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文書檔案管理辦法范文1

【關鍵詞】電力企業(yè)；電子文書檔案；管理；系統(tǒng)；架構(gòu)

電力企業(yè)是我國重要的能源企業(yè)，電力企業(yè)的穩(wěn)定運行可以保證當?shù)鼐用竦恼Ｓ秒姟Ｎ臅鴻n案管理系統(tǒng)是電力企業(yè)管理系統(tǒng)的重要組成，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案實現(xiàn)了電子化的管理方式，電子文件逐漸成為了電力企業(yè)文件的主導形式，為了提高電子文書檔案的管理水平，一定要合理應用計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)，還要重視文書檔案收集、整理、保管這項工作，這也有助于提高電力企業(yè)的服務水平。在優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)時，需要確定檔案管理的架構(gòu)，這樣才能提高管理的效率。

1.電子文書檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的關系

電子文書檔案是一種新型的檔案管理形式，由于電子文書檔案應用的時間不長，相關制度還不夠完善，而且還不具備法律效力，所以，在應用這一管理措施時，需要與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式結(jié)合，這樣才能保證文書檔案的法律效力，還可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，有利于檔案的查找、目錄的檢索以及文件的借閱。電子文書檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著緊密的關系，只有將二者緊密的結(jié)合在一起，才能保證文書檔案管理的有效性。

2.電力企業(yè)電子文書檔案規(guī)范化管理的作用

2.1有利于檔案目錄信息的管理

文書檔案管理系統(tǒng)與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可以自動生成，實現(xiàn)對電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以減輕工作人員的工作量，還可以提高檔案目錄管理的水平。

2.2可以實現(xiàn)文書檔案的全文儲存以及檢索

電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以實現(xiàn)對文書檔案的全文儲存，可以實現(xiàn)全文目錄檢索，這有利于提高檔案文件的利用率，在對全文進行存儲后，可以實現(xiàn)遠距離檔案信息傳輸，實現(xiàn)了資源的共享。

2.3有利于實現(xiàn)多媒體檔案的統(tǒng)一管理

在現(xiàn)代化的電力企業(yè)中，文書檔案的種類越來越豐富，規(guī)范化管理可以實現(xiàn)對多樣化信息的集中管理，利用計算機技術(shù)，可以提高檔案檢索的效率，其不但可以對文字圖像進行歸類管理，還可以對動態(tài)影像、聲音媒介等檔案信息進行集中管理。

2.4可以實現(xiàn)檔案業(yè)務的計算機輔助管理

檔案業(yè)務的種類越來越繁多，檔案管理可分為多項環(huán)節(jié)，在進入信息時代后，利用計算機輔助技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案的收集、整理以及存儲，規(guī)范化管理可以實現(xiàn)檔案業(yè)務的計算機輔助管理，可以及時掌握檔案信息的動態(tài)變化情況，這有利于提高檔案管理的預測能力，可以促進電力企業(yè)電子文書檔案管理工作效率不斷的提高。借助計算機技術(shù)，可以了解文書檔案的借閱情況，可以掌握檔案機構(gòu)以及檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)，還可以了解檔案動態(tài)變化情況，實現(xiàn)檔案業(yè)務的計算機輔助管理，提高電力企業(yè)電子文書檔案管理的水平。

總之，加強電力企業(yè)電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以有效提高檔案業(yè)務的管理質(zhì)量以及工作效率，可以減輕檔案工作人員的工作量以及勞動強度，降低檔案管理的成本，實現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化、自動化化的檔案管理，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以隨時隨地的對檔案進行檢索、借閱，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.電力企業(yè)電子文書檔案管理系統(tǒng)應具備的原則

（1）開放性。基于業(yè)界開放式標準，并為未來的業(yè)務發(fā)展奠定基礎。

（2）規(guī)范性。系統(tǒng)要符合中華人民共和國檔案行業(yè)標準（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

（3）靈活性與可擴展性。方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業(yè)務處理的靈活配置、業(yè)務功能的重組與更新的靈活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

（5）先進性和前瞻性。采用先進成熟的設備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4.電子文書檔案管理系統(tǒng)的特點

4.1安全性

因為是網(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過授權(quán)、認證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計算機專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統(tǒng)應提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間。

4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合

在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運行；減輕系統(tǒng)維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節(jié)點系統(tǒng)資源的利用情況，為升級擴容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡管理、數(shù)據(jù)庫管理、應用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實現(xiàn)互聯(lián)，即可實現(xiàn)部分垂直管理。

5.結(jié)束語

綜上所述，電子文書檔案已經(jīng)成為當前社會電力企業(yè)文件管理的主要形式，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)的管理者一定要做好電子文書檔案管理系統(tǒng)的完善與優(yōu)化工作，建立文書、檔案一體化的管理系統(tǒng)，這樣可以提高目錄檢索的效率，可以節(jié)省檢索的時間，提高資源的利用率。電力企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，需要先確立電子文書檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，這樣才能實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，才能促進電力企業(yè)更加長遠、健康的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]胡艷.提高企業(yè)文書檔案管理工作水平的幾點思考[J].黑龍江檔案，2014（01）.

文書檔案管理辦法范文2

關鍵詞 船舶檢驗技術(shù) 檔案 科學化管理

船舶檢驗的目的是為了保障船舶和海上設施安全、防止其造成水域環(huán)境的污染，船檢工作是一項專業(yè)性很強的技術(shù)活動。而船舶檢驗技術(shù)檔案就是船檢工作中所產(chǎn)生的與此相關的科學技術(shù)檔案，同時也是船舶技術(shù)狀況和驗船師工作質(zhì)量的真實記錄。由此可見，對船舶檢驗技術(shù)檔案進行科學化管理分析是十分必要的。

一、船舶檢驗技術(shù)檔案的構(gòu)成

船舶檢驗技術(shù)檔案是船級社在進行船舶檢驗工作中所產(chǎn)生與此相關的全部工作檔案，其主要構(gòu)成內(nèi)容有以下幾個方面：

（一）船舶技術(shù)檢驗檔案。船舶技術(shù)檢驗檔案主要是對我國內(nèi)外航行船舶進行法定檢驗和入級檢驗時，所形成的技術(shù)檔案。

（一）產(chǎn)品檢驗技術(shù)檔案。產(chǎn)品檢驗技術(shù)檔案是對各種船舶內(nèi)所配備的船用產(chǎn)品以及船上所載的諸如集裝箱等物品進行檢驗時，所形成技術(shù)檔案。

（三）海上設施檢驗技術(shù)檔案。海上設施檢驗技術(shù)檔案主要是在對海上各種建造和建造后的設施進行法定檢驗和鑒證檢驗中形成的技術(shù)檔案。

船舶檢驗技術(shù)檔案全面地反映了我國船舶檢驗事業(yè)的面貌，真實地記載了我國船舶檢驗技術(shù)的發(fā)展成果，它有著不可忽視的歷史價值和現(xiàn)實作用。

二、船舶檢驗技術(shù)檔案的科學化管理分析

（一）執(zhí)行中國船級社檔案管理辦法

1.文書檔案管理辦法。文書檔案的分類方法采用“年度――機構(gòu)――保管期限”的分類方法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構(gòu)分類，同一機構(gòu)內(nèi)按保管期限分類，各分社文書檔案的分類方法可根據(jù)本單位的實際情況自定。此外，文書檔案應編制《歸檔文件目錄封面》、《歸檔文件目錄索引》以及《歸檔文件目錄》，歸檔文件裝訂順序應為：歸檔文件目錄封面――歸檔文件目錄索引――歸檔文件目錄。歸檔文件目錄索引由檔案部門編制，各立卷單位不再單獨編制。

2.會計檔案管理辦法。會計檔案按照文書檔案要求立卷，以裝訂成冊的會計憑證、賬簿可裝入檔案袋（盒）內(nèi)。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務會計部門保管一年。期滿后，于次年6月底以前，由財務會計部門按照歸檔要求整理立卷、歸檔，編制移交清單，移交檔案部門保管。1998年以后的會計檔案根據(jù)財政部、國家檔案局，關于印發(fā)《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號文）執(zhí)行。

3.科技檔案管理辦法。船舶檢驗科技檔案依據(jù)其特點分為8個大類、若干二級類目和若干三級類目。科技檔案的標識是對科技案卷賦予一定的代碼，以確定案卷在檔案分類體系中的位置，是案卷保管號（包括分類號和項目順序號）和案卷順序號的組合。具體標識方法按照《船檢科學技術(shù)檔案分類編號辦法》執(zhí)行，如CJ01（總部全宗號），CJ01-5.1.1代表船舶檢驗類檔案;CJ01-5.2.1代表海上移動平臺檢驗類檔案;CJ01-4.2代表規(guī)范類檔案。項目順序號通常可采用3位數(shù)字流水編號，或者采用項目代號、工作控制號、船舶登記號、圖紙批準號等作為項目順序號;案卷順序號可采用4位數(shù)字流水編號。

（二）推進中國船級社檔案信息化建設

當前，隨著中國船級社船舶檢驗業(yè)務的蓬勃發(fā)展，船舶檢驗技術(shù)檔案作為船舶檢驗工作信息和歷史記錄的重要載體，其數(shù)量也日益增多。在如今信息化技術(shù)的大背景下，為了跟隨中國船級社業(yè)務的發(fā)展需要，對總部和各個分支機構(gòu)的檔案進行有效的管理和利用，這就需要大力推進中國船級社檔案信息化建設。當前，中國船級社檔案信息化建設需要從以下兩個方面著手：

1.加強檔案管理平臺建設。檔案管理平臺是以中國船級社船舶檢驗業(yè)務和檔案行業(yè)標準為依據(jù)進行開發(fā)建設的，需要具有一定的靈活性和拓展性，同時還要兼具安全保密功能，以此來滿足檔案信息管理的安全性和可靠性。檔案管理平臺的建設，能夠?qū)崿F(xiàn)對船檢業(yè)務檔案信息的可視化管理，能夠全面提升檔案信息資源的開發(fā)利用水平，促進其公開共享和再利用。

2.推動數(shù)字檔案資源的建設。數(shù)字檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)有機結(jié)合的產(chǎn)物，和傳統(tǒng)的檔案館相比，具有信息傳輸網(wǎng)絡化、檢索系統(tǒng)方便快捷、檔案原件存儲時間長的特點，能夠極大地滿足用戶的需求，跨越時間和空間的限制，隨時、隨地實現(xiàn)檔案的異地查找。數(shù)字檔案資源建設是中國船級社檔案信息化建設的基礎，為檔案管理工作創(chuàng)造了前所未有的有利條件，對檔案資源進行數(shù)據(jù)資源整合和數(shù)字化加工，將從根本上提高檔案服務質(zhì)量，極大地強化檔案的信息需求。

三、結(jié)論

文書檔案管理辦法范文3

        一、存在的問題

        1.文件資料收集不完整

        據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進行分類管理，檔案室雖然是一個單位檔案管理的最高機構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調(diào)好這方方面面的關系，導致一個完整的檔案有時被分割成好幾部分。同時，因為農(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務是進行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔了國家、省、市重點項目，科研人員對科研檔案建檔意識較強，也比較重視，但對文書檔案卻缺乏應有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。

        2.文件資料歸檔過程中存在漏洞

        目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負責對本單位在工作中形成的文件資料進行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領導對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。

        3.人員管理和文件印制中造成浪費

        大部門起草后的機關文件必需由部門秘書打印、下發(fā)、整理、歸檔。機關各部門各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調(diào)，這不僅是人員資源上的浪費，而且反映了機關工作雜亂無章。

        許多農(nóng)業(yè)科研所的機關文件起草、打印、下發(fā)、整理、歸檔的前期工作都由各職能部門自己進行。單位每年都要撥付相當一部分辦公經(jīng)費給各職能部門用于文件的印制。因為沒有一個統(tǒng)一的制度和管理辦法，所以每年各個單位在文件的印制過程中花了多少錢，誰也不知道，浪費了多少經(jīng)費，誰也不關心。文件在印制過程中印重、印廢、印多的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。因此在文件印制過程中出現(xiàn)的浪費現(xiàn)象比較嚴重。 

       二、改革設想

        1.健全檔案管理制度，提高檔案管理意識  

        歸檔文件整理前需要制定文件材料整理與歸檔辦法、歸檔范圍與保管期限表、不歸檔文件處理辦法等相關制度，其中還包括收發(fā)文登記制度、傳閱紀錄制度、打印留存制度等文書處理制度。通過制度規(guī)定，將文件材料的收集列入文書人員的崗位職責。傳閱文件應由專人負責，保證辦結(jié)文件的歸檔，保證公文載體材料的壽命，保證公文格式、用筆、簽章的規(guī)范化。檔案人員要定期對收集來的文件進行篩選，按照統(tǒng)一的分類標準進行分類，確保材料的內(nèi)在質(zhì)量。

        文書檔案的管理工作與領導的重視和支持是分不開的，尤其是秘書直接參與文書處理各環(huán)節(jié)，直接參與大部分文件材料的形成過程，得到他們對檔案工作的支持，就保證了一批重要文檔材料的質(zhì)量和來源。因此，作為一名檔案工作者，除了了解自身工作對象和職責外，還應向領導和業(yè)務人員進行宣傳，提高他們的檔案意識，讓他們更加重視和支持檔案工作，發(fā)展檔案事業(yè)。

        2. 加強檔案知識學習，提高檔案管理人員素質(zhì)  

        從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經(jīng)濟生活的快速發(fā)展，對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一需要，做到努力學習，不斷提高自身綜合技能。不僅要熟悉農(nóng)業(yè)科研工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解農(nóng)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，努力去多思考，多研究，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型的轉(zhuǎn)變。

        3.及時收集文件資料，確保文書檔案的完整性  

文書檔案管理辦法范文4

一、高度重視，加強領導

今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。200*年，新一屆領導班子調(diào)整后，及時調(diào)整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規(guī)劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內(nèi)容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡。

為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費，購置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現(xiàn)代化管理的需要。

二、加強制度建設，規(guī)范檔案管理

為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規(guī)范機關的文書檔案管理，200*年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性。

為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，20*年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學化管理軌道。

四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作

200*年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，200*年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；200*年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺藝術(shù)展》網(wǎng)頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻。

五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務

為進一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務知識匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據(jù)。200*年*年，由于機關搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。

六、工作中的不足和今后打算

1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。

文書檔案管理辦法范文5

在新形勢下，電力企業(yè)的檔案管理工作展現(xiàn)出了新的特征與變化，同時也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。目前，電力企業(yè)檔案管理工作存在一些問題，企業(yè)對新形勢下檔案管理的改革重視不足，對于新課題的研究也較為落后。而專業(yè)的管理需要專業(yè)體系與人才，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應企業(yè)管理需求，同時，專業(yè)技能以及信息技術(shù)的復合型人才的缺乏，使得電力企業(yè)的檔案管理工作難以有效開展，無法發(fā)揮其價值與作用。

二、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不合理。隨著電力行業(yè)的變革不斷深入，檔案管理工作逐漸成為擺在電力企業(yè)面前的一個新課題。在許多企業(yè)中，由于管理制度的缺失，檔案管理十分分散，造成資料缺失或難以查找。而檔案信息資源管理體制的不明確，使得個人的疏忽頻發(fā)，造成檔案信息資源丟失，不利于有效開展后期的檔案管理工作。企業(yè)文書檔案管理工作若缺乏一套行之有效的規(guī)范的管理制度體系，就會加劇文書檔案工作的繁重，導致文書工作與檔案工作的銜接過程脫節(jié)，嚴重影響工作效率。文書工作與檔案工作同屬于企業(yè)的管理工作，兩者并非單獨存在，而是相輔相成、互相融合。部分企業(yè)在實際工作中，沒有適當?shù)膶⑽臅ぷ髋c檔案工作聯(lián)系到一起，間隔時間過長或信息量大時，就會出現(xiàn)嚴重的誤差，對文件的統(tǒng)一性、附件齊全原則等造成不良影響。制度是一切活動開展的基礎，電力企業(yè)如果缺乏行之有效的檔案管理制度，就會對生產(chǎn)、科研等工作造成影響，從而在競爭中失去優(yōu)勢。（二）企業(yè)重視程度不足。對于電力企業(yè)而言，管理制度是否完善，是否能夠落實，將對企業(yè)發(fā)展起到不可估量的影響。企業(yè)管理層重視程度不足，使得企業(yè)的檔案管理工作被遺忘，建立和完善檔案管理制度也無從談起。究其原因，主要有兩點：首先是企業(yè)對于檔案管理工作認識的不充分。企業(yè)忽視對重大事件的記錄和專案管理，認為檔案記錄只是單純片面的文字工作，企業(yè)不能及時地掌握重要時間的相關信息，造成問題檔案的出現(xiàn)。其次，由于文書檔案管理的投入成果見效慢，相較于人力資源、科技活動，企業(yè)對于檔案的科學管理投入較少，導致檔案管理人員工作積極性不高、改革意識不強。目前，檔案管理被納入到企業(yè)未來發(fā)展的概率較小，其作為信息預測，判斷企業(yè)未來發(fā)展形勢的作用也被忽略。企業(yè)的不重視，不僅直接導致了企業(yè)檔案信息缺失、泄露，同時也給自身的發(fā)展設置了障礙。（三）管理人員綜合素養(yǎng)素質(zhì)不高。電力企業(yè)的檔案管理工作從信息采集，到信息入庫，再到信息的保存，都是由相應的人員負責，管理人員的工作水平對整體的檔案管理效果有著至關重要的影響。在電力企業(yè)發(fā)展中，檔案管理的作用日益突出，如何建立一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍成為企業(yè)普遍考慮的問題之一。目前，檔案管理專職人員不足，管理人員大多數(shù)從其他部門臨時調(diào)派過來協(xié)助工作，造成檔案信息資源丟失等問題頻發(fā)。而日常技能培訓的缺乏，使得在檔案管理方面存在很多不合理的地方，無法保證檔案管理工作的順利進行。除了專業(yè)素養(yǎng)，檔案人員的服務意識也十分重要。檔案管理不僅是對企業(yè)資料文件的收集、歸檔、保存的工作，也是為企業(yè)提供檔案服務的工作,部分人員服務意識不強，怠于學習檔案管理的理論知識和專業(yè)技能,檔案工作不夠?qū)I(yè)，從而影響了檔案信息的完整性和保密性，導致檔案工作難以延續(xù)。

三、改進電力企業(yè)檔案管理工作的方法

（一）加大檔案管理投入力度。電力企業(yè)檔案要得到充分利用，不僅需要體制的建立，還需要行之有效的管理。企業(yè)領導對檔案管理工作的重視程度直接影響了基層人員的工作熱情，也決定了企業(yè)檔案管理的能力和水平。各基層單位及部室領導在增強對這一工作重視程度的同時，還應加大投入，分配出人力、物力和財力，由專人專管來促進該項工作的開展。例如，在硬件設備上，電力企業(yè)應當為檔案管理部門提供先進的計算機設備，配備現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，利用數(shù)字信息化技術(shù)，提高文書檔案的工作效率。此外，企業(yè)要提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，通過設立嚴格的檔案管理人才聘任制度、積極開展培訓課程，推動管理水平與員工個人能力的進步。作為檔案管理工作的直接參與者，檔案管理人員改革意識不足，不能夠積極地落實和推進檔案管理制度，不僅不利于日常工作的開展，還會大大降低企業(yè)資料的保密性。為了保證管理工作的順利有效開展，明確的電力企業(yè)檔案機構(gòu)人員編制十分必要。將檔案管理工作納入個人績效考核，保證其待遇及薪資水平符合標準，從而保證文書檔案管理工作的質(zhì)量。（二）完善檔案管理制度體系。企業(yè)健全完善檔案管理制度才能確保檔案工作人員有章可循、有法可依。制定適合電力企業(yè)自身實際的檔案管理辦法是電力企業(yè)完善體系制度的前提，健全檔案工作機制還需要結(jié)合企業(yè)的實際情況，在文書檔案的收集、編制的范圍，界定文件形成、歸檔職責等方面做出明確的要求和指導。例如，入庫標準、檔案制式化表格要求、歸類整理依據(jù)制度、借閱制度等,保證其全面，并具有可操作性。同時加強對檔案信息的多元劃分，例如可細致區(qū)分為知識信息類、科技信息類、工程信息類等，提升檔案管理秩序性與針對性。其次，在文書與檔案管理工作的統(tǒng)一化管理上，要保證兩者互相配合的科學性。企業(yè)相關人員可以針對文書工作與檔案管理的融合，加強企業(yè)管理體系的制定。例如，對文書檔案管理工作進行合理的要求，要求兩部分人員對相關的法律法規(guī)進行系統(tǒng)的學習，同時在日常工作中互相監(jiān)督，共同改進，保證文件的收集管理流程順利進行。除了上述兩點外，電力企業(yè)應該對管理工作制定標準，建立全面的檢查獎懲體系，以確保檔案管理工作的規(guī)范化實施。在數(shù)字化檔案管理體系的建設中，企業(yè)應對此提出相關管理體系和制度，針對建設過程中出現(xiàn)的問題，及時研究分析并找出解決辦法，以便盡快升級文書檔案管理模式，發(fā)揮數(shù)字化在文書檔案管理工作中的優(yōu)勢。（三）加強檔案管理數(shù)字化建設。在如今這個信息技術(shù)如此發(fā)達的社會，現(xiàn)代化辦公已經(jīng)有了技術(shù)支持。先進的計算機信息技術(shù)不僅能夠使檔案管理工作更加便捷，還能使其更加規(guī)范，更好地服務于企業(yè)發(fā)展。數(shù)字化作為重要的管理方式，可以更好地提升文書檔案管理的科學性與合理性。電力企業(yè)建立數(shù)字化檔案不僅方便在之后的信息活動中加以利用并提供參考，還可以吸引專業(yè)的檔案管理人員，以提高檔案管理效率。全面實現(xiàn)數(shù)字化與信息化，就要推進電力企業(yè)對檔案信息管理的改革。首先，檔案信息的保存應具現(xiàn)代化。代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，運用現(xiàn)代化的電子科技技術(shù)，將文件儲存為電子信息，并利用網(wǎng)絡進行記錄、信息的傳輸。其次，更新檔案管理手段，采用掃描技術(shù)、編碼技術(shù)等，打造信息化數(shù)據(jù)庫，避免檔案損壞、丟失等工作失誤，提升企業(yè)效益。

四、結(jié)語

電力企業(yè)檔案管理對企業(yè)來說有著舉足輕重的作用，面對競爭日益激烈的市場，企業(yè)檔案管理的專業(yè)性發(fā)展面臨著更高的要求，也急需新思想與變革。檔案管理信息化是必然趨勢，提升電力文書檔案的合理利用率，完善電力企業(yè)文書檔案管理工作，是電力企業(yè)現(xiàn)代化進程中不可缺少的重要步驟。電力企業(yè)集安全生產(chǎn)于一身，只有認識到自己在檔案管理過程中存在的問題，并采取相應措施，才能提高企業(yè)效益，增加企業(yè)價值。

作者:藺一梅 單位:中國華能集團北方聯(lián)合電力達拉特發(fā)電廠

【參考文獻】

文書檔案管理辦法范文6

20xx年安徽省鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法

第一條 為加強和健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，科學開發(fā)利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息資源，更好地為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作和農(nóng)民服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》及有關法律、法規(guī)，結(jié)合我省實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人大、政府機關、社會團體及其所屬部門(單位)在工作過程中直接形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖表、音像、電子、實物等不同形式的歷史記錄。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是國家檔案資源的重要組成部分。

第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行統(tǒng)一領導、集中管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府應切實加強對檔案工作的領導，依法履行檔案工作職責，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作納入經(jīng)濟社會發(fā)展計劃，為科學發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作提供必要的保障條件，創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全保管和有效利用。

第五條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應設立綜合檔案管理機構(gòu)，主管全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，集中保管并科學開發(fā)利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的各種門類和載體的檔案。有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)宜建立融管理檔案、現(xiàn)行文件、圖書、資料等于一體的檔案信息中心。

第六條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應當確定專人負責檔案工作并保持相對穩(wěn)定。檔案工作人員應具備大專以上文化程度，并經(jīng)過縣級以上檔案行政管理部門業(yè)務培訓。鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬部門(單位)、村(居)民委員會應當確定人員負責檔案工作。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府應當對在檔案工作中做出顯著成績的人員給予表彰和獎勵。

第七條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)及其人員應依法履行下列職責：

(一)宣傳、貫徹、執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范和技術(shù)標準，建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)章制度;

(二)制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作計劃，并組織實施;

(三)監(jiān)督、指導鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬部門(包括企事業(yè)單位)及村(居)民委員會檔案工作;

(四)收集、整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)應歸檔文件材料;

(五)接收并集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，按規(guī)定移交檔案;

(六)開發(fā)檔案信息資源，為社會各方面利用提供服務;

(七)接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導，及時報送鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作基本情況及檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報。

第八條 確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案安全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)應配置適宜安全保存檔案的專門庫房、規(guī)范統(tǒng)一的檔案裝具，配備防火、防盜、防霉、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等必要設施設備，定期檢查檔案的保管狀況，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的實體安全和信息安全。

第九條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應科學整合檔案信息資源，加強檔案工作公共服務功能建設。因地制宜開展政府(務)信息公開查閱或現(xiàn)行文件利用服務;利用信息網(wǎng)絡技術(shù)，搭建信息共享平臺，為農(nóng)民群眾提供綜合信息服務。逐步把鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)建設成為保管鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的基地，社會各方面利用檔案的中心，政府(務)信息公開的重要場所，農(nóng)民群眾獲取信息的服務窗口。

第十條 每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)為一個獨立的立檔單位，所形成的檔案為一個全宗，鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱即為全宗名稱。

第十一條 縣(市、區(qū))主管機關在鄉(xiāng)鎮(zhèn)設立的直屬機構(gòu)形成的檔案，根據(jù)檔案聯(lián)系的緊密程度，并經(jīng)縣(市、區(qū))檔案行政管理部門同意，可歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)全宗或縣(市、區(qū))主管機關全宗，但前后必須保持一致。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬企業(yè)、事業(yè)單位能夠構(gòu)成立檔單位的，其檔案可以獨立構(gòu)成全宗，自行管理;不具備安全保管條件的，可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)代管或寄存。不能構(gòu)成立檔單位的，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

暫不具備安全保管條件的村(居)民委員會的檔案，經(jīng)規(guī)范整理后，可交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)代管或寄存。

第十二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應根據(jù)國家檔案行政管理部門的規(guī)定，結(jié)合實際，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)縣級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。凡應歸檔的文件材料均應歸檔保存，任何單位和個人不得據(jù)為己有。

第十三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案應分類整理歸檔。總體要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的文書檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》的要求整理歸檔。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的會計、基建、設備、科研、專業(yè)(門)檔案、音像檔案、電子檔案、實物檔案，按國家有關規(guī)定整理(立卷)歸檔。

第十四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料應及時歸檔。其中，文書檔案應隨辦隨歸，最遲應在下一年度3月底前完成歸檔任務。其他門類和載體檔案的歸檔時間，按有關規(guī)定執(zhí)行。

第十五條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔的文件材料應當齊全、完整、準確，所使用的載體、書寫材料和裝訂材料等應符合檔案保護要求。

第十六條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應根據(jù)規(guī)定，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管負責人的領導下，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)和有關職能部門的人員共同組成鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。對到期或過期檔案認真審查，提出處理意見，寫出鑒定報告。對確無繼續(xù)保存價值的檔案應登記造冊，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)負責人批準后按程序銷毀，嚴禁擅自銷毀檔案。鑒定報告和銷毀清冊報縣級檔案行政管理部門備案。

第十七條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案應當按照下列規(guī)定進行移交：

(一)鄉(xiāng)鎮(zhèn)保管的檔案，按照《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，定期向縣級國家綜合檔案館移交;

(二)鄉(xiāng)鎮(zhèn)職能部門形成且歸屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)全宗管理的檔案，在本部門保管一年后向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)移交。上級主管部門有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定;

(三)被撤銷或合并的鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案，應當及時向縣級國家綜合檔案館移交;

(四)鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬的被撤銷企業(yè)、事業(yè)單位的檔案，應當及時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)移交;

(五)被撤銷或合并的行政村的檔案，應當及時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)移交。

第十八條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)應積極主動做好檔案資源提供利用工作。編制系統(tǒng)、規(guī)范的檔案檢索工具，建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，多形式開發(fā)檔案信息資源，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。

第十九條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用和公布，應當按國家規(guī)定的程序和辦法進行。應當遵守國家保密規(guī)定，不得損害國家、集體或者個人的合法權(quán)益;涉及知識產(chǎn)權(quán)的，必須遵守法律、法規(guī)有關保護知識產(chǎn)權(quán)的規(guī)定。

第二十條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應加強檔案信息化建設，將檔案工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息化總體規(guī)劃，推進檔案信息化建設與電子政務、辦公自動化建設協(xié)調(diào)發(fā)展，規(guī)范電子文件的歸檔與管理，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理和服務水平。

第二十一條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應建立檔案工作責任追究制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)人員調(diào)動時，應辦理檔案交接手續(xù)。

第二十二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作中有違反《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》等法律、法規(guī)的行為，造成檔案損失的，依法追究責任。