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摘要：隨著信息化的快速發展，檔案信息化建設已成為促進檔案事業發展的必然選擇。信息技術在企業檔案管理中的應用，促進了檔案管理的規范化，提高了檔案服務企業發展的工作水平，為企業的穩健發展提供了更好的信息服務保障。
關鍵詞：企業；檔案管理；發展趨勢
大慶油田化工有限公司東昊分公司成立于1988年。30年來，形成了人事檔案、化工裝置檔案、基建檔案、文書檔案等記載著企業發展史的檔案，是企業前步和歷史沿革的見證。盡管檔案管理經過30年的發展，形成了一整套的科學管理方法，但隨著社會經濟發展和科技進步，檔案管理技術和方法也需要不斷改進和提高。21世紀，我國進入信息化時代，信息化已成為經濟社會發展的一個重要標志，為各行各業的現代化發展注入了生機與活力。將信息技術引入檔案管理，實現檔案管理信息化，已成為檔案事業發展的必然趨勢，對于推動檔案工作更好服務企業發展進步具有非常重要的意義。
一、企業檔案管理的現狀以及存在的工作短板
（一）對照企業發展的現實需要，檔案管理人員的綜合素質還需要進一步提高
隨著企業的發展，雖然已經建立了一支穩定的檔案管理人員隊伍，但在一定程度上，部分檔案管理工作人員的專業水平與文化知識并沒有達到新時期檔案管理工作的要求，與新時期檔案管理工作的要求還存在著差距。因此，在客觀上導致檔案管理工作沒有及時充分地運用現代科學技術，在某種程度上影響了檔案管理工作的進步。
（二）對照企業發展的現實需要，檔案管理的自動化水平還需要進一步提高
當前，企業的檔案管理自動化程度不高，需要耗費較多的人力和精力，影響了檔案管理的工作效率。盡管一些油田企業在檔案管理的自動化方面進行了一些改進，但在總體上檔案管理自動化水平還有待于進一步提高，尤其是針對檔案檢索的效率不高。目前，大部分企業使用的都是手工檢索，這種方式在某種情況下降低了檔案在企業發展中的服務功能。
（三）對照企業發展的現實需要，檔案管理體系的科學合理性還需要進一步提高
從當前油田企業內部管理系統來看，在檔案管理工作方面存在的一個最明顯的問題就是管理工作缺少規范性。這主要是由于部分檔案管理人員沒有按照企業的內部要求和規定進行管理，在整理檔案資料時沒有對不同的資料進行明確的分類，沒有按部門、階段對資料進行相應的記錄和整理，以至于在日后審查相關資料數據時浪費大量的人力、財力、物力，導致工作效率降低。
（四）對照企業發展的現實需要，對檔案管理信息化建設的重視程度還需要進一步提高
由于各類電子設備的更新換代速度快、生命周期短，而且檔案信息化建設需要的設備耗材購買、維修、升級費用高，需要不斷增加資金，是一項長期的投入，導致檔案信息建設資金跟進性投入不足，在一定程度上成為檔案信息化發展的制約因素。
二、實現檔案建設信息化的基本原則以及推進檔案管理的制度建設
（一）基本原則
1.規范性原則
實現室藏紙質檔案信息化，需要通過現代信息掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案。無論是室藏數字化檔案還是電子文件檔案，都應該堅持規范性原則，制定相應的規定。
2.安全性原則
隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，必須加強網絡安全技術防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。
3.效益性原則
檔案信息化建設涉及到多學科知識，需要多專業配合，需要投入相當的人力、物力、財力對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質檔案進行數字化，為企業的生產經營提供服務。
（二）管理制度
1.建立健全數字化檔案制度，實現數字化檔案管理
企業應根據國家有關檔案信息化建設的規范和標準建立健全數字化檔案的形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度；應執行相關技術標準，規范數據格式，實現數字化檔案的全程管理。
2.保證數字化檔案的真實、完整和有效性
企業應保證數字化檔案的真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的數字化檔案，應同時保存相應的紙質檔案，并確保相關數字化檔案與紙質檔案的一致性。
3.統一檔案管理標準和規范
統一檔案管理標準和規范是檔案信息化建設的重要基礎之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不執行統一的標準，檔案信息無法進行數據交換，難以實現資源共享。
三、加快檔案信息化建設的探討和建議
（一）培養適應檔案信息化發展需要的管理技術人才隊伍
強化檔案管理人員素質培養，建設適應檔案信息化發展需要的管理技術人才隊伍。檔案管理現代化建設對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要有檔案專業管理知識和技能，還要具備一定的計算機和電子文件管理知識和技能。這就要求我們要重視檔案管理人才隊伍建設，采取多種措施積極引進人才；要積極創造條件開展綜合素質培訓、崗位練兵、繼續教育。要開展愛崗敬業和職業紀律教育，培養技術業務過硬、政治思想過硬的檔案管理人員隊伍，促進檔案管理信息化建設。
（二）加強檔案收集和檔案資源整合，為推進檔案信息化建設奠定基礎
要提高企業的檔案信息化管理水平，首先就要加強檔案的收集與整理。檔案管理部門要與各基層部門聯系，催收重要檔案，及時進行歸檔。檔案管理人員要提高主動意識，自覺對重要文件進行收集；要加強檔案的綜合管理，分門別類地收集和整理各部門的工作資料；要對紙質檔案信息進行綜合和歸納，全面實現檔案管理的系統化標準化；要建立檔案管理工作的獎懲制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，為推進油田企業的檔案管理信息化建設打下堅實基礎。
（三）加快檔案數字化進程，提高檔案管理的信息化水平
企業檔案管理部門要建立電子檔案和全息數據庫，實現檔案管理模式由原來實體保管向電子檔案信息化的轉變，增加檔案儲存量；要運用計算機軟件建立檔案電子管理系統，實現對檔案信息資源進行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢；要建立檔案網站平臺和信息服務中心，為檔案信息迅速傳遞交流提供網絡支持，為檔案信息服務社會創造條件；要構建數據錄入—數據管理—數據處理—數據輸出完善的應用鏈條，利用計算機實現檔案資源的自動化管理，提升檔案材料的利用效率，為企業發展提供準確到位、穩定快捷的服務。
（四）健全統一的信息管理規范，建立促進檔案信息化建設的長效機制
根據檔案管理信息化軟件技術要求和信息交流共享的需要，我們要健全保證檔案信息化建設和運行的統一的管理性標準、業務性標準和技術性標準，根據標準分別對電子文件檔案信息開發利用、查詢，檔案文件信息保管、保質、保密、水印、修改以及系統軟硬件設施的技術做出規范要求，實現檔案信息的規范采集、暢通交流、共享開發利用，最大限度地發揮檔案資源在服務和促進企業發展中的獨特價值。
作者:陳會群 單位:大慶油田化工集團
第二篇:油田企業檔案管理有效途徑
［摘要］隨著我國經濟不斷發展，油田企業規模不斷擴大，社會對于油田企業檔案管理工作的要求也更為嚴格。為了提高油田企業檔案管理的工作效率及質量，從而保證油田企業檔案管理工作順利開展，進而為油田企業積累更多工作經驗，基于此，本文分析油田企業檔案管理現狀，并提出具體的實踐途徑。
［關鍵詞］油田企業；檔案管理；有效途徑
進入21世紀以來，在社會經濟穩健發展的大背景下，我國城市規模不斷擴大，油田企業檔案管理水平已取得了一定進步與發展。與此同時，為了順應時展潮流，滿足日益嚴格的檔案管理工作要求，油田企業檔案管理的工作重心逐步向分析管理現狀及提出有效途徑轉變。其中，檔案管理又稱檔案工作，是檔案館管理實體檔案及檔案信息，并面向大眾提供咨詢服務的工作統稱，其工作環節主要包括檔案提供利用、檔案文獻編纂、檔案編輯、檔案統計、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案價值鑒定、檔案整理及檔案收集，具有政治性、服務性及管理型等鮮明的特點，是國家檔案工作的主要組成部分。鑒于此，本文分析油田企業檔案管理的有效途徑。
1油田企業檔案管理變革方向
1.1市場化
伴隨改革開放不斷深入，社會主義市場化進程不斷加快，經濟發展現已成為促進城市發展的主要手段及核心內容。如何彌補傳統檔案管理模式的不足，是油田企業在發展進程中所面臨的主要問題。油田企業以市場化改革為切入點，利用信息技術、互聯網技術及多媒體技術，構建具有企業特色的數字化檔案管理工作體系，不僅能提高檔案管理工作效率，還促使檔案管理工作模式，向多元化及智能化方向轉變，實現了檔案管理與信息技術的結合，豐富了檔案管理服務形式，進一步提高了檔案管理工作效率，促使檔案管理工作成為建設市場經濟體系的中堅力量。
1.2法制化
作為現階段我國檔案管理工作的薄弱環節，“依法管檔”仍停留于初始階段，涉及檔案管理的法律法規原則性條款多，可操作性條款少，造成企業檔案管理工作存在“無法可依、無規可循”等問題，一旦檔案管理工作長期缺乏法律約束，存在引發管理工作職責劃分不明確的可能性，就會嚴重影響企業檔案資源利用效率，埋下其他隱患，造成不可預估的損失。同時，自改革開放以來，我國企業檔案管理工作處于“摸著石頭過河”的階段，企業缺乏實踐經驗，政府及相關部門主動轉變傳統工作理念，推動檔案管理工作法制化建設，有助于加快查處違法案件的速度。
2油田企業檔案管理現存問題
2.1管理手段落后
為了順應時展潮流，滿足日益嚴格的檔案管理工作要求，加快油田企業檔案管理工作模式的變革速度，提高油田企業檔案管理工作水平具備顯著的作用。然而，從現階段我國油田企業檔案管理工作水平來看，受成本投入因素影響較為嚴重，檔案管理工作信息化基礎薄弱，檔案管理技術引進及檔案管理設備更替的速度過于緩慢，檔案管理手段落后，檔案管理方法單一，檔案管理效率低下，造成檔案管理工作無法發揮預期的效果，反而增加成本投入。
2.2缺乏健全機制
從現階段我國油田企業檔案管理工作水平來看，其仍停留于粗放型階段，一部分油田企業對于檔案管理工作的重視程度有待提高，存在管理力度不足及管理職責劃分不明確的問題，尤其是管理職責劃分不明確，直接影響了檔案管理工作的進度。少部分油田企業缺乏健全的檔案管理機制，不僅無法發揮檔案管理工作的作用，還無法落實檔案管理工作流程，存在埋下其他隱患的可能性，造成不可預估的損失。同時，有統計資料表明，我國每年由于機制不全造成檔案管理風險事件發生的概率呈逐年遞增的趨勢。
2.3素質水平不齊
油田企業檔案管理工作受勞動強度大，且薪資待遇差的限制，缺乏專業化復合型檔案管理人才，或檔案管理人才流轉速度快，或檔案管理人才從業意愿不足，無法形成具有企業特色的檔案管理人才隊伍，這是造成油田企業檔案管理人員整體素質水平參差不齊的主要原因。同時，油田企業檔案內容復雜，檔案管理工作流程繁瑣，需多個部門有機協調與配合，存在一定的管理難度。
3油田企業檔案管理的有效途徑
3.1做好前期統籌
一般說來，油田企業的檔案多為紙質檔案，數量龐大且內容豐富，短期內無法快速轉化為數字檔案。如何提高檔案管理工作效率，是管理人員在實際工作過程中所面臨的主要問題。因此，在實際管理的過程中，油田企業應主動轉變傳統的工作理念，堅持實事求是的工作原則，加大對檔案管理工作的重視程度，做好檔案管理前期統籌規劃工作，了解檔案內容及類型以年份為標準進行初步分類，并通過檔案分類法細化數字檔案分類目錄，納入年份、月份及日期等指標劃分目錄，便于明確界定檔案信息保密范圍及保密級別，以達到完善檔案管理工作方案的目標。同時，管理人員應規范工作流程，盡快完成紙質檔案錄入、存儲，避免檔案信息泄露。
3.2加大資金投入
作為建設數字化檔案管理工作體系的基礎，資金投入不僅需要政府及相關部門的大力支持，更要求油田企業主動轉變傳統工作理念，促使檔案管理工作模式向信息化、高效化及智能化轉變。因此，在實際管理的過程中，油田企業應主動轉變傳統工作理念，堅持可持續性發展的工作原則，加大對檔案管理工作的重視程度，積極向政府及相關部門反映建設數字化檔案管理工作的現存問題，不斷擴大資金投入爭取更多的技術支持，為順利開展檔案管理工作奠定、夯實基礎。同時，管理人員應利用政府及相關部門的檔案資源，幫助篩選有效信息，拓寬企業檔案服務形式，進一步提高檔案管理工作效率。
3.3完善管理機制
在實際工作的過程中，油田企業應主動轉變傳統工作理念，堅持具體問題具體分析的工作原則，加大對檔案管理工作的重視程度，不斷完善現有的檔案管理工作機制，逐步構建具有企業特色的檔案管理工作體系，有助于形成“賞罰分明、擇優晉升、鼓勵競爭、著重實效”的工作作風。油田企業還應建立良性競爭機制及鼓勵機制，將晉職晉銜、立功受賞及評選表彰與工作能力直接掛鉤，擺脫傳統人力資源管理模式的限制，力求“不以資歷定職位、不以職位定親疏、不以親疏分彼此”，特別要對工作能力佳且責任心強的管理人員予以提拔重用。同時，管理人員應以保證檔案錄入格式相同為前提，統一定期更新，提高檔案資源利用率。
3.4提高管理人員素質水平
在實際工作的過程中，油田企業應主動轉變傳統工作理念，堅持以人為本的工作原則，加大對人才引進及隊伍建設的重視程度，著重強調改變工作環境及改善工作條件，積極創造實踐鍛煉機會，做到“壓擔子、交任務”，充分發揚艱苦卓絕的精神，進一步提高管理人員素質水平，提高檔案管理工作效率。管理人員應以檔案管理工作任務為中心，緊密團結廣大工作人員，推動檔案管理工作順利開展，并以黨的群眾路線為指導，強化管理隊伍的戰斗力及凝聚力。同時，油田企業應將實踐鍛煉與崗位培訓相結合，組織一系列崗位培訓，有目的性、有針對性及有計劃性地舉辦工作研討、業務講座及短期集訓等活動。
3.5引進信息技術
在信息技術蓬勃發展的大背景下，將信息技術與檔案管理工作相結合，組建具有企業特色的檔案管理工作平臺，是不可逆轉的發展趨勢。因此，在實際管理的過程中，油田企業應主動轉變傳統工作理念，堅持高效管理、安全為先的工作原則，做好信息技術的引進、應用及融合工作，利用信息技術、互聯網技術及多媒體技術，建立與檔案管理工作相對應的管理模型，常態化模擬檔案管理工作流程，制訂檔案管理工作風險預防方案，為構建數字化檔案管理工作系統奠定、夯實基礎，促使檔案管理工作模式向智能化轉變。同時，數字檔案存儲風險高且經濟價值大，油田企業應著重強調平臺內部防護及防火墻更新環節。
4結語
社會經濟不斷發展，城市規模不斷擴大，油田企業數量不斷增多，油田企業檔案管理水平逐步成熟，社會對油田企業檔案管理工作提出了全新的要求及標準。如何做好油田企業檔案管理工作，是油田企業在發展進程中所面臨的主要問題。因此，本文分析油田企業檔案管理現狀，并提出具體的實踐途徑。
主要參考文獻
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作者:李桂芝 單位:大慶鉆探工程公司鉆井二公司
第三篇:油田企業檔案管理模式創新研究
［摘要］檔案管理是油田企業管理的重要組成部分，在新形勢下，其管理模式的創新，對于提高檔案管理水平具有積極意義。在傳統的油田企業檔案管理模式中，存在管理手段落后、管理人員素質有待提高以及信息利用率低等問題，要想解決這些問題，油田企業必須進行管理革新，通過管理內容數字化、日常管理網絡化、服務社會化的方式，創新管理模式，同時，根據生產實情，完善油田檔案管理工作機制，完善管理設施配置，加強檔案管理隊伍的素質建設，加強檔案信息平臺的維護管理，提高檔案信息利用率。
［關鍵詞］新形勢；油田企業；檔案管理；模式創新
石油是一種黏稠的深褐色液體，被稱為“工業的血液”，在工業生產中常被用作燃油和汽油，同時是化肥、殺蟲劑、塑料等化學工業產品的原料。石油工程是國家經濟發展的主導性經濟產業之一，在生產期間，企業管理水平會影響到企業的綜合實力，繼而影響到油田開發的經濟效益，影響到油田開發的行業生態。在油田企業中，檔案管理工作內容繁雜，涵蓋了黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術、科學技術研究及設備儀器等11個項目，跟隨油田開發工藝的發展腳步，實現檔案管理模式創新，充分發揮檔案信息的指導價值，對于油田企業來說，是進一步提高企業管理水平的關鍵性策略。
1傳統油田企業檔案管理模式中存在的問題
1.1管理手段落后
在傳統的油田企業檔案管理中，檔案信息的載體多為紙質文件，管理手段落后，在檔案信息量不大的階段，具有一定的應用價值。如今，油田開發項目的工程量均比較大，在此期間會積累大量的檔案，需要大量硬件、軟件設備的支持，如，性能穩定、安全系數高、信息存儲量大的存儲設備，以構建一套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯以及輸出一體化系統。由于管理模式落后，油田企業并沒有意識到檔案管理，對于先進信息技術手段的需求，在這方面沒有投入較多的資金，技術手段落后，制約了檔案管理工作質量及效率的提升。
1.2管理人員素質有待提高
一直以來，我國油田企業在檔案管理工作上，一直是采用人工管理的模式，信息化程度較低，大部分的管理人員都是在崗數十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現代化的信息素質，有些人員甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質低，由于負責檔案管理工作的人員多為辦公室機要人員或文秘，這些人員在檔案工作前沒有接受過系統的培訓，對檔案工作的業務知識、工作流程不熟悉，導致檔案管理部門的綜合業務水平較低，阻礙了檔案標準化管理建設進程的推進。
1.3信息利用率較低
檔案是在企業長期發展過程中，對生產過程及職工管理等方面積累的資料，它的作用不僅僅是記錄歷史，更重要的是發揮信息資產的價值，為企業決策提供參考依據。在油田企業每一個項目開發過程中，都會積累大量的檔案，其中包括施工流程、施工工藝、科學技術以及施工設備等資料，這些資料都是施工人員智慧的結晶，對于油田開發技術實踐體系的完善具有積極意義。但由于傳統的檔案管理采用的是紙質檔案，信息化程度較低，無法實現對檔案信息的高效利用，且紙質檔案管理難度較大，容易出現受潮、遭蟲蛀甚至氧化等問題，反而成為企業生產管理中的一大“包袱”。
2油田企業檔案管理模式創新方式
2.1管理內容數字化
在傳統的油田企業檔案管理中，檔案載體為紙張，在長期儲存的過程中，難免出現紙張受潮或遭蟲蛀，導致檔案原件受損，以及文字因光照氧化，出現字跡模糊的情況，這些都是紙質檔案管理中存在的普遍性問題，也是檔案數字化建設的必要原因。使用數字處理技術，可將紙質檔案轉化為電子資源，并進行儲存，同時還能將檔案信息及載體原件分離，將檔案原件作為原始憑證進行保存，有效避免紙質文件在翻閱瀏覽過程中發生損耗。
2.2日常管理網絡化
利用數字化技術，實現油田企業檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率。在日常管理工作中，若涉及油田企業檔案信息的調閱及分析，相關人員只需要登錄數據庫，便能快速找出所需資料，工作效率大大提高。此外，油田企業檔案管理的數字化建設，能夠有效提高檔案的調動速率，在網絡平臺上，實現檔案信息的異地共享，大大節省油田企業檔案管理信息的查證時間，使相關程序的便利度大大提升。
2.3服務社會化
隨著社會的發展，石油開發技術體系日漸完善，施工工藝更新速度較快，通過檔案記載的方式，記錄最新的油田開發項目中的生產技術及管理方式，可為油田開發工藝的更替提供信息支持。在傳統的紙質檔案管理模式中，調動檔案獲取信息的速率是比較慢的，且會受到地域的限制，有關于檔案信息管理工作的效率都比較低。利用數字化技術，構建油田企業檔案數字化網絡平臺，能夠使檔案信息的調動利用脫離地域的限制，實現檔案信息資源的整合與共享，在需要瀏覽檔案獲取信息時，只要登錄信息共享平臺，便能獲取所需信息。
3油田企業檔案管理創新實施策略
3.1完善油田檔案管理工作機制
油田企業首先要改變傳統的檔案管理工作理念，正確認識該工作項目的價值，從而突破傳統油田檔案工作模式的禁錮，做好檔案編研工作，追求油田高層次信息資源開發的目標。在現行檔案管理規章制度的約束下，油田企業應該加強關于檔案工作相關政策的宣傳教育工作，按照檔案工作政策，根據部門的檔案管理工作現狀，制定相應的檔案管理制度，明確其工作流程和業務操作標準，在單位內部形成良好的依法制檔氛圍，規范檔案管理執法行為。同時，油田企業應加大資金投入，確保相關軟件、硬件設施配置完善，為其標準化管理體系的建設提供物質基礎和技術支持。
3.2加強檔案管理隊伍素質建設
油田檔案管理的信息化建設，要求相關部門的職工具備較高的信息素質，能夠熟悉掌握各類數字化技術，并應用相關軟件、硬件設施，對檔案信息進行統計分析。提高油田檔案管理部門人員的信息素質，是檔案信息化建設的一部分，相關單位在配置信息化系統及數字化設施后，應該組織員工進行集體培訓，讓其掌握檔案管理的信息技術，在工作時嚴格按照工作要求，將油田檔案信息錄入公共信息平臺上，確保檔案信息錄入的全面性、真實性，促進油田檔案信息的共享。同時，油田企業應創新檔案學人才培養機制，加大對檔案工作人才培養的投資力度，培養一批具備專業理論知識和業務操作技術的人才。
3.3加強檔案信息平臺的維護管理
信息化建設在油田檔案管理中的意義，并不止于提高檔案管理工作效率，確保油田開采信息及企業管理信息的持續更新，更多的是利用這些數據資料，為油田開發及企業管理提供信息支持，幫助管理者明確企業在管理上、技術上、人力資源上的優勢與不足，構建和諧油田。油田檔案的信息化建設是一個持續性的過程，在此過程中，工作人員應該加強對信息平臺的維護，不斷更新檔案數據，實現檔案信息的即時共享，利用這些信息了解各個油田開采區的生產情況，并通過這些信息的分析整合，為下一階段的油氣開發提供信息支持，充分發揮油田檔案數字化管理的價值。
4結語
檔案管理，是企業管理工作中的信息管理項目，由檔案室直接對檔案原件及檔案信息進行管理，并提供相關服務。隨著人們對于檔案服務需求的變化，其工作觀念和方法也在不斷革新。2014年，國務院了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出檔案管理工作的改革方針，為檔案管理工作的發展提出合理的意見。在油田企業中，加強檔案管理工作，根據現階段企業管理及生產發展的需求，創新工作理念，突破傳統檔案管理模式的禁錮，實現油田檔案的信息化、數字化建設，切實提高油田檔案管理工作水平，有效發揮檔案信息的生產指導作用，對提高油田企業的生產效益，具有積極意義。
主要參考文獻
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［4］謝偉.“導師帶徒”在油田企業青年人才培養中的應用——以中國石化勝利油田分公司為例［J］.中國石油大學勝利學院學報,2017(1).
［5］劉洛新,王迪.新形勢下文化創意產業企業創新財務管理模式構建研究［J］.商場現代化,2016(6).
作者:韓琳琳 單位:大慶鉆探工程公司鉆井二公司
