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1.人事檔案管理對單位的作用
對博物館來說，人事檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位提供依據(jù)。人事檔案是一個工作人員歷史的真實(shí)記錄，通過利用檔案可以清楚地了解職工的工作軌跡，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面準(zhǔn)確地了解職工，通常會將考察現(xiàn)狀和查閱人事檔案中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等材料有機(jī)結(jié)合，而在工作過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會歸入個人檔案，作為考核依據(jù)。因此，在職工考核時，經(jīng)常會查閱人事檔案，考察其德、能勤、績等方面的情況，從而準(zhǔn)確地了解每個人的情況，為單位正確配置人員起到了重要參考作用。
2.人事檔案管理對職工的作用
對每個職工來說，在人事檔案諸多作用中，主要是人事檔案憑證作用，它表現(xiàn)在兩個方面：①它是每個職工成長軌跡的真實(shí)記載。博物館人事檔案，記載著每個職工的身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、職稱、經(jīng)歷、政審情況等，具有重要的憑證價值和參考價值。個人轉(zhuǎn)正、定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險、退休等，都需要人事檔案“說話”，它的作用不可被替代，如果沒有人事檔案，個人的權(quán)益無從得以保障，甚至可以說它決定每個職工的命運(yùn)。②它是每個職工工作表現(xiàn)材料的綜合。博物館人事檔案管理工作，是按照國家政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、工作待遇等內(nèi)容的文件材料。因此，它是職工個人履歷、專業(yè)技術(shù)水平等基本情況真實(shí)反映，它能為職工的評價、考察、任免、調(diào)動、晉升等提供可靠的第一手材料，是博物館人力資源管理和開發(fā)利用的重要依據(jù)。
二、博物館人事檔案管理存在的主要問題
1.對人事檔案管理的作用認(rèn)識不夠。
沒有真正發(fā)揮其作用，人們對人事檔案管理工作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔就行了。不能做到有效利用人事檔案資源，既便是利用，也僅限于人員的簡歷、職稱等范圍，這種現(xiàn)象的持續(xù)，會使得人事檔案的利用率降低，其服務(wù)于博物館工作的作用就不能真正發(fā)揮。
2.對人事檔案管理的內(nèi)容缺乏特性。
博物館人事檔案的內(nèi)容仍然使用比較傳統(tǒng)的記載方式，存在單一的現(xiàn)象，不能很好的反映出職工各方面的才能和特長等特點(diǎn)，實(shí)際上博物館職工大都是受過專業(yè)教育的人員，都具有突出的專業(yè)才能和個性。傳統(tǒng)的人事檔案記載方式會模糊了這種個性特征，從人事檔案中很難清楚地了解到每位職工全面的實(shí)際情況。
3.對人事檔案管理的硬件投入不夠，信息化程度比較低。
隨著博物館工作的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步。人事檔案管理應(yīng)該逐漸信息化。但博物館仍然采用傳統(tǒng)手工的記錄方法對人事檔案進(jìn)行管理。沒有充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段和措施，既使引入了微機(jī)操作，但是仍舊無法達(dá)到無紙化辦公程度，信息化程度不高，不僅影響了人事檔案管理，同時也降低了博物館工作效率。
三、加強(qiáng)博物館人事檔案管理工作的主要措施
1.領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案意識，充分認(rèn)識人事檔案管理工作在博物館管理工作中的重要作用。真正重視人事檔案管理工作。要將人事檔案工作列入工作計劃，擺在重要議事議程，定期提出任務(wù)要求和聽取工作匯報，完善檔案管理人員的工作職責(zé)。切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問題，對人事檔案工作做到有部署、有檢查、有落實(shí)。
2.完善制度
根據(jù)博物館人事檔案工作的實(shí)際情況，不斷完善博物館人事檔案管理的制度建設(shè)，為使人事檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規(guī)范整理，應(yīng)建立完善人事檔案收集、鑒別、歸檔、整理、查找、檢查、核對、傳遞等各項(xiàng)制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。在此基礎(chǔ)上，更要關(guān)注貫徹落實(shí)情況，要按照制度的要求及時將收集的人事檔案材料，從手續(xù)是否完備、表述是否準(zhǔn)確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓，客觀真實(shí)的反映事實(shí)，保證人事檔案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技術(shù)
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化必由之路。因此，人事檔案管理要不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理理論和新技術(shù)的運(yùn)用、開發(fā)新手段。及時快速將人事檔案信息以影象、數(shù)字化等形式予以保留。建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，利用電腦、掃描儀、傳真機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料整理、錄入。通過處理后，原來的文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，一旦檔案發(fā)生變化時，可以隨時更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
四、小結(jié)
人事檔案管理工作是博物館工作不可缺少的重要管理工作，認(rèn)識人事檔案管理工作的作用，分析其存在不足并找到解決的措施，充分有效利用人事檔案的價值，切實(shí)做好人事管理工作，對于促進(jìn)博物館工作具有積極意義。
作者：吳英華 單位：黑河市博物館
