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摘要：文章首先從系統(tǒng)總體設計、系統(tǒng)架構設計與應用、系統(tǒng)網(wǎng)絡部署結構的設計與應用、功能模塊詳細的設計與應用和數(shù)據(jù)庫連接技術這五點分析了文書檔案管理系統(tǒng)的設計與應用，然后從應用原則、應用注意事項和系統(tǒng)安全措施的應用提出了文書檔案管理系統(tǒng)的應用策略。希望給相關人員帶來幫助，促進我國文書檔案管理系統(tǒng)設計與應用水平的提高。

關鍵詞：文書檔案；管理系統(tǒng)；系統(tǒng)技術

1文書檔案管理系統(tǒng)的設計與應用

1.1系統(tǒng)總體設計

1.1.1設計目標

在設計文書檔案管理系統(tǒng)時，主要是依托于計算機網(wǎng)絡技術進行設計，首先設計人員要系統(tǒng)的總體進行規(guī)劃與安排，要確定文書檔案管理系統(tǒng)的設計目標，它的設計主要是為了簡化程序，能夠輕簡文書檔案，便于工作人員的管理。同時，也為了能夠更好的實現(xiàn)檔案的收集、歸檔、回收等方面的工作，實現(xiàn)工作的程序化與信息化。以上這些就是文書檔案管理系統(tǒng)的總體設計目標，一切的設計工作都要圍繞這一設計目標去執(zhí)行。

1.1.2總體設計方案

在確定了設計目標之后，設計人員就要擬定總體設計方案。首先要確定系統(tǒng)內容的基本設置，一般在設計文書檔案管理系統(tǒng)時，要保證其實現(xiàn)一些功能，主要包括以下幾個方面。第一，就是可以將文書檔案快速的歸類，要實現(xiàn)歸類功能，讓工作人員按照等級重要程度以及文件機密程度進行歸類，之后完整的儲存起來。第二，系統(tǒng)要包含文書文檔借閱部分，這一部分主要應該包括收發(fā)文檔和歸還文檔的登記功能，這樣可以便于工作人員在文檔借閱和歸還的時候，清楚準確的進行記錄，從而提高工作效率。另外，在文檔借閱的時候，系統(tǒng)也應該出示一些信息記錄功能，例如，要具備人員信息借閱審批、人員歸還日期等方面的內容。第三，系統(tǒng)要包含文書檔案查詢的功能，在進行這方面的設計時，一定要注意提高查詢的便捷與方便程度，可以具體進行分類查詢設計。例如，實現(xiàn)收文與發(fā)文信息的分類查詢，實現(xiàn)文檔的借閱與歸還信息的分類查詢等。

1.2系統(tǒng)架構設計與應用

在設計文書檔案管理系統(tǒng)時，要設計系統(tǒng)的架構，系統(tǒng)架構是整個系統(tǒng)的基礎部分，一個好的系統(tǒng)架構可以促進系統(tǒng)的安全運行，也利于之后的升級與完善，開發(fā)人員可以進行如下的設計。例如，可以使用J2EE的框架，這種框架通常有四層。每個系統(tǒng)層之間都是獨立的，但是層與層之間也有一定的聯(lián)系。其中應用表示層可以讓用戶與文書檔案管理系統(tǒng)直接的聯(lián)系起來，使用戶可以接觸，工作人員可以把web瀏覽器當作用戶與系統(tǒng)間的溝通界面，在設計好之后，用戶可以通過登錄瀏覽器來訪問文書檔案管理系統(tǒng)的程序。應用持久層主要是進行數(shù)據(jù)庫的鏈接，可以提高工作人員的工作效率，設計人員可以采用Hibernate和JDBC方式連接，這樣可以進行文書相關數(shù)據(jù)的刪除、新增等操作[1]。應用業(yè)務應用層主要的功能是為系統(tǒng)提供各種模塊功能，例如，可以實現(xiàn)信息統(tǒng)計和檔案管理等等。在整個檔案系統(tǒng)中最重要的核心部分就是業(yè)務邏輯層，它是承載多種業(yè)務的重要部分，一旦業(yè)務邏輯層出現(xiàn)問題，管理系統(tǒng)就會受到影響，出現(xiàn)各種問題，所以一定要注意這部分的設計。

1.3系統(tǒng)網(wǎng)絡部署結構的設計與應用

在對架構設計之后，還要對網(wǎng)絡部署結構進行設計，在這方面要求技術人員將信息安全角度作為重點進行設計與考慮，一定要提高系統(tǒng)及文書信息的安全性。在通常情況下，設計人員可以用內部網(wǎng)絡來設計系統(tǒng)，一旦想要通過外部網(wǎng)絡訪問數(shù)據(jù)庫時，要對其進行授權操作，方可進入系統(tǒng)訪問。在具體布置內部網(wǎng)絡時，要做好結構設計，其中包括很多部分，比較重要的就是web客戶端、檔案數(shù)據(jù)服務器及應用程序服務器等等。目前，時下最流行的就是B/S，它可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫、瀏覽器、服務器這三者的設計，可以提高系統(tǒng)的擴展性，利于系統(tǒng)與用戶在瀏覽器頁面進行交互與操作。一般最好的在Windows7環(huán)境下進行開發(fā)，可以使用NET或ASP開發(fā)語言，服務器最好選用Windows2003或2008款，而客戶端，選用360、火狐、搜狗瀏覽器均可。如果使用IE瀏覽器的話，至少要將其升級到IE8.0以上[2]。在具體應用時，工作人員可以通過路由器來訪問系統(tǒng)內部資料，這方面可以通過web客戶端的設計達成，但是應用時要注意建立相應的鏈接，將路由器進行防火墻檢測，進行去除掉木馬及病毒，保護內部網(wǎng)絡以及文書檔案系統(tǒng)的安全性。其中服務器與客戶端是要連接在一起的，為了提高其安全性，技術人員還可以準備一個備份服務器，這款服務器不需要進行其他工作，只需要進行同步更新功能即可，這樣一旦數(shù)據(jù)庫信息資料丟失和損壞，則備份服務器上的文書檔案信息也會完整的保留下來。

1.4功能模塊詳細的設計與應用

在文書檔案管理系統(tǒng)設計時，還要細化每一部分的模塊的功能，整體設計主要分為四個模塊系統(tǒng)。第一是分類管理模塊，它是比較基礎的模塊，在具體應用時可以實現(xiàn)文書檔案的分類、調取以及歸還等工作，還可以通過收藏夾，實現(xiàn)文書資料的收藏，便于功能工作人員高效的將各種檔案進行歸檔處理。其中在分類管理中可以按照文書檔案的具體類型進行詳細的劃分。第二是系統(tǒng)管理模塊，其主要實現(xiàn)對于用戶的管理，當用戶進行文書檔案的借閱或歸檔的時候，工作人員就可以應用到這一模塊，可以利用該模塊進行文書檔案的新添以及刪除。第三是檢索管理模塊，這部分是對檢索的級別程度進行設計。在應用時，工作人員可以選擇是簡單檢索還是跨庫檢索等，還可以在高級檢索中輸入日期、年份等相關信息，從而快速的檢索到想要找的文書文檔。第四是業(yè)務模塊，這部分是讓工作人員進行具體的業(yè)務工作的，當對進行信息統(tǒng)計或文書檔案進行管理的時候，都要應用到這一模塊。

1.5數(shù)據(jù)庫連接技術

在對整個文書檔案管理系統(tǒng)進行設計時，其中有一項非常重要的環(huán)節(jié)必須引起設計人員的重視，就是數(shù)據(jù)庫連接技術。進行數(shù)據(jù)庫的設計主要是實現(xiàn)錄入文書檔案的功能。這種數(shù)據(jù)庫與系統(tǒng)程序并不是在同一系統(tǒng)中，其是獨立于系統(tǒng)之外的，這樣可以較大的提高存續(xù)功能，不僅便于在運行過程中隨時調整和維護，也可以進行相應的系統(tǒng)調試與更新。一般的數(shù)據(jù)庫中要包含多個文檔，各個文檔之間是有聯(lián)系的，技術人員可以通過組織這些文檔實現(xiàn)數(shù)據(jù)的管理。在設計時，還要注意實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)的共享性，做到統(tǒng)一控制，要標注清系統(tǒng)各部分的作用、字段表、字段名稱與類型等相關內容[3]。人們在應用文書檔案的數(shù)據(jù)庫時，可以進行數(shù)據(jù)的錄入與存儲，這都是需要管理員進行管理系統(tǒng)中進行操作的。

2文書檔案管理系統(tǒng)的應用策略

2.1應用原則

在應用文書檔案管理系統(tǒng)時，一定要注意以下幾點原則，第一，要注意整體性的原則，在具體應用時，工作人員最好通過與其他部門的協(xié)作配合進行文書數(shù)據(jù)的收集工作，使得文書檔案管理具有整體性。第二，在應用時要注意規(guī)范性的操作，要按照嚴格的流程方式使用管理系統(tǒng)。尤其是在收發(fā)過程中，應該做好信息登記，并進行規(guī)范性的處理，以便為檔案查詢者提供真實有效的信息。第三，要注意保密原則，工作人員可以在信息系統(tǒng)中設置密碼，將不同的文檔放置在不同的分類系統(tǒng)中，將核心文檔重點保管。

2.2應用注意事項

在具體應用文書檔案管理系統(tǒng)進行工作時，要注意以下幾點。第一，要提高應用意識，相關單位最好要加大資金投入，加大文書檔案管理系統(tǒng)的建設力度，具體結合實際情況，配置高端的軟件與硬件設備，提高檔案管理的效率。第二，要對檔案管理人員進行培訓，提高他們的應用意識與管理意識，尤其是對文書檔案管理系統(tǒng)的使用進行培訓，提高他們的應用水平。第三，要提高檔案管理的力度，相關單位應該健全檔案管理制度，對系統(tǒng)的應用建立相關制度，對檔案借閱與整理等工作的細則進行規(guī)范，保證工作者的工作質量。第四，要重視數(shù)字化的建設程度，要重視安全性，可以使用開放級別分類，使不同級別的用戶有不同的使用權限。第五，要對重要文件備份，可以采用圖像掃描等方式將最原始的信息內容儲存起來。

2.3系統(tǒng)安全措施的應用

在應用文書檔案管理系統(tǒng)時，為了使文書檔案管理系統(tǒng)的信息能夠更加安全，相關工作人員要應用一些系統(tǒng)安全的措施。第一，可以應用系統(tǒng)中的日志監(jiān)控軟件，其可以幫助管理員處理相關問題，尤其是對用戶操作的信息進行記錄，可以記錄下操作的時間及過程。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，工作人員可以通過分析日志監(jiān)督系統(tǒng)的使用，找到問題產(chǎn)生的原因，從而進行針對性的處理。第二，可以應用到用戶權限管理，對不同級別用戶設置權限。第三，在對文書文件管理的時候，可以借助其他軟件進行進一步防護，促進系統(tǒng)的安全性，例如，防篡改技術以及文件電子簽名都是比較好的選擇，它們都可以對相關操作進行審批管理。另外，系統(tǒng)中設計的自動歸化功能也可以被應用在日常管理中，當借閱者逾期不還時，管理系統(tǒng)就可以啟用該功能，將文書自動還回系統(tǒng)中。

3結束語

綜上所述，隨著科技的發(fā)展，應用文書檔案管理的工作者越來越多，因為其具有非常大的優(yōu)勢特點，既可以保持檔案的完整，又可以提高工作效率。所以為了更好的服務于工作者以及用戶，開發(fā)與設計人員更要完善設計技術。同時，工作人員也要提高自己的應用能力，發(fā)揮設計中的各組件內容，更好的進行工作。

參考文獻：

[1]孫錫銘.淺析信息化建設項目中的檔案管理系統(tǒng)建設[J].中國管理信息化，2018（18）：176-177.

[2]何虹.淺談新形勢下的文書檔案保密工作[J].辦公室業(yè)務，2018（15）：70+74.

[3]宋小杰.辦公自動化在文書檔案管理的應用研究[J].才智，2018（16）：206.

作者:鄭艷燕 單位:內蒙古電力科學研究院