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近年來，為規(guī)范和監(jiān)管醫(yī)院資金支出，公立醫(yī)院紛紛加大了內(nèi)部審計力度，由此產(chǎn)生的審計檔案日益增多。醫(yī)院內(nèi)部審計檔案是指醫(yī)院內(nèi)部審計機構在醫(yī)院內(nèi)進行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查活動中直接形成的，依照有關法律法規(guī)和規(guī)章規(guī)定，應當保存的文字、圖表、聲像等不同形式的內(nèi)審活動記錄。一份完整的內(nèi)審檔案通常包括內(nèi)審文件檔案（結(jié)論性材料、證明性材料、立項性材料等）、合同審簽檔案（合同審簽單、經(jīng)濟事項登記卡等）、經(jīng)濟事項審簽檔案（經(jīng)濟事項審簽單等）。內(nèi)審檔案反映的是醫(yī)院內(nèi)審工作的全過程，也是醫(yī)院財務收支管理的重要憑證，做好內(nèi)審檔案管理對監(jiān)管醫(yī)院資金支出、提高審計效率等具有積極的現(xiàn)實意義。

一、公立醫(yī)院內(nèi)審檔案的特點

（一）領域的專屬性

不同的審計主體會產(chǎn)生不同的審計檔案，如政府主導的審計檔案、社會第三方審計檔案以及機構內(nèi)部審計檔案等。公立醫(yī)院內(nèi)審檔案則是在醫(yī)院內(nèi)部審計活動中形成的，產(chǎn)生于醫(yī)院各個內(nèi)部機構。因此，與其他審計檔案性質(zhì)不同的是，醫(yī)院內(nèi)審檔案產(chǎn)生的領域?qū)儆卺t(yī)院內(nèi)部審計活動。

(二)形成的周期性

醫(yī)院內(nèi)審檔案的形成多是在醫(yī)院大型設備招投標、醫(yī)院外包服務采購等特定活動結(jié)束之后，開展內(nèi)審過程中形成的審計檔案。不同于其他審計活動的隨機性，由于受資金流影響等，需要開展內(nèi)審的醫(yī)院特定活動常常集中于一段時間里。因此，公立醫(yī)院內(nèi)審檔案形成具有一定的周期性。

（三）內(nèi)容的特定性

審計檔案包括常規(guī)審計檔案和專項審計檔案。企業(yè)審計檔案多是常規(guī)審計檔案，而公立醫(yī)院的審計檔案既有常規(guī)審計檔案，也包括專項審計檔案。內(nèi)審檔案的內(nèi)容構成具有特定性，如醫(yī)院工程決算內(nèi)審檔案、項目招投標內(nèi)審檔案等。

（四）組卷的規(guī)則性

一份醫(yī)院內(nèi)部審計檔案的組卷內(nèi)容主要包括結(jié)論性文件、證明性文件、立項性文件和備查性文件。這些文件材料有其自身的規(guī)則要求，通常要按照先正件后附件、先定稿后修改稿、先批復件后請示件、先批示件后報告件、先重要件后次要件、先匯總文件后基礎文件的規(guī)則，進行組卷和整理。

二、公立醫(yī)院內(nèi)審檔案的意義

（一）規(guī)避審計風險

醫(yī)院內(nèi)審工作的目的是組織醫(yī)院內(nèi)部人員就相關工作中是否存在違反財經(jīng)紀律或財經(jīng)制度的情況進行提前審查和查證。因此，做好內(nèi)審檔案的收集、整理可以將其作為后期審計復核或被查的重要依據(jù)，證明審計工作是嚴格依規(guī)依法開展，支持審計結(jié)論，保護審計人員。

（二）提升審計效率

醫(yī)院內(nèi)審檔案中的經(jīng)濟責任審計、基建預決算項目審計、招投標項目審計等，具有較強的連續(xù)性。審計人員在審計時可通過查閱、調(diào)取內(nèi)審檔案，節(jié)約審計時間，減少審計工作量。此外，醫(yī)院內(nèi)審檔案組卷和歸檔的過程也是對醫(yī)院項目進行復查的過程，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時進行補救，提高審計工作效率。

（三）提高審計水平

通過內(nèi)審檔案整理和利用，及時總結(jié)內(nèi)審成功經(jīng)驗和做法，為后期其他項目內(nèi)審工作的開展提供參考，有效提升醫(yī)院內(nèi)審工作的科學化、專業(yè)化水平。

三、規(guī)范公立醫(yī)院內(nèi)審檔案管理

（一）做好內(nèi)審立檔準備

首先，要制訂內(nèi)審檔案工作規(guī)劃。醫(yī)院領導和相關管理部門要加強內(nèi)審檔案的管理，把內(nèi)審檔案作為醫(yī)院管理的一項重要內(nèi)容，制訂內(nèi)審檔案管理工作規(guī)劃，安排專人負責內(nèi)審檔案工作。其次，完善內(nèi)審檔案工作制度。制訂完善的內(nèi)審檔案管理工作制度，如包括歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、歸檔要求在內(nèi)的歸檔制度；健全內(nèi)審檔案工作獎懲機制，明確內(nèi)審檔案工作人員職責，確保內(nèi)審檔案應檔盡檔。最后，提高內(nèi)審人員的檔案意識。不論是內(nèi)審檔案工作人員，還是具體從事內(nèi)審工作的人員，都要有明確的檔案意識，確保內(nèi)審資料的真實性和完整性，做好內(nèi)審檔案的保密工作。

（二）抓好內(nèi)審歸檔工作

歸檔是內(nèi)審檔案工作的核心和關鍵。公立醫(yī)院內(nèi)審檔案的歸檔會直接影響到后期內(nèi)審檔案的利用和整理。首先，明確歸檔范圍。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等，醫(yī)院內(nèi)審檔案的歸檔范圍包括設備采購、勞務采購、招投標文件、年度審計計劃、審計方案、審計通知書以及包括票據(jù)、賬頁、賬簿等在內(nèi)的審計憑證。其次，明確歸檔時間。內(nèi)審檔案是在醫(yī)院相關活動結(jié)束后移交，一般定于活動結(jié)束后次年六月前歸檔，但也可以根據(jù)需要隨時做好內(nèi)審文檔歸檔。最后，明確歸檔要求。每一次的內(nèi)審檔案應分盒保存，切忌將兩個或多個內(nèi)審活動資料保存在一起。即便一次內(nèi)審中開展多項審計活動，也應按項目分開保存。

（三）強化內(nèi)審檔案利用

內(nèi)審檔案的應用是展現(xiàn)內(nèi)審檔案工作效果的具體體現(xiàn)，通過內(nèi)審檔案的利用，發(fā)揮其服務于醫(yī)院日常建設和管理的功能。（1）加強內(nèi)審檔案軟硬件建設。醫(yī)院檔案管理部門應在檔案室中設立專門的閱覽室，添置必要的計算機、掃描儀、復印機等，以供用戶方便、快捷地閱卷和復印，發(fā)揮內(nèi)審檔案的現(xiàn)實服務價值。編制完善的檢索工具，便于后期利用內(nèi)審檔案時能夠及時準確地查詢。（2）完善內(nèi)審檔案利用制度。醫(yī)院內(nèi)審檔案中涉及許多基建、商業(yè)合同等保密信息，除審計機關、司法行政機關等，一般不得外借給其他機構或組織，如確需借閱必須征得醫(yī)院檔案管理部門的同意，嚴格做好內(nèi)審檔案的保密和安全工作。（3）擴大內(nèi)審檔案的利用范圍。內(nèi)審檔案作為醫(yī)院內(nèi)審工作的具體體現(xiàn)，拓展內(nèi)審檔案利用范圍，既能為醫(yī)院建設、管理提供內(nèi)審信息和溝通渠道，也能為內(nèi)審人員提高內(nèi)審工作質(zhì)量提供參考。醫(yī)院內(nèi)部或?qū)徲嫴块T也可適度擴大醫(yī)院內(nèi)審檔案的借閱、利用范圍，滿足醫(yī)院財務、組織以及紀檢部門的查閱需要。此外，豐富內(nèi)審檔案的利用形式，通過整理內(nèi)審檔案，歸納優(yōu)秀內(nèi)審成果，做好內(nèi)審檔案編研，推動內(nèi)審工作科學化、規(guī)范化發(fā)展，深化內(nèi)審理論研究。

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作者:李蘭芳 單位:河池市中醫(yī)醫(yī)院