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【摘要】

本文論述了辦公自動化環境下醫院檔案管理的相關問題。提出辦公自動化在檔案管理過程中出現的難點以及解決措施。

【關鍵詞】

辦公自動化；醫院；檔案管理

就醫院檔案而言，既記錄下了醫院在發展過程中發生的重大事件，也保存下了醫院發展至今獲得的大量醫療科技成果。可以說，醫院在進行醫學研究時，作為一個醫院中最重要的資源之一的醫院檔案將為其提供大量的真實數據與豐富的醫療資料。近些年來，隨著現代醫療體制的不斷改革，醫院管理愈發向數字化方向發展，這使得辦公自動化逐漸被融入到檔案管理工作中去，從而提高了醫院的管理效率。

一、何為辦公自動化

所謂辦公自動化，主要指借助與計算機相關的各種技術設備，以互聯網為載體進行的辦公室信息化管理工作。在辦公自動化的應用下，檔案信息可以實現自動傳輸，不同部門之間可以隨意發送、接受信息，并將其儲存在自己科室的計算機中，從而實現了信息的快速流通與多部門共享。可以說，辦公自動化的應用，使得檔案管理不再是傳統的手工歸檔模式，而是實現了“紙質檔案”向“電子檔案”的轉化，檔案管理更加智能化，管理工作更有效率，甚至檔案也在管理中實現了完整性和可靠性的要求。

二、辦公自動化在實行中出現的問題

（一）軟硬件支持不足。

醫療體制改革及信息管理技術的發展使得許多醫院開始采用電子自動化技術進行檔案管理，但是這種管理尚處于初始階段，相關基礎設施不夠完善，在軟硬件方面缺少相應的配備。比如，醫院若要實現高級的自動化辦公，必須要有相應的技術人員進行局域網的設置，網絡線路的鋪設以及服務器的建立，否則將無法創建數字化檔案管理站，檔案文件難以借助數字化技術實現局域網內的在線接收，高效率的檔案管理工作也就難以實現。

（二）人員素質普遍不高。

無論是傳統的手工歸檔還是現階段的信息化管理，檔案管理工作都具有非常明顯的復雜性，是一項系統性的工程。從事檔案管理的人員，除了要有豐厚的知識儲備，還要具備可靠的管理才能。可以說，專業技術能力對于檔案管理人員的工作能力是非常重要的，無論是信息的編排還是網絡安全的維護，都需要扎實的專業知識來支撐。而當前醫院在管理工作中所欠缺的正是這樣的人才。

（三）管理不規范、檢索效率低。

檔案文書在管理上不夠規范是許多醫院存在的問題，諸如檔案號亂用、卷宗分類混亂、案卷名稱與實際不符等現象，比比皆是。其中更有許多檔案在編撰和歸檔時沒有總結出相應的卷內目錄，一些卷宗即使進行了組卷管理，卻沒有按照相關的管理標準實施，這些又加劇了檔案管理的不規范程度。由于檔案管理的混亂，許多醫院在文獻檔案的檢索方面缺少應有的效率。首先，對于實行人工檢索方法的大多數基層醫院而言，前文所提及的檔案管理不規范使得人工很難在短時間內實現檔案的有效檢出，雖然這些管理人員立足于自身多年工作經驗，自行研制了可用于檢索的工具，但是他們通常存在著“檢索工具運用越頻繁則檔案管理質量越高”的錯誤認知，反而使得他們無法精益求精。其次，對于實行電子檢索方法的一些大中型醫院而言，雖然電子檢索方式可以在一定程度上提高檢索效率，但是紙質檔案的管理混亂使得電子化的檔案多多少少也存在著相應的問題，限制了電子檢索的準確性和迅速性。

三、解決措施

（一）建立健全檔案管理制度。

針對辦公自動化給檔案管理帶來的便捷，醫院應針對檔案管理建立全面系統的管理制度，將檔案管理與文件管理糅合在一起，使其呈現出統一的管理模式，如此可避免越權問題的發生。除此之外，還要針對檔案管理的技術操作與業務流程制定統一的標準，以此來確保各種類型的檔案都可以被統一歸檔、統一管理。

（二）加強素質培訓、實施獎懲機制。

即使辦公自動化的程度再高，人力在其中也是必不可少的，數字化的檔案管理依然要依托人工操作來實現，因此人員素質的高低依然對檔案管理工作具有重要的意義。為了使檔案管理能夠與時俱進，醫院需要培養素質全面的人才，通過交流學習和定期培訓來提高其專業技能水平，以便可以更好地應用辦公自動化技術，提高檔案管理效率。除了技能培訓，醫院還應該建立相應的獎懲制度與激勵制度，將管理人員的業績與其自身的職稱掛鉤，以此來調動其工作積極性，更好地推行辦公自動化，確保檔案管理的順利進行。

（三）領導給予重視，加快檔案的信息化速度。

對于檔案管理及檔案信息化，領導應給予相應的重視，以此使醫院的檔案管理可以迎合時代要求。簡單地說，首先要轉變傳統管理模式，使檔案實現資源的有效共享；其次便是將檔案盡可能地信息化，適當引進先進的軟硬件設施，將紙質檔案導入到相應的信息管理平臺之中，實現檔案的自動化管理。當然，由于檔案的數據化轉化是一個不斷積累的過程，所以需要檔案管理人員長期地堅持。

四、結語

面對信息化時代醫院的發展需求，其檔案管理必須結合辦公自動化發展方向進行檔案的自動化管理，本文對醫院檔案管理中出現的問題進行了闡述并總結了相應的解決策略，僅供參考。

作者：楊文靜 單位：滕州市婦幼保健院

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