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企業(yè)檔案信息是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中形成的具有重要保存價(jià)值的記錄，是企業(yè)的寶貴財(cái)富和歷史記憶。檔案信息中有的內(nèi)容涉及到企業(yè)的核心機(jī)密，包括設(shè)備、關(guān)鍵技術(shù)資料等，這些檔案信息對(duì)于企業(yè)的生存和發(fā)展至關(guān)重要，一旦出現(xiàn)信息泄露，將會(huì)對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展造成巨大的威脅。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的安全管理就是進(jìn)行有組織、有計(jì)劃的實(shí)施一系列安全管理措施，能提高企業(yè)的檔案管理水平和檔案信息安全性，避免檔案信息泄露給企業(yè)帶來的巨大損失，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)開展檔案信息安全管理極其必要。
2威脅檔案信息安全的因素
現(xiàn)階段，大量的檔案信息都以數(shù)據(jù)信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，計(jì)算機(jī)是檔案信息存儲(chǔ)的載體，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或者被黑客攻擊，檔案信息就存在泄漏的可能。現(xiàn)在對(duì)計(jì)算機(jī)檔案信息產(chǎn)生威脅的因素包括計(jì)算機(jī)故障、病毒和黑客攻擊以及人為操作故障導(dǎo)致的停機(jī)。計(jì)算機(jī)是由數(shù)量龐大的元器件構(gòu)成的，計(jì)算機(jī)在使用過程中受電壓、溫度以及線路問題等很容易出現(xiàn)硬件故障，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)藍(lán)屏、死機(jī)等狀況，而一旦計(jì)算機(jī)硬盤出現(xiàn)故障就會(huì)造成檔案信息的丟失和破壞。計(jì)算機(jī)檔案信息管理通過專業(yè)軟件進(jìn)行來實(shí)現(xiàn)的，一旦計(jì)算機(jī)軟件出現(xiàn)問題，也會(huì)給檔案信息的安全造成極大的威脅；病毒和黑客攻擊是威脅檔案信息安全的一個(gè)重要因素，雖然現(xiàn)階段有很多殺毒和防火墻軟件，但是這并不能保證計(jì)算機(jī)免于病毒和黑客的攻擊；人為管理因素也是威脅檔案信息安全的一大因素，有的工作人員操作不規(guī)范，存在人為操作故障或者錯(cuò)誤刪除數(shù)據(jù)等情況。除了計(jì)算機(jī)方面的因素外，機(jī)房消防安全、設(shè)備防雷、氣候變化、自然災(zāi)害以及盜竊等都是威脅檔案信息安全的因素。
3企業(yè)檔案信息安全管理策略
3.1樹立檔案信息安全管理意識(shí)。
檔案信息安全管理意識(shí)的樹立是提高檔案信息管理的重要措施，然而，目前大多數(shù)企業(yè)的檔案信息安全管理都只是“說起來很重要，忙起來就忘掉”的現(xiàn)狀，只有人人具有檔案信息安全意識(shí)才能在工作中時(shí)刻注重檔案信息的安全，促進(jìn)企業(yè)的檔案信息安全管理。所以，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)工作人員的檔案信息安全意識(shí)培訓(xùn)工作，大力開展檔案信息安全教育會(huì)議來提高和樹立工作人員的檔案信息安全意識(shí)。同時(shí)，企業(yè)還可以通過張貼標(biāo)語、企業(yè)通知、內(nèi)部報(bào)刊以及企業(yè)網(wǎng)站等多種途徑來提高工作人員檔信息安全意識(shí)。此外，企業(yè)還可以開展相關(guān)知識(shí)競(jìng)賽、專業(yè)技能挑戰(zhàn)賽等相關(guān)的實(shí)戰(zhàn)演練，科學(xué)、有效的提高工作人員的檔案信息安全管理效率和水平。
3.2建立健全的檔案信息管理制度。
企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立健全的檔案信息安全管理制度，并建立職責(zé)明確的責(zé)任體系，確保企業(yè)檔案信息安全管理工作順利的開展。根據(jù)資料顯示，大部分的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)入侵案都可以通過加強(qiáng)企業(yè)管理來避免，大部分的檔案信息丟失或損毀都是由計(jì)算機(jī)故障和人為因素造成的。所以，企業(yè)必須加強(qiáng)檔案信息安全管理制度建設(shè)，實(shí)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，明確每一個(gè)工作人員的責(zé)任，保證出現(xiàn)問題，有人負(fù)責(zé)，建立完善的信息安全責(zé)任體系，提高工作人員的工作積極性。要對(duì)現(xiàn)有的制度進(jìn)行科學(xué)的改良，并對(duì)制度的制定和執(zhí)行進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，保證企業(yè)檔案信息安全管理制度有效的執(zhí)行。
3.3信息內(nèi)容的安全管理。
企業(yè)檔案信息主要以電子郵件、網(wǎng)頁瀏覽以及專業(yè)軟件等方式進(jìn)行操作，為了保證檔案信息的安全，在檔案信息以郵件發(fā)出前，應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行全面的殺毒，并開啟防火墻，防止計(jì)算機(jī)病毒和黑客的攻擊對(duì)檔案信息安全造成威脅；在以網(wǎng)頁形式進(jìn)行操作時(shí)，要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行實(shí)時(shí)病毒監(jiān)控，并應(yīng)用網(wǎng)頁內(nèi)容過濾系統(tǒng)和阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)等，提高檔案信息的安全性；在運(yùn)行檔案信息管理軟件時(shí)，要做好殺毒和監(jiān)控工作，對(duì)操作步驟進(jìn)行記錄，實(shí)時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)的防火墻狀態(tài)。目前的電子檔案主要以影像為主，為了保證檔案信息的安全性，應(yīng)對(duì)提取檔案的過程加以重視，禁止隨意使用U盤進(jìn)行檔案資料的拷貝，以免檔案文件遭到篡改、丟失或者破壞。企業(yè)還要嚴(yán)格做好檔案信息的備份工作，提高檔案信息的安全性。
3.4采用安全可靠的技術(shù)措施。
技術(shù)措施是保證檔案信息安全管理的重要手段，主要是對(duì)檔案信息存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、機(jī)房設(shè)備以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等提供技術(shù)支持，提高檔案信息的安全性。首先，將企業(yè)信息內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)采取措施進(jìn)行隔離，對(duì)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)各自安裝防火墻，對(duì)檔案信息的訪問實(shí)施審查和控制，并對(duì)訪問者地址進(jìn)行跟蹤；其次，做好機(jī)房的安全保護(hù)措施，安裝先進(jìn)的門禁系統(tǒng)、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)以及火災(zāi)預(yù)警系統(tǒng)等，并嚴(yán)格控制機(jī)房的溫度，為計(jì)算機(jī)配置安全穩(wěn)定的雙線路電源，并做好機(jī)房設(shè)備的防雷措施；最后，要對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，只有管理人員才能操作管理。并對(duì)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的檢查、備份，確保檔案信息萬無一失。還要做好計(jì)算機(jī)防護(hù)措施，安裝專業(yè)殺毒軟件和防火墻并定時(shí)更新系統(tǒng)和病毒庫，提高計(jì)算機(jī)的安全性能。
3.5采取嚴(yán)格有效的管理措施。
要嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息安全管理制度，并設(shè)立明確的機(jī)構(gòu)，確定每個(gè)工作人員的責(zé)任。加強(qiáng)人員安全管理措施，對(duì)檔案信息管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，并簽署保密協(xié)議，防止人為操作導(dǎo)致的檔案信息泄密；對(duì)于進(jìn)出機(jī)房要嚴(yán)格進(jìn)行審查、登記，禁止非工作人員進(jìn)入機(jī)房，并做好機(jī)房周圍的保護(hù)措施；對(duì)檔案信息的日常管理要做好記錄工作，并進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，強(qiáng)化檔案信息的存儲(chǔ)、使用以及銷毀等步驟；要建立完善的應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)檔案信息安全培訓(xùn)與演練工作，確保檔案信息出現(xiàn)問題后人力、技術(shù)以及設(shè)備等應(yīng)急資源可用，增加企業(yè)的檔案信息安全應(yīng)急經(jīng)驗(yàn)。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息的安全管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，所以，企業(yè)應(yīng)采取措施加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的安全性。企業(yè)在檔案安全管理中，要不斷加強(qiáng)全體員工的檔案安全管理教育工作，提高員工的安全管理意識(shí)，還應(yīng)不斷完善檔案安全管理體系，制定切實(shí)有效的管理制度，并不斷提高檔案信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。總之，只有多方位、全方面的做好檔案管理工作，才能切實(shí)提高企業(yè)檔案信息管理的安全性。
作者：彭怡菁 單位：上海碧波水資源技術(shù)綜合服務(wù)部
