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摘要：針對高校數字化檔案管理項目建設的要求，要從成本管理的角度對項目成本進行控制。通過對成本管理的定義和基本的方法進行闡述，結合某高校數字化檔案建設項目，對其成本進行預算；針對成本預算表，就影響成本預算的因素進行分析和闡述；提出數字化檔案項目建設成本控制的對策，從而為高校數字化檔案管理建設提供參考。
關鍵詞：成本管理；WBS方法；檔案管理
當前，我國已進入信息化時代，學籍檔案涉及范圍也越來越廣泛，如出國、就業、教育、評職稱等各個方面。因此，加強對學生學籍檔案的數字化管理成為目前信息化背景下思考的重點。但是部分高校依舊使用落后的學籍檔案管理方式，這種方式已經不能適應現如今學校的工作狀態。為此，為改善學籍檔案管理方式，結合成本管理理論，提出一種數字化檔案管理項目，目的是充分發揮數字化檔案管理的優勢，以提高學籍管理工作的效率。
一、成本管理理論
1.定義
對成本管理來講，就是保證項目在計劃范圍以內完成。其主要包括確定所需資源的種類及其具體的需求量、估計成本并具體分配、制定成本的預算表等。目前，成本管理理論主要包含兩個內容，分別是作業成本管理和全面成本管理。
2.方法———WBS成本管理法
目前，針對項目建設的預算有很多種成本預算的方法。本文選擇WBS工作分解法進行詳細介紹。WBS法的應用有一定的前提要求，包括保證需求完全劃分、擬定完整的步驟、繪制WBS表。在滿足前提條件后，方可進行成本預算。WBS法要求先將工作結構合理分解到可以操作的程度，比如具體的某一環節需要哪些物料等，然后再進行具體到每個WBS要素的成本預算。
3.數字化檔案管理項目成本預算
采用上述的WBS法進行成本預算，繪制成本預算表。其主要內容包括項目階段、時間、成本構成以及成本預算。而結合數字化檔案管理項目的實際，將其成本預算表設計為表1所示。
二、影響學籍檔案數字化項目成本控制的因素
1.項目時間因素
學籍檔案管理系統項目開展過程中，時間難以控制，時間的延長與過度減少都會增加項目的成本，因此學校為能盡量保證在合理范圍內控制時間，這就需要了解項目成本與其開展的時間之間的關系，具體關系如下圖所示：由圖1可知，T點（合理）所對應的是C點（合理）。通俗來說，當達到合理時間的最低點，此時成本最低。這個點也就是項目成本管理最合理的點。同時，觀察可得，項目時間T延長時，項目成本也會因為人工費等各種費用的增加而增加；相反，項目時間壓縮，導致工期緊張而不得不搶工，必然會產生更多不必要的搶工費等其他費用，這樣當然會導致成本的增加。因此，應合理控制時間，這樣才可以保證項目成本最低。
2.項目質量因素
學籍檔案管理系統的時間因素會或多或少影響項目成本，但質量因素才是真正直接影響項目成本的因素。如果一味追求過高的質量，成本投入必然會增加；相反，如果質量不合格，無法達到要求，就需重新返工或者其他彌補的措施，這樣也會導致成本增加。因此，質量過高或過低都會增加項目成本。具體情況見圖2。圖2中通過鑒定成本、預防成本以及故障成本來綜合反映成本與質量的變化。鑒定成本是指驗收項目質量的費用，預防成本是指前期為了預防發生項目不合格或故障的情況產生的費用，而故障成本則是為解決項目不合格的費用，比如因項目質量不合格而導致返工的返工費，維修項目的維護費等等。從圖2發現，當項目質量差或不合格時，即項目質量處于改進區時，為使項目質量合格，達到適應區或至善區，往往會選擇對項目進行維護甚至是返工，這樣故障成本就會大大增加，綜合的成本也會增加；然而，如果一味過度追求項目質量，想達到至善區，在項目技術設計上就會投入更多的人力物力，也就是前期的預防成本會大幅度提高，這樣也會導致項目綜合成本的增加。因此，其實只需將項目質量控制在適應區即可，不必追求過高的質量要求，也不可降低質量，這樣就可避免不必要的鑒定成本、預防成本或故障成本增加，從而更好地達到控制成本的效果。
3.項目技術方案因素
除了上述介紹的時間因素和質量因素，技術方案因素在控制成本時也是至關重要的。項目的技術方案不同，會導致項目質量不同，也會影響項目實施時間及進展。確定合適的技術方案，可以控制時間在合理范圍內，同時保證項目質量達到適應區，以保證不會增加不必要的成本。若項目技術方案選擇不當，則會產生各種問題，如時間增加或質量問題，這樣都會導致項目成本的增加。需要注意的是，項目技術方案可以根據實際情況進行改變，以追求最好實施效果。
三、學籍檔案數字化管理項目成本控制措施
在學籍檔案管理系統中，結合高校實際情況，具體使用以下措施來保證成本的合理控制。
1.從技術方面采取措施
采取技術措施就是通過調動技術人員積極性，選擇合理先進的技術方案、技術方式等達到節約成本的目的。首先，在對技術人員的管理上，要使用合適的管理制度及方式，充分發揮技術人員的主觀能動性，以求達到更高的工作效率。其次，選擇技術方案時，在滿足質量要求的前提下，將時間控制在合理范圍內，盡可能選擇經濟合理的技術方案，從而進一步降低成本；與此同時，因為在項目的具體實施中，物料費會占有很大比例，從這個角度來分析，可以廣泛使用節能高效減耗的新技術方式，這樣不僅可以提高效率，還可以有效控制成本。最后，為了降低故障成本、預防成本等，應在項目質量上嚴格把關，從而節約成本。
2.從經濟措施上控制成本
采用經濟措施包括人工費控制和物料成本控制兩方面。首先分析人工費。應嚴格控制人工成本，因為人工費在項目成本中占很大的比重。其次，需要控制項目分包單價，參照地區的市場價格，進行分析來制定單價。再來談物料成本的控制。對物料的控制主要分為兩個方面，一是用量，二是價格。在物料的用量上，使用先進改良技術，杜絕浪費，堅持貫徹節約物料的技術手段；在采集購置、運輸等過程中減少物料損耗；在滿足項目質量要求的前提下，使用創新型環保材料，從而降低成本。在價格的控制上，在采購過程中充分調查物料市場，在不影響質量的情況下選擇合理價格的物料。可以將物料進行分類，在主要物料的采購上可適當性地減少；同時在采購物料時需充分考慮運輸費用，綜合選擇最經濟合理的方式購買，從而降低運輸成本，有效控制物料成本，對整個項目的成本和經濟效益產生直接性的積極的作用。
3.完善項目成本管理體系
要建立完整規范的項目成本管理體系，分級管理，不同級別負責不同職責。具體實施應根據實際情況，劃分所有的部門及其成員的工作職責，使其清楚自己的工作任務及權利。這樣可以更好地管理部門成員，調動其工作積極性，從而提高工作效率，降低人工成本。同時，也要設立合理的獎懲制度，以促進員工更好完成工作。
四、結語
總之，對于高校數字化檔案管理項目的開發中，要充分把握時間、質量等這些對成本管理有直接影響的要素，并從技術方案、經濟措施和質量體系等角度，才能更好完善檔案管理系統的開發，減少開發的成本。
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作者:王瑋 單位:陜西省行政學院
第二篇:高校檔案管理工作創新對策
［摘要］高校的檔案管理工作是教學教研工作中比較重要的一項工作，檔案管理是關系全校師生利益的一項工作，因此必須得到相應的重視。在信息時代，現今的高校檔案管理工作已跟不上數字化時展的腳步。而創新作為驅動發展的根本動力，可以使高校檔案管理工作重新煥發活力。本文通過分析高校檔案管理創新的重要性，說明現今高校檔案管理系統的問題，并提出一系列相應的措施，以期能夠實現高校檔案管理的可持續發展。
［關鍵詞］高校；檔案管理；創新驅動
高校檔案的管理工作在高校的人才培養、教育教研和教育事業的建設中扮演著非常重要的角色。目前，管理體制的僵化與大數據時代的蓬勃發展形成了鮮明的對比。在檔案管理問題上，傳統的管理體制已無法適應現代檔案冗長、繁瑣的信息匹配方式，傳統檔案管理體制束縛了高校的改革發展。因此，探尋一條適合現代高校的檔案管理工作的道路，成為高校目前急需解決的問題。
1高校檔案創新管理的重要性
1.1促進檔案管理意識的轉變
創新即打破傳統思維模式的束縛，采用一種新的發展眼光或者新的發展態度，對特定事物進行更新變革，使其能夠適應現代化發展的需求。高校檔案創新管理最主要的是創新工作的開展，以改革的態度對待高校管理工作，以創新的眼光看待高校檔案管理模式，從局部到整體，完成整個高校檔案管理的創新。高校檔案創新管理，能夠促進管理意識的轉變，在創新的過程中難免會碰到這樣或那樣的難題和障礙，在解決這些障礙的過程中，利用創新的特點可逐漸轉變工作人員的工作狀態，在創新思維的影響下，逐漸改變工作人員對待檔案管理的工作態度，使其不知不覺地完成管理意識的轉變，達到潛移默化的效果。
1.2促進高校人才資源管理
人才資源是高校工作的重心，擁有人才才能獲得創新驅動的動力，想要完成人才資源的合理利用，就必須合理地利用檔案資源。然而，傳統的檔案管理工作方法遇到了越來越嚴峻的挑戰，傳統的管理模式已不適合龐大的數據統計，精簡瘦身的大數據統計方式，對人才管理具有至關重要的作用。發展中遇到的難題，需要利用創新思維進行解決，檔案管理工作改革需要創新激發活力，優化管理辦法，提高檔案管理工作的效率，通過提高效率解決人才資源的流失問題。高校檔案創新管理，能將檔案本身的作用最大化，利用檔案承載的信息，提升高校對人才資源的管理，完成人才資源的合理利用，最終實現高校本身的創新發展。
1.3有利于學校文化傳承
創新不是全盤的否定，而是通過改革辦法，去其糟粕、取其精華。檔案工作創新管理是對傳統管理模式的變革，在最大限度地保留傳統管理優勢的同時，完成工作方法的轉變，使其與高校自身的文化底蘊相結合，完成創新，促進學校文化傳承。檔案里具有豐富的校史文化，通過對檔案管理工作進行創新改革，能繼承高校優秀的教學精神，充分發揮檔案在高校文化發揚繼承中的作用，形成一個高校獨特的文化風格。創新管理不僅僅是對檔案管理工作的創新，還是對一個學校文化底蘊的繼承發揚，利用創新的辦法，優化管理模式，使檔案中校史校訓的真正含義被學生充分理解，在促進校園文化的理解中，可不知不覺地完成學校文化的傳承工作。所以說，檔案創新管理對學校文化傳承具有重要意義。
1.4有利于高校的穩定發展
高校教育事業的發展并不是一帆風順的，檔案記錄中既有經驗也有教訓。無論是經驗還是教訓，對一個學校來說都具有非常重要的作用，把檔案作為重要依據，實事求是地看待學校面臨的問題與所處形式，才能做出合理的判斷和決策，真正地摸索出一條適合自己學校的特色之路。檔案管理工作的創新，可更為直觀地將學校發展過程中存在的問題，以及前人的領導決策、經驗教訓進行展現，根據這些經驗和教育，將目前面臨的問題或障礙逐步解決，達到促進高校穩定發展的目的。檔案創新管理不僅是完成管理工作的優化，還可為學校其他方面工作的開展提供了便利，為建設現代化高校和學校的穩定發展，具有非常重要的促進作用。
1.5順應時代的發展要求
為貫徹建設社會主義文化強國，建設21世紀100個一流大學的號召，高校必須要提高辦事效率，為積極建設社會主義文化強國做出貢獻，要想提高辦事效率，高校就必須對某些僵化、拖沓的體制進行改革。對傳統的檔案管理系統進行創新改革，對于今天的高校來說具有非常重要的意義，利用創新作為改革驅動力，可提升高校檔案管理工作效率，這也是時代對高校檔案管理的具體要求。目前來看，我國高校的傳統檔案管理體制嚴重阻礙了檔案管理前進的道路，對檔案管理工作進行創新改革，不僅僅是完善檔案管理體制機制的最佳選擇，還是時代對現代高校檔案管理工作提出的重大考驗。利用現存的檔案管理問題，倒逼檔案管理工作創新發展，采用更為合理的創新管理辦法，改進僵化的檔案管理體制，可提升檔案管理效率和質量，從而推薦高校教育教研工作的發展，實現向現代化高校的轉變。
2現今高校檔案管理存在的問題
2.1檔案管理意識落后
一般來說，檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作，這項工作一般在幕后進行，沒有教學科研的靚麗風采，成績也不容易顯示出來，因此，在高校的日常教學、科研、生活中，難以被人多加重視。隨著信息化時代的發展，恰恰證明了這種觀念、意識的落后之處，這種觀念意識桎梏著高校改革創新的腳步。高校檔案管理工作作為幕后工作，很難做出比較有意義的成績。因此，高校的領導決策者，一般將即將退休的工作人員安排到檔案管理的工作崗位，這些老同志的工作熱情不高，對于紛繁復雜的檔案管理工作更是難以全力以赴。檔案管理工作人員長期保持著一種不求有功、但求無過的心態對待檔案管理，不能充分發揮檔案管理工作對學校體制改革，學校可持續發展的作用，浪費了大好的資源優勢。
2.2檔案管理體制落后
傳統的檔案管理體制機制僵化，已成為阻礙高校進步發展的一種落后體制。一個好的管理體制機制，包括人才的引進、薪酬獎勵、技術設備更新等機制系統的統一、協調運作，而在高校的檔案管理機制中，這些明顯有促進作用的機制沒有得到較好的落實，人員老化、人才引進缺乏、薪酬獎勵與檔案管理做出的成績沒有明顯關系、制度內工作人員的熱情不高，整體呈現一片死氣沉沉的氣氛。在這種體制下，檔案管理工作很難做出對高校改革發展有促進作用的成績。新一代科技革命正在蓬勃發展，機遇稍縱即逝，管理體制的僵化、落后，對建設現代化學校來說阻礙非常大，這些僵化的體制內包含腐朽的工作辦法和工作人員的意識，已不能促進學校的發展，現代高校需要更為妥善的安置方法和改革辦法改善這種情況，因此，其要用“刮骨療傷、壯士斷腕”的勇氣，優化檔案管理體制，完成學校檔案管理的優化升級。
2.3檔案管理人才匱乏
由于管理體制的僵化，檔案管理部門成為大多數工作熱情消失的工作人員的“養老辦公室”，這對整個檔案管理工作具有非常不好的影響。檔案管理工作需要具有專業素養的人才進行擔當，其對專業技能要求較高，職業素養要求較高，與此同時，檔案的管理、整理是一份相對較為枯燥的工作，需要工作人員不斷進行檔案資料的整理、分類、歸納。時展對檔案資源管理的要求更加嚴格，對專業人員的渴求變得越來越迫切。但僵化的體制缺乏吸引人才進入的有利因素，人才進不來，管理工作的革新缺乏內生動力，對高校的整體教育、教研工作具有非常不利的影響。且檔案管理工作的職稱、薪酬較低，如果非專業人員進行檔案管理工作，很難有較高的思想覺悟與職業素養，更不用提盡職盡善地完成工作，因此，難以形成高效的檔案管理體系，對學生和學校來說具有阻礙作用。
3高校檔案管理工作的創新對策
3.1促進高校檔案管理體制改革
一個良好的檔案管理生態環境的形成，必須要有良好的檔案管理體制。目前，資源驅動、投資驅動已不適合經濟發展的新常態，我國經濟增長進入了結構優化、動力轉換、創新驅動發展的新階段，將創新驅動擺到國家發展全局的中心位置成為現實的需要。高校檔案管理工作的發展也需要創新驅動，創新就是要對目前僵化的檔案管理體制機制進行改革，要針對性地進行體制內的變革、升級，并建立良好的薪酬獎金獎勵機制以及完善的人才引進機制，利用問題倒逼管理機制進行改革升級，完成自我價值的實現，促進高校教研教學、培養人才工作順利進行，促進高校可持續發展。
3.2樹立科學化的高校檔案管理理念
高校檔案管理機制的僵化，關鍵是相關領導決策者對檔案管理思維的僵化，是其對檔案管理工作的不重視，最終使檔案管理工作脫節于信息時代數字革命的潮流，桎梏了高校教育水平的提高。高校的檔案管理關系到我國高校躋身于世界一流大學的榮譽，只有樹立科學化的檔案管理理念，才能實現高校的自身價值。高校要樹立服務型的檔案管理理念，向廣大師生、領導干部提供服務，服務于學校的發展建設。首先，要服務校園文化建設，檔案室最能體現一個學校的獨特文化資源，樹立服務理念有利于宣揚學校文化理念，利用文化建設，提高文化自信。其次，要有服務學生就業的意識，學生就業問題是每年高校必須面對的難題之一，提升檔案管理服務意識，有利于學生順利完成就業，也有利于學校自身的發展建設。
3.3引進檔案管理專業人才
我國是一個社會主義國家，正處在社會主義的初級階段，改革開放的大業需要大量的人才資源來完成。檔案的創新管理工作需要具有專業素養的人才來完成，讓真正懂得管理的人進行管理工作，才能使檔案管理工作事半功倍。對檔案管理體制的變革，也就是對人才引進機制的變革，因此，高校要通過外部吸收人才，同時也要從內部挖掘人才，通過建設一支具有專業知識素養、專業管理技能、高尚道德品質的隊伍，完成高校檔案管理的升級優化，使檔案資源信息能夠伴隨學校的發展，為高校建設成為一流的世界大學做出貢獻。人才是強國的重要因素，也是建設自己特色的重要因素，人才的引進對檔案管理、對學校教研教學、對學校的發展建設，都具有非常重要的作用。
3.4促進高校檔案管理實現電子化
現在的時代是科技的時代，是數字化的時代，是信息共享的時代。高校傳統的檔案管理是依賴紙質材料的整理，而隨著科技革命的發展，數字化服務與自助化服務已經融入各行各業中，也為各行各業的改革帶來了機遇。這種機遇稍縱即逝，因此，檔案管理工作應該抓住這次機遇，積極建立電子檔案，對原有的紙質檔案材料進行整理、分類、歸納，利用大數據的優勢，找出適合高校檔案管理建設的重要發展方向。電子檔案方便保存，且不易丟失、不易損壞，與其投入大量的人力、物力進行紙質材料的整理工作，不如選擇一種更為省時、省力的電子檔案管理。紙質檔案與電子檔案相比，具有很多不合實際的地方，從占用空間上說，紙質材料比電子檔案要消耗的資源更多，再加上定期維護保存的費用，這是一筆不劃算的買賣。而電子檔案既節省了空間，又節省了查找的時間，且在這個基礎上還起到了一定的環境保護作用。目前，各大高校的電子檔案還不完善，有的學校甚至還沒有對電子檔案形成正確的認識，對其重視程度還很低，這種觀念是非常不利于領導做出正確的決策，以及促進學校發展。
4結語
高校的檔案管理是關系全體師生、學校建設的一項重要工作，因此，高校必須要給予高度重視。在信息化時代，想要完善檔案管理的工作，就必須進行改革創新，且創新是第一驅動力，只有通過創新才能對高校檔案管理進行完善，及時采用合理的方式、方法，有效完善檔案管理工作運作模式，從而推動高校建設快速發展，實現高校向現代化高校的合理轉變，最終做到高校教育體系的可持續發展，形成良好的教育生態環境。
主要參考文獻
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作者:高偉娜 單位:吉林建筑大學城建學院
第三篇:高校在線課程教學檔案管理對策
［摘要］本文針對近幾年在高校發展起來的MOOC等網絡在線教育，從教學檔案管理視角出發，對國內外網絡教學信息資源在保存和利用方面面臨的挑戰和存在的問題進行了分析，從而對高校在線課程教學檔案管理提出對策和建議，為國內教育機構和高校在創建、管理網絡在線教育資源方面提供一些參考。
［關鍵詞］在線課程;教學檔案;管理對策
網絡信息資源與傳統文獻相比，具有寶貴的利用價值和大數據服務的功能，但是隨著網絡技術的不斷發展和網絡信息資源的不斷擴大，這些寶貴的資源如何做長期保存、利用，給各個國家及各級教育機構帶來了前所未有的挑戰。
一、網絡在線課程教學檔案信息化管理的重要性
(一)網絡教學資源的學習利用價值大
從1999年美國麻省理工學院向社會開放網絡課程以來，到現在盛行的MOOC，匯集了國內外眾多名校名師的優質教育資源，是不可多得的教育資源，而且這些在線教育的應用范圍可以擴大到全國乃至全世界的每個角落，尤其是對一些偏遠地區教育資源嚴重缺乏的情況下，在線教育更有利于促進我國實現大眾化教育的任務。
(二)網絡教學資源占用空間大易消失
網絡教學資源來自各個國家眾多高校的網站，資源信息量大占用的空間也很大，完成保存并實現有效的實時運轉以及反復利用，工作量和軟硬件設施的投入受到很大的挑戰。另外，由于信息更新速度快，大部分網絡教學資源在被廣泛利用的同時，也在不斷地消失，而且速度非常快，不利于資源的持久保存和利用。
(三)網絡教學資源的學習者越來越多
從國外網絡教育資源的發展來看，從最初的高校內部師生使用逐步發展到全國范圍乃至全球范圍共享使用，學習使用者從最初的隨意學習發展到可以獲取大學學分的教育。隨著在線教育的廣泛開展，學習使用者逐漸增多，為高校和社會解決了師資不足、課程資源不足等問題。
二、高校網絡在線課程教學檔案信息化管理存在的問題
(一)理念滯后問題
隨著各項工作信息化進程的不斷變革和應用速度的加快，檔案管理工作也逐步進入信息化管理階段，數字化檔案館應運而生，使傳統的檔案管理工作步入一個新的時代。就目前調研情況看，對于這些網絡教育資源的管理各級高校及教育機構還沒有統一的方案和保存標準，對網絡教育資源的重要性認識不足，不利于網絡教學資源的廣泛利用，也嚴重影響高校及教育機構對網絡課程教育進一步規范開發和管理工作的進行。
(二)管理機制問題
從推進大眾化教育角度看，網絡教學資源作為檔案保存是一種社會公共事業，具有一定的現實意義。但是目前國內還沒有一個系統的完整的標準來實現這一功能，標準化和專業化程度低，軟硬件設施投入不足，手段與技術落后，同時，也缺乏相關法律條文的保障，導致在線資源的保障不能有效得到應用，受教育范圍也受到很大制約，急需建立完善的管理制度保障在線教育資源的廣泛、長久利用。
(三)人員技術問題
高校檔案信息資源逐步大量數字化，逐步向數字化檔案館邁進，館藏逐步以數字化資源為主，服務手段逐步向多樣化、網絡化、全球化發展，服務對象逐步突破了本校本地區的范圍。但是從目前情況看多數高校檔案人員還處于倉庫管理員的層次，很少有檔案管理專業的學歷，管理手段多數只是收集、借閱，數字化內容的檔案較少，信息化手段落后，嚴重制約網絡在線課程資源的有效管理和持續利用。
(四)經費不足問題
檔案管理從傳統的紙質檔案收集管理發展到信息化管理模式，需要一定的軟硬件等設施的投入，需要一定的資金做保障，目前，由于經費不足，導致在線教育資源多數靠高校自身解決本校開發的課程資源，只能應用在本校范圍，而且開發數量有限，在社會上進行的網絡在線教育主要依賴一些公司購進高校部分課程再進行有償服務，開發范圍和應用范圍大大縮小，不能很好地發揮網絡在線教育的本質功能。(五)知識產權問題網絡在線教學資源是各個國家眾多大學開發研制，大部分網絡課程資源使用權基本在本校范圍內，這樣，其他學校以及社會學習者無法享受這些優質資源，對教學資源本身是一種浪費，如果解決好著作權、知識產權這樣的問題，以網絡教學檔案的形式的進行規范的呈繳、開放、利用，對社會教育是一件有意義的事情。
三、高校網絡在線教育課程教學檔案信息化管理的建議與對策
高校在線教育教學檔案信息化管理工作是高校檔案管理事業發展的重要工作之一，特別是當前網絡技術迅速發展的形勢下，推動高校教學檔案信息化管理，實現高校網絡教學檔案的信息化服務功能，必須改變管理理念、提高創新意識，抓住契機，積極變革管理手段才能與時俱進。
(一)提高認識建立科學的管理體系
按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結合當前網絡教學資源建設和保存的實際情況，應積極制定高校網絡教學檔案保存和管理的實施細則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細節。首先要提高認識，更新理念。高校要實現教學檔案信息化管理工作，必須提高全校教師對網絡教學資源保存和利用價值的正確認識，尤其是高校領導要有超前的信息化管理意識，與時俱進，積極接受以MOOC為代表的網絡教學模式，將網絡教學資源早日納入教學檔案的管理內容中，推動高校網絡教學檔案的信息化管理進程。其次，學校檔案部門要做好與各行政部門、教學部門的聯系工作，做好宣傳，及時收集各部門有關的網絡教學資源，防止有價值的數字化文獻的流失。再次，高校優質的網絡教學資源要實現高校間、高校與社會間的資源共享功能，各級教育機構要建立密切的合作共贏關系，共同討論建立網絡教學資源的共建共享機制，共同推進高校檔案網絡教學檔案的信息化服務進程，提升高校優質資源的服務水平。
(二)提高人員的信息化專業化素養
高校教學檔案走向信息化管理階段，對檔案管理人員的素質要求有了根本性的變化。檔案管理人員的信息化能力是關鍵因素，不但需要專業的檔案管理知識，還必須具備高水平的信息技術運用能力，熟悉數字化檔案館的工作流程，熟練掌握網絡教學檔案管理平臺和系統功能的應用技術，使檔案在信息化管理以及服務上更科學、更實用。首先，要加強專業理論知識的培訓，如歷史學、文獻編纂學、目錄學、網絡信息鑒定理論、相關的法律、法規等專業知識。其次，加強信息技術的培訓和操作能力的訓練，如計算機錄入技能、檢索技能、相關網絡技術的學習。再次，積極引進復合型人才，努力營造一支政治強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人才隊伍。
(三)完善組織管理制度和保存制度
目前，大多數高校的檔案管理制度和保存制度沒有體現出信息化管理模式下在線教育資源的管理要求，缺乏與時俱進，對教育資源納入教學檔案管理缺乏前瞻性。所以，高校檔案館(室)必須面對現實，接受挑戰，積極修改、完善相應的組織管理制度，本著一切為教學服務的宗旨，才能更好地促進高校網絡教學檔案的保存和管理工作。從宏觀上看，國家、政府和各級教育機構可以建立圖書館和檔案館為主的網絡在線教育資源信息化管理體系，建立地方各級教育管理機構和高校等為輔的分布式分支機構，逐步在國家圖書館和檔案館的引導下，有組織有計劃地構建出我國國內的網絡在線教育資源管理網絡。從微觀上看，高校作為一個網絡教學資源保存中心，學校各部門、各教學單位作為分布點，形成一個較小的網絡教學資源保存體系。區域性的資源保存中心如高校檔案館(室)與國家檔案館建立聯動機制，有效實現在線教育資源的管理和利用。
(四)加大資金投入優化資源保存環境
隨著國家教育信息化工作的全面開展，網絡教學資源的開發和利用已經在全國高校普遍開展起來，尤其是MOOC引進后，全國網絡教學資源數量發展很快，在線學習的學生人數越來越多，龐大的網絡課程資源、快速的內容更新要求，對硬件、軟件的投入和配置要求很高，高校現有的檔案館管理硬件和管理系統已經遠遠不能適應當前的要求，需要投入很大的經濟成本才能實現網絡教學檔案的保存和利用工作，而且，隨著網絡教學檔案數量的不斷增加，這筆投資變得越來越大，高校自身是難以負擔的。為了優化網絡在線教育資源的管理環境，首先需要非常強大的基礎設施建設，如服務器、機房、電子出版物閱讀設備、課程平臺建設、系統購置、在線信息資源的存儲等等，都需要大量的專項資金做保障;其次需要運行保障經費，如軟硬件維護、系統升級、檔案管理人員業務培訓等;再次是在線資源的建設和管理工作方面的經費保障，課程的開發和資源持續再利用是實現在線教育有效開展的最終目的。對于目前出現的經費瓶頸問題，解決途徑一是需要國家教育部門牽頭制定統一的標準和規范，二是政府率先投入專項資金，協調高校和社會力量共同加入這項利國利民的教育工程建設，與時俱進，營造網絡在線教育資源的有效管理和利用環境，推動在線教育的有效開展。
(五)加強教學資源的全面整合和共享
整合優質教學資源，逐步建設多種學科、多種專業課程的網絡共享平臺，推動高校優質網絡在線教育課程資源共享是將后教育領域面臨的新的發展趨勢。從高校網絡教學檔案信息化建設角度來說，要實現資源的整合與共享，高校檔案館(室)在網絡在線課程資源的建設和管理過程中要求具備開放性和兼容性。在為本校師生提供在線教學檔案資源服務的同時，也能更好地為其他學校乃至社會各行各業的學習者提供在線教育服務，在網絡在線教育課程資源不斷增加和累積的基礎上，要更好地注重模塊化、多功能和交互性的建設和作用的發揮，逐步發展成為有價值的網絡在線教育數字資源庫，通過在線教育網絡平臺，提高在線教育資源的建設質量與利用服務效率，進一步實現院校、學科、專業、課程之間的信息共享。高校教學檔案信息化管理是一項復雜的系統工程，涉及的學科、專業、課程較多，為了避免重復建設，高校之間應該建立統一規則、走共建共享之路。總之，教學檔案從傳統管理模式向信息化管理模式過渡是一項長期性工程，需要國家、社會、地方政府、教育機構等多方面的努力才能更好地實施。隨著信息技術的發展，學校教學等各項工作也隨之發展變化，高校在教學檔案信息化進程中，需要逐步完成過去傳統檔案的數字化建設工程，同時盡快完成現有電子文件等教學檔案的歸檔工作，對于新型的網絡資源管理，各級教育機構和高校必須認真審視這種新生事物，正確認識這種資源的重要性和可持續利用價值，積極提高管理意識，完善現有的管理制度，適應信息技術的要求，構建教學檔案信息化管理模式，促進高校教學質量的提高，促進國內外優質教育資源的有效利用，對于提高高校學生教學質量，實現大眾化教育具有積極的作用。
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作者:白海珍 單位:內蒙古財經大學
第四篇:民辦高校檔案管理探索
提要:民辦高校因為投資主體為私人或企業，導致其重要的關注點在學校招生的多少和教學質量的高低，忽略了學校和教師的檔案管理。公辦高校之所以發展迅速，它的文化傳承是必不可少的重要一環，而這一傳承的載體就是檔案。因此，民辦高校要步入高速發展的快車道，必須提高檔案管理水平，體現民辦高校誠信建設的發展過程和教師的成長歷程，把民辦高校的歷史有機地銜接起來。
關鍵詞:民辦高校；誠信建設；檔案管理
一、引言
隨著新修的《民辦教育促進法》正式實施，民辦高校規范管理提到了議事日程。民辦高校在我國已經不算是新鮮事了。但是像20世紀80年代之后蓬勃發展的態勢確實是很少見的，也很壯觀。民辦院校的發展，離不開辛勤耕耘的教師和朝氣蓬勃的年輕學生，也不可缺少吃苦耐勞的后勤服務和精打細算的財務人員；無一例外的擁有著教學大樓、圖書館、宿舍和食堂，包括先進的教學設施設備、豐富的館藏紙本圖書和期刊、品類齊全的電子書刊、查準率和查全率較高的信息檢索管理平臺；與時俱進的校園文化、豐富多彩的校園生活、風格各異的教學活動，給成長中的民辦高校描繪了一幅絢麗的圖畫。檔案，事無巨細地記載著民辦高校從無到有、從少到多、從小到大及從自然到科學的發展過程，記錄著教師從事教育教學活動的一段人生旅途，承載著莘莘學子的追夢故事。這一切，不僅讓民辦高校自覺地開展誠信自律建設活動，也令民辦高校付出洪荒之力營造有利于自身發展的客觀環境。最近幾年，國家對民辦高校的管理越來越關注，為了更好地支持民辦高校發展，制定精準扶持民辦高校發展的財政支持和宏觀調控政策，國家、省及市的教育管理部門經常請民辦高校上交諸如財政資金應用績效評價、內涵建設等項目自評報告。為使民辦高校所填寫匯報材料的真實性，需要民辦高校開展誠信活動，以保證所填寫的內容真實性和權威性，助推民辦高校檔案管理工程提升到一個新的高度。
二、民辦高校檔案管理現狀
事實上，民辦高校同國家公立學校一樣，同樣存在著人事檔案、財務檔案、教學檔案、圖書檔案、科研檔案、內外聯檔案、收發文檔案等等。但是，民辦高校的檔案管理與民辦高校的發展速度并不對稱。具體表現有如下幾個方面：（一）民辦高校舉辦者不重視檔案管理。最先發展起來的民辦高校，是摸著石頭過河的一群有創新精神和冒險精神的開拓者。他們不知道民辦高校的發展會是什么樣的，國家的政策會如何變化，只是憑著對教育事業的熱愛，或者說被龐大的教育市場利益所吸引，不畏艱難地堅持辦學。這一階段，所有的民辦高校創辦者，想得最多的事，就是如何把學生招進來，如何招聘到能擔任教學工作的老師，如何雇傭到后勤服務和保安人員維持學校的安全。夸張一點說，對于檔案管理，這些民辦高校的創辦者最重視的是學生的檔案不要丟了，財務賬目盡量清楚。而教師檔案、教學檔案、科研檔案等的管理，還沒有引起民辦高校舉辦者的重視。（二）客觀原因忽略了檔案管理。民辦院校的性質，導致民辦高校在成立與發展過程中就存在一些先天性缺陷。加之，其人員的流動性非常快。加大了管理人員對民辦高校工作的不安全感和無歸屬感，思想意識里就有一種隨時換工作的準備。表現在工作過程中，他們只注重完成接受的每一項任務，不去考慮這些工作任務完成后的存檔問題。或者說，即使當時完成某項目工作任務的管理人員離職后把材料留下來了，由于民辦高校的離職制度不完善，可能會出現雙方沒有進行工作交接的情況。于是，后來的人不一定會知道或注意這些原始檔案材料，走掉的人也沒有機會告訴后來的人這些檔案材料在哪里。最終結果，還是導致原始檔案資料的遺失。（三）主觀原因造成檔案材料的丟失。一是民辦高校人員來往頻繁的特點，造成人事檔案材料多而復雜。人事管理部門源于對應聘與入職人員頻繁性的厭倦，主觀上就產生怕麻煩及沒有必要保留離職人員檔案的思想，加之民辦高校的教師來自全國各地，部分教師的人事檔案也未必是真實的，所以行政管理人員就自動放棄了離職人員的檔案管理。甚至有些離職人員因新單位工作的需要，回原單位請求出具其工作考核情況，遭遇原單位以“不為離職人員服務”的理由拒絕了；二是民辦高校工作人員基于自己利益考慮，而放棄崗位工作檔案的保存。民辦高校用人機制靈活的特點是一把雙刃劍，在提高選人用人效率的同時，也造成人員不穩定的情況多發。不排除部分管理人員想保住當前的工作崗位，主觀故意將做過的工作內容不做記錄，更談不上留存。其目的是提高工作內容的神秘性，降低工作的連續性，提高工作崗位進入的難度，讓新人無法快速進入工作狀態，盡而實現其繼續在本崗位工作的愿望；三是校方與被聘用方合作不愉快被逼離職，或者是離職時薪酬問題沒有處理好，被聘用方為了報復校方及泄私憤等原因，離職時故意損壞或丟失自己所掌管的檔案資料。同時，也不排除被聘用者本身素質低、責任心不強，工作過程中不注意資料的保存和整理，也是檔案材料丟失的重要原因之一。
三、民辦高校檔案管理不完善的后果
（一）影響民辦高校的誠信度。檔案，是固化組織或個人在以往社會實踐活動中所做出的決定、開展的活動及所發生事件的信息，是當時情景的再現。任何一個民辦高校檔案材料的不全面或者是丟失，無疑對民辦高校的發展過程缺乏真實和詳細的記錄，必然會給這些民辦高校在經驗總結、科學平臺建設、教學規律的掌握等方面造成困惑，給民辦高校應付各級領導檢查及對外宣傳等方面造成極大的不便，虛假陳述的現象就不可避免，進而影響到民辦高校的誠信度。（二）影響民辦高校的文化沉淀。一所高校，文化的形成需要幾十年甚至幾百年的不斷沉淀、積累和提煉。而對于民辦高校，其文化的沉淀更需要一個長期的發展過程。在國外，全世界排在前10名的大學都是民辦或者私立高校，中國民辦高校因起步較晚在國內都處于劣勢，缺乏的就是文化的沉淀。在這樣的情況下，如果民辦高校發展過程中的檔案材料丟失的話，直接影響到民辦高校文化建設與傳承。（三）影響民辦高校的持續提高與發展。民辦高校，因其舉辦者與公立高校不同和起步晚等特點，導致其發展規律和過程有別于公辦高校。同時，民辦高校師資結構的不均衡性和學生來源的低分數性，造成民辦高校教育規律、管理體制也與公辦高校不同。因此，民辦高校檔案的保存和管理意義巨大，作用非同小可，表現出很高的不可替代性。毫不夸張地說，民辦高校檔案的缺失，直接影響民辦教育服務區域經濟社會的發展，進而影響民辦高校健康發展與提高。
四、提高民辦高校檔案管理的措施
（一）建設檔案管理制度文件。民辦高校要提高對檔案管理的重視程度，從制度層面上來完善檔案的管理工作，制定一系列可行的檔案管理制度。包括辦公室檔案管理制度、科技檔案管理制度、人事檔案管理制度、圖書館檔案管理制度、院校之間交流活動檔案管理制度等，并將制度落實到具體的管理部門，確認責任人，并作為部門和個人的業績考核指標。（二）開展檔案管理培訓工作。采取走出去請進來的方式，對檔案管理人員進行崗位技能和責任的培訓工作，從思想上讓檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性和不可或缺性。通過培訓，增強檔案管理人員的工作水平和能力，明確和認知檔案管理崗位的責任和義務，提高檔案管理人員在工作過程中遵循檔案管理工作規律和制度的自覺性，保證檔案管理工作的有序開展和質量保證。（三）利用信息化技術開展檔案管理。充分利用電子設備在檔案管理工作中的重要作用。將重要的文件和材料掃描為電子文檔保存在電腦里，以備紙制檔案受損或丟失時可查閱。條件允許的民辦高校，可以在OA辦公系統中增加檔案管理模塊，既節省了檔案管理信息化的建設經費，也避免了重復建設，更方便了檔案的管理與查找。（四）設立專門的檔案室。2016年11月7日，第十二屆全國人民代表大會常務委員會第二十四次會議通過“全國人民代表大會常務委員會關于修改《中華人民共和國民辦教育促進法》的決定”。新的《中華人民共和國民辦教育促進法》對民辦教育的發展做出了更詳細的規定。而民辦高校的檔案管理工作是民辦高校誠信發展的載體。因此，為了更好地保管檔案材料，有條件的民辦高校最好設立單獨的檔案室，用來存放檔案材料，真實而詳細地記載著民辦高校的發展歷程，以防丟失或損壞。（五）加強檔案管理經費投入。民辦高校檔案管理工作薄弱，與民辦高校舉辦者對檔案管理工作的重視程度有著非常重要的關系。客觀地說，大部分民辦高校的舉辦者對檔案管理工作都是不重視的，或者是認為沒有用的。因為民辦高校創辦初期，生存是民辦高校的首要問題。而生存、生源是民辦高校的命脈。故民辦高校無一例外地都將主要精力放在招生和教學方面。隨著國家對民辦高校的政策與財政支持，民辦高校向規范化和正式化的快車道上行駛，檔案管理工作成為民辦高校科學化發展的一個重要標志。于是，民辦高校檔案管理工作擺在了議事日程。鑒于檔案管理工作是一項重要的物質實踐活動，因此，各民辦高校要加大在檔案管理工作上的經費投入，以保證檔案管理工作的順利進行。
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作者:康穆霞 單位:廣東白云學院
