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【摘要】人事檔案管理能夠為人才資源利用及配置提供依據，因而有效開展人事檔案管理也就具有重要作用。在人事檔案管理中，人才流動情況的出現會影響檔案的實際管理，因而應當對人才流動而導致的人事檔案管理問題加強認識，從而保證更好地開展人事檔案管理工作，使人事檔案管理質量得到更好保證。
【關鍵詞】人才流動；人事檔案管理；問題；思考
1引言
在人事檔案管理工作過程中，很多方面的因素均會對其實際管理情況造成影響，而其中比較常見的一種就是人才流動，且人才流動的發生又是不可避免的情況，所以充分認識人才流動引起的人事檔案管理問題也就十分重要。作為人事檔案管理工作人員，應當對人才流動而導致的人事檔案管理問題清楚認識，并且要積極思考，以較好應對相關問題，進而保證人事檔案管理效率及水平，以更好地服務于人才資源利用。
2傳統人事檔案管理中存在的問題及不足
首先，傳統人事檔案管理水平較低。在傳統人事檔案管理中，其管理效率通常都比較低，很容易導致一些問題發生，這主要是因為傳統檔案管理將固定人才當作管理對象，對于人才流動所產生問題往往無法解決，這對有效激發流動人才工作積極性十分不利，由于未能夠對其進行規范化管理，導致人事檔案管理水平較低，這對企業及單位發展均十分不利，因而必須積極改變這一現狀[1]。其次，傳統人事檔案管理手段比較落后。在傳統人事檔案管理工作中，存在的另外一個缺陷就是管理手段比較落后，由于當前大部分企業均比較注重市場化發展，對于內部管理往往忽略，在人事檔案管理方面的投入也就比較少，很多仍選擇傳統紙質檔案管理，檔案信息化管理仍未得到較好實現，從而對檔案管理質量及效率產生不良影響，最終也會影響企業發展。
3人才流動引發的人事檔案管理問題
3.1人才流動導致檔案重建現象增多
就現代人事檔案管理工作而言，“檔隨人走”屬于比較常用的一種制度。人事檔案屬于記錄個人經歷的重要資源，并且在實際就業過程中也是重要資源，對個人發展具有重要意義，并且在市場經濟發展的大背景下，人才資源也成為最重要社會資源。在這種大形勢下，企業及單位為能夠更好吸引人才，“綠色通道”現象也不斷興起，具體而言就是在人才流動后，未攜帶檔案的情況下，企業及單位能夠為其重新建檔，這種情況的存在導致重建檔案現象越來越普遍，造成人事檔案管理比較混亂，從而對人事檔案管理造成不良影響[2]。
3.2人才流動導致人檔分離現象越來越嚴重
在當前社會經濟不斷發展的大形勢下，很多企業及單位也均得到較好發展，其用人機制的靈活性也不斷增強，并且人們擇業觀也發生很大變化，在就業方面也具有更多選擇。大多數企業及單位在引進人才過程中，通常都更加注重人才實際能力及發展潛力，只要人才符合崗位條件，能夠滿足崗位需求便予以錄用，對于“人到檔到”并未硬性要求，并且當前很多企業及單位對人才越來越重視，并未強制其建檔，這種形勢下人才棄檔流動現象越來越普遍，最終導致人檔分離，死檔及棄檔現象越來越多。
3.3人才流動導致人事檔案管理較混亂
在當前很多企業及單位中，人事檔案均由人事部門管理，很多情況下由于管理缺乏完善，很容易導致人員檔案材料有缺失情況出現。所以，很多企業往往會委托人事，對人員資料進行管理，然而有些企業單位由于缺乏檔案管理意識，并且未能夠與人事機構進行較好交流溝通，未構建檔案材料移交制度，必然導致重要檔案收集缺乏全面，并且未及時移交檔案材料。同時，由于檔案材料比較注重原始性，且無法再生，原始資料一旦丟失，便會對個人造成很大程度影響，且也會對檔案管理造成不利影響。
4人才流動引發的人事檔案管理問題有效對策
4.1創新人事檔案管理理念
在人事檔案管理工作過程中，為能夠有效應對人才流動所產生的問題，應當從根本上將人事檔案管理理念轉變，應當使市場經濟條件下人才流動對于人事檔案管理所提出內在要求得到滿足。由于人才流動在社會發展中屬于常見現象，且人事檔案管理為人事管理服務，所以人事檔案管理應當以滿足社會實際需求為立足點，通過運用現代化人事檔案管理方法使實際需求得到滿足，對于人才流動所產生的相關問題認真積極思考，在此基礎上才能夠使人才流動所導致人事檔案管理問題得到較好解決，使人事檔案管理工作能夠取得更加理想的效果[3]。
4.2改革人事檔案管理制度
由于人事檔案管理及人事管理兩者之間存在密切關系，針對當前人才流動所產生的各種人事檔案管理問題，為能夠更好實現人事檔案管理，應當對當前人事檔案管理制度進行改革，通過制度形式明確人事檔案管理部門的職責。在人事檔案管理制度中應當規定，企業及單位內人事檔案管理部門，不但要繼續保管現有人事檔案，并且應當通過一定途徑向流出人才當前所在單位提供相關信息共享服務，從而使人事檔案管理中的實際信息需求能夠得到較好滿足。在此基礎上，不但能夠使人事管理實踐對于檔案信息需求得到滿足，同時可為充分發揮人才作用及人才更好發展提供更加理想的檔案信息保障，也就能夠使人事檔案信息管理的作用得以更好發揮，使其能夠得到更加理想的效果。
4.3加強人事檔案社會化管理
就當前實際情況而言，大多數人事檔案均由企業管理，在實際管理方面缺乏權威性國家部門。所以，為能夠使人事檔案管理質量得到更好保證，使其作用得以更好發揮，應當注意構建權威性國家部門，從而保證有效管理人事檔案，使人事檔案與單位能夠實現分離，在這種情況下即便有人才流動情況發生，也不會對原本管理模式造成影響。另外，在構建權威性國家人事檔案管理部門時，應當對專門部門職責明確規定，以避免在實際工作過程中有相互推諉情況出現，從而保證人事檔案管理水平能夠得以有效提升，使人事檔案管理工作中存在的問題能夠得以有效減少，使人事檔案管理的有效性能夠得到更加理想的保證。
4.4加強人事檔案信息化管理
在傳統人事檔案管理工作中，其通常均選擇紙質檔案管理模式，對于這種檔案管理而言，不但占據空間比較大，耗費人力物力比較多，并且其安全性相對而言比較差，很容易出現損壞以及遺失情況。另外，這種檔案管理模式，在出現人才流動情況下，也很難調取及留樣，這對人事檔案管理均會產生不利影響。所以，在人事檔案管理中，應當注意加強信息化建設，積極實現人事檔案信息化管理，構建人事檔案信息化數據庫，將傳統紙質檔案轉變成為電子檔案，在此基礎上也就能夠保證較好實現人事檔案動態化管理，即便有人才流動情況發生，也能夠及時更改檔案信息[4]。此外，在人事檔案信息化管理的基礎上，可使開放式檔案管理得以實現，也就能夠更好實現信息共享，使人才流入的單位能夠更好接收以往人才檔案信息，也就能夠有效避免重建檔案情況發生，保證人事檔案管理能夠更加高效，使人事檔案管理質量得到更加理想的保證。
5結語
在人才檔案管理工作過程中，人才流動導致的問題已經成為影響人事檔案管理的重要因素，所以較好解決人才流動而引起的人事檔案管理問題也就十分必要。因此，在人事檔案管理工作過程中，相關工作人員應當清楚認識人才流動而導致的人事檔案管理問題，并且針對出現的問題以有效策略應對，以保證人事檔案管理工作更好開展。
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【4】許美村.人才流動給人事檔案管理帶來的問題及應對[J].中國衛生產業,2015,12(06):153-154.
作者:張瀟 單位:成都人才有限責任公司
第二篇:現代人事檔案管理問題及對策
摘要：人事檔案是人才信息的主要載體，在人才任用方面能起到很重要的作用，隨著市場制度改革的不斷深化，人事檔案管理工作面臨的難度也越來越大，對此本文探討現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策。
關鍵詞：人事檔案;人才;檔案管理
人事檔案中包含了人員工作能力、工作經歷、學歷、思想品質等內容，在人員分工、干部任免等工作中，人事檔案都是重要的信息依據，因此長期以來，檔案管理一直時人事管理工作中的重點環節。近些年來，由于市場制度改革不斷深入，人事檔案管理工作遇到了更高的挑戰和難度，在實際工作中也暴露出了一些問題，為了保證人事管理工作的高質高效，就必須要及時解決這些問題。
一、人事檔案的具體作用
人事檔案的作用主要可以分為兩個方面，一方面人事檔案是人才信息的重要載體，用人單位可以通過人事檔案來了解各個人員的工作經歷、業務能力、思想素質等情況，因此人事檔案是用人單位選賢舉能時的重要依據，有了健全的人事檔案作為依據，用人單位才能夠做到知人善用，由此可見，人事檔案在人才的開發、培養、任用等方面，都起到了十分重要的作用，其作用之一就是為人事管理工作提供信息依據。另一方面，人事檔案也是一種十分重要的原始憑證，而且具有一定的法律效力，在人員就業、離退休手續辦理、職稱評定以及辦理各類保險時，人事檔案都是重要的原始憑證。
二、現代人事檔案管理工作中存在的主要問題
1.人事檔案管理工作存在不規范現象
人事檔案管理工作離不開完善的硬件支持，但是就眼下來看，一些用人單位的硬件設施尚且不夠完備，一部分用人單位根本沒有專門的檔案室，也有一些用人單位雖然設置了檔案室，但是檔案室的實際環境很難滿足工作需要，例如有的檔案室過于狹窄，也有的檔案室存在嚴重潮濕等問題，還有的檔案室沒有設置防火設備，在這種情況下，人事檔案的完整性、實用性、安全性都會受到很大威脅。一旦出現霉變、蟲蛀、火災等問題，人事檔案就會出現殘缺現象。此外硬件設施不健全不僅僅體現在檔案室方面，其他一些方面也存在硬件設施不完善的情況，比如在一些用人單位中，切刀和檔案夾等設備尚且沒能配置齊全，也有一些用人單位中，沒能對檔案資料進行科學的分類，雖然一部分用人單位認識到了檔案分類保管的重要性，但是存在分類不準確的現象，這樣就給檔案查閱工作增添了難度，而且一些用人單位尚且沒能規范人事檔案的制作材料，比如檔案材料標準用紙原本應該是16開辦公用紙，但是一些用人單位有時會使用A4紙來制作人事檔案，這樣就導致檔案材料規格不一，給檔案整理以及裝訂工作都帶來了很多不必要的麻煩。
2.未能實現高水平的人事檔案信息化管理
如今電子信息技術已經融入各個領域，人事檔案管理工作信息化也已經是必然趨勢，應用信息化技術之后，人事檔案管理工作將會更加高效，可以大大節省人力、物力以及時間，但是目前在一些用人單位中，尚且沒能充分實現人事檔案管理信息化，例如在一部分用人單位中，雖然配備了計算機等信息化設備，但是操作人員計算機操作水平有限，沒能充分發揮出現代化設備的優越性，這就導致人事檔案管理工作的信息化程度大大降低。再比如，目前有一些用人單位仍然在使用手工操作的方式來開展檔案管理工作，計算機等設備形同虛設，這就造成了資源浪費，并且還需要投入大量的人力和時間，同時也大大降低了人事檔案管理工作的效率和質量。
3.檔案管理人員的綜合素質普遍不高
在很多用人單位中，通常都不具備檔案管理方面的專業人才，從事檔案管理工作的人員往往都沒有接受專業培訓，因此在檔案的歸檔、整理等過程中，缺乏準確性。另外在一部分用人單位中，檔案管理人員甚至不按規定辦理人員調出、接轉、退休時的檔案管理工作，這就導致用人單位與其他單位難以形成協調的關系，當員工需要使用檔案時，個別用人單位甚至讓員工自行提取檔案，這就容易出現檔案不密封、借出之后長時間不歸還等現象，一些員工還可能會對檔案進行造假。綜上所述，檔案管理人員的綜合素質不高，也在很大程度上降低了人事檔案管理工作的質量和水平。
三、現代人事檔案管理問題的有效對策
1.全面推行并落實責任追究制
想要規范人事檔案管理工作，首先應該全面推行并落實責任追究制，將人事檔案管理的責任落實到具體的部門和個人，促使工作人員能夠充分重視人事檔案管理工作，例如在對檔案進行分類時，一旦出現分類混亂的現象，導致檔案難以順利查閱，此時就要追究相應責任人的責任。同時用人單位一定要設立專門的檔案室，并且要確保檔案室的大小、環境能夠符合使用要求，還應該合理設置防盜、防火等設備，保證人事檔案的安全和完整。此外切刀、檔案夾等設備也應該配置齊全，人事檔案的制作材料應該滿足統一標準。有了責任追究制度和完善的硬件設施做保障，人事檔案管理工作就可以更加規范。
2.大力開展人事檔案管理信息化建設
用人單位應該大力推廣信息化建設，努力實現人事檔案管理工作的信息化，在配備計算機等信息化設備的基礎上，還應該加強操作人員的計算機操作能力培訓，盡可能避免使用手工操作的方式來開展檔案管理工作，這樣才能充分發揮出信息化設備的作用，當購置新設備、新軟件時，還應定期對工作人員進行培訓，促使工作人員能夠及時掌握新設備的使用技巧，這樣就可以大大提高人事檔案管理工作的效率和水平。
3.加強人事檔案管理隊伍的建設
用人單位想要切實做好人事檔案管理工作，就應該增強工作人員的綜合素質，加強人才隊伍的建設，要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，應該選派責任心強、思想素質良好的人員來負責人事檔案管理工作，同時還應該定期進行教育培訓，通過一些典型案例來為工作人員敲響警鐘，使其了解到人事檔案管理工作的重要性，并且要定期對檔案管理人員進行專業培訓和考核，使其不斷學習先進的檔案管理技術，不斷增強工作人員的綜合素養。另外工作人員的工資待遇要落到實處，用人單位檔案管理工作中的各個環節都要以檔案局的相關標準作為依據，這樣一來，即具備了良好的工資待遇，又具備了明確的工作依據，就能夠促進檔案管理人員的工作質量。隨著市場制度改革的深入落實，人事檔案管理工作遇到了更大的難度，同時也暴露出了一些問題，就目前來看，現代人事檔案管理工作主要面臨著三方面問題：一是人事檔案管理工作存在不規范現象；二是未能實現高水平的人事檔案信息化管理；三是檔案管理人員的綜合素質普遍不高。對此用人單位就應該全面推行并落實責任追究制，同時大力開展人事檔案管理信息化建設，并加強人事檔案管理隊伍的建設。本文在此分析了現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策，旨在為相關工作開辟思路。
參考文獻
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作者:陳鳴 單位:佛山市康誠醫用服務有限公司
第三篇:人事檔案管理問題及應對方針
摘要：“人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、履歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。”隨著我國人事制度改革的不斷深入、社會主義市場經濟下勞動形式的多樣化，人事檔案在近年集中出現諸如材料不完整、隨意涂改出生年齡、工作年限乃至篡改干部身份等問題。故此，要從根本上解決人事檔案管理出現的新狀況新問題，就要落實檔案管理人員素質的提升并完善人事檔案管理的制度，同時試驗運用信息管理等高科技措施，探索和建立健全人事檔案管理的新局面
關鍵詞：人事檔案；檔案管理
檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的嚴謹有序進行是非常重要的。
一、新形勢下檔案管理的問題
（一）人事檔案管理混亂
人事檔案本身的問題在近年來不斷出現，可以說大部分原因是由于非標準化和人情化運作造成的，由此使文件的社會可靠性、有效性和公信度大大降低的緣故。舊式檔案管理是一種“是物為本”，在這種管理方式下可以說是一種非常被動的管理，甚至是一種完成任務式的管理。但是隨著社會的發展，這種管理模式早已不能適應機關企事業單位與社會發展的需要了，所以“以人為本”就成為了檔案管理中的重要指導理念，而這對于提高檔案管理水平與檔案管理質量有著至關重要的作用。強調“以人為本”，就涉及到傳統人事檔案管理模式中管理人員個人思想素質，家庭背景，社會關系等方面影響，很多檔案管理人員工作能力不強，專業知識較少。同時出現檔案舊材料不完整，不去追究；新材料又更新不及時，不能反映個人的真實面目，這就極易出現改變和偽造人事檔案的非法行為。同時傳統的人事檔案管理又缺少相應的行政制約，又因涉及保密，故很多時候就算出現了問題，也無法追查。以某大學的黨組織關系為例，黨組織關系檔案可分別由團委、系書記以及黨支部管理，而最后卻沒有匯總于一處，這就是由于管理機制老化，管理人員對黨的組織程序和黨性原則及以物為本造成的，極易造成學生畢業時黨組織關系檔案轉移的困難甚至丟失。傳統人事檔案在某一節點已經成為一些領導干部的私人領域，人事部門的有些管理人員在管理過程中，根據對象的“親疏”來管理檔案，致使檔案的歸檔成為了一個權力符號，腐敗的溫床。檔案作為一種人事管理本身就是一個“公權力”，結果卻變成了“私權”。
（二）缺乏專職從業人員
人事檔案管理是一項政治性業務性及保密性均極強的工作。人員檔案在全部信息化之前還是需要手動管理、單獨存放的。但是，現在的情況更多的是由于管理人員不足、工作量大、檔案雜項多等原因由其他工作人員兼職，而非專業管理人員變動多、管理水平普遍不高、管理層意識落后、缺乏對人事檔案工作的人員投入等原因，對文件的管理水平產生了嚴重影響。以我部門為例，人事管理人員在上崗工作前多為沒有接觸過檔案及人事檔案管理工作的，都是在工作崗位中慢慢學習、體會屬于自學的，但在可以熟練掌握人事檔案管理后的幾年后升遷或借調，而后新人又要從頭開始學習，周而復始。由于人事檔案崗位設置的原因，不可能設置多人專職用于檔案管理，故而在原人事干部退休后極易出現“后繼無人”等斷代情況發生。
（三）一人多檔現象嚴重
一個人一生中在正常情況下只有，也只應有一份檔案，而所謂的人事檔案重建的前提必須是檔案文件的遺失或污損。但若原始人事文件還存在的前提下，嚴格意義上文件重建是違反人事檔案原則的。但這就出現了有些人希望以正式的方式轉移檔案，但原單位以各種理由拒絕放行、不予轉讓，新雇主在“無奈”的條件下，為了保留人才，炮制一份“假的”檔案文件，這種隨意性和無組織性現象也很普遍。由此，社會上就出現了一個人兩份檔的情況，嚴重破壞了人事檔案管理的正常秩序和嚴肅性。
二、形成檔案管理諸多問題的原因
（一）收集材料的時間隨意
有的人事部門并沒有規定時間來收集更新檔案材料，而是今年收兩次，下次征集三年后了，這就容易出現員工并不在意自己的一些小小不言的獎懲情況從而出現漏報瞞報。而領導干部做的多為一些“大事”，做人事檔案的工作人員多專注于收集單位中領導干部的材料，導致領導干部的素材總是比員工材料多。事實上，人事檔案不是干部檔案或名人成績單，收錄范圍也應該是本單位所有干部職工，他們的個人資料都是貴重的檔案財富，故人事部門應制定嚴格的規章制度，定時完成收集。
（二）國民整體檔案意識薄弱
現在社會上有一股“歪風”，就是對自己的人事檔案沒有足夠的關注或根本不重視人事檔案，認為這是“多余的、不必要的事情”，認為我反正在私、外企工作，人事檔案有無都不會影響自己的發展，故而有意無意地放棄了檔案。以我的同學隨機取樣顯示，大多數人都在私企工作，也有部分自己開工作室的，他們的檔案從學校畢業就一直在手里，有的撕開了有的甚至也已損壞，他們中有人明確表示，這輩子也不想再深造也不想考公務員，檔案每年存在人才市場還要繳費，索性拆開看看沒用就扔掉了。由此可見整體社會意識地嚴重缺失，這便是造成現在大量檔案遺失、“死檔”（檔案拿在自己手里）等現象發生的重要原因。
三、人事檔案管理問題的應對方針
（一）加強行政力度，提高對檔案工作重要性的認識
建立（由本單位領導中層干部以工會人員組成的）檔案管理領導小組，不定期對檔案進行抽查，及時對出現問題的人和事進行處理并善后，避免多年后發現問題無法彌補。同時也要嚴格按照人事檔案的規定制定并完善人事檔案管理總體規劃，使檔案管理工作能有序平穩進行。
（二）加速人事檔案信息化進程
紙質檔案容易存在損壞、丟失等情況，在這種情況下，應加速建立個人電子人事檔案，使其信息化，在配套硬件設施完善、做好保密想以及服務器病毒隔離的前提下，電子人事檔案可以解決很多現有難題。
（三）提高檔案管理人員的業務水平
在加強政治素養的同時狠抓業務素質培養，提高專技水平，爭取為單位多培育具有國際視野的檔案管理人才。建立長期有效的檔案管理人員新老交替機制，避免出現無人可用、臨時抓瞎的情況出現總而言之，不論提出問題也好，還是有的放矢的改進也好，都是為了使人事檔案管理工作可以更好地為社會主義服務，為人民服務。讓我們共同為決勝全面小康而共同努力。
作者:趙伯仁 單位:中國現代文學館展覽部
第四篇:人事檔案管理制度改革研究
【摘要】人事檔案包含著個人的歷史、信用、社會履歷等資料，是檔案管理中需要重視的部分。目前在各個單位中，為了適應內部的改革及人員的調整對原有的人事檔案管理工作進行改進，對其制度及模式的創新是檔案部門在改革過程中的重點。由于人事檔案具有一定的特殊性，其實際管理意義對單位人事調動及人員發展有著重要的影響。因此，本文通過總結當前人事檔案管理工作中存在的問題，提出了對人事檔案管理進行改革創新的對策措施，為人事檔案管理工作更好的開展提供了參考。
【關鍵詞】人事檔案；管理制度；改革創新
目前在一些單位中檔案管理部門對人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中的作用效果。目前我國經濟形勢處于轉型及調整時期，這對單位人員調動有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，對其管理制度與模式的改革創新就更應受到單位和社會的重視。
一、當前人事檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理不當，人員流動性大。事業部門聚集了大量的高素質以及高層次人才，這些人才在單位處于專業要求較高的崗位中，因為這些人的發展前景、專業特點以及再教育等原因導致其流動性較大。傳統的檔案管理方法由于工作繁雜，單一重復，導致很多人才不愿意長期從事檔案管理工作，造成人員的大量、快速流動。（二）管理工作不科學，缺乏合理的考核規范。當前，我國缺乏科學的員工考核依據和人事檔案管理制度，很多用人單位是根據人事檔案對員工進行工資晉級和職務晉升，而不是根據員工的貢獻價值、工作能力以及知識水平，用人單位缺乏公正、合理、科學的考核標準，對員工的工作積極性造成很大的負面影響。（三）檔案管理工作秩序混亂，歸檔不及時。當前，很多用人單位已經充分認識到人才對單位和企業發展的重要性，因為，紛紛采取相關的優惠政策來吸引專業人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調動的情況下，用人單位使用三不要做法，即不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調出手續，造成部分檔案歸檔不及時，影響正常的檔案使用秩序。（四）人事檔案管理內容陳舊。人事檔案管理中所涉及的管理內容比較陳舊，無法滿足現代單位對于人才的基本管理需求，也無法切實適應于現代單位檔案管理的需要，而對于個人參加各類培訓，獲得技能證書情況等又缺乏相應的記錄格式。另一方面，由于個人關系等主觀情況導致人事檔案中出現很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無法充分反映個人的真實情況。
二、人事檔案管理工作進行改革創新的對策措施
（一）正確認知人事檔案管理，樹立服務意識。要正確認知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進管理工作的全面開展。首先，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理觀念，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監督體系。第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業以及機關等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當做基礎工作來做，引導相關管理人員執行自己職責，在實際工作中提高工作水平，促進管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務。（二）改進檔案管理方法，提高工作效率。相關單位要改進檔案管理方法，為提高管理水平提供條件，對人事檔案進行管理要從傳統的分散模式向統一模式轉變。加強事業企業同社會管理機構的交流合作，整合檔案信息資源，促進檔案管理向信息化方向發展，加強檔案資源的應用和開發。同時，還要建立完善的檔案管理條例，科學制定管理方法，使檔案管理充分滿足市場經濟的需求，促進檔案管理水平的提高。（三）做好管理人員培訓工作，提高隊伍的專業素養。人事制度的深化改革對管理人員的專業素質提出高要求。在新時期下，領導一定要選擇責任感強、工作態度認真嚴謹的人員從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和專業素質的管理團隊，并且對其進行培訓教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業檔案管理人員進行專業培訓，樹立正確科學的管理理念，利用現代信息技術進行檔案管理，更新檔案管理方式。（四）充實檔案管理內容，便于查閱相關個人信息。聘用書、工作協議、勞動合同等相關法律文件是人事檔案的關鍵組成因素，一定要進行及時歸檔，同時，解聘、辭聘以及考核等相關資料也要及時存入檔案中，充實檔案內容、豐富個人信息，為以后的查閱提供便利。（五）成立檔案管理機構，制定科學合理的管理制度。由于人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機構。檔案管理機構要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監督，制定科學的管理條款。總之，要想適應單位的發展及市場經濟的轉變就需要突破原有管理模式的局限，通過時代的角度去探索及創新管理制度，根據人事檔案的作用及要求對其制度及模式進行科學合理的改進。上文的內容主要指出人事檔案應具有一定的隱私性，并在實際中受法律的保護，在尊重員工的同時，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創新的角度對人事檔案進行有效管理。
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作者:劉琳 單位:四平市社會保險檔案管理中心
第五篇:企業人事檔案管理問題及創新
摘要：現代社會的競爭首先是人才的競爭，人才是立國富國的關鍵，而人事檔案作為人才信息的承載媒體之一，能夠客觀的反映一個人的道德品質、思想政治水平、學習和工作經歷、社會背景、業務能力、工作業績，同時，也是人力資源管理與開發利用的重要依據，用人單位根據人事檔案提供歷史數據和信息，可以詳細地了解員工的個人情況并對其進行合理的分工，同時對于在選人用人、培養干部等方面發揮越來越重要的作用。隨著社會的不斷發展，我國的社會結構已經有了巨大的變化；同時在全球經濟一體化趨勢影響下，我國的用人機制也發生了變化，傳統人事檔案管理制度的弊端和不足明顯的暴露出來，原有的人事檔案管理已經落后于時代，因此，要想解決這些問題，人事檔案管理工作也需要審時度勢，轉變傳統人事檔案管理模式.采取一系列措施提高和改進現有的檔案管理制度迫在眉睫。本文針對人事檔案管理的存在的問題和人事檔案管理的創新策略進行了簡要的論述。
關鍵詞：人事檔案管理；企業管理制度創新；新時代；企業管理
一、傳統人事檔案管理存在的問題
1.人事檔案重視程度不足
人事檔案是人力資源管理的重要組成部分，是企業識人、知人、用人的重要依據，為人力資源管理提供強有力的保障。由于干部人事檔案工作是一項默默無聞、并不引人注目的工作，有些企業領導管理層對干部人事檔案工作重視不夠，對人事檔案的認識還停留在可查閱、能傳遞、不丟失等事務性工作，并沒有將人事檔案管理與選人用人等工作聯系起來，以至于很多公司沒有專職人事檔案管理人員，對基礎設施投入不夠，導致人事檔案保管條件落后，檔案管理人員隊伍不穩定，使單位人事檔案管理水平下降；另外，很多員工也沒有意識到人事檔案的對自己職業生涯發展的重要性，因此在后續學習和工作中產生的資料（如學籍材料、職稱評審材料及工作期間形成的檔案材料等）沒有主動歸檔的意識，造成檔案資料不完整，甚至經常由于種種原因致使檔案凍結或者檔案斷裂的現象發生。
2.人事檔案材料準確性和完整性差
人事檔案是干部選拔任用的基礎和依據。在實際工作中，由于部分單位檔案管理人員思想認識不高，責任意識不強，人事檔案審核工作不嚴，沒有認真負責地填寫、核對每一份檔案材料，導致有的檔案材料記載的內容錯誤百出，使得員工的出生日期、參加工作時間、入黨時間前后記載不一致，學習經歷與工作經歷記錄不完整等問題，甚至有些人在利益的驅使下，弄虛作假，甚至隨意更改檔案信息，偽造學歷等相關文件。并且，由于歷史原因，在人事檔案的最初記錄的過程中，并沒有對信息加以篩選和審核，造成人事檔案材料的缺乏客觀性、準確性和完整性。
3.人事檔案收集內容不夠全面，手段落后
近年來，國家機關和事業單位對人事檔案日趨重視，在接收、培養、選拔和使用人員前，總要先查閱其檔案，既重視擬錄用或選拔人員的現在，也重視對其過去的考察，但是，傳統人事檔案呈現的內容單調陳舊，僅僅通過履歷材料、鑒定考核材料、政審材料；、學歷和評聘職稱材料、黨團材料、獎懲材料、錄用任免及工資材料等反映員工過去的學歷、工作經歷。對于人事檔案中涉及的個人能力、工作業績、誠信、社會保障等材料以及對員工入職后的情況幾乎沒有做出動態記錄和反映，體現不出員工自身的特點和專長。導致人事檔案可利用程度下降，對用人單位在培養、選拔人才等諸多方面造成困擾。另外，隨著時代的發展，檔案的收集整理不能一直沿用過去的方式，只注重收集，不注重信息的開發和分析，這樣無法滿足人事工作的需要，不能對其進行合理的分工配置。
4.人事檔案管理的流通性不佳
長期以來，由于干部人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，而傳統人事檔案管理，只滿足于人事工作需要，缺乏將此項工作與本地區的經濟和社會發展結合起來的意識，對干部檔案利用開發不夠，所強調的內部隱秘性和封閉性會導致人才資源遭到內部的限制，導致人才無法合理的流動，也同樣會阻礙人力資源的配置合理性與有效性的提升，除此之外，過度的設置人才資源的封閉性，會導致企業員工的工作積極性由于工作自由度的下降而受到打擊，從而使工作效率與質量降低，造成人才資源的使用不合理甚至浪費。
5.人事檔案信息系統開發有待加強
在科技技術飛速發展的今天，現代化辦公系統得到了普遍推廣與應用，但人事檔案管理工作還停留在紙質檔案的建立和保管上，計算機技術沒有在人事檔案管理中得到充分的發揮和運用，對于現代化的電子信息系統更沒有得到有效普及，大多數地區存檔機構或是用人單位在眾多原因的影響下，不能實行電子化檔案的管理，即便是在諸如上海、廣州這樣沿海經濟發達地區有一些企業已經開始使用人事檔案管理的軟件，但是普及工作仍然非常漫長，并且因為人事檔案管理的軟件并沒有統一的版本標準，使數據的匯總能力差，信息共享能力不佳。
二、創新人事檔案管理的必要性
人事檔案工作創新是適應知識經濟時代的需要。在我國改革開放的不斷深入發展的今天，干部人事制度改革也在不斷深化，人事檔案除了滿足工齡認定、退休待遇落實等一般性日常管理外，更要為人力資源管理與開發利用提供全面、客觀的依據支持。但是，在人事檔案的內容不斷擴張的同時，傳統的干部檔案管理方式存在著內容的陳舊性和檔案利用的局限性。因此，要想解決這些問題，人事檔案管理工作也需要審時度勢，轉變、創新人傳統人事檔案管理模式，采取一系列措施提高和改進現有的檔案管理迫在眉睫。在現代社會中人事檔案可以利用在各個領域與部門中，并且非常重要不可代替，很多人力資源重要的用人單位也不斷開發與拓展人事檔案的利用方法、利用范圍。使人事檔案在利用中不僅可以在所在單位中利用，更可以延伸到企業的每個員工對自身利益的保護，人們會主動的去審視自身利益相符的人事檔案，而利用的范圍則可以從審視用人素質晉升到企業中人力資源的調整、規劃，人才信息的分布等，這些企業的人事方面的工作都可以運用到人事檔案資料中，這要求我們將人事檔案的使用多樣化，從而推動人事檔案管理的改革與創新。人才的流動性與社會經濟的增長程度成正比，隨著社會經濟的不斷發展，人才的流動性自然更強了，這直接導致人事檔案在不同企業之間交替，所以資料的隱秘性大打折扣，而強有力的人才流動必須要有相應的人事檔案管理制度將這樣的交替交換加以管理約束，從而保證就算人才流動非常頻繁，人事檔案的資料可以科學有效的保持整體性，這就要求人事檔案管理模式進行創新，以數字化、網絡化的人事檔案管理模式形成社會化的管理模式，從而減少人才流動后導致的企業發展阻礙。
三、創新人事檔案管理的實踐
1.人事檔案觀念的創新
首先，要注重觀念的創新，這是由于觀念創新是人事檔案管理工作的創新的核心與靈魂的存在，這就要求在人事檔案管理工作的 實踐中，一定要拋棄傳統人事檔案管理的觀念，使用新的觀念讓人事檔案管理工作人員可以充分發揮自身的主觀能動性與創造性，使檔案管理人員自身的潛在能力得到充分發揮，人事檔案的創新也隨之到來。其次，人事檔案人員需要增強自身的服務意識，通過服務來促進信息資源的開發，在工作中注重實效性，變被動為主動，勇于探索檔案管理的新機制，改變傳統的管理觀念，使檔案工作與時俱進，從而提高人事檔案的使用效率。
2.健全人事檔案管理制度
人事檔案管理是一項政策性很強的工作，必須要嚴肅的對待，這就要求各項規章制度來要求人事檔案管理的工作人員與工作行為，從而避免工作的失誤與麻煩，正如依法治國一般，健全人事檔案的管理制度，是讓人事檔案工作“有法可依”的基礎，是讓人事檔案管理制度正常發展的必要點。例如，建立健全檔案收集及歸檔制度，不僅要明確人事檔案收集的范圍與要求，劃分檔案管理單位或部門與形成材料的單位或部門的管理職責，避免造成歸檔渠道不通的現象，從而使檔案的內容不斷得到充實。更如，在《鑒別歸檔制度》的要求下，可以加強人事檔案的真假甄別能力，在人事檔案的收納中做到去偽存真，完善補充等，保證人事檔案的正確性，再如，在《保密制度》的要求下，工作人員實行有效的保密措施，從而使各種泄密、信息暴露等失誤得到消除。在制度的管理下，人事檔案工作人員可以更有質量的完成管理工作，讓人事檔案工作更加標準、規范具有權威性。
3.完善人事檔案信息資源
為了更好的適應新時期對人才信息的需要，檔案管理人員應注重收集能夠反映個人才能、工作業績、誠信、社會保障等材料，通過不斷擴充人事檔案的新內容，從而提高檔案的價值和利用率。首先，建立能夠體現個人才能的檔案，除了收集學歷、職稱等歸檔材料外，還應將繼續教育（培訓）以及參加各種從業資格考試等情況歸入檔案。其次，應在人事檔案中增加反映個人誠信方面的記錄，這不僅是指在銀行等公共機構產生的個人信用記錄，還應包括用人單位對員工的職業信用記錄，使人事檔案充分發揮其利用價值，作為員工職業生涯的信用資本憑證。最后，建立能夠反應工作業績的檔案，及時將干部的工作現實表現、工作業績歸入檔案，尤其在重大活動的表現情況和重要任務完成情況方面下功夫，這是為今后選人用人、培養干部等方面提供必要的依據。
4.加強檔案人員素質培養
整個人事檔案的管理工作與檔案管理人員的素質密切相關，傳統檔案的管理模式下，管理人員的工作意識很差，墨守成規，明顯是無法適應時代的發展，所以，必須增強檔案管理人員的業務素養，首先，必須要提高檔案人員的政治素質，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中保持高度的責任心，減少工作中的錯誤。其次，創造形式多樣的學習和培訓機會，鼓勵檔案人員不斷學習檔案管理的新知識和新技能，使檔案管理人員具體較高的業務水準和深厚的專業知識，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質，以便加快檔案管理數字化建設，拓展檔案管理的開發和利用，從而提高干部檔案的管理水平。
5.加快人事檔案信息化建設
目前，人事檔案管理工作還停留在紙質檔案的建立和保管上，造成人事檔案管理的工作量大、工作效率低，這非常不符合現代競爭社會的要求，隨著科技的發展，現代化辦公系統及網絡技術的廣泛應用，存檔機構或是用人單位必須改變傳統的管理方式。首先，應充分利用計算機在干部檔案管理工作中的作用，建立并完善電子化檔案，做到及時更新，動態管理，保證電子檔案信息的時效性、真實性和準確性。其次，做好電子檔案一體化的系統工作，構建數字化、網絡化的人事檔案信息化管理平臺，逐步消除存檔機構或是用人單位各自為政、電子檔案系統通用性差的現狀，實現人事檔案現代化管理，建立高效、便捷的人才信息服務網絡體系，促進人事檔案管理的社會化，檔案使用的便利化，逐步形成科學、有序、規范、協調的運行機制。
四、總結
在競爭日益激烈的今天，擁有了人才就等于擁有了力量。人事檔案是人才信息的載體之一，是人力資源管理與開發利用的重要依據。在企業中，人事檔案管理無論是對員工評價，還是對人力資源規劃都起著決定性的作用。由此可見人事檔案管理工作決定著人才的選擇，所以人事檔案管理的創新不可懈怠。隨著現代社會的進步與經濟的發展，我國經濟產業結構發生一些轉變，很多企業或公司不得不根據自身發展模式調整企業內部人事工作，從而來適應市場經濟發展的需求。而市場經濟體制下的企業人力資源管理要適應人才發展戰略，就必須圍繞著以人為核心的理念建立人事檔案管理制度，人事檔案管理工作從觀念到思想上都要發生一定的轉變。當前，我國人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，人事檔案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整體進程，人事檔案管理工作存在的一系列問題，對人事工作的開展造成了一定影響。這些暴露的問題必須在改革與創新之中加以完善。為了能夠符合企業現代化的發展和新時期對人才信息的需要，就必須要改變傳統、落后的人事檔案管理模式，加強對人事檔案的重視程度和管理力度，用科學嚴謹的態度和完善的制度規范檔案工作，對檔案管理工作中存在的問題要走出傳統的思維模式，轉變觀念從而探索新的工作程序，逐步形成科學、有序、規范、協調的運行機制，將固化的人事檔案管理模式向信息化、社會化的方向發展，建立高效、便捷的人才信息服務網絡體系，提高人事檔案的使用效率。與此同時，人事檔案管理部門應該很好發揮自身這種人才資源優勢，把人事檔案工作與企業人才需求更好地結合起來，不斷滿足企業的人事管理需求，為企業選人用人、培養干部等方面提供有力支持，增強企業核心競爭力。
參考文獻
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作者:王? 單位:中國神華煤制油化工有限公司北京工程分公司
