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［摘要］企業是國家經濟的發動機，給經濟發展提供源源不斷的動力和活力，而企業檔案是企業生產經營和發展擴張的重要資料和資源。各行業骨干企業的檔案積累起來，構成了當前國家經濟發展、社會歷史演變的史料，具有重要的信息價值。尤其在信息爆炸時代，企業檔案管理也成為信息的一個基礎來源渠道。本文主要論述了企業檔案管理的意義、目前存在的問題、檔案管理理論和方法指導，旨在為現代企業檔案管理提供借鑒。

［關鍵詞］經營；規范；管理意識；信息化

1檔案管理的意義

在企業生產經營工作中，檔案管理工作雖然不產生直接的效益，但對提高企業工作質量和工作效率大有裨益，是梳理企業歷程、反映發展規劃的一項基礎性、必要性工作。從企業檔案管理可以大致看出一個企業的業績與管理水平。檔案記載了企業發展走過的每一步，從企業經營的重大轉折，到產品的改進創新，是研究企業經營和發展軌跡的第一手資料，是企業認清自我、科學分析、揚長避短、未來規劃的參照。檔案管理工作是一項平凡重要、瑣碎且高度信息化的工作。近年來，OA系統、合同系統、財務系統、ERP、PDM、HEC等信息網絡體系已經成為人們工作中必不可少的工具。在爆炸性的信息化時代，涌現出許多新系統、新觀念、新方式，給檔案管理工作者帶來了很多挑戰。目前，在信息化、互聯網的浪潮帶動下，企業已進入快速擴張發展時期，不僅產生了爆炸性的數據，給檔案管理工作帶來了難題，還有移動互聯網給企業內部業務單元帶來了變化，也對傳統檔案分類造成了困難。檔案管理工作是現代企業發展中不可忽視的一環，是企業工作的重要組成部分，對提高企業工作質量、效率有著積極的促進作用?？茖W規范的檔案管理工作，是企業高層管理人員了解企業狀況，制定和調整經營策略的重要依據；同時也有利于向社會各方進行推介，為企業爭取更多的有益資源。現代企業大多實現了信息化，打造了自動化、智能化的辦公系統。相對于目前日益電子化、數字化、服務網絡化的辦公環境，檔案管理較為落后，不能同步跟上信息化的發展，不能適應現代企業的發展需要，需要與時俱進地升級調整，可以參考制造業的質量品控流程，對檔案工作進行創新發展。

2企業檔案管理存在的主要問題

2.1企業管理者對檔案管理工作不夠重視

一些企業的管理者常常會忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作沒有給予高度重視。而部分從事檔案管理的崗位人員，對自身工作的認識不夠深入，缺乏工作應有的責任感和敬業精神，認為這是所謂的“邊緣崗位”“養老崗位”，態度不夠端正，辦事較為粗心大意，態度不端正。在這種情況下，檔案管理在社會發展和企業經營中的作用難以真正發揮出來，然而檔案管理對于員工、企業甚至是國家的意義重大，因此，企業檔案意識亟待提升和強化。

2.2企業檔案管理手段和方式相對落后

除了對檔案管理工作不夠重視外，企業的檔案管理手段也比較傳統和老舊。檔案管理一般采用一臺陳舊的機器設備、一套軟件，檔案資料的錄入和管理手段落后，無法跟上日益增長的檔案分析和利用需要。筆者通過調研觀察指出目前檔案管理技術和工作方法落后的3點原因。第一，部分企業的高層管理人員對檔案管理工作不夠重視，沒有投入足夠的人力、物力。第二，部分從事檔案信息管理的工作人員，通過前期對其業務素質以及工作能力進行考核，發現其專業水平、綜合素質并不能完全勝任檔案管理員這個工作崗位，同時也缺乏檔案管理整理資料和信息所必備的認真負責以及一絲不茍的辦事能力。第三，缺乏完善和統一的檔案信息管理體系和制度、運營機制，造成當今很多企業檔案難以建立或者只是在初期階段，進而使企業以及職能部門想要參考資料時，無依無據，給員工工作造成困難，這也是企業檔案管理發展過程中的難點和痛點。

2.3企業對檔案管理的前端控制認知不足

大部分企業對檔案管理的認知還比較淺，認為只要形成檔案文件，有專人管理、有專門的地方和設備進行儲存，需要時能按相應類別尋找到即可；企業的檔案管理仍采用較為傳統的管理方式，無法發揮出先進的數字化信息管理優勢，加大了企業檔案管理者的工作量和繁復度；檔案信息和資料利用率比較低，導致企業檔案管理與企業現代化發展存在較大沖突，不利于企業進一步朝著信息化和數字化方向發展。大多數企業的檔案管理工作，只是簡單收集、歸納整理、借閱等，很少有企業設立專門的檔案管理部門，同時，受傳統分工方式的影響，比如證書、專利文件、獎章、財務以及人事以及公司一些重大事件等檔案信息分別由不同的職能部門各自進行收集管理，信息較為閉塞，對檔案管理的心得交流較少，不了解不同職能部門的需求，制約了檔案管理工作順利開展。

2.4企業全員檔案管理意識不強

企業全員，無論是高層管理人員、中層管理干部，還是基層員工、檔案管理崗位人員，對文件、檔案管理意識的強弱，決定了一個企業檔案管理工作的質量。企業的部分員工通常認為，檔案管理工作是一項簡單的工作，自己只需要提交文件，其余與己無關。如果不從企業層面改變這樣的觀念，檔案管理工作將舉步維艱。

2.5文件、檔案管理隊伍素質不高

第一，角色定位不高。檔案部門、工作人員的定位、人員級別處在企業中較低位置，綜合能力較低；第二，檔案管理崗位人員專業知識和業務能力不足，知識更新慢，信息技術能力弱；第三，檔案管理崗位人員無法認識到自身工作的重要性。

3做好企業檔案管理的措施

3.1提高企業全員的檔案管理意識

企業對全體員工檔案意識的培育，是一個長期的過程，依賴于企業高層管理人員持續的強調和落實，與企業發展階段有很大關系。因此，企業要加強宣傳教育工作，多開展一些講座、學習分享會以及參觀其他企業做得比較好的檔案室，通過考察和學習，使企業員工都能認識到檔案管理的重要性、認識到每個職能模塊的檔案管理工作都會影響企業的發展，因此，公司各個職能部門都需要嚴格遵守檔案管理制度。

3.2優化企業檔案管理流程

首先，細化歸檔規則。對企業各個部門可能產生的文件進行調研，制定相應的歸檔方法。其次，盡量通過信息化加強電子檔案的自動歸檔功能，將檔案的歸檔要求歸到電子辦公系統中，實現自動化操作，減少人工參與。最后，提高責任意識。以服務的意識去開展工作，對存在的問題及時協助有關部門落實解決，落實前端控制。

3.3提升檔案管理隊伍的綜合素質

第一，加強對檔案管理人員進行技術和相關知識培訓和學習交流，提高理論知識修養、聲像拍攝技巧、公文寫作技巧及管理理念知識等技能。第二，引入專業人才及掌握一定電子化的信息技術、網絡化知識的復合型人才。第三，提升文件管理方法。將文件檔案數據化，將管理流程信息化，歸檔流程清晰簡潔，管理責任環節明確。

3.4建立檔案管理的評價標準

檔案信息對企業發展有重要的作用，且隨著信息化程度不斷攀升，其重要性愈發凸顯。對企業來說，要建立適合的評價標準，考核員工的工作業績和能力，考量檔案部門和崗位人員的貢獻，增強檔案管理隊伍的責任意識、提高工作積極性，使檔案管理工作真正為企業經濟利益最大化發揮出作用。檔案管理模式創新是檔案工作進一步科學規范化的發展之路。新時期，檔案管理工作創新顯得日益重要，加快信息化、自動化、電子化的發展是當前檔案管理首要解決的關鍵問題。檔案管理創新，有利于打造企業各個職能內部全面創新的環境。

4結語

面臨互聯網和與大數據信息的發展，傳統檔案管理模式需要跟著時展，跟上新時代信息化的步伐。企業檔案管理工作在企業管理中是不容忽視的一環，但也是最容易被忽視的薄弱環節。眾多企業的檔案管理工作不規范、不受公司重視，難以滿足企業各個細分部門的客觀需要和實際文化宣傳，而且越來越影響企業管理工作質量和效率。檔案事業之路漫漫其修遠兮，因此，企業檔案管理工作需要首先從體系制度著手，在人員、素質、信息以及體系等方面全方位展開創新和突破。這樣才更有利于實現企業檔案管理信息價值的再次創造，而且有利于助力于企業發展和管理運營工作。

主要參考文獻

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作者:朱昶敏 單位:婁底市房地產檔案館