于把握高校經(jīng)濟活動的運行規(guī)律和高校發(fā)展的方向。強化高校檔案管理工作的重點是充分合理有效利用檔案，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為建設(shè)具有區(qū)域特色的高水平的高校服務(wù)。高校檔案是高校生存和發(fā)展的重要的信息資源，高校檔案的合理應(yīng)用是檔案實現(xiàn)自身價值的重要途徑。要充分開發(fā)和利用檔案，須要強化檔案的管理工作。檔案工作人員的日常工作通常是檔案的收集、去偽存真、整理和保管，還應(yīng)注重及時編目，編制合理和快速的檢索方法和途徑。應(yīng)用合理的管理系統(tǒng)，建立有效的檢索體系，提供有效的檢索工具，并適時匯編檔案文件等，以便完整、系統(tǒng)、快速提供各種檔案信息，滿足不同用戶的需要。另外，還要注重對珍貴、重要的檔案文件的管理，用現(xiàn)代管理技術(shù)對珍貴和重要的檔案資料及時備份，替代原件使用。當(dāng)然，也應(yīng)爭取領(lǐng)導(dǎo)層的支持，合理建設(shè)和使用檔案管理庫房，強化檔案管理的安全措施，盡量降低環(huán)境等自然因素及人為因素對檔案文件的損害。檔案管理工作也要更新管理思路，創(chuàng)新工作方法，以適應(yīng)社會經(jīng)濟、政治發(fā)展的需求，以滿足高校自身的生存和發(fā)展的需要，更好地使檔案管理工作在為社會經(jīng)濟、政治及高校自身發(fā)展服務(wù)的同時，促進檔案管理工作本身的發(fā)展。因而高校檔案管理工作一定要以檔案應(yīng)用促發(fā)展，以發(fā)展更好帶動和強化檔案管理工作。

總之，高校檔案管理工作要適應(yīng)社會發(fā)展的需要，滿足高校自身生存和發(fā)展的需求，須要堅持科學(xué)而規(guī)范的檔案管理發(fā)展之路。要提升高校管理水平，建設(shè)具有區(qū)域特色、高水平的高校，就要使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和法制化，并努力做好檔案的開發(fā)和應(yīng)用，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供必要的決策信息，充分發(fā)揮高校檔案管理工作的重要作用。

參考文獻

[1] 胡金鳳. 高校檔案管理中的可持續(xù)發(fā)展[J]. 內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報：哲學(xué)社會科學(xué)版， 2014， 43（1）：134-136.

[2] 路長蘭. 高校檔案管理信息化建設(shè)問題探究[J]. 中國管理信息化， 2014， （2）：126-126.

高校檔案管理范文5

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；對策

一、新時期做好高校人事檔案管理的重要意義

1.為考察和選任人才干部提供重要依據(jù)

高校的發(fā)展關(guān)鍵在人才，核心在領(lǐng)導(dǎo)干部，干部人事檔案記錄了人員的過往學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷。隨著高校的發(fā)展，對干部人才愈加重視，嚴(yán)格進行領(lǐng)導(dǎo)干部的選任和考察，可以確保干部選任的科學(xué)性。檔案審核是干部選任考察的必要環(huán)節(jié)，通過全面審檔，可以更全面的了解擬選任人員的過往，對于存在干部檔案造假等不端行為的干部嚴(yán)厲懲處，不得提拔重用，有效降低選人、用人風(fēng)險。

2.為維護高校教職工合法權(quán)益提供憑證

人事檔案是對教職工成長歷史的記錄，內(nèi)容豐富，記錄了其家庭成員、工作經(jīng)歷和薪資福利及獎懲情況等，當(dāng)教職工出現(xiàn)財產(chǎn)繼承、離退休辦理等情形時，可通過查閱人事檔案進行家庭成員關(guān)系確認、工作年限確認等，有效地維護教職工切身利益。

3.有利于強化高校人才隊伍建設(shè)

人事檔案對個人信息進行了全面詳實的記錄，包括個人的興趣、愛好、特長、學(xué)歷職稱、工作經(jīng)驗等，人事檔案的整合就是強大的人員信息庫，通過人員檔案資料分析，可以對高校整體人員情況進行盤點，科學(xué)預(yù)測未來人員需求，結(jié)合人員特點進行人崗匹配，加強人力資源開發(fā)利用，實現(xiàn)人力資源的高效配置，促進高校人才隊伍建設(shè)。

4.有利于促進高校組織人事工作的開展

人事檔案工作是高校人事工作的重要內(nèi)容，高校組織人事工作是圍繞人員“選育用留”的工作，離不開對人員的管理，做好人事檔案工作，有利于促進高校人事工作的開展。

二、高校人事檔案管理存在的問題分析

人事檔案在高校組織人事工作中發(fā)揮著重要作用，做好高校人事檔案管理具有重要意義。但由于人事檔案意識薄弱，重視程度不夠，管理不規(guī)范，從業(yè)人員專業(yè)度不夠等各方面原因，制約了高校人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理。

1.人事檔案意識薄弱

隨著高校改革的深入推進，需要進一步做好人事檔案工作，更好地服務(wù)于高校組織人事及其他工作的開展。由于人事檔案工作量大且不易產(chǎn)生工作業(yè)績，因此，許多高校對人事檔案工作重視程度不夠，高校領(lǐng)導(dǎo)、從業(yè)人員在思想上對人事檔案重要性認識不足，主動學(xué)習(xí)、主動工作、主動作為意識薄弱，存在重保管輕利用等管理意識，人事檔案思想認識不足嚴(yán)重制約了人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理，制約了人事檔案工作的高效開展，制約了人事檔案作用價值的發(fā)揮。

2.人事檔案管理制度不健全

受高校發(fā)展成熟度及領(lǐng)導(dǎo)重視程度等因素影響，許多高校存在制度缺失或不健全情形，人事檔案管理缺乏制度依據(jù)，管理不規(guī)范。高校人事檔案內(nèi)容不齊全情形較普遍，收集、整理、統(tǒng)計、利用等各環(huán)節(jié)工作的開展缺乏操作規(guī)范，無法為高質(zhì)量開展高校人事檔案工作提供制度保障。人事檔案材料包含十大類，材料的形成涉及組織人事、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等多個部門，需要諸多部門的協(xié)調(diào)配合。由于相關(guān)檔案材料形成部門對檔案移交程序不了解，或出于部門自身工作繁雜，對人事檔案工作重視程度不夠等，人事檔案材料移交不及時、移交不齊全情況常有。高校人事檔案移交過程中常存在移交手續(xù)不齊全等情況，造成管理混亂、推諉扯皮等情形。高校人事檔案的整理存在分類不嚴(yán)謹(jǐn)，錄入不細致，排放無序等情形，嚴(yán)重制約了高校人事檔案的有效利用。

3.人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于對人事檔案不夠重視，加之經(jīng)費緊缺，缺乏財力、物力支持，有效投入不足，人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。有的高校沒有設(shè)單獨的人事檔案室，僅設(shè)檔案柜；有的人事檔案室被當(dāng)作了雜物室。人事檔案保管設(shè)備缺失或老化，未達到檔案室檔案設(shè)備配置要求，這些都不利于人事檔案的安全保管。高校人事檔案管理軟件落后，有的高校甚至完全沒有人事檔案管理軟件，依靠excel進行人事檔案信息錄入和人事檔案信息的具體查找，管理落后，效率低下，利用不足，制約了人事檔案工作的開展。

4.人事檔案信息開發(fā)利用水平較低

人事檔案開發(fā)利用意識薄弱，人事檔案管理理念較落后，重保管而輕開發(fā)利用，未發(fā)揮人事檔案對人事管理的作用。檔案信息開發(fā)利用信息化水平較低，人事檔案管理中人事信息系統(tǒng)落后，未能將大數(shù)據(jù)思維和信息化管理手段運用到人事檔案開發(fā)利用中，人事檔案信息共享程度低。

5.人事檔案隊伍建設(shè)不足

雖然國家政策對干部人事檔案管理人員配置作了明確規(guī)定，但在高校實際工作中，由于學(xué)校重視程度不夠，加之人手不足等原因，人事檔案從業(yè)人員常常配置不足。高校人事檔案工作人員常由組織人事工作人員兼任，檔案專業(yè)理論知識不足，人事檔案分類整理、人事檔案信息化管理等理論和實踐經(jīng)驗不夠，且由于個人時間精力有限，對人事檔案業(yè)務(wù)投入精力不足，業(yè)務(wù)鉆研不夠，人事檔案工作質(zhì)量無法得到保證。

三、關(guān)于新時期做好高校人事檔案管理的對策思考

1.增強人事檔案管理意識

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識到高校人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理具有重要意義，有利于更好地維護高校教職工的利益，更好地促進高校人才建設(shè)，推動高校高質(zhì)量發(fā)展。因此，要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵作用，高校領(lǐng)導(dǎo)要積極為營造良好工作氛圍，調(diào)動高校人事檔案工作人員做好人事檔案工作的積極性。高校人事檔案工作人員要學(xué)會利用大數(shù)據(jù)思維和信息化思維進行人事檔案管理，增強檔案管理意識和信息資源共享利用意識，同時利用學(xué)校網(wǎng)站、學(xué)校微信公眾號等平臺加強推廣宣傳，多渠道宣傳人事檔案對于促進高校人事工作及高校發(fā)展的意義，增強高校教職工人事檔案意識。

2.完善人事檔案規(guī)章制度

促進高校人事檔案工作的發(fā)展需要完善頂層規(guī)定制度設(shè)計，建立完善的規(guī)章制度體系是開展人事檔案各項工作的依據(jù)和保障。一是要完善高校人事檔案管理制度。根據(jù)國家檔案管理辦法及干部人事檔案管理辦法相關(guān)規(guī)定，結(jié)合高校實際，制定科學(xué)的高校人事檔案管理制度，確保高校人事檔案工作開展有章可循。二是制定人事管理制度配套實施細則。完善人事檔案收集、分類、轉(zhuǎn)遞、利用等相關(guān)規(guī)定，要重點做好高校人事檔案的收集管理。明確高校人事檔案相關(guān)形成部門的工作職責(zé)，建立高校人事檔案收集工作機制，定期進行收集，明確收集、移交手續(xù)要求，做好移交清單，確保各項移交資料有據(jù)可查。按照人事檔案分類規(guī)定，科學(xué)做好高校人事檔案的分類整理。三是要完善配套考核激勵制度。制定人事檔案工作目標(biāo)，并層層分解目標(biāo)，切實將工作落實到部門和個人。明確考核標(biāo)準(zhǔn)和要求，對于未完成目標(biāo)任務(wù)的扣減績效得分，將考核結(jié)果和個人績效工資、優(yōu)秀評選、職級調(diào)整等掛鉤，發(fā)揮激勵約束作用，確保人事檔案管理工作各項目標(biāo)有效完成。

3.完善檔案管理各項基礎(chǔ)設(shè)施

足夠的經(jīng)費和有效的人力、物力支持是開展高校人事檔案工作的重要保障。高校人事檔案工作人員要主動作為，并致力于推動人事檔案工作的高效開展。按照檔案保管規(guī)定，完善人事檔案庫房建設(shè)，實現(xiàn)庫房環(huán)境的現(xiàn)代化，配備技術(shù)先進的設(shè)備。例如，溫濕度調(diào)節(jié)、安全監(jiān)控等設(shè)備，實現(xiàn)人事檔案的高質(zhì)量保管，維護人事檔案安全。加強人事檔案軟件系統(tǒng)配置，通過掃描、錄入等方式將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)換為電子檔案，實現(xiàn)人事檔案信息存儲數(shù)字化。

4.強化人事檔案開發(fā)利用

在做好檔案安全保管前提下，逐漸加強開發(fā)利用，充分發(fā)揮其價值。一是要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，由重保管將工作重心轉(zhuǎn)移到人事檔案信息資源的開發(fā)利用上來，要深刻地認識到實現(xiàn)人事檔案信息資源開發(fā)利用對于優(yōu)化人員配置，促進人才建設(shè)的重要作用。二是要做好高校人事檔案資源網(wǎng)絡(luò)化利用，條件成熟的學(xué)校要進行網(wǎng)絡(luò)化的查詢利用平臺，便于高校教職工更高效便捷地進行人事檔案的查閱與利用。三是做好人事檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘研究，以高校事業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向，根據(jù)人事檔案信息，更好地進行人力資源開發(fā)，促進高校人才隊伍建設(shè)。

5.提升人事檔案隊伍水平

高校人事檔案工作的發(fā)展，需要人才的支撐，需要建設(shè)一支能夠勝任新時期高校發(fā)展的高素質(zhì)、高水平的檔案人才隊伍。高校要認真分析人事檔案工作對從業(yè)人員的素質(zhì)要求，選聘具有專業(yè)知識背景和豐富從業(yè)經(jīng)驗的人員。要加強對從業(yè)人員的培訓(xùn)力度。一是實施崗前培訓(xùn)，要加強保密意識培訓(xùn)，要提高從業(yè)人員的政治意識和保密意識，從業(yè)人員要有良好的工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵守人事檔案工作紀(jì)律，確保人事檔案實體和內(nèi)容安全。要結(jié)合實踐案例，對從業(yè)人員進行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)。二是在崗位實踐中培訓(xùn)，通過老員工帶新徒弟的方式，在實踐中對新從業(yè)人員進行指導(dǎo)，更好地將理論與實踐相結(jié)合。定期組織交流會、專題會等會議交流人事檔案工作中存在的問題，共同探討、共同學(xué)習(xí)、共同進步，促進高校人事檔案管理水平提升。綜上所述，新時期、新問題、新要求，結(jié)合高校實際，高校人事檔案管理需要從加強人事檔案意識，完善制度，加強開發(fā)利用，提升人事檔案人員水平等諸多方面努力，進一步規(guī)范管理，促進人事檔案管理水平提升，為高校事業(yè)發(fā)展提供保障。

參考文獻：

[1]楊琪.高校人事檔案管理現(xiàn)狀及問題與對策研究［J］.工作指導(dǎo)，2019(2):173-174

高校檔案管理范文6

一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因

1并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證，基本不會出現(xiàn)散失等問題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責(zé)任心不強，無制約措施；三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2檔案的集中管理問題

按照規(guī)定，機關(guān)各種門類和載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項工作服務(wù)。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點，此時更不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

3檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題

高校合并后，機構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)中因并校后分校區(qū)辦學(xué)、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在溝通欠暢等一系列實際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊伍的穩(wěn)定未引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視等因素造成。

4檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個或兩個以上規(guī)模相當(dāng)，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老校基本沿用文書類、科技類的分類方法，成立較晚的學(xué)校基本統(tǒng)一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾恚蛉耸聶n案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、合并高校檔案管理應(yīng)把握的幾個問題

合并高校搞好檔案管理工作的關(guān)鍵是進一步強化檔案意識，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標(biāo)。

1強化檔案意識，規(guī)范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應(yīng)將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

總書記指出：“檔案工作是一項基礎(chǔ)工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現(xiàn)在不重視這個問題，將來我們要負歷史責(zé)任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運行，是合并高校搞好檔案工作的關(guān)鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責(zé)任制，實行分工負責(zé)；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導(dǎo)檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責(zé)》、《兼職檔案員職責(zé)》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學(xué)校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

3合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設(shè)

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個方面均無從談起。因此，建設(shè)一支忠誠事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進，大力加強檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心力。

4確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開展有的放矢