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【摘要】隨著多媒體技術的發展，大數據時代的來臨，實物與聲像檔案的管理模式也逐漸走向了數字化的征程。基于此，本文將針對大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理與現存問題進行了分析，進而提出數字化檔案采集、數字化檔案處理以及檔案數據庫建設等管理策略。希望對企業的實物與聲像檔案管理有所幫助。
引言:
大數據時代，實物與聲像檔案的數字化管理對于企業檔案管理的安全性以及高效性有著重要的影響。但是，現階段，大數據時代背景下，企業的實物與聲像檔案的數字化管理還存在著很多的問題，而相關的理論研究也還不夠成熟，所以本文針對大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理的分析研究是很有現實意義的。
1、大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理特點與現存問題
大數據時代，實物與聲像檔案的數字化管理應運而生，與傳統檔案管理相比，呈現出鮮明的特點，同時也促進了檔案管理的科學發展，但是現階段，基于大數據時代背景下的實物與聲像檔案的數字化管理也還有很多的不足之處，要想進一步了解大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理，就要對其特點以及現存問題進行較為系統的分析。
1．1特點
隨著我國信息技術的快速發展，大數據也逐漸走入了人們的視線。大數據，也可以稱為巨量數據，通常是指無法通過現有的主流數據處理軟件在合理的時間內進行采集、管理、處理的，數據量極其巨大的資訊。大數據以其信息容量大、處理效率高、信息結構多樣等優勢，在檔案管理中的應用也越來越廣泛。大數據時代背景下，數字化檔案管理與傳統檔案管理相比，有了質的飛躍。數字化檔案管理，是一種運行于高速寬帶網絡的、具有跨數據庫檢索功能以及數字化信息資源的庫群。數字化檔案管可以針對具有多媒體信息選擇性收集、加工、存儲，從而形成相應的有價值的檔案文獻。可以說，數字化檔案管理系統是數字信息的存儲數據庫。用戶可以利用數字技術，進行檔案資料的組織管理、存儲以及獲取服務。而隨著數字化檔案管理系統的不斷推廣，其也呈現出了價格低廉、安全性高、可靠性強、便捷性大等特點，特別是對于實物、聲像檔案管理而言，數字化管理模式下，檔案也更加表現出其直觀生動，操作性強的優勢。
1．2現存問題
現階段，在我國的大數據時代背景下，實物與聲像是數字化檔案管理的重要組成部分。其中，能夠反映職能活動、歷史事件的，具有一定價值的、有著原始性、直觀性以及確定性特征的物質實體叫做實物檔案，例如，證書、獎杯、錦旗、牌匾等。而以感光材料或者磁性材料為載體的，以聲音、圖像方式記錄各種活動的，具有一定保存價值的歷史記錄叫做聲像檔案。例如，照片、磁帶、錄像帶等。實物與聲像檔案在數字化管理的過程中，還存在著很多的問題，數字化的程度也有待提高，主要表現在以下幾個方面。首先，工作環節的重復問題。實物和聲像檔案的管理載體眾多，細化分類，針對性管理都需要大量的重復勞動，對復合型人才的需求也不斷增加。其次，資金投入巨大。實物、聲像與常規的文書檔案不同，其載體具有特殊性，存儲環境的要求也更為嚴格，通常情況下，要進行專門存儲設備的購入，從而增加成本投入。再次，對管理體系的構建、檔案管理效率的提高有一定的影響，這是因為現階段的實物、聲像檔案管理體系的構建需要同時滿足檔案多方面的業務需求、模塊化設計、網絡技術等，當下企業檔案的管理模式還不能適應實物、聲像的數字化管理的要求。最后，對實物、聲像檔案的保護程度不夠，保護措施不科學，甚至部分單位沒有采取保護措施，不僅加大了檔案檢索的難度，還造成了一定程度上的檔案損壞、報廢甚至是丟失。
2、大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理策略
大數據時代背景下，通過數字化技術可以實現對實物、聲像檔案的科學管理。以證書、獎章、照片、視頻等的數字化轉錄和編碼處理后，便可以使其存儲在計算機檔案系統平臺之中，從而使得實物、聲像檔案的存儲、檢索、處理、調取等更為方便，檔案管理的效率也會大大提高。具體來說，大數據時代的實物、聲像檔案的數字化管理策略主要可以分為以下幾個方面。
2．1數字化檔案采集
數字化檔案采集是大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理的重要前提。所謂數字化采集，就是利用專業的數字化設備，進行實物、聲像檔案的一系列數字化，從而實現相關檔案的采集。例如，利用掃描儀進行照片、證書等檔案的掃描，將收集到的掃描數據傳輸如計算機檔案管理系統之中，進行編碼保存等一系列操作，就是數字化實物、聲像檔案采集過程的重要組成部分。數字化檔案采集是實現檔案的數字化管理的重要基礎。數字化檔案采集，首先，要針對數碼膠片等聲像檔案進行互聯網技術下的采集，其次，要對所采集的信息進行細化分類。最后把分好的信息檔案進行最后的歸檔。數字化檔案采集方式相對于傳統數據采集方式來說，檔案資源的利用價值得到了很大的提高，信息的管理和保存也更為便捷，即使出現數據損壞或者丟失的現象，只需再次采集，不會對原本載體造成不良影響。要想實現實物與聲像檔案的數字化管理，做好數字化檔案的采集工作是關鍵。
2．2數字化檔案處理
數字化檔案處理是大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理的核心環節。所謂數字化檔案處理，就是對數字化檔案進行調取、整理、刪改等一系列操作的過程。大數據時代背景下的數字化檔案處理，首先，要注意標準的統一性，即數據信息處理格式的統一，為后續的歸檔管理提供方便。而且，為了保證檔案檢索的高效率，確保用戶在短時間內鎖定目標資源。可以針對所采集到的檔案信息進行統一編碼。例如，在視頻光碟聲像檔案管理的過程中，可以根據鏡頭和場景的不同進行視頻中相關資料的編目。檔案管理的主要目的，是為了使用的方便，而不是為了文獻資料等的保存，所以說編目工作十分重要。其次，建立起檔案編目的標準。由于編目的工作量巨大，工序繁瑣，時間耗費比較長，所以必須依照統一的標準進行編排。最后，還要注意檔案管理人員的責任以及質量意識的強化，從而在提高編目水平的同時，方便用戶的檔案查找與使用。
2．3檔案數據庫建設
檔案數據庫建設是大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理的重點環節。為了實現檔案資源的高度共享，提高服務質量，通常需要建立起檔案數據庫。在進行數據庫建設的過程中，首先，做好檔案的整理和分類。例如，聲像檔案細化成圖片、音頻和視頻等類型的分類，便可以提高管理與檢索的效率以及針對性。其次。檔案分析人員要注意數據庫的建設與本單位特點的結合程度，根據企業檔案管理的實際需求進行數據庫的建設往往可以分為，專題專項、時間信息、項目工程建設信息等數據庫，這樣有利于提升數據庫價值，采取針對性的措施，確保資源的有效共享。最后，相關工作人員要切實地考慮到實物、聲像檔案的特殊性，存儲空間的需求，系統級別的要求等。基于此，工作人員可以進行在線檔案的構建，從而減少對存儲空間的占用，提高系統存儲空間的利用率。檔案數據庫建設是數據時代實物與聲像檔案的數字化管理的必經之路。
3、結束語
綜上所述，加強對大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理，有利于我國企業檔案管理效率與質量的提高，對檔案的保護、使用、調取等方面也提供了很大的便利，有利于檔案管理的可持續健康發展。而要想加強數字化管理，就要從企業檔案管理的實際出發，制定好各個環節的管理策略，結合當下信息技術趨勢，與時俱進，才能更好地促進企業檔案管理的科學發展。
【參考文獻】
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作者:邱巧艷 單位:紫金礦業集團股份有限公司
