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檔案建設(shè)論文范文1
國內(nèi)一些老牌高校，特別是重點高校由于檔案網(wǎng)站建設(shè)起步早，技術(shù)力量雄厚，人才隊伍充足，積累了豐富的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗。如，從欄目設(shè)置上看，復(fù)旦大學(xué)檔案館檔案信息網(wǎng)設(shè)有“法規(guī)制度”、“本館收藏”、“復(fù)旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學(xué)檔案館設(shè)有“本館概況”、“服務(wù)大廳”、“檔案征集”、“網(wǎng)上展廳”、“校史編研”、“蘭臺學(xué)苑”等七大類目；中山大學(xué)檔案館設(shè)有“服務(wù)指南”、“信息查詢”、“檔案法規(guī)”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內(nèi)容上看，蘭州大學(xué)檔案館不僅有檔案館的職能、機構(gòu)設(shè)置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風采、特色館藏資源等；北京郵電大學(xué)檔案網(wǎng)站上的“網(wǎng)上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個全方位、多角度的了解本校的科技創(chuàng)新、風俗文化的全新的服務(wù)窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點高校的檔案網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗，進行調(diào)研和分析，抓好網(wǎng)站的總體規(guī)劃和設(shè)計，力求使網(wǎng)頁設(shè)計更加美觀、界面更加友好、欄目設(shè)置更加科學(xué)、信息內(nèi)容更加豐富、技術(shù)手段更加先進、網(wǎng)站功能更加實用。
2扎實推進信息化基礎(chǔ)工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網(wǎng)站必須有豐富的檔案信息資源網(wǎng)，充實網(wǎng)站內(nèi)容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實檔案網(wǎng)站信息內(nèi)容的關(guān)鍵就是要使大量的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化，建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，這是高校檔案網(wǎng)站信息資源的主要來源。為此，要扎實做好檔案信息化的各項基礎(chǔ)性工作，包括：通過檔案館現(xiàn)有力量或采取商業(yè)化運行手段，對部分或者全部外包的形式對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案資料的進行縮微、錄入、掃描、數(shù)碼拍攝等，轉(zhuǎn)換成文本、圖像、圖形等計算機可識別處理的數(shù)字形式，形成結(jié)構(gòu)有序、可供保管利用的數(shù)字檔案信息庫，并存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計算機提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個館藏機構(gòu)的價值，是館藏的精華所在，能夠充分發(fā)揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎(chǔ)上，可以通過與其他高校檔案網(wǎng)站建立友情鏈接，實現(xiàn)與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴大網(wǎng)站的影響力。
3充分運用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上電子文件歸檔平臺
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)既可用于檔案館及校內(nèi)各單位檔案員用戶管理、聯(lián)機管理檔案數(shù)據(jù)庫，也可讓全校師生和社會各界通過互聯(lián)網(wǎng)查詢有關(guān)檔案信息。檔案管理系統(tǒng)的充分使用，并與校內(nèi)其他應(yīng)用系統(tǒng)如教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、畢業(yè)生信息管理系統(tǒng)的有效對接，是檔案網(wǎng)站建設(shè)信息資源源泉，可以完善檔案網(wǎng)站功能。武漢大學(xué)、華南理工大學(xué)等高校通過運用檔案管理系統(tǒng)，建立網(wǎng)上歸檔平臺，各立卷歸檔單位實時進行網(wǎng)上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應(yīng)組織力量開發(fā)適應(yīng)于本校情況的各類檔案管理應(yīng)用軟件、文件檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)上檔案編研平臺等。技術(shù)條件不具備的高校，可以采用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，如“南大之星”檔案管理系統(tǒng)目前在高校應(yīng)用比較普遍；已建立辦公自動化（OA）系統(tǒng)的高校，要積極做好OA條件下新產(chǎn)生的且有保存價值電子文件的接收與管理工作，實現(xiàn)網(wǎng)上電子文件實時歸檔。
4積極運用多種技術(shù)手段，完善檔案網(wǎng)站服務(wù)功能
檔案建設(shè)論文范文2
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題
引言
在全國檔案工作“十一五”規(guī)劃中，檔案信息化建設(shè)已放到突出位置，得到高度重視，但按現(xiàn)狀看，檔案信息化建設(shè)至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務(wù)公開、民生檔案建設(shè)等層面，中小型企業(yè)對檔案信息化建設(shè)工作的實際推廣實在太少，這種發(fā)展的不平衡現(xiàn)象眾所周知，不容忽視，現(xiàn)結(jié)合本單位（小型企業(yè)）的實際情況，淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策：
一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。每件事情要大力推廣，領(lǐng)導(dǎo)們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都沒有認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，經(jīng)費上不予以支持，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程緩慢。
1.2軟件不適用。本企業(yè)也在推行“無紙化”辦公，設(shè)立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關(guān)鍵字查找所需文件。但由于本企業(yè)的OA系統(tǒng)較適用于文書檔案，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。
1.3存儲設(shè)備落后。本企業(yè)的檔案室是2001年建成，當時并未考慮對電子檔案進行管理，缺少專門的磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備，而數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性是比較強的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。
1.4電子文檔管理不完善。本企業(yè)已使用局域網(wǎng)，電子文件可儲存在“資料庫”，全體員工根據(jù)各自權(quán)限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置（路徑）沒有明確規(guī)定，甚至有部分員工把文件只存本機，造成檔案的不完整，查找不便利。
1.5人員素質(zhì)未能適應(yīng)需求。目前本企業(yè)的2名檔案工作者均為兼職，只通過市檔案局的上崗培訓(xùn)，對電子檔案處理并無深入學(xué)習(xí)及參加市檔案局組織的培訓(xùn)。檔案知識不夠?qū)I(yè)，對新規(guī)定新要求了解不夠，信息接收不夠及時。這樣，不利于檔案信息化建設(shè)的實施。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策
2.1加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認識檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認識到建設(shè)一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。
2.2選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實際需要選擇，最好能與開發(fā)商協(xié)商，量身訂造合適的軟件。
2.3完善存儲設(shè)備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時搶救。:
檔案建設(shè)論文范文3
1.有利于發(fā)揮公共安全事件檔案的警示和教育作用。公共安全事件檔案是人們在預(yù)測、預(yù)防預(yù)警、應(yīng)對處置、善后安置及事后總結(jié)公共安全事件過程中形成的各類原始記錄的總稱。作為獨特、專門的檔案門類，一方面，公共安全事件檔案客觀真實、系統(tǒng)詳細地反映了人們對公共安全事件進行應(yīng)急處理的歷史過程。另一方面，公共安全事件檔案也反映了在面對突發(fā)的意外狀況時，人們所做出的種種行為。這些行為較大程度地體現(xiàn)了以下兩方面情形：其一，社會公眾的風險防范意識薄弱、對災(zāi)害事故的危害性認識不足、自救知識儲備不足及自救能力偏低等。其二，政府機構(gòu)的應(yīng)急處理機制不完善、應(yīng)急處置能力不足、應(yīng)急救援物資儲備不足及公眾的安全教育不到位等問題。例如：2003年重慶開縣發(fā)生井噴事故時，一些村民不是逃命，而是站在那里看熱鬧，等到感覺不舒服想跑時，卻已經(jīng)跑不動了。因此，我們可以從公共安全事件檔案的正反兩方面對社會公眾進行警示和教育。比如，告誡社會公眾，在面對突發(fā)災(zāi)害事故時，該如何采取正確的防范、處理措施才能更好地維護生命和財產(chǎn)安全。這些對于普及基本的安全知識、樹立公眾的風險防范意識、培養(yǎng)公民的自救能力、增強公民的危機應(yīng)變能力及避免因無知而造成不應(yīng)有的損失等具有重大的意義。
2.有利于發(fā)揮公共安全事件檔案的咨詢和決策作用。隨著改革的逐步深化，我國進入經(jīng)濟社會轉(zhuǎn)型期，各種矛盾日益尖銳，各種利益不斷沖突，公共安全事件頻發(fā)。近年來，我國的地震、洪澇、干旱、冰雪和泥石流等重大自然災(zāi)害頻發(fā)，SARS、甲型HINI流感和禽流感等重大公共衛(wèi)生事肆虐。與此同時，各類重大刑事案件、群體性突發(fā)事件、暴力恐怖案件等社會安全事件以及特大交通事故、特大礦難事故、環(huán)境污染事故等事故災(zāi)難接連不斷。這些都考驗著我國各級政府的應(yīng)急管理能力。然而，公共安全事件檔案作為一種重要的信息資源，記載了以往公共安全事件的全景原貌，總結(jié)了以往公共安全事件預(yù)防、處理的經(jīng)驗教訓(xùn)以及探尋了以往公共安全事件形成、發(fā)展的規(guī)律。公共安全事件檔案，不但可為各級政府應(yīng)對新的同類公共安全事件提供參考與借鑒，而且為各級領(lǐng)導(dǎo)的咨詢與決策提供信息支持。
3.有利于發(fā)揮公共安全事件檔案的評估和評判作用。《中華人民共和國突發(fā)事件應(yīng)對法》規(guī)定“：國家建立重大突發(fā)事件風險評估體系，對可能發(fā)生的突發(fā)事件進行綜合性評估，減少重大突發(fā)事件的發(fā)生，最大限度地減輕重大突發(fā)事件的影響。”由于，公共安全事件檔案對事件發(fā)生的誘因、發(fā)展的進程、產(chǎn)生的影響、造成的損失等都做了真實完整地記錄。因此，公共安全事件檔案資料對評估可能發(fā)生的公共安全事件有重要作用。首先，通過已有類似的公共安全事件檔案，人們可以較容易地明確風險評估目標、制定風險評估計劃、選擇風險評估方法以及建立風險評估指標。其次，通過公共安全事件檔案，人們還可評判政府處置公共安全事件的態(tài)度是否積極、采取的處置措施是否科學(xué)、善后安置是否到位等。
4.有利于發(fā)揮公共安全事件檔案的科學(xué)研究作用。公共安全事件檔案為科學(xué)研究提供了第一手支撐資料，檔案部門應(yīng)聯(lián)合高等院校、科研機構(gòu)等單位共同開展公共安全事件檔案的研究。鑒于，近年來我國各地頻發(fā)的地震災(zāi)害，檔案部門可以利用地方史志檔案資料查找歷史上的地震數(shù)據(jù)，根據(jù)檔案記載，對每一次地震發(fā)生的前兆，地震與周邊地理環(huán)境的關(guān)系，地震范圍和級別，地震造成的人員傷亡和財產(chǎn)損失情況以及可能影響的人口數(shù)量和交通情況等進行精確分析，我們通過這些數(shù)據(jù)，不但可以分析地震發(fā)生、發(fā)展的規(guī)律以及不同級別地震所造成的損失，而且可以制訂不同區(qū)域不同級別地震的應(yīng)急預(yù)案，最終為政府的救災(zāi)搶險工作提供指導(dǎo)。例如，為了使政府的救災(zāi)搶險工作順利開展“，日本政府開發(fā)了‘地震受災(zāi)早期評價系統(tǒng)’，該系統(tǒng)存儲了大量4級以上地震災(zāi)害的資料，能在地震發(fā)生半小時內(nèi)計算出受災(zāi)規(guī)模，指導(dǎo)政府救災(zāi)搶險有效進行。”
二、加強公共安全事件檔案建設(shè)的措施
1.明確檔案部門參與公共安全事件應(yīng)急管理工作的法律地位。目前，我國關(guān)于公共安全事件應(yīng)急管理的法律法規(guī)還沒有明確檔案部門在政府應(yīng)急管理中的地位和作用。因此，我國各級政府應(yīng)當轉(zhuǎn)變觀念。一方面，應(yīng)積極爭取向國家決策部門提議，盡早制定與檔案工作相配套的法律法規(guī)，使建立公共安全事件檔案工作有法可依；另一方面，應(yīng)通過修訂、完善地方應(yīng)急管理條例，將建立公共安全事件檔案納入地區(qū)的各種應(yīng)急預(yù)案編制和應(yīng)急管理體系的具體規(guī)定中，使檔案部門納入救災(zāi)搶險的智囊部門，從而正確認識公共安全事件檔案在政府應(yīng)急管理中的作用。
檔案建設(shè)論文范文4
1血站檔案規(guī)范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無償獻血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴重，那么將直接影響到臨床應(yīng)用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統(tǒng)計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實現(xiàn)。近年來，由獻血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現(xiàn)不良反應(yīng)或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當出現(xiàn)稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規(guī)定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關(guān)信息，為獻血者提供便捷的服務(wù)。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機構(gòu)檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責任意識不強，容易出現(xiàn)填寫錯誤、資料填寫不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預(yù)算中，血站對檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價格較高，血站內(nèi)部所投入的預(yù)備預(yù)留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設(shè)備了解不足，所采購的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強血站檔案管理意識
血站檔案管理關(guān)系著無償獻血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻血者、用血者雙方權(quán)益的順利實現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認識到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過講座、集體培訓(xùn)等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認識，結(jié)合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開發(fā)利用各類檔案信息，推動檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強檔案管理信息化建設(shè)
基于當前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時俱進，從業(yè)務(wù)檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)[5]；③做好檔案開發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結(jié)合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務(wù)能力的人員擔任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務(wù)標準，并定期進行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位
4結(jié)語
新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無償獻血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會作用與價值。
作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
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檔案建設(shè)論文范文5
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
檔案建設(shè)論文范文6
1.1重視不夠，資金投入不足
高職高專院校會計檔案是高職高專院校財務(wù)管理的附屬產(chǎn)物，沒能引起領(lǐng)導(dǎo)重視，其管理科室在學(xué)校管理中，連學(xué)校三級處室也算不上，工作僅屬于三級管理最底層的單項工作。長期以來得不到相應(yīng)的重視，更談不上現(xiàn)代化建設(shè)。校領(lǐng)導(dǎo)們甚至連對會計檔案室的工作職責、工作內(nèi)容、工作方法、工作性質(zhì)等最基本知識都不了解，更談不上會計檔案室對學(xué)校的發(fā)展作用的認識有多深。在此情況下，會計檔案信息化建設(shè)工作舉步維艱：截止目前，南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校各年度會計檔案集中在一個屋子里，無論是分門別類還是通風防潮等各方面均不合格；管理上還停留在上世紀八十年代手工登錄，雖然才建立微機錄入自動化管理，但僅僅是單機自建電子表格形式管理，連一個自動化管理軟件也沒有，特別是在上級來檢查財務(wù)工作時，會計檔案中的憑證查找確實如大海撈針，費時費工，嚴重影響工作效率。
1.2不切實際，信息化建設(shè)不科學(xué)
科學(xué)性是高職高專院校培養(yǎng)人才的最基本要求，所以高職高專院校的會計檔案建設(shè)也應(yīng)遵循科學(xué)性，保證檔案室建設(shè)的科學(xué)、合理、遠見等要求，保證檔案室建設(shè)50年不落后。南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校會計檔案室建設(shè)之初，沒有征詢學(xué)校各部門和學(xué)生家長的意見，沒有根據(jù)實際工作需要進行可行性報告，最終導(dǎo)致目前檔案室空間狹小、管理落后、信息不暢等諸多困境。
1.3館藏內(nèi)容匱乏，信息化資源結(jié)構(gòu)殘缺
會計檔案室應(yīng)在科學(xué)的管理體系下，按照規(guī)范、科學(xué)的架構(gòu)體系標準，對財務(wù)發(fā)生的各項業(yè)務(wù)和開展的各項工作進行全面、完整、系統(tǒng)、規(guī)則地記錄和保存，保證對高職高專院校財務(wù)經(jīng)歷的歷史還原。南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校會計檔案室由于種種原因，致使檔案管理體制和管理機制不科學(xué)，個別會計資料丟失時有發(fā)生。另外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多，現(xiàn)代電子檔案少；原始檔案多，加工整理的檔案少，這些嚴重影響了會計檔案信息化建設(shè)步伐。
2高職高專院校會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)路線圖
2.1加大宣傳，尋求領(lǐng)導(dǎo)支持，確保資金到位
高職高專院校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)之所以存在以上諸多困境，歸根結(jié)底在于領(lǐng)導(dǎo)不重視。所以要確立“建設(shè)宣傳要到位，要宣傳到校領(lǐng)導(dǎo)崗位上”的思想。作為高職高專院校檔案管理人員，如何能夠做到宣傳到位，作者認為需從以下幾方面著手：第一，制定出科學(xué)合理的學(xué)校檔案信息化建設(shè)方案；第二，按照方案在全校范圍內(nèi)展開全面的問卷調(diào)查，問卷調(diào)查設(shè)計一定要做到全面、客觀、覆蓋面廣，包括教師、在校學(xué)生、畢業(yè)生等；第三，把收集上來的問卷調(diào)查進行匯總、統(tǒng)計、分析，依據(jù)有關(guān)統(tǒng)計學(xué)原理形成科學(xué)的統(tǒng)計結(jié)果，進而形成有理有據(jù)的學(xué)校會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)可行性報告。有了檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)可行性報告，依據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)參照市場價格，匯總出建設(shè)經(jīng)費預(yù)算。在第一手資料面前，校領(lǐng)導(dǎo)看到科學(xué)、翔實的可行性報告、經(jīng)費預(yù)算，無不都說會計檔案管理工作扎實。為了給學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)證明清白、服務(wù)學(xué)校的長遠發(fā)展，加大資金投入，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化會計檔案，那就是個“值”。
2.2按照專業(yè)化標準，配備財務(wù)、計算機專業(yè)化技術(shù)人才
