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摘要：以本單位培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目管理為例，分析管理現(xiàn)狀及存在問題，提出通過信息化管理手段解決項(xiàng)目管理工作中存在的項(xiàng)目文檔多而亂、信息查詢不便、信息維護(hù)困難等問題。本文在培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目信息化管理方面研究探索的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，供讀者參考借鑒。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;信息化管理;項(xiàng)目文檔

一、引言

國(guó)家電網(wǎng)公司自2014年起，逐步對(duì)教育培訓(xùn)項(xiàng)目中的培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目強(qiáng)化規(guī)范性管理。培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目的特點(diǎn)是，主要為員工教育培訓(xùn)實(shí)施做前期策劃、方案體系設(shè)計(jì)、資源開發(fā)或進(jìn)行培訓(xùn)質(zhì)量評(píng)估與改進(jìn)研究等，經(jīng)費(fèi)來(lái)源于按工資總額提取的培訓(xùn)教育經(jīng)費(fèi)，費(fèi)用類型為成本性費(fèi)用。培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目分為八類，包括培訓(xùn)項(xiàng)目策劃與開發(fā)、培訓(xùn)課件開發(fā)、培訓(xùn)教材開發(fā)、考試題庫(kù)開發(fā)、培訓(xùn)應(yīng)用軟件開發(fā)及維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)大學(xué)應(yīng)用與維護(hù)、培訓(xùn)教材資料購(gòu)置和培訓(xùn)教學(xué)教具及材料購(gòu)置。

二、培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目管理現(xiàn)狀及存在問題

國(guó)網(wǎng)浙江培訓(xùn)中心包含本部校區(qū)和三個(gè)分校區(qū)，培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目采取集約化管理模式，項(xiàng)目管理實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一驗(yàn)收”和成果“統(tǒng)一管理”。項(xiàng)目實(shí)施過程中，教育培訓(xùn)服務(wù)采購(gòu)及合同履約也均由本部校區(qū)統(tǒng)一完成。目前，項(xiàng)目管理過程中，尚未采用信息化管理手段，造成了諸多項(xiàng)目文檔及信息管理問題，具體如下。

1.文檔多而亂

項(xiàng)目從儲(chǔ)備、計(jì)劃、實(shí)施，到驗(yàn)收、歸檔、成果轉(zhuǎn)化與推廣的全過程中，形成大量文檔及信息，主要包括：儲(chǔ)備階段，形成項(xiàng)目可研報(bào)告、項(xiàng)目可研評(píng)審文件、項(xiàng)目批復(fù)文件；計(jì)劃階段，形成綜合計(jì)劃下達(dá)文件、計(jì)劃分解下達(dá)文件；實(shí)施階段，形成項(xiàng)目實(shí)施方案書、實(shí)施方案批復(fù)文件、服務(wù)招標(biāo)采購(gòu)文件、技術(shù)規(guī)范書、技術(shù)服務(wù)合同、合同履約相關(guān)資料、會(huì)議通知及紀(jì)要、階段性成果及相關(guān)技術(shù)資料；驗(yàn)收階段，形成項(xiàng)目成果、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告；歸檔階段，匯總前述所有資料，列寫歸檔資料清單；成果轉(zhuǎn)化與推廣階段，形成成果轉(zhuǎn)化相關(guān)文檔、成果鑒定文檔、應(yīng)用文檔及評(píng)優(yōu)文件等。各類文檔以紙質(zhì)版及電子版形式進(jìn)行存檔，未能在同一平臺(tái)上進(jìn)行管理，若未做充分整理歸類，往往雜亂無(wú)章，資料查找困難，且易丟失。

2.項(xiàng)目信息獲取不便

項(xiàng)目實(shí)施與管理過程中，管理人員與開發(fā)人員掌握的項(xiàng)目信息不對(duì)稱、不均衡，管理人員主要掌握項(xiàng)目相關(guān)文件、經(jīng)費(fèi)使用信息、招標(biāo)采購(gòu)信息及其他相關(guān)管理文檔，開發(fā)人員主要掌握項(xiàng)目實(shí)施過程的技術(shù)文檔資料及成果資料等。項(xiàng)目信息未在同一平臺(tái)維護(hù)，造成信息獲取不便、信息掌握不全面，使項(xiàng)目管控效果降低，影響項(xiàng)目實(shí)施及管理質(zhì)量。

3.成果信息維護(hù)困難

項(xiàng)目開發(fā)過程中形成的階段性成果及評(píng)審修訂記錄，一般掌握在開發(fā)人員手中，成果版本更新次數(shù)較多時(shí)，容易造成文檔混淆或丟失。往往在項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，開發(fā)人員無(wú)法提供成果開發(fā)的過程文檔，不利于體現(xiàn)項(xiàng)目開發(fā)的嚴(yán)謹(jǐn)性。

4.歸檔材料處理繁雜

培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目在結(jié)項(xiàng)后進(jìn)行資料歸檔，項(xiàng)目管理人員需要將大量的紙質(zhì)資料及電子版資料進(jìn)行繁雜地梳理，工作量較大，容易出現(xiàn)資料缺失或歸檔錯(cuò)誤。

三、培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目信息化管理

上述問題的主要原因是缺乏統(tǒng)一的信息平臺(tái)進(jìn)行項(xiàng)目文檔及信息管理，采取信息化管理手段，將標(biāo)準(zhǔn)化管理固化在系統(tǒng)中，問題將迎刃而解。下面就培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目信息化管理平臺(tái)設(shè)計(jì)思路進(jìn)行探討。

1.信息化管理系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

將培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目?jī)?chǔ)備、計(jì)劃、實(shí)施、驗(yàn)收、歸檔及成果管理等階段所涉及的項(xiàng)目文檔信息及部分可信息化流程，在系統(tǒng)中加以實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)如下。

2.功能簡(jiǎn)述

系統(tǒng)依據(jù)培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目開發(fā)與管理流程，包含六大功能模塊，各模塊固化文檔標(biāo)準(zhǔn)化格式及部分標(biāo)準(zhǔn)化操作流程。功能簡(jiǎn)述如下。項(xiàng)目?jī)?chǔ)備模塊，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目?jī)?chǔ)備需求線上申報(bào)、可研報(bào)告線上編制、儲(chǔ)備批復(fù)文件及信息維護(hù)；項(xiàng)目計(jì)劃模塊，實(shí)現(xiàn)綜合計(jì)劃文件及信息維護(hù)、計(jì)劃線上分解下達(dá)；項(xiàng)目實(shí)施模塊，實(shí)現(xiàn)實(shí)施方案書線上編制、服務(wù)采購(gòu)需求線上申報(bào)、服務(wù)采購(gòu)文檔及信息維護(hù)、項(xiàng)目進(jìn)度階段性線上填報(bào)、開發(fā)過程文檔及信息維護(hù)、費(fèi)用使用信息動(dòng)態(tài)維護(hù)等；項(xiàng)目驗(yàn)收模塊，實(shí)現(xiàn)線上驗(yàn)收申請(qǐng)、專業(yè)驗(yàn)收文檔及信息維護(hù)、綜合驗(yàn)收文檔及信息維護(hù)；項(xiàng)目歸檔模塊，實(shí)現(xiàn)各階段文檔匯總、項(xiàng)目決算及審計(jì)文檔維護(hù)、歸檔信息維護(hù)等；成果管理模塊，實(shí)現(xiàn)成果信息維護(hù)、成果轉(zhuǎn)化文檔及信息維護(hù)、成果推廣文檔及信息維護(hù)、成果評(píng)優(yōu)文檔及信息維護(hù)。

3.預(yù)期成效

通過培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目信息化管理平臺(tái)的應(yīng)用，將部分管理流程實(shí)現(xiàn)信息化，操作簡(jiǎn)捷；項(xiàng)目全過程文檔及信息在同一平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，資料管理效率與質(zhì)量提高，文檔信息獲取便捷，有利于項(xiàng)目全過程管控；成果管理的信息化，有利于成果的轉(zhuǎn)化、推廣及評(píng)優(yōu)，有利于項(xiàng)目參與人員職稱評(píng)定、專家人才評(píng)定資料的搜集。

四、結(jié)語(yǔ)

目前，本單位正在逐步實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目的信息化管理，信息化平臺(tái)建立后將用于四校區(qū)所有培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目的管理。信息化平臺(tái)的應(yīng)用，將會(huì)有效促進(jìn)培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目的開發(fā)與管理效率，提升成果質(zhì)量，使培訓(xùn)開發(fā)項(xiàng)目更好服務(wù)于電力員工培訓(xùn)。

作者:蔣麗娟 張振東 單位:國(guó)網(wǎng)浙江省電力有限公司培訓(xùn)中心 國(guó)網(wǎng)浙江臺(tái)州市路橋區(qū)供電有限公司