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城建檔案管理規(guī)范范文1
關(guān)鍵詞：風(fēng)電建設(shè)工程、檔案、規(guī)范化、管理
中圖分類號(hào)：K206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、前言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域都得到了一定的發(fā)展，其相應(yīng)的檔案管理工作越來越重要，并且受到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。在風(fēng)電建設(shè)工程中加強(qiáng)檔案管理工作也是勢(shì)在必行的環(huán)節(jié)，為了有效增強(qiáng)工程檔案管理工作的能力，一定要加強(qiáng)管理制度的應(yīng)用，并且對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提高，進(jìn)而確保工程檔案管理的規(guī)范化。
二、風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理的特點(diǎn)
風(fēng)電建設(shè)工程檔案主要就是指建設(shè)期間的一些歷史記錄，其可以真實(shí)的反映風(fēng)電建設(shè)工程施工的全過程。在工程建設(shè)階段，檔案資料可以為相關(guān)建設(shè)工作提供一定的參考與指導(dǎo)；在工程竣工移交之后，其還可以為相關(guān)管理維護(hù)、風(fēng)電工程正常工作以及發(fā)揮投資效益等方
面提供可靠的保障；隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其還可以為工程擴(kuò)建提供相關(guān)的參考依據(jù)。因此，一定要加強(qiáng)風(fēng)電建設(shè)工程的檔案管理工作，這樣才可以取得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。因?yàn)轱L(fēng)電建設(shè)工程在實(shí)施過程中會(huì)產(chǎn)生大量的專業(yè)技術(shù)資料以及管理文件，主要有文字記
錄、圖表、圖紙以及聲像資料等，根據(jù)相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，只有嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理制度以及風(fēng)電行業(yè)的相關(guān)特點(diǎn)開展檔案管理工作，才可以確保其管理工作的規(guī)范化與價(jià)值性。
在風(fēng)電建設(shè)工程檔案管理中主要包括以下特點(diǎn)：一是，風(fēng)電建設(shè)工程涉及的領(lǐng)域比較多，參與的管理單位與施工單位也比較多，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)工作人員的流動(dòng)非常大；在施工階段需要存檔的資料一定要進(jìn)行及時(shí)的收集，要不然也就無法達(dá)到歸檔的完整性。二是，風(fēng)電建設(shè)工程是一項(xiàng)涉及多學(xué)科、多專業(yè)以及具有較強(qiáng)技術(shù)性的系統(tǒng)，在開展檔案管理工作的時(shí)候，一定要實(shí)現(xiàn)規(guī)范整理、科學(xué)分類，并且相關(guān)工作人員一定要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)與技能。三是，竣工檔案的編制工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜，并且要求非常嚴(yán)格的工作，一定要確保相關(guān)工作人員具有強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任感，進(jìn)而可以自覺按照國(guó)家以及風(fēng)電行業(yè)檔案管理規(guī)范執(zhí)行具體操作，樹立良好的敬業(yè)精神。四是，檔案管理工作的相關(guān)人員一定要對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及專業(yè)技術(shù)進(jìn)行合理的應(yīng)用，并且對(duì)相關(guān)文件、文檔以及圖紙資料進(jìn)行一定的處理。
三、風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀
1、傳統(tǒng)觀念過重
就風(fēng)電機(jī)構(gòu)而言，對(duì)于項(xiàng)目檔案管理并沒有像工程建沒一樣給予同樣的重視和關(guān)注，大部分的單位認(rèn)為只要工程質(zhì)量做得好，過程中無紕漏，施工完畢沒問題，設(shè)備使用運(yùn)作好，就是重中之重，這種傳統(tǒng)的觀念，從根本上就忽視了風(fēng)電項(xiàng)目檔案存在的重要性和必要性，覺得項(xiàng)目檔案只不過就是起到了對(duì)文字的記載和對(duì)資料的保存作用，并沒有對(duì)項(xiàng)目檔案的作用有更深入的理鰓，
2、管理介入較晚
目前我國(guó)的風(fēng)電項(xiàng)目檔案，通常都是設(shè)計(jì)單位繪圖完，建設(shè)單位興建完，施工單位運(yùn)作完，監(jiān)理單位檢查完之后，才向檔案管理部門提交相應(yīng)的檔案資料，這就使得檔案管理部門只能很被動(dòng)地接受檔案材料，并不能從最開始就介入到工程之中去，甚至到最后竣工完也不能進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的檢查，也更不能起什么監(jiān)督和監(jiān)理作用，以至于在后續(xù)所產(chǎn)生的各種問題中，也只能處于旁觀的位置，并不能真正地發(fā)揮出項(xiàng)目檔案最為重要的作用。
3、項(xiàng)目要件不全
由于在風(fēng)電項(xiàng)目檔案的形成過程中，并不是所有的人員都具有專業(yè)的素質(zhì)和能力，這就會(huì)造成在部分環(huán)節(jié)和過程中，資料相對(duì)不健全，檔案內(nèi)容不完善，要件相對(duì)不規(guī)范，施工記錄不詳細(xì)，設(shè)計(jì)編號(hào)不完整，技術(shù)方面依據(jù)}己載不足，圖紙標(biāo)記相對(duì)紊亂等等，這些項(xiàng)目要件不全，就會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致施工中各個(gè)環(huán)節(jié)的相對(duì)脫節(jié)，就會(huì)對(duì)整個(gè)工程造成不良的影響，甚至?xí)斐删薮蟮膿p失。
4、人員素質(zhì)參差不齊
就目前來說，風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作人員，并不是全是檔案專業(yè)對(duì)口的畢業(yè)生，也有一些相對(duì)年齡較大，學(xué)歷相對(duì)較低，能力相對(duì)不高，素質(zhì)相對(duì)不強(qiáng)的人員在從事項(xiàng)目檔案的記錄和整理工作，而絕大多數(shù)的工作人員在上崗前也并沒有接受過相對(duì)正規(guī)和專業(yè)的培訓(xùn)和訓(xùn)練，很多的員工都是在依據(jù)自己摸索出來的經(jīng)驗(yàn)來開展工作，這也勢(shì)必會(huì)造成項(xiàng)目檔案記錄的各種漏洞和不足。
四、規(guī)范風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理的措施
1、改變觀念
要想提高風(fēng)電項(xiàng)目檔案工作管理水平，首先要改變風(fēng)電檔案管理在整個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層面，施工方面，監(jiān)理機(jī)構(gòu)，到檔案的管理人員存在的陳舊觀念.提高對(duì)于風(fēng)電項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)和深入了解，在最開始從思想上，就要強(qiáng)化對(duì)于項(xiàng)目檔案的關(guān)注和重視，提高對(duì)于項(xiàng)目檔案內(nèi)部的認(rèn)識(shí)。
2、領(lǐng)導(dǎo)重視
檔案工作一定要爭(zhēng)取得到單位分管領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)重視與支持。工程前期文件、管理性文件的收集除了有可能在前期工作人員手中，還有可能在上級(jí)或有關(guān)主辦單位那里，與有關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系或從前期工作人員索取資料都需要得到領(lǐng)導(dǎo)支持。對(duì)于各參建單位檔案管理工作指導(dǎo)，包括對(duì)各施工單位下發(fā)檔案制度，參與各階段工程質(zhì)量監(jiān)督檢查以及添置必須的檔案用具等都需要得到領(lǐng)導(dǎo)支持。
3、及時(shí)介入
為了加強(qiáng)對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理，就更應(yīng)該讓工作人員從一開始的項(xiàng)目設(shè)計(jì)人手，就逐步介入跟進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)于設(shè)計(jì)、建沒、監(jiān)督、監(jiān)理、后續(xù)等工作的檔案記錄，直觀、動(dòng)態(tài)地反映出整個(gè)風(fēng)電工程的各項(xiàng)指標(biāo)和依據(jù).為以后工作的開展保存第一手完整、齊備、真實(shí)、可靠的資料。
4、建立并且完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
在風(fēng)電建設(shè)工程中，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的統(tǒng)一管理，一定要成立一支由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及監(jiān)理單位共同組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)而建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)中的相關(guān)成員展開相應(yīng)的職責(zé)劃分。與此同時(shí)，參與建設(shè)的相關(guān)單位一定要成立相應(yīng)的檔案管理部門，并且安排專門人員進(jìn)行管理。當(dāng)完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)之后，組織相關(guān)成員開展會(huì)議，對(duì)國(guó)家以及風(fēng)電行業(yè)檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，結(jié)合風(fēng)電建設(shè)工程中實(shí)際存在的問題展開討論，進(jìn)而提出有效的解決措施。在實(shí)際工作中，一定要根據(jù)工程建設(shè)情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，確保其具有相應(yīng)的可操作性，并且嚴(yán)格落實(shí)業(yè)主與監(jiān)理、現(xiàn)場(chǎng)委托單位、施工與安裝的檔案分級(jí)管理制度，進(jìn)而確保檔案管理工作的全面展開。
5、增強(qiáng)各級(jí)資料人員的素質(zhì)水平
在檔案管理工作中，各級(jí)資料人員的責(zé)任心以及業(yè)務(wù)水平發(fā)揮著非常重要的作用。因?yàn)樵陲L(fēng)電建設(shè)工程中參與的單位比較多，因而其各級(jí)單位的管理水平之間也就存在著一定的差異。針對(duì)這樣的情況，一定要對(duì)相關(guān)資料管理人員展開定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的責(zé)任感，進(jìn)而讓相關(guān)工作人員更加深入的了解檔案管理工作的開展。在加強(qiáng)檔案管理工作的過程中，在工程建設(shè)初期就要要求各參與單位根據(jù)合同內(nèi)容，制定詳細(xì)的竣工資料目錄，主要包括案卷編號(hào)與案卷題名，同時(shí)一定要交予監(jiān)理單位進(jìn)行相應(yīng)的審核，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效管理。除此之外，在整理竣工檔案的時(shí)候，一定要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保收集的時(shí)候不會(huì)出現(xiàn)漏項(xiàng)，并且保證案卷提名正確以及分類科學(xué)，進(jìn)而才可以為相應(yīng)的指導(dǎo)與管理工作提供可靠的依據(jù)，加強(qiáng)檔案管理工作。
6、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檢查
為做好與工程項(xiàng)目相關(guān)文件的歸檔工作，解決各參建單位在工程文件材料編制、整理和歸檔工作中存在的各種問題，我們組織各參建單位分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)工程技術(shù)人員和檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗(yàn)收等工作要求。在工程建設(shè)過程中，針對(duì)工程人員檔案意識(shí)不高的問題，檔案管理部門還加強(qiáng)對(duì)工程資料員的工作指導(dǎo)與培訓(xùn)。一方面幫助一線檔案工作人員學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，掌握業(yè)務(wù)技能，提高業(yè)務(wù)水平；另一方面促使工程項(xiàng)目檔案工作人員相對(duì)穩(wěn)定，有助于了解工程動(dòng)態(tài)，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。另外，我們還定期在建設(shè)工地現(xiàn)場(chǎng)開展檢查工作，對(duì)工程各參建單位應(yīng)該歸檔的資料進(jìn)行檢查，查漏補(bǔ)缺、糾偏糾錯(cuò)，確保工程資料管理制度化、程序化、規(guī)范化。
五、結(jié)束語
總而言之，隨著風(fēng)電建設(shè)工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其檔案管理工作的重要性越來越突出。在風(fēng)電工程建設(shè)過程中，只有確保各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)建立正確、客觀的質(zhì)量觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作規(guī)范化的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)管理制度，才可以確保檔案資料能夠真實(shí)反映風(fēng)電工程的建設(shè)情況。因此，加強(qiáng)風(fēng)電建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理勢(shì)在必行。
參考文獻(xiàn)：
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城建檔案管理規(guī)范范文2
[關(guān)鍵詞]市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目；招投標(biāo)；檔案管理
城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是指經(jīng)市人大會(huì)議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，在招標(biāo)投標(biāo)交易活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是招標(biāo)投標(biāo)過程中的真實(shí)記錄，是招標(biāo)投標(biāo)管理工作的重要依據(jù)，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目因?yàn)橐?guī)模大，既有勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機(jī)械設(shè)備的采購安裝，形成周期長(zhǎng)，招投標(biāo)文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)。作為檔案工作者，應(yīng)當(dāng)建立健全市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案工作，認(rèn)真研究思考，采取積極的措施，保證招投標(biāo)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為建設(shè)項(xiàng)目中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。
目前，城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件主要存在以下幾個(gè)問題：
首先，工程招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目往往參加單位多，招投標(biāo)文件數(shù)量龐大，沒有中標(biāo)的單位招投標(biāo)文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對(duì)工程招投標(biāo)文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目往往工期長(zhǎng)，查閱頻繁，招投標(biāo)文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。
其次，招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標(biāo)檔案管理工作機(jī)制，與招標(biāo)簽訂合同后，招標(biāo)給什么就接收什么；一些單位對(duì)重點(diǎn)工程招投標(biāo)檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標(biāo)文件隨意堆放，沒有分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計(jì)工作帶來很多困難。
再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標(biāo)文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享。現(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標(biāo)檔案的目錄管理，不能與評(píng)標(biāo)管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號(hào)到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案管理實(shí)際存在的一些問題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：
1、明確招投標(biāo)檔案管理分工協(xié)作機(jī)制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，做到分級(jí)管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項(xiàng)目工程招標(biāo)委托招標(biāo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行的，由招標(biāo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負(fù)責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標(biāo)交易活動(dòng)結(jié)束后，中標(biāo)通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費(fèi)用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實(shí)現(xiàn)集中管理。
2、建立健全招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。在實(shí)際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法實(shí)施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標(biāo)項(xiàng)目檔案，條例中并沒有對(duì)招投標(biāo)檔案的管理做出詳細(xì)規(guī)定。因此，細(xì)化各地現(xiàn)行的工程招投標(biāo)檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作。另外，要與交易中心加強(qiáng)聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對(duì)報(bào)送人的文件嚴(yán)格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。
3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細(xì)化資料收集清單，是精簡(jiǎn)庫存數(shù)量的前提。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標(biāo)文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實(shí)際工作中，筆者認(rèn)為，市重點(diǎn)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項(xiàng)批文復(fù)印件、招標(biāo)協(xié)議、招標(biāo)申請(qǐng)等。2、過程階段：招標(biāo)公告、投標(biāo)申請(qǐng)人匯總名單、投標(biāo)資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑、工程量清單、預(yù)算控制價(jià)或投標(biāo)限價(jià)、投標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟(jì)標(biāo)等；3、簽約階段：評(píng)標(biāo)委員會(huì)名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、廢標(biāo)情況說明、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、中標(biāo)通知書、合同副本、未中標(biāo)人投標(biāo)文件等。其次，在精簡(jiǎn)招投標(biāo)檔案方面，招投標(biāo)辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠(chéng)信檔案和信用投標(biāo)人，以后的投標(biāo)項(xiàng)目資審文件和投標(biāo)文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績(jī)、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標(biāo)單位的重復(fù)工作量，同時(shí)也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標(biāo)，中標(biāo)單位投標(biāo)文件一正三副，不中標(biāo)單位一套正本就可以了，改變以往招標(biāo)將所有招標(biāo)過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件劃分為永久、三十年、十年，中標(biāo)單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標(biāo)單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標(biāo)檔案的組卷。招標(biāo)各階段的勘察設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當(dāng)分別組卷。招投標(biāo)文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個(gè)項(xiàng)目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。
5、提高招投標(biāo)檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過對(duì)檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)的接口連接，實(shí)現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標(biāo)項(xiàng)目匯編，包括錄入項(xiàng)目名稱、中標(biāo)單位、合同金額、合同簽訂日期，并對(duì)主要數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、分析，對(duì)各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進(jìn)行整合，各類分析報(bào)表的進(jìn)行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標(biāo)單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化、科學(xué)化、信息化，充分發(fā)揮招投標(biāo)檔案價(jià)值。
城建檔案管理規(guī)范范文3
【關(guān)鍵詞】城建檔案；信息系統(tǒng)構(gòu)建；問題
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得人們生產(chǎn)生活方式有很大程度的改變。為此，積極利用先進(jìn)技術(shù)來促進(jìn)城建檔案信息化發(fā)展是非常必要的。但是，目前城建檔案信息化管理不佳，存在諸多問題，在一定程度上制約了城建檔案信息化發(fā)展。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，合理構(gòu)建健全的城建檔案信息系統(tǒng)，使之可以充分發(fā)揮作用，輔助城建檔案管理，以促進(jìn)城建檔案良好發(fā)展。由此看來，大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建是非常有意義的。
一、大數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單概述
大數(shù)據(jù)是指所涉及的資料和信息量規(guī)模龐大到不能用目前主流工具軟件，在科學(xué)合理的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理、管理并且整理成用戶能夠篩的信息資訊。通常情況下，大數(shù)據(jù)是有數(shù)量龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、種類繁多的數(shù)據(jù)構(gòu)成，需要運(yùn)用云計(jì)算來處理，從而整合與分享數(shù)據(jù)。這使得大數(shù)據(jù)具有多種特點(diǎn)，即：一是規(guī)模龐大。一般服務(wù)器或TB兩級(jí)的存儲(chǔ)容器良好運(yùn)行，也不能夠有效整合、分享數(shù)據(jù)，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量在EB量級(jí)。二是數(shù)據(jù)處理速度快。在大數(shù)據(jù)運(yùn)行的情況下，可以充分發(fā)揮數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，有效進(jìn)行數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)查找等，從而為用戶提供所需數(shù)據(jù)。三是數(shù)據(jù)類型豐富。融合多方面數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)，其包含了文本類型的數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)等，這使得大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型豐富多樣。四是數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值較高。盡管大數(shù)據(jù)的價(jià)值密度較低，但因其涵蓋了方方面面的數(shù)據(jù)，可以為用戶提供某一方面的需求，因此大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值是較高的。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息化管理現(xiàn)狀分析
在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，這使得我國(guó)各行各業(yè)有很大程度的發(fā)展，這其中也包括城建檔案方面。目前我國(guó)各個(gè)城市已經(jīng)實(shí)施了城建檔案信息化管理，意在加強(qiáng)城建檔案的監(jiān)督與控制，提高城建檔案的利用價(jià)值。但相關(guān)調(diào)查分析表明，城建檔案信息化管理現(xiàn)狀不佳。具體表現(xiàn)為：
（一）城建檔案管理不規(guī)范。城建檔案管理，主要是對(duì)檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案開發(fā)等工作進(jìn)行監(jiān)督與控制，從而保證城建檔案的應(yīng)用價(jià)值。但是，在實(shí)際城建檔案管理之中，一些管理人員并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，規(guī)范化、合理化地實(shí)施各項(xiàng)城建檔案管理工作，導(dǎo)致城建檔案管理存在諸多漏洞，不利規(guī)范城建檔案業(yè)務(wù)。
（二）城建檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。導(dǎo)致城建檔案管理現(xiàn)狀不佳的另一重要原因是城建檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。有效利用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等構(gòu)建城建檔案信息系統(tǒng)，可以輔助城建檔案管理工作，使之可以結(jié)合城建檔案實(shí)際情況，合理規(guī)劃與落實(shí)管理工作，提高城建檔案管理效果。但是，一些地區(qū)城建檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，難以有效地識(shí)別檔案資料、有效整理檔案資料、合理分類檔案等，那么管理人員不能有效地利用此系統(tǒng)獲悉檔案相關(guān)信息，對(duì)城建檔案進(jìn)行針對(duì)性的、有效性的監(jiān)管。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建的有效措施
基于以上內(nèi)容的分析，確定大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息化管理不佳，不利于提高城建檔案的利用率。為了避免此種情況的持續(xù)發(fā)生，應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建健全的、完善的城建檔案信息系統(tǒng)，以輔助城建檔案管理規(guī)范化、合理化、有效化實(shí)施。
（一）建立城建檔案數(shù)據(jù)中心。隨著社會(huì)的發(fā)展，城建檔案的數(shù)據(jù)也在快速增長(zhǎng)中，因此，在城建檔案管理過程中，要實(shí)現(xiàn)全技術(shù)支持，也就是采用最先進(jìn)的技術(shù)來建立城建檔案數(shù)據(jù)中心，以便更好地收集城建檔案相關(guān)信息，并對(duì)信息進(jìn)行分析、整理、處理，以便輔助城建檔案管理，使之可以系統(tǒng)化地實(shí)施，維護(hù)城建檔案，保障城建檔案的利用價(jià)值。
（二）研發(fā)適用的大數(shù)據(jù)分析軟件。相對(duì)來說，城建檔案資料較多，這使得城建檔案資料收集、整理、分類、保管等工作量較大，如若不能有效地利用城建檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案處理，將會(huì)導(dǎo)致城建檔案存在差錯(cuò)或丟失，影響城建檔案的利用價(jià)值。為此，應(yīng)當(dāng)在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下積極研發(fā)可以處理大量城建檔案數(shù)據(jù)的分析軟件，將其有效地應(yīng)用于城建檔案信息系統(tǒng)之中，那么系統(tǒng)可以有效地處理數(shù)據(jù)，以便城建檔案良好歸檔，便于后續(xù)檔案應(yīng)用。
（三）制定科學(xué)合理的數(shù)字化城建檔案館的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)的價(jià)值，主要在于利用可靠的數(shù)據(jù)信息，對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行挖掘， 并且從中提取有價(jià)值的信息，總結(jié)規(guī)律，對(duì)未來可能發(fā)生的事情進(jìn)行一個(gè)初步的預(yù)測(cè)。基于此，為了使城市建設(shè)及其他工作開展，能夠有效地利用城建檔案信息，以便促進(jìn)城市良好發(fā)展，在進(jìn)行城建檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建之際，還應(yīng)當(dāng)注意制定數(shù)字化城建檔案館的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，說明數(shù)字化城建檔案的移交標(biāo)準(zhǔn)、接收標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)挖掘標(biāo)準(zhǔn)等，以便規(guī)范化、合理化地執(zhí)行各項(xiàng)城建檔案工作，提高城建檔案的核心價(jià)值。
四、結(jié)束語
從大數(shù)據(jù)視角來看，城建檔案信息化管理存在諸多問題，如城建檔案管理不規(guī)范、城建檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等，導(dǎo)致城建檔案管理效果不佳，不利于提高城建檔案的利用率。針對(duì)此種情況，應(yīng)當(dāng)通過建立城建檔案數(shù)據(jù)中心、研發(fā)適用的大數(shù)據(jù)分析軟件、制定科學(xué)合理的數(shù)字化城建檔案館的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等措施來構(gòu)建健全的城建檔案信息系統(tǒng)，使之可以輔助城建檔案管理，從而規(guī)范化、合理化、有效化實(shí)施城建檔案管理，保障城建檔案的使用價(jià)值。
【參考文獻(xiàn)】
[1]常誠(chéng)誠(chéng)，劉騰.大數(shù)據(jù)時(shí)代的城建檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：63.
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一、城建檔案信息資源整合的現(xiàn)狀
1、城建檔案信息資源整合的工作背景
城建檔案包括城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的所有檔案，具有涉及領(lǐng)域廣泛、檔案類型多、產(chǎn)生周期長(zhǎng)、專業(yè)性和成套性相輔相成等特點(diǎn)。檔案信息資源整合是對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行重組，從而形成具有針對(duì)的檔案信息流，實(shí)現(xiàn)信息高度共享的一種服務(wù)模式。在現(xiàn)階段的城建檔案信息資源整合過程中，存在城建檔案集中管理與分散管理并存、不同規(guī)模城市的城建檔案管理結(jié)構(gòu)不一以及城建檔案管理工作設(shè)計(jì)單位眾多等現(xiàn)狀，城建檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際，合理整合城建檔案信息資源，從而發(fā)揮城建檔案對(duì)國(guó)家城市化建設(shè)的最大價(jià)值。
2、當(dāng)前城建檔案信息資源整合的主要方式
現(xiàn)階段，我國(guó)城建檔案信息資源的整合，逐步打破了原有的各級(jí)檔案管理部門之間的隔閡，實(shí)現(xiàn)了各級(jí)檔案管理部門之間的信息資源整合。當(dāng)前我國(guó)城建檔案信息資源整合主要包括檔案部門之間的整合、通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息資源共享服務(wù)以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)支撐三種主要方式。目前我國(guó)已出臺(tái)的《城建檔案著錄規(guī)范》、《檔案著錄規(guī)則》以及《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)性文件，將檔案信息的數(shù)字化著錄引向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有效實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化信息內(nèi)容不同系統(tǒng)之間的可讀性。
二、城建檔案整合存在的問題
1、管理部門之間權(quán)責(zé)不清
首先，由于我國(guó)城建檔案管理體系所涉及的單位眾多，加上各單位之間職能和權(quán)限劃分不明確，極易引發(fā)各級(jí)部門之間檔案管理權(quán)限方面的矛盾。其次，城建檔案產(chǎn)生于城市建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域，并由不同單位對(duì)其進(jìn)行保管，且既有集中管理，又有分散管理，加上不同單位職工素質(zhì)、檔案保存條件和執(zhí)行監(jiān)督能力均存在較大差異，因此極易造成城建檔案的缺失和損毀，破壞城建檔案資源的成套性。
2、缺乏社會(huì)導(dǎo)向，檔案信息資源利用率低
我國(guó)城建檔案工作在資源整合的過程中，涉及各類企事業(yè)單位。部分城市規(guī)劃?rùn)n案、建設(shè)施工檔案、設(shè)計(jì)檔案和管理檔案都分別保管于不同單位，由于其內(nèi)容雜、距離遠(yuǎn)、公開程度不同和保管方式不一等原因，導(dǎo)致城建檔案缺乏社會(huì)導(dǎo)向，檔案信息資源交流閉塞，城建檔案信息資源不能完全被社會(huì)共享，造成城市建設(shè)過程中大量的人力、物力浪費(fèi)，檔案信息資源的利用率極低。
3、法律法規(guī)的執(zhí)行力和監(jiān)督力不強(qiáng)
近年來，隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，城建檔案工作越來越受到社會(huì)各級(jí)部門的重視，與此同時(shí)，我國(guó)的城建檔案管理法規(guī)也不斷健全和完善。例如中央頒布了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，部分地方也頒布了城建檔案管理辦法等，都對(duì)城建檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)做了不同程度的規(guī)定。盡管如此，但是針對(duì)法律法規(guī)而產(chǎn)生的城建檔案管理的執(zhí)行力和監(jiān)督力卻不強(qiáng)，從而導(dǎo)致城建檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性都不高。
三、城建檔案信息資源整合的對(duì)策
1、結(jié)合城建工作實(shí)際，開展城建檔案信息資源整合
我國(guó)城建檔案信息資源涉及范圍廣、檔案類型多、管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜，因此在建構(gòu)整合模型時(shí)，要充分考慮實(shí)施的理念模式，以突出重點(diǎn)、找準(zhǔn)角度和循序漸進(jìn)為原則展開。有關(guān)城建檔案信息資源整合的實(shí)施模式主要涵蓋從局部整合到整體整合、從初步整合到完全整合、從橫向整合到縱向整合再到立體整合以及以實(shí)體整合為輔，信息整合為主等四種實(shí)施模式。在具體的城建工作當(dāng)中，我們應(yīng)以實(shí)際為基礎(chǔ)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)不同專業(yè)、不同類型以及不同服務(wù)目標(biāo)的城建檔案信息資源整合共享服務(wù)。
2、合理整合城建檔案信息資源，明確信息來源
要實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的整合，首先要有豐富的信息資源儲(chǔ)備，為此，要注重對(duì)各類信息資源的搜集和整合，確保各類信息資源的可持續(xù)性，不斷為城建檔案信息增添新的信息元素，做到城市建設(shè)發(fā)展到哪，檔案信息資源的整合工作就開展到哪，最終為我國(guó)城建檔案資源整合工作奠定良好的資源基礎(chǔ)。
3、立足用戶需求，實(shí)現(xiàn)城建信息資源的整合
城建檔案信息的整合是一項(xiàng)艱巨而復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，在存放和管理過程中面臨各種問題。為此，應(yīng)努力搭建領(lǐng)導(dǎo)組織結(jié)構(gòu)模型，全面了解城建檔案用戶的利用需求，為用戶提供提前的定制服務(wù)，全面構(gòu)建城建檔案信息資源管理系統(tǒng)，促進(jìn)城建檔案集中式管理策略的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)產(chǎn)品對(duì)用戶輸出，最終實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的整合目標(biāo)。
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關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；措施
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
一、城建檔案
城建檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)的技術(shù)成果和歷史依據(jù)。但隨著時(shí)代的進(jìn)步，技術(shù)的發(fā)展，城建檔案工作面臨著一些新的情況和新的問題。因此，加強(qiáng)城建檔案工作，對(duì)于了解城市建設(shè)歷史，掌握城建全貌，總結(jié)城建規(guī)律，科學(xué)管理和改造城市，加快城市現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)城市經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、全面、迅速發(fā)展，都具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。
二、城建檔案管理中存在的問題
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，城建檔案的管理工作雖取得了很大的成績(jī)，但由于城建檔案的特殊性，在城建檔案的管理工作中就不可避免的出現(xiàn)一些問題。如城建檔案管理工作的發(fā)展存在不平衡、多樣性和不穩(wěn)定性，這些問題的存在給城建檔案的管理工作帶來了一定的困難和挑戰(zhàn)。
1、城建檔案管理服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)
就其城建檔案工作本質(zhì)來說，是通過管理來提供利用，為城市建設(shè)經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等活動(dòng)服務(wù)，是一項(xiàng)管理及服務(wù)的工作，它本身不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，容易被人們所忽視。就自身來看，受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)影響，長(zhǎng)期以來作為服務(wù)機(jī)構(gòu)的城建檔案館一直屬于行政部門，習(xí)慣于靠大樹好乘涼的思想意識(shí)和服務(wù)態(tài)度，只求看好門、守好攤，檔案不丟失、不損壞，缺乏應(yīng)有的服務(wù)意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和求知意識(shí)，使城建檔案管理人員普遍存在知識(shí)面窄，知識(shí)老化等現(xiàn)象，不能較好地適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求。
2、城建檔案管理不夠規(guī)范
城建檔案的工作環(huán)節(jié)主要表現(xiàn)在收集、整理、鑒定、保管、開發(fā)、利用等方面，但在實(shí)際操作過程中，由于受人為業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力差異的制約，人們主觀思想認(rèn)識(shí)左右著檔案的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范在認(rèn)識(shí)和理解上的不同，從而縱觀面上各單位在標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行上往往各式各異，不成規(guī)范。普遍反映在管理制度不健全、庫房建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)建設(shè)不規(guī)范、檔案保護(hù)措施不利、服務(wù)對(duì)象狹隘等諸多問題上。這些不同程度地影響了城建檔案工作向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變的進(jìn)程，放慢了城建檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的速度，也不符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求。
3、城建檔案館藏結(jié)構(gòu)欠合理
目前市級(jí)館普遍存在館藏檔案門類不全，結(jié)構(gòu)單一，數(shù)量偏少的問題。館藏檔案的不均衡，較多地體現(xiàn)在各類工程檔案，尤其是民用建筑檔案占的比重偏大，而地下隱蔽工程檔案偏少或空白。沒有豐富的館藏給檔案的利用、編研、信息開發(fā)工作的開展帶來困難，導(dǎo)致編研工作顯得心有余而力不足。開發(fā)信息資源特別是檔案利用方面，基本上是“看門守?cái)偂薄暗热松祥T”往往把業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍限制在半封閉的環(huán)境中。
4、城建檔案接收工作缺乏主動(dòng)性
如何得心應(yīng)手地應(yīng)用法律手段去取代經(jīng)濟(jì)制約，讓城建檔案接收工作再次煥發(fā)生機(jī)，這是擺在檔案工作者面前額度又一重要課題。
這些問題的存在都嚴(yán)重的影響城建檔案管理工作的順利進(jìn)行，并不能使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
三、解決城建檔案管理問題的措施
充分認(rèn)識(shí)城建檔案管理工作的重要性，尤其是提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)是做好城建檔案管理工作的關(guān)鍵。
1、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，優(yōu)化服務(wù)，營(yíng)造城建檔案發(fā)展新環(huán)境。從提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)嫻熟度、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量入手，提高工作效率，提升服務(wù)水平，取得服務(wù)對(duì)象的理解和支持。此外，以“爭(zhēng)創(chuàng)一流工作業(yè)績(jī)”為目標(biāo)，要求大家改變檔案工作“等、靠、要”的觀念，大力開展主動(dòng)服務(wù)和真心服務(wù)。把所有館員劃片定點(diǎn)，以“服務(wù)、指導(dǎo)、檢查、提高”為原則，深入工程現(xiàn)場(chǎng)，抽查工程項(xiàng)目，掌握工程檔案的編制情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)施跟蹤指導(dǎo)。
強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)進(jìn)行有效培訓(xùn)，各級(jí)檔案行政管理部門針對(duì)本城市的城建檔案管理現(xiàn)狀。采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)力度。針對(duì)不同單位現(xiàn)狀。力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，開發(fā)利用上下功夫；對(duì)有物質(zhì)資源但管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對(duì)問題較多、基礎(chǔ)單薄的單位，要加強(qiáng)建檔建設(shè)，加大監(jiān)督力度，不留死角。同時(shí)，要著重抓好檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為城建檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。各城建檔案管理部門要努力爭(zhēng)取宣傳、新聞等部門的大力支持，強(qiáng)化宣傳，提高民眾對(duì)檔案管理的關(guān)注度，創(chuàng)造出城建檔案管理工作的良好環(huán)境。
2、建立健全城建檔案管理制度，要徹底改變城建檔案管理的混亂狀況，應(yīng)對(duì)城建檔案資料的收集、歸檔到移交整個(gè)流程，以及城建檔案的日常保管、借閱、利用進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，制定相應(yīng)的就規(guī)章制度來約束，以促進(jìn)城建檔案歸檔質(zhì)量和日常管理水平的提升。
強(qiáng)化城建檔案的保管條件，提高保管質(zhì)量。針對(duì)城建檔案資料的自身特點(diǎn)，保管需要一定的物質(zhì)資源條件，在爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視的基礎(chǔ)上，要結(jié)合實(shí)際。加大投入力度，發(fā)明條件，力求對(duì)城建檔案資料做到妥善保管。
3、發(fā)展集成化檔案信息檢索服務(wù)。復(fù)合檔案館檔案信息資源的開發(fā)重心是建設(shè)集成檔案信息資源，開展集成化檔案信息服務(wù)，幫助利用者快捷準(zhǔn)確地找到自己所需要的檔案信息。在館藏資源多元化背景下，檔案館往往采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將各種檔案信息資源和檢索工具通過網(wǎng)絡(luò)主頁給利用者，以促進(jìn)利用者對(duì)所需檔案信息的發(fā)現(xiàn)、檢索和存取。目前，由于檔案信息資源沒有得到有效整合，紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案信息資源彼此獨(dú)立、互無關(guān)系，利用者不熟悉不同的檢索系統(tǒng)，這給大家利用檔案帶來了極大的不便，造成檢索效率非常低。復(fù)合檔案館的目標(biāo)就是建立一個(gè)統(tǒng)一界面的檢索系統(tǒng)，深入開展集成化檔案信息服務(wù)，使檔案利用工作更趨簡(jiǎn)易，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的發(fā)掘利用。
4、結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)管理，暢通城建檔案收集渠道。要實(shí)現(xiàn)城建檔案收集完整，建立并疏通收集渠道，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障。運(yùn)用多種形式加強(qiáng)對(duì)城建檔案資料的收集。各城建檔案管理機(jī)構(gòu)不能坐等報(bào)送，爭(zhēng)取更多參與到城建項(xiàng)目建設(shè)尤其是重大項(xiàng)目建設(shè)過程之中，主動(dòng)收集，保證質(zhì)量。同時(shí)，積極推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)。為應(yīng)對(duì)城建檔案管理工作中出現(xiàn)的棘手問題，采取主動(dòng)出擊的態(tài)勢(shì)應(yīng)對(duì)工作中的變數(shù)，努力改善環(huán)境，積極加強(qiáng)與工程建設(shè)方的溝通，以感情聯(lián)絡(luò)為突破口及時(shí)掌握工程檔案工作動(dòng)態(tài)；另一方面，積極探索依法治檔途徑，加強(qiáng)城建檔案執(zhí)法工作。為了深入貫徹城建檔案的法律法規(guī)及辦法的順利實(shí)施，應(yīng)加強(qiáng)與各部門之間的協(xié)調(diào)、溝通，從而為城建檔案的收集管理提供有力保障。加強(qiáng)交流，完善管理，延伸城建檔案服務(wù)范圍。為適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展需要，造就一支與城建發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理隊(duì)伍，積極加強(qiáng)與兄弟單位的交流與學(xué)習(xí)，積極借鑒他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制。建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提高查閱利用的效率，并依托現(xiàn)代高科技對(duì)城建檔案進(jìn)行全方位、多層次的信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案檢索計(jì)算機(jī)化。實(shí)現(xiàn)資源共享，充分利用網(wǎng)站等信息化方式，提高城建檔案工作效率。
四、結(jié)語
在城建檔案管理中應(yīng)始終秉承發(fā)展服務(wù)的理念，不斷創(chuàng)新工作思路，提升服務(wù)水平，搶抓新一輪的發(fā)展機(jī)遇，立足新起點(diǎn)，落實(shí)新舉措，爭(zhēng)創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)，為城建檔案管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階，為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
城建檔案管理規(guī)范范文6
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)數(shù)據(jù)處理城建檔案 應(yīng)用數(shù)字化
中圖分類號(hào)：R857.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
引言
城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)過程中形成的對(duì)國(guó)家和對(duì)社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，這些材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的反映建設(shè)活動(dòng)的全過程。
1 城建檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
1.1城建檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)軟硬件系統(tǒng)配置
城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)必須配備相應(yīng)的設(shè)施，在整個(gè)過程中投入最多的環(huán)節(jié)就是軟硬件系統(tǒng)，硬件設(shè)備主要考慮如何高效的采集數(shù)據(jù)，它是檔案信息化建設(shè)不可缺少的物理?xiàng)l件，是建設(shè)數(shù)字城建檔案館的有形部分。
硬件系統(tǒng)配置要求以能夠滿足城建檔案管理軟件運(yùn)行及處理既可，采集數(shù)據(jù)需要的外部設(shè)備主要有掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、條碼識(shí)別儀、電子簽名等設(shè)備。
軟件系統(tǒng)方面，要充分考慮對(duì)采集數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)能力，這是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化城建檔案館的前提。軟件設(shè)計(jì)需要考慮對(duì)硬件系統(tǒng)的支持，實(shí)現(xiàn)采集、存儲(chǔ)、歸類一體化操作。城建檔案管理是有著嚴(yán)格的要求和標(biāo)準(zhǔn)，并不是簡(jiǎn)單的把紙質(zhì)的資料采集到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就完成了檔案管理的信息化。這就要求在進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)前，需要針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行充分的調(diào)研，掌握傳統(tǒng)檔案管理中的關(guān)鍵程序和標(biāo)準(zhǔn)，如：歸類、組卷、裝訂等針對(duì)不同的建設(shè)項(xiàng)目都有著不同的和嚴(yán)格的要求及標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息化管理后，如何利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)分級(jí)、分權(quán)限對(duì)檔案進(jìn)行檢索、引用，以及檔案的安全存儲(chǔ)等，都是軟件開發(fā)者需要考慮的問題。軟件開發(fā)必須遵循傳統(tǒng)檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行設(shè)計(jì)，才能設(shè)計(jì)出一套符合現(xiàn)代化、數(shù)字化的城建檔案管理系統(tǒng)。
其次，軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)、安裝和使用都應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)軟件設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)及城建檔案業(yè)務(wù)接收標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)六大環(huán)節(jié)；軟件的實(shí)用性、通用性及可擴(kuò)展性、操作界面友好性、規(guī)范性、使用的便捷性都是軟件設(shè)計(jì)需要充分考慮的。
2 檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的流程
數(shù)字化檔案管理現(xiàn)還處在探索試點(diǎn)階段，如何搭建符合檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)平臺(tái)是至關(guān)重要的。眾所周知，計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)不是單純的一臺(tái)機(jī)器及一套軟件就能實(shí)現(xiàn)的，要實(shí)現(xiàn)高效的信息化的城建檔案管理，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)是必不可少的，網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)信息化的必備條件。有效的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可以使城建檔案管理的流程變得簡(jiǎn)單易于實(shí)現(xiàn)；可以有效的降低檔案接收及管理的流程。
在平臺(tái)建立時(shí)要充分體現(xiàn)城建檔案管理的收錄和后期管理程序，根據(jù)處理要求，可以按圖1的流程進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)和平臺(tái)搭建的參考：
圖 1
其中，審核是一個(gè)相對(duì)較復(fù)雜的過程，審核的內(nèi)容是針對(duì)檔案的真實(shí)性（電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時(shí)的原始狀況一致）、完整性（電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損）、有效性（電子文件的可理解性和可利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等）、元數(shù)據(jù)（描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)）進(jìn)行全面的審查過程，是檔案管理中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。
3 檔案信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和安全存儲(chǔ)
如果說平臺(tái)的搭建是城建檔案信息化建設(shè)的重中之重，那么，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)與安全則是整個(gè)系統(tǒng)服務(wù)性、有效性和可靠性的體現(xiàn)。
城建檔案信息建設(shè)的目的是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索和自動(dòng)編目功能，將繁冗復(fù)雜的館藏資料管理變得簡(jiǎn)單可行,使檔案查詢變得簡(jiǎn)單化；使檔案管理工作變得簡(jiǎn)單化。
3．1電子檔案文件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和安全管理
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是實(shí)施我國(guó)城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要實(shí)現(xiàn)多功能的查詢，要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合建設(shè)內(nèi)容，根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范，逐步推出相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。主要包括資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等，最終形成城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。電子文件的代碼標(biāo)識(shí)、稿本代碼和類別代碼進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，編碼要遵循通用、易于實(shí)現(xiàn)、實(shí)用的原則。
城建檔案管理的安全包括存儲(chǔ)安全和管理安全，檔案的存儲(chǔ)可按類別進(jìn)行分類保存，亦可采用國(guó)務(wù)院建設(shè)行政主管部門和信息化主管部門認(rèn)可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)采用一次性寫入光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長(zhǎng)期保存的載體。除此之外，電子檔案的同步備份也是必不可少的，同步備份可采用磁盤陣列技術(shù)，這樣可以有效的保證檔案存儲(chǔ)的安全性。
管理安全指系統(tǒng)的操作使用，分權(quán)管理是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)安全性的最好方法。針對(duì)不同級(jí)別，不同用戶的管理者，設(shè)置不同的數(shù)據(jù)處理和訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)操作（包括數(shù)據(jù)查詢、存儲(chǔ)、移動(dòng)、遷移等）權(quán)限，這樣能有效的保證電子檔案的安全性和管理的規(guī)范化。
3．2城建檔案信息化建設(shè)的自動(dòng)化與現(xiàn)存問題分析
集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用計(jì)算機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。
目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力。要解決這一問題，應(yīng)下決心解決眼前檔案管理分散現(xiàn)象，應(yīng)從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。要下決心解決方便使用的問題，如長(zhǎng)期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，以提高檔案管理工作的規(guī)范化和整體水平，是較理想的模式。但這種模式不管從軟硬件的投入或是技術(shù)上都要求非常高，必須組建一支具有較強(qiáng)的管理水平和技術(shù)能力的團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行試點(diǎn)探索，才能保實(shí)施后的效果。
4 城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)的重要意義
4.1是適應(yīng)城市信息化的發(fā)展需要
城建檔案館是保管文字、圖紙、地形圖、聲像等各種載體的城市建設(shè)檔案資料管理部門，是城市重要的信息基礎(chǔ)部門。從理論上講，城建檔案事業(yè)屬信息服務(wù)業(yè)范疇。現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，城市規(guī)劃建設(shè)管理領(lǐng)域信息化手段的利用，產(chǎn)生了越來越多的電子文件檔案，要求城建檔案館以同樣的信息化平臺(tái)接收、整理、存儲(chǔ)和提供利用這些數(shù)字信息資源，為有關(guān)部門和社會(huì)公眾提供城建信息決策咨詢服務(wù)。
4.2提升自身地位和作用的需要
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，信息資源的重要性日益突出。城建檔案工作，要在城市信息化建設(shè)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)中，獲得自己的生存和發(fā)展空間，就必須抓住城市信息化帶來的契機(jī)，以與時(shí)俱進(jìn)的精神狀態(tài)加速城建檔案管理信息化建設(shè)，全面提升城建檔案工作在城市建設(shè)中的地位和作用。
5 結(jié)語
為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，我們必須加快城建檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促使城建檔案信息化的早日實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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