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校舍安全工程是惠及全社會的民生工程，關(guān)系到廣大師生生命安全，關(guān)系到社會的和諧與穩(wěn)定。準(zhǔn)確和完整的校舍安全工程檔案是做好校舍安全工程規(guī)劃編制、資金預(yù)算和工程施工的重要依據(jù)。校舍安全工程參與單位較多，形成的相關(guān)文件材料類型繁雜、質(zhì)量不一，使得校舍安全工程檔案管理成為校舍安全管理中的薄弱環(huán)節(jié)。為準(zhǔn)確掌握實(shí)際情況、強(qiáng)化管理責(zé)任、保障校舍絕對安全，將信息技術(shù)引入校舍安全工程檔案管理中，是解決校舍安全工程檔案管理混亂狀況的最佳路徑。

一、校舍安全工程檔案管理現(xiàn)狀

（一）文件形成過程不連貫

由于缺乏對檔案工作重要性的認(rèn)識，許多校舍施工方在施工前未按規(guī)定要求履行必要的工程審批手續(xù)，在工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)也未能完整填寫整套的工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄表，這直接導(dǎo)致了施工準(zhǔn)備材料和施工驗(yàn)收材料缺失、歸檔文件材料收集不齊全等問題的出現(xiàn)。這種不連貫的檔案形成過程，給文件的收集工作帶來較大的挑戰(zhàn)，也給后續(xù)的檔案管理工作帶來諸多難題。

（二）歸檔文件整理不系統(tǒng)

在校舍安全建設(shè)工程中，存在一個(gè)單項(xiàng)工程的多項(xiàng)單位工程交付同一施工單位負(fù)責(zé)的情況，這時(shí)施工技術(shù)文件材料為多個(gè)施工隊(duì)共有。在整理檔案資料時(shí)，應(yīng)按單位工程進(jìn)行組卷，但檔案人員為減少工作量多按最后負(fù)責(zé)的施工單位整理，從而導(dǎo)致歸檔文件材料整理不系統(tǒng)的問題。

（三）管理手段相對落后

雖然學(xué)校檔案管理的整體狀況正在逐年改善，但幾乎沒有一所學(xué)校單獨(dú)為校舍安全工程檔案設(shè)立專門的檔案室，也沒有為其配備專門的軟硬件設(shè)備。目前在崗的大多數(shù)檔案管理人員，對信息技術(shù)不敏感，管理手段落后，嚴(yán)重影響了檔案的查閱利用。很多檔案材料因無法有效的防霉、防潮等，遭到了一定程度的損害。

二、信息技術(shù)在校舍安全工程檔案管理中的作用

（一）追蹤文件形成過程

信息獲取技術(shù)能夠在信息產(chǎn)生和變更時(shí)對各種信息進(jìn)行感知和采集，比如氣象、水文等部門。要實(shí)現(xiàn)對天氣和水文情況的全方位把握與及時(shí)預(yù)報(bào)，就可以利用信息獲取技術(shù)準(zhǔn)確測量氣壓、溫度、風(fēng)速、濕度等的實(shí)時(shí)變化。目前這一技術(shù)已實(shí)現(xiàn)對文字、圖像、聲音等的識別，不僅能替代人的感官獲取各種人類可以感知的信息，還能通過技術(shù)處理捕獲人的感官不能感知的信息。利用這一技術(shù)及時(shí)做好文件傳遞和變更記錄，可以更好地實(shí)現(xiàn)對工程文件形成全過程的追蹤。

（二）規(guī)范文件整理過程

校舍安全工程的具體展開程序復(fù)雜，產(chǎn)生的文件類型多樣，有效的質(zhì)量控制是必不可少的環(huán)節(jié)。信息控制程序可以實(shí)現(xiàn)對信息傳輸與存儲過程的規(guī)范化管理，確保信息資源的質(zhì)量，強(qiáng)化對信息資源的統(tǒng)一管理與挖掘提煉。這一控制程序從文件材料的著錄開始，檔案管理人員依照信息控制程序的要求對提交的校舍安全工程文件進(jìn)行審核，審核通過后入庫，審核沒通過的返回著錄處修正和完善。對于在文檔生命周期中某些屬性信息的變化，如文檔名稱、文檔存放位置、文檔密級、文檔保管期限、文檔檔案編號等，檔案管理員可以在相應(yīng)控制程序中對這些屬性信息進(jìn)行調(diào)整。

（三）提供文件管理平臺

當(dāng)前，使用檔案信息管理系統(tǒng)管理校舍安全工程檔案的學(xué)校并不多，很多學(xué)校還處于信息資源向信息化資源管理過渡的階段。信息管理系統(tǒng)主要是通過建立一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范文件管理過程，規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理，建立檔案資源信息共享服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)校舍安全工程檔案流水化的采集與歸檔功能。綜合運(yùn)用各種信息技術(shù)開發(fā)校舍安全工程檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對校舍安全工程檔案的動(dòng)態(tài)管理與監(jiān)督，將信息獲取技術(shù)與信息控制程序融為一體，全面提高校舍安全工程檔案管理的工作效率和管理水平。

三、運(yùn)用信息技術(shù)管理校舍安全工程檔案的路徑

（一）重視檔案工作，配備專業(yè)設(shè)施

長期以來，校舍安全工程檔案未能得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，相關(guān)資金投入少之又少。究其原因，主要是學(xué)校行政管理人員的檔案管理工作意識淡薄。因此，學(xué)校必須重視校舍安全工程及其檔案管理工作。學(xué)校應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)相關(guān)檔案資料的收集、整理、檢查、驗(yàn)收和保存歸檔工作，并投入足夠的資金支持校舍安全工程檔案的管理。根據(jù)校舍安全工程檔案室建設(shè)的要求添置數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，為校舍安全工程檔案室建設(shè)提供辦公硬件設(shè)施保障。

（二）健全管理制度，明確技術(shù)地位

科學(xué)合理的管理制度可以明確各部門在校舍安全工程檔案管理中的職責(zé)，從制度上明確技術(shù)應(yīng)用在各環(huán)節(jié)中的作用，從而使校舍安全工程檔案管理步入正軌。在校舍安全工程項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，學(xué)校應(yīng)該健全檔案管理相關(guān)制度，成立校舍安全工程領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，專門負(fù)責(zé)學(xué)校新、改、擴(kuò)建工程文件材料的收集與整理歸檔。同時(shí)，學(xué)校還要結(jié)合校舍安全工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，理清建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等可以采用信息技術(shù)手段進(jìn)行收集、整理和分類的文件材料范圍，明確在檔案形成的過程中各自應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。利用信息技術(shù)規(guī)范檔案材料歸檔的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，保證校舍安全工程項(xiàng)目歸檔文件材料的質(zhì)量，確保校舍安全工程檔案工作有章可循，促使校舍安全工程檔案管理制度化、檔案裝訂規(guī)范化、檔案流動(dòng)程序化、遠(yuǎn)程查閱信息化。

（三）開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

信息技術(shù)的發(fā)展對檔案工作提出了新的要求，只有盡可能地掌握當(dāng)代管理手段，提高檔案工作的效率和水平，才能盡快實(shí)現(xiàn)校舍安全工程檔案的信息化管理。校舍安全工程項(xiàng)目立項(xiàng)之后，在檔案管理相關(guān)的項(xiàng)目培訓(xùn)中，學(xué)校不單單要從法律法規(guī)的宣傳教育入手，還要開展檔案管理與工程管理相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員熟練掌握校舍安全工程檔案管理的業(yè)務(wù)流程與規(guī)范。在業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，學(xué)校要著重強(qiáng)調(diào)電子信息材料的收集與整理歸檔問題，檔案管理人員應(yīng)按照相關(guān)信息技術(shù)的要求對圖片、文字、聲像等文件材料進(jìn)行分類、整理、著錄，從信息技術(shù)角度把好工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收關(guān)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]鄧迎珍.校舍安全工程檔案質(zhì)量控制[J].檔案與建設(shè),2011(12):23-24.

作者:倪運(yùn)先 單位:福建經(jīng)濟(jì)學(xué)校