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【摘要】“互聯(lián)網(wǎng)+”不僅給高校檔案管理工作提供了便利，同時(shí)帶來了挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新的形勢要求，高校檔案工作者不僅要有基本的檔案管理專業(yè)知識、政治和責(zé)任意識，而且還要掌握現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具備互聯(lián)網(wǎng)思維，增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全意識。
【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+；高校；檔案管理工作者；素質(zhì)
總理在2015年的政府工作報(bào)告中提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計(jì)劃，以推動移動互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等與現(xiàn)代化制造業(yè)結(jié)合，促進(jìn)電子商務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)金融健康發(fā)展。這一戰(zhàn)略計(jì)劃的提出，標(biāo)志著我國邁入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代。這一時(shí)代的到來，促使了諸多行業(yè)升級轉(zhuǎn)型，同時(shí)給高校檔案工作帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何抓住這一契機(jī)和應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，關(guān)鍵在于高校檔案工作者能否適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代新的工作要求。為有效適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，需要高校檔案工作者素質(zhì)的跟進(jìn)，以把握“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的主動權(quán)。
一、何為“互聯(lián)網(wǎng)+”
“互聯(lián)網(wǎng)+”最早是于揚(yáng)在2012年易觀第五屆移動互聯(lián)網(wǎng)博聯(lián)會上提出的，其意在指各行各業(yè)目前的產(chǎn)品和服務(wù)，未來與多屏全網(wǎng)跨平臺用戶場景結(jié)合之后產(chǎn)生的這樣一種化學(xué)公式。隨后，國家高層和互聯(lián)網(wǎng)大亨都對“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行了解讀。在出席2014年出席首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會時(shí)指出，互聯(lián)網(wǎng)是大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的新工具，這一提法將“互聯(lián)網(wǎng)+”的參與主體延伸到普通大眾，其目的是為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)服務(wù)。馬化騰認(rèn)為，互聯(lián)網(wǎng)不是萬能的，但互聯(lián)網(wǎng)將“連接一切”；不必神化“互聯(lián)網(wǎng)+”，但“互聯(lián)網(wǎng)+”會成長為未來的新生態(tài)。阿里研究院《互聯(lián)網(wǎng)+研究報(bào)告》認(rèn)為，“互聯(lián)網(wǎng)+”就是指以互聯(lián)網(wǎng)為主的一整套信息技術(shù)（包括移動互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等）在經(jīng)濟(jì)、社會生活各部門的擴(kuò)散和應(yīng)用過程。上述觀點(diǎn)，從不同層面道出了“互聯(lián)網(wǎng)+”的內(nèi)核。“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)質(zhì)就是以互聯(lián)網(wǎng)為主的信息技術(shù)在社會經(jīng)濟(jì)各個(gè)方面伸展和應(yīng)用的過程，代表著全新的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理方式。因此“互聯(lián)網(wǎng)+”滲入到高校檔案管理中也是一種勢不可擋的趨勢。
二、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的特點(diǎn)
“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”并不是簡單地把紙質(zhì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化后“搬”到網(wǎng)上，而是以互聯(lián)網(wǎng)為手段，激活檔案信息資源、推動檔案數(shù)據(jù)開放、融入公共信息服務(wù)生態(tài)圈，實(shí)現(xiàn)檔案部門與政府、企業(yè)和公眾之間的信息融合與聯(lián)合創(chuàng)新。其一，“互聯(lián)網(wǎng)+”為檔案工作提供了數(shù)據(jù)管理的技術(shù)支持，利用互聯(lián)網(wǎng)智能平臺將檔案單位、檔案、數(shù)據(jù)及用戶統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)中，對互動產(chǎn)生的海量化非結(jié)構(gòu)化和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)達(dá)到有效整合、挖掘和利用。其二，“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來檔案記錄的多樣化。互聯(lián)網(wǎng)作為信息大平臺，它與傳統(tǒng)行業(yè)的結(jié)合，產(chǎn)生了許多新的行業(yè)，如電子商務(wù)、數(shù)字出版、互聯(lián)網(wǎng)金融等，它們在作出決策的基礎(chǔ)上，生成了大量數(shù)據(jù)和信息。其三，“互聯(lián)網(wǎng)+”有助實(shí)現(xiàn)檔案信息共享化。“互聯(lián)網(wǎng)+”一個(gè)重要特征就是跨界融合，使檔案資料的查詢變得十分便捷，只需通過計(jì)算機(jī)查詢，許多檔案信息就可能隨時(shí)隨地迅速地查詢到。當(dāng)然，以上“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的特點(diǎn)，也適宜于高校檔案管理中。
三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案工作者的素質(zhì)
“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代是一個(gè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時(shí)代，面對新的形勢，高校檔案工作者也應(yīng)適應(yīng)形勢，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)自身素質(zhì)。（一）掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)。“互聯(lián)網(wǎng)+”突出的一點(diǎn)是互聯(lián)網(wǎng)對傳統(tǒng)行業(yè)的改造，助力其帶來創(chuàng)新和升級，它依賴的基礎(chǔ)設(shè)施為云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和智能終端。這就要求高校檔案管理除具備必需的現(xiàn)代化辦公設(shè)備之外，還需要工作人員具備現(xiàn)代化的管理技術(shù)，不僅要專業(yè)知識，責(zé)任意識，還要掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。當(dāng)前，隨著教育改革的深入，對高校教師的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，對教師的考評方式呈現(xiàn)出多樣化，考績材料也隨之增多，檔案管理人員的工作量隨之增大，要有效收集、整理這些檔案材料。就需要精通計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的復(fù)合型人才從事檔案工作，以高效化地對檔案材料進(jìn)行數(shù)字化的收集、處理和加工，并做好信息化服務(wù)。（二）要有互聯(lián)網(wǎng)思維。互聯(lián)網(wǎng)思維眾說紛紜，莫衷一是。馬云認(rèn)為互聯(lián)網(wǎng)思維就是跨界、大數(shù)據(jù)、簡捷和整合。周鴻?表示互聯(lián)網(wǎng)思維應(yīng)該是用戶至上、體驗(yàn)為王、免費(fèi)模式和顛覆性創(chuàng)新。對于檔案工作者而言，互聯(lián)網(wǎng)思維就是要將檔案工作積極融入到互聯(lián)網(wǎng)中的意識，既要對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，又要注重電子文件的積累，建立起資源豐富的互聯(lián)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)庫，做好對外開放，加強(qiáng)橫向和縱向檔案資源的交流和分享，形成全方位、覆蓋廣的互聯(lián)網(wǎng)高校檔案工作格局，增強(qiáng)通過新媒介進(jìn)行服務(wù)的意識。（三）增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全意識。“互聯(lián)網(wǎng)+”為高校檔案管理提供便利的同時(shí)，也為檔案記錄保管加大了安全風(fēng)險(xiǎn)。這就需要高校檔案工作者增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全意識。要求檔案工作者要嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)字檔案操作規(guī)則，遵守?cái)?shù)字檔案使用的規(guī)章制度，強(qiáng)化各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管責(zé)任。嚴(yán)禁非法進(jìn)入和使用，學(xué)會利用識別防火墻的工作原理，預(yù)防病毒的侵入，及時(shí)發(fā)現(xiàn)黑客攻擊的跡象，防止信息的泄密。同時(shí)，要定期進(jìn)行數(shù)字檔案的安全檢查，對數(shù)字檔案進(jìn)行密碼保護(hù)，防范非法分子利用互網(wǎng)絡(luò)技術(shù)盜取檔案信息。
【參考文獻(xiàn)】
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作者:姬艷麗 單位:西華師范大學(xué)人事處
第二篇:高校后勤檔案管理重要性與問題及策略
關(guān)鍵詞:高校后勤檔案;存在問題;策略
1高校后勤檔案管理的重要性
1．1是高校后勤事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)
高校后勤檔案具有其歷史價(jià)值，同時(shí)也見證了高校后勤事業(yè)不斷發(fā)展與壯大。它客觀、真實(shí)、有效地記錄著高校后勤相關(guān)工作的過程，為管理者提供正確決策的依據(jù)，為學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供重要基礎(chǔ)保障。一方面有利于指導(dǎo)各項(xiàng)工作的順利開展，提高工作質(zhì)量，增強(qiáng)工作效率;另一方面有利于加強(qiáng)后勤工作的針對性、時(shí)效性和連續(xù)性，不斷提高后勤管理的質(zhì)量和水平，使高校后勤事業(yè)不斷發(fā)展壯大，逐步向科學(xué)化管理邁進(jìn)。
1．2為制訂后勤工作計(jì)劃和決策提供重要參考
高校后勤工作具有鮮明的客觀性和連續(xù)性，有些工作零亂無序，有些工作周期長，一環(huán)扣一環(huán)，這就需要檔案資料提供參考，指導(dǎo)相關(guān)工作有序開展。但由于高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的不斷調(diào)整，因工作需要，后勤部門的領(lǐng)導(dǎo)干部和普通職工變動頻率不斷加大。如果不借助后勤檔案，就很難保證后勤工作的連續(xù)性和完整性，也就無法制訂出有效的工作計(jì)劃和作出符合客觀實(shí)際的正確決策。
1．3是高校后勤管理和維修保障的重要依據(jù)
隨著高校事業(yè)的不斷發(fā)展，學(xué)校一些基礎(chǔ)設(shè)施、房屋建筑、地下管線、供水、供電、供暖、污排、水排系統(tǒng)等陳舊損壞，分門別類較多，有些已不適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要，有些需要擴(kuò)建、改建、維修保護(hù)才能完善其使用功能。比如基建、改建、擴(kuò)建和維修項(xiàng)目檔案記載了相關(guān)項(xiàng)目的全部技術(shù)材料，包含工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)規(guī)劃、招標(biāo)、合同、施工、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)審資料，相關(guān)技術(shù)資料清楚的標(biāo)注了地下管網(wǎng)的走向，管徑的大小，負(fù)載能力或流量標(biāo)準(zhǔn)等方方面面。有了這些最原始的完整后勤檔案可以為全校基礎(chǔ)設(shè)施綜合管理和維修保障提供重要依據(jù)。如果這些后勤檔案不健全或缺失，后勤管理與維修保障就很難有續(xù)進(jìn)行。因此，高校后勤檔案是高校后勤管理和維修保障的重要依據(jù)，它能在日常工作中揚(yáng)長避短，提高工作效率。
1．4是高校評估工作的重要構(gòu)件
高校評估是高校所有工作的重中之重。評估結(jié)果直接影響著高校的社會聲譽(yù)，影響著招生生源，關(guān)系到高校的生存與發(fā)展，關(guān)系到每一位教職員工的前途和命運(yùn)。比如房屋產(chǎn)權(quán)的登記情況，新建樓宇相關(guān)報(bào)件資料，教學(xué)面積、實(shí)驗(yàn)面積、辦公面積使用比例，生均體育活動面積等，都是重要的評估指標(biāo)。因此，后勤檔案作為高校檔案建設(shè)不可或缺的組成部分，其重要性不言而喻。
1．5是高校節(jié)能工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容
節(jié)能工作是全社會共同倡導(dǎo)的主題，高校節(jié)能是全社會節(jié)能的重要場所之一。建立健全高校用水、用電、用煤、用氣、用油檔案，有利于學(xué)校進(jìn)一步制訂節(jié)能指標(biāo)，積極推進(jìn)各項(xiàng)節(jié)能指標(biāo)的落實(shí)，降低辦學(xué)成本，減少資源浪費(fèi)。有利于上級部門檢查節(jié)能工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行對比分析。因此，加強(qiáng)后勤檔案建設(shè)，認(rèn)真細(xì)致做好相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和管理，也是高校節(jié)能工作中不容忽視的重要內(nèi)容。
1．6是廉政后勤和審計(jì)檢查的重要佐證
高校后勤為高校發(fā)展提供了有力的保障，設(shè)想如果沒有后勤有力的保障，一所高校日常的教學(xué)、科研和生活工作將難以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，要維持這一正常的工作運(yùn)轉(zhuǎn)，需要大量的資金。高校后勤管錢管物，責(zé)任重大，日開銷可觀。因此，廉政后勤是高校廉政建設(shè)的重要部門之一，建立完善的后勤檔案，并加強(qiáng)檔案管理尤為重要。做到每一項(xiàng)支出有憑有據(jù)，大額支出有審計(jì)。特別是一些專項(xiàng)資金的使用和維修項(xiàng)目的支出，必須完整歸檔，建立建全系統(tǒng)的檔案資料。例如:專項(xiàng)申報(bào)立項(xiàng)、獲批手續(xù)、招標(biāo)文檔、合同、組織施工、竣工驗(yàn)收、審計(jì)、結(jié)算支付等資料。為審計(jì)檢查和廉政后勤提供重要佐證。
1．7是對高校師生進(jìn)行校史教育的重要載體
后勤檔案不僅記載著后勤部門辛勤工作、勤儉建校的業(yè)績，同時(shí)也是一所高校自身發(fā)展的縮影。尤其是對于我校這種歷經(jīng)坎坷與曲折的高校而言，后勤檔案便是活教材。吉林醫(yī)藥學(xué)院在過去短短幾十年間先后歷經(jīng)4次更名。每一次更名都是“一石激起千層浪”，每一次更名后都是“白手起家再創(chuàng)業(yè)”，特別是在2004年由部隊(duì)院校轉(zhuǎn)隸地方獨(dú)立辦學(xué)后，學(xué)校發(fā)生了翻天覆地的變化，這些在后勤檔案中都有著非常鮮明而集中的體現(xiàn)。因此，利用后勤檔案對師生員工進(jìn)行校史教育和革命傳統(tǒng)教育，從而提高師生員工的感性認(rèn)識，激勵(lì)大家繼續(xù)保持艱苦奮斗、勤儉辦學(xué)的優(yōu)良傳統(tǒng)。增強(qiáng)大家愛校興校的思想情感。
2高校后勤檔案管理的問題
2．1檔案管理意識薄弱
有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對其重要性認(rèn)識不夠，未安排專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔。部分工作人員檔案意識薄弱，各職能部門出于工作方便考慮，長期存在各自為政的現(xiàn)象，將各門類檔案分散保管在各自部門。比如，專項(xiàng)資金項(xiàng)目相關(guān)資料，不及時(shí)歸檔，便于上級審計(jì)部門檢查，負(fù)責(zé)人自行保管，不及時(shí)歸檔。隨意將資料存放在檔案盒中，這種狀況不僅違反了檔案工作的原則，也不利于檔案的收集和歸檔要求。
2．2檔案管理制度不健全
許多高校后勤檔案管理沒有相關(guān)的制度及歸檔程序。制度不健全，導(dǎo)致歸檔工作無章可循，處于一種隨意狀態(tài)。有的雖有制度，但在執(zhí)行中不按要求落實(shí)，該向?qū)W校檔案館移交的檔案未移交、過時(shí)滯后的檔案未及時(shí)清理，從而出現(xiàn)了檔案存放無序、檔案資料不完整、檔案資料之間存在相互混雜等現(xiàn)象，資料丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，致使檔案管理達(dá)不到規(guī)范化、科學(xué)化的水平。
2．3檔案管理業(yè)務(wù)不精
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的服務(wù)性工作，從后勤檔案管理隊(duì)伍的整體來看，檔案管理人員大都是兼職人員，沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)和教育，大多只是從事簡單的檔案收集、分類、整理和歸納工作，不利于高校后勤檔案健康發(fā)展。
3加強(qiáng)高校后勤檔案管理的對策及建議
3．1營造氛圍，提高檔案工作意識
領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視是做好檔案工作的根本保證。因此，加強(qiáng)高校后勤檔案管理，必須提高領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識，提高后勤管理人員的檔案管理意識，使其認(rèn)識到檔案的潛在價(jià)值和長遠(yuǎn)作用。做到“三納入”，即將檔案工作納入到單位工作計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到有關(guān)崗位的職責(zé)范圍。在實(shí)際工作中確保檔案形成的質(zhì)量，及時(shí)、齊全、完整歸檔。
3．2建章立制，明確檔案工作內(nèi)容
加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范歸檔程序，明確檔案工作內(nèi)容。根據(jù)后勤工作的特點(diǎn)及各類檔案形成規(guī)律制定出一套系統(tǒng)科學(xué)的管理制度。明確檔案管理職責(zé)，完善歸檔程序，確定歸檔范圍、時(shí)間和保存期限。努力做到檔案門類齊全，分類清楚，案卷擺放有序，歸檔率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)。
3．3加強(qiáng)培訓(xùn)，提高歸檔業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作是一門管理科學(xué)，檔案人員除了具備良好的政治素養(yǎng)外還應(yīng)有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。首先，要培養(yǎng)他們無私奉獻(xiàn)的工作精神和認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使他們樹立起高度的事業(yè)心與責(zé)任感。其次，定期對后勤檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，使他們具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和過硬的業(yè)務(wù)能力，并且能夠熟練運(yùn)用檔案管理的新技術(shù)和新管理方法，不斷提高業(yè)務(wù)水平、協(xié)調(diào)能力和辦公自動化水平，確保后勤檔案管理的有序性和完整性，以便更好地為后勤工作服務(wù)，為教學(xué)、科研服務(wù)。
作者:唐澤波 于蕾 溫娜 單位:吉林醫(yī)藥學(xué)院
第三篇:高校檔案管理信息化建設(shè)
【摘要】現(xiàn)如今是全信息化發(fā)展的時(shí)代，為了學(xué)校高校檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，在高校檔案管理中建設(shè)信息化管理也是很有必要的。要加強(qiáng)信息化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，建立與信息化相適應(yīng)的檔案管理體制，逐步建立起適合高職教育特點(diǎn)的檔案管理信息化模式。
【關(guān)鍵詞】高校檔案管理；必要性；信息化建設(shè)；具體措施
高校中的檔案信息是尤為重要的信息資料,管理好高校的信息檔案也是為我國的社會發(fā)展做服務(wù)。由于社會的進(jìn)步，信息化管理的到來，各大高校也應(yīng)該淘汰過去的人工管理檔案的管理形式，采用信息化管理。用信息化管理使高校檔案管理更高效，更準(zhǔn)確、更科學(xué)。所以，我們應(yīng)該了解建設(shè)信息化管理對各大高校的重要性，通過提高信息化管理水平，提高工作效率、加大學(xué)校發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)[1]。
一、高校建設(shè)信息化檔案管理的必要
（一）高校發(fā)展需要
社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，生活水平的提高，人們對知識的學(xué)習(xí)看重，推動各大高校的發(fā)展。為適應(yīng)時(shí)展的需要，高校的檔案管理工作也應(yīng)由傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ健Ｄ壳埃惨鸶咝８母锏臒岢保歉母镏杏龅胶芏嗟男聠栴}、新事物、新思維、新走向等。其中避免不了需要將內(nèi)容管理得當(dāng)。隨著學(xué)校的大力發(fā)展，高校的檔案量也越來越大，當(dāng)中有包括校領(lǐng)導(dǎo)、各院系、各部門還包括校債權(quán)人、投資者等。由于這些檔案的增加和改進(jìn)。以前高校中的人工管理方式顯得太繁瑣、速度太慢、準(zhǔn)確率也不高等一系列的不足。為了能使高校管理的效率更高，檔案管理能在高校得到一定的發(fā)展，因此引進(jìn)科學(xué)的信息化管理對高校來說十分有必要的。
（二）高校檔案服務(wù)水平需要
高校老套檔案管理模式是人工管理模式，主要是手工操作。這樣的管理模式十分麻煩又容易出現(xiàn)“干不動”的情況，而且人為操作容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。比方說倘若出現(xiàn)檢索檔案的情況，以人工到處尋找這個(gè)方式顯得太慢，工作效率太低。如此，在社會高速發(fā)展的情況下，這種老套的檔案管理方式明顯拖了后腿。因此，要對高校檔案管理改革與創(chuàng)新，讓其發(fā)展起來更好的為高校服務(wù)。如今信息技術(shù)的快速前進(jìn)可以為高校檔案管理提供一個(gè)合適的管理方式，信息化管理。其技術(shù)可以使檔案室查找資料更加方便快捷，減少了老套檔案管理所需要的人力物力。且使用信息化技術(shù)可以將不同的類型、年份等分類，建立一個(gè)完整的查找目錄。真正實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)。檔案室的工作效率提高，高校也能夠更好的發(fā)展。
二、高校檔案信息化建設(shè)遇到的難題
（一）資金投入規(guī)模大,籌集資金難
在實(shí)現(xiàn)高校管理信息化建設(shè)時(shí)，首先第一個(gè)面臨的問題就是資金。要使學(xué)校檔案室信息化，就需要計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等設(shè)備的購買，開通內(nèi)部局限網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng),進(jìn)行信息安全防護(hù)等。對于這些資金的籌集是我們高校要解決的問題，而且電子產(chǎn)品的更新快，使用周期短，一次性不可能辦置好，后期還需要維修、更換等不定性問題。也是一筆要考慮的資金問題。
（二）建設(shè)任務(wù)繁重
在建設(shè)信息化管理過程中，第一要將其檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，將資料中的文字、音像、書籍、圖片等轉(zhuǎn)化為電子文件。第二要將文檔上的資料信息按照其不同的特征進(jìn)行分類，使資料能更好的搜索。第三要對需要的遠(yuǎn)程服務(wù)完善與合作方在網(wǎng)上能直接處理問題。第四要將其里外的資料備份、加密等一系列的保護(hù)措施。第五在電子產(chǎn)品不斷升級的情況下也要將其軟件更新、升級，使資料保持在可以查詢狀態(tài)，避免因?yàn)樯墝?dǎo)致的系統(tǒng)癱瘓，資料無效的情況。第六是保證萬無一失，在檔案還沒有完全完成信息化管理，在此之前所出現(xiàn)的新的資料要在紙質(zhì)檔案與電子文檔中都需要管理。在既用之前的方法管理又用現(xiàn)在的電子文檔管理的情況下，需要更多的工作量，也是很麻煩的。因此，我們想在高校完成信息化管理時(shí)其過程也是十分繁瑣的，而且需要很長的時(shí)間，這些是我們無法保證和預(yù)料的。
（三）隊(duì)伍建設(shè)要求高,人才難得
在建設(shè)檔案信息化時(shí)，對其建設(shè)人員的要求都很高[2]。比如說在新設(shè)備的操作上、在檔案的管理能力上等都有很高的要求。教學(xué)管理人員信息化管理能力參差不齊。因教學(xué)管理信息化系統(tǒng)是一個(gè)龐大的數(shù)字化校園，各部門都需要派專門的管理人員進(jìn)行管理。在新設(shè)備的使用中要會使用計(jì)算機(jī)操作，無誤的管理后期檔案的整理；在不使用設(shè)備的情況下，要會對其人工管理的專業(yè)能力。像這種兩者兼得的人才是少之又少。加上管理檔案的薪酬不高，很難吸引住這些人才。倘若用之前的老員工又不太會操作新設(shè)備，工作效率就不高。
（四）應(yīng)對環(huán)境變化,服務(wù)方式不足
在學(xué)校的檔案管理中的管理人員一直處在獨(dú)立與封閉的工作環(huán)境中，有種“與世隔絕”的感覺。導(dǎo)致在社會發(fā)展的狀態(tài)下，檔案室的管理人員思想陳舊、應(yīng)變能力不強(qiáng)等一些不足之處。在建設(shè)信息化管理時(shí)，我們的工作環(huán)境就與時(shí)代接軌，有很多新觀念、新模式、新服務(wù)方式。因此，我們在建設(shè)信息化管理時(shí)，要加強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量的提高。
三、高校檔案管理信息化建設(shè)的具體措施
（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
在建設(shè)檔案管理時(shí)要求標(biāo)準(zhǔn)化，就是指在建設(shè)過程中的各方面標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，在工作時(shí)操作和管理方式是有序、無誤、科學(xué)的。在有效的工作狀態(tài)下，要提升高校檔案管理的質(zhì)量。在這種標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)信息化管理時(shí)，盡量不要出現(xiàn)管理時(shí)雜亂無章的情況，盡量在工作狀態(tài)上保持高度集中，認(rèn)真負(fù)責(zé)的將信息化建設(shè)、軟件開發(fā)等方面處理好。可以讓專業(yè)的工作人士研究出一個(gè)合理的在高校建設(shè)信息化管理的模式，制定出在各大高校都實(shí)行的標(biāo)準(zhǔn)方案。可以從檔案人員的技術(shù)、設(shè)備的使用，以合理的管理模式作為標(biāo)準(zhǔn)、以各大高校都能實(shí)行做為前提，制定出高校的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。其管理化標(biāo)準(zhǔn)方案制定好之后，各部門人員、工作人員應(yīng)共同遵守制度，聽從指揮。在操作中注意規(guī)范，通過科學(xué)的協(xié)調(diào)組織，共同將管理中所要用到的資料、軟件等實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫查詢，讓各個(gè)學(xué)校、合作方之間可以通過信息化的方式互相分享有用的資料。
（二）檔案信息數(shù)字化建設(shè)
往常的檔案管理中多是使用紙質(zhì)的材料。但是，在我們工作當(dāng)中每天都有大量的資料要準(zhǔn)備，查詢起來不僅麻煩而且紙質(zhì)的資料比較占地方，購買紙質(zhì)也需要不少的資金，最關(guān)鍵的是使用紙質(zhì)儲存是很容易發(fā)生泛黃、發(fā)黑、缺失等情況，使其工作出現(xiàn)問題。然而，建設(shè)信息數(shù)字化就不會出現(xiàn)這個(gè)問題。既不需要花大量的資金購買這些紙質(zhì)，也不需要擔(dān)心占用空間和資料保存不完整。什么叫做數(shù)字化呢？就是在計(jì)算機(jī)中建立數(shù)據(jù)庫，以數(shù)據(jù)庫建立存放檔案項(xiàng)、查找檔案項(xiàng)等一些對資料進(jìn)行分類的形式。數(shù)據(jù)庫擁有強(qiáng)大的搜索功能，能讓數(shù)據(jù)文件更快的查詢，更好的分類。資料需要用的時(shí)候可以復(fù)制，比較方便快捷。儲存的安全性較高，不存在破損的情況，還可以備份。相比而言，檔案信息數(shù)學(xué)化能更加有效地管理。
（三）全面化培養(yǎng)檔案管理人員
不論是傳統(tǒng)的管理模式還是信息化管理模式要需要人為主體在工作。工作人員的專業(yè)水平、職業(yè)素質(zhì)的高低直接影響著工作的質(zhì)量[3]。為了使信息化管理建設(shè)更好地完成，應(yīng)該全面化的培養(yǎng)檔案管理工作人員，對其的操作能力、整體素質(zhì)、職業(yè)道德等方面進(jìn)行培訓(xùn)。根據(jù)管理人員的不足之處，制定不同的培訓(xùn)方案，有針對性的培養(yǎng)。除了管理方面的問題還應(yīng)該加強(qiáng)管理服務(wù)方面的問題。使工作人員全方面的提升自己的工作能力。其中主要的培養(yǎng)方向有：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識、檔案法、檔案管理等。最為關(guān)鍵的就是對計(jì)算機(jī)操作方面的陪樣，學(xué)校應(yīng)該引進(jìn)一些計(jì)算機(jī)方面的人才，對管理人員進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，讓管理人員以更快地效率建設(shè)信息化管理。全面培養(yǎng)檔案管理人員，為學(xué)校的檔案管理做好服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。高校的檔案資料是我國重要的資源組成部分，對于高職院校的教學(xué)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題，近年來，大多數(shù)高校已初步進(jìn)行了檔案管理信息化建設(shè)的解決方案。本文通過分析高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及存在的問題，指出高校檔案管理信息化必須建立適合高職教育特點(diǎn)的檔案管理軟件系統(tǒng)，必須加強(qiáng)信息化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，必須建立與信息化相適應(yīng)的檔案管理體制，逐步建立起適合高職教育特點(diǎn)的檔案管理信息化模式。同時(shí)，還要采取積極的措施去解決這些問題，建立完善的信息管理系統(tǒng)，提高相關(guān)工作人員的素養(yǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，以此來實(shí)現(xiàn)資源信息共享。葺
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作者:陳竹 單位:牡丹江師范學(xué)院
第四篇:高校干部檔案管理研究
【摘要】干部檔案是如實(shí)記錄干部的成長履職經(jīng)歷和德能勤績廉等方面內(nèi)容的資料，是歷史全面考察了解干部的重要依據(jù)。本文分析了高校干部檔案管理工作中存在的問題，并對新形勢下如何做好干部檔案管理工作進(jìn)行了研究。
【關(guān)鍵詞】干部檔案；管理
干部檔案工作是干部工作的一個(gè)重要組成部分，加強(qiáng)干部檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮干部檔案在實(shí)際工作中的作用，是干部管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。近年來，隨著《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》的不斷修訂，對擬提拔人選考察對象“三齡兩歷一身份”審核越來越嚴(yán)格，對干部檔案管理工作的研究也應(yīng)該取得新的發(fā)展。
一、高校干部檔案管理的現(xiàn)狀
第一，檔案管理專業(yè)人員匱乏。對于干部檔案的整理工作而言，其需要管理人員擁有較高的政治素養(yǎng)，才能更好地開展管理工作。在某些高校中，由于管理人員不夠充足，未能形成有效的管理隊(duì)伍，加之大部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，沒有了解到檔案的重要性，進(jìn)而造成檔案管理工作有所缺失。第二，高校領(lǐng)導(dǎo)的重視度不足。無論是什么工作，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度往往能夠起到?jīng)Q定的作用，因此高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度是前提。目前高校的決策層對檔案管理存在認(rèn)識不足、不夠重視的現(xiàn)象，而且也沒有關(guān)注檔案工作的統(tǒng)籌工作，沒有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。其中最顯著的表現(xiàn)為，在高校不斷深化教育改革的背景下，高校的各部門開展了定編、定崗以及緊縮辦公人員的工作，從而導(dǎo)致檔案人員的地位不高，而且責(zé)任、難度過大等問題嚴(yán)重影響了檔案工作的開展。第三，檔案管理過程中的隸屬關(guān)系不明。在當(dāng)前的高校檔案管理工作中，其管理人員并未明確檔案管理實(shí)質(zhì)上是屬于人事部門的，而其中有的歸為組織部門，另外一部分歸為辦公室。然而大多數(shù)高校中沒有理順其關(guān)系，管理不夠集中，造成干部檔案不能真實(shí)反映干部的真實(shí)工作狀況。除此之外，對于考核以及鑒定工作而言，其千篇一律的檔案內(nèi)容使得人才的選拔受到了極大的影響。第四，在高校中存在人質(zhì)檔案和棄檔現(xiàn)象發(fā)生。對于畢業(yè)生而言，其會因?yàn)槎畏峙湟约皩W(xué)費(fèi)未繳等原因被扣留檔案，影響了學(xué)生的就業(yè)，使得學(xué)生的工作與檔案分離，給檔案管理工作也帶來了一定的難度。第五，檔案的經(jīng)費(fèi)投入較少。在高校中，檔案經(jīng)費(fèi)投入較少造成檔案現(xiàn)代化、檔案保護(hù)設(shè)施配備存在缺陷。基于此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對從事人事檔案工作的人員進(jìn)行管理，同時(shí)參加學(xué)校的檔案工作會議，對學(xué)校的人事檔案工作進(jìn)行分析和研討。另外應(yīng)該深入基層，對人事檔案工作人員提出的問題進(jìn)行記錄并想辦法解決。除此之外，從事人事檔案工作的人員的穩(wěn)定性需要提高，以此保障人事檔案的保密性、連續(xù)性。
二、高校干部檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案意識薄弱，重視程度不夠。所謂檔案意識，就是人們對檔案及檔案工作這一客觀事物的主觀反映，是對檔案和檔案工作的態(tài)度和認(rèn)知的總和。簡言之，就是對檔案和檔案工作的了解程度和認(rèn)識水平。很多高校對檔案管理的認(rèn)識停留在“保管”層面，有保存而無管理，缺少精耕細(xì)作，更少談及深度開發(fā)和創(chuàng)新利用。高校以教學(xué)、科研為主，檔案工作容易被擺在次要的位置。檔案工作所發(fā)揮的作用，不像企業(yè)生產(chǎn)某種產(chǎn)品直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以在單位里往往被忽視。在選拔干部時(shí)，若不調(diào)閱檔案，就很難對干部德、能、勤、績、廉的情況做到客觀全面的分析,也就不能發(fā)揮好干部檔案在識人用人上的作用。（二）檔案材料不完整，更新補(bǔ)充不及時(shí)。干部檔案中政治性、歷史性材料居多，反映工作能力和實(shí)際成績的資料較少，表現(xiàn)為檔案中政審材料、履歷表、職務(wù)任免審批表等資料較為豐富，而在高校中尤為重要的諸如教科研成果、高質(zhì)量著作、專利發(fā)明等具有個(gè)人特色的材料被忽視。已經(jīng)歸檔的資料，往往束之高閣，導(dǎo)致有些干部雖然在職務(wù)、職稱、獎(jiǎng)懲等方面有所變動，但在檔案中卻查無所證，造成了干部檔案內(nèi)容的紕漏與不可靠。這些情況使干部檔案價(jià)值弱化，在很大程度上降低了檔案的公信度和利用率。（三）管理方式落后，管理水平不高。目前高校從事檔案管理工作的人員大部分沒經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
三、在新形勢下做好干部檔案管理工作的途徑
（一）增強(qiáng)檔案意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，提高各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，是做好干部人事檔案工作的關(guān)鍵。要做好檔案管理工作，就要堅(jiān)決克服各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的“說起來重要、抓起來次要、用起來需要、忙起來忘掉”的現(xiàn)象。高校要提高全體教職工尤其是管理者對干部檔案管理工作的認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，引導(dǎo)全體教職工深刻認(rèn)識干部檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案意識，配合檔案管理工作。（二）建立管理體系，健全管理制度。建立統(tǒng)一集中管理和專項(xiàng)分散管理相結(jié)合的檔案管理體系。組織部門統(tǒng)一管理全校的干部檔案資料，人事、教務(wù)和各院系建立專項(xiàng)檔案庫，化整為零，有整有零，方便查找與管理。推進(jìn)干部檔案管理工作的制度化建設(shè)，規(guī)范干部檔案管理。歸檔有規(guī)范，更新有規(guī)定，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，銷毀有依據(jù)，開發(fā)利用有明確的目標(biāo)，庫房管理有良好的措施，真正落實(shí)《干部檔案工作條例》等制度的要求，積極推進(jìn)檔案管理的制度化、規(guī)范化建設(shè)，做到干部檔案管理工作有章可循，有規(guī)可依。（三）拓寬材料的收集渠道，完善檔案內(nèi)容。全面完整地收集材料是做好干部人事檔案管理工作的前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合，重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評定、年終表彰及干部審查、違紀(jì)處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時(shí)還要重點(diǎn)收集反映干部德、能、勤、績、廉等方面的材料，使干部檔案的使用價(jià)值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個(gè)人政治素質(zhì)、思想情操、工作作風(fēng)等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長、業(yè)績的材料。使檔案內(nèi)容更加全面完整，提高檔案的價(jià)值和利用率。（四）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)。做好干部檔案管理工作，應(yīng)具備幾個(gè)方面的素質(zhì)：一是豐富的檔案管理專業(yè)知識，掌握電子檔案管理系統(tǒng)。二是熟悉干部工作的政策法規(guī)，了解干部檔案評判標(biāo)準(zhǔn)。三是過硬的政治素質(zhì)，嚴(yán)守工作紀(jì)律。因此，高校應(yīng)采取有效措施，加大培訓(xùn)力度，使檔案工作人員了解《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》等法律、法規(guī)及檔案專業(yè)的基本理論知識，熟練地掌握和應(yīng)用管理檔案的基本技能。除加強(qiáng)專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)外，還應(yīng)加大計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識教育，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，注重加強(qiáng)檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。
四、結(jié)語
檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，借助檔案，能更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。高校在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)也應(yīng)解放思想、大膽創(chuàng)新以適應(yīng)時(shí)展的步伐，更好地為干部人事工作服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校更好地發(fā)展。
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作者:莊小雪 單位:黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院
