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辦公自動(dòng)化范文1
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
（一）借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件。比如，.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
（二）選擇電子文件信息匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒐ぷ鞯南到y(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收到這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理人員為主體重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
與紙質(zhì)文件歸檔相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)：檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
辦公自動(dòng)化范文2
肇電力工業(yè)局直轄鼎湖、高要、四會(huì)、廣寧四個(gè)縣區(qū)局，同時(shí)局本部按生產(chǎn)職能設(shè)置多個(gè)管理所，地點(diǎn)分散，信息傳遞不便，難于管理。為此，肇慶電力工業(yè)局決定建立全局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)將局本部與下屬單位緊密聯(lián)系在一起，使得分散在各單位各部門的各種信息能夠相互交換。經(jīng)過一年多的努力，我局的廣域網(wǎng)已基本形成，軟件開發(fā)也已取得階段性成果。
1軟件開發(fā)平臺(tái)的選擇
LotusNotes是一個(gè)基于各部門協(xié)同工作的工作平臺(tái)，有強(qiáng)大的通信和信息管理功能，保密性強(qiáng)，有良好的擴(kuò)充能力，且通過了美國(guó)C2級(jí)安全認(rèn)證，因此我們選擇LotusNotes作為開發(fā)平臺(tái)。
2管理層次結(jié)構(gòu)
2.1系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)
層次結(jié)構(gòu)是一個(gè)物理模型，它體現(xiàn)實(shí)際機(jī)構(gòu)設(shè)置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個(gè)整體，其中局本部和各縣局分別是一個(gè)管理子系統(tǒng)，整個(gè)層次結(jié)構(gòu)共分4級(jí)，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機(jī)構(gòu)設(shè)置是一個(gè)單位工作的基礎(chǔ)。一般管理層次是指上下級(jí)管理層次，不同級(jí)別的科室向上級(jí)負(fù)責(zé)并管理下級(jí)。在實(shí)際工作中一些科室的任務(wù)突破了行政隸屬的關(guān)系，它會(huì)成為某種信息的樞紐，從某些方面對(duì)其它平級(jí)科室進(jìn)行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個(gè)工作信息的樞紐，對(duì)全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。
工作部門負(fù)責(zé)具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息點(diǎn)。一個(gè)工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個(gè)工作人員或工作組的請(qǐng)示、匯報(bào)都必須通過工作部門領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)或其它工作部門，上級(jí)的指示、各種文件也要通過工作部門傳達(dá)到工作人員。
職能部門也是一個(gè)工作部門，只不過在某項(xiàng)職能上有特殊地位。職能部門的另一個(gè)特征是它有信息轉(zhuǎn)貯的功能，職能部門負(fù)責(zé)收集與自己職能有關(guān)的各種文件、請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表，并上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，同時(shí)將文件、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指標(biāo)等轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位。每個(gè)職能部門都有檔案庫(kù)，用來存儲(chǔ)有關(guān)資料。
整個(gè)系統(tǒng)管理層次分四級(jí)，局領(lǐng)導(dǎo)是管理工作的最高層，局領(lǐng)導(dǎo)通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務(wù)下達(dá)給工作組或工作人員。
3數(shù)據(jù)形式
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流動(dòng)力和存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲(chǔ)，與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級(jí)發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲(chǔ)。
參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關(guān)人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號(hào)的正式文件、綜合信息報(bào)表。
b)閱辦型。有關(guān)人員閱讀后交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人需把辦理結(jié)果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號(hào)的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時(shí)給有關(guān)人員如通知、公告、參考資料等，可有答復(fù)也可沒有。
d)請(qǐng)示、審批。發(fā)文人要達(dá)到某種目的需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。發(fā)文人可以指定一個(gè)或多個(gè)審批人，審批人可另行指定下一個(gè)審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復(fù)也可不回復(fù)。
f)共享信息。使有權(quán)限的人在公用檔案庫(kù)、資料庫(kù)及INTERNET上查詢有關(guān)資料。
4工作界面及功能模塊
系統(tǒng)設(shè)置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個(gè)人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個(gè)人都有一組工作模塊用以處理個(gè)人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請(qǐng)示、審批
所有需要向上級(jí)請(qǐng)示或匯報(bào)的文檔由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉(zhuǎn)來的。請(qǐng)示表格有以下內(nèi)容：
a)審請(qǐng)發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會(huì)辦單位，撰寫文件內(nèi)容，然后發(fā)給辦公室。審請(qǐng)發(fā)文被批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)有回復(fù)給審請(qǐng)人。
b)請(qǐng)示。填寫請(qǐng)示承辦登記表和請(qǐng)示內(nèi)容，確定審批人員，可以一個(gè)也可以多個(gè)或由審批人確定下一個(gè)審批人。請(qǐng)示被批準(zhǔn)或否決后，審批結(jié)果應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給申請(qǐng)人，并存檔、實(shí)施。各種需要轉(zhuǎn)發(fā)的請(qǐng)示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請(qǐng)示、審批模塊處理，批復(fù)后轉(zhuǎn)給申請(qǐng)人員。如果要請(qǐng)示的人不在，則系統(tǒng)會(huì)提示你是否還要發(fā)出請(qǐng)示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當(dāng)?shù)谝粚徟嗽趯徟鷷r(shí)間內(nèi)未批復(fù)時(shí)則自動(dòng)轉(zhuǎn)到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個(gè)功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統(tǒng)計(jì)、報(bào)表
所有需要向上級(jí)上報(bào)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果和綜合信息報(bào)表由這個(gè)模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫(kù)提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉(zhuǎn)來。報(bào)表上報(bào)給有關(guān)部門后，各部門應(yīng)有回復(fù)。
所有發(fā)出的文件及回復(fù)都能在個(gè)人資料庫(kù)中存檔。如果報(bào)表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領(lǐng)導(dǎo)修改后再上報(bào)。
4.1.3資料查詢
可以用這個(gè)模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請(qǐng)，批準(zhǔn)后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時(shí)查看、復(fù)制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進(jìn)行登記和將文件用掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結(jié)果返回收文模塊，由收文模塊轉(zhuǎn)去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發(fā)文
發(fā)文是指局內(nèi)一個(gè)文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個(gè)工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個(gè)發(fā)文要求后，轉(zhuǎn)給職能部門領(lǐng)導(dǎo)核稿并決定會(huì)辦單位。會(huì)辦單位意見返回后，再轉(zhuǎn)至職能部門領(lǐng)導(dǎo)綜合，綜合定稿后轉(zhuǎn)給局長(zhǎng)簽發(fā)。局長(zhǎng)簽發(fā)后由機(jī)要室登記、編文號(hào)、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要?dú)w檔的文件分類、設(shè)置保密等級(jí)并存入檔案室。檔案室是一個(gè)模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請(qǐng)示借閱，批準(zhǔn)后方可查看。
5安全性
5.1權(quán)限
辦公系統(tǒng)有嚴(yán)格的權(quán)限規(guī)定，權(quán)限分人員權(quán)限和文件權(quán)限。人員權(quán)限由層次化結(jié)構(gòu)決定，不同層次下的人員要進(jìn)行通信必須通過上一層結(jié)構(gòu)的身份驗(yàn)證和周轉(zhuǎn)。文件權(quán)限分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限和文件權(quán)限。數(shù)據(jù)庫(kù)有一個(gè)存取控制表，建立時(shí)即可確定存取人員。一個(gè)文檔的存取權(quán)限分作者、讀者和編輯者。在一份請(qǐng)示報(bào)告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔都有嚴(yán)格的存取權(quán)限限制。
5.2時(shí)效性
可以為文檔規(guī)定流通時(shí)間和存在時(shí)間，如一項(xiàng)審批要求在限定時(shí)間內(nèi)答復(fù)，如不答復(fù)則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會(huì)議通知在會(huì)議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統(tǒng)對(duì)所有以個(gè)人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進(jìn)行驗(yàn)證。一個(gè)文檔沒有給某個(gè)讀者權(quán)限時(shí)，他是無法閱讀的。
6結(jié)束語
該系統(tǒng)目前已正式投入運(yùn)行。結(jié)合肇慶電力工業(yè)局的實(shí)際情況，軟件設(shè)計(jì)方面基本做到了實(shí)用性與通用性的良好結(jié)合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)這個(gè)信息傳輸樞紐的推動(dòng)下上了一個(gè)新的臺(tái)階。
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辦公自動(dòng)化范文4
辦公自動(dòng)化是以電腦為核心的復(fù)雜的“人與機(jī)”信息處理系統(tǒng)，它集管理、控制、服務(wù)等功能于一體，是一門受時(shí)代科技支持的綜合性的應(yīng)用技術(shù)學(xué)科，加強(qiáng)和加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，是促進(jìn)辦公業(yè)務(wù)迅速向前發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。加大辦公自動(dòng)化建設(shè)的力度，擴(kuò)大其應(yīng)用的覆蓋面和應(yīng)用能力，是提高辦公效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的有效措施。
加快全局辦公自動(dòng)化建設(shè)是當(dāng)前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，首先要進(jìn)行管理思想的變革，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部更要轉(zhuǎn)變觀念，力求達(dá)到管理的科學(xué)性和有效性。
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將此項(xiàng)工作列入工作日程，立足于現(xiàn)代化辦公管理，從自身做起，從身邊做起，發(fā)揮局內(nèi)網(wǎng)功能，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
各部門主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，針對(duì)辦公自動(dòng)化管理人員技能、素質(zhì)欠缺的實(shí)際，配合局信息中心采取多種形式，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化管理人才的培養(yǎng)、提高，使他們掌握辦公自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，成為本部門辦公自動(dòng)化建設(shè)的技術(shù)骨干，并帶動(dòng)全部門人員掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，努力促進(jìn)全局辦公自動(dòng)化人才培養(yǎng)的現(xiàn)代化，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)有的效率得到高效發(fā)揮。
二、辦公自動(dòng)化范圍
㈠、日常辦公
1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲(chǔ)存等功能的文字信息處理；
2、能收集、生成報(bào)表統(tǒng)計(jì)、賬目計(jì)算、日常事務(wù)管理的數(shù)據(jù)信息處理；
3、能高效率、大容量地登記、分類、儲(chǔ)存、檢索各種信息資料的信息查詢；
4、能在網(wǎng)上下載資料、信息、傳遞文件，運(yùn)用電子信箱進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通信等處理。實(shí)現(xiàn)公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò)化、無紙化。
㈡、環(huán)境管理、科研
1、制作多媒體（CAI）課件及數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)與利用；
2、合理使用局內(nèi)網(wǎng)作為寬帶高速的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開發(fā)和利用具有辦公自動(dòng)化功能的應(yīng)用軟件，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)引入機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)行政、科研、管理部門的辦公桌面；
3、充分利用信息技術(shù)和發(fā)揮局內(nèi)網(wǎng)的作用，實(shí)現(xiàn)全局的資源共享，為全局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)服務(wù)；
4、通過Tnterent實(shí)現(xiàn)局內(nèi)網(wǎng)與各個(gè)部門、上級(jí)部門的互連，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息和科研成果資源共享。
三、安全保密要求
安全是辦公自動(dòng)化正常運(yùn)行的基本要求，它既是一個(gè)技術(shù)目標(biāo)，又是管理目標(biāo)。保密是電訊、文字儲(chǔ)存、傳輸系統(tǒng)必須保證的工作前提，作為辦公自動(dòng)化主體技術(shù)的計(jì)算機(jī)技術(shù)本身包含著不安全因素，這些不安全既有系統(tǒng)自身的，也有人為地，因此全局在辦公自動(dòng)化建設(shè)過程中，必須做到：
1、堅(jiān)持安全保密原則，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全保密原則，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全保密工作的科學(xué)管理體系。
2、局成立計(jì)算機(jī)安全保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、磁盤秘密載體的規(guī)范管理，杜絕設(shè)備技術(shù)故障，消除環(huán)境不安全因素。
3、完善保密配套設(shè)備和保密工作督察制度，改變傳統(tǒng)辦公方式，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，建立起新的科學(xué)的工作秩序。
要以加快辦公自動(dòng)化建設(shè)為契機(jī)，帶動(dòng)全局信息化建設(shè)，在工作中，做到運(yùn)行—提高—再運(yùn)行—再提高，使各項(xiàng)系統(tǒng)發(fā)揮實(shí)效，根據(jù)局機(jī)關(guān)管理系統(tǒng)設(shè)置、信息流量、人員素質(zhì)、工作環(huán)境等方面的條件，堅(jiān)持實(shí)事求是，科學(xué)規(guī)范，合理簡(jiǎn)化，分工協(xié)作，職責(zé)落實(shí)，使之能夠方便地利用交互式多媒體系統(tǒng)，及時(shí)了解第一手資料，完成有關(guān)辦公事務(wù)和程序，并為局領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策提供依據(jù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從根本上推進(jìn)全局管理思想和管理方法的科學(xué)化，提高管理水平和工作效率。
辦公自動(dòng)化范文5
在internet應(yīng)用方面，政府部門已陸續(xù)建立了自己的web服務(wù)器和網(wǎng)站，有的還實(shí)現(xiàn)了一些簡(jiǎn)單的網(wǎng)上業(yè)務(wù)。但由于各相關(guān)單位在信息化建設(shè)中的技術(shù)差異和經(jīng)驗(yàn)欠缺，電子政務(wù)并未在真正意義上得以實(shí)現(xiàn)，相反，不少政府站點(diǎn)在規(guī)劃建設(shè)、管理維護(hù)以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級(jí)政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應(yīng)用開發(fā)，安全性保證，與后臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)（如oa和業(yè)務(wù)系統(tǒng)）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、運(yùn)營(yíng)方法和技術(shù)平臺(tái)。
電子政務(wù)應(yīng)用與一般的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)既緊密相關(guān)，又在應(yīng)用側(cè)重點(diǎn)、用戶群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務(wù)是更廣義上的政府辦公自動(dòng)化或者理解為“面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化”。
實(shí)施原則：
實(shí)用性原則；先進(jìn)性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴(kuò)充性原則；可維護(hù)性、可管理性原則；節(jié)約性原則
實(shí)施步驟
首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(tái)（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。
第二，在組織內(nèi)部人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識(shí)之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批、常用申請(qǐng) 、會(huì)議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動(dòng)化。
第三，在internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集、，部門間公文交換乃至簡(jiǎn)單的電子貿(mào)易等，將辦公自動(dòng)化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到跨行業(yè)、跨部委。此時(shí)，基本實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)。
在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。
第一部分 內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時(shí)提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動(dòng)化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告管理、檔案管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)管理、政策法規(guī)庫(kù)、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該與internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本需求
在一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中通常包含了多個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動(dòng)安排、會(huì)議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個(gè)用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計(jì)思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。
“存訪中心”，也只有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以承擔(dān)這樣的角色。
二、處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息
辦公自動(dòng)化所處理信息的載體大多是以文件、報(bào)表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對(duì)象數(shù)據(jù)”。
一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)（如oracle、db/2、sql server、foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲(chǔ)，但是對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達(dá)信息和存儲(chǔ)效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫(kù)”或“對(duì)象存儲(chǔ)”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫(kù)領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對(duì)新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲(chǔ)管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。 當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理也是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由于其對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫(kù)為核心建立，同時(shí)選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)。
三、包含大量的工作流應(yīng)用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請(qǐng)等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個(gè)工作流的終點(diǎn)可能就是另一個(gè)工作流的起點(diǎn)，如上級(jí)部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級(jí)部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。
在相當(dāng)程度上工作流自動(dòng)化有三種實(shí)現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫(kù)的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動(dòng)化流程處理模式，也使辦公自動(dòng)化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。
四、支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)會(huì)議正在逐漸成為除了人們面對(duì)面開會(huì)之外的新的工作方式，它們打破了時(shí)間、地域的限制，使人們可以隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動(dòng)辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號(hào)或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可以訪問到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切
斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動(dòng)辦公支持。
五、應(yīng)有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和internet
辦公自動(dòng)化范文6
關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；辦公自動(dòng)化；工作流；協(xié)同工作
中圖分類號(hào)：TP399 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2007)15-30624-02
On E-government and Auto-office
ZHANG Hui
(White Lake prison management branch,Chaohu 231508,China)
Abstract:The text elaborates the relationship between the electronic government administration and the office automation and recounts briefly the demands of function and the steps to carry out about the building of office automation systems.
Key words:E-government;auto-office;Work Flow;teamwork
0 引言
全球性的網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)程正改變著人們的生活方式，當(dāng)前的通信網(wǎng)正向著智能化、寬帶化、個(gè)人化的方向發(fā)展，Internet技術(shù)應(yīng)用以及電子商務(wù)的飛速增長(zhǎng)給人們生活工作的各個(gè)層面帶來了深刻的影響,回顧我國(guó)政務(wù)信息化的進(jìn)程，大致可分為三個(gè)階段：（1）以桌面字處理工具為典型的個(gè)人辦公工具軟件階段，計(jì)算機(jī)應(yīng)用提高了個(gè)人工作效率。（2）基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，以C/S體系結(jié)構(gòu)應(yīng)用為特征階段，這一階段基本實(shí)現(xiàn)了部門級(jí)的數(shù)據(jù)處理、公文處理等的自動(dòng)化。（3）基于符合Internet/Intranet技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的平臺(tái)應(yīng)用階段，這一階段，不僅在技術(shù)上有了很大進(jìn)步，而且應(yīng)用范圍已從部門內(nèi)部、部門之間擴(kuò)展到行業(yè)/系統(tǒng)內(nèi)部，乃至跨部委跨系統(tǒng)。
在Internet應(yīng)用方面，政府部門已陸續(xù)建立了自己的Web服務(wù)器和網(wǎng)站，有的還實(shí)現(xiàn)了一些簡(jiǎn)單的網(wǎng)上業(yè)務(wù)。但由于各相關(guān)單位在信息化建設(shè)中的技術(shù)差異和經(jīng)驗(yàn)欠缺，電子政務(wù)并未在真正意義上得以實(shí)現(xiàn)，相反，不少政府站點(diǎn)在規(guī)劃建設(shè)、管理維護(hù)以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級(jí)政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應(yīng)用開發(fā)，安全性保證，與后臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)（如OA和業(yè)務(wù)系統(tǒng)）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、運(yùn)營(yíng)方法和技術(shù)平臺(tái)。
電子政務(wù)應(yīng)用與一般的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)既緊密相關(guān)，又在應(yīng)用側(cè)重點(diǎn)、用戶群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務(wù)是更廣義上的政府辦公自動(dòng)化或者理解為“面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化”。
1 實(shí)施原則
實(shí)用性原則；先進(jìn)性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標(biāo)準(zhǔn)化原則；可擴(kuò)充性原則；可維護(hù)性、可管理性原則；節(jié)約性原則。
2 實(shí)施步驟
第一，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(tái)（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。
第二，在組織內(nèi)部人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識(shí)之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行一些日常工作流程如公文審批、常用申請(qǐng) 、會(huì)議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動(dòng)化。
第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進(jìn)行信息采集、，部門間公文交換乃至簡(jiǎn)單的電子貿(mào)易等，將辦公自動(dòng)化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到跨行業(yè)、跨部委。此時(shí)，基本實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)。
在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強(qiáng)健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。
一般來說，政府部門辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時(shí)提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動(dòng)化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告管理、檔案管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)管理、政策法規(guī)庫(kù)、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該與留有平滑的接口。
3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與Internet
3.1 提供電子郵件功能是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本需求
在一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中通常包含了多個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動(dòng)安排、會(huì)議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個(gè)用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計(jì)思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。
3.2 處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息
辦公自動(dòng)化所處理信息的載體大多是以文件、報(bào)表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對(duì)象數(shù)據(jù)”。
一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲(chǔ)，但是對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達(dá)信息和存儲(chǔ)效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫(kù)”或“對(duì)象存儲(chǔ)”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫(kù)領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對(duì)新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲(chǔ)管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。 當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理也是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由于其對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫(kù)為核心建立，同時(shí)選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)。
3.3 包含大量的工作流應(yīng)用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請(qǐng)等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個(gè)工作流的終點(diǎn)可能就是另一個(gè)工作流的起點(diǎn)，如上級(jí)部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級(jí)部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。
在相當(dāng)程度上工作流自動(dòng)化有三種實(shí)現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫(kù)的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動(dòng)化流程處理模式，也使辦公自動(dòng)化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。
3.4 支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)會(huì)議正在逐漸成為除了人們面對(duì)面開會(huì)之外的新的工作方式，它們打破了時(shí)間、地域的限制，使人們可以隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動(dòng)辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號(hào)或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可以訪問到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動(dòng)辦公支持。
3.5 應(yīng)有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
3.6 能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet
隨著Internet技術(shù)的普及和應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為Intranet的重要應(yīng)用必須能夠與Internet相連接，包括電子郵件、Web等，這不僅溝通了機(jī)關(guān)內(nèi)外的信息、對(duì)外宣傳了機(jī)關(guān)單位，而且還可以進(jìn)一步提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)與參與電子社區(qū)。
事實(shí)上，從用戶使用角度出發(fā)，“數(shù)據(jù)存訪中心”的概念可以最大限度地提高應(yīng)用系統(tǒng)的友好性和易用性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該成為這樣的“存訪中心”，也只有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以承擔(dān)這樣的角色。
參考文獻(xiàn):
