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【摘要】
隨著我國的社會主義市場經濟的迅速發展，事業單位為了維持自身的發展，改革檔案管理部門勢在必行。由于檔案管理在事業單位的整體部門管理中既關乎整個單位整體的管理秩序能否順利進行，又關乎著單位員工們個人信息的保存問題。因此十分必要對其進行改革。故本文將對事業單位當前的檔案管理現狀進行研究，并對其創新思路進行思考。
【關鍵詞】
管理檔案;現狀分析;創新思路
大家都知道，對于一個民族而言創新是其進步的靈魂，對于一個國家創新是其興旺和發達的動力，每個事物想要發展都需要創新，而失去了創新事物的發展就會成為無源之水、無本之木，事業單位的檔案管理也不例外，事業單位在日常運行的過程中，檔案管理對于事業單位的發展就顯得十分重要了。在此，本文從事業單位檔案管理的重要性、事業單位檔案管理中存在的問題以及創新事業單位檔案的管理途徑等幾個角度出發，對事業單位的檔案管理所遇到的各種問題加以討論，從而得出好的方法，并做以下簡要分析。
1對地位的分析
加強關注事業單位的檔案管理是解決存在于事業單位發展管理中的問題和強化單位的管理工作的必要方法。也就是說，對于事業單位要想提高工作效率和工作質量，確保單位真實性，其核心就是強化單位的檔案管理。事業單位的發展歷程在檔案管理中能夠清楚的記錄，它可成為員工今后查閱的首要資料，同時也可在選拔人才的時候提供資料，促進未來單位良好的發展。因此，事業單位想要跟上社會的步伐，推動自己的發展，對檔案管理進行創新是必不可少的。
2對現狀的分析
事業單位想要整體發展，很大程度上取決于事業單位的檔案管理。然而受多種不良因素的影響，在檔案的管理過程中，事業單位無法有效的管理工作人員的檔案，因此極大的影響了后續的工作。普遍的存在于各個事業單位檔案管理過程中的原因主要有三個。第一，事業單位中檔案收集時沒有完善的制度。由于沒有良好的檔案管理制度，所以在相應的工作人員收集檔案時，部分員工不交自己的檔案，由此造成了沒辦法將檔案全部收齊的事件的發生。第二，整理檔案的工作人員，由于他們在工作時的疏忽和整理檔案不夠規范，因而造成了一部分檔案出現了丟失的現象。第三，薄弱的力度，目前的事業單位中，大多數只有一個班或者一個小組的管理員去管理整個公司的檔案，這就造成了管理模式在行政上的不統一，又由于事業單位的領導掌握著整個檔案管理工作的生殺大權，而領導工作繁忙再加上對于檔案管理的工作不重視，對于檔案管理的回應不夠迅速，對綜合工作產生了直接影響，使得其出現間斷性和短暫性。目前大多數事業單位的負責人在管理其單位的檔案管理工作時，都以升級檔案管理為重點，卻很少過問在升級之后如何再進行工作的問題。這就直接的造成了工作人員的工作缺少了長期性與連續性。另外還存在著一些對檔案管理工作輕視的領導人，由于領導人對其輕視，這就造成了整個單位對檔案管理工作不夠重視，使檔案的管理計劃被打亂。再加上檔案管理的信息化程度低，在電子產品飛速發展的今天，事業單位檔案管理中仍然還是老舊的軟件，甚至有些單位仍然采用傳統的紙質管理方式。這使得上級部門無法及時的得到需要的信息，進而影響了公司整體的運行秩序。這種狀況出現有以下三個主要方面：1、單位不重視，由于單位不夠重視，對這方面的投資較少，使得檔案管理設備落后。2、人事檔案信息材料的收集不完善，檔案材料的真實性與準確性有待進一步的考證。3、檔案管理人員不夠專業，不會使用那些先進的專業管理設備，由此造成了設備的浪費和工作效率的降低。
3新方法的探索
事業單位只有對檔案管理的模式進行創新，效率進行提高，才能從根本上對管理體制進行完善。主要有以下幾種創新的方法和途徑：1、引進新的技術。隨著社會的不斷發展，計算機互聯網技術得到了普及和應用，事業單位只有引進先進的檔案管理技術，使檔案管理與時代接軌，才能提高檔案管理的效率。2、設法提高相關人員的綜合素質。有一些事業單位引進了先進的技術和管理設備，但是由于檔案管理人員不會使用，使得這些先進的設備成為了擺設，無法達到物盡其用，所以提高人員的素質十分重要。提高人員素質主要有兩個方面：一方面，對老員工實施專業的培訓，使其跟上時代的潮流，能夠使用先進的技術進行檔案管理。另一方面，及時的引進專業的檔案管理方面的人才，主要可以通過招聘的方式進行引進，通過這種方式幫助企業更好地運轉。3、領導加以重視。事業單位領導對檔案管理工作重視了，公司才會對檔案管理工作重視，才不會出現不交檔案或者出現虛假檔案的現象。因此各個事業單位可以通過定期組織學習，對檔案管理的重要性進行宣傳，來轉變原有的理念，進而提升檔案管理的重視度，以提高檔案管理的地位。4、積極建立起一個完整的檔案資源庫。事業單位負責檔案管理的工作人員應當在收集信息時嚴格核查相關的內容，杜絕蒙混過關的現象的出現。同時還要堅持采用普通收集與特殊收集相結合的方法。普通收集是指鑒定類、考核類、黨團類以及任免類材料的收集，例如干部職工的履歷表、年度考核表、調資晉級表等相關文件；特殊收集是指對工作的調配、干部的任免、職務職稱的評聘等生活工作中所反映出來的干部員工的個人的思想、政治、工作內容的檔案進行收集。通過以上的方法手段對檔案材料進行整理，才能夠確保檔案管理的工作得到高效的運行，使事業單位更好的發展。
4結語
由以上的文章不難看出，只有事業單位的負責人對所在單位的檔案管理工作加以足夠的重視，及時更新檔案管理的方式，引進新的模式，及時的對檔案管理的工作人員進行培訓，引進新的技術人才，積極的完善相應的制度，才能夠跟上現代社會飛速發展的步伐，才能夠真正的對檔案管理進行創新，才能夠讓自己的企業得到發展進步。
作者：吳麗麗 單位：白城市洮北區民政局
參考文獻：
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第二篇：事業單位檔案管理探究
【摘要】
檔案管理工作是一項基礎性的工作，切實做好當前事業單位人事檔案管理，促進事業單位人事檔案管理工作的科學化、規范化、制度化具有重要的現實意義。本文針對當前事業單位檔案管理工作中應該正確理清的幾大關系進行了簡要分析，以期對規范事業單位管理，提高工作效率具有一定的借鑒。
【關鍵詞】
事業單位；檔案管理；中心工作；電子檔案；管理制度；人員素質
隨著經濟社會的快速發展，我國事業單位檔案管理工作也正面臨著全新的挑戰，只有理清目前工作中面臨的各種關系，努力創建科學合理、規范高效的檔案工作新機制，才能更好地改進事業單位檔案管理工作，充分發揮其職能作用，更好地為干部人事工作和單位建設服務，使檔案管理工作邁上一個新臺階。
一、強化檔案意識，理清檔案管理工作與單位中心工作的關系
相對于事業單位中心工作而言，人事檔案工作屬于輔助性和服務性的工作，容易被領導忽視，認為只要不出現丟失、泄密等重大事故，能夠應付外調、查檔就行，沒有將檔案工作納入到日常工作議程。其實，檔案客觀真實的記錄著很多原始材料和信息資源，是事業單位各項管理工作的基礎和前提，在為中心工作服務方面發揮著巨大的作用：一是服務于單位的內部管理。檔案資料是單位信息最集中的記錄，完整地反映單位發展變化的過程，可以進一步加強各單位內部管理的主要依據；二是服務于各事業單位的科學發展。管理者可以通過檔案資料更好對過去的工作進行總結，為各事業單位發展生產、業務建設、計劃決策做出科學合理的分析，保證協調、有效、高效的運行。三是給國家機構和社會提供相關信息查詢，咨詢、借閱服務，切實為經濟和社會發展提供優質服務。因此，在具體工作中，單位領導以及其他部門要把檔案工作提到日常工作上來，加大檔案工作的經費支持和物質投入，重視檔案工作和中心工作同步發展，要建立健全相關工作機制，樹立檔案是信息資源的新觀念，堅持圍繞中心，服務大局的指導思想，努力為中心工作服務，進一步推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。
二、加強信息化建設，理清現代電子檔案與傳統紙質檔案的關系
當前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，給檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。檔案管理也正從單純的紙質檔案管理向電子檔案管理過渡。首先，電子檔案與紙質檔案有相同的本質。一是子檔案與紙質檔都是文件存儲的一種方式，是信息與載體的統一體，都具有物理實態的特征；二是電子檔案和紙質檔案都記錄著單位真實的活動，對于指導單位現實工作有參考利用價值，并且都需要存檔備查。其次，二者各有利弊。一方面，電子檔案具有信息存儲的高密度性、容量大，體積小的特點，節省了存儲空間；電子檔案可以通過相關的軟件程序便捷地處理信息資料，提高了速度；從服務質量上看，電子檔案的重復使用不會受到損壞和破壞，是紙質檔案不法比擬的。另一方面，從檔案載體的保存期限上看，電子檔案的壽命短于紙質檔案，而且在一定的時間內要經過計算機磁盤的相互轉換，才能確保其內容的存在；從檔案憑證的價值上看，紙質檔案保存了檔案信息的原始性，它的憑證價值和參考價值不容置疑。而電子檔案具有可變和虛擬性等特點，為歸檔材料的真實性，完整性和可靠性帶來了一定的挑戰。因此，在今后相當長一段時間內，傳統檔案在社會上仍保持著重要地位，盡管電子檔案在服務手段，服務質量等方面比傳統檔案有巨大優勢，但是還不能完全代替傳統檔案，管理人員要隨著科學技術的發展，全力發揮二者的優勢，真正做到既重視電子檔案，又能正確地對待紙質檔案，使二者有機地結合起來，為各項事業的發展提供全方位、多層次、高水平的服務。
三、創新工作思路，理清管理方式穩定性與適應時展變化的關系
隨著經濟的發展和社會的進步，檔案管理工作的改革和創新成為必然的趨勢，只有改進檔案管理，實現創新，才能夠提升事業單位的運行效率。那么推進檔案管理工作創新，必須要實現規范性和靈活性的有機結合。一方面，需要保持檔案管理制度的穩定性，要嚴格遵照國家標準，建立健全檔案管理制度，在各個事業單位里長期穩定地執行起來，有效地督促檔案管理工作的深入開展。另一方面，各項制度也要隨著時代的發展應該適時而變，不斷采用創新式的管理方法，以滿足當下的工作需要。四、發揮人才優勢，理清檔案工作標準的提升同工作人員業務素質的關系隨著科學技術的飛速發展，信息技術在檔案管理中已得到普遍應用，檔案管理工作標準也呈現出新變化，即逐步向數字化、信息化、網絡化的發展方向，這不僅給檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰，同時也給廣大檔案工作者提出了更高和更全面的要求。不僅要求單位檔案工作者熟悉傳統的檔案管理技術，還必須熟練掌握電子檔案管理、調用的操作規程和技能。首先，要加大對現有人員的培訓力度，可采取定期開展集中業務學習、外出參加業務培訓等多種方式，不斷提高自身的專業修養和技能；其次，要注意人才的引進，吸引高水平，專業化的檔案工作人員，愿意長期從事檔案管理工作的專業人才，建設穩定的檔案專業管理干部隊伍；再次，檔案人員應加強業務自學能力，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。
四、總結
總之，事業單位的檔案管理是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各級管理部門要充分認識到檔案管理工作的重要性，加強檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，以保證事業單位的檔案管理工作充分發揮其基本職能。
作者：劉躍杰 單位：吉林省白城市洮北區園林管理處
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第三篇：事業單位文書檔案管理工作分析
摘要：
隨著經濟社會的不斷發展和進步，事業單位文書檔案管理工作是否能夠順利進行逐漸成為有關部門以及社會民眾普遍關注的問題，做好文書檔案管理工作不僅能夠為事業單位實現順利發展、制定相應的發展政策有著積極作用，還能夠保證財政管理、財政監督工作的順利進行。本文主要對事業單位文書檔案管理工作的意義、現狀以及改進措施進行分析和探討，從而保證事業單位財務管理以及相關工作能夠取得更加顯著的成效。
關鍵詞：
事業單位 文書檔案 管理
所謂的文書檔案表示社會團體、政府機關、企事業單位或者其他組織在行政管理活動中形成的、具有一定保存價值的文件。文書檔案作為事業單位檔案管理工作的構成要素，也是一項服務性、政治性以及技術性較為顯著的工作，其管理水平作為衡量事業單位檔案管理總體水平的主要指標，管理工作是否能夠順利進行將會對檔案資料質量產生顯著的影響。所以，事業單位檔案管理工作人員要能夠選擇相應的管理指方法、管理指導理念、科學有效的管理措施來促進文書檔案管理工作的順利進行。
一、財政檔案管理的重要性分析
1.規范財務部門日常財務行為。
財務部門日常財務行為的規范主要體現在財政檔案工作的記錄層面，包括對各種不同的財政文件進行收集、整理以及記錄。要想保證相關工作的順利進行，檔案工作人員要能夠嚴格遵守相關規章制度，保證財政信息能夠達到有效真實的要求，通過記錄財政檔案來對不同財政資金的來源、用途進行監督。工作人員還要能夠歸納、總結和整理財政檔案上報、鑒定等資料，從而更好地發揮監督功能。因此，財政檔案管理工作有著較為顯著的監督性質，能夠保證財政部門資金收支工作順利進行，并對其日常財務行為進行監督。
2.為領導做出正確決策提供依據。
檔案管理工作人員在對相關財務信息進行整理、收集之后得出的相關財務信息具有較為顯著的功效。財政部門管理和領導階層能夠利用這些整理得來的財政信息能夠更好地反應區域經濟狀況，從而為促進地方經濟發展制定出有效的財政政策，做好財政檔案管理工作，能夠為領導制定科學有效的財政發展措施提供更多的信息指導，從而促進經濟健康和諧發展。
二、新形勢下事業單位文書檔案管理工作存在的問題分析
1.管理制度存在缺陷。
我國現階段事業文書檔案管理制度還需要進一步完善和創新，尤其是部分國有企業、事業單位在經營管理方面投入了較大的創新力度，但是，沒有意識到文書檔案管理工作的重要性，其管理方法依然較為陳舊、管理制度有待完善，存在較為顯著的機關檔案管理特征。這種沿用傳統的管理方法、管理制度的行為將會對檔案管理的制度化、科學化以及規范化產生直接的影響。
2.文書檔案管理工作人員綜合素質有待提升。
我國現階段事業單位雖然也設置了工作較為穩定的檔案管理工作人員群體，但是，其檔案管理專業素質、文化程度依然無法滿足新時期環境下的工作要求。尤其是當今社會更是缺乏熟悉檔案管理工作流程、能夠對文書檔案進行深層次開發和研究的專業性人才。
3.檔案管理綜合水平有待提升。
受到計算機信息技術的不斷發展，事業單位檔案計算機管理軟件系統缺乏相對統一科學的標準，在具體管理過程中難以達到通用性的要求，檔案管理工作的規范化、標準化水平有待提升。例如個別檔案管理軟件僅僅局限于管理專業流程研究，這就讓檔案和文件之間的銜接沒有得到重視，尤其是進行辦公自動化之后，檔案管理軟件難以和OA系統進行無縫銜接，從而讓很多電子文件難以準確、及時地實現歸檔。
4.檔案資源開發力度有待提升。
檔案管理工作人員在日常工作中缺乏工作積極性，其工作職責僅僅集中在收集以及保管檔案之上，這種被動、傳統的服務方式缺乏檔案資源主動開發的熱情和意識，從而導致事業單位文書檔案的深層次開發和利用受到影響，文書檔案綜合價值相對較低。
三、提升事業單位文書檔案管理工作水平相關措施
1.強化財政檔案管理力度。
首先，要能夠和在財政檔案管理過程中強化對各種先進科技設備的利用力度，在實際管理過程中要能夠把重要的財政檔案資料輸入到計算機信息系統內部，通過各種軟件來對資料進行整理。利用高科技產品或者技術來得到更多有效、真實的數據，還能夠從根本上降低檔案管理工作人員所需要承受的工作壓力；還要不斷提升財政檔案管理工作的規范性，除了做好基礎的收集、整理、上報等工作，還要對一些保密的財政數據信息進行保管，保證所有的檔案管理工作都滿足法律法規的要求，保證財政檔案管理工作能夠實現制度化、規范化發展。
2.提升文書檔案管理工作人員綜合素質。
在進行事業單位文書檔案管理工作時，要能夠從根本上把控好人才選擇，企事業單位需要結合檔案管理實際工作需求引入和聘用具有較高綜合素質、文化水平、較強業務能力的檔案管理工作人員。首先引導他們樹立健康正確的檔案管理工作理念，掌握并學習現代化管理技術，通過計算機等其他工具來提升文書檔案管理的科學性、有效性；其次，事業單位管理和領導階層要能夠通過多渠道、多層次、多手段、多形式地對檔案管理工作人員進行教育，提升他們的綜合素質，并結合檔案管理崗位工作現狀、財政工作要求引導他們邊學習、邊操作，不斷對文書檔案管理業務知識進行更新，從傳統手工管理轉變為現代化計算機信息管理；最后，還要定期組織檔案管理工作人員進行相關學習活動、業務交流，通過實施崗位輪換制度來提升文書檔案管理工作人員的綜合素質。
3.通過現代化管理方法來提升檔案管理和開發水平。
在計算機信息技術不斷發展和進步的影響下，辦公自動化系統的使用和推廣讓發文、收文工作都利用OA流轉得以完成，這就要求檔案管理工作人員要能夠從根本上改變傳統單一的文書管理工作方法，選擇滿足財政事業單位管理工作需求的軟件，通過計算機來對檔案進行立卷、整理、編號、檢索、查閱以及儲存，做好關于OA系統軟件、檔案管理軟件的有關接口工作，從而保證OA辦公系統能夠和檔案系統實現無縫連接，從而讓所有的電子文件數據能夠直接規劃為檔案系統，保證電子文件和紙質文件能夠實現對應管理，保持所有文件信息能夠實現一致。
4.建立并完善監管體系。
要想保證財政檔案管理工作的順利進行，就要能夠監督工作體系加以完善，也就是針對財政檔案管理工作中可能出現的漏洞、疏忽選擇相應的監督措施。首先，要能夠建立財政檔案監督管理部門，保證相關管理工作能夠實現有效監督；其次，要能夠對不同的財政數據來源所具有的真實性進行有效全面地監督，避免無效數據給管理和領導階層做出的相關決策造成誤導，降低對經濟發展造成的負面影響；最后，要能夠做好檔案管理工作人員監督工作，通過制度、措施、政策等各種手段來提升財政檔案管理工作的有效性、真實性、全面性，從而發揮出財政監督、財政管理的功能。
四、結語
新時期環境下事業單位文書檔案管理工作從根本上體現了單位內部管理工作水平，文書檔案管理作為事業單位朝著規范化、制度化、科學化方向發展的主要標志，單位管理和領導階層要能夠從財政事業財政政策制定、稅收、會計、資金管理等一系列工作現狀出發，選擇相應的文書檔案管理方法、管理工具，才能夠在保證檔案管理信息化的基礎之上，提升檔案管理的工作效率、質量，保證財政事業單位能夠創造出更多的經濟和社會效益，實現穩定發展。
作者：周麗麗 單位：富蘊縣投資評審中心
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第四篇：事業單位人事檔案管理新思路
摘要：
探尋事業單位人事檔案管理中普遍存在的問題，在解決問題的基礎上，不斷開拓事業單位人事檔案管理的新思路。
關鍵詞：
人事檔案；管理；新思路
事業單位人事檔案反映事業單位的人才信息，是人力資源部門對人員的重要評價和人事任用的重要參考。對其的管理需要與時俱進，才能發揮重要的作用，而在管理的過程中，事業單位人事檔案管理普遍存在的一些老生常談的問題，該如何針對這些問題轉變思路，發揮人事檔案應有的作用，本文做一探討。
一、事業單位人事檔案普遍存在的問題
（一）檔案陳舊，不能反映個人的最新發展動態。
多年以來，事業單位人事檔案的管理一直處于被動狀態，除了一些職稱評審、年度考核表、考察表和干部任免審批表等單位知道的材料會主動放在個人檔案中，其他的，例如學歷、培訓、獎勵等材料，只有其本人主動送來，檔案人員才會根據檔案歸檔制度，視其是否需要存檔。這種長期被動模式下的人事檔案管理，使得現有的人事檔案陳舊，不能反映個人的最新發展動態，人事檔案便不能起到記載人生軌跡的重要依據。
（二）存檔材料不規范，檔案基礎工作不扎實。
事業單位人事檔案工作大多數存在存檔材料未經過仔細斟別，材料繁雜，或材料缺失等不規范現象，這種檔案基礎工作不扎實的情況直接影響到檔案的整理、保管等后期工作，引起這種現象的主要原因有：一是人事檔案的管理人員大多數不是專門學習檔案專業的人員，盡管通過較強的責任心、細致的工作和努力的學習能基本掌握檔案的收集、整理和保管工作，但因為很多單位的人事檔案都是由人事部門的其他工作人員兼職管理，沒有配備專門的檔案管理人員，這樣一來，就會造成兼職的檔案人員沒有很多的精力放在檔案管理工作上，檔案的收集、整理和保管工作只能做到被動接受，并且對接受的材料很難做到仔細甄別和仔細歸檔，歸檔材料繁雜，或材料缺失等不規范現象時有發生。二是人事部門不夠重視檔案的基礎工作，認為歸檔材料越多越就越能反映人員的發展情況，也很少為檔案人員提供學習培訓的機會，因此檔案的歸檔工作很難跟上時代的發展。
（三）忽略了人事檔案中的文書檔案作用。
很多檔案管理人員認為只要做好人事檔案中十大類的收集、整理和保管工作，人事檔案管理工作就算做好了，并且人事檔案需要反映一個人的發展動態，而文書檔案反映的是事件發生的歷史過程，兩者的反映效果并不相干，便忽略了文書檔案在人事檔案中所起的作用。其實，盡管文書檔案中很多反映人員的材料，因以免造成人事檔案材料的臃雜，根據人事檔案歸檔制度，未歸到人事檔案中，但這些文書檔案是需要作為人事檔案的佐證材料的，如果此時不建立相應的文書檔案，當需要調閱、利用人員的人事檔案時，單憑結果看，很難充分反映一件事的來龍去脈，或一個人的全面發展動態。
二、事業單位人事檔案管理的新思路
就以上這些問題，事業單位的人事檔案管理工作應該破除舊思想，探尋新思路：
（一）對人事檔案進行動態管理。
人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著員工人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案管理人員必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，對人事檔案做到動態管理。
（二）經常學習歸檔的先進理念，對多余檔案進行輔材料歸類。
事業單位要解決人事檔案基礎工作不扎實的局面，首先，需要提高人事部門對人事檔案管理的重視。一是提升檔案人員的素質。檔案管理人員的素質決定了人事檔案工作管理的好壞，對其素質的提升是做好人事檔案工作的保障。可通過與其他同類單位交流和進行培訓的方式，學習人事檔案管理的先進理念；二是配備專門的檔案管理人員。人事檔案管理工作需要大量的時間，才能對人事檔案做到仔細甄別和歸檔。其次，對多余檔案進行輔助材料歸類。人事檔案歸檔并不需要人員發展的所有信息，如果把人員發展的所有信息歸檔勢必會造成歸檔材料繁雜，不規范。但這些人員發展信息對了解人員又能起到一定的作用，此時，應該把這些不需要歸檔的信息建立一份員工輔助材料檔案作為備用。
（三)發揮文書檔案的輔助功能。
大量事實證明，僅憑存入人事檔案的十大類材料并不能充分反映一個人的全面發展動態。在人事檔案不能充分說明問題時，文書檔案可以作為佐證起到輔助的作用。例如有些人員的調動文件或任職文件雖和人事檔案中的考察材料、職稱評審材料和干部任免審批表相輔相成，但又不能歸入人事檔案中，這些材料在證明單位人員職稱、職務等信息時都要作為輔助材料一并準備齊全，這時就需要專門建立相應的文書檔案對其人事檔案工作起到輔助的功能。這些文書檔案是為了便利于人事檔案部門的工作而建立，所以根據人事檔案工作的需要，以方便工作為目的，可按照年限進行歸檔整理。
三、結語
事業單位人事檔案管理需要經常進行一些思考和學習，才能達到人事檔案動態管理，并且管理規范、隨時調檔充分利用的目的。
作者：胡海鶯 單位：新疆社會科學院組織人事處
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第五篇：事業單位檔案管理創新措施分析
［摘要］
事業單位在中國經濟發展中不可或缺，在其運營中有著相當復雜的檔案，這些檔案包含的信息量極其龐大，范圍也十分廣泛。筆者結合自身經驗，就當下事業單位檔案管理存在的問題及原因進行論述，并給出事業單位檔案管理的相關創新思路，旨在加強檔案管理工作的數字化建設，提高事業單位檔案管理的科學性。
［關鍵詞］
事業單位；檔案管理；創新；數字化建設
21世紀的今天，社會主義市場經濟得到了突飛猛進的發展，這使得我國事業單位在很多方面進行了改革。要想更好地促進經濟發展、社會進步，事業單位必須采取可行的措施，不斷尋找并創新事業單位檔案管理的思路以及方法。就事業單位而言，做好相應的檔案管理工作，不僅有利于事業單位人才的提升和選拔，還有利于提高事業單位的工作效率，更好更快地實現單位的發展。近年來，人們更多地關注網絡技術以及信息技術的使用，這在一定程度上方便了檔案管理人員的操作，讓工作人員能夠更好地認識到傳統檔案管理中存在的不足，進而提出創新檔案管理的相關措施。可見，做好事業單位檔案管理工作是實現事業單位發展的重中之重。
1事業單位檔案管理現狀
1.1對檔案管理工作重視不足
事業單位中，很多職工甚至是單位領導都不太重視檔案管理工作。某些單位領導只重視能給單位帶來直接經濟效益的東西，而檔案管理這種不能為單位產生直接經濟效益的工作，有時不會納入年度或者是任期的考核中，導致檔案管理工作缺乏強有力的支持，久而久之，只會阻礙單位的發展。此外，事業單位檔案管理工作人員自身沒有認識到檔案管理的重要性，在管理過程中，一直認為只要不丟失、不泄露檔案就算是完成了工作，沒有盡心盡力去收集、整理檔案，導致年終審查時檔案不齊全、不規范。
1.2檔案管理人員素質較低
檔案管理是一項繁瑣的工作，它要求高素質、系統化以及專業化的人才去展開工作，但目前我國事業單位檔案管理存在的問題卻很多，如工作人員身兼數職、待遇不高等，這就常常出現人員不足的狀況。在日常工作中，有些單位為了應付上級的監督管理，會聘用一些沒有經過檔案管理專業培訓的人員，這些人只能自己在日常工作中不斷摸索，使得檔案管理工作更加繁瑣、冗余。
1.3缺乏科學有效的管理方式
計算機技術的普遍應用，給人們的生產生活帶來了諸多便利。事業單位當下要做的就是積極進行管理方面的改革，以期更好地利用計算機管理。在我國很多事業單位，已經引進了有效的計算機管理系統，但引進系統不代表有效完成了檔案管理工作，它還需要擁有計算機技術的專業檔案管理人員。由于專業工作人員缺乏，使得單位不能有效利用計算機技術，具體工作中仍沿用傳統的人工管理方式，顯然，這并不符合當代計算機技術的發展需要。
2事業單位檔案管理的創新措施
2.1注重檔案管理部門的硬件完善
當下，事業單位存在設備老化及工作效率低下的問題，在創新事業檔案管理中，采取完善檔案管理部門硬件設施的方法，希望能夠提升檔案管理部門的效率。在企業實際生產以及經營中，硬件設施占有十分重要的地位，重視完善相關硬件設施，不僅可以為企業贏得更大的市場，還能讓企業在競爭日益激烈的現代企業中脫穎而出。事業單位首先要做的就是積極完善硬件設施，讓檔案管理部門可以更好地發揮自身作用。為此，單位可以引進一些高技術的管理設備，并聘用專業化的檔案管理人員，使檔案管理工作更多地呈現優質化、便捷化的特點，力爭在減少相關成本的同時，提高工作的準確性以及科學性，這是新形勢下保障事業單位檔案管理工作有效展開的前提。
2.2加強檔案管理人力資源建設
人力資源是企業發展的基礎，事業單位檔案管理部門要實現人力資源的高效運用，應采取如下措施。首先，聘用專業化的管理人員。社會中有很多綜合能力強、素質高的人才，人力資源管理部門要做的就是及時發掘這些人才，并盡力將其引入到單位中，這些人才在工作中會呈現出較強的工作能力，能更好地促進事業單位檔案管理工作的發展及創新；其次，對檔案管理工作人員進行培訓，單位應制訂一套可行的培訓方案，各單位由于經營范圍、企業文化以及條例規章等的不同，使檔案管理工作也不一樣，為此，在工作之初，就要對相關工作人員進行培訓，讓檔案管理人員最大限度地熟悉企業，在信息錄入以及信息調取中優化操作，最終實現企業的可持續發展。
2.3加大對檔案管理部門的經費扶持
我國大多事業單位檔案管理條件之所以落后，是因為事業單位規模小或者是經濟條件差，在這樣的條件下，事業單位若想在短期內通過自身力量進行檔案管理工作，顯然是異想天開。針對這一問題，事業單位應積極、主動地向當地政府申請資金扶持，當地政府不僅可以協助事業單位逐漸改善工作條件，還能進一步幫助事業單位更新檔案管理設備，從而保障事業單位檔案管理工作快速、健康地展開。在實際工作中，也存在一些有一定規模且資金寬裕的單位，這些單位并不需要政府的大力扶持，而需要單位領導轉變自身觀念，重視檔案管理部門的地位及作用，主動將一些資金集中到檔案管理部門，主要用于升級檔案管理設備。值得重視的是，增加檔案管理部門經費的途徑有很多，領導者需重視的是投入的資金使用是否科學、合理。
2.4建立健全檔案工作規章制度
在事業單位檔案管理工作中，最重要的就是健全的檔案工作規章制度，這是規范檔案工作行為的基礎。在建立健全有關規章制度的同時，要注意以下幾點：第一，各項規章、制度要具有可行性以及科學性，要從單位具體發展情況及實際需要出發，否則，制定的規章制度只能流于形式；第二，確保規章制度簡明、實用、合理，一些事業單位的規章制度顯得繁瑣、冗余，理解起來相對困難，這在很大程度上加大了執行難度；第三，確保制度約束的地位平等。單位之所以制定制度，是想通過制度提高員工工作的積極性以及主動性，這就要求制度不僅要約束職工也要約束領導，只有實現員工和領導之間地位的平等，才能順利執行制度；第四，獎懲分明，針對那些表現優異的人員，要給予精神上甚至是物質上的獎勵，而那些給單位帶來損失的人員，也要嚴懲不貸，真正意義上地做到有功必獎、有過必罰。
3結語
2014年2月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見的通知》（中辦發［2014］15號），體現了黨中央、國務院對檔案工作的高度重視和大力支持。2015年，國家檔案局下發《國家檔案局關于開展數字檔案室建設試點的通知》（檔函［2015］114號），要求以《數字檔案室建設指南》為依據，用1～2年時間在全國建設一批機關（含團體、事業單位）數字檔案室建設示范單位，為“十三五”期間全面推進數字檔案室建設建立基礎。各事業單位應按照國家檔案局要求的工作步驟、時間進度、工作內容開展工作，制定、完善實施方案，保質保量實現預期目標，進一步加強檔案數字化建設工作。本文提出了一系列創新事業單位檔案管理工作的措施，著重指出要注重檔案管理部門硬件的完善，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，此外，各單位要采取措施，不斷加強檔案管理部門的經費扶持，同時建立可行的檔案工作規章制度，加強檔案管理工作的數字化建設。
作者：白文紅 單位：鄭州科學技術館
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第六篇：信息技術事業單位檔案管理應用研究
摘要：
隨著國內信息化水平的不斷提高以及信息技術的廣泛應用，信息的交流、儲存及開發也越來越受到重視。檔案作為重要的信息載體，包含了個人信息、企事業單位的各項業務信息、組織與組織之間的業務往來信息、上下級單位之間溝通交流信息等，是社會發展不可或缺的一項基礎產業。將信息技術應用到檔案管理中來，能夠大大提升檔案管理的效率，加強檔案利用的便利性及檔案開發的深度。鑒于此，本文結合筆者的相關工作經驗及悉心研究，主要對信息技術在事業檔案管理中應用的基本狀況、存在的問題及加強性措施展開探討。
關鍵詞：
信息技術；事業單位；檔案管理；問題；應對措施
邁入信息時代，國內居民的日常生活、工作、學習等行為習慣都產生了巨大的變化，各種思想觀念也出現了一定的轉變，信息技術已經逐步融入到人們生活的各個層面。將信息技術應用到事業單位檔案管理工作中來，能充分利用信息技術的優勢對檔案進行更加周密的管理，提升檔案管理及單位管理的便利性，從而促進事業單位實現現代化、持續化的發展。但為了保證信息技術應用的科學性、適用性，我們有必要對其在事業單位檔案管理中的應用展開詳盡的探討。
一、新時期事業單位檔案管理的主要內容概述
隨著我國經濟改革的深化，事業單位所承擔的事務將更加細分化、規范化，檔案管理工作也面臨著新的問題和挑戰。現階段事業單位檔案管理的主要內容包括：單位運行中所出現的各類有保存價值的文檔、文件，與上下級單位及合作單位進行的文書往來，單位的各項管理規章制度、各階段的工作計劃、會議紀要及決策，單位與合作工程鑒定的合同，一些項目的可行性研究報告，行政權利證明、憑證，各類財務憑證、單據、報表、預算等等。如此繁冗復雜的管理工作內容，需要專業工作人員快速、準確的整理、分類、保存、歸檔，同時還要保證這些檔案的原文件和電子文本、掃描文本高度一致。如今，事業單位的檔案管理不僅包括簡單的整理、保存，同時還要利用信息技術進行重新編輯、滾動播放、調用等，管理的目的也再局限于保存原文檔的完整、良好，而是更加強調調用時的準確、及時和便利性。
二、信息技術在事業單位檔案管理中的具體應用
在檔案管理工作中，利用信息技術可以讓檔案信息的收集、分析及利用能力大幅度提升，并且讓檔案信息跨越了時間、地域上的限制。現階段，信息技術在事業單位檔案管理中的具體應用主要有以下幾個方面。
（一）信息技術在檔案管理系統方面的具體應用
目前，事業單位常用的檔案管理系統一般分為八大模塊，即檔案收集整編模塊、編研模塊、分類整理模塊、借閱管理模塊、統計打印模塊以及鑒定銷毀模塊、網頁查詢咨詢模塊、用戶管理模塊。事業單位檔案管理系統的后臺數據庫可以采用SQLServer2003，而在客戶端瀏覽器的使用上可以選擇IE8.0。
（二）信息技術在檔案內容管理中的具體應用
在事業單位檔案內容管理中，信息技術的具體應用包括檔案文件的檢索、復制、打印、收錄儲存，檔案信息的檢索、存儲和共享，還有檔案文件的匯總、編號和統計等，有時還包括檔案信息、文件的動態播放、圖表的制作和插圖等。在應用信息技術進行檔案內容管理時，工作人員應當高度認識到檔案管理工作的重要性，必須堅持準確、全面、科學、規范的管理原則進行檔案管理內容的處理與利用，從而確保檔案管理工作的效率和效益。
（三）信息技術在檔案管理資料備份及保護中的具體應用
將電子信息技術應用到檔案管理中，雖然大幅度提升了檔案管理、利用的效率和便利性，但同樣也存在一定的風險和安全問題需要我們做好備份和保護工作。完整的檔案數據信息備份及保護方案應當包括備份硬件、軟件及災難恢復計劃。與此同時還要注意備份檔案管理系統軟件，主要包括應用軟件、驅動程序、工具軟件及芯片內的軟件等。目前，常用的備份硬件包括硬盤、光盤等，這些硬件各有優勢和缺陷，需要工作人員根據所要備份的檔案內容和辦公條件來具體選擇。
三、事業單位檔案管理中應用信息技術所存在的問題
（一）對檔案管理信息化的認識不夠
由于事業單位檔案管理進入深度電子化、信息化的時間尚短，再加上工作人員信息技術知識水平參差不齊以及相關制度、標準和規范尚且不健全等等原因的存在，使得事業單位對檔案管理電子化的認知性還比較模糊。在檔案管理實際工作中，經常會造成一些不必要的失誤。比如說，某些比較重要的文件資料沒有及時進行備份和打印、歸檔；由于過分依賴計算機和管理系統，一旦計算機或系統發生故障，很可能造成文件的丟失；電子文件打印成紙質文件之后，原本作為草稿的電子文件處理比較隨意，很容易丟失，從而造成了信息資源的流失；盲目地對所有文件都進行打印歸檔，既造成了各項資源的浪費，也給電子文件管理帶來了一定的難題。這些失誤存在的根本原因，事業單位內部對檔案管理信息化的認識還比較淺顯，并沒有積極主動地去學習和構建電子信息系統，這也是未來我們要重點加強的地方。
（二）電子檔案管理不夠規范化、系統化
雖然近幾年大部分事業單位在檔案管理中都應用了計算機技術和多媒體技術、信息技術等，也在工作中積累下了大量的電子文件，走上了檔案管理電子化的道路，但當前事業單位在電子文件的處理中，仍然只是簡單地邏輯性歸檔，管理上還存在諸多問題，規范化與系統化發展水平較低。其中，最突出的問題是辦公自動化系統設計時很少讓檔案工作者人員參與，在電子文件歸檔的設計上考慮欠缺，所建立的網絡系統近設立了邏輯性歸檔功能，并未考慮電子文件物理歸檔的問題。具體點來說，就是只把文件的相關目錄信息劃歸到了檔案部門的使用終端上，但卻未設計讓這些電子文件自動下載到能夠脫機的載體上這一功能，從而增加了電子文件的網絡安全。
（三）電子文件存儲的安全性較低
自使用信息技術進行檔案管理后，大多數文件被直接保存在計算機硬盤或服務器硬盤上，并沒有及時下載或進行脫機管理，一旦計算機硬件出現故障或遭受網絡病毒、黑客的襲擊，很容易發生文件損毀、丟失或泄露等問題，文件、信息、數據的安全性相對較低。
（四）管理機構不健全，缺乏專業性的人才
電子檔案管理起來專業性強、環節眾多，需要有專門的管理部門及專業人員進行操作，但目前事業單位的檔案管理部門人員嚴重不足且專業素質偏低，對計算機及信息技術的相關知識了解較少，往往會造成電子文件歸檔不及時、不完全及不嚴謹的問題，與此同時還存在對辦公系統不能熟練操作、安全意識和技能水平較低等問題，既降低了檔案的儲存、開發利用水平，也給檔案安全埋下了一定的風險。
四、強化信息技術在事業單位檔案管理中應用的對策
（一）加強檔案計算機管理，走標準、規范的信息化道路
事業單位想要提升檔案管理水平、加強對信息技術的科學利用，就必須以計算機為依托，走標準、規范的信息化發展道路。具體包括以下兩點：1、檔案管理軟件的開發必須遵循業內的規范標準，結合單位的實際狀況、按照電子檔案管理工作的相關規范要求進行系統的設計、開發，以便于后期工作人員的操作、管理及資源信息共享。2、檔案管理的基礎工作必須規范標準，這也是走信息化發展的根本所在，而作為商品推廣與出售的檔案管理軟件，更應該具備較高水平的標準化、規范化，這樣才能讓軟件更加通用和實用，更方便工作人員學習與操作；而作為管理內容的電子文件，其收集、整理、分類和歸檔也應該遵循規范標準，嚴格控制文件的質量，對于格式不規范、內容不準確的文件，必須經過整改并合格后，才準予入庫、歸檔。3、強化工作人員和單位全員的現代化檔案管理意識，定期組織工作人員進行學習和培訓，提高檔案人員、文秘人員的專業素養和檔案管理水平，定期培訓及考核他們的計算機技術和辦公軟件操作技術，讓他們擁有過硬的專業素質和工作能力；加強宣傳教育，提升單位全員的檔案管理意識，促使人們標準、規范、文明地建檔、存檔，進一步提升檔案管理的標準化、信息化水平。
（二）促進文、檔一體化發展，提升檔案管理的效率
受傳統檔案管理模式的影響，文件、檔案分別管理的現象在事業單位內部依然比較嚴重。因此，想要進一步推動檔案管理信息化發展的水平，首先應解決文、檔分離的問題，最大程度減少檔案制作過程的重復環節和程序，將單位文件和文檔統一起來管理，通過加強對文件的超前、事中控制，來提升檔案的質量，進而充分發揮出檔案的效用。所有檔案工作日人員都應當樹立起從信息源頭提升檔案質量的思想觀念，通過宣傳教育、技術培訓和監督監管等手段、措施，促進信息時代的檔案管理工作實現文檔一體化的發展模式。與此同時，還應加強成熟文檔一體化方案的研發，讓檔案工作更早介入文件的形成；還要深入研究網絡電子文件的連續性及一體化管理，以防止其他形式虛擬電子文檔對規范化文檔管理的沖擊。
（三）從檔案信息化管理的特點出發，做好檔案安全管理工作
計算機網絡技術的發展以及檔案信息化的深度實施，使得檔案信息的網絡安全性、可靠性等問題愈發突出，已經嚴重影響了檔案管理信息化的發展。目前，國內相關行業從業人員及研究人士已經加大了這方面的管理、研發力度，并在電子文件、檔案管理系統的標準化方面給予了重點支持。相信隨著檔案信息化的發展，今后還會陸續出臺相關的政策和技術措施，通過這些有效的政策和措施，我們便可以有效開展檔案管理網絡安全評級及劃分、檔案文件信息入網前的密級控制以及檔案信息安全管理等工作，從加強網絡檔案管理規范化、標準化的角度去強化檔案安全工作。
（四）提升工作人員素質，組建高水平的檔案管理團隊
在科學技術迅速發展的知識經濟時代，計算機網絡技術、衛星通信技術以及數字技術等信息技術的發展及應用為檔案管理提供了新的動力，加快了其信息化、智能化發展的步伐。在這種背景下，想要做好一名檔案管理工作人員，只有把工作重心放在數字化管理、網絡體系建設以及信息高速公路開發上，才能確保工作起來得心應手、事半功倍。因此，檔案管理工作人員應當加強計算機技術、網絡信息技術的學習和鉆研，不斷提升自身的專業素養，力爭成為既了解檔案管理業務又熟悉計算機操作的復合型人才。而事業單位應當建立相對應的培訓教育體制，并加大投入，加強計算機網絡、管理系統軟件及各項硬件等軟、硬基礎設施的建設，為檔案管理信息化發展奠定堅實的人才、物質基礎，創造良好的內部環境，組建高水平的檔案管理團隊，以應對大數據時代給檔案管理工作帶來的挑戰和機遇。
五、結語
綜上所述，在事業單位檔案管理中加強信息技術的應用，提升檔案管理的信息化水平是一項專業性、系統性都比較高的管理工程。想要做好這項工作，還需要我們從人力資源、檔案管理的軟硬件建設以及檔案管理的標準化、制度化共同著手，最終確保檔案管理工作朝著信息化、智能化的方向不斷發展。在此，也希望有更多的同行業從業人士及研究人員積極投身到檔案管理的信息化建設中來，為促進我國檔案管理事業的現代化發展而不懈努力。
作者：田爽 單位：吉林省展覽館
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