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【摘要】學校檔案管理工作在學校中發揮著重要的作用，它是學校非常重要的基礎工作。學生檔案詳細的記錄著學生在校期間的所有表現，是評估學生的重要文件，也可以給企業提供篩選人才的參考依據。有效的檔案管理工作有助于提高學校的管理效率。本文主要針對學校檔案管理中存在的問題進行分析，并且提出相關優化建議，希望能給予學校檔案管理工作部分參考和借鑒。

【關鍵詞】學校檔案管理;問題;對策

1學校檔案管理中出現的主要問題

1．1管理機制尚不完善

目前來看，許多學校的管理機制都不完善，管理無標準。究其原因，主要是沒有關于學校檔案方面的法律法規，以至于高校的檔案管理體制呈現出多樣化的趨勢，因為現在還沒有具體的考核標準，很多學校并沒有意識到學生檔案管理的重要性。學校許多工作人員認為學生檔案管理工作可有可無，因此在人員、設備等方面比較落后，管理機制尚不成熟。

1．2管理工具和方式比較落后

現有的學生檔案管理工具和方式都比較落后，還采取著人工的形式進行管理統計，在資料收集方面也不成熟，速度和質量都很慢，所以應該改進管理辦法和管理工具，加快資料收集速度，提高資料收集質量，將學生檔案管理工作信息化、智能化、科學化。

1．3檔案內容不全

現階段，學生檔案內容主要涉及報名表、入學登記表、學籍、成績、身體狀況、誠信記錄、榮譽狀況等，但很多學校由于不夠重視，管理機制的不完善，導致學生檔案內容不全，格式不統一，檔案歸檔范圍狹窄，不能跟得上市場經濟的發展，也不能滿足用人單位對學生能力、綜合素質和時代特色等信息的需求。所以檔案內容關乎著學生今后的就業等多方面發展，內容不全對學生檔案管理工作的進行非常不利。

1．4管理人員不專業、變動頻繁

很多學校的管理人員并非專業的管理職工，經常變動頻繁，也沒有設專門的管理科，通常由輔導員或任課老師擔任，這些人員在時間、能力方面本就有限，對檔案管理的知識也比較欠缺，所以他們是很難在檔案管理工作中投入大量的時間與精力的。有些高校配備了專門的管理人員，卻通常是親戚或關系好者，他們在檔案管理方面的能力更加欠缺，素質普遍偏低，真正懂得檔案管理工作的人非常少。管理人員的頻繁變動是另一個比較重要的原因。大部分高校里的管理檔案人員基本上并非專門招的管理方面的職工，而且由于當前檔案管理工作不專業，沒有一個固定的標準，且學生檔案管理工作任務中，工作大，這類從業人員普遍對待檔案工作缺乏熱情和積極性，導致學生檔案管理工作交接不好，管理質量難以提高，比如就經常出現檔案丟失、保管不善、亂拿亂翻等不良現象。這些現象的頻繁發生一方面又加重了學生檔案工作的負擔，另一方面導致檔案材料損壞丟失、檔案整理不規范，歸檔質量較低，影響整個的學生檔案管理工作質量。

1．5管理意識弱，態度不積極

目前，學校職工檔案意識還處于比較薄弱的水平，很多都認識不到學生檔案工作的重要性，工作態度也不積極，整理歸納不認真，檔案質量低、材料不齊全，工作不到位。一些學校將學生檔案全部交給檔案室進行管理，這樣雖然有了專門的管理組織，但對于學校來說，其他部門的人員對檔案管理工作不熟悉。學生檔案信息的收集與統計是整個學校的事情，因此當二者的工作職責發生矛盾時，容易出現相互推卸責任的情況。

2優化學校檔案管理的相關對策

2．1加強學校領導的思想認識

學校檔案管理人員對檔案管理的意識薄弱，與學校領導對檔案管理的重視程度也有關系。所以加強學校領導的思想認識是優化檔案管理的關鍵保證。學生檔案管理人員要經常與學校領導匯報工作，對相關工作提出自己的看法與建議，積極為檔案管理工作提出建議，并不斷改善，促進檔案管理工作的進一步優化。最好將其納入到學校的管理制度、學校規劃以及學校計劃中，加大辦公設備的投資金和人員投入，提高工作人員工薪待遇，改善工作環境。學校在提高管理人員素質的同時還要健全學生檔案管理制度，明確管理人員的具體職責，不隨便調整工作人員崗位，擴大檔案歸檔范圍，完善管理機制。加強學校領導的思想意識，優化學校檔案管理工作。

2．2檔案管理需要全員共同努力

因為學生檔案的管理與收集與整個學校息息相關，所以教師對檔案管理也有著很大的影響，學校要加強對廣大教師的宣傳和教育，強化教師的檔案意識，最好將其納入到學校教師評優評先中，讓學校教師真正配合檔案管理工作。教師的積極配合會減少檔案管理過程中的許多問題。檔案管理不僅與學校發展息息相關，更與教師的未來發展和切身利益具有直接關系。因此，學校要向教師表明這種利益關系，鼓勵教師積極參與到檔案管理工作中去，來完善檔案管理工作。向管理教師說明檔案管理情況，確保數據真實可靠，碰到不熟悉的領域，要立即請教專業人員，聽取建議、補充信息，保證檔案管理工作的高效完成。所以檔案管理需要全員共同努力。

2．3改善檔案管理工具和方式

學校要改善檔案管理的工具和方式，逐漸淘汰人工化，促進檔案管理工作盡快實現科學化、制度化和信息化。要達到這個目標，需要設置專職管理人員，通過技能培訓以及專業知識培訓，保證管理人員具備相應的管理能力和水平。學校還要完善相關制度，對管理人員提出具體的工作要求和工作目標，改善檔案管理工作的工具和方式，使得學校檔案管理工作更加科學化、制度化和信息化。

2．4強化管理人員服務意識、提高管理人員業務素質

檔案管理不是一個人或者一個管理機構的事，它是全校的事情，關乎著每位同學的發展和學校的發展，所以不能把管理水平一直停在原處，要順應時代的發展，樹立服務意識。檔案的管理與收集不能為了省事而憑空捏造，要打破傳統那種高高在上的姿態，主動服務同學、學校，認真保管、整理以及收集檔案，樹立為教學、為學校服務的意識，注重服務理念的宣傳。

3結語

綜上所述，本文認真分析了學校檔案管理工作的缺陷，并提出了相關措施，希望能為學校檔案管理工作提供一點有效的建議，使其真正被應用于同學，服務于社會。

參考文獻:

［1］高曉玲．加快學校檔案信息化建設提升學校檔案管理水平［J］．辦公室業務，2016(23)．

［2］秦鳳萍．學校檔案管理工作中電子檔案的應用探析［J］．蘭臺世界，2016(24).

作者:魏柳 單位:山東省濟南第七中學