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摘要：企業(yè)檔案管理與利用在當(dāng)今的信息化社會(huì)應(yīng)該受到足夠多的重視，并提高信息化檔案管理的新方向，為更好的企業(yè)建設(shè)提供保證，本文將從此方面出發(fā)研究檔案管理和利用的方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；利用；經(jīng)濟(jì)效益

1引言

檔案工作在企業(yè)管理上有著不可忽視的作用，它能提高工作的質(zhì)量和效率，讓管理人員及時(shí)了解企業(yè)檔案的現(xiàn)狀，為經(jīng)營(yíng)策略提供了理論證據(jù)，為企業(yè)成功提供了有效的成功認(rèn)定，那么該如何做好企業(yè)檔案管理與利用工作，是本文研究的重點(diǎn)。

2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，樹立檔案管理新觀念

如今新時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)向了信息化模式，即企業(yè)在各種各樣的活動(dòng)中所有的保存價(jià)值，在《中華人民共和國檔案法》中也有明確規(guī)定檔案的重要性和檔案意識(shí)的培養(yǎng)，但領(lǐng)導(dǎo)并沒有對(duì)檔案重視起來，要想領(lǐng)導(dǎo)重視，就得讓他們樹立檔案管理的新觀念，認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案的價(jià)值。首先，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、財(cái)務(wù)等許多環(huán)節(jié)的各種類型文件材料都需要檔案的保存，檔案支撐著企業(yè)的發(fā)展，是企業(yè)的原始記錄。其次，企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是物質(zhì)資產(chǎn)的憑證（土地、房產(chǎn)、設(shè)備）；是資產(chǎn)的證明，技術(shù)革新的依據(jù)，解決糾紛的法律憑證是提高產(chǎn)品質(zhì)量的保證，是企業(yè)文化的傳承。

3完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，滿足企業(yè)需求

企業(yè)文化的傳承現(xiàn)如今的信息化社會(huì)對(duì)檔案管理有了新的要求，但因?yàn)槠髽I(yè)沒有及時(shí)順應(yīng)時(shí)代的要求，許多檔案對(duì)硬件設(shè)施的資金投入還相對(duì)較少，在檔案整理上缺乏數(shù)字化的科技設(shè)施和裝具，與先進(jìn)的組織單位拉開了距離，甚至連信息化建設(shè)的資格也沒有，導(dǎo)致在使用檔案時(shí)過程復(fù)雜，尋找時(shí)間長(zhǎng)等問題，所以，硬件設(shè)施的完善有助于檔案利用的高效率，提高了人員的服務(wù)，保證了生產(chǎn)一線的設(shè)施，營(yíng)造了良好的環(huán)境。為完善檔案的設(shè)施設(shè)備，提高檔案的工作效率，通過不斷摸索和實(shí)踐，注重在軟、硬件建設(shè)方面狠下功夫[2]。

4完善管理制度，提高規(guī)范意識(shí)

制定相應(yīng)的檔案管理制度，有明確的規(guī)范和劃分，讓檔案管理成為一個(gè)專業(yè)，規(guī)范的工作。根據(jù)有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，不斷細(xì)化檔案流程工作制度。一是細(xì)化各單位、個(gè)人或者委托人因工作需要借閱檔案的證明材料，任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。二是嚴(yán)格履行登記手續(xù)，對(duì)檔案的流動(dòng)登記造冊(cè)，確保檔案出庫正當(dāng)有序、有源可溯，防止檔案丟失，便于及時(shí)追回超期借閱的檔案。三是安排專人負(fù)責(zé)人事檔案的檔案轉(zhuǎn)遞工作，通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞剿瓦_(dá)人事檔案，確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全。然后各相關(guān)部門設(shè)置1至2名兼職檔案員，檔案室管理員為每位兼職檔案員安裝紫光電子檔案管理系統(tǒng)，一對(duì)一指導(dǎo)使用方法。同時(shí)，檔案室專門建立檔案員交流微信群。在群里，檔案管理員可隨時(shí)為兼職檔案員答疑解惑，互相學(xué)習(xí)、互相交流。兼職檔案員可以在綜合部閱覽室整理資料并歸檔，檔案管理員負(fù)責(zé)定期對(duì)兼職檔案員所負(fù)責(zé)的檔案資料收集、整理、歸檔、移交等各項(xiàng)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。其次采取措施，集中各部門紙質(zhì)檔案、電子檔案歸檔整理，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，保證檔案工作長(zhǎng)效良性的發(fā)展。

5做好開發(fā)利用信息資源，保證優(yōu)質(zhì)服務(wù)

檔案信息化的基礎(chǔ)是建立檔案的數(shù)字庫，通過數(shù)字化來對(duì)檔案的內(nèi)容存量進(jìn)行管理工作，在數(shù)字化過程中建立目錄數(shù)據(jù)庫有利于檔案的尋找，重視了檔案人員基礎(chǔ)信息，在互聯(lián)網(wǎng)加的時(shí)代下，智慧化的信息資源利用也是不容忽視的，在龐大的數(shù)據(jù)庫中實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的融合與共通，在人員管理系統(tǒng)中可以自行查看自己的基礎(chǔ)檔案資料，如果是人為進(jìn)行收集，那時(shí)間和人工成本龐大，各部門之間沒有達(dá)到良好的溝通，實(shí)施起來困難，所以要建立相應(yīng)的信息化平臺(tái)，讓檔案與人們鏈接，針對(duì)中國現(xiàn)有的檔案管理模式和應(yīng)用層次，根據(jù)檔案管理現(xiàn)行辦法和法則等規(guī)章制度，結(jié)合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化程度，如何提供準(zhǔn)確、完整、可用、安全的檔案資源信息，并使人們突破手工、技術(shù)、地理的限制[3]，更好地利用信息資源管理系統(tǒng)。但是，許多企業(yè)往往出現(xiàn)信息資源重復(fù)建設(shè)的問題，他們脫離了實(shí)際的軌道，讓多個(gè)檔案共存，其最主要是因?yàn)槿狈y(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，版本內(nèi)容過多，存在多個(gè)數(shù)據(jù)庫，缺錢技能無法通過信息手段對(duì)平臺(tái)進(jìn)行整合，這不僅增加了企業(yè)的工作難度，還增加了企業(yè)的工作負(fù)擔(dān)，為了避免檔案的重復(fù)性，應(yīng)該重新對(duì)檔案進(jìn)行清理和處理，制定相應(yīng)的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，先對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、處理、編碼、再錄入到系統(tǒng)中去。

6提高高新技術(shù)檔案管理人才素質(zhì)

如今大部分企業(yè)以經(jīng)濟(jì)效益為主要目標(biāo)，從而忽視了檔案人才管理的需求，認(rèn)為檔案管理并不需要專業(yè)的人才，實(shí)際上檔案管理工作中是需要使用較多的信息化技術(shù)，所涉及的專業(yè)知識(shí)較為廣泛，需要具備多重的管理知識(shí)，但很多檔案人員是兼職的，對(duì)信息化技術(shù)了解不夠深，所以管理能力不足的情況頻頻發(fā)生，他們不懂得如何有效的管理檔案。信息化技術(shù)的社會(huì)對(duì)他們提出了新的要求，即傳統(tǒng)的模式已和現(xiàn)在的信息技術(shù)模式嚴(yán)重脫節(jié)，應(yīng)該最大程度上利用信息技術(shù)，提高管理人才的專業(yè)素養(yǎng)，讓每個(gè)人都有能力有效的管理和使用硬件和軟件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案最大效率的開發(fā)，讓管理工作提升到一個(gè)新的水平層次上。

7結(jié)束語

如今越來越多的組織在使用信息化設(shè)備的檔案管理，其信息資源的建設(shè)有效的給檔案管理提供了工作捷徑，不僅讓組織單位更好地適應(yīng)現(xiàn)代化、國際化的未來趨勢(shì)，還更好地為人們提供了檔案信息，提高了服務(wù)質(zhì)量，但現(xiàn)如今信息化的檔案管理與利用還有許多不足之處，希望相關(guān)檔案組織能通過信息資源的利用，更好地建設(shè)企業(yè)。

參考文獻(xiàn)

[1]邢麗敏.如何做好企業(yè)檔案管理與利用工作[J].檔案管理，2019（03）：93-94.

[2]賈秀波.做好企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[A]；決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇———管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：科技與企業(yè)編輯部，2016（01）.

[3]唐姝.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的問題研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（15）：40-42.

作者:彭聰 單位:太極集團(tuán)有限公司