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文書檔案范文1

醫院文書檔案肩負著醫院重要活動、重大事件原始資料收集、記載以及各級公文轉遞、分類、歸檔等工作，是醫院管理的有效憑證。同時，對醫院的文書檔案進行科學化的管理，能有效提高醫院的管理水平，有利于醫院可持續發展。然而，目前大部分醫院對文書檔案管理重視程度仍不夠高，且在管理工作方面仍存在一些嚴重的問題需要有待解決。

一、醫院文書檔案管理工作所存在的問題

1、領導重視程度不夠高，檔案管理者意識淡薄

醫院大部分領導認為，醫院只要做好教學、科研等方面工作，就能獲得社會效益、經濟效益的雙豐收。同時他們還認為，醫院文書檔案管理質量好壞不會對醫院的發展造成嚴重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫院投入經費較少，設備陳舊，嚴重阻礙了文書檔案管理的發展。由于領導重視程度不夠，導致部分檔案管理者對醫院文書檔案管理缺乏法律知識、管理意識，在他們看來，醫院的文書檔案管理工作就是將醫院來文進行收集、整理而已，無任何技術含量。

2、檔案管理人員素質低

目前，多數醫院將文書檔案交由醫院辦公室人員進行管理。然而，醫院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時收集、整理而積壓過剩。而對于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業性管理人才，且學歷水平低，相關專業知識、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養，進而影響文書檔案管理工作的效率和質量。同時，醫院在文書檔案管理人員培訓方面的機會較少，致使檔案管理者思想較為傳統，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識不高，不能滿足新時展的需要。

3、無健全的文書檔案管理制度

目前，我國醫院文書檔案管理一般設置醫院辦公室里面。然而，由于以往檔案設置管理存在一些嚴重的問題，導致患者病例資料、醫院文書資料散落于各個科室里面，這種管理方式對檔案的綜合利用開發造成了嚴重的影響，出現管理松散、檔案使用率低等現象，這種現象致使醫院各部門之間相互推諉，不利于醫院對文書檔案的管理。

二、改進措施

1、增強醫院檔案管理者意識

醫院的文書檔案管理對醫院的管理具有非常重要的作用，故醫院領導應特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識到醫院文書檔案管理工作對于醫院管理的重要性，進而有利于提高文書檔案管理人員對檔案管理的意識。同時，醫院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強醫院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實醫院文書檔案管理制度，以促進醫院文書檔案管理的規范性、標準性，進而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫院文書檔案管理工作主要是為醫院相關人員、患者提供相關資料。隨著現代計算機技術廣泛應用于醫院管理工作中，因而需要醫院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質水平，同時還要學會運用計算機技術對文書檔案進行管理，便于相關管理人員資料查詢的同時，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質量和工作效率。因此，醫院檔案管理者要提高自身的服務意識，堅持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫院的使用者和相關管理者提高較為便利的服務。

2、提高醫院檔案管理者的綜合素質

想要提高醫院文書檔案管理人員的工作質量和工作效率，并充分提高醫院的社會效益、經濟效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質、專業知識技能。醫院文書檔案管理工作不僅影響著醫院的管理水平，而且還影響著醫院的發展。因而醫院需健全相關規章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進醫院的發展，具有非常重要的作用。同時，檔案管理者的綜合素質也能對醫院檔案管理水平造成嚴重影響，因而醫院要設置對檔案管理者考核、培訓方面的項目，進而有助于提高其綜合素質和專業技能，使醫院檔案管理者適應新時代的管理方法，能運用電子技術對醫院文書檔案進行管理，以提高其檔案管理工作的質量和效率，有助于促進醫院不斷發展。

3、健全文書檔案管理制度

檔案管理制度內容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應該納入醫院考核方法和崗位責任制當中。由于醫院文書檔案管理工作具有獨特性，因而需要建立符合醫院實際的管理模式。目前，多數檔案管理機構并不是設立獨立的科室，因而在文書檔案管理方面沒有自，大多數處于被動狀態。

三、結語

文書檔案范文2

醫院文書檔案是包括基建項目資料、會議記錄、人事調動資料、工作計劃、年度總結及病人病歷等在內的重要資料，是醫院開展各類管理活動的重要歷史憑證。文書檔案管理作為醫院檔案管理工作的重要組成部分，擔負著醫院公文的收集、分類、傳遞、歸檔等重要的責任，其管理水平的高低會對于檔案資料的完整性和質量都有很大的影響。為了提高醫院檔案資料的利用率加強文書檔案管理，實現文書檔案工作的科學化和規范化是必然的。做好醫院的文書檔案工作不僅能使醫院各部門和患者能夠及時方便的獲取所需信息，還能夠促進醫院在新時期的和諧持續發展。

1 醫院文書檔案工作現狀及面臨的困境

1.1 文書檔案管理人員綜合素質偏低 隨著信息化時代的發展，無論是企業、單位還是各類社會組織，其競爭力的高低歸根結底取決于其人才綜合素質水平如何。尤其是對于醫院文書檔案管理工作來說，專業化程度比較高，特別是在競爭日益加劇的知識經濟時代，對檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業的檔案管理專業知識，又要熟練基本的計算機操作等。然而，從目前醫院文書檔案管理工作隊伍來看，這種高素質、高水平、專業的復合型人才還比較缺乏，綜合素質普遍偏低，這很不利于醫院檔案管理工作效率的提高。

1.2 部分單位不能有效地利用醫院文書檔案 目前，還有部分醫院管理人員和相關工作人員缺乏檔案意識，對于檔案資料的保存和利用認識不到位，常常造成文書檔案的毀壞與人力浪費。另外，有些醫院由于對文書檔案的管理工作不夠重視，因此缺乏必要的檔案管理部門，或者在檔案管理的職責上分配較為混亂，檔案存放和管理職責不明確，檔案的傳遞是使用過程中缺乏規范性，甚至有些醫療檔案不統一存放于綜合檔案室進行管理，而是存放于各個科室，很容易造成檔案的混亂和丟失，為后期文書檔案資料的使用帶來障礙，影響醫院各類工作的正常開展。

1.3 缺乏硬件設施，信息化程度低 很多醫院由于缺乏對文書檔案管理工作的重視，而缺乏對檔案管理相關硬件設施的建設，導致醫院檔案室硬件設施達不到相應標準，比如缺少檔案存放位置或檔案管理條件差等，大大降低了醫院文書檔案管理工作的效果。并且，目前還有很大一部分醫院的文書檔案工作仍然為傳統手工操作，使文書檔案資料不能及時整理歸檔，更容易造成檔案的損壞和丟失，影響檔案資料的真實性和完整性。如今，我國大部分醫院還沒有意識到檔案管理信息化建設工作的重要性，缺乏對于信息化建設的人力、物力、財力等各方面的投入，導致文書檔案信息資料搜集不全面、更新不及時等問題，最終導致文書檔案管理工作的混亂，降低工作效率和文書檔案的使用效率。

2 做好醫院文書檔案管理工作的對策

2.1 提高對醫院文書檔案工作的重視 首先，醫院要想切實提高文書檔案工作的效率，檔案管理部門就必須取得領導的理解與支持，讓領導意識到檔案管理工作對于醫院現代化建設發展的重要性。檔案管理工作人員要多多匯報工作，以此來提高領導的檔案意識，使檔案工作更好的為領導的決策提供幫助。其次，要不斷提高檔案工作人員的自我覺悟，選配專業對口、工作認真負責、職業道德良好的員工擔任文書檔案管理工作人員，要求檔案工作人員認真務實，能夠自覺學習不斷提高綜合素質水平與檔案管理水平，從而更好地為醫院工作服務。然后，醫院應該加大資金投入，為文書檔案管理工作提供必要的經費和物質保障。比如對檔案室進行裝修改造，配備鐵質檔案密集柜、計算機、打印機等現代檔案管理需要的硬件設施，進而保證醫院文書檔案的安全性和保密性。另外，醫院檔案部門要積極爭取各方面支持與協助，最為重要的是要獲得其他科室同事的支持，加強他們對檔案工作的了解，使他們積極配合文書檔案工作的順利開展。

2.2 提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質 新的社會形勢對醫院文書檔案工作人員提出了更高的要求，要切實做好檔案管理工作，需要相關工作人員不僅要有豐富的檔案管理專業知識，還需要熟悉現代計算機技術，即要具有較高的綜合素質。因此，首先醫院必須加強對文書檔案管理人員的專業培訓，也可以通過加強職業教育的方式，豐富其檔案管理專業知識，提高檔案管理的技能水平和信息素質。其次，醫院要建立和完善檔案管理工作體制，建立一套規范的、系統的文書檔案管理程序，實現醫院文書檔案的科學化管理，進而方便切實解決檔案管理中出現的各類問題。此外，醫院檔案部門還要積極引進高水平的文書檔案管理人才，特別提高對那些掌握現代檔案管理專業知識和操作技能的高校檔案專業人才的重視，為醫院檔案現代化建設工作儲備人才。

2.3 加強文書檔案管理設施建設，實現信息化 基于信息時代大眾的要求，醫院文書檔案管理工作迫切需要進行信息化建設。文書檔案信息化建設工作是一項具體的管理工作，需要嚴格的技術和完備的軟硬件設施作為支撐，對醫院文書檔案資料內容定期進行管理和維護。因此，醫院必須加大對文書檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設所需的完善的軟硬件設施。只有完善了與檔案信息資源建設相配套的設備儀器和軟件系統，才能為實現檔案管理的信息化提供很好的基礎保障設施，才能實現科學化、規范化、現代化的檔案管理，保證醫院文書檔案的真實性、完整性和保密性，進而更好的為醫院和患者提供優質方便的檔案服務，在很大程度上提升醫院的工作效率。

文書檔案范文3

關鍵詞：文書檔案管理

一、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

二、電子檔案是近幾年的新生事物，以及電子檔案的發展、保存

首先，我們一定要樹立電子文檔時代的到來是一個“過程”的觀念。

從理論上來說，任何事物的產生都要經歷一個從孕育到誕生的過程。單純地確定一個準確而具體的時間來區別傳統檔案時代與電子文檔時代，雖然也有一定的學術價值，但它與對電子文檔時代產生發展過程的認識相比要次要一些。原因在于，沒有對電子文檔從孕育到產生過程的正確認識，就不可能有傳統文檔時代與電子文檔時代的準確的時間劃分；對電子文檔時代從孕育到產生的過程的認識，對深化電子文檔概念與特性的認識、深化電子文檔管理原理與方法的認識，指導電子檔案事業建設的實踐，都具有重要意義。我們要做的，不是單純地告訴人們電子文檔時代產生的時間，而是要告訴人們電子文檔時代是怎樣產生的。

其次，樹立電子文檔時代到來是一個過程的觀念，具有更為重要的實踐意義。我們常常說“迎接”電子文檔時代的到來，這里面存在著一個錯誤的認識：所謂“迎接”，是在電子文檔時代已經到來的情況下，我們歡迎它、接納它。而事實上這樣是不行的，我們必須參與這個時代的創造。通過我們的參與、我們與相關部門的相關人士共同的工作把這個時代帶給人類社會。現在，檔案界的大好多數人士是以這種“迎接”的態度來對待電子文檔時代的到來，他們是說的多，做的少。人們大多是在等待著這個時代到來，而對身邊產生的電子文檔視而不見、見而不管，使大量的電子文檔資源沒有得到積累。每一個檔案工作者，特別是已經產生了電子文檔的基層單位的檔案工作者和對推進電子文檔時代到來負有重要歷史責任的檔案行政管理工作者，要積極主動地參加到電子文檔時代產生、發展的“過程”中去，這就是我們強調電子文檔時代的產生是一個過程的實踐意義。

第二我們現在仍處于以紙質檔案為主的傳統文檔時代，對紙質檔案的管理仍是我們管理工作的重心。但是，這個重心已經發生了傾斜，并逐漸地過渡到電子文檔管理作為檔案管理重心的時代――電子文檔時代。如果社會中現存的傳統文檔多于電子文檔，我們就說它仍然是傳統文檔時代；而如果電子文檔的數量已多于傳統文檔，我們就說電子文檔時代已經到來。這個判斷標準的內涵是檔案管理工作的量化標準，傳統文檔與電子文檔哪一種數量多，管理工作量大，那一種檔案的管理工作就是整個檔案管理工作的重心，也就規定了檔案工作的時代屬性。

由于傳統檔案經過長期的歷史積累，電子文檔在數量上超過它需要的時間較長，這個標準不利于檔案工作的未來發展。

電子文檔的發展要經歷一個自上而下的過程，以時間的先后經歷兩個階段――檔案室階段與檔案館階段。電子文檔首先在基層單位的工作實踐中產生。因此，我們首先解決的是檔案室階段的問題。目前，由于許多機關和企事業單位已經使用了計算機，有的還建立了局域網。因此，電子文件與電子檔案在這些機關和企事業單位已經大量產生。在這些單位中加強電子文件與電子檔案的管理已經是“當務之急”。

3如何保存、維護電子審計檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是基層審計檔案工作者急需解決的問題。1）要保證電子審計檔案載體物理上的安全。2.）要保證電子審計檔案內容邏輯上的準確。電子審計檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計算機軟硬件平臺將電子審計檔案的內容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。3）.要堅持電子審計檔案和紙質檔案保管的“并存”制度。 4）.要保證電子審計檔案的可理解性。要保存與檔案內容相關的信息。這些信息應包括：元數據；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子審計檔案名稱、存儲位置及相互關系；與電子審計檔案內容相關的背景信息等。5）.要對電子審計檔案載體進行有效的檢測與維護。電子審計檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的電子審計檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子審計檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數量以不少于10%為宜。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。 轉

文書檔案范文4

情為民所系，檔為民所用。在探索檔案工作服務“三農”的實踐中，日照市各級檔案部門與涉農部門配合，為農民提供黨委、政府已公開的現行文件、檔案資料及科技農經信息，向農戶發放“明白紙”，通過公開欄、黑板報等形式進行宣傳，將各類信息及時傳遞給農民，指導農民解決致富中的困難。農民像關心自己的錢袋子一樣關心著自己需求的檔案信息，檔案工作真正進入了農民的生活。

（作者單位：山東省日照市檔案局 276826）

無公害蔬菜文件材料的收集與整理

戰 愷 謝晨光 王 悅

一、無公害蔬菜文件材料收集范圍

1、無公害蔬菜生產基地：主要應有無公害蔬菜產地認定過程中形成的申請、檢驗報告、現狀評價報告、示意圖、說明、認定證書等；申請使用“無公害農產品”標志的報告、申請表，無公害蔬菜生產計劃、產品檢驗報告、營業執照、注冊商標、購銷合同、有關事項許可證等基地管理中形成的各類文件材料；無公害蔬菜栽培、灌溉、種子處理、育苗方式、施肥、追肥、病蟲害防治、農藥使用、檢測、蔬菜采收等生產過程中形成的文件、圖表、聲像等各種形式的文件材料；無公害蔬菜產品包裝、儲存、銷售過程中形成的各種文件材料。

2、無公害蔬菜生產種植戶：主要應有無公害蔬菜栽培、灌溉、種子處理、育苗方式、施肥、追肥、病蟲害防治、農藥使用、檢測、蔬菜采收等生產過程中形成的文件、圖表、聲像等各種形式的文件材料；《無公害蔬菜檔案管理手冊》等蔬菜管理部門統一要求建立或填寫的各種圖表及其他文件材料；無公害蔬菜產品銷售過程中形成的各種文件材料。

3、無公害蔬菜批發市場：主要應有對無公害蔬菜的檢驗、市場調查、包裝、交易等批發過程中產生的記錄、登記、統計、協議等各種文件材料。

4、無公害蔬菜配送單位：主要應有無公害蔬菜配送單位認定批準過程中形成的報告、圖表、簡介、法人營業執照，配送蔬菜的無公害證明、產地、配送供貨單位登記統計等文件材料。

5、無公害蔬菜銷售單位：主要應有無公害蔬菜超市銷售申請書、產品購銷合同、企業法人營業執照、無公害農產品標志證書、商標、供貨單位登記等各種文件材料。

6、其他材料：無公害蔬菜生產基地、種植戶、批發市場、配送單位、銷售單位形成的其他文件材料。

二、無公害蔬菜文件材料的整理與保管

無公害蔬菜檔案的整理，一般也包括分類、裝訂、確立保管期限、排列、編整理件號和檔號、編目、裝盒、上架排列等。這里主要應注意分類。無公害蔬菜文件材料一般分為兩大類，即綜合管理類和業務類。綜合管理類，主要是綜合性的文書材料，如上級來文，無公害蔬菜規劃、計劃、總結，章程、制度、實施方案，棚體建設、改造，協會章程等。業務類主要有標準化生產基地的認證材料、無公害蔬菜綠色檔案管理手冊、溫濕度記錄、商標注冊、用藥情況、施肥情況、施水情況、日常技術管理、生產情況、環境質量檢測情況等。如果文件材料多，可以到品種，如西紅柿、黃瓜、茄子、土豆等；如果某一品種種類很多，也可到種類，如鮑魚菇、金針菇、大球蓋菇等。

保管。依據便于利用的原則，檔案整理后一般由建檔單位保管。因地制宜，不過分強調保管條件，特別是一些專業生產農戶，只要具備基本的檔案櫥具即可。在紙質檔案保管的同時，提倡、引導無公害蔬菜檔案信息網絡化管理，借用“農業科技檔案信息網站”、“金農信息網”等現代化管理手段，加強信息交流，使其在無公害蔬菜的種植、生產、監測、銷售等環節中發揮更大的作用。

（作者單位：濟南市檔案局 25001）

建立“為三農服務檔案館”為農民提供政策、技術服務

王希凱

2004年中央1號文件下發后，河北遷安市檔案局組織人員及時深入到相關部門和各鄉鎮征集中央、省、市、縣服務三農、促進農村經濟和社會發展的相關資料257份，并裝訂成卷。同時，還收集各種農業科技資料5000多張，各種技術書籍5000多冊，為農民提供各種政策、技術服務。一位來自北部山區大崔莊鎮石梯子溝村的正在查資料的農民高興地告訴筆者：“我正找一些有關荒山承包方面的資料，以前查找這方面的資料要跑好幾個部門，這回可方便多了。”2004年4月，遷安市建立了全省第一家專為農民服務的“為三農服務檔案館”。同時為了讓“為三農服務檔案館”達到家喻戶曉，人人皆知，他們還把“三農服務檔案”目錄和各相關資料復印1000余份發放到全市19個鄉鎮和300多個重點村，并利用集日、節假日開展“三農服務檔案”下鄉活動和進村入戶活動，直接把“三農”信息資料送到農民手中，深受農民群眾的歡迎。

（作者單位：河北省遷安市檔案局 064400）

怎樣在設備更新換代后保護電子檔案信息

楊驪

由于電子技術日新月異，電子文件在保管條件上必須不斷地通過設備的更新換代來適應新技術，才能達到經常保存和使用文件的目的。目前，可采取以下措施，保護電子檔案信息：

1． 再生性技術保護。指將技術過時的電子文件適時地轉移到紙或縮微膠片上，不再使用電子計算機軟硬件進行讀取。這種方法為長期保存信息提供方便，并避免技術過時帶來的讀取困難。但它使一些如聲音、超文本、多媒體等信息無法轉移，也使電子檔案失去了原貌和電子格式的傳遞、使用的靈活性。

2． 建立電子計算機技術檔案館。收集過時的電子計算機軟硬件，用以讀取那些過時技術記錄在載體上的信息內容。這種方法要廣泛收集、保管過時技術的全套軟硬件，還必須保證有人能操作這些過時的技術，同時由于設備老化對其維護費用昂貴，不適合機關檔案室。

3． 仿真軟件。制造一種運行過時硬件及其軟件的軟件。在這個軟件中通過對某一硬件與軟件的模仿，使得原來的軟硬件在形式上仍然可用。這種方法在實際工作中有很多問題，如兼容性不可靠，仿真器的耐用性及維護問題需解決等。

4． 拷貝和遷移。拷貝是在原來的技術環境下定時重寫信息數據，防止由于記錄載體理化性能變化而引起信息丟失。將數字信息從一種技術環境轉換到另一種技術環境（包括硬件和軟件）上的復制稱為遷移。遷移要求計算機既可讀出舊格式，也可將它寫在新格式上。遷移到不同操作系統時，還應注意優先維護信息內容與使用功能。

（作者單位：航天時代電子公司771所檔案信息中心 710054）

高校文書檔案工作中應注意的兩個問題

楊潤珍 周繼明

一、盡快研制出一種適合高校的檔案管理軟件

目前市場上檔案管理軟件多之又多，但卻沒有一種特別適合高校。高校有其特殊性，它的檔案的分類方法和其他領域檔案的分類方法不同。現在市場上的幾種文書檔案管理軟件都是針對機關檔案室和各類綜合檔案館而研制的，沒有一種較好的專門針對高校的檔案管理軟件。因此研制此類軟件是當務之急。有了合適的軟件，檔案整理工作就會輕松簡便許多，檔案人員才能真正解放。檔案的利用檢索也會簡便許多，利用軟件的模糊檢索功能，可以很輕松快捷地找到所需的所有文件，而且也不容易出現手工查找一組文件時出現的“漏檢”情況。

二、利用校園網，確保電子文件隨時歸檔

文書檔案范文5

【關鍵詞】電子辦公；文書檔案；管理策略

1引言

相比傳統的工作模式，基于電子辦公環境下的文書檔案管理具有更強的技術性與適應性有點，可以就檔案建設、管理、開發、利用等整個流程的各個環節來進行優化，以通訊技術、網絡技術等作為支持，確保文書檔案內容的完整性與安全性，以現代化手段來實現文書檔案信息的數字化收集、存儲與傳送，為實際生產運營提供可靠支持。

2電子辦公環境下文書檔案管理現存不足

2.1工作意識未改變

醫院檔案的特點是量大且專業性強，對其進行管理，最為重要的一點就是在保證工作效率的同時，保證文書檔案內容的完整性與真實性，以及檔案資料的安全性。現在醫院文書檔案逐漸落實了電子辦公，相比傳統的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來講，因為相關領域起步較晚，與發達國家相比，我國電子辦公環境下文書檔案管理意識并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統思想意識的限制下，相關管理技術更新緩慢，缺乏專業經驗作為支持，進而從根本上對文書檔案管理效果產生了影響。

2.2專業技術水平低

文書檔案電子化管理的前提是電子信息技術的靈活應用，面對日益增多的醫院文書檔案資料，想要保證高效的工作質量，務必要保證所用技術的較高適應性與有效性，能夠對文書檔案資料進行全面收集、存儲、分析、管理與應用，促進醫院運營管理工作的進一步發展。但是對于電子辦公來講，涉及到的技術以及理論復雜度較高，管理人員想要在短時間內熟練掌握相關技術將要面臨較大的困難。并且，基于醫院工作的特殊性，文書檔案資料必須要保證其真實性與完整性，信息技術的應用效果起到了至關重要的影響。目前我國相關技術的開發與應用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質量。

2.3管理標準不完善

針對文書檔案管理工作特點和要求，以滿足實際工作需求為根本，制定具有針對性的標準規范，來為整個管理工作的開展提供依據與支持。雖然我國文書檔案管理相關流程已經比較完善，但是對于應用年限較短的電子辦公來講依然缺乏統一的標準，而導致管理質量良莠不齊。文書檔案電子管理標準，需要就書寫、錄入、保存等環節進行指導，并對文書檔案資料收集、管理、使用等多個環節來制定明確標準，保證管理工作執行的科學性與有效性。

3電子辦公環境下文書檔案管理優化策略

3.1調整工作理念

為充分利用電子辦公環境的優勢，進一步提高醫院文書檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對傳統工作理念和思想意識進行轉變，遵循時展趨勢，樹立信息化、數字化管理理念[2]。相比傳統的紙質檔案管理，信息化時代下的文書檔案管理模式得到了更新，以信息技術作為支持，以計算機網絡作為載體，實現文書檔案資料的收集、存儲、管理以及應用，在保證檔案資料安全管理的同時，便于后期的調查應用。數字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區域電子政務、醫院信息化建設等進行融合，在單位內部建立一個完整的系統，便于對日常工作產生的文書檔案資料進行收集和整理，為后期的各項工作開展提供保障。

3.2完善規范標準

計算機技術與信息網絡技術現在被廣泛的應用到各個領域中，尤其是在醫院文書檔案管理中的應用，能夠推動整個管理工作向科學化方向發展。現在文書檔案載體呈現多樣化，與傳統單一的紙質檔案相比靈活性更高，相應的傳統規范標準已經無法滿足實際需求，還需要根據電子辦公特點和要求，在原有基礎上來對規范標準進行補充完善。應對電子檔案建立過程進行嚴格規范，確定相關標準條件，保證文書檔案資料內容以及形式的規范化，便于后期的管理與應用。并且，修訂完善相關制度，用于配合文書檔案管理工作的持續化、制度化、規范化發展，從根本上來提高工作執行的有效性。

3.3檔案信息共享

相比傳統的管理方式，對文書檔案采用電子辦公的目的之一就是實現信息共享，以電子文書檔案資料為基礎，推動醫院運營管理工作的高效進行。應在原有工作基礎上進行總結，建立完善的文書檔案電子化網絡體系，根據統一、規范的標準來對文書檔案信息格式進行管理，并且實現軟件程序的一體化[3]。要求各個部門之間應保持良好的共享關系，根據統一的文書檔案管理標準，在內部實現所有資料信息的共享，將信息網絡的優勢充分發揮出來。

3.4完善基礎建設

很多醫院文書檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎建設程度低，還需要在現有基礎上來不斷進行完善。以局域網文書檔案管理作為基礎，深入完成相關技術軟件的基礎建設，建立完善文書檔案管理信息基礎系統，結合現有的信息技術手段來實現管理工作的自動化與數字化發展。同時，加強對電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網絡的聯系，進一步推動信息共享的實現。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實現高效、快速的檔案管理。

4結語

電子辦公環境下，文書檔案信息化管理勢在必行，相比傳統的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對現存的不足和缺陷，應給予實際需求來進行分析，且有的放矢的采取措施進行調整與優化，保證進一步推動文書檔案電子管理工作的發展。

【參考文獻】

[1]齊曉磊.電子辦公環境下文書檔案的管理分析[J].辦公室業務，2017(21):88.

文書檔案范文6

閔濤

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何和檔案工作，實現文書檔案管理的規范化、科學化，是新時期文書和檔案管理人員的歷史責任。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結合實際工作談談對做好文書和檔案工作的認識和體會。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；

其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上級機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施檔案管理現代化是加強文檔管理工作必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與造化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解鉿同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的現象，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，努力提高文檔人員的知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化籍貫結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；

二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不為提文檔管理工作水平。

2、加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；

其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使文檔管理工作人員產和緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的取消評聘資格，激勵文檔工作者增強參加在職教育的主動性和積極性。

3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多、多形式地進行。堅持“學

用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；