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1.數字化檔案管理有利于提高事業單位經濟效益。事業檔案過去傳統粗放式的檔案管理過分依賴增加辦公人員和費用，使事業單位的費用開支大幅提升。通過采用數字化檔案管理，將傳統紙質檔案變為電子檔案，縮小了檔案占地空間，節約保管成本，在檔案調取和查詢上也十分便利，有利于提升事業檔案的綜合經濟效益。
2-數字化檔案管理是提升事業單位辦公效率的必要手段。采用數字化檔案管理，能夠使檔案數據快速、準確歸檔，隨用隨提，快捷、高效，是提升事業單位檔案管理效率的必要手段。
3-在數字化檔案管理模式下，檔案數據的利用率明顯提升。眾所周知，傳統紙質檔案大多保存在檔案室或檔案館，用戶查閱與調取時很不方便。檔案采用數字化管理后，用戶能夠、快捷、方便地查詢到自己所需的檔案信息，極大地提升了檔案的利用率。
二、推進事業單位檔案數字化管理的具體措施
(一)大力促進事業檔案文書處理過程與歸檔數字化，提高檔案管理效率
在檔案管理中，文書處理是最基礎性工作，文書處理效果直接關系著檔案的質量和水平。在現代信息技術不斷普及，事業單位每天處理的檔案量不斷增多形勢下，檔案管理者應該將每天收到的檔案信息利用計算機進行歸檔處理，按照批辦流程在事業單位內部網內傳閱，設置具體的傳閱、催辦時間。當傳閱的待處理文件未按設定的時間進行信息反饋，就應該利用信息技術的優勢，及時提醒相關人員及時處理，確保檔案管理工作的有效性，防止檔案處理延誤，檔案堆積量不斷增大的現象出現;同時，通過這種網絡數字化的處理方式，大大縮短了信息傳遞和反饋的時間，不僅能減輕檔案管理人員工作負擔，還能極大提升檔案管理效率。
(二)構建事業單位檔案數字化管理體系
從長遠的角度來看，事業單位檔案數字化管理是今后的必然趨勢，同時也是一項較為復雜的系統工程。在這個過程中，數字化管理體系的整體構建、硬件設備采購、軟件系統開發與升級、檔案錄人、資料備份、檔案查閱等都是該系統必備要素。對事業單位而言，其每天工作量大，檔案資料較多，數字化管理系統應該采用雙服務器的備份方案，確保檔案管理安全;此外，要細化檔案管理工作，將數字化檔案管理細化為操作系統管理、系統維護管理、檔案密級管理、性質種類管理等，不斷提升檔案管理效率。
(三)將數字化檔案管理融于單位辦公自動化系統中，從而整合數字信息資源，提高事業單位管理的綜合效率
在當前事業單位運作中，自動化辦公系統已運用得十分廣泛，顯現出了自動化辦公系統的巨大優勢。在這種背景下建設成功檔案數字化管理系統后如何將該系統與辦公自動化系統有效整合在一起，發揮出整體優勢成為事業單位檔案數字化管理必須要面對的考驗。對此，筆者認為應該對辦公自動化系統進行軟件升級，兩個系統間需要開發相互兼容性端口。例如在辦公自動化系統中增加檔案查詢功能，同時檔案管理系統要開放查詢權限，確保兩系統有效整合，實現各系統的無縫鏈接，提高事業單位管理系統的綜合效率。
(四)確保檔案數字化系統得到可靠的信息支持
維護好檔案數字化管理系統，確保其能安全、高效運行，輔以可靠的信息支撐十分重要。具體來講應強化以下工作:
1.確保檔案數字化管理系統擁有良好的系統升級能力。系統擁有良好升級能力是不斷豐富、完善系統功能的必備條件，只有這樣，數字化管理系統才能不斷與時俱進，發揮強大的管理功效。
2.確保檔案數字化管理系統擁有良好的性能及可靠性。檔案數字化系統的性能和可靠性十分重要，直接決定著檔案管理的成效，在事業單位檔案管理中，務必要把檔案數字化管理系統的性能和可靠性放在第一位，確保其能發揮預期作用。
作者：張倩 單位：黑龍江省社會福利院