1“全院護士檔案總表”主工作表

1.1“全院護士”工作表設計

打開表格，橫序列從A開始分別輸入科室、總人數、各科人數、姓名、職務、出生年月、身份證號、參加工作時間、現學歷、最后學歷畢業學校、畢業時間、任職資格、取得職稱時間、政治面貌、執業證書編號及備注等。豎序列分別按橫序列的項目依次輸入相應資料。護士輪科時只需把護士所在橫列單元格剪切后插入輪轉的科室單元格中，也便于下一步與每個護士個人技術檔案進行快速鏈接。

1.2“職稱結構”、“學歷結構”工作表設計

把“全院護士”工作表進行復制，重命名為“職稱結構”，刪除標題行，全選工作表，點擊“排序”，以“任職資格”為主要關鍵字，“取得職稱時間”為次要關鍵字進行排序，排序后表格可直觀地反映各職稱人數、取得職稱時間先后順序。為動態反映職稱結構，在表格的右側空白處通過圖形向導插入全院護士各職稱人數的統計圖表，注明每次統計的時間，一般每年職稱晉升后統計一次。“學歷結構”表格也以相同的方法建立。

1.3“人事變動”工作表設計

“人事變動”表格橫序列從A開始輸入年份、時間、當年新招錄護士(調入、新招在編護士及非在編護士)、離開護理崗位護士(退休、辭職、轉崗、調離等)、職稱晉升、繼續學歷教育畢業等信息，有人事變動時，分別在相應的序列內輸入名字，此表格可動態清晰地反映歷年護士進出、各職稱、學歷等動態變化。

1資料與方法

1.1一般資料

本院是隸屬于武威市的三級乙等腫瘤專科醫院，目前開放床位500余張，臨床護理單元12個，特殊護理單元11個，護理人員370人，其中本科學歷56人，大專202人，中專112人；副主任護師3人，主管護師29人，護師89人，護士249人。

1.2方法

1.2.1傳統紙質檔案管理

2010—2011年護理部將所有護士的畢業證、身份證、執業證、資格證復印件按科室裝訂成冊并定期更新，將榮譽證、進修結業證等復印件按類別分別裝訂成冊，并定期更新。

1.2.2電子技術檔案管理

1企業開展檔案信息安全管理的必要性

企業檔案信息是企業在生產、經營過程中形成的具有重要保存價值的記錄，是企業的寶貴財富和歷史記憶。檔案信息中有的內容涉及到企業的核心機密，包括設備、關鍵技術資料等，這些檔案信息對于企業的生存和發展至關重要，一旦出現信息泄露，將會對企業的生存和發展造成巨大的威脅。加強企業檔案信息的安全管理就是進行有組織、有計劃的實施一系列安全管理措施，能提高企業的檔案管理水平和檔案信息安全性，避免檔案信息泄露給企業帶來的巨大損失，為企業的長遠發展打下堅實的基礎。因此，企業開展檔案信息安全管理極其必要。

2威脅檔案信息安全的因素

現階段，大量的檔案信息都以數據信息的形式存儲在計算機中，計算機是檔案信息存儲的載體，一旦計算機發生故障或者被黑客攻擊，檔案信息就存在泄漏的可能。現在對計算機檔案信息產生威脅的因素包括計算機故障、病毒和黑客攻擊以及人為操作故障導致的停機。計算機是由數量龐大的元器件構成的，計算機在使用過程中受電壓、溫度以及線路問題等很容易出現硬件故障，導致計算機出現藍屏、死機等狀況，而一旦計算機硬盤出現故障就會造成檔案信息的丟失和破壞。計算機檔案信息管理通過專業軟件進行來實現的，一旦計算機軟件出現問題，也會給檔案信息的安全造成極大的威脅；病毒和黑客攻擊是威脅檔案信息安全的一個重要因素，雖然現階段有很多殺毒和防火墻軟件，但是這并不能保證計算機免于病毒和黑客的攻擊；人為管理因素也是威脅檔案信息安全的一大因素，有的工作人員操作不規范，存在人為操作故障或者錯誤刪除數據等情況。除了計算機方面的因素外，機房消防安全、設備防雷、氣候變化、自然災害以及盜竊等都是威脅檔案信息安全的因素。

3企業檔案信息安全管理策略

3.1樹立檔案信息安全管理意識。

檔案信息安全管理意識的樹立是提高檔案信息管理的重要措施，然而，目前大多數企業的檔案信息安全管理都只是“說起來很重要，忙起來就忘掉”的現狀，只有人人具有檔案信息安全意識才能在工作中時刻注重檔案信息的安全，促進企業的檔案信息安全管理。所以，企業要加強對工作人員的檔案信息安全意識培訓工作，大力開展檔案信息安全教育會議來提高和樹立工作人員的檔案信息安全意識。同時，企業還可以通過張貼標語、企業通知、內部報刊以及企業網站等多種途徑來提高工作人員檔信息安全意識。此外，企業還可以開展相關知識競賽、專業技能挑戰賽等相關的實戰演練，科學、有效的提高工作人員的檔案信息安全管理效率和水平。

一、本真性理論對藏族檔案信息資源開發的啟示

藏族是一個注重文化傳承與歷史記錄的民族，從公元七世紀吞米•桑布扎創立藏文開始，西藏拉開了檔案與檔案工作的序幕。到十三世紀西藏被納入祖國的版圖之后，藏族地區出現了歷史研究的熱潮，作為史料之一的藏族檔案信息的編纂開發工作亦蓬勃發展，如歷史文獻匯編《賢者喜宴》、《吐蕃檔案》、《舊唐書•吐蕃傳》、《元史•釋老傳》等。近半個世紀以來，藏族檔案信息資源開發工作更是長盛不衰，各相關部門編纂出版的檔案文獻達百部以上，并積極舉辦了各種形式的檔案展覽，取得了良好的社會效果。但整體上看，藏族檔案信息資源開發基本屬于公益性開發，比較側重于嚴肅的學術性和政治性需求，信息開發成果的受眾面較小，傳播范圍有限，而更為親民、更能體現檔案休閑功能的旅游價值開發力度卻相對比較薄弱，與西藏旅游相關的檔案文化產品較少問世。早在2000年召開的第十四屆國際檔案大會就提出了“檔案信息在休閑社會中的利用”這一議題，明確了檔案信息在休閑、旅游、文化等領域中應用的必要性與可行性。隨著我國經濟社會不斷發展，旅游得到了大眾的普遍青睞，特別是近些年，深層次的文化旅游方興未艾，檔案信息資源在深層次旅游中的資源效用日益顯現。在當前的西藏旅游熱潮中，主動開發服務于旅游需求的藏族檔案信息產品，既有助于提升旅游資源的本真性，又有利于樹立檔案機構積極的文化形象，提高其社會知名度，確是雙贏之舉。

二、藏族檔案旅游文化價值開發的途徑與舉措

1.舉辦檔案展覽，展示真實的藏族歷史文化

藏族檔案以獨特的方式延續著藏族悠久的歷史和燦爛的文化，是藏族文明和社會進步的記錄與標志，沉淀著歷史文化的精華和特色。檔案展覽風格活潑、形式多樣、圖文并茂、受眾體驗好，是展示、傳播藏族歷史文化的較好形式。西藏檔案部門不僅在館內設置有固定的陳列展，通過精選的檔案向人們昭示西藏與祖國自古以來不可分割的密切聯系，還先后在北京、上海、廣州等地舉辦西藏檔案精品展，產生了良好的社會反響，較好地實現了檔案的宣傳、教育、傳播功能。但與美國國家檔案館成為旅游景點、名列《首都地區旅游指南》作重點介紹不同，我國尚沒有將檔案館開辟為旅游景點的先例，因此設于館內的檔案陳列展會受制于場地的非公共性而大大影響了其參觀者的范圍，在內地城市的巡回展覽雖然社會影響面大但成本也相應提高。面對蜂涌而至的外來旅游者，在西藏本地的公共場合或各大旅游景點設置檔案展覽既降低了成本，又不影響傳播范圍，利用檔案信息的原始性與真實性又較好地實現了旅游者的本真性體驗。因此，在檔案旅游文化價值開發工作中，選擇能夠彰顯藏族文化底蘊或與某些景點有關的主題，對館藏相關檔案進行匯總復制、設計制作，通過圖文并茂的檔案展覽能夠系統、生動、真實地展示特定主題的檔案內容，還原歷史文化的本來面貌。檔案展覽形式非常靈活，時間可長可短，規模可大可小，地點既可固定于城市中心的公共場所，也可以在各主要旅游景點巡回。隨著信息技術的高速發展，除了傳統的實體展覽外，利用網絡開展網上展覽能夠在降低成本的同時突破時空限制，進一步擴大傳播范圍，甚至可以制作成三維立體效果，圖、文、聲并茂，動靜結合，其形象性、生動性、體驗性更佳，更易引起受眾的興趣和關注。

2.編纂檔案文獻，提供旅游景點背后的故事

藏族檔案有著悠久的編纂歷史和良好的編纂傳統，積累下來數量浩繁、形式各異的檔案文獻為西藏政治穩定、宗教發展、學術繁榮發揮了信息輔助作用。近年來西藏旅游業的大發展又為檔案編纂題材提供了更大的拓展空間，深入挖掘館藏檔案，尋找與各旅游客體相關的檔案信息，進行整理匯集或融合提煉，可形成不同體裁的檔案文獻，宏觀的如景觀簡介、旅游手冊、老照片集錦，微觀的如某一歷史事件、歷史人物相關檔案的匯總概括，也可與旅游部門合作為景點宣傳資料加入檔案元素，形式上可以是畫冊、書籍、小冊子、折頁、多媒體光盤等等，力求體裁及形式多樣化，借助檔案信息的原始性與可信度進一步增強旅行者對西藏旅游的本真性體驗。以往的藏族檔案信息編纂大多集中于政治、學術類的檔案開發，而檔案旅游文化價值開發屬于商業性開發，面對的是對西藏歷史文化了解不多的普通旅游者，他們渴望了解西藏文化但又追求閱讀體驗，因此在檔案編纂中應特別注重檔案文獻形式的新穎性、內容的可讀性、風格的通俗性，盡可能貼近生活，喜聞樂見。

一、關于高校檔案數字化及檔案信息安全

高校數字化的檔案信息從傳輸、存儲到顯示利用都要通過計算機來實現，計算機和網絡是生成和利用數字檔案信息的基礎和前提，離開計算機軟硬件和網絡的傳輸，數字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數字化檔案信息對計算機及網絡有很強的依賴性。然而眾所周知，計算機及網絡具有一定的不安全性，因為計算機網絡的某些隱患，有時會使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產生了檔案信息的安全問題。如何確保數字化檔案信息的保密性、完整性、真實性和可利用性，給高校檔案數字化工作帶來了極大的挑戰，對高校在檔案數字化進程中采取先進技術和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。

二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀

檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。

1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。

目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。

2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。

本文作者：張曉華 鄒燕 單位：四川茂縣綜合林場 四川茂縣檔案局

近年來，一些企業在機構改革中，把檔案人員調整到其它部門，造成了檔案人員流失，二是部分檔案人員知識淺薄，又不注重學習，素質較差；三是有的企業領導不重視檔案部門的人才培養，有機會參加的檔案培訓有時也取消；有的企業在人員配置上把一些身體差，年齡偏大，文化偏低的同志安排到檔案部門，造成了檔案人員素質偏低的現象。2.3檔案管理機構的設置不盡合理。

其表現有，一是許多企業撤銷兼并了二級機構，把原來集中統一管理的文書、科技、會計檔案工作分別分解到辦公室、生產技術部門和會計部門，而未實行集中統一管理；二是由于檔案工作的分解，二級機構的專、兼職檔案人員未能充分履行職責，檔案工作處于低效率運轉狀態；三是有的企業根本就未設置二級檔案機構，而把檔案工作掛靠在辦公室，由辦公室主任兼管，由于不是專職主管，加之辦公室日常事務繁重，管理專業知識欠缺，造成領導不力，管理不善，檔案工作相對滯后。

檔案開發利用和編研工作薄弱。一是有的企業對檔案的編研工作認識不足，沒有把編研工作列入議事日程，無計劃、無安排，造成編研工作長期無力開展；二是有的企業檔案人員自身業務素質，文化素質較低，編寫的材料質量低，幾乎無任何實用價值，對企業的生產、經營工作未能達到提供利用，為其服務的目的。

檔案管理基礎設施較差。一是有的企業檔案保管庫房狹小，沒有獨立的檔案庫房；二是檔案庫房無防火、防盜、防光、防濕、防塵、防蟲等“八防”設施和設備；三是有的企業在安排經費時，不考慮購置微機；四是有的檔案人員安于現狀，因而提不出檔案管理現代化的措施、方案。

加強檔案法制建設，增強全員檔案意識。檔案法制建設是檔案管理的重要內容，是發展檔案管理的重要內容，是發展檔案事業的重要保障。首先，要圍繞企業工作的特點，建立健全檔案管理的各項制度，如：檔案管理工作納入領導目標管理責任制，納入領導議事日程，檔案人員參加工程竣工驗收、領導在年度工作中報告檔案工作情況等制度；要大力宣傳貫徹、落實《檔案法》，重點對各級領導、各類技術、專業管理人員進行普法教育，讓《檔案法》及各項制度真正深入人心，形成依法治檔，有章可循的管理機制；其次，增強領導的檔案法制意識，是檔案法制建設的關鍵；再次，檔案人員善于宣傳，執行《檔案法》，讓職工了解認識、熟悉《檔案法》；最后，要加強檔案法律法規、制度執行情況的檢查，對檔案業務中發生的違法現象一定要認真查處，切實做到有法可依，執法必嚴、違法必究。

穩定檔案工作隊伍，提高人員素質。檔案工作是一項專業性較強的基礎工作，檔案隊伍穩定，專業人員政治、業務素質的提高，是保證檔案工作順利進行，檔案現代化管理水平，逐步提高的重要前提。要穩定檔案隊伍，提高人員素質。首先，加強業務培訓，檔案人員的業務培訓應列入企業目標管理考核之內；其次，培養引進既懂檔案專業知識，又懂企業管理、計算機應用知識的專業性人才，充實檔案隊伍，企業積極鼓勵檔案人參加各種業余學習，學習相關的專業知識，如，計算機培訓等，完善自身的知識、結構，切實提高檔案人員的整體素質；最后，教育檔案人員樹立愛崗敬業的精神，讓他們安心做好檔案工作。

本文作者：彭慶春 單位：湖南省岳陽市城建檔案館

現狀分析

保證城建檔案完整、齊全、系統移交，依靠的是法律、行政、經濟三位一體的制約保障手段。但在具體執行時，往往難以取得較好的效果。一是法制手段不完善。經過多年的法制建設，檔案法制體系已初步構建，但細化不夠，可操作不強。國家有關檔案法規比較宏觀，強制性較弱，只規定了程序過程，而對令不行、禁不止的行為監管處理辦法相對欠缺。據筆者多次調研考察了解，內地很多省市地方性城建檔案法規尚未跟上，針對性不強，執行檔案法律法規力度較弱。二是行政手段不過硬。一方面，依賴建設行政主管部門以及規劃、質監等部門支持把關。雖然能取得一定效果，但由于體制上的不足，容易出現工作斷鏈和漏洞，監管責任不清晰，容易出現推諉扯皮現象；另一方面，城建檔案部門自身行政職能。據了解，湖南省內大多數城建檔案館尚未加掛“城建檔案管理處”的牌子，不具備行政管理職能和執法主體資格。

加掛了牌子的城建檔案部門又往往因為人員配備、執法經驗以及體制阻力等原因不能充分行使行政職能。同時，城建檔案部門是否應具有行政職能在業界意見不一。如瓦房店市檔案局認為，城建檔案館是一個文化事業單位，不具備行政職能的基本條件。事實上，這也是大多數城建檔案部門尚未加掛“城建檔案管理處”的主要原由。由此來看，在城建檔案發展中“行政職能部門”給“文化事業單位”的讓位，也逐步佐證了城建檔案應注重的是其實效價值，而非其行政執法功能。目前，一些建設部門實行了聯動機制，對移交城建檔案在程序上進行了進一步理順，邁出了規范治檔的一步，但要把城建檔案的依法管理與衡量工程質量的優劣掛鉤，作為其重要參考數據之一，筆者認為還有很多工作要做。三是經濟手段不長效。經濟手段一度是最重要的城建檔案保障手段，即建設單位交納一定檔案押金。對確保檔案的移交具有一定作用，但其弊端也顯而易見，如占用建設資金，對重點工程和邊施工邊報建工程的檔案報送缺乏制約等。上世紀九十年代，國家已取消檔案保證金的收取，經濟手段不再存在。

當今城市快速發展，社會對信息需求具有廣、快、精的特點。城建檔案信息量大、類別雜，必須實行標準化、信息化管理才能適應社會的需求。國家檔案局辦〔2010〕116號文件明確指出，數字檔案館建設是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、軟件開發、平臺構建、資源準備、系統運行、項目驗收、運行維護等諸多環節，需要各業務部門、檔案管理部門以及其他單位的共同參與，是一項長期的工作任務。建設數字城建檔案館必須要大量資金投入，這個過程不像建設項目那樣能很快看到立竿見影的成果。一些單位負責人缺乏長遠眼光，不愿投入足夠的人力、物力、財力，檔案經費緊張，管理和開發利用設施落后，還停留在計算機應用初級階段。同時，檔案宣傳、調研工作也難以開展，社會對城建檔案部門了解甚少，一些服務對象不知道到哪個部門查閱利用檔案。此外，一些重要檔案信息更新慢，與現狀不符，服務被動，利用有限，難以滿足社會需求，如城市地下管網檔案等，不能發揮城建檔案信息的優勢。反過來，利用率的低下又嚴重影響了城建檔案部門的口碑和形象，造成一種惡性循環。

對策措施

筆者認為，要增加城建檔案事業的動力與活力，確保與城市建設、經濟建設協調發展，當務之急是要加強以下幾個方面的工作：加強配套法規建設，完善檔案法制體系依據《檔案法》、《城鄉規劃法》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規，借鑒沿海城市做法，結合本省實際，可由省人大或省政府制定《城建檔案管理辦法》、《建設工程檔案專項驗收認可辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》，各地州市也可制定一些政策措施，注重針對性、配套性和操作性。一是應明確城建檔案接收范圍。城建檔案的范圍和城建檔案館的接收范圍必須明確界定，同時明確規定城建檔案的歸檔時間和報送要求。二是應明確城建檔案機構行政職能和行政執法資格。賦予城建檔案業務指導、行業管理和監督職能。明確城建檔案經費納入城建經費年度計劃，特別是《數字城建檔案館的建設》要立項，列入年度預算。三是城建檔案法規應列入城建法規體系。即在規劃、工程質量、房地產等法規中體現城建檔案要求，明確城建檔案的執法條款，明確城建檔案執法人員職責和處罰細則。建立檔案領導機構，理順行政管理機制一方面，組建綜合協調機構。

第一篇：高校檔案管理工作研究

一、新時期高校檔案管理工作存在的問題

（一）高校檔案管理制度不完善

目前，由于高校檔案管理制度的不完善，導致檔案管理工作常常出現混亂的現象，比如檔案編號不規范，案卷標題混亂，而且很多檔案沒有建立卷內目錄。另外在檔案的搜集、保存、借閱等環節出現較多紕漏，嚴重影響了高校檔案材料的使用價值。還有許多高校普遍存在檔案管理人員只重視檔案的收集整理，忽視檔案建檔環節，導致許多檔案不能及時建檔，當出現管理人員調動時，易出現資料丟失等情況。

（二）高校檔案管理人員素質偏低

新時期，檔案管理工作對管理人員整體專業素質提出了更高的要求，檔案管理工作不再是簡單的整理文件、編號、歸檔。由于高校對檔案管理工作的不重視，普遍存在管理人員錄用門檻低，甚至許多是為了解決高等人才配偶工作而聘用，導致檔案管理人員專業素質偏低，不能適應新時期信息化的高速發展對檔案管理工作的要求，嚴重制約了高校檔案信息的利用效率。

（三）檔案檢索效率低下