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［摘要］我國高校檔案管理現代化建設進程中遇到各種各樣的問題，如高素質的檔案管理人員缺失、高校檔案管理資金投入不足、檔案管理標準缺失等。這些問題的出現，導致高校檔案管理現代化進程受阻，必須有針對性地對高校檔案管理工作進行改進，加快高校檔案管理現代化建設。
［關鍵詞］高校;檔案;管理;現代化
高校在日常的管理、科研及教學過程中會產生各種各樣的檔案，這些檔案將對高校的發展發揮巨大的作用，例如高校檔案能夠給高校建設及管理工作提供參考依據，也能提供一些數據供教學工作評估使用。當今社會是法治社會，高校也必須堅持依法辦校，而高校的檔案就成為依法治校的依據和參考，高校檔案的作用是其他事物無法比擬的。高校在日常的管理過程中所產生的檔案是否規范、科學及質量的高低，決定了高校檔案管理現代化的進程，如果高校檔案的建立不合理、不科學，就無法實現檔案管理的重要作用。高質量的高校管理工作能夠形成高質量的高校檔案管理，而高質量的高校檔案管理工作能夠促進高校日常的管理工作。
一、高校檔案管理工作現狀
(一)未充分意識到高校檔案管理的重要性
當前高校一些管理者認為檔案的管理沒太大的作用，未能充分意識到高校檔案管理工作的重要性，簡單的認為高校檔案管理的好壞不能直接影響到學校的日常工作，無法量化。長此以往，就導致了檔案管理工作松懈，許多檔案材料遺失，很多數據流失。高校檔案管理人員認為管理檔案是額外的負擔，一些檔案卷宗長期積壓而未能及時整理。還有一些高校連續多年未整理檔案，更有甚者將檔案室改為雜物間。
(二)檔案管理工作效率低
當前計算機技術已在高校中普及，很多高校的檔案室已經實現了計算機技術的應用，然而，檔案室的計算機技術相對于現代化的技術還是存在很大的滯后性，很多學校是把計算機管理系統運行機制和功能目標確立在對本檔案館內部案卷級和文件級的目錄編制上。一些基礎性的檔案管理如檢索和統計，缺乏多媒體數據庫與全文數據庫。總之，當前的檔案管理工作效率低下，無法滿足各種用戶的實際需求，也無法滿足高等教育的發展要求。
(三)高校檔案管理人員水平參差不齊
眾所周知，高校檔案管理工作是一種技術性及專業性很強的工作，不僅僅是一項政策性的工作，這就對高校檔案管理工作人員提出了很高的要求，然而當前高校檔案管理人員的素質參差不齊，無法滿足新時期的高校檔案管理要求，很多管理人員之前未受過專業的檔案管理培訓及學習，同時高校在人員配置上較為隨意。很多高校檔案管理隊伍的年齡結構、職稱結構及知識結構不合理，這些情況導致當前高校檔案管理現代化進程緩慢，檔案管理工作人員工作積極性不高，服務質量低及工作效率下降，未能充分發揮檔案管理的作用，造成資源的極大浪費。
二、高校檔案管理現代化建設的對策
(一)創新管理模式及制度
首先，各高校要結合自身實際，參照《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《中華人民共和國檔案法》，建立健全各種管理制度，同時高校要上下一致重視檔案管理工作，這是做好檔案管理的保證及基礎。同時，要將責任落實到人，配合對應的考核制度及規章制度。其次，必須加強高校檔案管理的不斷創新。由于高校及社會的不斷進步，過去的檔案管理方式已經不能適應現代的發展需求，必須采用新的管理模式來替代傳統的管理模式，例如針對一些實際的操作手段和檔案管理環節的創新，具體有推行部門立卷、縮短立卷歸檔周期、工作方式改善及立卷創新等。如一些高校采用條形碼或二維碼替換傳統的檔案號碼，提高了檔案使用頻率及效率。第三，高校檔案管理工作要加強對原始素材的整理收集。要保證收集到的檔案的全面性及完整性，只有保證了檔案的完整性，才能夠保留檔案的基本特征，才能給廣大利用者提供珍貴的檔案材料，所以檔案館與立卷相關負責人要實現責任到人，務必由專人負責專門的檔案收集整理，確保檔案資料的完整性，同時高校還應當對一些文檔進行分類，這樣有利于文檔的查漏補缺。第四，要進行檔案信息資源開發。檔案是人類社會精神財富積累的直接體現，也是最能生動形象地描述人類社會史實的信息載體，因此檔案具有一定的法律效力及憑證性。這就要求高校檔案管理人員對檔案信息及意義有充分的理解和認識，同時還要求管理者對檔案的信息做到心中有數，檔案管理工作必須包括采集、歸納整理及應用三個步驟。采集檔案信息是前提，歸納整理是方式，最后才是檔案的利用及應用。高校檔案管理工作人員要充分開發及利用檔案資源，發揮檔案最大的功效，例如把檔案信息及時傳遞給教學科研人員，幫助其提高科研水平及教學質量，把經過開發加工的檔案信息及時傳遞給學校領導及有關職能部門，給高校領導者科學決策提供依據。
(二)努力提高檔案管理工作人員的專業水平
管理人員的專業水平是高校檔案管理績效的關鍵影響因素。優秀的高校檔案管理專業人員應具備較高的政治素養和覺悟，深知檔案管理的重要性，清楚檔案管理對于高校文化建設的作用，高校檔案管理工作人員需具備社會管理、經濟管理、檔案管理等專業知識，而且管理人員的素養也直接決定了檔案管理工作能否有序進行。懂得現代化管理理論和技術的管理人員，熟悉信息化技術并能熟練應用的工作人員，熟練運用網絡檔案管理平臺并能維護好信息系統的專業人才等復合型人才，都是現代高效檔案管理急需的人才。努力提高檔案管理工作人員的專業水平，一方面需要在選拔人才的過程中把好關，甄選出具有檔案管理文化專業知識、專業技術、專業技能的綜合性人才。另一方面，需要對在職的檔案管理人員進行繼續教育和培訓，對管理過程中需要運用到的新的理念、技術和技能進行培訓和考核，確保檔案管理人才能適應高校檔案管理的新要求，了解檔案管理的重要性，熟悉檔案管理過程中需要使用到的各類技術和技能。當前社會和經濟生活都在隨著信息化技術的發展而發生巨大的變化，新的行業和領域不斷形成，新的機遇和挑戰不斷出現，檔案管理業務也處于快速發展時期，在管理服務規模、形式上都出現了新的要求和挑戰，檔案管理人員專業技能的好壞直接決定了檔案管理工作的質量。檔案管理人員應努力學習新的理念和技能，努力拓寬視野，直面檔案管理工作中可能出現的新的狀況和挑戰，運用檔案管理的新理論、新技術、新技能來解決問題，利用專業的管理學知識來指導和改進工作，實現檔案管理單一型管理模式向復合型管理模式轉變，扎實有效地推進檔案管理工作。
(三)將現代信息技術融入到高校檔案管理工作中
隨著現代社會日益邁向信息化、數字化、智能化發展時期，計算機技術和網絡信息技術已經遍及社會各領域的日常管理工作中，檔案管理工作也不例外。快速、高效的管理要求已迫使高校檔案管理工作向現代化、信息化、智能化發展。信息技術可以為檔案管理工作的進行和改進提供全方位的技術支持。芯片技術、光纖和數字化技術、網絡和數字監控技術等都可以應用于檔案管理工作的各個環節，為檔案信息的儲存、保管、維護、調取等提供最優化管理方案，提高高校檔案信息的存儲、傳輸和調取速度和效率。現代化信息技術可以實現檔案管理從單一型向一體化轉變，從案卷、文件目錄等多方面的管理發展到全面的信息化管理，全面提高檔案管理工作的經濟和社會效益。高校檔案管理工作是保存高校精神財富的關鍵，是維護高校精神文明的重要一環。當今高校檔案管理工作中仍然存在管理資金不足、管理人員缺乏、管理制度落后等諸多問題，可通過創新管理模式及制度、努力提高檔案管理工作人員的專業水平、將現代信息技術融入到高校檔案管理工作中等多項舉措，提高高校檔案管理水平，促進高校檔案管理工作的高效有序進行。
參考文獻:
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作者:高偉娜 單位:吉林建筑大學
第二篇:高校畢業生人事檔案管理問題及對策
摘要：高校畢業生人事檔案是人才基本信息重要的載體。本文在充分分析新形勢下畢業大學生的人事檔案工作的意義和作用，分析指出管理上存在的幾個突出問題，并著重分析了如何才能更好的提升和完善大學生人事檔案管理工作，并針對出現的問題提出了相應的管理策略。
關鍵詞：畢業生；存在問題；對策
一、高校畢業生人事檔案管理工作的意義和價值
高校畢業生的人事檔案就如同每個人的身份證，客觀記錄了大學畢業生在大學學習期間包括生活在內的真實情況，是考量大學生全面素質發展，與大學生的生活、學習和工作密切相關。從某種意義上講，畢業大學生的人事檔案管理工作是否到位直接關系到畢業生能否更好的就業。
二、高校畢業生人事檔案管理工作上存在的突出問題
（一）制度不完善，管理匱乏
通過近幾年來對高校畢業生人事檔案管理工作的分析和總結來看，管理不到位、制度不完善是普遍存在的兩大問題。主要從以下幾方面來講：
1.管理制度缺失
很多高校畢業生檔案管理部門長期處于散漫管理狀態。管理規定和制度沒有明文規定只有模棱兩可，人事檔案管路工作只是一個形式，沒有給予足夠的重視。
2.管理混亂
管理程序混亂，管理工作無專人負責，檔案混為一談，無歸類，無登記，無案宗。
（二）管理手段落后，效率低下
目前信息化管理模式也被大多高校的畢業生管理工作所采用，但只是單一的通過使用計算機來獲取紙質檔案的查找工作，離真正實現信息化管理還有一段距離，信息化管理工作無法在畢業生人事檔案管理方面發揮其應有的效應。
（三）畢業生人事檔案與所有者分離
一般來說，我國人事檔案要求與持有者同步轉移。但我國目前對公務員以及事業單位等相關人員的錄用都是實行考試制度，由于目前我國對人事檔案管理較為嚴格，參加這些工作的畢業生檔案需要隨遷。與此相較而言，企業在人才錄用方面就自由的多，畢業生的學歷及社會經歷是企業選取畢業生更為注重的方面，而對人事檔案并非做出硬性的規定。因此，這一部分畢業生的人事檔案大多由人才所在地的人才服務機構實行托管。這就產生了畢業生檔案和本人分離的現狀，將對在企業工作的畢業生日后工作產生影響。
（四）畢業生本身對人事檔案的認知問題誤區
改革開放以來，社會不斷發展，人事管理制度也逐漸完善起來，人事分配制度的改變是人事管理制度的重大轉變，以往的畢業生畢業后國家統一分配工作的人事制度一去不復返，取而代之的是企業和大學生之間雙向選擇，如此一來，以往用人單位也從被動的接受畢業生變成了自主選擇、擇優錄取，畢業生把精力大多投入到如何找到對口的企業上面，自己的人事檔案情況也隨之拋之腦后。調查表明，絕大多數畢業生對人事檔案的認知聊聊無幾。他們都以為畢業證書拿到手就萬事大吉了，對于那些有組織關系的畢業生也只是關注自己的組織檔案，對人事檔案也大多是漠然的態度。對人事檔案的重要性認知匱乏，導致人事檔案在人力資源發展中無法發揮其應有作用。
三、新形勢下改進畢業生人事檔案管理工作的對策與措施
（一）加強畢業生提高對人事檔案重要性的了解認識教育
加大對畢業生人事檔案管理的重要性的宣傳力度，結合一些現實案例來講解人事檔案給畢業生未來的發展路程帶來的影響，從而達到提高畢業生對人事檔案管理重要性的認知程度。更為重要的是，人事檔案將直接關聯到日后的轉正晉升、保險福利等各個方面。以此來提高大學生對高校檔案管理工作督促和監督的積極性，更好的推動高校檔案管理工作更快的完善。
（二）加強對人事檔案管理人員的任職教育和技能培訓
加強對從事檔案管理的工作人員的相關技能和專業知識的培訓力度，并且讓他們意識到檔案管理工作是一項非常重要的工作，成立一支具備專業技能的檔案管理團隊更好的服務高校畢業生。
（三）加強畢業生人事檔案科學化規范化的管理
首先，制定一項完善的規章制度，實行規范管理。其次，檔案分類歸檔，做到目錄清晰。再次，加大對檔案信息化使用的力度。
（四）對檔案管理的模式進行創新，使檔案管理實現現代化
隨著社會的發展經濟的進步，互聯網也如雨后春筍班的發展起來，各行各業隨處可見互聯網的影子，這一先進的管理模式在高校檔案管理工作中也的得到了廣泛的應用。我們要充分利用信息技術這一先進手段來更好的對人事檔案進行管理，提高優質的管理水平，真正實現高校畢業生人事檔案的信息化。如：掃描技術可以對照片進行掃描，完善個人信息；條形碼技術、數碼技術等都可以應用到人事檔案管理工作中。因此，高校畢業生檔案管理工作中加大對信息化技術的的使用力度推動了人事檔案管理工作進入的信息化時代，實現了網絡共享，這將大幅提高檔案管理效率及水準。總體來說，檔案管理工作實現真正意義上的規范化、科學化不是一朝一夕的事情，需要長期堅持不斷的做大量而細致的工作。更需具備百厭不煩，堅持不斷的毅力。
四、結語
綜上所述，在社會主義這一新形式下，社會對人力資源的重視程度也步入了一個新的發展平臺。如何提高高校畢業生檔案管理水平是諸多高校面臨的問題之一。因此，只有實事求是，自我檢查、不斷學習，追求創新，科學認知，運用先進科學的管理技術，才能更好的做好高校畢業生檔案管理工作，給畢業生提供更優質、更高校的服務。
參考文獻
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作者:唐麗 單位:廣西科技師范學院
第三篇:高校人事檔案管理機制研究
摘要：高校人事檔案管理是一項管理任務，它對高校轉型發展具有積極的促進作用。針對高校人事檔案管理的現狀和存在的主要問題，提出從更新管理理念，優化管理模式，提高管理者業務能力，規范管理標準，以及構建開放式管理平臺5個方面進行改革，從而提高高校人事檔案信息資源的效能。
關鍵詞：人事檔案管理；信息化；信息服務
2006年5月8日中共中央辦公廳、國務院印發了《2006～2020年國家信息化發展戰略》，對各項工作的信息化管理工作提出了明確要求。信息化管理給傳統的高校人事檔案管理工作也帶來了挑戰，高校人事檔案管理理念、管理制度、管理技術平臺、管理人員都存在這樣那樣的問題和不足，如何實現高校人事檔案管理高效、精準的信息服務是高校人事檔案管理工作的重要課題，為此，筆者針對進一步優化高校人事檔案管理機制進行探討，以求解決實際問題之良策。
1高校人事檔案管理現狀概述
1．1基礎設施簡陋，軟硬件條件不足
如今，人事檔案有傳統的紙質材料和電子檔案兩種載體，通常高校人事檔案中干部職工的檔案材料由檔案部門保存，而學生檔案則由學工處負責保管，兩個部門之間相對獨立，各自為政。各個部門使用的檔案信息管理軟件有一定差別，不能相互聯網，從而建檔的規模化、通用化的管理軟件起不到應有的功效，也很難發揮良好的作用。由于缺乏對高校人事檔案信息化建設的重視，檔案部門的基礎設施都普遍不夠完善，電子錄用檔案的基本設備也不夠齊全，如計算機、掃描儀、縮微設備都無法及時更新換代，基礎設施陳舊，許多檔案材料歸檔整理仍然停留在手工操作基礎之上，管理人員缺乏檔案管理專業背景，出現專業素質偏低，專業技能低下的現象，導致人事檔案信息化滯后，制約了高校人事檔案管理工作現代化建設的發展。
1．2管理標準不一，難以實現檔案數據共享
人事檔案管理信息化建設的重要內容是有一套規范化、統一化的管理標準。高校人事檔案管理由于檔案材料歸檔保存的單位不統一，對干部職工的檔案和學生的檔案由不同部門保管，各自為政擁有相應的管理制度，并根據部門的工作對象和特點制定檔案收集、整理、加工的標準，結果無法達到統一規范的管理目標，也很難實現檔案數據的共建共享。
1．3人事檔案利用水平不高，管理人員服務意識薄弱
高校人事檔案的管理的根本目的就是為人事部門制定相關的人才引進政策，提高高校師資管理水平。由于高校檔案管理人員存在著服務理念落后、服務意識淡薄，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案利用率低下，使人事檔案成為一個擺設。“用戶第一，服務至上”的宗旨徒有虛名，但沒有真正付諸實踐，成了形式化；服務方式單一、封閉和被動；沒有很好的開發和利用檔案文獻資源。伴隨著高校的轉型發展，高校檔案文獻資源也面臨著新的挑戰，檔案資源的整合與利用也需要不斷的改進方式方法，高校檔案管理人員對檔案資源的開發和利用價值認識不足，甚至于錯誤地理解，勢必會影響高校檔案管理人員對高校檔案管理事業的價值認識，管理人員的心理就容易氣餒，甚至對檔案管理職業萌發厭煩，檔案管理事業的使命感就無法認同。
1．4管理模式落后，管理方法墨守陳規
伴隨著信息化時代的到來，檔案管理模式也打破了傳統的、封閉的方式。高校人事檔案管理錄入普遍處于手工、半手工操作，盡管實施了計算機管理，將紙質檔案變成了電子檔案，但還有一部分人事檔案的根本信息缺乏系統管理，因此，人事檔案管理的整體工作效能還未真正的提高，停留在傳統管理模式的檔案歸類分類方法、整理規則、著錄標準等跟不上人事檔案數字化建設的要求。
2阻礙高校人事檔案信息化管理的主要問題梳理
高校人事檔案信息化建設滯后，檔案社會利用率偏低，根本原因有以下幾個方面。
2．1管理理念墨守陳規，不利于高校教育體制改革發展的需要
受傳統觀念的影響，高校人事檔案管理者停留在過去的管理思想基礎上，認為只要恪守保密原則，對檔案管理仍堅持重藏輕用，認為只要按時接收，妥善保管，確保檔案收藏，需要時能提供憑據就萬事大吉了，很少去思考如何進一步挖掘檔案信息資源，優化檔案管理模式和管理辦法，提高檔案的利用價值的問題。隨著高校教育改革不斷深化，辦學規模也逐步擴大，以及高校陸續進行的一系列人事制度改革，高校人事檔案材料的來源更廣、知識含量更高，加上信息公開制度的實施，檔案社會利用率也隨之呈現。檔案信息化建設的優劣也是衡量高校現代化水平的重要標尺［1］。因此，高校人事檔案管理工作首先必須轉變思想觀念，強化管理意識，尤其是消除安于現狀，不思進取的保守觀念，樹立信息檔案、服務育人的管理理念。
2．2封閉式的管理模式，不利于信息公開制度下的高校人事檔案管理制度的發展
迄今，不少高校人事檔案還停留在內部自行管理當中，處于一種鎖在深宮無人知的狀態。高校人事檔案仍處于單位內部的組織、人事檔案機關收藏，僅僅是為了應對上級領導或組織的查閱，提供旁證之用。管理制度不夠完善，管理機制不夠健全，檔案管理處于被動接收材料，很少考慮主動開發檔案信息資源，變被動為主動服務于高校教育機構的改革當中，與市場經濟開放格局當中，開發高校人事檔案信息創造更多的社會效益和經濟效益不相符，在信息化建設飛速發展的今天，這種管理模式非常不利于高校人事檔案信息資源的建設。
2．3檔案管理人員專業素質不足，專業技能影響了服務水平
高校人事檔案管理的信息化建設關鍵因素之一在于檔案管理人員的隊伍建設，檔案管理人員有相當部分是兼職，對檔案管理工作認識不足，責任意識和專業素質欠缺，收集不及時，整理不到位，保管不嚴格等原因，導致相當一部分檔案材料的散失、破損，甚至因受潮霉變，或被蟲噬損壞，忽略防潮、防蟲等處理，該修復的不及時修復，該去霉、托裱、補缺的工作也沒有做好，以至于破損的檔案材料積壓越來越大，最終造成信息化資源建設成本加大。另外，用戶對高校檔案管理利用提出了高標準嚴要求，如果檔案管理人員滿足于傳統服務方式，很難解決用戶的實際需要。因為檔案管理人員既是檔案信息的管理者，又是檔案信息利用的咨詢師。因此，高校要注重對檔案管理人員的業務培訓和進修學習，培養和造就一批具有綜合素質好，業務精通的人事檔案管理工作者。
2．4技術軟硬件設施落后，制約了高校人事檔案管理服務
在普遍實行計算機管理的社會，高校人事檔案部門也大多采用計算機管理，但是所配備的儀器仍然比較落后，大多僅用于打印辦公文字處理，檔案管理系統也很少能與時俱進的換代更新，導致檔案信息的錄入、存儲和利用大多處于低水平狀態。伴隨信息公開制度的實施，社會信息化，技術網絡化的發展，用戶對檔案信息資源的利用需求特點和利用方式都發生了深刻的變化，一方面，如果不加強對人事檔案管理的基礎建設投入，另一方面，如果不切實有效地改進檔案管理數據庫系統，高校人事檔案信息化建設將處于低層次服務中徘徊。
2．5檔案管理不夠規范，檔案材料整理不夠標準，影響了檔案信息化建設的進程
檔案材料的收集、整理、修復等工作都有科學的標準和工作規范要求。但是，在高校中，由于各種歷史原因和環境因素，高校人事檔案管理存在著管理不夠規范，材料整理不夠科學，導致檔案材料收集、歸納、整理質量不高。在檔案信息化建設的過程中，越來越多的檔案宗卷急待進行數字化處理，形成以磁盤、光盤等音頻、視頻等多媒體的載體，為此，需要一套科學的、標準的業務章程，作為規范傳統的檔案信息資料的加工和處理依據。
3加快高校人事檔案信息化建設的措施
信息時代，高校人事檔案的信息化建設是高校科學管理的趨勢，高校教育體制的深化改革給高校人事檔案管理帶來了契機和挑戰，信息公開制度下，高校人事檔案信息資源的利用價值得以顯現。近年為我國高校不斷地深化改革，高校人事檔案管理工作也在不斷的發展，但與檔案信息化管理還存在一定的差距，為進一步推進高校人事檔案信息化建設，應深入思考管理工作中的一系列實際問題。
3．1更新管理觀念，強化信息化建設意識
一直以來，人事檔案工作處于封閉保守，坐等用戶上門，被動服務的方式束縛了人事檔案作用的發揮，由于保密性原則，使人事檔案管理人員忽視對動態信息的記錄和歸檔，造成重復歸檔現象屢見不鮮，歸檔不齊全、檢索效率低等問題時有發生。盡管人事檔案的保密性比其他檔案更強，但這并不意味著人事檔案任何時候都不能公開的。隨著信息公開制度的頒布和實施，高校人事檔案作為重要的人才信息資源也應視具體情況來定，該保密的不能公開，可以利用的要積極地充分發揮其利用價值。檔案管理部門應轉變傳統觀念，變被動服務為主動服務，為人事決策提供參考；為社會人才市場的建立和完善提供指南。例如，社會人才市場出現的下崗、轉崗、分流等新興人事制度，人事制的推行，使不少“單位人”變成“社會人”，人事檔案管理也隨之朝自由度方向發展。傳統的人事檔案管理理念已不能適應新時期社會發展的需要，因此，檔案管理機構就必須與時俱進轉變觀念，擴大歸檔范圍，相應建立“人事卡片”、“人才信息庫”等目錄索引，將各類人才的基本信息、業務考核、業績成果等材料以數據庫的方式，為有關部門提供信息服務。
3．2優化管理模式，提高管理效率
縱觀整個信息服務業，無論是人力資源的結構，技術設施和技術力量的資源配置，還是獲取信息資源的能力，檔案機構都明顯處于弱勢，在當今信息化的社會中，市場競爭日益激烈，如果檔案機構墨守陳規，不改變傳統的管理模式，勢必會繼續在信息服務業的底層徘徊。檔案機構擁有與其他信息服務機構不同的資源優勢，就在于檔案文獻信息資源的原始性、真實性和有效性，如果充分挖掘和利用好檔案文獻信息資源，將會使檔案機構在競爭市場處于不可替代的位置，前提就是對檔案管理模式進行有效改革。目前，高校人事檔案管理有兩種模式，即集中管理模式和分散管理模式。集中管理模式就是將全校的檔案全部由本校檔案館統一管理；分散管理模式則是將不同的人事檔案管理不同職責部門管理，例如干部、職工的檔案集中由人事部門管理，學生檔案則歸學工處或教務處管理。集中管理模式優勢在于精簡機構和人員，能充分利用檔案部門的基礎設施和場地，較容易實現人事檔案信息和其他檔案信息資源共享［2］。收集檔案材料中遇到的難題，可從黨群、科研等檔案中查尋補充，與此同時，也有助于檔案管理人員在編研的成果上從橫向和縱向兩個維度得到強化。在嚴格遵循人事檔案保密準則，完善人事檔案的登記審批手續，實現檔案資源利用的真正增值。分散管理模式的依據是中共中央組織部、國家檔案局聯合頒布的《干部檔案工作條例》（1991年4月），干部檔案要接受行政主管部門的監督和指導，保證黨絕對管干部的所有目的，才能納入分散管理職能部門。這兩種管理模式各有利弊，高校應從自身實際情況出發，對人事檔案進行科學化、資源化管理。①構建人事管理工作網絡，例如成立校一級的檔案工作委員會，賦予該委員會相應的職能和職責，對檔案管理工作中出現的矛盾和問題進行協調管理；②可公開的檔案資料和需要保密的檔案資料區別對待，前者可納入集中管理，后者則由專門的行政部門來管理；③制定相關的制度確保優化高校人事檔案的管理，例如，人事檔案中的查閱借用制度、轉遞制度、保管保密制度等，有這些制度的建立和執行，才是促進高校人事檔案管理模式優化的重要保障。
3．3提高管理者專業素質，注重管理人員隊伍建設
眾所周知。人才是推動社會進步的關鍵因素之一。檔案管理事業中人才隊伍的建設也是影響檔案管理效率和效果的重要基礎，高校人事檔案資源能否充分、有效地被開發和利用，也依賴于良好的檔案管理人才機制的實施。據調查，情緒衰歇也是高校檔案管理人員工作倦怠的主要表現之一［3］，可見，有效的情緒管理對緩解管理人員的工作壓力，釋放或解除不良消極情緒，正確認識檔案管理事業的歸宿感和成就感，形成良好的人格是至關重要的。檔案管理職業道德是從事檔案工作的人們在工作中的行為規范的總和。它既為了很好地履行本行業的社會職責而對檔案管理從業人員提出的特殊道德要求，也是社會道德通過檔案管理工作在個人身上的具體化，突出的是檔案管理人員個人的道德義務與責任。高校管理者應充分認識到人事檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理人員隊伍建設。①高校檔案管理人員來源于不同的文化背景，專業水平參差不齊，人格各異的群體，為了與高校教育管理協同發展，加強高校人事檔案管理人員的職業道德修養。通過各種形式的培訓和學習，讓檔案管理人員了解和掌握人事檔案工作的特點、業務技能；②建立健全人事檔案管理的規章制度，嚴格按照人事檔案管理工作規范要求進行歸檔、建檔；③針對檔案管理人員隊伍流動性、不穩定性，新人多、兼職多的現狀，辦求從穩定隊伍出發分配專業的檔案管理人才進行專業工作，以便更好地找準開展工作的切入點，從而提高人事檔案管理工作效率，完善管理機制。
3．4規范管理標準，實現檔案數據的共建共享
規范化、統一化的管理標準是目前事業單位人事檔案管理信息化建設的關鍵所在［4］。誠然，人事檔案管理工作也是要遵循一定的業務規則的，這樣檔案管理的質量才有保證。找出檔案管理中存在的實際問題，從而有目的、有計劃地針對問題進行管理，同時，要注意動態性的人事檔案管理過程中隨時都有各種各樣的問題出現，因此，建立健全人事檔案管理制度就十分必要。不同部門之間應相互溝通和交流，達成基本共識，以此避免各自根據自身問題和特點自行管理，缺乏必要的、統一的業務規范和管理標準，既不利于檔案信息化建設中檔案數據的共建共享，也增加了檔案管理成本。
3．5構建開放式的管理平臺，加強安全性管理
人事檔案信息網絡服務平臺是基于互聯網的信息提供和查詢網站［5］。互聯網技術的飛速發展，為人事檔案信息管理系統網絡服務提供了更多的便利，也使遠程獲取所需信息成為可能。隨著高校辦學規模的擴大，學科建設急需人才，人事檔案信息網絡服務平臺在人才招聘管理中發揮了積極的作用。人才市場的活躍和各領域對高層次人才的迫切需求，為人事檔案信息服務平臺的構建和發展提供了廣闊的天地。高校人事檔案管理和服務平臺也顯得尤為重要。保密性和安全性是檔案管理兩個重要問題。高校人事檔案管理是人才管理的重要內容，因此，確保人事檔案的安全性是很有必要的。①建立人事檔案信息化管理的規章制度，以及人事檔案信息化的安全管理準則，同時，不斷完善相應的信息安全保障體系，規避人事檔案信息泄密現象的出現；②建立人事檔案數據備份和恢復機制，規范檔案借閱管理相關手續，確保檔案信息的存儲與利用的安全；③加強對人事檔案管理人員的安全性、保密性教育，培養他們的安全意識，使他們掌握一定的安全技術和技能；④在信息公開制度下，不違背檔案保密條例的原則上，存儲、開發和利用檔案資源，數字檔案和紙質檔案分開保存，以防萬一丟失或泄密，還有源可尋。總之，現代高校在不斷地發展，高校教育體制改革也在不斷地深化，為高校人事檔案管理帶來了挑戰，也帶來了機遇。信息公開制度下的高校人事檔案管理工作出現的許多問題，歸根到底在于機制不夠完善，因此，健全和完善人事檔案管理制度是十分必要的，人事檔案管理人員既是檔案信息資源的管理者，也是檔案信息資源的開發和利用的導航者。高校人事檔案管理工作應秉乘國家有關信息化發展戰略的指導，加強對人事檔案管理的理論和技術學習，不斷提高人事檔案管理水平，從而將人事檔案信息化管理工作推向新境界。
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作者:梁偉杰 單位:欽州學院
