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［摘要］
在企業(yè)管理過程中，檔案管理是必不可少的組成元素，關(guān)乎企業(yè)經(jīng)營者科學(xué)決策，合理制定發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化配置各項(xiàng)資源。而在時(shí)展浪潮中，企業(yè)檔案管理體制改革已成為一種必然趨勢，是企業(yè)得以生存發(fā)展的首要前提。為此，需要全方位分析主客觀影響因素，不斷規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作，加快企業(yè)檔案管理體制改革步伐，提高企業(yè)檔案信息資源利用率，充分展現(xiàn)自身價(jià)值，不斷增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，不斷發(fā)展壯大。
［關(guān)鍵詞］
企業(yè)；檔案管理；體制；改革；探討
隨著社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)數(shù)量、種類不斷增多，運(yùn)營規(guī)模不斷擴(kuò)大。隨之，在數(shù)量、種類方面，企業(yè)檔案已達(dá)到歷史新高。在信息化時(shí)代下，作為一種重要的資源，檔案信息在不同程度上影響著企業(yè)的生產(chǎn)、決策等活動(dòng)，在企業(yè)整個(gè)運(yùn)營過程中發(fā)揮著特殊作用。但新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作存在各種問題，急需要改革對應(yīng)的管理體制，使檔案信息資源更好地服務(wù)于企業(yè)，不斷增加企業(yè)的運(yùn)營效益。
1企業(yè)檔案管理體制現(xiàn)狀
在科技日益發(fā)展的浪潮中，社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)持續(xù)變化，不同行業(yè)、領(lǐng)域各類企業(yè)如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)，企業(yè)之間的競爭日漸激烈，面對著各方面挑戰(zhàn)。企業(yè)已有的檔案管理體制已經(jīng)無法滿足社會(huì)市場發(fā)展的客觀要求，各方面存在的問題不斷顯現(xiàn)。一是：企業(yè)檔案管理思想落后。在傳統(tǒng)思想的作用下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、企業(yè)職工都忽視了企業(yè)檔案管理的重要性，誤認(rèn)為檔案管理一項(xiàng)服務(wù)保障性工作，不會(huì)直接影響企業(yè)的運(yùn)營效益。在此情況下，企業(yè)經(jīng)營者沒有結(jié)合自身實(shí)際情況，制定科學(xué)的硬性考核指標(biāo)，調(diào)動(dòng)內(nèi)部員工工作的積極性、主動(dòng)性，企業(yè)檔案的整理、歸檔、利用等工作存在各種問題，檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確率低下，嚴(yán)重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。二是：企業(yè)檔案管理模式不規(guī)范化。當(dāng)下，企業(yè)檔案管理工作沒有健全而統(tǒng)一的檔案管理制度，不具有其規(guī)范性，導(dǎo)致相關(guān)工作無法順利開展。通常情況下，為了減少自身運(yùn)營成本，企業(yè)采用分散化檔案管理方法，減少內(nèi)部檔案管理人員數(shù)量，重要的應(yīng)用型檔案文件被分散到不同部門中，檔案信息得不到應(yīng)有的保護(hù)，丟失現(xiàn)象十分嚴(yán)重，檔案信息資源利用率低下。三是：檔案管理技術(shù)手段滯后。在新時(shí)代下，部分企業(yè)對各種新技術(shù)的應(yīng)用程度不高，檔案存檔等設(shè)備不夠健全，導(dǎo)致檔案管理工作的正常運(yùn)行，檔案管理的“現(xiàn)代化、科學(xué)化”進(jìn)程較慢，無法滿足社會(huì)市場的動(dòng)態(tài)變化。
2企業(yè)檔案管理體制改革策略
2．1加強(qiáng)檔案管理，做好依法治檔工作
在新時(shí)代下，政府檔案管理部門需要從不同角度不斷健全企業(yè)檔案管理體制。在此過程中，政府檔案管理部門要使執(zhí)法和指導(dǎo)關(guān)系明確化，實(shí)現(xiàn)法律、管理、服務(wù)三元素的有效統(tǒng)一，為企業(yè)檔案管理工作有序進(jìn)行提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。由于私營企業(yè)檔案管理工作存在鮮明的私有性，政府要充分發(fā)揮執(zhí)法管理、監(jiān)督的重要作用，使其不再處于無人管理的狀態(tài)，確保檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。
2．2實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理模式
在生存發(fā)展道路上，企業(yè)需要根據(jù)自身運(yùn)營情況，構(gòu)建科學(xué)化的信息管理體系，采用一體化的檔案信息管理模式，有效篩選、整合等企業(yè)內(nèi)部各方面有用的檔案信息資源，構(gòu)建一體化化的檔案信息中心，集中接收、應(yīng)用等檔案信息內(nèi)容，使企業(yè)檔案管理工作更具合理性、規(guī)范性。以此，優(yōu)化配置企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)資源，提高內(nèi)部“無形資產(chǎn)”利用率，不斷增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，提升企業(yè)整體形象，在行業(yè)中更具影響力，能夠更好地應(yīng)對社會(huì)市場中來自各方面的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)效益。
2．3優(yōu)化利用各種新技術(shù)
隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，企業(yè)也需要以社會(huì)市場為導(dǎo)向，遵循時(shí)展的客觀規(guī)律，緊跟時(shí)展的步伐，注重自身轉(zhuǎn)型，才能在激烈的市場競爭更好地生存發(fā)展。為此，在企業(yè)檔案管理體制改革道路上，需要優(yōu)化利用各種新技術(shù)，巧妙地引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、集成光盤技術(shù)，充分利用各方面優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息的一體化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息聯(lián)網(wǎng)，檔案信息資源共享，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策提供有利保障。同時(shí)，簡化檔案管理程序，減少檔案管理人員工作量，提高檔案信息整理、存檔等工作效率與質(zhì)量，也能在一定程度上提高企業(yè)內(nèi)部人力資源利用率，有效防止企業(yè)檔案信息丟失、不全等問題頻繁出現(xiàn)，避免大量無形資產(chǎn)流失，確保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，不斷促進(jìn)企業(yè)的飛速發(fā)展。
2．4注重企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用
從某種角度來說，在檔案管理過程中，企業(yè)需要做好檔案信息資源的收集、歸類工作，還需要綜合利用檔案數(shù)據(jù)信息，而開發(fā)檔案信息是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。具體來說，企業(yè)需要多角度分析當(dāng)下的運(yùn)營現(xiàn)狀，收集各種關(guān)乎自身運(yùn)營管理的檔案信息，確保內(nèi)部各項(xiàng)運(yùn)營活動(dòng)的順利開展。還要以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基點(diǎn)，構(gòu)建合理的電子檔案數(shù)據(jù)庫，為規(guī)定范圍內(nèi)用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，能夠不受時(shí)空限制，及時(shí)檢索到所需的檔案信息，提高檔案信息資源的利用價(jià)值。更為重要的是，在日常運(yùn)營過程中，企業(yè)可以隨時(shí)獲取同行業(yè)重要運(yùn)營信息資料，及時(shí)找到自身運(yùn)營發(fā)展各方面重要的信息資料，不斷優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)，順利開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。
3結(jié)語
總而言之，隨著社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，企業(yè)想要緊隨社會(huì)市場前行的步伐，必須走上深化改革的道路。由于檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分，在日常運(yùn)營過程中，企業(yè)必須意識(shí)到檔案管理體制改革的重要性，注重檔案管理的法制建設(shè)與信息一體化建設(shè)，通過不同途徑，巧妙地融入現(xiàn)代化技術(shù)元素，優(yōu)化利用企業(yè)檔案信息資源。以此，改變新時(shí)期企業(yè)運(yùn)營現(xiàn)狀，使企業(yè)檔案管理體制更加規(guī)范化、科學(xué)化，提高內(nèi)部檔案管理工作整體質(zhì)量，促進(jìn)我國新時(shí)期不同行業(yè)、領(lǐng)域各類企業(yè)走上長遠(yuǎn)發(fā)展道路。
作者：曾昌波 單位：深圳市深潤福檔案技術(shù)服務(wù)有限公司
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第二篇：企業(yè)圖紙檔案管理信息化建設(shè)思考
[摘要]
本文以中國汽車工業(yè)工程有限公司為例，從企業(yè)圖紙檔案管理方式的發(fā)展過程出發(fā)，對企業(yè)圖紙檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題及對策進(jìn)行了分析與思考。隨著信息技術(shù)的產(chǎn)生和不斷發(fā)展，其帶來的深刻變革影響到社會(huì)的方方面面。對于企業(yè)來說，信息技術(shù)決定一個(gè)企業(yè)的管理方式能否在科技發(fā)展的浪潮中處于領(lǐng)先地位，是關(guān)乎企業(yè)生存與發(fā)展的重要因素，而檔案管理工作作為企業(yè)管理信息化建設(shè)過程中的重要部分也在不斷進(jìn)步和發(fā)展。本文以中國汽車工業(yè)工程有限公司(以下簡稱中汽公司)近十年圖紙檔案工作發(fā)展為例，對圖紙檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了思考。
一、圖紙檔案信息化建設(shè)發(fā)展過程
中汽公司成立于2005年，是由原機(jī)械工業(yè)部第四、第五設(shè)計(jì)院兩家單位合并而成，現(xiàn)隸屬于中國機(jī)械工業(yè)集團(tuán)有限公司，是中國機(jī)械行業(yè)、中國建筑設(shè)計(jì)行業(yè)內(nèi)實(shí)力雄厚的大型國有設(shè)計(jì)企業(yè)。十年來，隨著公司的不斷發(fā)展壯大，檔案工作也經(jīng)歷了翻天覆地的變化，從傳統(tǒng)的單純依靠手工的檔案管理方式逐漸轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代的信息化、電子化的檔案管理方式。
1.初期階段
圖紙檔案管理對象為單純的紙質(zhì)載體的底圖和藍(lán)圖，圖紙?jiān)跉w檔、保管、提供利用等工作環(huán)節(jié)需要完全依靠手工來完成。具體來說，底圖歸檔時(shí)，檔案人員在對歸檔底圖核對無誤后將其整理、登記入賬及入庫。當(dāng)需要調(diào)曬底圖時(shí)，檔案人員在庫房中找出需要的底圖并送去調(diào)曬，調(diào)曬結(jié)束后再將圖紙整理后放回原處。這些工作看似簡單，但實(shí)際上卻費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因?yàn)椴粌H歸檔圖紙數(shù)量多，日常調(diào)曬圖紙較頻繁，而且檔案人員又大多數(shù)都是女同志，每天都要抱著很重的圖紙?jiān)趲旆坷镞M(jìn)進(jìn)出出、爬上爬下。當(dāng)時(shí)唯一能依靠計(jì)算機(jī)完成的工作只有錄入一個(gè)簡單的圖紙賬簿目錄，以便于完成一些基礎(chǔ)性的圖紙管理工作。
2.中期階段
隨著信息化建設(shè)在企業(yè)管理工作中的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)作為其中的重要部分也愈發(fā)重要。為此，公司信息技術(shù)部門建立了基于公司內(nèi)部存儲(chǔ)各類信息資源的網(wǎng)絡(luò)資源中心，利用信息技術(shù)將圖紙的電子信息錄入到資源中心，形成一個(gè)電子圖紙的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)中心，為圖紙檔案存儲(chǔ)提供了更多的途徑。相關(guān)人員可以在資源中心查詢、調(diào)取電子圖紙及其相關(guān)信息，有利于對圖紙進(jìn)行更加系統(tǒng)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)和管理。這個(gè)轉(zhuǎn)變使公司檔案管理工作邁上了一個(gè)新臺(tái)階，也為將來實(shí)現(xiàn)更高層次的圖檔信息化一體化管理打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3.后期階段
作為一個(gè)設(shè)計(jì)圖紙數(shù)量從之前的一年幾萬張?jiān)黾拥浆F(xiàn)在的一年十幾萬張的企業(yè)，隨著業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大與發(fā)展，中汽公司對于圖檔資源管理的要求也逐漸提高，采用更高效、更便捷的圖檔信息化管理方式迫在眉睫。為此，中汽公司繼續(xù)加大對檔案信息化建設(shè)的投入，檔案部門無論從硬件還是軟件都得到了進(jìn)一步的提升。公司信息技術(shù)部門對網(wǎng)絡(luò)資源中心、OA平臺(tái)這兩個(gè)重要的信息系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行了升級(jí)，將圖檔歸檔工作納入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中去，還對相關(guān)硬件設(shè)備進(jìn)行了更新，購買了數(shù)碼藍(lán)圖機(jī)，將圖紙材質(zhì)由以前的硫酸圖變?yōu)閿?shù)碼藍(lán)圖。最終實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、出圖，直到圖紙歸檔、調(diào)曬利用等環(huán)節(jié)的工作全部都可以在電腦上操作完成的圖檔信息一體化管理。這種變革徹底改變了檔案人員純手工的檔案管理方式，極大地節(jié)省了勞動(dòng)力，檔案人員不必再為圖紙調(diào)曬而反復(fù)搬運(yùn)底圖，同時(shí)也節(jié)省了存放圖紙檔案的庫房空間。更重要的是，通過優(yōu)化圖紙歸檔、調(diào)曬流程，極大地滿足了施工現(xiàn)場對發(fā)廠圖紙的時(shí)間要求，提高了檔案工作的質(zhì)量與效率，為公司生產(chǎn)和建設(shè)提供了更加有力的支持。
二、圖紙檔案信息化建設(shè)中產(chǎn)生的問題
1.技術(shù)上還存在缺陷
(1)系統(tǒng)平臺(tái)之間不兼容
目前中汽公司日常辦公相關(guān)的系統(tǒng)平臺(tái)有兩個(gè)，分別是網(wǎng)絡(luò)資源中心和OA平臺(tái)，這兩個(gè)平臺(tái)都與檔案工作密切相關(guān)，資源中心負(fù)責(zé)存儲(chǔ)電子檔案，OA平臺(tái)負(fù)責(zé)接收和處理與檔案有關(guān)的各種工作流程。在檔案實(shí)際工作中，會(huì)出現(xiàn)為了完成一個(gè)工作要經(jīng)常同時(shí)在兩個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)之間來回切換的情況，但是這兩個(gè)平臺(tái)是互相獨(dú)立、無法兼容的，因此很多信息可能無法實(shí)時(shí)共享和更新，給圖檔管理工作帶來了不便。
(2)信息安全問題
檔案信息化管理具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn)，特別是對于圖紙檔案來說，數(shù)量巨大且牽涉部門、人員眾多，檔案信息化能極大地提高工作效率和節(jié)約人力資源。但同時(shí)，如果出現(xiàn)信息安全問題，也將嚴(yán)重影響日常的生產(chǎn)工作。因此，信息安全問題不容忽視。首先是電子檔案長期保存中的信息安全問題。電子檔案的長期保存受多種條件制約，包括載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性。這些因素處置不當(dāng)，可能會(huì)造成檔案信息的損害和丟失。[1]其次是電子檔案的真實(shí)性、合法性問題。紙質(zhì)圖紙上的單位蓋章和設(shè)計(jì)人員簽字具有法律效力，其真實(shí)性、合法性比較容易鑒別，而電子圖紙由于其易于復(fù)制、修改的特點(diǎn)，其真實(shí)性、合法性的鑒別受一定條件的制約。
2.外部環(huán)境的阻礙
(1)企業(yè)內(nèi)部阻礙
對于一個(gè)設(shè)計(jì)企業(yè)來說，圖紙檔案信息化建設(shè)不僅僅與檔案部門有關(guān)，也與全公司的生產(chǎn)、運(yùn)行工作有著緊密的聯(lián)系。圖紙產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，上到設(shè)計(jì)人員歸檔圖紙，下到印刷部門打印、調(diào)曬圖紙，隨著檔案信息化建設(shè)的每一步發(fā)展，都會(huì)發(fā)生調(diào)整和變化，檔案信息化建設(shè)可以說是一個(gè)“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的關(guān)鍵選擇。基于此雖然檔案信息化建設(shè)從本質(zhì)和長遠(yuǎn)上來說是有利于工作發(fā)展的，但對于一些人來說，出于自身利益的考慮及惰性，會(huì)質(zhì)疑甚至排斥新技術(shù)，從而影響檔案信息化建設(shè)的推行。
(2)企業(yè)外部阻礙
檔案信息化帶來的新技術(shù)也會(huì)使檔案本身產(chǎn)生一些新變化。比如近兩年由噴墨繪圖儀和激光繪圖儀發(fā)展而來的激光數(shù)碼曬圖機(jī)，由于其數(shù)碼技術(shù)相比模擬曬圖機(jī)的獨(dú)特優(yōu)勢，正逐漸淘汰傳統(tǒng)曬圖方式。CAD或其他格式的電子文件，通過數(shù)碼曬圖機(jī)直接打印成藍(lán)圖，省略了傳統(tǒng)曬圖必須打印底圖的中間步驟，也省略了硫酸紙打印設(shè)備、曬圖設(shè)備和傳統(tǒng)曬圖所需的大量人工。這對于檔案工作可以說是一大進(jìn)步，但是由于這種設(shè)備和技術(shù)相對較新，企業(yè)外部的一些相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門對此還持謹(jǐn)慎態(tài)度，依舊只承認(rèn)底圖及其曬出來的藍(lán)圖，而不愿接受數(shù)碼藍(lán)圖。因此新技術(shù)在為檔案工作帶來便利的同時(shí)，也需要時(shí)間來檢驗(yàn)和證明其安全可靠性。
三、圖紙檔案信息化建設(shè)的思考與對策
1.建立并完善相關(guān)規(guī)章制度
檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)發(fā)展較快的工作，其相應(yīng)的制度建設(shè)也要緊緊跟上信息化發(fā)展的步伐。企業(yè)檔案部門應(yīng)積極組織貫徹落實(shí)國家檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,從為企業(yè)全局服務(wù)的角度出發(fā),結(jié)合企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，適時(shí)制定相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，[2]充分發(fā)揮制度的控制和指導(dǎo)作用。不能讓檔案信息化建設(shè)無章可依，或是由于制度更新的不及時(shí)，影響檔案信息化工作的順利開展。
2.確保檔案信息安全
信息安全是檔案信息化建設(shè)的第一要?jiǎng)?wù)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)充分考慮影響檔案信息安全的各種因素，制定和完善檔案信息安全防護(hù)措施，加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。構(gòu)建檔案信息安全保障體系應(yīng)從以下幾方面著手：第一，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)傳輸安全；第二，加強(qiáng)電子檔案的信息存儲(chǔ)安全；第三，加強(qiáng)操作系統(tǒng)的安全性；第四，建立安全檢測系統(tǒng)，包括安裝殺毒軟件、防火墻并適時(shí)升級(jí)；第五，加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)安全建設(shè)。[3]要防患于未然，把可能出現(xiàn)的安全問題控制在最小范圍，同時(shí)又不放松對紙質(zhì)載體檔案的管理。
3.提高認(rèn)識(shí)，更新觀念
檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的重視與支持。對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，從有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的全局觀出發(fā)，將檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃中去，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)管理信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合，并且從人員、資金、設(shè)備等方面給予保障。對于普通員工來說，要把檔案信息化建設(shè)帶來的改變看成是企業(yè)管理信息化建設(shè)中的必然過程，要放眼將來，不要局限在個(gè)人的短期利益得失之中。
4.增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，做好檔案服務(wù)工作
作為企業(yè)檔案工作人員，在新的發(fā)展形勢下，要解放思想，注重溝通，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)與新方法，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)參與檔案信息化建設(shè)，從單純被動(dòng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變到多元主動(dòng)的檔案管理方式。檔案人員還要對普通員工加強(qiáng)檔案宣傳，培養(yǎng)他們的檔案意識(shí)，讓更多人認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，使檔案信息化建設(shè)更加順利地進(jìn)行。
5.檔案部門與信息技術(shù)部門要注重協(xié)調(diào)合作
檔案信息化建設(shè)離不開信息技術(shù)部門的支持，檔案部門與信息技術(shù)部門要加強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)和配合。檔案部門不能僅是被動(dòng)地接受改變，要主動(dòng)提出新想法，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)與信息技術(shù)部門溝通，真正讓信息技術(shù)為檔案工作所用，而不只是把檔案信息化建設(shè)當(dāng)做“面子工程”；信息技術(shù)部門不能“閉門造車”，對檔案部門提出的要求和意見要給予充分重視及積極配合，共同努力為檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。
作者：吳瓊 單位：中國汽車工業(yè)工程有限公司
參考文獻(xiàn)：
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第三篇：企業(yè)信息化檔案管理發(fā)展
［摘要］
隨著經(jīng)濟(jì)全球化日益發(fā)展，提升核心競爭力已成為在新時(shí)期企業(yè)管理的重中之重。為了更好地滿足社會(huì)發(fā)展的客觀要求，作為經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的主體，企業(yè)必須把檔案管理信息化建設(shè)放在核心位置，不斷完善企業(yè)檔案管理模式，加快檔案信息共享和利用的步伐。以此，不斷提高企業(yè)運(yùn)行效率與質(zhì)量，使企業(yè)檔案館管理更好地走上信息化道路，更好地發(fā)揮自身的作用。
［關(guān)鍵詞］
企業(yè)；檔案管理；信息化；道路
在新時(shí)代下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)持續(xù)發(fā)展，被應(yīng)用到不同行業(yè)、領(lǐng)域中，滲透到企業(yè)發(fā)展的全過程。在企業(yè)日常管理過程中，檔案管理已成為不可或缺的重要組成元素，發(fā)揮著不可替代的作用。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作用下，信息化理念已被融入到檔案管理中，沖擊著傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理。在此過程中，要多角度、多層次分析各種主客觀因素，采取各種有效措施，促進(jìn)企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化建設(shè)。以此，確保相關(guān)工作的順利開展，促使企業(yè)走上健康持續(xù)發(fā)展的道路。
1企業(yè)檔案管理信息化的必要性
檔案屬于一種重要的信息資源，是企業(yè)、組織、機(jī)關(guān)在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的不同形式與載體的關(guān)鍵性歷史記錄，比如，音像、文字。在社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的浪潮中，社會(huì)信息化腳步日益加快，現(xiàn)代企業(yè)必須意識(shí)到開發(fā)、利用檔案信息資源的重要性，要以社會(huì)市場為導(dǎo)向，優(yōu)化利用各種先進(jìn)技術(shù)，注重檔案管理信息化建設(shè)，提升自身的核心競爭力。就企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)而言，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬軟件為基點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理模式，具有鮮明的“無紙化、規(guī)范化”特點(diǎn)。在企業(yè)日常工作中，檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的。第一、檔案管理信息化能夠提高日常工作效率。在實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，企業(yè)檔案信息不需要集中立卷，不用受到時(shí)空限制，隨時(shí)整理各類檔案文件，及時(shí)做好歸檔工作。在分散工作量的基礎(chǔ)上，能夠隨時(shí)更新、完善檔案信息，為檢索利用檔案信息資源提供便利。在微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理過程中，大大縮短了檔案文件插入時(shí)間，簡化了工作流程，減少了檔案管理人員的工作量，極大地提高了檔案信息的準(zhǔn)確率，還提高了檔案管理工作效率與質(zhì)量。第二、保持了企業(yè)檔案信息的原貌，實(shí)現(xiàn)了分級(jí)管理。在檔案管理過程中，各種先進(jìn)設(shè)備被應(yīng)用其中，比如，掃描儀，在原文掃描作用下，整個(gè)檔案文件瞬間變進(jìn)入到對應(yīng)的軟件系統(tǒng)中，成為一種電子格式文檔，能夠更加直觀地再現(xiàn)檔案原文。同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理之后，只需要結(jié)合實(shí)際情況，合理設(shè)置權(quán)限，明確使用者調(diào)閱檔案信息級(jí)別，便能有效保護(hù)檔案信息，具有其保密性。還能全面而真實(shí)地記錄下所有檔案調(diào)閱具體情況，為實(shí)現(xiàn)責(zé)任倒查在做好了鋪墊。
2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)措施
2．1制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
在企業(yè)檔案信息建設(shè)過程中，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度都是不可或缺的重要元素，是提升企業(yè)檔案信息資源價(jià)值的首要前提。在運(yùn)營過程中，企業(yè)需要結(jié)合自身實(shí)際情況，構(gòu)建完善的檔案信息化管理機(jī)構(gòu)，在強(qiáng)化檔案管理人員檔案信息化管理意識(shí)的同時(shí)，規(guī)范他們的日常操作，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。要不斷健全已有的檔案信息化管理制度，逐漸提高制度體系的執(zhí)行力，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理提供重要的法律保障，使檔案信息化管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。
2．2注重檔案管理信息化人才的培養(yǎng)
想要促使企業(yè)檔案管理更好地走上信息化發(fā)展道路，必須注重內(nèi)部人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案信息化管理方面的專業(yè)人才。在日常工作中，企業(yè)要以社會(huì)市場為導(dǎo)向，適當(dāng)提高企業(yè)檔案管理信息化人才招聘要求，進(jìn)行必要的崗前測試，合格者才能被錄用，優(yōu)化調(diào)整內(nèi)部檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)要定期對內(nèi)部檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)化地培訓(xùn)，對他們進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案信息化管理的必備知識(shí)以及相關(guān)學(xué)科知識(shí)，比如，法律、管理，不斷優(yōu)化他們已有的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，逐漸提高他們的檔案信息化管理綜合技能。此外，還要加大檔案管理信息化的宣傳力度，使檔案管理人員充分意識(shí)到其重要性，能夠與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化他們的檔案管理市場意識(shí)，不斷加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，更好地順應(yīng)時(shí)展的客觀規(guī)律。還要優(yōu)化各種先進(jìn)的技術(shù)，從不同角度入手做好檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)工作，不斷提升企業(yè)檔案信息資源的綜合價(jià)值，保證企業(yè)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。
2．3優(yōu)化檔案管理硬、軟件設(shè)施，做好檔案安全保護(hù)工作
在檔案管理信息化建設(shè)道路上，需要全面而客觀地分析各方面影響因素，優(yōu)化配置硬軟件實(shí)施。為此，企業(yè)需要綜合考慮自身實(shí)際情況，開發(fā)適合本行業(yè)、本部門的專門型檔案利用軟件，優(yōu)化相關(guān)的硬、軟件設(shè)施，比如，交換器、信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的有序進(jìn)行。此外，在信息化建設(shè)過程中，需要通過不同途徑，采用多樣化的方法，優(yōu)化利用各種先進(jìn)的技術(shù)，比如，數(shù)據(jù)加密技術(shù)、認(rèn)證訪問權(quán)限技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息的儲(chǔ)存安全，并借助防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，全面做好系統(tǒng)保護(hù)工作，使相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于安全、穩(wěn)定運(yùn)行中，有效防止外來因素破壞相關(guān)運(yùn)行系統(tǒng)，影響檔案信息資源的準(zhǔn)確，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
3結(jié)語
總而言之，在新時(shí)代下，企業(yè)必須把檔案管理信息化建設(shè)放在重要位置，充分發(fā)揮檔案信息的作用，不斷完善企業(yè)日常管理，提高管理效率與質(zhì)量，也能更好地順應(yīng)時(shí)展地客觀規(guī)律，促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。但企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，周期較長，難度較大，需要?jiǎng)討B(tài)化監(jiān)督社會(huì)市場動(dòng)態(tài)變化，不斷優(yōu)化檔案管理模式，優(yōu)化利用檔案信息資源。以此，在減少企業(yè)運(yùn)營成本的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)最大化的運(yùn)營效益，使企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中走上長遠(yuǎn)的發(fā)展道路，擁有更好的發(fā)展前景。
作者：韓春霞 單位：深圳市春暉信檔案技術(shù)服務(wù)有限公司
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第四篇：企業(yè)檔案管理與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)
[摘要]
知識(shí)產(chǎn)權(quán)在國際經(jīng)濟(jì)中的地位與作用與日俱增，伴隨著我國加入世貿(mào)組織，企業(yè)的科技創(chuàng)新能力和知識(shí)成果轉(zhuǎn)化能力成為企業(yè)參與國際國內(nèi)競爭的新要素，增強(qiáng)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)與利用成為企業(yè)發(fā)展新戰(zhàn)略，本文立足于此背景，探討企業(yè)檔案及檔案工作與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系，對知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略下的企業(yè)檔案工作提出幾點(diǎn)建議。
一、知識(shí)產(chǎn)權(quán)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)
知識(shí)產(chǎn)權(quán)的英文是IntellectualProperty，即智力成果權(quán)，是國家賦予公民對其智力成果在一定時(shí)期內(nèi)享有的專有權(quán)力。早在18世紀(jì)，智力成果權(quán)就與物權(quán)、債權(quán)并列于財(cái)產(chǎn)權(quán)之中。[1]尤其是進(jìn)入21世紀(jì)，國際競爭的激烈化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，促使知識(shí)成果的占有、傳播、轉(zhuǎn)化和應(yīng)用進(jìn)入白熱狀態(tài)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)成為國際經(jīng)濟(jì)秩序新的制高點(diǎn)。
二、企業(yè)檔案與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系
企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的對社會(huì)及企業(yè)有保存價(jià)值的信息集合，其必然包含了企業(yè)在研發(fā)中形成的智力成果以及智力成果的形成記錄，因此企業(yè)檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的存在形式，是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的內(nèi)容之一。涉及企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案包括科技檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、商業(yè)秘密檔案等。其中科技檔案的范疇較大，是技術(shù)研發(fā)過程中形成的具有保存價(jià)值的一切圖、文、聲、像記錄，如企業(yè)編制的手冊、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、通用圖，企業(yè)自主研發(fā)的軟件或程序，企業(yè)的工程圖紙、設(shè)備數(shù)據(jù)等；專利檔案是專利申請、受理、保護(hù)過程中形成的直接記錄，也是企業(yè)科技創(chuàng)新的核心智力資源；商標(biāo)檔案是企業(yè)商標(biāo)注冊及管理活動(dòng)中形成的文件材料，包括注冊名稱、域名、商標(biāo)、圖形標(biāo)識(shí)等；[2]商業(yè)秘密檔案是指能為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益且采取保護(hù)措施的技術(shù)信息、經(jīng)營信息等，如企業(yè)的產(chǎn)品配方、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、招投標(biāo)計(jì)劃等。廣義上說這四類檔案都屬于企業(yè)的科技檔案范疇，是企業(yè)的科技結(jié)晶，受知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，企業(yè)檔案是對企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對企業(yè)行為的真實(shí)反映。檔案的參考憑證價(jià)值和法律效力決定了企業(yè)檔案可以作為維護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力憑證，是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要手段，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)戰(zhàn)略的發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求。
三、知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略下企業(yè)檔案工作存在的問題
知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作在企業(yè)、行業(yè)間的發(fā)展存在巨大的差異性及不均衡性，知識(shí)密集型企業(yè)重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作，視知識(shí)產(chǎn)權(quán)為企業(yè)發(fā)展的生命力，但在大多數(shù)中小企業(yè)中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)及保護(hù)力度依然薄弱，甚至屢有侵權(quán)事故發(fā)生。[3]總體來看，知識(shí)產(chǎn)權(quán)在企業(yè)間的運(yùn)作水平仍然較低，體現(xiàn)在企業(yè)檔案管理工作中，就反映出諸多與知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略不相適應(yīng)的問題。
1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案范疇界定不清
知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案或重要的科技檔案較一般檔案而言，凝聚了更多的企業(yè)智力成果，其經(jīng)濟(jì)效用、科技效用乃至法律效用決定了知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的特殊性，一般涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案應(yīng)當(dāng)采取特別的保護(hù)策略。但是目前一些企業(yè)檔案工作者缺乏知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律知識(shí)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)淡薄，在歸檔過程中存在不能將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與其他類型檔案區(qū)分的情況，各類檔案無差別保管，給知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息的遺失、泄露或產(chǎn)權(quán)糾紛的發(fā)生帶來風(fēng)險(xiǎn)；[4]有些企業(yè)雖然將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案單獨(dú)設(shè)類保管，但由于對知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案范疇界定不清，會(huì)存在歸檔不全的情況，如只關(guān)注各類專利，而對于知識(shí)產(chǎn)權(quán)所包含的其他涉及到著作權(quán)、商標(biāo)權(quán)以及商業(yè)秘密的資料未能給予同等重視；另外，不同類型產(chǎn)權(quán)資料其保護(hù)期限、開放范圍以及權(quán)利歸屬的界定都存在差異，檔案工作者如果不具有充分的產(chǎn)權(quán)意識(shí)和產(chǎn)權(quán)知識(shí)，就難以區(qū)分各類技術(shù)成果對檔案管理的不同要求，對知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保密、降密及解密工作也就難以為繼。
2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案歸檔質(zhì)量不高
產(chǎn)權(quán)檔案的詳實(shí)完備是保證企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作有效開展的基礎(chǔ)，但是由于產(chǎn)權(quán)檔案的特殊性，在現(xiàn)實(shí)管理中，其歸檔質(zhì)量往往難以控制。首先產(chǎn)權(quán)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值致使一些技術(shù)人員在歸檔時(shí)不愿意將自己所掌握的全部資料提交檔案部門，少數(shù)技術(shù)人員拖延歸檔或?qū)⒑诵馁Y料占為己有，以大量的一般性材料或復(fù)印件應(yīng)付檔案部門，致使一些高價(jià)值的知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料隨著技術(shù)人員的流動(dòng)而遺失；其次產(chǎn)權(quán)檔案的科技價(jià)值致使一些部門只專注于科技成果獎(jiǎng)的申報(bào)或科技成果的推廣而忽視了對科技文件的專利申請以及對技術(shù)文件的保護(hù)，致使一些技術(shù)成果長期堆積在技術(shù)部門，或被其他企業(yè)搶先申請專利；[5]另外檔案人員由于專業(yè)受限或權(quán)利意識(shí)不足，對待知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的歸檔工作采取被動(dòng)的態(tài)度，不督促項(xiàng)目組及時(shí)提交材料，對提交后的材料不仔細(xì)檢查核對，發(fā)現(xiàn)遺漏或問題不及時(shí)處理，也會(huì)導(dǎo)致大量技術(shù)資料伴隨項(xiàng)目結(jié)束而難以收集。
3.科技檔案管理缺乏監(jiān)督機(jī)制
科技檔案的形成取決于技術(shù)資料的積累，技術(shù)資料的積累滲透于項(xiàng)目開發(fā)的各個(gè)環(huán)節(jié)，從項(xiàng)目的立項(xiàng)、研發(fā)，到小試、中試，再到申報(bào)、投產(chǎn)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)形成種類繁多的技術(shù)文件，技術(shù)人員由于工作接替或缺乏檔案意識(shí)，在日常的文件材料積累過程中可能會(huì)存在不規(guī)范、不重視或不全面的情況，這就需要檔案人員深入課題組，督促、指導(dǎo)技術(shù)人員做好技術(shù)文件材料的日常積累工作，定期監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件材料的移交和歸檔。但是許多企業(yè)的檔案管理部門并沒有建立健全的項(xiàng)目監(jiān)督機(jī)制和規(guī)范的科技檔案管理制度，檔案人員與科研項(xiàng)目相脫節(jié)，與項(xiàng)目管理人員缺乏溝通，對項(xiàng)目形成過程技術(shù)文件材料的積累不能形成有效的過程管理及前端控制，不但影響了科技檔案及產(chǎn)權(quán)檔案的完整性，也使企業(yè)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作受到掣肘。
4.科技檔案的利用與保密工作難以協(xié)調(diào)
企業(yè)開展知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作的目的是為了確保企業(yè)內(nèi)部智力成果為企業(yè)專享，并激勵(lì)企業(yè)智力成果的積累和增長。科技檔案作為企業(yè)智力成果的結(jié)晶，由于其價(jià)值性與機(jī)要性并存，在開發(fā)利用方面往往難以掌握好“度”，容易產(chǎn)生極端情況。一般情況下，檔案部門出于對安全性的考慮，對科技檔案以“守”為主，為了確保科技資料的不泄密、不遺失，通常將歸檔后的科技檔案束之高閣，不開發(fā)、不解密、不轉(zhuǎn)讓、不銷毀。[6]由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)受法律保護(hù)具有時(shí)效性，同時(shí)知識(shí)的更新周期日漸縮短，長期擱置的科技檔案其知識(shí)價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的推移而自然流失，因此科技檔案的被動(dòng)保管實(shí)際上帶來的是資源的流失，與企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略的初衷相違背。另一種情況是，企業(yè)對科技檔案的機(jī)要性沒有采取應(yīng)有的重視和特別加以保護(hù)，檔案部門對技術(shù)資料的借閱和利用不加以限制，致使技術(shù)部門或技術(shù)人員出于利益、職位或評(píng)獎(jiǎng)等考慮，而隨意復(fù)制、翻譯、傳播、轉(zhuǎn)讓技術(shù)成果及專利，同樣造成企業(yè)知識(shí)資源的損失。
四、知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略下如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作
完善的檔案工作是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的前提。當(dāng)前企業(yè)檔案工作中存在的諸多與知識(shí)經(jīng)濟(jì)要求、知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略不相匹配的問題，如何從法律、制度及技術(shù)層面加強(qiáng)檔案工作，尤其是科技檔案工作，使企業(yè)的科技檔案真正參與到企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略的規(guī)劃與應(yīng)用中是知識(shí)時(shí)代給檔案工作者提出的新的要求。
1.提高知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)，增強(qiáng)法律運(yùn)用能力
知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)淡薄是目前大多數(shù)企業(yè)管理人員存在的問題，也是產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作在企業(yè)間應(yīng)用不均衡，甚至難以為繼的思想根源。檔案工作者要做好科技檔案的管理與開發(fā)工作，首先應(yīng)該具備一定的產(chǎn)權(quán)意識(shí)和產(chǎn)權(quán)知識(shí)；其次，科技檔案的開發(fā)與保護(hù)離不開法律法規(guī)的支持，產(chǎn)權(quán)保護(hù)的有效性也是以法律保證為前提的，因此檔案工作者必須增強(qiáng)自己的法治素養(yǎng)和法律知識(shí)。
2.建立健全科技檔案管理制度
科技檔案是涉及企業(yè)技術(shù)核心的專有檔案類型，其專業(yè)性的特點(diǎn)及價(jià)值對于企業(yè)的知識(shí)積累及知識(shí)創(chuàng)新具有重要的意義，也是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作密切聯(lián)系的對象。為了保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，需要從制度層面上給予更嚴(yán)格的管理與控制。首先是歸檔制度，這里值得說明的是，檔案部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)科技成果的類型對企業(yè)科技檔案的歸檔范圍給予明確的界定和說明，以防止由于檔案人員的主觀認(rèn)識(shí)差異而帶來的差異化歸檔，歸檔制度還應(yīng)對歸檔時(shí)間、歸檔手續(xù)、歸檔內(nèi)容的連續(xù)性和完整性進(jìn)行嚴(yán)格的控制，以便將科技檔案歸檔工作落實(shí)到具體的階段、部門乃至人員，從而使歸檔工作有據(jù)可憑、有據(jù)可查。[7]其次是監(jiān)督制度，檔案工作者應(yīng)該在項(xiàng)目開展之初就對技術(shù)部門提出文件質(zhì)量控制要求，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中實(shí)時(shí)跟進(jìn)，定期監(jiān)督、檢查文件收集情況；在項(xiàng)目結(jié)束后清點(diǎn)全部文件，對遺漏的文件應(yīng)及時(shí)催補(bǔ)，并就項(xiàng)目的文控工作進(jìn)行總結(jié)報(bào)告。另外就是關(guān)于科技檔案的安全制度，如檔案的復(fù)制、借閱、利用的程序控制和手續(xù)控制，對涉密或涉及產(chǎn)權(quán)的文件材料的保密控制等，都應(yīng)納入到安全制度規(guī)范內(nèi)。
3.提高電子文件的技術(shù)保護(hù)手段
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展使電子辦公更加便捷，文件的形成、傳遞、加工都更加高效，電子文件與檔案之間的聯(lián)系也更加密切，但信息技術(shù)的發(fā)展也給電子文件的安全帶來了更大的風(fēng)險(xiǎn)，惡意篡改、刪除、盜取信息的情況屢見不鮮。因此對于企業(yè)科技檔案乃至產(chǎn)權(quán)檔案的保護(hù)，除了實(shí)體的安全控制外，更要注意信息在個(gè)人IP端和局域網(wǎng)系統(tǒng)中的保護(hù)。一般的技術(shù)保護(hù)分為宏觀保護(hù)和微觀保護(hù)，[8]宏觀保護(hù)即防止外來計(jì)算機(jī)對用戶計(jì)算機(jī)信息的獲取，主要通過加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息管理的“防火墻”系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，除此之外文件系統(tǒng)過濾驅(qū)動(dòng)技術(shù)也可以實(shí)現(xiàn)對文件的訪問控制、對重要文件的還原處理以及對機(jī)密文件的加密操作；另外加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測系統(tǒng)對于控制內(nèi)部人員的規(guī)范化操作，防止對機(jī)密信息的有意傳遞和泄露有監(jiān)督作用。[9]微觀保護(hù)即對電子文件本身的保護(hù)，在其被惡意訪問或竊取后仍能保持內(nèi)容的機(jī)密性，目前微觀保護(hù)的主要手段即數(shù)字加密技術(shù)。
二十一世紀(jì)是知識(shí)大爆炸的時(shí)代，知識(shí)產(chǎn)權(quán)對于企業(yè)的重要性不僅是保護(hù)自主技術(shù)的問題，也是企業(yè)創(chuàng)新能力和競爭力的一種體現(xiàn)。企業(yè)檔案是企業(yè)高價(jià)值信息的凝聚，其中技術(shù)檔案和產(chǎn)權(quán)檔案更與企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略息息相關(guān)，既是產(chǎn)權(quán)保護(hù)的對象，也是產(chǎn)權(quán)保護(hù)的依據(jù)，同時(shí)是產(chǎn)權(quán)開發(fā)利用的基礎(chǔ)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)從知識(shí)產(chǎn)權(quán)需求角度出發(fā)，思考如何通過完善檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)檔案在推動(dòng)企業(yè)科技進(jìn)步、技術(shù)創(chuàng)新方面發(fā)揮更大的價(jià)值。
作者：吳京 單位：航天檔案館
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