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公共關(guān)系在城建檔案中的作用
城建檔案館是具有很強(qiáng)的專業(yè)性和服務(wù)性的社會(huì)組織，我國(guó)的城建檔案管理事業(yè)起步較晚，但發(fā)展較快。城建檔案館為城市建設(shè)管理服務(wù)提供重要依據(jù)，具有服務(wù)性。城建檔案館需在社會(huì)其他群體和公眾之間建立一種良好的關(guān)系狀態(tài)，公共關(guān)系就變得不可或缺。公共關(guān)系有利于促進(jìn)城建檔案的內(nèi)外關(guān)系。城建檔案是由城市的規(guī)劃建設(shè)方面的資源和信息串聯(lián)而成，信息溝通與傳播是公共關(guān)系的特殊手段。組織與公眾之間的傳播溝通是公共關(guān)系的本質(zhì)屬性，城建檔案館公關(guān)本質(zhì)上就是進(jìn)行有關(guān)城市建設(shè)信息的溝通。城建檔案工作每天都與公眾接觸，為城市各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)，對(duì)外提供城建檔案的開(kāi)發(fā)利用服務(wù)是城建檔案館的根本目的和職責(zé)。而在這一過(guò)程中，公眾同樣能接收到工作人員的信息，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)，通過(guò)這種互相傳遞出的信息能促使公眾形成對(duì)其的印象和評(píng)價(jià)。城建檔案公關(guān)有于更好地協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，通過(guò)與公眾的接觸可以更好地找出不足之處，提高公眾對(duì)城建檔案工作的美譽(yù)度，從而樹(shù)立良好的形象，也能增強(qiáng)工作人員的內(nèi)聚力，提高城建檔案館的價(jià)值。公共關(guān)系有利于促進(jìn)城建檔案的輿論管理。
輿論是公眾信息的一部分，是一種集中的、強(qiáng)化了的公眾信息。任何組織都生存在特定的公眾輿論環(huán)境中，其行為既受到公眾的左右和影響，也影響和左右著公眾的輿論。因此，輿論壞境對(duì)城建檔案的發(fā)展有很大的影響。在缺乏對(duì)城建檔案館正確認(rèn)識(shí)的情況下形成的一些負(fù)面輿論會(huì)對(duì)檔案工作的開(kāi)展產(chǎn)生阻力。所以，我們必須建立和完善輿論，充分發(fā)揮公共關(guān)系的作用，通過(guò)有目的的活動(dòng)，將準(zhǔn)確的信息傳播給公眾，利用各種傳播媒介，向外界宣傳城建檔案的正面形象，去影響公眾的看法、意見(jiàn)、態(tài)度和行為，為城建檔案營(yíng)造一個(gè)適宜和良好的輿論環(huán)境，更有利于日后的城建檔案發(fā)展。
如何運(yùn)用公共關(guān)系于城建檔案工作
搞好城建檔案館的內(nèi)部關(guān)系。城建檔案館工作人員主要面對(duì)主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和自身部門(mén)的同事，要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)和諧愉快的工作壞境必須要運(yùn)用公共關(guān)系來(lái)協(xié)調(diào)內(nèi)部的關(guān)系。要使檔案工作更順利的進(jìn)行，需要得到領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的認(rèn)可與支持。為此，應(yīng)該把握一切有利時(shí)機(jī)，開(kāi)拓思路，與領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)形成良好的關(guān)系。要尊重領(lǐng)導(dǎo)的意愿，了解主管部門(mén)的想法，掌握信息，并要積極主動(dòng)地向主管部門(mén)匯報(bào)工作；日常要在工作上和領(lǐng)導(dǎo)多溝通，讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的最新?tīng)顩r，理解在城建檔案工作中遇到的困難和問(wèn)題，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。要主動(dòng)地接受主管部門(mén)的考核和請(qǐng)示工作，積極完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項(xiàng)任務(wù)，拓展工作領(lǐng)域，從而得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和信任。城建檔案館正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)各方面的協(xié)調(diào)溝通。而加強(qiáng)內(nèi)部關(guān)系溝通的目的，是培養(yǎng)工作人員的向心力、凝聚力，培養(yǎng)其主體意識(shí)和形象意識(shí)。要想得到社會(huì)的認(rèn)可以前，首先需要得到自己內(nèi)部工作人員的認(rèn)可，其次需要贏得內(nèi)部工作人員的配合與支持。否則，將無(wú)法成為一個(gè)整體面對(duì)外部的公眾。每一個(gè)成員都是組織的細(xì)胞，他們對(duì)組織有機(jī)體的認(rèn)同和信賴，是這個(gè)有機(jī)體得以存在的基礎(chǔ)。因此，良好的內(nèi)部關(guān)系是城建檔案公共關(guān)系的一個(gè)起點(diǎn)。
要將全體工作人員組合成一個(gè)有機(jī)整體，就需要將內(nèi)部工作人員視作傳播溝通的首要對(duì)象，尊重工作人員分享信息的權(quán)利，爭(zhēng)取他們的支持與理解，形成信任與和諧的內(nèi)部氣氛。如果內(nèi)部傳播有障礙，溝通不順暢，就會(huì)在內(nèi)部產(chǎn)生焦慮、猜疑等消極情緒和現(xiàn)象。要避免這種情況的發(fā)生，就需要健全的傳播渠道，完善內(nèi)部溝通機(jī)制，使工作人員在信息分享和感情溝通中與工作壞境融為一體。而在日常工作中，培養(yǎng)工作人員的公關(guān)意識(shí)，提高工作人員的素質(zhì)，也是另一重點(diǎn)。工作人員的公關(guān)素質(zhì)會(huì)直接影響到工作的質(zhì)量。要使工作人員意識(shí)到檔案館的良好形象是靠全體工作人員一起樹(shù)立和保持的，引導(dǎo)他們主動(dòng)的宣傳城建檔案的作用及各方面的成就，關(guān)心城建檔案館的形象與公關(guān)工作，并提高工作質(zhì)量，以真誠(chéng)的服務(wù)贏得公眾的知名度和美譽(yù)度。還要積極主動(dòng)參加各類(lèi)專業(yè)培訓(xùn)，如進(jìn)行禮儀語(yǔ)言、儀表、交談方式等培訓(xùn)提高工作人員的公共態(tài)度和能力。對(duì)外宣傳、介紹城建檔案館的工作性質(zhì)與成就，是城建檔案館公共關(guān)系中最主要的一項(xiàng)任務(wù)。城建檔案館需要通過(guò)全員公共關(guān)系來(lái)增強(qiáng)外張力。
每一個(gè)工作人員都是城建檔案館與外部公眾接觸的觸角，都處在對(duì)外公共關(guān)系的第一線；城建檔案館的整體形勢(shì)必須通過(guò)他們?cè)诟髯怨ぷ鲘徫簧系牧己眯袨楸憩F(xiàn)出來(lái)。公共關(guān)系的目標(biāo)是追求較高的團(tuán)體價(jià)值，既要塑造組織的良好整體形象，提高組織的社會(huì)地位，爭(zhēng)取較好的組織知名度和美譽(yù)度。要提高檔案館的知名度，增強(qiáng)社會(huì)對(duì)城建檔案的認(rèn)識(shí)，使公眾能了解和支持城建檔案的工作。城建檔案館的宣傳工作不能局限于舊的傳統(tǒng)展覽模式，可以利用廣播、電視、報(bào)紙等媒介宣傳模式，也可以通過(guò)新式展覽這種綜合性傳播媒介引起公眾的興趣和關(guān)注。通過(guò)靈活地運(yùn)用文字、實(shí)物、模型、錄像等多種傳播工具，圖文并茂，使更多人了解城建檔案的法律法規(guī)和工作內(nèi)容，也使公眾對(duì)城建檔案館工作有充分的了解和正確的認(rèn)識(shí)，擴(kuò)大其在社會(huì)上的影響，增加知名度，實(shí)現(xiàn)內(nèi)聚力和外張力的平衡和雙向的調(diào)節(jié)。城建檔案館在今后的發(fā)展過(guò)程中還將面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們要打破一成不變的城建檔案管理方法，取而代之的是運(yùn)用新型的公共關(guān)系來(lái)進(jìn)行管理。公共關(guān)系需要我們不停地學(xué)習(xí)和完善，才能使之能更好的運(yùn)用于城建檔案事業(yè)。
