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【摘要】
本文分析了高校基建檔案管理現狀，提出了高校基建檔案管理規范化的途徑：提高重視程度，增強全院師生的基建檔案意識；做好基建檔案制度建設，強化執行力度，提高基建檔案服務水平；完善基建檔案監督管理機制；對基建檔案管理人員要不斷進行再教育，提高其創新服務能力；拓展基建檔案的信息來源，提高基建檔案收集的完整性；充分利用信息化的管理手段。
【關鍵詞】
高校；基建檔案管理；規范化；途徑
近年來，在《國務院關于加快發展現代職業教育的決定》號召下，各地市的高校如雨后春筍般快速建立起來。高校基建檔案是在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的對學院未來的發展有價值的文字、圖表及聲像載體等材料。基建檔案的價值是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”。高校基建檔案不僅是記錄基建歷史的真實寫照也是涉及各方面權益的憑證和依據，在維護學院權益和學院未來建設、發展方面的作用無可替代。它是高校基本建設發展和科學規劃工作的真實記錄，同時也為學院的后勤服務工作提供了有力的信息保障，是整個學院檔案的重要組成部分。因此，加強高校基建檔案的管理勢在必行。本文簡要分析了高校基建檔案在整個學院檔案中的重要性及目前管理的現狀，提出了提高高校基建檔案管理規范化的途徑。
一、高校基建檔案管理現狀
1、領導重視程度不夠
合并中的高校領導大多都把學校工作的重心放在教學管理和招生就業上，認為基建方面只要把工程的質量關把好就行了，對于基建檔案的重要性認識不足，重視程度不夠。
2、管理人員素質不高，責任心不強
大數多的基建檔案管理人員都是臨時指派的，不但沒有專業工作能力而且沒有責任心，更談不上和學院檔案館檔案管理工作的統一。
3、管理制度不規范，管理手段落后
目前基建檔案管理大多沒有明確的管理制度，多是進行最基本的材料收集、整理與保管，沒有按制度對基建檔案資料進行分類、編研，至于基建檔案的利用更是得到不保障。在高校合并初期，工程量大，基建檔案多，加上領導的重視程度不高，現代化的管理工具也不能及時配備，手工管理模式仍是目前管理的常態。手工管理效率低，不能完全體現基建檔案的參考價值和使用價值。
二、高校基建檔案管理規范化的途徑
1、提高重視程度，增強全院師生的基建檔案意識
首先要積極主動的通過學院網絡、廣播、報紙等媒體大力宣傳基建檔案在學院建設發展中的重要作用，引起全院師生對基建檔案的重視；其次，要求各部門要積極參與配合，把日常工作中接觸到的基建檔案要及時交給基建檔案管理人員讓及時歸檔；再次，要在各部門明確1名基建檔案管理工作的對接人，對這些對接人要定期實行培訓，讓其全面了解基建檔案的歸檔案范圍和近期的收集動向，以方便大家更好的為基建檔案管理工作服務。
2、做好基建檔案制度建設，強化執行力度，提高基建檔案服務水平
要根據本院的實際情況和檔案管理需求，建立起適合合并時期高校的基建檔案管理機制，來保障基建檔案管理工作的常態化開展。一是要做好保密制度，確保基建檔案不失密、不泄密；二是要制訂好《基建檔案工作制度》、《基建檔案借閱制度》、《基建檔案保密制度》、《基建檔案庫房管理制度》、《基建檔案利用制度》，使基建檔案歸檔有明確的范圍，立卷有嚴格的標準，借閱有特定的制度，保密有條例，庫房管理有合理的措施，開發利用有明確的方向和目標。三是各項制度要上墻，基建檔案管理工作者要嚴格按照制度辦事。只有這樣基建檔案管理人員才能做到一絲不茍，在工作中做到有的放矢。
3、完善基建檔案監督管理機制
基建檔案是學院建設過程中形成的第一手資料，在學院以后的建設發展中起著至關重要的作用，所以基建檔案的監督管理機制一定要完善。完善的監督管理機制能有效地發現、制止、糾正基建檔案使用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，以保證基建檔案的完整與安全。
4、對基建檔案管理人員要不斷進行再教育，提高其創新服務能力
學院的基建檔案管理人員基本上都是兼職的，各方面的素質都有待提高。要不斷對基建檔案管理人員進行繼續教育，提高基建管理人員的業務水平和思想境界。在新形勢下，傳統的檔案管理模式和服務方式已經不能滿足時代的需要。通過繼續教育學習使得基建檔案管理人員掌握現代化管理手段，把基建檔案管理由原來的手工管理變成現在的數字化管理。通過學習，讓基建檔案管理人員從思想深層認識到基建檔案在高校檔案管理中的重要性，以促使其發揮更大的潛能做好基建檔案管理工作。
5、拓展基建檔案的信息來源，提高基建檔案收集的完整性
高校的基建檔案管理工作由于各方的重視程度不高，這就要求我們基建檔案管理人員首先要明確出基建檔案的收集范圍，其次要依據基建檔案形成的規律和特點，有效的指導和組織各相關部門做好基建檔案的立檔工作，確保基建檔案立檔工作的順利進行。
6、充分利用信息化管理手段
通過計算機技術對文件、圖表、檔案的全部信息進行統一管理，對基建文件信息的生成、基建檔案信息的轉化、基建檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，來提高基建檔案管理的效益，實現基建檔案管理信息化。計算機輔助管理已成為新時期檔案管理的發展趨勢。把竣工圖等材料可以通過EXCEL電子表格建立檔案數據庫，使基建檔案管理全面進入信息化時代。學院基建檔案管理工作是一項既重要又專業性很強的工作，所以在今后的工作中基建檔案管理者要提高認識，采用電子化和信息化的管理方法，高效管理，使高校基建檔案的管理與時俱進。
作者：豆亞玲 單位：寶雞職業技術學院
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第二篇：大數據時代高校檔案管理優化
摘要：
大數據時代，高校檔案數據具備規模巨大、多源異構、價值密度低及處理迅速等基本特征。檔案大數據對傳統檔案管理觀念、管理技術、數據安全和人才需求提出了新的挑戰。
關鍵詞：
大數據；高校；檔案管理；路徑優化
隨著云計算、物聯網技術的發展，人類社會不可逆轉地邁入大數據時代。在大數據背景下，“一切歸檔”的檔案理念正在進入人們的視野。檔案大數據給高校檔案管理帶來了前所未有的挑戰，如何優化高校檔案管理已成為一個迫切的話題。
一、高校檔案大數據的基本特征
檔案大數據，是指涉及檔案的規模巨大到無法在一定時間內用傳統的常有軟件對其內容進行抓取、管理和處理的數據集合。大數據時代，高校檔案數據具備大數據的基本特征。
1.檔案數據規模巨大
大數據時代，高校管理各業務系統產生的一切具有保存價值的文件、數據、視頻、實物等都能構成檔案信息。在傳統檔案收集范圍之外，新的基于信息系統形成的電子數據成爆炸性增長。另外，隨著檔案信息化進程的推進，大量的館藏實體檔案被加工轉化為數字檔案。檔案“存量”與“增量”的聚集，使高校檔案規模呈現海量增長。
2.檔案數據結構多源異構
高校檔案涉及黨群、行政、科研、基建、出版、財會、聲像等十多個門類，基于不同業務系統產生的數據資源有結構化數據、半結構化數據和非結構化數據。這些多源異構數據相互關聯，共同構成了高校檔案數據整體。
3.檔案數據價值密度低
檔案數據總量的擴大，最大可能地保障了檔案收集的全面性，海量數據的存儲能較好地保障數據的歷史價值。但從利用的角度來看，與傳統檔案相比，更多的檔案數據可能發揮不了使用價值。以視頻為例，連續不間斷監控過程中，可能有用的數據僅有一兩秒。可見，檔案數據價值密度高低與檔案數據的總量成反比。
4.檔案數據分析處理迅速
大數據核心的價值，就在于對于海量數據進行分析，為用戶提供更多快速、準確的個性化服務。在大數據背景下，用戶對檔案利用有更高的要求，檔案數據的處理速度是關鍵的一步。大數據技術能充分保障數據的快速處理，為用戶挖掘更多真實可靠的需求信息。
二、高校檔案大數據管理面臨的挑戰
1.對檔案管理觀念的挑戰
傳統檔案管理中，檔案的收集、整理、保存、利用均遵循一定的價值主線展開。在資料來源上尊重全宗原則，關注檔案形成的方式；檔案鑒定上注重對單個文件的價值判斷；保管對象上側重對檔案實體的關注；檔案服務上側重于用戶對檔案的查詢與利用。大數據時代，檔案管理觀念、理論、方法、途徑均發生了很大的變化。“以用戶需求為中心”的檔案理念將取代傳統的“重保管輕利用”管理觀念，人們可以不再關注檔案的“為什么”，只需知道“是什么”；不必注重檔案數據如何形成，只要重視檔案數據怎樣利用，從海量數據中挖掘出有價值的信息，進行科學預測或充分滿足用戶的需求。
2.對檔案管理技術的挑戰
大數據時代，檔案來源的單一途徑已徹底改變，幾乎所有的組織、個人均能產生類型不同、結構各異的檔案數據。檔案管理需要借助現代管理技術有效實現對檔案大數據的收集、存儲、分析、利用，進而推動檔案管理信息化水平的不斷提升。在檔案收集上，要采取更多的數據處理技術，實現檔案系統管理的前端控制；在檔案存儲管理上，要應用更多的存儲處理技術，保障數據安全；在檔案利用中，要提升檔案智能化服務技術，以更高效地服務用戶。
3.對檔案數據安全的挑戰
傳統檔案安全管理，從“人防、物防、技防”三個方面注重對檔案實體的絕對保護。大數據時代，檔案安保“三防”原則仍未改變。與傳統檔案的安全保護相比，現代檔案數據的安全將面臨更大的挑戰。這些檔案數據的存儲設備更易受到損壞，數據保管及讀取技術更易遭到淘汰，檔案數字化轉換可能導致檔案的原始憑證性改變，檔案數據的網絡安全更易遭到黑客攻擊，檔案電子數據面臨丟失、篡改、損毀、泄密的風險日益加大。
4.對檔案人才的挑戰
大數據時代，對檔案人才有了更高更新的要求。檔案工作者除了要掌握檔案專業知識與技能外，還要熟悉大數據知識與技術，能較好進行數據庫管理、大數據分析處理等。檔案管理部門要更多地培養和引進數據工程師、數據分析師、高級管理師等專門技術人才。
三、優化高校檔案管理的路徑選擇
1.樹立現代檔案管理理念
只有首先實現思想觀念的現代化，才有檔案工作的現代化。大數據時代，檔案管理工作者要解放思想，更新觀念，遵循人本原則，加強現代管理意識，樹立大檔案、大數據、大平臺、大服務理念。檔案工作者應積極適應檔案工作知識化、社會化、網絡化、人性化的需要，克服傳統檔案管理的惰性，實現檔案工作由“重保管輕利用”到“以用戶需求為中心”的管理觀念轉變，改變傳統的“出現問題—邏輯分析—因果關系—解決方案”逆向思維模式，運用“收集數據—量化分析—相互關系—優化方案”正向思維模式，從大量的檔案數據中挖掘出數據背后的隱性信息與知識，實現用戶更多的個性化需求。
2.推進檔案信息化建設
高校檔案信息化建設，是指通過運用現代信息技術，不斷開拓包括電子檔案在內的檔案資源，并不斷創造新的檔案信息資源利用。檔案信息化建設順應了社會發展的需要，能有效實現檔案資源的數字化、信息服務的網絡化、檔案管理的規范化和檔案資源共享的最大化。（1）搞好檔案信息化基礎設施建設。裝備先進的檔案信息網絡系統和檔案信息化設備，有效實現檔案信息傳輸、交換、檢索、利用。（2）搞好檔案信息化資源建設。堅持大檔案原則，努力實現館藏檔案的數字化和新增電子文件的收集，全力建設館藏檔案目錄中心數據庫、數字檔案全文及專門數據庫。（3）搞好檔案信息化標準規范建設。在電子文件的形成、接收、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、傳輸、利用和管理等方面構建標準化或制度化要求，為檔案信息化建設發展提供技術標準和制度保障，確保檔案信息和網絡運行安全。（4）搞好檔案信息化利用服務建設。用戶已不滿足于檔案數據與文件的利用，更希望能獲取數據背后隱藏的信息與知識。檔案利用服務產品也由傳統的提供數據、文件轉變為提供知識。要改進檔案知識服務技術引擎，努力建設資源與學術搜索引擎、資源服務推薦引擎、知識服務社區實體行為智能分析引擎、用戶知識需求預測引擎及多維度信息獲取、組織、分析、決策引擎等。
3.促進檔案管理法治化
（1）堅持檔案管理的合法性原則，做到有法可依。建立健全檔案管理的法律法規和技術規范，是高校檔案工作的根本保障。大數據背景下，更要加大數字檔案技術標準與管理制度的創建工作。在宏觀政策層面，堅持國家頂層設計，構建起適應國家信息化戰略的電子檔案管理目標、原則、規劃和法律框架；在制度和資源管理層面，有關部門應建立起科學合理、操作可行的管理制度和行動措施，對管理制度、技術標準、操作規則、數據系統等進行精細化規定。微觀層面，高校要制定有關檔案管理規章制度，全面規定學校檔案工作管理體制、檔案機構基本任務與職責、專（兼）職檔案隊伍建設、檔案發展經費、檔案設施配備、文件材料歸檔、電子檔案接收、檔案管理、檔案利用與開放、檔案工作考核與獎罰、檔案信息化建設等。（2）堅持檔案管理的合理性原則，做到因地制宜。隨著社會的發展，可能出現法制滯后、法律真空的情況。在無法可依的情況下，高校應緊密結合校情，在自己的權限范圍內制定具體的檔案管理規則。高校因地制宜先行探索檔案立法，既合理合情，又發揮了“試驗田”作用，一些成功經驗，甚至可能科學上升為國家立法依據。（3）堅持檔案管理的發展性原則，做到與時俱進。檔案管理法制化更要關注法制的公平、正義和合理性，貫徹立法的民主化原則，真正遵循檔案工作內在規律，減少部門利益立法。針對檔案管理中出現的各種新問題，及時推動檔案法規的立、改、廢，與時俱進，實現動態立法。在檔案管理法制化進程中，既要堅持按法制辦事，保障法制的權威執行，也要堅持法制的正確實施，加大執法監督。
4.構建現代檔案安全保障體系
（1）健全檔案安保制度。高校應在檔案，尤其是數據檔案的收集、整理、保存和利用上制訂一整套嚴格的檔案安保制度。定期或不定期舉行檔案安全教育和培訓，提升職工安全意識和安全技能。層層強化安全責任，確保檔案安保制度的精準實施，確保檔案安全的萬無一失。（2）完善檔案安保設施。按“防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防霉、防高溫、防強光”等安全標準，全力建成現代化檔案庫房。除了配備滅火器、驅蟲藥、溫濕度計、空調機、除濕機等傳統安保設備外，還應配備庫房密集架、數字高清視頻監控系統、紅外防盜系統、自動滅火系統、溫濕度監控系統和電子門禁系統等現代安保設施設備。建成獨立可控的局域網及信息機房，配置網絡安全設備、存儲備份設備及高校檔案管理平臺。（3）強化網絡信息安全。鑒于檔案數據的電子化特征，網絡信息安全建設應得到特別重視。高校檔案館的信息網絡要設置獨立的服務器，加裝單獨的防火墻，對網絡信息進行物理過濾。檔案信息化建設時，采用絕對安全的檔案管理信息系統。檔案數字化工作盡量由高校檔案館自己完成。條件不具備的，一定要選擇經政府部門認可的檔案中介服務機構作為合作對象進行數字化加工。對檔案數字化內容要謹慎選擇，對涉密程度很強的檔案可以掃描，但不能上傳到檔案利用服務網絡，以便從源頭保證檔案內容信息的安全。另外，對已形成的數字檔案應進行及時實現遠距離異地備份，進一步增加安全保險系數。
5.加強檔案人才隊伍建設
檔案人才隊伍建設是開拓檔案事業的關鍵。大數據帶來的巨大變化，在思想意識、專業知識與技術水平方面給檔案工作者提出了全新的要求。檔案工作者應實現從檔案專門人才到復合型人才的轉變，除了要精通檔案專業知識外，還要熟練掌握現代信息知識和技術。檔案管理人員更要具備現化檔案管理知識、大數據意識與專業技能。加強高校檔案人才隊伍建設，主要通過兩種途徑：一是加大擁有現代檔案知識、技術人才的引進。二是著眼于在職檔案人員隊伍整體素質的提升。鑒于檔案工作在高校工作中的地位和影響，第二種途徑是主要的方式。高校可采用繼續教育、專題培訓、專題講座、學術交流、科學研究等多種多樣的教育培訓。通過培訓，加強職業道德教育，培育愛崗敬業精神；加強檔案專業知識教育，夯實檔案工作基礎；加強市場經濟意識教育，提升服務社會意識；加強現代技術技能培訓，適應大數據時代要求。
總之，大數據時代，檔案管理面臨新的機遇與挑戰。唯有進一步解放思想，加大人、財、物的投入，采用新的檔案數字與管理技術，推動檔案信息化和法制化進程，才能進一步持續、規范、創新、優化檔案管理。
作者：李彥 單位：湖南師范大學檔案館
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第三篇：高校檔案管理創新
【摘要】
檔案管理工作對于搞笑的管理來說是非常重要的，高校的不斷發展，也要求檔案管理工作進行創新。創新是民族進步的不竭動力，運用現代的手段對于高校的檔案管理工作進行創新，使檔案管理工作充滿升級與活力，從而得以不斷的發展。本文主要概述了在新形勢下高校檔案管理創新的重要意義及必然性，也提出了能夠對于高校檔案管理工作進行創新的幾點措施。
【關鍵詞】
新形勢；高校；檔案管理；創新
創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家能夠得以興旺發達的不竭動力，想要有發展就要有創新，高校的檔案管理工作也是如此，只有高校的檔案管理工作不斷地進行創新，才能夠使得檔案管理造福于社會大眾，緊跟當今社會發展的步伐，適應社會對于檔案管理的新的要求。
一、高校檔案管理工作的重要意義
1、高校檔案管理有利于學生的信息管理。在高校的檔案管理中也包括教學檔案，教學檔案是高等院校學生學籍管理一種形式，由于這些檔案都是需要長期保存的，學生在畢業可能多年之后學籍信息可能會散失，而在教學檔案之中就保存在高等院校學生的學籍信息，以便能夠為畢業生的用人單位提供畢業生在校就讀的學籍證明。學生檔案是用人單位了解學生的第一途徑，在教學資料中有著學生的一些基本信息以及學生所受到的獎懲情況、獎學金情況等等，這些都能夠直接的表達出學生在學校期間的表現情況，對于學生的就業起了直接的影響。
2、高校的檔案管理能在一定程度上促進教育教學管理。在教學檔案之中存在著大量的教學材料，教師可以通過這些教學材料總結出新的經驗以及新的教學方式，發現自己在教學之中存在的一些問題，并且主要針對于這些問題對于教學方式方法以及教學的過程進行改進，同時在教學檔案之中還記錄著一些比較重大的管理過失，高等院校通過對于這些失敗的案例進行整合分析，可以避免在今后的管理工作中發生類似的現象，糾正在教育管理環節中的錯誤，并且加以彌補，從而來形成更加正確、更加科學合理的教學管理，提高教學管理的效率，促進教學目標的實現。另外教學檔案還能夠進行信息反饋，教師通過這些反饋信息進行比較，可以發現哪些學生在那些方面存在問題，進而針對問題進行重點的培訓，以提高教學效率。
3、高校檔案管理是教學管理的重要依據。首先，教學檔案之中保存教師教學的記錄以及學生的考試成績以及平時表現情況，對于這些基本情況進行分析可以發現教師在教學過程中存在的問題審核教師教學水平和學生狀況提供了有力的依據，對于教師來說根據發現的問題并加以改正能夠有效地提高教學效率，改進教學方法。其次，因為教學檔案能夠反映出整個院系或者整個學校的教學情況，通過對于教學檔案的分析能夠幫助管理者和教學者更好的優化教學結構、教學過程，并且根據教學檔案中顯示的信息對于教學活動進行更加科學合理的規劃。
二、高校檔案管理工作進行創新的幾點措施
創新是時展的動力，只有堅持不懈的進行創新才能推動高校檔案管理的不斷發展，筆者認為對于高校檔案管理工作的創新應該從四方面入手，即管理思路、管理模式、管理手段以及管理工作人員方面。建立科學的管理體系，按照《高校檔案管理辦法》并且結合自身高等院校的實際情況，制定檔案管理的實施細則，努力的將檔案工作落實到實處，認真貫徹《高校檔案管理辦法》，最終實現高校檔案管理的更好更快的發展。
1、高校檔案管理思路的創新。對于管理思路進行創新首先要求我們要樹立新的觀念，建立以人為本為中心思想的高校檔案管理工作，并且將觀念創新作為管理思路創新的前提。其次就是要對管理內容上進行創新，雖然在高校檔案館中有大量的檔案資料，但是這些珍藏的檔案文獻資料還是不能最大限度的滿足客戶的需求，那這就要求我們要對檔案館中的檔案文獻資料進行事實詳細的劃分和整理，不斷地充實檔案館中的文獻資料，進行計劃性、目的性的整理和劃分，并且對現有的一些文獻資料進行優化整合。
2、檔案管理模式的創新。現如今高校之中的檔案管理部門是歸入校辦科室，是為學校所服務的，但是隨著高等院校管理體制的改革，檔案管理工作的重要性不斷地顯現出來，這也使得高等院校的領導人員逐漸的意識到了檔案管理工作的重要性，所以在檔案管理模式方面的創新就要將檔案管理部門作為一個獨立的職能部門，從被動的執行配合發展到能夠主動的決策，這樣的高校檔案管理模式的創新給高校檔案管理工作的發展有著非常重大的意義。
3、檔案管理手段的創新。在很多高校中的檔案管理手段還使用傳統的手段，進行手工的整理、歸檔等，這與現代信息化的時代已經格格不入，手工低下的工作效率已經沒有辦法滿足檔案管理行業的需求，所以要對檔案管理的手段進行創新，運用現代的管理手段來代替傳統的手工的管理手動的勢在必行的，將庫藏的檔案信息錄入并且實現自動檢索，能夠很大程度上提高檔案管理的工作質量以及服務質量，并且將保密與開放、社會與部門之間的關系相互協調好愛促進高校檔案管理工作的創新。
4、在檔案管理工作人員方面的創新。高校檔案管理工作進行創新是需要專業性強的檔案管理人才的，在創新的過程中我們要結合檔案管理的工作特點進行創新，并根據工作特點進行專業人才的招收，營造一個良好的檔案管理工作氛圍，重視技能型的人才，引導和鼓勵工作人員對于檔案管理工作的創新，積極的培養工作人員的創新意識，真正的選拔能夠為檔案管理工作增磚添瓦的人才，培養檔案管理工作中的復合型人才，注重理論與實踐培養出能夠解決實際問題的專業人員，同時加大人才培養力度，爭取培養一支高素質高能力的工作認真踏實的專業隊伍，從而為高校檔案管理工作注入新鮮有活力的血液，能夠為高校檔案管理工作的創新做出強大的貢獻。
三、結束語
高校檔案管理工作是高等院校管理工作中比較基本也是比較重要的一項管理工作，我們在工作既應該進行工作也應該為用戶進行良好的服務。但是目前在高校檔案管理中存在的一些問題影響了檔案管理工作的發展，我們應該針對于這些問題進行創新，使高校的檔案管理工作能夠得以持續快速的發展。
作者：李媛媛 單位：遼寧省交通高等專科學校
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第四篇：高校檔案管理創新及數字化問題
一、概述
隨著科技的進步和信息數字化技術的發展，高校檔案管理也有了很大的創新和變化，信息化技術的融入，使高校檔案信息化管理日常化，有效地提高了檔案管理工作效率，服務于廣大師生。但是由于目前我國關于高校檔案信息數字化管理還不夠完善，當前也是在不斷的摸索過程中。本文就當前我國高校檔案管理數字化問題展開分析研究。
二、高校檔案管理的創新發展
傳統檔案管理方式是基于人工紙質記錄，并進行歸檔保存的過程，有很大的局限性，工作效率低下，搜索檔案不夠準確，時間浪費明顯，在當前時代背景下以及信息數字化迅猛發展的影響下，傳統檔案管理模式已經難以滿足高效發展的需要。檔案管理工作的重要性不言而喻，得到了國家和領導部門很大程度的重視，在資金投入和科研力度上都在不斷加大。信息化時代的來臨，促使高校進行不斷的創新改革，高校檔案數字化管理開始逐步普及。高校檔案數字化管理的應用，使高校檔案管理效率得到了有效提升，與此同時高校檔案管理也遇到了一定的難題，這也是一個極大的挑戰，需要不斷克服困難不斷創新完善，才能取得長足發展。同時對于檔案管理工作人員也提出了更高的要求，除卻以往專業的檔案管理知識、保密意識、責任心外，還需要對信息化技術有一定的了解，以達到信息數字化檔案管理的要求。信息數字化檔案管理已經成為當今高校發展的趨勢，只有不斷完善，不斷創新，才能跟上時代的步伐，更好的服務廣大師生。
三、高校檔案管理數字化發展順應時代需求
檔案管理數字化的優勢在于它不被時間和空間所限制，只要用戶需要，在任何地點、任何時間，都可以通過電腦聯網，進行檔案信息的獲取使用，這與傳統的檔案管理有著很大的區別。互聯網在不斷的普及，人們的生活方式在發生著巨大的變化，高校檔案管理數字化的應用，減少了檔案人員編研工作難度，只要花費一些時間進行檔案數據整理即可。此外，檔案業務經過數字化處理后能夠更加方便、快捷、高校的進行歸檔、利用、傳輸、儲存。通過檔案管理系統平臺，各個部門可以根據自身權限范圍進行文件的上傳與傳閱，并直接在網絡平臺中進行意見的表達以及處理上級部門的批復。這些工作最后，只需要按照要求將數據以要求的格式進行上傳，就可以達到應有的效果，檔案數據的錄入工作得到了很大程度的減少。人們處在網絡信息時代，檔案管理數字化是時代趨勢的發展，人們的工作以及生活都在的更加便利，所以高校檔案數字化的創新與管理應用將切實的提高工作效率，并形成一個更加嶄新、高效的工作環境，并不斷的提高。
四、高校檔案管理數字化的重要性
《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部、國家檔案局第27號令）于2008年8月20日頒布，該辦法自2008年9月1日起施行，原《普通高等學校檔案管理辦法》同時廢止。《新管理辦法》明確提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的藩籬，突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位。高校檔案管理部門在長期的檔案管理工作中，大量的數字化檔案信息形成并以網絡數據數字格式的形式得以儲存。大部分高校有自己的校園網，并與數據庫對接，同時與互聯網連接，這讓學校師生可以通過校園網進行科研項目合作、資料查詢、會議籌備、學術交流等。高校檔案管理數字化的創新應用為師生營造了一種擁有先進技術并可通過更多渠道方式進行工作交流的新的網絡環境，其發展意義重大。
五、我國的高校檔案管理數字化存在的問題
1.檔案數字信息化輔助管理問題
雖然信息數字化管理已經逐步普及，但是對于檔案進行管理，信息數字化管理仍是以輔助功能的情況服務于檔案實體的編目和檢索方面。高校檔案管理模式中一般是針對于信息載體進行管理并不是針對于信息本身。計算機只是輔助人工管理檔案實體，但是需要手工進行目錄的編寫再錄入計算機系統，這無疑加重了管理人員的工作量。編目是為了能夠使檔案數據在系統平臺中進行排版打印后能夠形成更加完善讓人一目了然的案卷目錄，并方便進行展示以及查閱。這使得當前檔案管理工作中計算機輔助管理難以達到實際的效果。
2.高校檔案管理人員素質參差不齊
高校檔案管理人員的素質水平情況直接影響著檔案管理工作的開展，我國檔案管理人員普遍存在素質較低的情況，這對于檔案管理數字化發展有著嚴重的影響，信息時代的洗禮使高校檔案管理更上一個臺階，管理人員的各方面水平也要隨之提高，才能更好地勝任檔案管理的工作任務，更好的推進檔案管理工作向標準化發展。檔案管理并不僅僅是對于檔案的收集、整理、參考、使用，檔案管理是一項精密而復雜的工作，要求檔案管理工作人員足夠細心，有足夠的耐心，并且有較強的學習能力，工作中能不斷總結提高。另外從事檔案管理工作的人員需要保持高度的保密意識，檔案并不是可以供大部分人隨意觀看、查閱和使用的，很多檔案信息都含有一定的隱私信息，需要自覺的保護、保密。在當前檔案管理數字化發展迅速的情況下，檔案管理人員還需要熟識一些基本的辦公軟件以及檔案管理系統的操作，并且要有一定的計算機技術能力。如今檔案管理已經與計算機、網絡等連接緊密，檔案管理人員各方面素質水平還有待提高，建議進行定期的技術培訓，總結經驗，不斷完善自我，提高綜合素質能力水平，以避免時代的洪流所淘汰。
3.高校檔案館網絡化建設缺乏統一的網絡化協調機構
不同高校隸屬于不同的行政主管部門，這就造成了各個高校檔案館，檔案數據庫各自為陣，形成獨立的系統和數據庫資源，此外數據庫的建立標準化程度偏低，類型較為單一，而且規模小，存在數據不規范，商業服務水平差的問題，數據庫僅僅供本單位使用，利用率很低，并且高效數據庫以條目數據庫為主，缺少全文和多媒體數據庫，難以全方位的滿足用戶的多方面需求。這雖然更方便校方管理，但是資源難以形成共享。高校之間的互相聯系以及交流難以在高速發達的網絡環境中得以開展，這對高校的發展是不利的，館際之間開展合作行動有助于高校互相取長補短，不斷促進發展。目前，高校檔案館網絡化建設中缺乏統一的網絡化協調機構，這是需要迫切解決的問題之一。
4.經費保障不足
高效檔案管理數字化仍然處在發展階段，還需要不斷的完善和進步，目前在硬件設施上也存在一定不足，硬件設施質量也在不斷提高，檔案館網絡化建設也需要不斷的投入資金，但由于多方面原因，對于檔案館建設的經費比較有限，難以配置較為高端的硬件和軟件設施。現今網絡信息時代更新換代速度加快，軟件系統的更新更是日新月異，經費保障不足使得高校網絡檔案數字化建設很難跟上時代的步伐，只能是沿用舊版的系統和硬件設施。這一定程度上影響了高校檔案管理創新及發展。
5.網絡安全問題
由于高校檔案管理數字化建設是基于計算機技術和網絡技術的應用，隨之而來的是網絡安全問題。高校檔案數據庫的建立以及與校園網的對接以及和其他單位企業機構共享資源的同時，也要積極的防范網絡安全問題。首先要對服務器和其他硬件設備進行有效的防護，定期的進行病毒的查殺和木馬的清理，升級病毒庫。此外需要對檔案管理權限進行細致的設定，避免人為的因素泄露檔案信息，造成不必要的后果。要積極的進行安全培訓，培養工作人員網絡安全意識。保護好檔案數據，使之完整、安全。
六、結束語
高校檔案管理數字化模式是時代的產物，幫助我們快速、準確的找到所需檔案信息，同時也降低了高校檔案管理工作的成本投入，提高了工作效率。高校檔案管理創新需要不斷的在實踐過程中摸索，總結經驗教訓，不斷完善進步。才能使高校檔案管理數字化發展不斷的推進高校的發展和進步。
作者：商桂君 單位：赤峰學院教務處
第五篇：高校人事檔案管理創新意識
摘要：
隨著我國市場經濟的飛速發展，在無形中加快了人才流動的速度，傳統的人事檔案管理制度已經不符合實際的發展情況。高校發展的保障和技術要以人事管理的先進性為基礎，只有搞好人事檔案管理工作才能夠為學校培養人才。本文主要分析現階段高校人事檔案管理存在的問題，并提出創新策略，充分發揮人事檔案管理的重要性。
關鍵詞：
重要性；創新；高校；人事檔案管理
人事檔案記錄具有一定的特點，即機密性、動態性和真實性，這也是學校對學生進行考察和了解的重要依據。在當前背景下，傳統人事管理制度暴露了諸多的問題，引起了人們的廣泛關注。隨著高校大幅度增加骨干人才引進的比重，只有打破傳統人事檔案管理的束縛，建立健全人事檔案信息庫，才能夠對這些人才的素質情況、誠信、技術進行了解，為高校人才開發奠定良好基礎。
一、高校人事管理檔案存在的問題
失真、乏味、空洞、陳舊的人事檔案內容已經無法發揮檔案的真實作用。有的人事檔案里只有學習成績、個人履歷、單位鑒定、獎懲材料、自我評語或鑒定、入團或入黨材料、職務任務等等；有的人事檔案增加了教職工政治面貌、社會經歷、思想表現等方面的內容比重；有的人事檔案沒有真正的反映出教職工的工作業績、個人能力、知識結構等內容，尤其是教職工的綜合素質沒有真實、全面的體現出來；有的人事檔案里學歷、年齡與工作時間有較大的出入，越來越小的年齡對應越來越高的學歷，真實性嚴重缺失。
二、高校人事檔案管理創新意識的培養
實際上加強高校人事檔案管理的創新意識，實際上就是要求檔案工作管理人員以及高校各級領導充分認識到人事檔案的重要性，現代社會在發展，因此也要根據實際情況來轉變原有的歷史問題定終身的觀點，人事檔案應該側重記錄教職工的科研能力，當然人事檔案除了可以為人事部門提供參考價值之外，還有多種功用。1、高校各級組織部門在干部選拔的過程中，可以充分利用高校人事檔案，這是其選拔的可靠依據；2、教職工的人生資料將直接在高校人事檔案中體現出來；3、高校改革發展所需要的信息資源主要由高校人事檔案來提供；4、人才創新的依據來自于高校人事檔案。只有改變對人事檔案管理的“老看法”，才能夠真正的培養創新意識，充分發揮人事檔案管理的重要作用，使貫徹落實“唯才是舉”成為可能，為促進高校健康發展奠定良好基礎。
三、高校人事檔案管理的策略
1、培養檔案意識，創造收集、利用、管理檔案的良好環境
高校在深入和發展人事制度改革時，已經逐漸認識到人才競爭才是高校競爭的實質，如果一所高校連自身人才狀況都無法了解，那么何談人盡其才呢？這會直接造成人才流失。而高校領導基本上是從人事檔案中了解教職工的情況，這就更加凸顯了檔案在記錄人才情況方面的珍貴性。
2、杜絕“假、大、空”，確保人事檔案的可靠性和完整性
根據相關法律法規中的規定，人事檔案管理部門要建立健全檔案管理工作制度，即經常整理為主，經常性整理與定期集中整理相結合的工作制度。如果人事檔案材料不合格，就應該立刻重新填寫，多一些自身的反省和業務方面的內容，多一些科研工作材料，少一些希望如何如何的空話內容，少一些政治套話。在人事檔案管理中要盡可能的剔除假文憑、假學歷。此外，人事檔案應該具有一定的邏輯性、嚴謹性和連續性，部分檔案記載中會出現諸如小年齡對應高學歷的這種嚴重違背客觀真實的現象，這就要求檔案工作人員務必要保持堅定地立場。
3、人事檔案管理要以促進高校發展為目標
在開展人事檔案管理相關工作時，要緊緊圍繞社會對人才的需求，對教職工的檔案內容收集起來，為培養高質量的師資隊伍提供參考支持。除了要對人事檔案管理要求的內容進行收集之外，還要對個人內容進行收集，例如教職工的科研水平、科研能力、課題庫、論文庫等等，這些內容可以在一定程度上反映出教職工的真實教學科研水平。
4、傳統手工操作模式繼續改變，檔案管理信息化勢在必行
近些年來，隨著我國科技和經濟的飛速發展，高校自動化辦公建設已經取得了一定的成績，基本上配備了現代化辦公設備，如計算機，但是在處理資料上卻沒有真正發揮自動化設備的作用，浪費情況嚴重。現階段，在處理方式上，電子方式應用比較少，大多數依然采用手工處理，因此人事檔案電子系統的建立健全至關重要，這不僅能夠充分利用自動化設備，而且也能夠解放人力，提高辦事效率。人事檔案電子系統可以隨時儲備、接受每個在崗期間的人才所產生的信息，系統的建立健全需要建立在需求分析的基礎之上，計算機開發人員和檔案管理人員在進行系統需求分析的過程中，應該注意以下兩點問題：第一，對電子化校園大背景進行充分的考慮；第二，培養超前意識，具備一定前瞻性。這樣才能夠保證人事檔案管理電子系統可以匹配高校的自動化辦公，電子資源共享雖然可以為用戶在查詢和使用檔案提供了便利，但是如果沒有對其進行科學有效的管理，勢必會出現個人隱私泄露等情況，因此，為了對不同權限的用戶進行約束，非常有必要制定相關的章程。由此我們不難看出，人事檔案電子系統具有一定的可行性、必然性，為了滿足社會發展的需求，檔案管理人員應不斷地加強自身學習，轉變傳統觀念。
四、結語
現代高校辦學理念是改革創新、以人為本、服務社會、注重學術，在知識改變命運的今天，對人事檔案深入挖掘，有效的管理其潛在的知識，信息化的管理高校人事檔案，為學生和教師提供便利的知識服務，這將是高校人事檔案管理的目標。
作者：張端 單位：南陽醫學高等專科學校
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第六篇：高校電子校務檔案管理探析
摘要：
電子校務隨著信息化的發展已成為了高校管理現代化發展中的戰略重點。現今高校的檔案管理因為電子校務的介入存在著一些弊端，本文就此提出了一些相應的實現途徑與解決辦法。
關鍵詞：
高校；電子校務；檔案管理；實現途徑
現今，信息化技術的飛速發展對高校傳統校務持續不斷地進行著革新和改善，電子校務已經成為了高校信息化時代下的必然產物，也成為了高校管理現代化發展中的重中之重。但高校的電子校務建設與發展是一項繁雜的系統工程，這其中也包括了如何建設與發展高校檔案管理的信息化、數字化。
一、高校檔案管理中存在的弊端
高校檔案管理在電子校務的介入下取得了一些成就，但相應也存在著很多的弊端。
1、檔案信息化的處理能力滯后
隨著高校對于信息化、數字化技術的追求，各部門也根據自身需求逐步發展著電子校務，實現著校務公開，但要想能快速地達到預期目標，高校就要實現檔案的信息化，建立起更高水平的檔案管理。我們深知，檔案信息化主要包含兩方面：目錄信息化與全文信息化。現今高校對于檔案信息化的使用主要集中在使用者只能進行簡單的目錄檢索，而對于全文信息化的處理還稍顯滯后。這樣的檔案信息化發展不僅制約了高校的信息化進程，也阻撓了高校電子校務發展的步伐。
2、檔案信息資源無法共享
高校根據實際情況和發展需要建立起來的繁雜的信息系統，卻因為各部門的業務職能與工作重點之間的差異，相應地產生了一些功能重疊的信息數據庫。再加上管理體制的不健全，使得高校的文件形成部門和檔案部門各自為政，各個部門變成了單獨存在的個體，信息資源得不到共享。檔案部門因無法參與到其他職能部門信息系統的設計與管理中去，無法指導其工作，而職能部門在對文件進行保存時，往往只重視內容的保存和利用，忽視了元數據在檔案保存中的重要性，這些為檔案工作帶來了極大的麻煩。
3、檔案安全值得關注
電子校務下的檔案信息管理，為檔案部門帶來了便捷的工作條件，提高了工作效率，加強了與外界的聯系，但這同時也為檔案信息帶來了安全問題。電子檔案信息相對于信息元數據的保存具有易操作性、可變性和易丟失性。在網絡環境下，電子檔案信息的這些屬性為電腦病毒、黑客等提供了可乘之機，再加上操作系統、硬件設備因素等安全問題的存在，如果檔案部門在應用時不注重這些安全隱患難免給檔案工作帶來不可挽回的損失。
4、檔案部門管理規章制度缺失
目前，在電子校務下很多高校還存在著對產生的電子文件管理無序，這包括對有些電子文件的歸檔不明確，存貯電子文件的載體不安全，檔案信息不完全等問題。我們深知，高校保存下來的檔案信息反映的是高校各項工作的歷史面貌，是學校職工勞動與智慧的結晶。對電子檔案的歸檔程序沒有規范化的標準要求，缺乏對其行之有效的制約管理制度。這不利于高校對于電子信息資源的整合，同時也阻礙著高校電子校務的發展步伐。
5、檔案管理人員缺乏專業技能
在電子科技日新月異的今天，現代的信息技術在檔案工作中已得到了廣泛應用，而高校中現有的檔案文件管理人員中，大多都長期從事過傳統的檔案管理工作，他們對現代化信息技術的操作與運用并不熟悉。現今的檔案管理工作不再是忙于收集、整理、進庫取卷等一些繁瑣的低效工作，而是要能將各部門豐富的檔案信息進行數字化、電子化，建立完善的數據庫，并且能使使用者準確地在短時間內找到所需的信息。這些工作要求使得檔案管理人員要有與之相適應的專業技能，而我們現今高校的檔案管理人員往往缺乏這些專業技能。
二、高校檔案管理高效工作的實現途徑
高校的檔案管理在信息化發展的今天雖然存在著問題，但也不是無法解決。
1、加強檔案信息化的建設
現今，高校的檔案中還存在著很多的紙質檔案，對于這種檔案的管理手段與方法已不能適應現今高速發展的信息化步伐。高校開展檔案信息化，是將檔案信息和實體脫離，并將檔案管理向著數字化、信息化發展，這已成為了高校檔案管理的發展趨勢。這樣的發展趨勢在豐富高校檔案信息資源的同時也提升了檔案信息服務的深度和廣度。但因高校的檔案信息數量、種類繁多，且具備不同的利用價值，對于使用者的開放利用時限與保密程度也不盡相同，再加上高校要開展檔案信息的數字化需要較多成本，所以在對檔案信息進行數字化時，要做好篩選工作，把價值高、社會需求大的檔案優先數字化，再逐步建立起高質量的檔案信息數據庫。
2、實現檔案信息資源共享
高校的檔案信息來自各個分別管理的職能部門，檔案部門與各職能部門關于檔案信息資源無法得到溝通，造成了很多工作的不便。高校應該實現各職能部門的資源共享，要不斷推出能夠適應電子校務發展的信息資源共享方案，促使高校的各類檔案信息均可以轉化為語音、圖像、視頻等形式，還可提供網絡檢索，為需要這類信息的人提供便捷獲取信息的手段，逐步實現各職能部門和更大范圍需要人群的信息資源的共享。
3、增強檔案安全防御措施
信息化、數字化在高校的不斷推進使得檔案信息的安全保護問題也越來越得到重視。要想增強高校檔案的安全，首先要選取質量好、性能佳的信息載體貯存檔案信息，同時還要防止諸如光線和有害物體等因素的危害。其次應加強對于檔案管理的技術保障，可以通過權限設置、數據庫備份、設置防火墻、個人身份鑒別等措施來建立安全防范系統。再次，制定嚴格的檔案管理制度和信息安全責任制度。針對不同的人設置不同的工作權限和查詢權限，確保不同權限的人查看的檔案內容不同。
4、完善檔案管理規章制度
在電子校務的環境下，高校檔案部門要根據本校檔案事業的實際情況，結合各職能部門的實際工作情況制定切實可行的規范、規章制度，要做到在電子檔案管理出現問題時，有法可依、有規可循。比如檔案部門可以制定電子公文處理規范、電子文件歸檔制度、電子信息填報規范等，這些規章制度有利于業務人員和檔案工作人員處理電子文件。針對高校檔案管理中的安全問題可以制定嚴格的檔案信息化安全保密制度、嚴密的流程化處理機制，要保證制度到位，責任到人。
5、提高檔案管理人才專業素質
伴隨著電子校務介入到高校檔案管理，相應地對檔案管理人員也提出了新的工作要求。要求檔案管理人員不但要具備扎實的業務知識，還要具備基本的計算機軟硬件知識。這就使得檔案管理人員原有的知識結構和能力素質已不適應現有的信息化、自動化技術，檔案管理人員只有不斷更新、提高自身的知識才能適應信息技術的變革。高校可以通過對廣大檔案管理人員進行經常化、制度化的科研與技術培訓，在職學習等辦法提高檔案管理人員的專業素質，優化隊伍的專業知識結構，推動高校電子校務的建設發展。
綜上所述，在信息化高速發展的今天，高校的檔案管理在電子校務的介入下已成為一項繁雜的系統工程，它既需要各職能部門的緊密合作又需要其“各司其責”；它既需要管理人員具備專業的業務知識，又需要其掌握計算機硬件技術。因此，要想把信息化時代的高校檔案工作做好，檔案工作者就必須在思想、技術和知識上做足充分的準備，以便迎接檔案管理現代化時代的到來。
作者：周小云 單位：吉林藝術學院
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