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[摘要]主要結(jié)合山東藝術(shù)學(xué)院人事檔案工作的具體實(shí)際，通過工作中遇到的各種情況以及檔案管理工作的具體事項(xiàng)，闡述檔案管理工作中的心得，探討檔案工作的流程，實(shí)現(xiàn)信息化的路徑以及做好檔案工作的重大意義。

[關(guān)鍵詞]藝術(shù)類院校；人事檔案信息化；檔案管理

做好干部人事檔案基礎(chǔ)材料的歸檔整理、加快檔案信息化管理、為檔案利用者提供方便快捷的服務(wù)是高校干部人事檔案的基本工作。在人事檔案管理工作中，本文主要通過在高校人事檔案管理工作中實(shí)際遇到的各種情況以及檔案管理工作的具體事項(xiàng)，闡述檔案管理工作中的心得，探討檔案工作的流程，實(shí)現(xiàn)信息化的路徑，闡明做好檔案工作的重大意義。

1我院人事檔案工作的概況

1.1山東藝術(shù)學(xué)院人事檔案概況簡(jiǎn)介

山東藝術(shù)學(xué)院共管理教職工檔案近兩千卷冊(cè)，現(xiàn)有專用庫房1處。由專職人員負(fù)責(zé)人事檔案的日常管理與服務(wù)工作。

1.2我院人事檔案工作現(xiàn)狀

人事檔案是高校干部建設(shè)、人才培養(yǎng)的重要資源，做好人事檔案的收集歸檔整理工作，才能全面了解學(xué)校教職工的主要信息，及時(shí)準(zhǔn)確地對(duì)檔案要求的各項(xiàng)指標(biāo)更新完善，從而更好地提高檔案的服務(wù)水準(zhǔn)，應(yīng)對(duì)和滿足對(duì)檔案利用的各種需求。根據(jù)2009年中共中央組織部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和2012年中共中央組織部下發(fā)的《中共中央組織部關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》，我校已對(duì)全部在職教職工人事檔案進(jìn)行改版。由于年度考核材料、工資材料、科研和藝術(shù)實(shí)踐材料等每年都會(huì)更新，收集歸檔整理工作一直處于進(jìn)行狀態(tài)。隨著我校辦學(xué)規(guī)模的不斷拓展，人員增減和變動(dòng)也隨之相應(yīng)做出很多調(diào)整，針對(duì)我校人事檔案工作的實(shí)際情況，出現(xiàn)以下需要改進(jìn)之處：首先，在人事檔案整合過程當(dāng)中，發(fā)現(xiàn)有些檔案需要重新分類，修訂整理。其次，自建校以來，我校多年一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，軟件配套基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)用不久，人事檔案的信息化仍處于進(jìn)行狀態(tài)，還沒有對(duì)所有人事檔案進(jìn)行全覆蓋的信息化管理，所以從某種程度上來講，仍然不能快速全面地對(duì)所有人事檔案信息進(jìn)行匯總分析。所以，在我校今后的人事檔案管理工作中，逐步實(shí)現(xiàn)全面信息化管理是發(fā)展的方向。最后，傳統(tǒng)的檔案管理工作片面地強(qiáng)調(diào)保密性，降低了使用率。一直以來傳統(tǒng)的檔案工作者把檔案材料作為一項(xiàng)神秘的工作，自我封閉，缺乏透明度和親民度，沒有更好地宣傳檔案的管理制度和模式，使檔案管理處于相對(duì)隔絕的狀態(tài)，因此其作用也相對(duì)單一，不能真正發(fā)揮出檔案本身的作用，更好地服務(wù)于個(gè)人、黨和國家。

2檔案管理工作的流程

通常情況下，檔案管理先從收集、歸檔開始。檔案原始材料是最基礎(chǔ)的憑證，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，所以務(wù)必要在源頭上把好質(zhì)量關(guān)，建立健全工作機(jī)制，總結(jié)出一套切實(shí)可行的檔案材料收集制度，把對(duì)檔案材料的日常收集歸檔工作做細(xì)，做規(guī)范。具體說來，干部人事檔案材料的收集歸檔要達(dá)到以下四點(diǎn)具體要求：一是完整。干部人事檔案是一個(gè)干部德、能、勤、績(jī)、廉各方面的綜合反映。一卷材料完整、內(nèi)容翔實(shí)的檔案，才能綜合、準(zhǔn)確、全面地反映干部的基本面貌。針對(duì)我校情況，目前需要把科研成果、藝術(shù)實(shí)踐所獲獎(jiǎng)勵(lì)甚至發(fā)明專利等信息增加到檔案中去，不斷充實(shí)檔案信息，讓上級(jí)管理部門能夠一目了然發(fā)現(xiàn)人才，提拔和重用符合條件的后備干部。二是真實(shí)。檔案原始材料必須保持真實(shí)。這里的“真實(shí)”指的是檔案材料必須經(jīng)由合法渠道形成，呈現(xiàn)內(nèi)容清楚明晰，原汁原味，充分尊重事實(shí)，實(shí)事求是地反映干部客觀實(shí)際情況。不能出現(xiàn)模棱兩可、含糊不清的語言，更絕對(duì)不能有涂改甚至造假信息。如有經(jīng)過組織鑒別確認(rèn)為不真實(shí)的材料或者未經(jīng)組織查證核實(shí)的材料，要及時(shí)清理出檔案。三是及時(shí)。及時(shí)是指檔案收集要注重實(shí)效性，在具體各項(xiàng)工作進(jìn)展過程當(dāng)中，要注意隨時(shí)收集符合要求可以歸檔的相關(guān)材料，切實(shí)做到“四個(gè)隨時(shí)”，即隨時(shí)辦理、隨時(shí)收取、隨時(shí)審核、隨時(shí)歸檔。四是規(guī)范。“規(guī)范”是指檔案材料的收集歸檔必須符合規(guī)定。首先，收集歸檔最為極力避免的狀況就是錯(cuò)將檔案歸入他人檔案。第二是歸檔的材料必須是正式材料，且不可超出規(guī)定歸檔范圍。不在歸檔范圍內(nèi)的材料，有必要清理出本人檔案。對(duì)于有必要保留的材料，可交由相關(guān)部門保存；沒有保留意義的可退還給本人。第三，歸檔手續(xù)要完備。這里要注意的一點(diǎn)是，凡規(guī)定由組織審查蓋章的歸檔材料，必須有組織印章。入檔的其他材料也需要材料出具單位蓋章。諸如處分意見等材料應(yīng)與本人見面且由本人簽字。若本人未簽，組織要給予注明。第四，通常情況下歸檔材料要使用原件。使用復(fù)印件通常有以下幾種：一是諸如各階段畢業(yè)證、學(xué)位證、獲獎(jiǎng)證書等，二是全國統(tǒng)考成績(jī)單，三是形成時(shí)間較早的材料。但是復(fù)印件必須注明復(fù)印人與復(fù)印時(shí)間并加蓋材料出具單位印章，以此來確保復(fù)印材料的真實(shí)性與有效性。目前通用的干部人事檔案材料的載體是國際標(biāo)準(zhǔn)A4型的公文用紙，材料左邊需留有裝訂邊，通常20-25毫米。干部人事檔案的整理，是指按照特定的規(guī)定與要求，將收集歸檔的材料，以干部個(gè)人為單位，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工，裝訂成系統(tǒng)化、條理化的專門案卷，并且在此基礎(chǔ)上，還要后續(xù)的補(bǔ)充完善。整理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，就是鑒別，即對(duì)擬歸檔材料進(jìn)行審查，甄別其真?zhèn)危袛嗥浔４鎯r(jià)值，確定是否屬于歸檔范圍、符合歸檔要求。鑒別完畢，要按照《干部檔案工作條例》進(jìn)行分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂。干部人事檔案管理工作還包括檔案的保管與保護(hù)、提供利用、轉(zhuǎn)遞等工作，其中，干部人事檔案的提供利用是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的。干部人事檔案的效能最終體現(xiàn)在為黨和國家、個(gè)人提供有效信息的服務(wù)上。在提供利用時(shí)，要明確提供利用范圍和利用方式，嚴(yán)格按照規(guī)定辦事，注意遵循以下四個(gè)原則：嚴(yán)管理、重保密、手續(xù)全、便利用。在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上為需求者做好服務(wù)，這是每一個(gè)檔案管理工作者應(yīng)盡的職責(zé)。

3加快檔案管理信息化的建設(shè)

在進(jìn)行人事檔案管理過程中，將實(shí)體的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的微機(jī)管理，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的動(dòng)態(tài)化，從而使人事檔案管理工作變得準(zhǔn)確、快捷、高效，這是高校人事檔案管理工作發(fā)展的必然要求，也是我校開展干部人事檔案管理工作中的重點(diǎn)。因此，根據(jù)高校實(shí)際發(fā)展需求開創(chuàng)一條符合自身工作需要的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字通道，就顯得尤為重要。

3.1干部人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的必要性

人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的必要性主要?dú)w納為以下幾點(diǎn)：一是有利于傳統(tǒng)檔案的保存，使檔案查閱更加嚴(yán)謹(jǐn)有序。由于紙質(zhì)檔案本身存在著缺陷，容易受到各種自然因素的影響，如溫度，濕度，光照等等，即使保存再好也會(huì)隨著時(shí)間的推移和查閱次數(shù)的增加而發(fā)生破損，不能充分保障檔案的安全性、完整性。而檔案信息化以后，查閱檔案內(nèi)容避免了自然環(huán)境的影響，減少了紙質(zhì)檔案的翻閱磨損，又能利用信息化高效管理檔案信息，對(duì)一些重要的檔案資料可以做相應(yīng)的長(zhǎng)期保存處理。另外，由于專業(yè)軟件系統(tǒng)的使用，還可以有效地避免心存僥幸之人對(duì)檔案材料意欲篡改的行為，從而大幅提升檔案的安全性。二是有利于收集查閱檔案資料。在日常檔案信息管理時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理工作是要對(duì)每一份檔案都要做紙質(zhì)的收集歸檔，繁冗而瑣碎，效率不高，也容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。如果是集中完成某項(xiàng)檔案材料的篩選工作，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還極易出現(xiàn)漏檔的現(xiàn)象。這些缺點(diǎn)在實(shí)施干部檔案信息化管理后就可以大為改善，不僅避免了查閱時(shí)間的耗費(fèi)，還能節(jié)約紙張的復(fù)印費(fèi)用，更能針對(duì)單獨(dú)查閱檔案資料做出專項(xiàng)甄別挑選。三是有利于檔案工作信息暢通。傳統(tǒng)的檔案管理工作，會(huì)存在內(nèi)容信息更新緩慢，或者所提供信息不完整等情況，在與其他部門進(jìn)行溝通和交接時(shí)，不能及時(shí)、充分保障檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，如果實(shí)施干部檔案信息化管理，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上可以實(shí)現(xiàn)資源共享，統(tǒng)一的信息管理模式可以把檔案的各種要素進(jìn)行分類展示，不會(huì)由于人為的差錯(cuò)而導(dǎo)致工作交接的失誤，讓檔案管理工作更加快捷通順。四是在干部人事檔案信息化管理下，可以更全面、真實(shí)地記錄每個(gè)人員的綜合信息，從而及時(shí)更新、不斷完善干部人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)全面、系統(tǒng)、有效的動(dòng)態(tài)管理，在進(jìn)行人力資源開發(fā)或者干部選拔篩選時(shí)，通過智能檢索就可以得到想要的信息，還能以圖表的形式直觀反映出所需數(shù)據(jù)，有利于上級(jí)管理部門對(duì)人員進(jìn)行考核以及對(duì)高校人才的任用。

3.2人事檔案信息化的實(shí)現(xiàn)路徑

只有建立完善的信息化檔案體系，才能使檔案的使用率得到大幅提高，更加有效地為檔案使用者提供服務(wù)。當(dāng)前我校借助檔案信息化平臺(tái)推進(jìn)的契機(jī)，采取了多種方法完善加強(qiáng)檔案的信息化進(jìn)程，人事檔案正在往信息化過渡，教職工的基本信息都已經(jīng)進(jìn)行信息化處理。首先，我校領(lǐng)導(dǎo)以及組織人事部門對(duì)檔案的信息化建設(shè)非常重視，為了保障動(dòng)態(tài)化管理的實(shí)施，校領(lǐng)導(dǎo)加大了人力物力以及財(cái)力的支持，使信息化建設(shè)得以順利進(jìn)行。首先，從思想深處對(duì)檔案信息化的建設(shè)給予高度重視，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，最大化地把檔案工作發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，只有這樣才能身體力行的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極參與到干部人事檔案信息化的建設(shè)中去，更好地利用檔案信息化管理，為各種高校工作提供切實(shí)有效的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作的最終目的。另一方面，進(jìn)行干部人事檔案信息化建設(shè)離不開經(jīng)濟(jì)投入，建成一整套檔案信息化系統(tǒng)需要資金和技術(shù)的投入。檔案信息的安全保障是一個(gè)核心問題，只有加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)才能更好地為檔案信息化工作提供保障。檔案管理部門不僅要配置電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備，還要配置相應(yīng)安防措施，嚴(yán)格甄選軟件，防止黑客漏洞入侵。為了更進(jìn)一步提高效率，參與檔案信息化管理的工作人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)水平，提高政治素質(zhì)，并且擁有過硬的計(jì)算機(jī)技能和網(wǎng)絡(luò)操作技能，這需要檔案管理者不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使自己成為一個(gè)復(fù)合型人才，更好地融入到檔案信息化的工作中去。檔案管理本身就是一個(gè)特殊的行業(yè)，在注重業(yè)務(wù)技能的同時(shí)還要加強(qiáng)思想道德教育，特別是干部人事檔案涉及到機(jī)密和個(gè)人隱私，每個(gè)檔案管理者務(wù)必嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得私自泄露或故意傳播干部私人信息，給個(gè)人和單位帶來不必要的損失。其次，向兄弟院校中信息化起步較早的人事部門吸取經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)他們成熟的操作技能和行之有效的檔案管理辦法，進(jìn)行卓有成效的交流，互通有無，結(jié)合本校人事檔案的實(shí)際情況，探索出一條符合自身工作需要的信息化數(shù)字通道。

4認(rèn)清干部人事檔案存在的意義

干部人事檔案是干部人事管理的重要工作，不僅僅是對(duì)人事檔案的收集整理，在組織人事等上級(jí)部門進(jìn)行干部培養(yǎng)和選拔上，干部人事檔案會(huì)作為一個(gè)重要的依據(jù)來參考。檔案記載中的個(gè)人求學(xué)及工作經(jīng)歷、政治面貌、思想鑒定、科研成就、工資待遇等等信息，都是使用者要審核的重要內(nèi)容，是干部選拔、人才任用的重要依據(jù)。我們從兩個(gè)方面解讀人事檔案重要意義：

4.1人事檔案與個(gè)人利益息息相關(guān)

人事檔案本身所具備的特點(diǎn)決定了人事檔案對(duì)個(gè)人有著舉足輕重的作用。一份詳實(shí)、完整、充實(shí)的干部人事檔案可以記錄個(gè)人成長(zhǎng)的經(jīng)歷和取得的各種成就。因此干部人事檔案管理水平的高低直接影響著人才的選拔和任用，更影響著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。所以人事檔案管理者肩負(fù)著重要的責(zé)任。一方面，單位在新人入職時(shí)就是首先通過人事檔案對(duì)其主要履歷、業(yè)務(wù)素質(zhì)水平、品德作風(fēng)、各種榮譽(yù)等等進(jìn)行大概了解的，這些信息也是決定一個(gè)人適應(yīng)什么崗位、擔(dān)任什么職務(wù)的重要依據(jù)。另一方面，人事檔案是記錄個(gè)人信息的備忘錄，也是組織上全面歷史的考察了解干部，公正選拔能人賢士的信息來源。干部的考核、監(jiān)督、培養(yǎng)、調(diào)用、任免等都需要參考人事檔案，它是干部選拔重用的基礎(chǔ)依據(jù)，所以保證干部人事檔案的完整性、客觀性、準(zhǔn)確性是干部人事檔案管理工作的重中之重。第三方面，人事檔案是和個(gè)人的社會(huì)生活緊密相連的，會(huì)牽扯到就業(yè)、戶口、養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休審批、相關(guān)的社會(huì)福利等等，因此做好人事檔案管理工作至關(guān)重要。

4.2人事檔案管理工作對(duì)社會(huì)的影響

在社會(huì)主義不斷開拓進(jìn)取，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，人才已經(jīng)是社會(huì)的重要資源。利用好檔案信息創(chuàng)造出更多的社會(huì)財(cái)富，這是檔案管理人員和人事部門需要做好的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是人事檔案管理工作者不可推卸的歷史責(zé)任。人事檔案管理工作的傳統(tǒng)思維方式必須轉(zhuǎn)變，辦公形式也要轉(zhuǎn)變，把過去那種手工式操作轉(zhuǎn)變到數(shù)字信息模式，使檔案的利用信息化，從而達(dá)到更加準(zhǔn)確和便捷的管理使用，減少人為失誤，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理質(zhì)的飛躍。

5結(jié)語

干部人事檔案管理工作不僅關(guān)乎個(gè)人的前程發(fā)展，還肩負(fù)著社會(huì)主義建設(shè)的大任。我們每一個(gè)人事檔案管理人員都要對(duì)自己的工作兢兢業(yè)業(yè)，一絲不茍，不斷提高自身的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能，在干部人事檔案管理這項(xiàng)重要的工作中實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭婭靜.信息時(shí)代高校人事檔案管理探析[J].工作探討，2015（06）.

[2]方德生.干部人事檔案工作理論與實(shí)踐[M].北京：光明日?qǐng)?bào)出版社，2015.

作者:徐曼 單位:山東藝術(shù)學(xué)院