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摘要：

檔案管理指檔案管理單位對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理并實(shí)現(xiàn)再次利用工作的總稱，包括檔案從產(chǎn)生整理到再次利用的整個(gè)活動(dòng)過程。隨著進(jìn)入二十一世紀(jì)后新技術(shù)的不斷發(fā)展應(yīng)用，信息呈爆炸趨勢(shì)的增加，檔案信息的數(shù)量也隨之增長(zhǎng)，這在很大程度上提高了在大量信息中快速識(shí)別提取有價(jià)值信息的難度，因此為了滿足工作需求，我們需要推進(jìn)檔案管理建設(shè)發(fā)展，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，向信息化方向邁進(jìn)。

關(guān)鍵詞：

流動(dòng)人員;人事檔案管理;“棄檔族”;改革管理

一、檔案管理工作中面臨的困境

信息技術(shù)的改變深刻影響著檔案管理利用的方式，從初始的手抄筆錄到后期的打印復(fù)印，再到今天以字節(jié)為單位進(jìn)行存儲(chǔ)的電子數(shù)據(jù)，這昭示了檔案管理必須隨著思維的革新不斷變革、隨著技術(shù)的普及不斷改進(jìn)、隨著需要的增加不斷改善，而目前的情況是管理方式的發(fā)展落后于信息技術(shù)的改變，在日常的檔案管理遇到了很多困境。

一是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)修訂過程遲緩。如同信息傳遞存儲(chǔ)利用有一套成型的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)有效管理也需要新的標(biāo)準(zhǔn)作為前提，一套根據(jù)技術(shù)條件、社會(huì)需要變化制定的新規(guī)范，而目前實(shí)際應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)更新不夠及時(shí)，對(duì)于新技術(shù)、新需要缺乏足夠的重視，甚至部分標(biāo)準(zhǔn)仍是以舊有的管理模式為藍(lán)本制定的，還有某些新修改的標(biāo)準(zhǔn)只適用部分領(lǐng)域，如政府單位的檔案管理，導(dǎo)致這些標(biāo)準(zhǔn)無法全面推廣適用。另外修訂檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)無法徹底擺脫傳統(tǒng)思維束縛，沿用舊式思維方法，沒有著眼計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)，或者根本對(duì)于新技術(shù)不了解，把紙質(zhì)檔案時(shí)代的辦法生搬硬套到信息化時(shí)代，所做的只是簡(jiǎn)單的將數(shù)據(jù)打包，進(jìn)行歸檔處理，仿照以前的管理模式，使后續(xù)的查閱利用遇到諸多問題，在便捷性、可使用性上提升空間不大。 

二是檔案管理軟件缺乏兼容性。由于使用的設(shè)備不同，加之各單位部門研究開發(fā)管理軟件時(shí)只著眼自身使用，沒有考慮信息的交流和共享問題，導(dǎo)致不同軟件平臺(tái)的資源無法實(shí)現(xiàn)互通互用，一旦使用信息過程中涉及不同單位不同領(lǐng)域，信息的存儲(chǔ)、查詢、提取都需要重新整理，無形中增加了很多的成本。信息時(shí)代，信息的順暢快捷流動(dòng)與否是一個(gè)關(guān)鍵因素，如果檔案信息無法高效流通、互相共享，這就在技術(shù)層面制約了檔案管理信息化的進(jìn)程，在硬件的層面限制了檔案信息的快速交流。想要實(shí)現(xiàn)在更大范圍內(nèi)共享利用檔案信息，就需要一個(gè)即可對(duì)信息有效管理又能夠在不同系統(tǒng)移植的軟件平臺(tái)，它有著統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、模板標(biāo)準(zhǔn)，促使信息的移植更加簡(jiǎn)單方便。

三是檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。人是推進(jìn)檔案管理向前進(jìn)的關(guān)鍵要素，檔案管理人員的個(gè)人信息利用能力高低直接制約著檔案管理建設(shè)情況的好壞。從目前相關(guān)單位的情況來看，大部分檔案人員的科技水平只能滿足初步的信息管理需求，甚至有些人仍然局限在紙質(zhì)檔案方面管理層面，對(duì)于新科技的發(fā)展趨勢(shì)不甚了解，即使手中擁有了現(xiàn)代化設(shè)備，也無法得到充分的利用，根本談不上檔案管理信息化。只有培養(yǎng)出一批即熱愛檔案事業(yè)，樂于在檔案工作上投入心血精力，又具備信息思維素質(zhì)、懂得高技術(shù)技能操作的人才，檔案管理才能真正搭上信息時(shí)代這列快車。

二、推進(jìn)檔案管理建設(shè)的幾點(diǎn)思考

一是把制度建設(shè)擺在首要位置。檔案管理制度建設(shè)直接決定了檔案管理信息化的成敗，我們常講的無規(guī)矩不成方圓，制度所要做的就是先要把規(guī)矩立起來，便于后續(xù)工作參照開展。隨著信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)，目前的檔案管理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)已不能完全滿足檔案管理工作發(fā)展要求，有些方面甚至限制了信息化工作的推進(jìn)發(fā)展。因此，要根據(jù)技術(shù)和需要的改變，不斷修訂建立新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從規(guī)范化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化等幾個(gè)方面審視現(xiàn)行制度和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)更新內(nèi)容要求，增加新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使規(guī)定規(guī)范具備更強(qiáng)的針對(duì)性、實(shí)效性和指導(dǎo)性，切實(shí)通過制度的修訂完善促進(jìn)檔案管理信息化水平的提升。

二是把人員培養(yǎng)置于核心層面。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在信息時(shí)代的跨越前進(jìn)，就要培養(yǎng)一只既懂業(yè)務(wù)還懂技術(shù)，對(duì)于檔案工作愿意付出的人才隊(duì)伍。這就要求把好人員“選拔關(guān)”，切實(shí)把想干、愿干、能干的優(yōu)秀人才選拔到檔案管理隊(duì)伍中來，在選人用人上保證高起點(diǎn)推進(jìn)。同時(shí)注意加強(qiáng)培養(yǎng)，進(jìn)行分類明確、層次清晰的檔案管理人員培訓(xùn)，制定科學(xué)合理的長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃，從業(yè)務(wù)技能、信息化素養(yǎng)等方面加強(qiáng)職業(yè)學(xué)習(xí)教育。注重檔案管理人員在日常工作中的鍛煉提高，在本質(zhì)崗位中不斷精益求精，要把信息技能作為基本要求加以明確，把實(shí)踐與創(chuàng)新結(jié)合起來，在基本方法和基本程序中加強(qiáng)鍛煉。

三是把加大投入作為關(guān)鍵要素。檔案管理是一項(xiàng)投入無法立刻見到產(chǎn)出的工作，但它對(duì)于我們有著很高的社會(huì)價(jià)值，在人力資源管理、歷史事件研究、總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等方面具有不可估量的價(jià)值。只有在科學(xué)研究、硬件設(shè)備、人員待遇、制度編制增加投入，激發(fā)社會(huì)各界的在檔案管理工作方面的積極性，在長(zhǎng)期的積累中底蘊(yùn)豐厚了，才能在理論、軟件、硬件方面取得較大的突破，取得豐碩的成果，從而提升檔案管理的便捷性科學(xué)性，更好的為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。檔案管理是為了社會(huì)能夠?qū)n案再利用，發(fā)掘它們的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值提供有效方式的途徑，檔案管理要跟隨時(shí)代的步伐，不斷應(yīng)用新技術(shù)、引用新方法，從而更快更便捷的提供服務(wù)。

作者:李文娟 姜愛英 單位:包頭市疾病預(yù)防控制中心 包頭市中心血站