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項目采購管理制度范文1

關(guān)鍵詞：項目管理 采購 環(huán)節(jié) 職責(zé) 流程

項目管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標(biāo)所采取的一系列管理活動。項目采購管理是項目管理的重要組成部分。項目采購管理幾乎貫穿于整個項目生命周期，項目采購管理模式直接影響項目管理的模式和項目合同類型，對項目整體管理起著舉足輕重的作用。

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和對項目管理、采購管理認識的不斷深入，采購在工程項目中的角色已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤增長點，采購管理也發(fā)展成為成本控制和促進項目效應(yīng)最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

1.明確項目采購管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對程序的設(shè)計越為重視。這里將一般采購作業(yè)流程設(shè)計應(yīng)注意的關(guān)鍵環(huán)節(jié)闡述如下：

1.1根據(jù)不同工程項目或各工程項目工作包的特點，充分考慮成本控制、設(shè)計、施工等因素確定工程項目管理模式從而確定工程項目采辦模式，便于采辦成本控制。

1.2實施工程項目采購預(yù)算制，有了采購預(yù)算的約束，能提高工程項目資金的使用效率，優(yōu)化工程項目采購管理中資源的調(diào)配。從而達到控制工程項目采購成本目的。

1.3采購包的劃分。要根據(jù)設(shè)備材料的性質(zhì)、市場供貨商的供應(yīng)能力和經(jīng)濟批量劃分采購包。合理劃分采購包，可降低采購價格。

1.4充分利用好工程項目內(nèi)外部環(huán)境。在工程項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。

1.5供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。工程項目前期供應(yīng)商一旦選錯，將給工程項目建設(shè)造成嚴(yán)重影響，因此，招投標(biāo)尤其是國外設(shè)備招投標(biāo)要特別慎重。

1.6確立采購全流程成本的概念，應(yīng)該關(guān)注的是整個工程項目流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。

2.細化項目采購管理中的的部門職責(zé)

科學(xué)合理的流程，明確細致責(zé)任化的分工，對于規(guī)范采購管理有著積極的作用。

2.1各部門:負責(zé)采購需求計劃提出、采購的參與、貨物的驗收。

2.2專業(yè)管理部門:負責(zé)審核專項物資申請（必要性、替代性、可否調(diào)撥、數(shù)量、型號、品牌），出具專業(yè)意見；協(xié)助采購對新的專業(yè)設(shè)備或物料的采購。

2.3行政組:負責(zé)監(jiān)控各處采購計劃執(zhí)行情況；下達各處物品申購計劃額度；物品需求申請單審核，負責(zé)不定期市場調(diào)查和價格監(jiān)督。

2.4人事行政部采購組：負責(zé)采購?fù)ㄓ妙惞潭ㄙY產(chǎn)、低值易耗品、生產(chǎn)輔料等，進行采購實施的全過程――詢價、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。

2.5生管部采購組：負責(zé)采購設(shè)備治具類與計量儀器類固定資產(chǎn)、生產(chǎn)材料等，進行采購實施的全過程――詢價、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報銷。

2.6行政庫房：負責(zé)辦理出、入庫手續(xù)；負責(zé)輔料、勞保品的存儲和管理；負責(zé)提供輔料庫存月報表和勞保庫存月報表。

2.7品保部：負責(zé)對到貨生產(chǎn)輔料的檢驗以及協(xié)助索賠、出具檢驗報告；參與計量儀器類資產(chǎn)采購支持。

2.8技術(shù)部：負責(zé)參與設(shè)備治具類資產(chǎn)采購，給予相關(guān)專業(yè)技術(shù)參數(shù)支持。

3.強化項目采購管理中的制度執(zhí)行

沒有規(guī)矩不成方圓。建立并完善配套的采購管理制度是開展項目管理工作的必要條件，強化制度執(zhí)行力是推行項目采購管理的有力保障。

3.1建立健全各項采購管理制度。項目一進駐，就要按單位企業(yè)下達的責(zé)任成本預(yù)算指標(biāo)，制定一套采購成本管理辦法和制度。在操作過程中，應(yīng)結(jié)合實際情況，不斷修正、改進，通過實踐使之趨于完善，以確保制度科學(xué)可行性，真正起到規(guī)范項目成本管理的作用，最終達到提高施工項目成本管理水平的目的。

3.2全過程控制。控制總成本在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。

4.采購業(yè)務(wù)流程管理的注意事項

4.1注意流程的先后順序及時效控制。應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時限。避免同一主管對同一采購案件作多次簽核；同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式；同一采購案件會簽部門過多，影響實效。

4.2價值與程序繁簡相適應(yīng)。程序繁簡或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項目的重要性或價值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大，價值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。

4.3避免作業(yè)過程發(fā)生混亂。要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。

4.4流程設(shè)計應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實環(huán)境。應(yīng)當(dāng)注意流程的及時改進，早期設(shè)計的處理流程，經(jīng)過若干時間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實際需要。

4.5配合作業(yè)方式的改善。譬如當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計。

5.結(jié)語

梅瑞狄斯在《項目管理――管理新視角》中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商。”項目采購管理作為項目管理的一個重要組成部分，企業(yè)要獲得最大的經(jīng)濟利益，有效地降低材料采購成本是關(guān)鍵，就必須要加強對項目采購的管理與控制，具體方法和可操作模式要根據(jù)單位實際情況區(qū)別對待，實踐摸索。

參考文獻：

項目采購管理制度范文2

項目采購對項目的順利實施具有重要影響，因此企業(yè)必須重視項目采購管理。目前，我國企業(yè)項目管理存在的問題有采購審批問題、采購方案問題和供應(yīng)商管理問題。優(yōu)化企業(yè)項目采購管理的策略主要有三個：第一，調(diào)整規(guī)范企業(yè)采購管理組織和流程；第二，科學(xué)制定采購計劃和策略；第三，調(diào)整供應(yīng)商管理制度。

關(guān)鍵詞：

企業(yè)項目；采購管理；問題優(yōu)化策略

項目采購管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，對于企業(yè)的成本控制和經(jīng)濟效益的提高有積極作用。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)項目也越來越多，項目采購任務(wù)也變得繁重起來。企業(yè)的項目采購既影響企業(yè)項目的順利完成，也影響企業(yè)的財務(wù)管理和成本控制。如何在現(xiàn)有的制度下，針對項目采購中存在的問題找到優(yōu)化策略是我們需要分析和研究的問題。

一、企業(yè)項目采購管理中存在的問題

企業(yè)項目一般資金投入大，具體任務(wù)多，需要采購很多物資材料、技術(shù)設(shè)備和相關(guān)的服務(wù)。由于采購金額大、涉及的事項多，所以往往會出現(xiàn)一些問題。

（一）采購審批問題

企業(yè)的各種層次和類型的項目一般需要公司高級管理部門或者上級公司審批。企業(yè)高管或上級公司對采購的某些環(huán)節(jié)非常重視，比如采購計劃、采購的實施結(jié)果等。此外，每次完整的采購都不是某一個單一部門的事，而是多個部門的事。采購人員既要和需求部門打交道，還要和財務(wù)部門進行溝通，各個有關(guān)部門是否認可采購環(huán)節(jié)是采購部門需要關(guān)注的問題。只有采購過程得到各個部門的認可，企業(yè)采購過程的公開性才能得到增強。但它也有一定的弊端，它使采購內(nèi)部審批的環(huán)節(jié)有所增加，使審批程序變得復(fù)雜。特別是領(lǐng)導(dǎo)要對每個審批環(huán)節(jié)進行檢查并簽字，如果領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙或者出差，那審批文件就不能及時完成簽署，可能耽擱采購的進度和效率，使采購的時間延長。企業(yè)開展的每個項目都有一定的時間期限，如果采購的商品或服務(wù)類型比較多，采購的審批程序要比較麻煩，那么就會對采購的進度乃至整個工程項目的進度產(chǎn)生影響。所以，提高采購效率，必須精簡采購審批流程。

（二）采購方案問題

企業(yè)采購種類多樣，專業(yè)領(lǐng)域涉及廣泛，既有有形商品，也有無形的服務(wù)。此外，有些采購工作時間跨度較大。雖然公司對采購方案有一定的安排，但各部門要細化這個方案。采購職能由各個部門單獨行使，沒有統(tǒng)一的采購組織，使得采購人員的素質(zhì)也有一定的差異，因此需要以物質(zhì)特征和市場供求關(guān)系采取不同的策略。

（三）供應(yīng)商管理問題

有些企業(yè)沒有建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，也有些企業(yè)數(shù)據(jù)庫不完善，資料不全。這往往導(dǎo)致供應(yīng)商還需要較多的時間去尋找，使采購效率降低。如果在采購合作之前，不能仔細地考察供應(yīng)商，會對后期的合作造成消極影響。在每次與供應(yīng)商合作之后，如果不按時評價，就會對下次的合作造成不利影響。如果不能有效選擇供應(yīng)商，那企業(yè)的采購成本會有所增加。有些企業(yè)投標(biāo)選型部門與最終落實采購方案的采購部門的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫不通用，也會造成一定困擾。

二、企業(yè)項目采購管理的優(yōu)化策略

（一）調(diào)整規(guī)范企業(yè)采購管理組織和流程

一個科學(xué)規(guī)范的企業(yè)采購管理組織應(yīng)該符合目標(biāo)統(tǒng)一、權(quán)責(zé)分明、高效精簡的要求。首先，企業(yè)董事會或者上級公司應(yīng)該放權(quán)給采購部門。董事會要明確自身的職責(zé)和權(quán)利，放權(quán)給采購部門，使采購部門的積極性得到調(diào)動。上級公司應(yīng)該對子公司的采購方案進行審核評估。如果總公司同意公司的采購計劃，那采購的實施就應(yīng)該由公司自主進行。總公司可以對下屬公司的采購行為進行實時監(jiān)控。監(jiān)控的措施有兩個。第一，可以讓紀(jì)檢部門監(jiān)督采購過程；第二，總公司可以監(jiān)控采購的關(guān)鍵節(jié)點或者金額較大的商品和服務(wù)。對于不重要的環(huán)節(jié)，可以由子公司獨立開展。開展這種管理和監(jiān)督，既有利于總公司監(jiān)督權(quán)利的行使，也有利于保證子公司的采購自，使公司的采購得以順利有序地進行。其次，要明確各部門的采購職責(zé)。企業(yè)的每個職能部門一般都是相對獨立的，所以每個部門都有采購的權(quán)力。企業(yè)的物資裝備部對有關(guān)的機器設(shè)備等物資的采購負責(zé)，工程控制部對工程和項目設(shè)計方面的采購負責(zé)，而其他一些部門也對其工作權(quán)限內(nèi)的物資擁有采購權(quán)。這樣的制度安排會使得采購工作發(fā)生交叉，導(dǎo)致重復(fù)采購，不僅造成企業(yè)資金的浪費，而且容易使項目的進度受到影響。有效解決這個問題，企業(yè)可以設(shè)立一個集中的采購部門，由它來統(tǒng)一采購企業(yè)所需的所有物資和服務(wù)。統(tǒng)一集中采購的優(yōu)勢在于能夠有效地整合各部門的職能，明確采購工作任務(wù)，使專業(yè)隊伍和優(yōu)勢資源得到集中。統(tǒng)一后的采購部門在各個采購部中設(shè)專業(yè)組，使它們具體行使采購的權(quán)力。企業(yè)需要采購時，只有采購組才能完成采購任務(wù)，制定采購計劃、招標(biāo)、詢價比選和談判簽約等配套工作也由采購小組進行。各個職能部門有什么采購需求可以向采購部門提出，由采購部門來負責(zé)具體的工作，其他部門要積極與采購部門搞好溝通和配合。這樣，每個部門各司其職而又相互合作，使采購工作能順利開展。最后，對采購的流程進行優(yōu)化。很多公司現(xiàn)有的采購流程涉及的人員和部門多，手續(xù)繁瑣，效率不高。信息技術(shù)的發(fā)展改變了傳統(tǒng)的審批管理，很多工程項目開始使用信息管理系統(tǒng)，比如ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用基礎(chǔ)是模塊的應(yīng)用程序，它使很多智能部門的活動得到集中，不管是產(chǎn)品計劃、采購零件，還是庫控制存、分銷產(chǎn)品以及訂單跟蹤。總之，采購人員可以利用ERP系統(tǒng)完成整個采購過程。

（二）科學(xué)制定采購計劃和策略

保證項目順利推進的一個重要措施就是制定采購計劃和策略。它可以對項目所需的商品和服務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量進行預(yù)估，保證這些資源的有效及時供應(yīng)，避免出現(xiàn)資源不足而耽誤項目推進的情況。另一方面，制定采購計劃對于資金利用率的大幅提高也十分有利。只有使采購計劃能匹配項目的進度，才能合理使用材料，防止出現(xiàn)過度采購造成的物資積壓，形成資產(chǎn)的損失。另外，要想合理控制采購的成本也需要制定采購計劃。采購計劃的制定，可以給采購部門一個事先準(zhǔn)備的時間，有利于對采購方式和采購時機進行合理選擇，有利于對采購成本進行有效的控制。在采購策略方面，可以根據(jù)采購內(nèi)容的不同，分為物資類相關(guān)采購策略、技術(shù)服務(wù)類相關(guān)采購策略和工程類相關(guān)采購策略。以項目工程的承包情況為依據(jù)，可以將物資采購分為業(yè)主采購和分包商采購兩種。其中，業(yè)主采購的策略有集中采購、協(xié)議框架采購和固定量打包采購三種。集中采購適用于大宗物資，其目的是使工作界面削減，使采購成本得以下降，統(tǒng)一材料選型和裝置設(shè)備的統(tǒng)一性，其優(yōu)勢是能夠有效管控采購的質(zhì)量，能夠?qū)υO(shè)備的通用和維護產(chǎn)生有利影響，使庫存成本下降。協(xié)議框架采購適用于數(shù)量未知商品的采購，其方式是框架協(xié)議。協(xié)議的內(nèi)容要詳細周到，對物資種類、交貨方式、計費方式和協(xié)議終止條件作出明確具體的規(guī)定。承包商如果實際履行了業(yè)務(wù)的責(zé)任，那么應(yīng)該享有同樣的權(quán)利。固定量打包采購適用于業(yè)主自購且數(shù)量確定的商品，采購的方式是訂立固定總價合同。技術(shù)服務(wù)類采購一般要由業(yè)務(wù)進行公開招標(biāo)，然后詢價比較，最后擇優(yōu)確定最終的合作企業(yè)。工程類物資的采購要堅持工藝相關(guān)性和區(qū)域相關(guān)性兩個原則。

（三）調(diào)整供應(yīng)商管理制度

項目所需的設(shè)備、材料和服務(wù)等各種資源都依靠供應(yīng)商來提供，因此有必要做好對供應(yīng)商的管理。調(diào)整供應(yīng)商管理制度，應(yīng)該以市場調(diào)研為基礎(chǔ)，充分調(diào)查掌握各個供應(yīng)商的基本情況，使供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫得以建立。其次，企業(yè)還應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫中的供應(yīng)商進行定期的評價和考核。同時，由各需要與供應(yīng)商接觸的部門共同來建立和完善供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，做到信息實時共享，提高對供應(yīng)商的整體把控。

作者：趙謹(jǐn) 單位：江蘇智運科技發(fā)展有限公司

參考文獻：

[1]應(yīng)鶯.基于房地產(chǎn)供應(yīng)鏈的戰(zhàn)略采購研究[J].科技信息(學(xué)術(shù)研究),2008(24).

[2]鄧永國.企業(yè)物資采購風(fēng)險研究[J].中國物流與采購,2008(12).

項目采購管理制度范文3

關(guān)鍵詞：電力建設(shè)；國際工程；物資采購；管理；成本控制

最近幾年，隨著對外承包國際工程項目的增多，電力建設(shè)企業(yè)已經(jīng)由最初的市場開發(fā)為主要目向為以項目最終盈利進而提升企業(yè)國際競爭力為主要目的進行轉(zhuǎn)變。目前，一些電建對外承包的國際工程項目多為EPC總承包項目，即為完成電力建設(shè)項目所進行的設(shè)計、采辦、施工、試運等工作全部由承包商來完成。在這種模式中如果沒有業(yè)主供應(yīng)設(shè)備材料，而全部的采購活動由承包商來完成的話，那么整個項目的采購成本（包括原材料費用及整個采辦過程的管理費用）將約占到項目總投資額的50%以上，從中可以看出，采購費用的降低將會對整個項目的盈利產(chǎn)生直接而重大的影響。

一、國際電建工程項目物資采購供應(yīng)工作的特點

1.程序復(fù)雜

國際電力建設(shè)工程的物資供應(yīng)程序和手續(xù)相對于國內(nèi)電力建設(shè)工程的物資供應(yīng)來說，要復(fù)雜的多，大致包括：計劃、初步選擇貨源、初步詢價、比價、推薦供貨商、報送業(yè)主或監(jiān)理批準(zhǔn)、談判及簽訂合同、辦理進口許可、開具銀行支付信用證、港口接收和商檢、辦理免稅、清關(guān)、內(nèi)陸運輸及倉儲、現(xiàn)場物資的調(diào)撥及管理等。

2.技術(shù)性強

在國際電力建設(shè)工程承包的招標(biāo)文件中，對適用于該工程的材料和設(shè)備等都有較詳細的要求。不同的類別、項目性質(zhì)和咨詢公司的設(shè)計概念可能各不相同，采用的電力建設(shè)設(shè)備和材料的標(biāo)準(zhǔn)也有差異。

3.價格影響因素多

國外的產(chǎn)品價格不僅與其型號、規(guī)格和質(zhì)量有關(guān)，還將根據(jù)訂貨數(shù)量、交貨方式、付款條件及服務(wù)要求的內(nèi)容不同而變化；同時，還受國際市場需求、幣值匯率變化等影響；甚至運輸方式及其費用、稅率和保險等也都是不固定的。

4.貨源廣泛

國外的物資供應(yīng)渠道十分廣闊。同類產(chǎn)品有許多國家和多家工廠生產(chǎn)以及眾多的商經(jīng)銷，質(zhì)量和價格在不同品牌和規(guī)格下差異很大，給物資采購部門提供了競爭擇優(yōu)的機會。

二、加強項目采購管理、降低采購成本的措施

在國際電力建設(shè)工程物資采購中，外匯風(fēng)險管理對物資采購成本控制乃至整個項目成本控制具有重要意義。當(dāng)項目材料設(shè)備進口支付幣種和業(yè)主支付幣種不一致時，負責(zé)采購的承包商便會面臨外匯風(fēng)險。承包商應(yīng)對物資采購面臨的外匯風(fēng)險進行識別，并在對匯率進行預(yù)測的基礎(chǔ)上對其進行衡量與評價，必要時采取選擇貨幣法與合理利用含有匯率調(diào)整因子的調(diào)價公式、利用遠期外匯交易、外幣期權(quán)交易、投資法或BSI法等對外匯風(fēng)險進行管理。

1.制定合理的采購預(yù)算與估計成本

制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。

2.加強采購部門與項目其他部門的溝通

雖然電力建設(shè)項目上每個部門都是相對獨立的部門，都有各自相應(yīng)的職責(zé)范圍，但作為一個電力建設(shè)項目整體，各部門之間應(yīng)加強協(xié)作與溝通，共同努力才能完成好整個電建項目的建設(shè)。建議在項目開始實施之后，設(shè)計、采辦、施工、試運的工作都應(yīng)在項目所在地進行，并定期開會溝通采購過程中應(yīng)注意的事項，爭取在采購之前盡量發(fā)現(xiàn)問題，盡早解決。

3.加強對物資供應(yīng)商的管理

正確地選擇、認證、考核、評估供應(yīng)商，是電力建設(shè)項目物資采購成功的關(guān)鍵。應(yīng)成立專門的部門建立管理制度，制定相關(guān)文件，對供應(yīng)商進行管理與考核，主要包括嚴(yán)格供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和程序、項目結(jié)束后對供應(yīng)商進行評價、堅持索賠制度、建立不同的供應(yīng)商關(guān)系類型、加強FAT檢驗工作等幾個方面。

4.充分利用互聯(lián)網(wǎng)來降低采購成本

在采購過程中，經(jīng)常會由于過多的人為因素和信息閉塞造成了采購價格過高或者質(zhì)量低下。信息化時代背景下，利用互聯(lián)網(wǎng)進行網(wǎng)上招標(biāo)采購，采購商可以在線競標(biāo)邀請和競標(biāo)信息，可以對潛在的供貨商進行資格審查，可以選擇公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)，然后在線開標(biāo)，評標(biāo)，最后簽訂合同，這樣可以大幅度降低采購成本。

5.加強采購人員的成本意識

目前項目上的采購人員缺乏成本意識，認為只要能按時供應(yīng)項目所需的設(shè)備材料，不影響項目的進度就算完成了采購任務(wù)，至于采購成本的高低沒有過多考慮。要確保項目盈利目標(biāo)的實現(xiàn)，必須加強采購人員的成本意識，提高采購人員的整體素質(zhì)。

總之，國際電力建設(shè)工程項目的特殊性和復(fù)雜性，決定了在物資采購和管理環(huán)節(jié)的復(fù)雜性。在大量物資的采購供應(yīng)過程中，物資采購和管理人員一定要從提高自身素質(zhì)做起，采取有效手段來強化物資采購與管理工作，合理合法控制物資采購和管理成本，為企業(yè)經(jīng)濟效益的提升做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

[1]張玉龍：EPC國際工程物資采購管理研究[D].西南交通大學(xué).2012.

[2]丁良玉：電力物資采購招投標(biāo)制度建設(shè)研究[J].時代金融.2012.24.

項目采購管理制度范文4

建筑材料集中采購的概述

采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。

集中采購是指在同一企業(yè)或同一企業(yè)集團內(nèi)部的采購管理集中化趨勢，即通過對同一種類材料進行集中化采購來降低采購成本。由于集中采購數(shù)量多、金額大，環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，需要有規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒毯捅憬莞咝У男畔⒒脚_做支撐，這樣集中采購系統(tǒng)（亦稱電子化采購平臺）便應(yīng)運而生，其科學(xué)的流程設(shè)計能有效提高采購過程的規(guī)范化，信息化平臺能夠為采購全流程提供必要的信息支持，使供應(yīng)商的信息及與采購相關(guān)的歷史數(shù)據(jù)能夠及時方便的獲取。

施工企業(yè)大宗建筑材料集中采購存在的問題

存在問題：（1）由于實施集中采購的材料數(shù)量巨大、種類繁多，必然存在如何把握采購最佳時機的問題。例如鋼材的采購就與國際的鐵礦石價格有較強關(guān)聯(lián)，其價格波動較大，采購的最佳時機稍縱即逝，對材料采購的成本、價格影響至關(guān)重要；（2）如何解?Q好與優(yōu)質(zhì)貨源供貨商建立長期合作、穩(wěn)定發(fā)展關(guān)系。只有妥善處理好這類合作關(guān)系，才能“互惠共贏”，不斷優(yōu)化大宗建筑材料集中采購招標(biāo)資源，有效提高項目經(jīng)濟效益；（3）資金支付不能按合同約定支付，時常出現(xiàn)拖延支付的現(xiàn)象，將造成企業(yè)信譽度降低，打擊供應(yīng)商競價熱情或損失優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，為以后采購工作增加更多的負面影響，帶來不必要的損失。更為嚴(yán)重的是給企業(yè)帶來經(jīng)濟糾紛和法律訴訟問題；（4）企業(yè)采購信息化程度不高或溝通渠道不暢通，造成采購不及時或重復(fù)采購，造成項目采購成本增大，造成企業(yè)資金的積壓，不能有效提高企業(yè)資金運作效率。

施工企業(yè)大宗建筑材料集中采購管理的對策

3. 統(tǒng)一采購主體、分級管理供應(yīng)商

將集團總部作為采購主體，成立集中采購中心，建立集中采購平臺，使各分公司或區(qū)域指揮部中的物資保障部門成為采購主體的輔管理體系，實施大宗材料集中采購。各施工項目通過子公司或者區(qū)域指揮部定期向集采中心提交大宗材料采購計劃。子公司或區(qū)域指揮部簽訂集中采購合同，并統(tǒng)一資金結(jié)算、貨款支付等工作。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)對供應(yīng)商進行分級管理，采用名錄管理制度、過程管理制度與淘汰機制管理模式，并與供應(yīng)商、直屬單位進行溝通，時刻關(guān)注大宗材料的價格變化，實時監(jiān)督物流信息、供應(yīng)商的發(fā)貨、送貨情況，協(xié)調(diào)好物料運輸車輛進場與出場，合理安排材料堆放位置。區(qū)域采購人員負責(zé)監(jiān)督檢查與評議供應(yīng)商履約情況，總部人員根據(jù)履約評估結(jié)果調(diào)整付款條件與采購數(shù)量；在淘汰管理方面，項目采購人員負責(zé)提供淘汰評審意見，區(qū)域及總部采購人員負責(zé)定期評審、更新與淘汰部分不合格的供貨商。

3. 規(guī)范采購流程、合理選擇采購形式

規(guī)范化管理采購流程是實現(xiàn)集中采購目標(biāo)的有效保障，為有效規(guī)范采購流程，應(yīng)把握好以下關(guān)鍵點：（1）明確集中采購的具體功能，合理設(shè)計作業(yè)環(huán)節(jié)，控制集中采購作業(yè)的時效性，保證采購流程的一致性與流暢性；（2）劃分各項采購環(huán)節(jié)的權(quán)利與任務(wù)，避免采購流程混亂、重復(fù)，協(xié)調(diào)各采購部門之間的關(guān)系；（3）根據(jù)集中采購條件與采購規(guī)模適時調(diào)整采購程序，保證采購流程可以有效適應(yīng)大宗材料的供應(yīng)過程。此外，還可以根據(jù)大宗材料特性，如使用過程的安全性與產(chǎn)品質(zhì)量的可靠性等采用最高限價的集中采購形式。

對施工企業(yè)大宗材料集中采購管理的建議

4. 建立采購監(jiān)管機制

為了有效監(jiān)管大宗材料集中采購工作，可以從權(quán)力監(jiān)管與制度監(jiān)管兩個方面入手：（1）權(quán)力監(jiān)管應(yīng)避免集中采購權(quán)力過于集中，以防止違規(guī)行為。物資保障部門建立企業(yè)內(nèi)部的采購管理制度，如《物資集中采購辦法》，《招投標(biāo)管理辦法》，《物資人員工作守則》等，完善企業(yè)內(nèi)部的集中采購權(quán)責(zé)管理機制，確保采購機制具有權(quán)力制衡、決策民主的特點，實行陽光采購，減少依仗背景漫天要價、居間為供應(yīng)商業(yè)務(wù)等行為。（2）制度監(jiān)管方面，可按照明確責(zé)任與嚴(yán)格考核的原則規(guī)范集中采購工作，強化監(jiān)督各個集中采購環(huán)節(jié)，確保大宗材料質(zhì)優(yōu)價廉，質(zhì)量符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)，避免假冒偽劣材料流入施工現(xiàn)場。采購時還應(yīng)注意保持合理儲備，確保材料不斷供、不超儲。

4. 管理好重點采購環(huán)節(jié)

制定采購計劃時可對大宗材料的需求量進行統(tǒng)一匯總及分類，以提高集中采購的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。例如，可將能夠影響建筑工程質(zhì)量且較為急需的大宗材料，如水泥及鋼筋等列為 A 類材料，將碎石、砂等需要進行大量采購的材料列為 B 類材料，將模板等不通用或不急需的材料列為 C 類材料。采購大宗材料時根據(jù) A、B、C 分類法列出施工現(xiàn)場材料供應(yīng)輕重緩急情況與采購量，合理制定大宗材料采購計劃。根據(jù)采購計劃統(tǒng)一訂購 A 類、B 類及 C 類材料，并要求供應(yīng)商將材料統(tǒng)一配送至施工現(xiàn)場或自行集中安排材料運送工作。在招標(biāo)時可根據(jù)采購金額與 A 類、B 類及 C 類材料管理方法合理選擇公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、議標(biāo)及詢價比價等采購方式，以有效提高招標(biāo)投標(biāo)效率。

項目采購管理制度范文5

關(guān)鍵詞：項目管理；采購成本；成本控制流程；前景展望

中圖分類號：F230 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-02

一、引言

隨著中國步融入全球制造體系，隨著管道局市場開發(fā)力度的不斷加強，項目工程越來越多，項目管理也在不斷地成熟與完善，作為項目管理中的重要部分項目的采購管理也越來越受到高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，項目采購部門工作業(yè)績的高低將直接影響到項目的利潤和管道局的國際市場競爭力，采購部門的有效運作是每一個項目成功的基礎(chǔ)。每個項目采購管理者之間都應(yīng)積極相互借鑒成功的經(jīng)驗，除了結(jié)合采購成本的控制，還應(yīng)該根據(jù)項目自身的特點，在實踐中摸索嘗試新的管理方法，總結(jié)出適合自己的管理模式。

二、項目管理中的采購成本控制管理

采購是在市場經(jīng)濟條件下，通過相關(guān)企業(yè)的服務(wù)和物資交流，實現(xiàn)儀器、設(shè)備、生產(chǎn)資料等實現(xiàn)購置的活動，是項目管理中執(zhí)行的必須過程。在進行采購活動中所進行的相關(guān)計劃、控制、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)等管理工作，就組成了采購成本控制管理，是實現(xiàn)生產(chǎn)基礎(chǔ)的重要過程，也是促進項目正常運營、快速發(fā)展的保證，良好的管理水平能極大地提升企業(yè)的效益水平和企業(yè)的外在形象。

三、項目管理中采購過程中成本控制的方法

項目管理中，采購過程中，需要遵循采購管理流程，依據(jù)經(jīng)營理念和科學(xué)的管理手段運行。　采購成本的控制涉及到整個項目過程中的材料成本、施工工期、質(zhì)量和項目安全幾個方面的管理和控制。

（一）實施項目分類控制。針對不同項目的需求和不同的業(yè)務(wù)承包商的特點，采用合理的項目采購管理模式，從而實現(xiàn)對成本的控制。

（二）制定管理制度化。建立完善的采購制度，對采購價格、采購方式、質(zhì)量檢驗等作出具體規(guī)定，從根本上就杜絕了暗箱操作等非法行為的發(fā)生，保證順利實現(xiàn)降低采購成本。

1.比價采購的制定。項目中采購價格是重中之重，比較價格的采購方式是降低采購價格的基本手段之一。采用“價格比較”，對采購的全過程進行動態(tài)監(jiān)控。力爭滿足本項目質(zhì)量需求的前提下，降低采購成本。比較價格采購就是把采購管理中隱蔽的權(quán)力公開化，最大限度地規(guī)避項目管理中物資和資金管理中的漏洞，以求實現(xiàn)最大的經(jīng)濟效益。比價購銷是一套完整的管理體系，與小規(guī)模上所講的“貨比三家”有本質(zhì)上的區(qū)別，它更為科學(xué)，更為規(guī)范，通過科學(xué)的價格決策機制，規(guī)范的操作方法，受到嚴(yán)格的檢驗監(jiān)督。

2.把握費用的嚴(yán)格審批。采購經(jīng)費和倉庫經(jīng)費是采購成本的另一個重要的組成部分，這兩項費用的高低都能直接影響到采購成本的高低。如降低采購費用，在價格、質(zhì)量相同的前提下，實施就近采購，以節(jié)約運雜費開支降低采購經(jīng)費；節(jié)約倉庫經(jīng)費，降低儲存成本；對其他采購經(jīng)費通過經(jīng)濟承包責(zé)任制的方式加以控制，以便降低采購費用。

（三）嚴(yán)格按程序采購成本。控制材料成本的關(guān)鍵是采購過程，只有堵住材料采購過程的漏洞才能進一步降低采購成本。需要注重以下幾點：1.　采購程序公開化。材料的采購必須由生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)需要的材料計劃，要聲明，無計劃的材料一律不允許采購，杜絕多余的采購，從數(shù)量上進行控制，從而控制了成本的增加。根據(jù)生產(chǎn)用料計劃，供應(yīng)部須進行調(diào)研，必要時要進行考察，選擇供應(yīng)商，不合格的材料一律要求退貨，并且追究當(dāng)事人的責(zé)任。通過運作程序公開化，使采購質(zhì)量及采購價格都有了可操控性；2.　采購過程參與人員多極化。公司應(yīng)該規(guī)定每次采購必須由科長、計劃員、采購員等三人以上的決策。由過去采購員不在別人決不能代辦，變?yōu)檎l不在其他人都可以代辦，進一步加大了運作程序化的力度，把住了采購過程控制關(guān)。

（四）加強采購材料會計核算工作。項目管理過程中應(yīng)設(shè)置采購材料科詳細核算材料的計劃價、實際價、材料差異、運雜費等采購成本，以加大材料采購的監(jiān)控力度。由于近年來材料市場價與計劃價相差很大，有的材料價格大幅度上升，有的材料價格則略有下降。通過計劃價格的調(diào)整和材料采購核算工作的加強，既有利于考核采購部門的業(yè)績，調(diào)動其積極性，促使其降低采購成本、節(jié)約開支；也有利于財務(wù)部門制定考核標(biāo)準(zhǔn)，分析采購成本升降的原因，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有用財務(wù)信息。材料核算與公司員工績效考核制度緊密結(jié)合，取得了較好的成效。

（五）信息多元化，利于掌握可降空間。在信息時代，競爭取勝還要靠及時準(zhǔn)確的信息，項目管理中采購的成本控制也同樣需要有及時準(zhǔn)確的信息。通過網(wǎng)絡(luò)，與信息傳遞，可第一時間了解并掌握更多供應(yīng)商的報價、供貨能力、質(zhì)量、信譽及資金實力情況；另一方面，對一些專用物資，通過各種方式掌握其制造成本，了解可降價的空間。通過現(xiàn)代化的這些信息準(zhǔn)備，既為降低材料價格的談判爭取到主動權(quán)，又不至于在談判中把供應(yīng)商遇到賠錢的地步，使雙方均能從中獲利，加強了雙方的友好合作。

但是，在項目管理中不管采用怎樣的方法控制物資采購成本，都必須注意以下兩點：

1.項目管理中的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。成本控制與項目中所有部門、員工都密切相關(guān)。項目投資人或管理者、部門經(jīng)理都要從自己做起。嚴(yán)格要求自己。盡職盡則、克己奉公。為維護項目總利益，從思想上與行動保持高度的統(tǒng)一。

2.要有完善的內(nèi)部控制制度、適合項目自身的財務(wù)制度和薪資制度。制度上不健全、有漏洞，就會給某些別有用心的人以可乘之機。要提前制定好良好的薪資激勵機制，獎罰要分明，沒有好的薪資機制，員工的積極性得不到提高，成本控制實際上也成了一紙空文。

四、采購成本控制的研究

（一）對采購預(yù)算與估計成本的研究

在項目工程中的預(yù)算就好比是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是項目運行過程中的一個方面，是一種控制機制，起著一種標(biāo)準(zhǔn)的作用。

采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性化規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效地控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。

（二）對供應(yīng)商的選擇進行研究

供應(yīng)商是項目管理中采購管理的一個重要組成部分，采購過程當(dāng)中應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟運行的規(guī)則；另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質(zhì)量。

1.研究供應(yīng)商的數(shù)量選擇

供應(yīng)商數(shù)量的問題，實際上也就是供應(yīng)商所擔(dān)份額的問題。從采購方來講，單一貨源增加了項目資源供應(yīng)的風(fēng)險，對供應(yīng)商進行壓價就會產(chǎn)生不利，采購成本控制的力度就在遞減。而就供應(yīng)商方面講，由于數(shù)量上的優(yōu)勢，大批量的供貨可以給采購方以更多折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，對現(xiàn)金流出的減少有利處，從而降低采購成本。因而，在進行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時保證供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額達到供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，從而降低物價而縮減采購成本。這樣既能保證采購材料所供應(yīng)的質(zhì)，又能有力的控制采購成本。通常來說，供應(yīng)商的數(shù)量以3-4家為宜。

2.對選擇供應(yīng)商方式的研究

供應(yīng)商的選擇方式包括公開競爭性招標(biāo)、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購4種。在項目管理中采購時通常采取公開招標(biāo)的方式。這樣既可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，又幫助采購方以最低的價格取得符合要求的工程或貨物，并且合理組合使用多種招標(biāo)方式，對提高采購效率和質(zhì)量很有幫助，對控制采購成本很有益處。

3.對合理利用采購環(huán)境的研究

項目管理中的采購，對外部環(huán)境也有著較高的要求。環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響，宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境組成其外部環(huán)境。在以微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的采購策略是可以充分利用其外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益的。

（l）要想在項目需要時候就能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，就應(yīng)該建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息，以便因地制宜。

（2）想要在采購過程中對各項指標(biāo)都隨時進行比較和選擇，就要建立同一類貨物的價格目錄，利用競爭的辦法來獲得價格上的利益，要打有準(zhǔn)備之仗。

（3）要想對市場變化的進行深度預(yù)測，使采購者在制定采購計劃、決定發(fā)包及采購方式時有可靠而有效的依據(jù)，就要對市場情況進行分析和研究。

4.對供應(yīng)商的管理進行研究

由于降低采購成本的理念為指導(dǎo)，在項目管理中的采購管理，應(yīng)貫穿“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對供應(yīng)商的管理納入采購成本管理與核算的一個部分。這樣既獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買質(zhì)與量上都獲得絕對的價格的優(yōu)勢，從而進一步的實現(xiàn)了在項目管理中采購的成本控制。

（1）與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。一旦確定了可以長期合作的相對固定的供應(yīng)商，對于采購方來說，與供應(yīng)商之間就建立了直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方應(yīng)該就“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系。這樣不僅僅使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，也使項目管理的采購方在日后相對長期的合作中保有貨源上的保證，把握成本上的優(yōu)勢，確保很多環(huán)節(jié)的穩(wěn)定性。確立這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，能使采購成本的控制達到最佳化，并且?guī)黹L期而有效的成本控制利益。

（2）績效管理要求供應(yīng)商優(yōu)劣。建立了長期的戰(zhàn)略性合作之后，那么在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進行績效管理，在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣評價。比如，設(shè)立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進行評級，設(shè)立量化指標(biāo)等等，并通過績效管理的結(jié)果去參考與供應(yīng)商是否會進行后續(xù)合作，并借此為依據(jù)，對供應(yīng)商以激勵和獎懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，降低項目采購總成本。

（三）對全流程控制總成本的研究

在研究項目管理采購成本的控制問題時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，應(yīng)該關(guān)注的是整個項目中所有采購流程中的總成本是否得到控制，并且降低，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購過程中項目本身的成本，還要考慮各個方面相關(guān)的利益，只是降低了單獨的某項成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，在項目采購管理的利潤之中，這種成本降低是不會得以體現(xiàn)的。因此，需要全流程成本的建立與研究，才是可以達到對整個項目中，采購管理總成本的控制和降低目標(biāo)。

（四）其他研究補充

1.數(shù)量化方法研究。目前國內(nèi)對采購成本控制方法的研究基本上還處于定性研究階段，提出的一些控制方法和措施，多是出自管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)，還沒有形成一個科學(xué)的、可以數(shù)量化衡量的決策體系。正如管理學(xué)大師彼得·德魯克所說：“What　gets　measured　gets　done”，相信采購成本控制的數(shù)量化方法研究將是今后努力的一個方向。

項目采購管理制度范文6

關(guān)鍵詞：高校；采購；規(guī)范化

建立在符合外部法律、法規(guī)和內(nèi)部實際情況基礎(chǔ)上，能夠克服各個環(huán)節(jié)風(fēng)險的現(xiàn)代化的高效管理體系，被越來越多的政府、企業(yè)、社會機構(gòu)所認可。高校作為社會的重要組成部分，不能孤立在社會之外，高校采購工作同樣需要規(guī)范化管理。高校所具有的特殊職能及機構(gòu)特點，也決定了高校采購管理有別于其他行業(yè)，對高校采購特點的分析，查找各個環(huán)節(jié)中的管理危險點，建立完善的管理制度，借助科技手段和專業(yè)人才，將為高校采購管理的規(guī)范化創(chuàng)造條件。

1 高校物資采購的特點

高校采購管理具有采購對象特殊、資金來源有限、項目進度受限、專業(yè)人員匱乏等特點。客觀條件決定了高校的采購管理工作有別于其他行業(yè)部門，具有鮮明的行業(yè)特色，這為高校采購管理工作提出了更高的要求[1]。高校采購管理的具體特點包括以下幾個方面：

（1）高校承擔(dān)著教學(xué)、科研等多重任務(wù)，決定了高校的采購管理具有多面性。科研類物資專業(yè)性強，多伴有研發(fā)設(shè)計，競爭范圍小，采購范圍、采購數(shù)量很難形成規(guī)模，采購涉及面窄。教學(xué)類物資大部分為基礎(chǔ)應(yīng)用，對設(shè)備的可靠性、通用性要求很高，采購數(shù)量巨大，采購涉及面廣。

（2）高校為非盈利部門，主要依靠政府投資、社會共建等渠道獲得資金。雖然近些年政府、社會對教育、科研工作的投入不斷加大，但高校所能支配的資金有限，如何充分利用有效資金，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，將是高校物資采購管理的首要任務(wù)。

（3）相對于社會企業(yè)，高校行政機構(gòu)復(fù)雜，組織結(jié)構(gòu)層次多，多數(shù)高校存在多個管理部門共同參與采購管理，或按照不同職能范圍分別進行管理，缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門。物資采購是具有較高技術(shù)要求的市場行為，需要具有一定專業(yè)背景的專職人員。高校采購管理部門缺乏具有專業(yè)背景的人員，而作為設(shè)備使用人員的廣大教職工，更是缺少采購相關(guān)知識。

2 高校物資采購的基本流程

高校物資采購可劃分為四個相互銜接、相輔相成的基本階段。

2.1 計劃制訂

申請財政性資金之前，需要制訂資金執(zhí)行計劃，具體由項目負責(zé)方根據(jù)部門科研、教學(xué)需要，制訂相關(guān)申請項目執(zhí)行計劃。

在計劃制訂過程中，由于項目執(zhí)行計劃申報時間集中，多數(shù)高校采用先分散后集中申報的方式。項目執(zhí)行計劃集中匯總后，由管理部門審核，形成統(tǒng)一意見后，上報決策層進行最終審議。在高校項目計劃制訂階段，需要經(jīng)過多層審核，但最終的執(zhí)行計劃仍可能存在預(yù)算不合理、執(zhí)行進度不明確等情況。

2.2 資金分配

高校財政性資金有統(tǒng)一的分配規(guī)劃，一般由統(tǒng)一的部門進行管理，總體負責(zé)學(xué)校資金分配。具體項目由各院系按照本部門的實際需求進行申報，申請資金支持，經(jīng)過管理部門申報立項后，確定資金來源及分配比例。

近幾年，高校可支配資金迅速增加，相關(guān)的機構(gòu)和機制卻沒有健全，出現(xiàn)了行政機構(gòu)復(fù)雜，組織結(jié)構(gòu)層次多的問題，多數(shù)高校存在多個管理部門共同負責(zé)項目的審批立項，缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理部門，有限的資金不能發(fā)揮關(guān)鍵作用。同時，高校對資金使用情況沒有相應(yīng)的跟蹤和評價機制，重投入輕使用。多部門管理和申報容易產(chǎn)生管理間隙，影響項目的實施效果。

2.3 采購執(zhí)行

物資采購階段為高校采購管理中的重要一環(huán)。高校相應(yīng)采購管理部門根據(jù)不同的采購規(guī)模，采用不同的采購模式。

目前，大多數(shù)高校采用多樣的采購方式，具體包括項目執(zhí)行方自購、項目執(zhí)行定向采購、管理部門組織校內(nèi)招標(biāo)采購、管理部門聯(lián)合上級管理部門進行校外招標(biāo)采購。不同的采購方式，需要辦理不同的流程，學(xué)校的介入方式也不同。采購流程不規(guī)范、個別采購項目學(xué)校介入不夠、采購伴有隨意性、不能按照相關(guān)規(guī)定履行程序等現(xiàn)象普遍存在，可能造成項目執(zhí)行不受學(xué)校控制[2，3]。

2.4 驗收建檔

物資采購?fù)瓿珊螅瑢⑸婕拔镔Y的驗收、建檔、保管等一系列后續(xù)工作。這個階段是在按需采購的同時，保證采購的物資得到妥善管理并能發(fā)揮其應(yīng)有的作用的重要環(huán)節(jié)。

但由于高校采購?fù)緩健⒑炗喌暮贤瑮l款不同，設(shè)備驗收形式、驗收辦法不同，該階段的管理方式不盡相同，但都可能存在對驗收建檔等工作重視不夠的問題，使得驗收過程流于形式，不能真正發(fā)揮該階段的監(jiān)督作用。

3 采購管理的風(fēng)險節(jié)點

高校物資采購管理體系中心，可劃分為三個不同部分：項目執(zhí)行方、采購管理方、校級決策層。三方相互依托、有機結(jié)合，共同完成高校的采購管理工作。物資采購管理體系中心在具體工作環(huán)節(jié)中，都可能出現(xiàn)問題。

3.1 執(zhí)行方職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險節(jié)點

執(zhí)行方作為采購項目的具體操作者，需要全程參與整個采購項目執(zhí)行過程，出現(xiàn)問題的幾率最高。應(yīng)有相應(yīng)的配套管理措施，采購管理工作的執(zhí)行，不能僅靠執(zhí)行方的道德和自律維系。

（1）計劃制訂階段。由于高校采購設(shè)備的專業(yè)性、特殊性，決定了執(zhí)行方的計劃制訂方案具有一定的權(quán)威性，在后續(xù)的審核及批復(fù)階段通過的概率比較大。在采購管理方、決策層沒有充分介入的前提下，在計劃制訂過程中，可能存在計劃不合理、計劃與需要不符等情況，不能滿足實際需要。與此同時，受現(xiàn)行政策規(guī)定限制，項目采購計劃不能實時變更，這將在項目后續(xù)執(zhí)行過程中產(chǎn)生不良影響，造成國有資產(chǎn)的浪費。

（2）資金申請階段。各執(zhí)行方在沒有統(tǒng)籌規(guī)劃的背景下，容易導(dǎo)致資金劃分不清，形成多個利益小團體。如果執(zhí)行方根據(jù)小團體利益，盲目追求小而全的物資配置，不從實際出發(fā)，最大限度地申請經(jīng)費，很可能出現(xiàn)物資大量閑置的問題，造成在學(xué)校范圍內(nèi)的資金重復(fù)投入或浪費。

（3）采購執(zhí)行階段。如果缺乏嚴(yán)格的制度約束，執(zhí)行方的權(quán)限將被無限放大，出現(xiàn)多種問題。若執(zhí)行方采購流程不規(guī)范，有意無意使采購項目規(guī)避學(xué)校的監(jiān)控，僅僅以完成采購項目為目標(biāo)，將造成嚴(yán)重的國有資產(chǎn)流失。執(zhí)行方本身對采購工作不夠重視或者缺少必要的專業(yè)知識，在采購項目執(zhí)行過程中容易受限于供應(yīng)商，不能掌握主動權(quán)；如果執(zhí)行方不能很好地權(quán)衡性價比，將造成資金的浪費；不良社會環(huán)境對執(zhí)行方也會造成影響，容易在采購過程中出現(xiàn)不正當(dāng)行為，使高校利益受損。

（4）采購項目后期的協(xié)議簽訂、驗收、建檔等工作是重要的延續(xù)，許多工作需要依靠項目執(zhí)行方開展。采購目的和要求都是通過協(xié)議來實現(xiàn)，執(zhí)行方缺少必要的商務(wù)知識和重視程度，都可能造成不利于高校的條款出現(xiàn)，高校的基本利益很難得到保證；按照已簽訂的協(xié)議，購置的物資到校后需要驗收，執(zhí)行方需要保證供應(yīng)方按照技術(shù)要求交付貨物的同時，提供物資能夠發(fā)揮其作用的必要條件。執(zhí)行方重視不夠或不掌握產(chǎn)品的基本參數(shù)及性能，將造成驗收流于形式，不能及時發(fā)現(xiàn)其存在的問題。

3.2 管理方職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險節(jié)點

管理方作為高校采購工作的管理和間接參與者，需要在全校范圍內(nèi)對采購工作進行管理和規(guī)范，具體包括相關(guān)管理辦法的制度、各種操作流程的規(guī)范、協(xié)助和服務(wù)執(zhí)行方完成采購項目。管理方將是風(fēng)險防控工作的基礎(chǔ)，出現(xiàn)問題的波及面將是最大的。

（1）采購管理制度及操作流程規(guī)范是管理方的首要任務(wù)，不全面的采購管理制度和不合理的操作流程，容易產(chǎn)生管理間隙，嚴(yán)重影響高校采購工作的順利開展，甚至產(chǎn)生阻礙作用。沒有完善的管理制度和操作流程，高校采購管理無從談起。

（2）管理方必須面對的問題，是采購項目管理程度和介入方式，由于高校的采購管理具有多面性，科研類物資專業(yè)性強，多伴有研發(fā)設(shè)計，需要一定的專業(yè)背景，這造成管理方在采購項目計劃的制訂、資金分配等階段的參與問題，過多干涉項目計劃的制訂，或?qū)椖坎荒芴岢隹尚行越ㄗh，都會造成項目計劃不合理或執(zhí)行難度高。同時在資金分配等涉及項目執(zhí)行方利益的階段，如果管理方不能從高校利益出發(fā)，在全校范圍進行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理分配資金，也會間接造成大量資金的浪費。在采購過程中，管理方為執(zhí)行方提供方便的同時，不能堅守原則，將會放任各種問題的出現(xiàn)。在采購后續(xù)工作中，管理方如果不能發(fā)揮審核作用，為執(zhí)行方提供必要的商務(wù)支持，高校的基本利益將很難得到保證。

（3）管理方是高校物資采購的組織者，當(dāng)采購項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)違規(guī)操作甚至違法行為時，需要管理方具有一定的處理能力和秉公辦事的決心，這是維護學(xué)校利益的最后屏障。

3.3 決策層職責(zé)范圍內(nèi)的風(fēng)險節(jié)點

作為高校采購管理的決策層，是整個管理體系和管理思路的締造者，出現(xiàn)問題將是危害性最大的。決策層的管理思路與本校實際情況和相關(guān)法律法規(guī)匹配度，將是各項工作開展的基礎(chǔ)，直接影響高校采購管理工作。在具體項目執(zhí)行過程中，對于執(zhí)行方和管理方的組織和協(xié)調(diào)也是決策層的重要任務(wù)，高校采購管理工作需要校級決策層具有一定的領(lǐng)導(dǎo)智慧。

4 能夠采取的具體措施

加強高校采購規(guī)范化管理可以從制度建設(shè)、科技手段、人才培養(yǎng)等方面著手[4，5]。

4.1 制度建設(shè)

完善的管理制度和規(guī)范的操作流程是高校采購管理的基礎(chǔ)，是采購管理工作的根本。具體措施包括：審批和復(fù)議機制、配合和制約機制、績效和評價機制。

（1）根據(jù)學(xué)校實際情況，建立項目計劃兩級審批和復(fù)議制度，由執(zhí)行方利用自身技術(shù)背景并結(jié)合實際需求，提出采購項目計劃，由學(xué)校管理方審核，對于大型、重點項目需要相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜艺撟C后，由校級決策層審核。在項目執(zhí)行過程中，結(jié)合實際情況對項目計劃進行評估，根據(jù)執(zhí)行方的反饋意見，通過管理方對計劃進行適當(dāng)調(diào)整，保證設(shè)備采購計劃的合理性、有效性。

（2）針對采購項目執(zhí)行中出現(xiàn)的各類問題，建立執(zhí)行方和管理方之間相互協(xié)作、制約的監(jiān)督機制，能夠有效避免采購問題的出現(xiàn)。加強項目執(zhí)行方與管理方的協(xié)作關(guān)系，建立平等協(xié)作、相互監(jiān)督的工作關(guān)系，有利于采購工作的順利開展。簡化操作流程，為項目執(zhí)行提供方便的同時，能夠有效消除管理方和執(zhí)行方之間的隔閡。根據(jù)實際情況，推動項目信息公開，打破執(zhí)行方的封閉式采購環(huán)境，由管理方引導(dǎo)執(zhí)行方進行公開采購，保證學(xué)校在采購過程中的優(yōu)勢地位。在采購后期延續(xù)工作中，由執(zhí)行方、管理方、供應(yīng)方三方共同參與，由管理方為執(zhí)行方提供必要的商務(wù)支持，方便采購協(xié)議的簽訂，維護學(xué)校的合法權(quán)益，實現(xiàn)三方的相互監(jiān)督和制約。

（3）建立績效和評價機制，對項目的計劃制定、購置操作、驗收維護等進行綜合評價，并列入后續(xù)項目立項依據(jù)，打破以往項目被動執(zhí)行的狀況。建立一套完整的評價指標(biāo)體系，由項目執(zhí)行方、管理方和決策層共同組織績效評價，對項目的各項投入產(chǎn)出進行衡量，測算各項目的投入產(chǎn)出比，對于執(zhí)行順利的項目給予獎勵，提高執(zhí)行方和管理方的積極性的同時，引入憂患意識，增加違規(guī)操作成本。

4.2 科技手段

利用科技手段，可以將采購項目的執(zhí)行流程化和制度化，方便采購管理減低內(nèi)耗成本。現(xiàn)在成型的科技管理手段包括：項目的申報和審批系統(tǒng)、采購的管理系統(tǒng)、物資資產(chǎn)管理系統(tǒng)等。項目執(zhí)行方和管理方都能從煩瑣的操作中解脫出來，提高采購管理效率。還可以利用數(shù)據(jù)收集和分析手段，建立供方數(shù)據(jù)庫、

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專家數(shù)據(jù)庫、項目執(zhí)行數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，對項目執(zhí)行情況、專家的技術(shù)背景、供方的信用記錄等信息進行統(tǒng)計，為后續(xù)的采購管理工作提供重要依據(jù)。

4.3 人才培養(yǎng)

完善的制度、先進的管理手段都離不開人的執(zhí)行，加強人員隊伍建設(shè)，提高項目執(zhí)行方及管理方的人員素質(zhì)，培養(yǎng)具有專業(yè)背景同時熟悉商務(wù)知識的復(fù)合型管理人才，才是提高高校采購管理的關(guān)鍵所在。結(jié)合學(xué)校實際情況，對管理方進行改革，建立新型的管理模式，通過管理方幫助執(zhí)行方對現(xiàn)有管理人員進行培訓(xùn)，使其成長為熟悉相關(guān)法律法規(guī)并具有一定的商務(wù)知識的管理人才，是高校培養(yǎng)高級采購管理人員的有效途徑。利用這些兼職執(zhí)行方管理人員和管理方全職人員，組建成全校范圍的采購管理團隊，將多方管理力量整合起來，可有效發(fā)揮制度和科技輔助手段的作用，保證高校采購管理工作有序、高效開展。

5 結(jié)束語

高校物資采購管理工作具有較強的行業(yè)特點，但高校采購工作也應(yīng)得到重視，并不能只靠管理者的道德和自律來維系。要通過管理制度的完善、科技手段的配合、復(fù)合型人才的培養(yǎng)，構(gòu)建完整的高校采購管理工作監(jiān)管體系，將規(guī)范、高效有機結(jié)合，為高校的教學(xué)、科研工作順利開展創(chuàng)造條件。

參考文獻

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[3] 蘇純娣.創(chuàng)新采購模式 降低采購成本[J].鐵路采購與物流，2012（12）：35-36.