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【摘要】隨著我國經濟的不斷發展，成人教育事業也取得了可觀的發展成果，教育規模不斷擴大，學生人數的增加導致學籍檔案管理工作面臨的壓力越來越大。目前成人教育學籍檔案管理仍然采用傳統的管理模式，已無法滿足發展需求。本文分析了國家開放大學成人教育學籍檔案管理的現狀以及存在的問題，并提出了相關對策，希望能夠促進國家開放大學成人教育學籍檔案管理工作更好發展。

【關鍵詞】成人教育；學籍檔案管理；問題；對策

開放教育是高層次的教育，實行“寬進嚴出”和“完全學分制”的學習制度，學生在通過入學資格審驗和入學水平測試后，即可注冊取得學籍，進入相應的專業選課學習；學習主要利用文字教材，通過互聯網，登錄國家開放大學在線教學平臺，隨時點播和下載網上教學資源進行自主學習，平時可與教師、同學進行互動學習，相互提問、討論和交流；還需按規定到教學點參加集中面授學習、答疑，或參加小組學習等；在靈活有效的學習期限內，修滿規定的學分后，可獲得國家承認并進行電子注冊的國家開放大學本科、?？茖W歷證書，畢業證書可在中國高等教育學生信息網查詢。學籍管理記錄了學生從入學到畢業的整個學習過程，是對繼續教育學生的入學資格、學習成績、獎懲和畢業情況的真實記載，反映學生在校期間的綜合表現，是教育行政管理的重要依據，是依法治校的重要體現。隨著學習型社會的到來，要求成人教育學籍檔案管理更加全面、齊全，以教育為基礎，培養符合社會需求的合格人才。

一、成人教育學籍檔案管理現狀

由于中國高等教育的迅速發展，成人教育迅速普及，面臨的挑戰也越來越多。首先，高等教育的普及，嚴重影響了成人教育的生源，為了保證學生數量，學校服務上門，借助各市區級開放大學進行管理，而不是傳統的集中管理。其次，隨著信息技術的發展，成人教育的教育手段不斷創新，互聯網的發展創造出了網上課堂，取代了原來的集中面授，這就要求學生有較強的自學能力，有些課程不再集中組織考試，而是在網上進行學習和考試。加大了學生的學習自由度，這些因素無疑進一步加大了學籍檔案管理工作的難度。目前，成人教育面向的對象更加廣泛，對性別、年齡、受教育程度、職業等沒有太多限制，所有的成人都在成人教育范圍內，各種形式的學生都有，有高中生、中學生、青年、中年、老年以及各行各業的從業人員，由于學生的學習時間不固定，所以檔案的收集、填寫以及畢業證電子注冊數據的采集、核對等工作都需要在面授期間進行，增加了時間和人工成本。此外，學校不夠重視學籍的管理工作，對學籍管理的人力投入和資金投入不足以支持規模和數量日漸加大的學籍信息管理工作，大大影響了學籍管理的水平和質量。

二、成人教育學籍檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理不夠重視。成人教育學籍檔案是學生在整個學習期間的最原始記錄，是各用人單位選聘的重要參考材料，是評估學校辦學效率的重要憑證，也能為廣大學生隨時提供查閱彌補意外情況造成的損失，具有實用價值。首先是學校領導對學籍檔案管理不夠重視，甚至沒有意識到學籍對學生對學校的重要性，因此在成人教育學籍檔案管理方面缺乏投入，沒有專業人員對學籍檔案進行管理。在日常的學籍管理工作中，讓一些工作人員順帶將相關資料進行記錄和保存，這些人員不是專業的檔案管理員，缺乏檔案管理的專業水平和檔案管理知識及技能，導致資料的缺失和不完整，造成檔案失真和其他嚴重后果。

（二）管理制度不健全。國家開放大學是公益性成人高校，扎根基層，服務社會。但對于成人教育學籍檔案管理制度來說，沒有指定一套結合自身教育情況的檔案管理規章制度，只有一些簡單的學校檔案室的規章制度。致使在學籍檔案的記錄過程中，信息收集標準不統一，收集時間不一致，材料歸檔不規范。學校檔案管理員與學生交流聯系少，有的甚至長時間無法取得聯系，重招生、輕管理現象普遍。再者，學校的成人教育學籍管理中，對學生請假、曠課的處理沒有規范統一，造成信息的缺失和不完整，造成管理體系不夠完善，管理過程中存在很多問題，例如學籍建檔不及時、材料缺失，無法保證檔案的真實性、完整性、原始性等。成人教育學籍檔案具有特殊性，如果按照普通高等教育學校的學籍管理制度來執行，明顯不符合實際情況，成人教育學籍檔案所覆蓋的學生范圍廣，檔案情況多樣，必須建立專有學籍管理制度。

（三）管理模式落后。在互聯網時代，大部分學校都在積極建設學校學籍檔案信息化管理，然而成人教育學籍檔案管理的信息化建設還存在不足之處，成人教育具有自身的特點，學籍檔案的形成時間長，同時還缺乏統一標準。成人教育從學生入學到畢業離校，一般要經過2-5年甚至更長的時間，留級、休學學生的學籍檔案時間跨度更長。由于成人教育周期長，對學生的成績管理分散，管理困難，難以落實相關的規章制度，投入了大量的人力、物力卻效果不佳。目前，成人教育學籍檔案管理信息化建設在管理工作中的應用較少，管理模式依然以手工管理為主，工作量大、準確率低，很多工作重復，導致工作效率不高，在信息化層面的體現僅僅是簡單的注冊表、審批表和成績登記表等簡單的表格，無法體現管理工作的信息化。對于學籍檔案管理，必須從頭收集材料，層層把關，嚴格遵循管理流程，結合現代技術創建先進的管理模式。

三、改進高校成人教育學籍管理工作的對策

（一）提高管理人員的素質和專業能力。為適應現代化的管理需要和適應學校的檔案管理工作發展，規范檔案管理的各個流程，更好地開發和利用檔案信息，為學校建設服務，必須要提高管理人員的素質和專業能力。成人教育的學籍檔案管理工作具有很強的專業性，所以檔案管理人員必須有相關的專業知識，并且有較強的責任感和積極性，能夠嚴謹對待每一項工作。首先，檔案管理人員不僅要有檔案方面的專業知識，還需要學習社會科學和自然科學方面的知識，不斷學習，提高自身專業素養，熱愛工作，忠于職守，保證工作順利進行，全心全意為學生服務。其次，檔案管理人員還必須要有良好的工作作風，否則會給學校造成不可挽回的后果，必須要加強檔案管理人員的道德素質，政治上要可靠。最后，還需要穩定檔案管理工作隊伍，不要輕易進行部門調動，確保工作的完整性。隨著時代的發展，要求檔案管理人員具有相關的計算機技術，以夠適應社會的需求，培訓管理人員的信息化管理技能，提高檔案管理工作的效率。

（二）建立完善的檔案管理制度。保障各項工作有序開展的前提是建立科學合理的管理制度，成人教育學籍管理工作同樣需要建立相關的檔案管理制度。首先，需要依據教育部的相關文件規定，結合國家開放大學的實際教育情況，針對學籍檔案的收集整理、核對檢查、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交等相關內容，建立完善的管理制度流程，不僅體現出相關的政策，還能滿足學校的發展需求，使學籍檔案管理工作有據可依、有章可尋。讓每一位管理人員都要明確自己的工作職責，在每一項工作流程進行時，制定相關的程序，或者用圖表的方式將自己的工作流程展現出來，嚴格按照制度進行檔案材料的錄入、歸檔和整理，檔案存放時要明確分類，方便以后查閱檔案。其次，要按照統一的標準制定各類表格，保證紙張大小、字號、頁邊距和形式的統一，方便后續整理，在表格的填寫時，不能隨意涂改，保證所填信息的真實完整。對于學籍信息的修改也要嚴格制定修改制度，對于學生的個人信息，如姓名、身份證號碼等，原則上是不允許更改的，如必須修改，必須遵循以下原則，必須由學生本人填寫，提交《學籍變更申請表》；有公安機關提供的戶籍證明材料和復印件；嚴格審查材料的真實性；將申請交給學院領導審批簽字；將文件進行備案；最后將同意修改文件發給學生，信息正確則可以修改。沒有監督就沒有進步，學校還應該設立相關的審查機制，對學籍檔案進行定期的全面審查，嚴格區分不同檔案的類型，在審查檔案時，審查部門要嚴格執行監督職能，對檔案的保存作出具體規定，確保檔案的真實性、完整性，避免學籍檔案丟失。

（三）提高現代化管理水平。國家開放大學作為以現代信息技術為支撐、實施遠程開放教育的新型成人教育高校，一直致力于探索現代科技與成人教育的深度融合，不斷推進教育教學創新，提升辦學能力和教育質量。因為函授學生處在不同的城市，學籍頻繁異動，加上成人教育招生劇增，導致學籍管理工作繁瑣、不好管理，工作量不斷增加，傳統單一的管理模式無法滿足管理需要?，F代化管理技術是將學籍檔案數字化，建立數據庫，專門存放學籍檔案，例如新生錄取表、注冊登記表、成績單、畢業證書編號等，能夠通過計算機檢索，高效、準確地獲取需要的檔案材料。建立以本部為中心的檔案管理系統，實現檔案的信息化管理，同時實現資源共享，讓檔案管理員和學員不受時間、地點的限制進入學籍檔案管理信息進行查詢，達到學籍檔案的高效利用。此外，學校要聘請專業的網絡工程師，加強學籍檔案管理系統的防火墻，避免不法分子盜取學籍檔案信息，以謀取非法利益，防止檔案信息泄露。隨著國家開放大學成人教育事業的發展，學校各方面和社會不同層面產生的教學信息的需求不斷增加，學籍檔案信息化的開發和利用是成人教育學籍檔案管理部門的職責，也是學籍檔案管理工作的最終目的。

（四）保證檔案的真實性。成人教育學籍檔案管理工作涉及多個部門，必須要加大審查力度，要有部署、有落實、有檢查。需要全體檔案管理人員團結合作，仔細收集紙質材料和電子材料，嚴格遵守相關規則制度，才能順利完成管理工作。如今，用人單位對學生的學籍檔案越來越重視，上面記錄學生在校期間的學習成績和種種表現，所以學籍檔案對學生的評價必須具有針對性，實事求是記錄學生的行為、表現和綜合能力，不能全是空話、套話，起到對用人單位和學生發展的重要作用。為保證檔案質量，實行學籍檔案管理層層負責的制度，以定期檢查或隨時抽查的形式檢查檔案的歸檔、組裝、保存、使用的情況，及時發現問題并解決問題，維護檔案管理工作的嚴肅性，保證檔案材料的真實和完整。真實性是成人教育學籍的生命，學籍檔案管理部門要認真監督年級主任的鑒定填寫，發揮監督職能，嚴禁學生或他人私自填寫，杜絕虛假行為，保證學籍檔案的真實性。

四、結語

綜上所述，成人教育學籍檔案管理工作是一項復雜、嚴謹的系統工作，隨著成人教育的不斷深入，對檔案管理工作提出了新的要求，要不斷完善學籍檔案管理的規章制度，加強管理人員的專業水平，結合現代化技術實現學籍檔案管理的信息化，提高成人教育學籍檔案管理的綜合水平，推進國家開放大學成人教育事業的發展。

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作者:單兆軍 單位:徐州市廣播電視大學銅山分校