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教育部在2001年開始在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)行高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，并于2005年修訂了《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，成人教育學(xué)籍管理是高校根據(jù)教育部頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定和高校制定的規(guī)章制度等，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程的考核和管理，包括入學(xué)、升學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、重修、實(shí)踐、畢業(yè)等環(huán)節(jié)。成人高等教育學(xué)員有高起本、專升本、高起專等不同的培養(yǎng)層次，有脫產(chǎn)、函授(業(yè)余)、夜大等多種學(xué)習(xí)形式；為了方便學(xué)生就近學(xué)習(xí)，高校在一些地區(qū)設(shè)立了函授輔導(dǎo)站，函授輔導(dǎo)站負(fù)責(zé)所在地區(qū)的學(xué)生學(xué)籍管理工作；成人高等教育學(xué)員個(gè)人素質(zhì)參差不齊，年齡跨度較大，教學(xué)存在一點(diǎn)的挑戰(zhàn)性。因此，必須采取切實(shí)有效的措施加強(qiáng)成人高等教育學(xué)籍管理，保證學(xué)員的權(quán)益，維護(hù)好學(xué)校管理的秩序。成人高等教育的學(xué)生大多數(shù)是一邊工作一邊學(xué)習(xí)的，學(xué)生的學(xué)習(xí)目的各不相同，有的是為了繼續(xù)深造提高自身素質(zhì)，有的是為了專業(yè)的學(xué)習(xí)，有的是為了換工作，有的是為了晉級(jí)評(píng)職稱，不管出于哪種目的，學(xué)校都應(yīng)該根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和平時(shí)表現(xiàn)進(jìn)行嚴(yán)格的考察，并對(duì)符合畢業(yè)條件的學(xué)生頒發(fā)畢業(yè)證書。只有獲得畢業(yè)證書，學(xué)生畢業(yè)后的找工作才能有所憑證，才能保證學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。而通過嚴(yán)格的學(xué)籍管理，學(xué)校也能夠了解和掌握學(xué)生的基本情況，也能對(duì)學(xué)生進(jìn)行有序的管理和指導(dǎo)，使學(xué)校工作更加順暢。另一方面，由于成人高教教育的學(xué)生特殊性，高校應(yīng)事先提示學(xué)生按照學(xué)籍管理的相關(guān)規(guī)定來完成學(xué)業(yè)，這樣可以保證教學(xué)工作的有序開展。因此，高校應(yīng)繼續(xù)改革成人高等教育學(xué)籍管理的工作方式和思路，使得學(xué)籍管理更具有原始性、服務(wù)性和系統(tǒng)性。
2成人高等教育學(xué)籍管理存在的問題
2.1管理的制度不規(guī)范
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的管理工作也廣泛運(yùn)用上了管理系統(tǒng)軟件，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)在不同程度上阻礙了成人高等教育的發(fā)展。教育部針對(duì)高校的學(xué)生管理相繼頒布了很多規(guī)章制度，但是沒有針對(duì)成人高等教育學(xué)籍管理方面的，沒有相應(yīng)的配套設(shè)施。由于沒有規(guī)范的制度和文件，各個(gè)高校都實(shí)行自己制定的管理規(guī)定，這使得高校成人高等教育學(xué)籍管理工作無法整齊與規(guī)范。由于缺乏完善的學(xué)籍管理制度，成人教育學(xué)籍會(huì)出現(xiàn)失誤和疏漏的現(xiàn)象，成人高等教育的學(xué)籍檔案形成過程時(shí)間跨度較大，管理部門分散，學(xué)籍檔案資料的整理沒有一個(gè)統(tǒng)一性，在查閱成人教育學(xué)籍檔案的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案資料不全的情況。成人高等教育的學(xué)籍要求每個(gè)畢業(yè)生交實(shí)習(xí)鑒定表，但是卻沒有對(duì)資料的真實(shí)性進(jìn)行層層把關(guān)，只注重結(jié)果。很多學(xué)生都是邊工作邊進(jìn)修的，實(shí)習(xí)鑒定表的內(nèi)容大多與本職工作有關(guān)，蓋章也是找領(lǐng)導(dǎo)幫忙就可以了，這樣的情況下交上來的實(shí)習(xí)鑒定表表評(píng)價(jià)大多流于形式，不能體現(xiàn)學(xué)生的理論和實(shí)際結(jié)合真實(shí)情況。還有就是高校制定的學(xué)籍管理制度過于嚴(yán)格，對(duì)學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)轉(zhuǎn)專業(yè)、重修免修、成績(jī)管理的規(guī)定比較死板，不能根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，或者讓學(xué)生有多選擇，這使得學(xué)生的學(xué)習(xí)壓力加重，有的因?yàn)楣ぷ髟蛏踔敛荒馨磿r(shí)畢業(yè)，不利于高校教學(xué)的健康發(fā)展。
2.2管理的手段滯后
很多高校的成人教育學(xué)籍管理檔案從學(xué)生注冊(cè)登記到學(xué)籍的異動(dòng)都是通過手工抄寫、記錄完成的，學(xué)生個(gè)人信息的采集、核對(duì)和登記工作都給學(xué)籍管理人員帶來了很大的工作量；而且隨著專業(yè)分類、課程科目、教學(xué)班級(jí)和學(xué)生人數(shù)的不斷增加，成人教學(xué)的學(xué)生分布來源復(fù)雜，沒有固定的教室，這些都無疑給學(xué)籍管理工作人員帶來繁重的工作量。很多高校的學(xué)籍管理雖然有電腦管理系統(tǒng)，但大部分的工作還是電腦與人工交叉完成，這造成了工作的交叉重復(fù)，不能相互銜接，不利于學(xué)校管理部門的正常管理。隨著高校信息化管理水平的不斷提高，學(xué)籍管理的系統(tǒng)也不斷更新和凸顯人性化，由于高校對(duì)學(xué)籍管理工作的重視程度不夠，沒有加大投入硬件設(shè)備，使得學(xué)籍管理工作的手段還明顯滯后于學(xué)校信息化管理的發(fā)展。
2.3重視程度不夠
成人高等教學(xué)的學(xué)籍管理工作是高校檔案管理的和學(xué)生管理工作的重要組成部分，但是很多高校是對(duì)全日制教育的學(xué)籍檔案比較重視，沒有在管理上明確成人高等教育學(xué)籍檔案的重要性，沒能真正認(rèn)識(shí)到成人教育學(xué)籍檔案管理的社會(huì)價(jià)值，也沒有重視學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)和對(duì)外交流活動(dòng)。有些學(xué)籍管理人員只是覺得完成工作任務(wù)就可以了，對(duì)學(xué)籍管理的相關(guān)規(guī)定并沒有進(jìn)行思考和反饋不足之處，不能很好地解答學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案的疑問，不利于工作的順利開展。還有些教師認(rèn)為學(xué)籍管理工作與自己無關(guān)，只是完成教學(xué)任務(wù)就好了，不能積極配合學(xué)籍管理部門的工作，使得學(xué)籍管理部門的工作變得被動(dòng)，缺乏積極性。而學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理沒有正確的認(rèn)識(shí)，以為只是登陸系統(tǒng)看成績(jī)就行了，并不懂得如何運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)了解自己的學(xué)習(xí)進(jìn)度，也不會(huì)主動(dòng)地咨詢老師，只是被動(dòng)地配合教務(wù)員的工作。
3完善成人高等教育學(xué)籍管理的措施
3.1健全成人高等教育學(xué)籍制度
健全的制度是成人高等教育學(xué)籍管理的前提。必須建立健全的成人高等教學(xué)學(xué)籍制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和程序標(biāo)準(zhǔn)。主管部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，健全資料收集、檢查、歸檔、保密等各項(xiàng)制定，加大對(duì)學(xué)籍檔案的真實(shí)性檢查力度。這項(xiàng)工作涉及到多個(gè)學(xué)生管理部門，需要部門之間、教師之間相互合作和溝通，才能順利完成這項(xiàng)工作。對(duì)于在審查中出現(xiàn)的問題，應(yīng)如實(shí)報(bào)道，保證成人高等教育學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性。還應(yīng)建立學(xué)籍檔案管理責(zé)任制，建立校級(jí)只能部門和下級(jí)學(xué)院共同合作的二級(jí)學(xué)籍管理模式，讓學(xué)院負(fù)責(zé)人擔(dān)負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任。這樣既能推動(dòng)二級(jí)學(xué)院對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的積極性，也能加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的監(jiān)管力度，更有利于學(xué)生管理工作的開展。
3.2利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理
成人高等教育學(xué)籍檔案管理必須實(shí)施信息化管理。如今電子技術(shù)發(fā)展飛快，高校管理也運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，學(xué)籍管理的軟件推陳出新，正確的使用軟件進(jìn)行學(xué)籍管理能夠提高工作的效力、減輕工作人員的工作量。學(xué)籍管理工作人員在使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，反饋學(xué)籍管理系統(tǒng)存在的不足，以便系統(tǒng)不斷更新，更加方便使用。通過學(xué)籍管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的廣泛使用，可以在互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程教育，這樣可方便在不同地方的學(xué)生進(jìn)行同一時(shí)間的受教育，也方便師生之間的交流和互動(dòng)，更加有利于學(xué)校教學(xué)工作的展開。通過實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的信息化管理，能夠及時(shí)地反映學(xué)生在校的學(xué)習(xí)進(jìn)展，能夠杜絕造假現(xiàn)象，能夠提高學(xué)籍檔案管理的水平，使得成人高等教育在社會(huì)上有良好的形象，能夠促進(jìn)成人高等教育事業(yè)的發(fā)展。學(xué)籍管理系統(tǒng)和校內(nèi)其他管理系統(tǒng)通過整合后，能夠提高學(xué)校管理工作的水平，促進(jìn)高校信息化管理工作的發(fā)展，提高高校的辦學(xué)效益和形象。
3.3提高成人高等教育學(xué)籍管理的重視度
高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)認(rèn)識(shí)到成人高等教育學(xué)籍檔案對(duì)校園管理工作的重要性，大力推動(dòng)相關(guān)制度的完善，加大對(duì)成人高等教育學(xué)籍管理工作人員的配備和培訓(xùn)，增加對(duì)成人教育學(xué)籍管理信息化的投資，明確要求主管部門保證學(xué)籍檔案的質(zhì)量。要不斷提高學(xué)籍管理工作人員對(duì)成人高等教育檔案工作的認(rèn)識(shí)和理解，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，保持做好檔案工作的信心和熱情，自覺地去學(xué)習(xí)和掌握學(xué)籍管理的相關(guān)制度，認(rèn)真做好檔案工作。管理人員應(yīng)樹立為學(xué)生服務(wù)的意識(shí)，通過學(xué)籍管理工作關(guān)心學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，尊重學(xué)生的選擇，讓學(xué)生對(duì)學(xué)校更有歸屬感。在設(shè)置專業(yè)的時(shí)候，多給學(xué)生選擇的空間，為學(xué)生提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和晉升空間。在對(duì)學(xué)生進(jìn)行入學(xué)教育的時(shí)候，應(yīng)該讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性，清楚告知學(xué)生應(yīng)主動(dòng)留意學(xué)籍管理系統(tǒng)的信息，提高學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)的重視。通過不斷加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)籍管理工作人員和學(xué)生等對(duì)學(xué)籍檔案的重視，有利于成人高等教育學(xué)籍管理工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)共贏局面。
作者：陳麗微 單位：仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院
