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摘要:科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使得人類進(jìn)入到了信息化時(shí)代，極大的提升了工作的便捷性。事業(yè)單位的檔案管理本身就較為復(fù)雜，通過(guò)信息化技術(shù)的使用，采用數(shù)字化的檔案管理，提升了工作效率和檔案的利用率，使得整個(gè)管理過(guò)程進(jìn)一步的得到優(yōu)化，提升了工作效率。但是數(shù)字化檔案管理技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理實(shí)際使用中存在一些問(wèn)題，使用過(guò)程規(guī)范性不足，因此需要對(duì)數(shù)字化檔案管理推廣工作進(jìn)行普及。本文主要針對(duì)數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞:數(shù)字化;檔案管理;事業(yè)單位

事業(yè)單位檔案管理是進(jìn)行事業(yè)單位組織和發(fā)展的基礎(chǔ)，也是人員管理的重要手段，因此需要重視檔案信息管理工作，結(jié)合不同時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展情況，制定適宜的管理方法。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的事業(yè)單位開(kāi)始使用數(shù)字化的管理技術(shù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)將掃描的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)和音像得意保存，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理可以全面的提升存貯年限和管理質(zhì)量，具有紙質(zhì)檔案管理不具備的優(yōu)勢(shì)，因此在事業(yè)單位的檔案管理中需要對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，采用數(shù)字化的手段，保證檔案管理的科學(xué)性，提升檔案管理的質(zhì)量。

1事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的必要性

1．1促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)效益的提升

人類進(jìn)入信息時(shí)代一個(gè)重要的標(biāo)志就是信息的傳輸速度與準(zhǔn)確性提升，使得信息之間的交流更加的便捷，事業(yè)單位也不例外，人員在流動(dòng)的過(guò)程中產(chǎn)生了大量的信息，這些信息通過(guò)原本的紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行管理，難免出現(xiàn)問(wèn)題，因此需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備通過(guò)數(shù)字化的管理方式，提升人員的信息傳輸速度，通過(guò)計(jì)算機(jī)的普及對(duì)檔案信息管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。但是現(xiàn)階段事業(yè)單位如果在工作中仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，將造成事業(yè)單位人員工作量的增加，人員的浪費(fèi)，使得事業(yè)單位在檔案管理中耗費(fèi)了大量的人力物力，并且對(duì)于人員的信息認(rèn)識(shí)程度不足，造成人員使用和資金劃分方面存在問(wèn)題，導(dǎo)致整個(gè)事業(yè)單位的工作效率低下，而采用數(shù)字化的檔案管理方式，可以有效的對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行避免，使檔案管理的準(zhǔn)確度和質(zhì)量得到全面的提升，減少必要的工作時(shí)間，節(jié)約資源，將單位有用的資源支配到更加合理的項(xiàng)目上。

1．2促進(jìn)日常辦公效率的提升

傳統(tǒng)的檔案信息管理，涉及到的內(nèi)容包括紙質(zhì)信息管理、檔案調(diào)動(dòng)管理、檔案查閱管理，大量復(fù)雜的檔案在管理中耗費(fèi)了人員較多的時(shí)間，并且工作效率較低，進(jìn)行檔案收集的過(guò)程中也需要工作人員現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)收集，保證信息的準(zhǔn)確性，這個(gè)過(guò)程對(duì)于人員較多的事業(yè)單位本身就是復(fù)雜性較大的工作。而采用數(shù)字化的檔案管理方法，而檔案管理依賴現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)管理方法，將便捷性、高效性、環(huán)保性結(jié)合起來(lái)，提升工作效率，減少誤差，避免重復(fù)工作，全面的提升辦公效率，讓工作人員可以更加的投入到工作過(guò)程中，提升辦公效率。

1．3提升檔案利用效率

當(dāng)前人們對(duì)檔案信息的使用更加頻繁，事業(yè)單位的管理更加離不開(kāi)檔案，傳統(tǒng)的管理方法下調(diào)取檔案的過(guò)程中需要耗費(fèi)較多的時(shí)間，并且紙質(zhì)的檔案頻繁的翻閱對(duì)檔案的傷害較大，因此采用數(shù)字化的檔案管理，將用戶的信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，在檔案需要使用時(shí)只需要對(duì)信息在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行調(diào)取即可，過(guò)程非常方便。并且在信息調(diào)取過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)查找資料，更加快捷，使用數(shù)字化技術(shù)可以對(duì)檔案管理質(zhì)量進(jìn)行提升。

2事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題

2．1現(xiàn)代化辦公設(shè)備普及性不足

我國(guó)事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化管理過(guò)程中，對(duì)于設(shè)備的更新存在問(wèn)題，并沒(méi)有充分的考慮到技術(shù)的需要，造成設(shè)備的引進(jìn)和現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)不相符，造成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。同時(shí)對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的利用效率較差，有的事業(yè)單位雖然引進(jìn)了技術(shù)，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備軟件和硬件設(shè)備的更新不及時(shí)，造成系統(tǒng)無(wú)法支撐數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行。最后，事業(yè)單位雖然引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)，但是對(duì)于檔案資料的收集整理存在隨意性，嚴(yán)重的影響到信息的正常使用，造成數(shù)字化檔案管理的準(zhǔn)確性受到影響。

2．2資源共享能力不足

我國(guó)事業(yè)單位相互之間的信息聯(lián)系本身存在不足，系統(tǒng)之間聯(lián)系性不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)相互之間的資源共享，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)不能形成統(tǒng)一的體系，人員的信息是分離的，造成人員在信息檔案更新存在一定的滯后性，嚴(yán)重的影響到信息檔案管理的準(zhǔn)確性。同時(shí)各個(gè)事業(yè)單位采用系統(tǒng)不統(tǒng)一，造成事業(yè)單位檔案信息管理格式不統(tǒng)一，對(duì)于信息的保管存在不利影響，造成檔案在管理中因?yàn)楦袷皆蛟谠斐尚畔⑹褂檬艿接绊懀档土耸褂眯省Ｗ詈螅Y源共享平臺(tái)建立的滯后性，使得人員在遷移的過(guò)程中檔案可能出現(xiàn)缺失，對(duì)于檔案的完整性不利。

2．3工作人員個(gè)人能力不足

計(jì)算機(jī)的普及需要人們掌握必要的現(xiàn)代辦公技巧，但是事業(yè)單位中存在一些老員工，對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用存在問(wèn)題，對(duì)于現(xiàn)代化的辦公軟件應(yīng)用能力不強(qiáng)，學(xué)習(xí)接受能力也存在不足，造成數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的效果，影響檔案管理系統(tǒng)的正常使用。同時(shí)，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)需要配備專業(yè)化的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員，但是事業(yè)單位中對(duì)于崗位的把持較為死板，導(dǎo)致專業(yè)的維護(hù)人員無(wú)法進(jìn)入到事業(yè)單位內(nèi)部工作，造成設(shè)備的維護(hù)存在滯后性，欠缺專業(yè)知識(shí)和技術(shù)人員，使得檔案管理設(shè)備無(wú)法發(fā)揮效果，造成現(xiàn)代化資源的浪費(fèi)。

3事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化措施

3．1提升辦公設(shè)備質(zhì)量

事業(yè)單位需要引進(jìn)更加完善的設(shè)備，對(duì)單位內(nèi)的落后辦公設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，配合數(shù)字化檔案管理建設(shè)。同時(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的保養(yǎng)和維護(hù)，及時(shí)的更新系統(tǒng)，保證數(shù)字化設(shè)備的安全運(yùn)行。最后，政府可以出面對(duì)事業(yè)單位設(shè)備采購(gòu)進(jìn)行引導(dǎo)，盡量保證事業(yè)單位設(shè)備的統(tǒng)一性，這樣可以形成聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，低價(jià)采購(gòu)辦公設(shè)備的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，從而帶動(dòng)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，并且對(duì)于事業(yè)單位后期建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)提供基礎(chǔ)前提。

3．2推動(dòng)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)

事業(yè)單位在建立數(shù)字化檔案管理過(guò)程中需要考慮到與其他單位的聯(lián)系，重視進(jìn)行資源的共享，因此數(shù)字化檔案管理體系的過(guò)程中，各個(gè)事業(yè)單位的硬件采購(gòu)、軟件安裝等盡量保持一致性，積極和其他單位取得聯(lián)系，加強(qiáng)相互之間的溝通與聯(lián)系，一點(diǎn)到面的建立統(tǒng)一的平臺(tái)。同時(shí)，將自身的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行開(kāi)放，科學(xué)的設(shè)置權(quán)限和密碼，保證其他事業(yè)單位在合理的范圍內(nèi)可以調(diào)取需要的資料，提升檔案信息的開(kāi)放性，事業(yè)單位更好的了解員工信息，提升信息檔案管理效率，促金檔案管理的有效流通，使得事業(yè)單位在人員任命上更加高效。

3．3促進(jìn)人員素質(zhì)的提升

事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，首先需要將員工的計(jì)算機(jī)使用能力進(jìn)行提升，對(duì)辦公設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，積極開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)工作人員整體技術(shù)的提升。同時(shí)引進(jìn)專業(yè)的軟件維護(hù)人員，不斷的對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，提升數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定性。最后，最后，需要強(qiáng)化人員的服務(wù)意識(shí)，提高人員的服務(wù)水平，積極采取引進(jìn)和培養(yǎng)相結(jié)合的方式，充實(shí)專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，將服務(wù)意識(shí)落實(shí)的工作中，讓員工通過(guò)服務(wù)意識(shí)的推動(dòng)作用，不斷的學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理知識(shí)，掌握更加全面的操作方法，提升自身能力。

4結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化的信息技術(shù)是生活的重要部分，數(shù)字化的檔案信息管理技術(shù)也不例外，將數(shù)字化與檔案管理相結(jié)合，可以對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位較為混亂的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行改善，采用更加科學(xué)的管理方法，充分發(fā)掘檔案資源優(yōu)勢(shì)，合理的使用檔案，保證事業(yè)單位人員安排的合理性，同時(shí)采用數(shù)字化的檔案管方法，將事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行更加全面的推廣，這樣才能使單位得到長(zhǎng)足發(fā)展，成為合格的服務(wù)型單位。

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作者:許琳 單位:棗莊市旅游集散中心