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建設工程檔案管理范文1

關鍵詞:建設工程檔案;收集;整理;保管;利用服務

中圖分類號:G271 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02

工程建設是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經濟行為,它對城市文明與社會經濟的發展起到不可估量的作用。因此,如實記錄和保管建設工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設工程檔案的管理提供思路。

一、建設工程檔案及其管理的含義

建設工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的,但定義中所說價值缺乏可操作性的標準。又如有人指出,重點建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(使用)的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料,即:建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標準。可以說,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進行充分的結合。

筆者認為,建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發,確定建設工程檔案的外延。

建設工程檔案的管理,是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之,建設工程檔案的管理是一個系統工程,它始于工程項目的提出,伴隨工程有關建設進程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監理單位、管理單位等等多個部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料,因而很難在一個部門形成完整系統的建設工程檔案,具有復雜性。

收集、整理和保管好建設工程檔案,做好建設工程檔案的查閱服務,具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設工程檔案則是人類建筑文明發展的記錄,是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時,檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料,對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設工程檔案的收集

所謂檔案收集,就是檔案館根據各種線索,到社會上找尋、征集有關的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻、復制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設審批管理部門,環保消防等部門,也涉及業主、建筑單位等,因而就每個單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此,一般的建設項目,其檔案往往由各職能部門及業主、建筑單位等各自管理,只有一些對于國家具有重大意義的建設項目,才可能在一定時期統一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設項目檔案管理予以論述。

建設工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎環節,具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提[4]。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施,因而相關文件也往往在這些部門保存,一般很少同時向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。

單位建設工程檔案收集應當注意以下問題:

第一,應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多,從項目的醞釀提出就會產生動議性文件,之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限,電子文件亦是建設工程的歷史記錄,自應收集。

第二,應當注意歸檔時限,及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄,收集時間距離檔案文件產生的時間越長,越有可能發生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此,國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求,特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔,亦應依法在規定時限內歸檔。

第三,建立單位內部建設檔案歸檔程序。沒有規矩不成方圓,只有把建設工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進行。因此,單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度,并規定未依據規定作為的應當承擔的工作責任,以保證建設工程檔案的順利收集。

第四,檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設,檔案管理人員就應當主動聯系各部門檔案負責人和專兼職檔案員,了解工程進度和工程基本情況,做到心中有數,在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。

第五,建設工程檔案收集應當有所側重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設工程檔案在收集時應當有所甄別,對于工程決策、審批資料,工程設計圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全,對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設工程檔案的整理

檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容,是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同,各部門移交的文件材料不規范,或者不齊全,因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此,單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題,單位檔案管理人員應當根據工程與單位實際,采取靈活的歸檔與整理策略和規則,不宜以定式常法為據。

單位建設工程檔案的整理,雖然難以定法對待,但仍有條理可循。

第一,以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進行評述。因此,編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設工程的,其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確,一般不存在模糊問題,而批準日期則因工程批準部門較多,日期一般不統一,難以確定以哪一批文日期為準,容易形成標準不統一的問題。同時,有時文件規定的動工日期與實際動工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標準。

第二,同一個工程項目檔案文件的整理可根據工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對于檔案材料依據保管期限分類整理頗為必要。

第三,同一個工程項目檔案可根據可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件、維修保養文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。

第四,以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數字檔案館建設目標相銜接,故此,應以文檔主要事項為題錄,如某某項目可行性報告等。

總之,單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作,應當以高度的責任心認真對待,科學整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡單應付。

四、單位建設工程檔案的保管

單位建設工程檔案的保管是根據本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施,主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。

一般而言,紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠,但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真,加之經常性的復制,導致資料清晰度下降,保管成本高。

因此,對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應當利用現代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像,然后加以保存,同時對照片采取常規方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數字技術保存為數字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是,在以數字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時,應加注說明性題名,并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料,以便于查閱。

五、單位建設工程檔案的利用服務

隨著社會信息化進程的加快,信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要,或因學習建筑設計,均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務,是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設工程檔案管理人員應當在法律規定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。

第一,利用單位建設工程檔案應當符合法律規定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機構或人員可以查閱,均需要依法進行。

第二,單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規定的查檔規則。檔案利用,特別是檔案,應當嚴格按照法律規定的程序,通過申請、核準、查閱等基本程序,而且查閱地點、方法等均須符合規定。

第三,在合法前提下,單位建設工程檔案管理人員應當積極提供查閱檢索服務,運用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時應向查閱者說明檔案文件的背景、內容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準確的獲知需要的信息。

第四,單位建設工程檔案管理部門應當著力建造檔案的電子檢索系統,并提供電子查閱與紙質查閱的共時服務。面對越來越多的檔案材料,靠人工檢索費時耗力,效率低下,故此,建設數字檔案館是檔案館建設的基本趨勢,應該努力建立紙質檔案的電子檢索數據,方便查閱。

單位建設工程檔案的管理是一項復雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責任心和良好的工作技能,還要求單位內部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務中,應當做到依法、及時、認真和便利服務,促進單位建設工程檔案管理工作。

參考文獻:

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[4] 謝愛芹. 檔案收集是檔案工作的重要基礎[J].山東電力高等專科學校學報,2006,(2):92-94.

建設工程檔案管理范文2

【關鍵詞】建設工程；工程檔案；管理；工程質量

隨著我國建設行業的快速發展，人們對建設工程的質量也提出了更高的要求。建設工程質量直接關系到建設企業的經濟效益及人們的生命財產安全，而工程檔案管理工作與工程質量之間具有密切的關系，加強工程檔案管理工作對促進建設工程質量的提高具有十分重要的意義。因此，如何加強建設工程檔案管理工作成為當前建設企業面臨的重要問題。

一、工程檔案建設的作用分析

在建設工程中，工程檔案占有十分重要的作用，它能夠將工程質量直接反映出來。

通常情況下，建設工程質量能夠通過工程檔案的建立直接反映出來，除了理解其字面意思之外，我們還要從更深層次對其進行理解。有多數工序在工程建設過程中屬于隱蔽工程，通常這種類型的工程在竣工之后我們是看不到的，很難對其進行檢測。如果想對其進行相應的了解，也只能夠借助掩蓋之前的圖紙、錄像、照片以及各種現場記錄。站在現代管理科學的角度對其進行分析可知，建設工程質量的重要組成部分也包括了建設工程檔案質量。如果一個工程檔案質量較高，這也就充分說明了該工程進行了規范管理，工作人員均具有較高素質，并且還具有較高的工程管理質量。

通常情況下，建設工程檔案出現在工程建設之前，建設工程項目進行審批、決策以及確立這一過程中的真實記錄稱之為建設工程立項文件。例如，在進行招標、投標、設計項目概要、編制項目預算的過程中，其重要的參考依據均為建設工程立項文件。但是在招標、投標、設計項目概要、編制項目預算等一系列過程中出現的文件材料優勢進行詳細設計。勘察測量項目的重要依據。換句話說，在建設工程項目之前，就已經形成了大量資料。如果在一個建設工程中將文件積累這一重要過程去除掉，那么這一建設工程是很難形成的。在施工的具體過程中，具體施工進程和文件材料產生之間也存在密切相關性。

現階段，隨著社會的不斷進步與發展，科學管理思潮也在很大程度上獲得發展，建筑項目的實施也越來越廣泛，這就要求建設工程必須擁有更高質量。尤其是在精細化管理與量化分析盛行時期，這就要求建設工程建立起一套科學合理的精確評價體系。如果我們對建設工程管理模式有著嚴格要求，特別注重圖紙與數據的精確分析，那么我們就會自然摒棄感覺經驗模式。在這種新模式下，我們不僅會注重工程現場，而且會將工程檔案的建設作為重要基礎，并且在此過程中對其進行量化統計分析，最后再對其進行綜合性的評價。換句話說，建設工程質量是可以直接通過建設工程檔案反映的，所以應該對工程質量采用建設工程檔案進行全面性評價。

二、 完善工程檔案管理工作

工程項目管理的質量控制在城市建設工程中主要通過施工現場和施工組織質量控制表現，需要對制度、材料、方法以及人員這幾個方面進行全面考慮。

（一）制度。通過對國務院第279號令《建設工程質量管理條例》中的相關內容進行分析可知，第一次站在國家法規的高度，在建設工程質量控制體系中納入了建設工程檔案管理，強制性規定了建設工程的法律責任、報送移交程序、質量要求以及相關內容，《建設工程質量管理條例》屬于推動我國城建檔案工作發展的一部重要法規。

（二） 方法。檔案員要對記錄施工方法、流程以及創新工藝的工程文件進行嚴格保管，確保其完整性與準確性。

（三） 材料。建設工程質量保證資料的主體包括建筑材料使用說明書、出廠合格證以及檢測報告等資料。所以在對檔案進行編制的過程中，檔案員要對其進行認真檢查與核對，做好各方面工作，以此來確保工程質量和工程方案相符合。

（四）人員。 在工程建設中，建設工程檔案工作人員，也就是所說的資料員具有十分重要的作用。通常情況下，工程檔案管理在早期建設工程項目中沒有得到充分重視。現階段，隨著工程檔案管理工作的不斷發展，工程檔案管理在早期建設工程項目中的重要性也慢慢凸現出來，對檔案管理人員的要求也越來越高，需要其擁有相應的資格證才能上崗。每年在市政建設類工程項目開動之前，市政工程建設處都會起到良好的帶頭作用，市政建設檔案由不同業務科室派出專業人員進行工程檔案業務培訓。除此之外，將《檔案（資料）員合格證》到網上，有利于相關人員進行及時的核對與查詢。其次，還要求每一個建設工程項目的工程資料編制工作均要由持有《檔案（資料）員合格證》的專職人員進行，在工程完全竣工之后，需要進行檔案專項驗收申報之后，才能夠驗收申報過的建設工程項目。

三、 提高建設工程質量

對城建方案館近期的實際業務工作經驗進行科學總結，并且和工程質量監督部門進行積極主動的協調，（下轉第177頁）（上接第131頁）進而建立起一套科學完善的城建檔案綜合管理系統，并對其它發達城市先進的檔案管理經驗進行大力借鑒。

在施工合同簽署的過程中，首先要對建設方關于工程檔案建設的相關要求進行明確，在合同中明確相關責任，要求承建方對專門檔案管理人員和相關領導進行明確，并且終身負責工程資料，將其檔案管理的責任意識提高。實施方法包括：首先要抓好工程建設源頭，在進行工程項目規劃審批與報建的過程中，就要和建設單位將工程檔案移交報送責任書簽署好，通過這樣的方式來確保管理方與建設方均了解工程建設的相關信息，同步管理建設工程檔案質量及相關內容。其次，要有專人負責工程檔案，并且要對其進行全程跟蹤以及科學合理的業務指導，如果在此過程中發現了問題，就要對其進行及時性的整改。最后，在快竣工之前，要預驗收工程檔案，合格之后才能夠對工程項目竣工進行驗收。這一系列措施和建設行政職能進行充分融合，并且能夠工程檔案編制與收集的系統性、真實性、原始性，最終提高建設工程質量。

要對管理工作細節之處加強重視，可以采用跟蹤服務或者預約服務的方式，謹防資料員在沒有做好充分準備的情況下對業務進行重復辦理，進而將工作效率提高。通過反復多次的大廳柜臺復檢業務辦理以及現場工程檔案業務集中指導，能夠形成一個工程檔案業務指導日志，并且具有較強的條理性。

在進行建設工程檔案業務指導的具體實踐過程中，存在著施工單位的實際活動與相關文件不吻合的情況。這就需要我們及時整改出現的這些問題，進而對工程檔案的真實性進行有效保證，促使工程質量管理中工程檔案管理能夠發揮出有效的作用。

四、結語

綜上所述，在建設工程中，工程檔案管理屬于一個十分重要的組成部分，并且工程檔案管理工作和工程質量之間的關系具有高度緊密性。為了有效確保工程質量，就必須加強工程檔案管理。所以，在建設過程中，檔案管理人員要樹立起管理意識，提高責任感，對建設工程質量管理中的相關教訓和經驗及時進行總結，提高檔案管理水平，最終達到提高建設工程質量的目的。

【參考文獻】

建設工程檔案管理范文3

關鍵詞：建筑工程；檔案管理，完善措施

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、工程資料檔案管理工作的意義

項目建設中,工程檔案管理是整個工程管理中一項重要的基礎工作,它的形成和積累貫穿于整個項目建設全過程。一個工程項目從立項審批、招投標、勘察設計、施工、及竣工驗收等各個階段所形成的全部文件資料,必須完整準確的體現項目建設全過程。特別是大型工業化裝置,往往伴隨參建單位眾多、專業性強、體系龐大、建設周期長、成果驗收復雜、“三邊”等特征,化工項目更是如此。因此,工程檔案管理工作必須從項目源頭抓起,在實施過程中進行鞏固,并順利完成竣工檔案驗收,才可保障項目管理工作的整體可控,進而保證工程檔案的完整、規范。

建設工程檔案是一個事關建設工程和建設項目成敗的大問題，應該是城建檔案工作關注的頭等大事。從實際操作上來講，建設工程檔案是城建檔案的重要組成部份，是建設工程在建設施工全過程中直接形成的具有保存價值的原始記錄，真實地反映了工程施工全過程的實際情況，是對建設工程的真實寫照，具有依據、憑證、參考等重要作用。形成并保管工程檔案的目的是為今后的利用提供一個確切的、科學的依據，為城市建設、城市規劃和城市管理等服務。工程檔案利用價值得以實現的基礎是所載信息的真實性和準確度。因此，建設工程檔案必須做到真實、完整、準確和規范。然而，筆者在長期工程檔案審核驗收和接收管理的實踐中，發現目前建設工程檔案問題比較突出，主要表現在完整性、真實性差，內容缺項、漏項，簽章手續不到位，竣工圖編制不準確等方面。這些問題的存在嚴重削減了建設工程檔案應有的保存和利用價值，也將對建設工程今后的管理和維修、改擴建以及權屬責任劃分等帶來嚴重影響。

二、當前我國工程檔案管理現狀及存在的問題

自我國頒發《建設項目檔案驗收辦法》以及《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》等相關檔案管理條例，我國工程建設檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理有了很大提高，但由于工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態對于工程的影響較大，導致工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。

1、缺乏一定的管理意識。隨著我國社會主義經濟體制的不斷改革與完善，國家政府的職能慢慢轉變，工程建設管理體制改革也不斷深入，相關的終身制度、建設監理制度、項目法人負責制度以及竣工驗收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時期下的工程檔案的載體、形式、內容以及相關制度也發生了很大變化，對于工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現象存在，并沒有正確、全面的認識到檔案管理工作的重要性，導致工程檔案管理工作一直處于被動狀態，很多工程檔案的收集、整理都不及時，工程檔案管理沒有充分發揮其作用。

2、檔案管理體系不健全。工程檔案管理的專業要求較強，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設置專門的獨立檔案管理部門，導致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國家及單位也制定了相關的管理條例，但大部分都是形同虛設，并沒有起到實質性的監督管理作用。因此，在實際的工作中，缺乏相應的操作性較強的管理制度來規范實際的工程檔案管理工作，導致工程綜合管理部門以及建設部門工作較隨意，各自為營，經常出現人員流動現象，導致檔案的收集、管理工作難以順利開展。

3、缺乏專業性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識到工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業性，都是由工程技術人員來擔任兼職，只懂得工程的施工技術，對于檔案管理知識缺乏一定的認識和了解，之前也并未接受過相應的專業業務培訓，并不熟悉了解工程檔案管理的基本流程、相關的管理制度以及法律法規，很多工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導致工程檔案管理低下。同時檔案管理部門中普遍存在的現象是檔案專業人員較少，新來的工作人員以及工程技術人員較多，工作人員的專業素質水平參差不齊，工程檔案管理工作缺乏一定的規范性。

三、如何做好建設工程檔案的管理

工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維護一種環境，管理的核心是處理好人際關系。人是管理的第一要素。

1、要完善法規，依法治檔。依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程檔案管理條例》、《建設檔案管理規定》《工程圖紙管理辦法》等一系列檔案管理制度具體的規法要求，將檔案驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執法制度納入規劃、建設、管理程序中，在工程開工前下達資料任務單，落實到人，明確責任，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現制度化、規范化，做到收集更加齊全、分類更加合理、組卷更加科學、歸檔更加及時。從根本上保證檔案的內在和外在，逐步完善規范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執法必嚴，違法必究，加大執法力度，實現工程檔案在新時期的依法治檔。

2、建設工程檔案資料是按照工程建設程序形成的反映項目建設的真實記錄。建立完整、準確、系統的檔案資料是實現建設工程質量、進度、投資和安全目標的重要保證，規范檔案資料的管理是做好工程竣工驗收和運營維護管理的基本要求。為規范基建處建設工程檔案資料的編集、保管、查閱和報送工作，提高建設工程項目管理水平，根據《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等相關法規和規定，結合基建處各科室項目管理的工作職能，做好檔案工作。

3、以人為本，發揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業務培訓，要定期舉辦檔案管理和業務的集中培訓班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關人員就項目檔案工作的文件和標準等進行學習和掌握，不斷強化檔案業務基礎工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，使項目檔案管理基礎工作得到有效保障，做好工程建設項目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環節工作，確保工程項目歸檔材料良好、完整規范、系統配套。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作，主動做好對重點工程檔案業務指導，現場跟蹤服務，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設同步，認真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程檔案的管理。

結束語

總之，工程檔案是工程建設最真實的反映,是檢驗工程的重要依據。分析研究工程檔案管理實踐中存在的各類問題,對于更好提高工程檔案管理水平,提高工程建設有著積極促進作用。目前，檔案工作已趨制度化、規范化、科學化，檔案管理水平有了明顯提高。在新的形勢下，施工企業的檔案管理工作面對新的挑戰。檔案管理工作只有不斷的適應企業發展的需求，按照科學發展觀的要求，以狠抓檔案管理為契機，在鞏固和發展己有成績的基礎上，繼續努力，開拓進取，根據工作發展的需要，不斷改進和完善檔案管理手段，才能更好的為企業的發展服務。

參考文獻

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建設工程檔案管理范文4

關鍵詞：淺談;做好;通信建設工程;檔案管理

一、新時期通信建設工程檔案探討

新時期新環境下，社會經濟持續高速發展與進步，創新科學化管理的思維意識也在與時俱進的不斷發展，通信建設工程的運行各行各業中牽涉越來越廣泛與深入，這就要求通信建設工程的質量必須高標準嚴要求化。特別是在新時期新環境下推崇精準管理與質量精細化階段，這就讓通信建設工程必有一套完善系統科學化精準的評估體系。在實施建設通信工程嚴要求高標準建造前提下，加重對通信數據文件資料的精確分析研究，通信工程建設時就會避免盲目依靠感覺與經驗來施工建設，貫徹落實嚴要求與高標準的施工要求，將通信建設工程檔案作為工程核心基礎，我們除了要注重建設施工方法，還要將質量細化分析運用到通信建設工程檔案中去，使用相關的驗證標準來檢測通信建設工程檔案質量并進行綜合的評估。簡單來說，通信建設工程質量的好與壞是通過通信建設工程檔案來直接體現的，以此只有進行綜合質量評估才能判斷工程如何。一般情況下，通信建設工程質量可以通過通信建設工程檔案的制定直觀明了的體現出來，解讀了解字面意思后，還必須從通信建設工程全面及背后進行研究了解。通信建設工程中很多數據資料，如文字、圖片等等數字化資料屬于隱蔽工程，只有通信建設工程竣工以后這種數字文件資料我們只有通過相關方法才能查閱，這就要求通信建設工程建設中要做到嚴格要求每一步相關工藝切實精準，只有這樣，才能確保通信建設工程檔案完工后正常便捷的使用。通信建設工程檔案質量的好壞，從側面反映了通信建設工程建造時是否按照相關管理規定來建造及相關建造人員素質及技術水平，通信建設工程檔案質量的好壞問題與其他行業也有著緊密的關系。

二、通信建設工程檔案中存在的問題

第一，通信建設工程檔案管理存放不重視。相關建設單位相關負責人員對通信建設工程檔案重視度不夠，多數情況下會將檔案工作直接轉交給建設施工單位，監督性弱甚至直接使監督工作有名無實。個別建設施工單位沒將檔案文件分類歸檔，工程完工以后，致使檔案遺失，無法交還回建設單位，這就會使通信建設工程檔案中前期的文獻數字文件散失，直到通信建設工程完工檢查驗收前期，建設單位要求施工移交工程前期建設相關資料時，施工單位才會將現存的零散文件交還，這就使通信建設工程檔案前期資料不完整。第二，通信建設工程檔案資料不完整。信息產業中通信建設工程檔案關鍵問題是檔案的完整系統化。資料事無巨細的與通信建設工程檔案有關的內容都要及時入檔。但是實際情況與工作中，可以發現通信建設工程檔案中很多資料不齊全，丟失現象嚴重。比如通信建設工程檔案簽訂的相關合同協議及政府相關單位批復的文件回復等等文件都有漏存與遺失情況發生。通信建設工程檔案資料的流失勢必會給工程完工以后帶來各種各樣的麻煩，嚴重時甚至會引發經濟糾紛。第三，通信建設工程檔案管理內容質量空洞。首先，是檔案文件原件歸檔不及時，復印的文件多，求其原因是相關資料文件的監管部門或個人疏忽大意，未能及時追回資料文件原價，對通信建設工程檔案相關設計施工單位合作中馬虎大意，其次，法律文件文書手續準備不充分。很多沒有建設施工，設計及監理等相關部門或負責人簽字和蓋章。最后，雙方簽訂的合同和協議有無簽字及加蓋公章的情況發生，致使通信建設工程檔案完工后，達不到相關要求。第四，通信建設工程檔案管理人員專業技術差。負責整合通信建設工程檔案文件資料的相關人員自身文件資料處理技術一般，為經過專業培訓，導致業務能力不強，收集整合的資料往往缺乏重點內容，僅是單純的流水賬。第五，通信建設工程檔案領導決策層重視度低。個別通信建設工程檔案單位領導決策層重發展，輕視檔案管理建設的老思想根深蒂固，在通信建設工程檔案方面沒有配足足夠的專業技術人員。第六，通信建設工程檔案施工操作單位沒有落實專人負責制度。相關施工人員因為要要忙于施工建設，對檔案資料收集、整合、分類歸檔可能會習慣性忽視，很多時候，施工建設單位領導決策層都會推脫不承擔通信建設工程檔案的擔當。第七，部分通信建設工程檔案相關設計人員是檔案資料的編輯整合者，害怕檔案資料分類歸檔后查找調閱麻煩，就講檔案資料自己存放，沒有分類歸檔，很多時候導致通信建設工程完工后，檔案資料遺失。

三、加強完善通信建設工程檔案資料管理系統化

第一，通信建設工程檔案檔案資料源頭分類歸檔工作。編輯監察通信建設工程檔案資料文件的相關負責人員，應當嚴格按照檔案工作相關管理規定，積極主動的與工程建設施工監管部門或負責人溝通交流，強調并督促建設施工單位工程建設中監察部門對通信建設工程檔案的，說明各相關部門監管責任與職責。建設監管部門和施工單位、編制設計單位，監察單位都要單獨簽訂合作協議及正規合同，并將這些內容整理分類后都收入檔案中，這樣就可以使各方合作單位能夠切實認真的落實執行制定的相關合同與協議，將責任明晰化，各單位承當相關責任的檔案資料，從通信建設工程檔案資料文件源頭抓起。第二，通信建設工程檔案監管人員嚴把文件資料治療關。通信建設工程檔案資料文件都有一定的連續性和相關性，基于此點通信建設工程檔案監管人員要結合自身實際工作經驗，分析整合通信建設工程產生的各種類型資料文件，并對其嚴格認真的進行分類歸檔，解決存在的問題，通信建設工程檔案資料的質量。在通信建設工程施工建設早期，對文件資料檢查要查看是否完整，精確，體系化，重點注意通信建設工程施工建設中產生的重點文件資料是否已分類歸檔及是否完整。對通信建設工程檔案資料文件的嚴格仔細檢查，可以有效提高案文件的質量，養成檔案工作的規范化，使通信建設工程檔案監管人員強化檔案監管意識并熟悉了解檔案監管工作的流程。第三，完善健全通信建設工程檔案工作制度。檔案監管相關部門應當完善健全制定通信建設工程檔案的相關工作規定，使通信建設工程檔案的分類歸檔領域、通信建設工程檔案工作的步驟、通信建設工程檔案資料文件的整合與分類歸檔、通信建設工程檔案的交接等問題都加以解釋明確，方便對通信建設工程檔案的監管各方進行高效管理，確保檔案資料文件，完整、精確與體系化。第四，切實做好通信建設工程檔案的保存和運用工作。當通信建設工程完工以后，相關的監管人員應當按時定期的對上級監管部門或負責人進行檔案文件的檔案交接工作，檔案資料文件監管人員也要切實做好所交接答案文件的整合與保存工作，編制正規的目錄索引，確保檔案文件資料查找準確性及查全性，是通信建設工程檔案作用發揮到最大，為相關的產業企業提供關輔助。第五，監察通信建設工程檔案，嚴格審查，保證通信建設工程檔案資料準確性與系統化。在通信建設工程施工建設過程中，要責任劃分到個人，切實做到專人專項。檔案專業技術人員收集整合檔案資料，項目主管人員負責核查審計及簽名認證，通過管理部門檢查后有工程部門分類歸納。同時嚴格控制好施工建設單位及相關人員使用檔案資料應當及時登記時間及使用者身份或部門。第六，專業技術過硬的通信建設工程檔案監管人員是通信建設工程日常應用及維護的核心力量。通信建設工程檔案監管工作是第一線的后期輔助工作，是通信建設工程正常運行的關鍵。通信建設工程監管人員的人用，要嚴把所用人的專業技術能力及職業素養，日常工作中要按時定期的開展專業技術人員的專業學習與職業素養培訓，從思想上高度重視通信建設工程監管人員的政治覺悟。

四、未來通信建設工程檔案在各行各業中的發展

政府、企業未來辦公自動化已經是不可避免的趨勢，通信建設工程檔案在未來辦公自動化的發展潮流中是最大的輔助力量。通信建設工程檔案也注定會取代現有政府及企業現有的辦公通信模式。結合本文以上所列通信建設工程檔案中問題進行分析后，可以大體上整理出未來政府及企業等單位辦公通信模式的發展潮流，可以概括為二大方面：第一，通信建設工程檔案標準制度化。政府及企業等單位在現有的通信建設工程檔案基礎之上，會出現一個涵蓋全國區域、可以多方同時橫向與縱向交換信息的通信建設工程檔案總檔案庫，并構建次一級的完整規定一致的子檔案庫借以整合全部的檔案文件資料。以此為基礎的，賦予地方政府及企業單位充足的自由運作權力，根絕實際情況及行業特點，加設個性化功能，保證全國通信建設工程檔案庫能夠全部鏈接，而各地彼此影響通信建設工程檔案的正常使用。第二，通信建設工程檔案移動化。現階段科學技術的飛速迅猛發展，通信保密安全與互聯網之間的摩擦必將得到徹底合理解決，通過相關技術手段保證通信建設工程檔案在接入互聯網絡以后，其通信建設工程檔案的保密性不會受到較大影響，還可單獨與互聯網絡外狀態下隔離單獨使用，通過多種類型的移動存儲設備進行扶著，這樣對防止檔案文件的遺失與非法操作及侵入都起到較好的保護措施。我國通信建設工程檔案與服務企業合作中出現的問題，只有針對性的整合出一些列通信工程檔案與服務企業合作中出現問題的解決方法。

綜上所述，在通信建設工程檔案建設過程中，通信建設工程檔案監管屬于一個核心組成部分，通信建設工程檔案監管與通信建設工程質量有著密不可分的管理性。如果想要保證通信建設工程的質量就要嚴格落實通信建設工程檔案監管相關規章制度。因此，工程建設施工過程當中，負責通信建設工程檔案監管技術人員要加強自身專業技術學習，提升職業素養的同時還要強化崗位意識，對通信建設工程檔案存在的問題，進行問題分析整合，要及時處理這些問題，確保所監管的通信建設工程檔案無任何質量問題。

作者:趙麗 單位:河南省通信工程局有限責任公司

參考文獻：

建設工程檔案管理范文5

關鍵詞：工程檔案管理；建設工程質量；作用研究

中圖分類號：G271

文獻標識碼：B

文章編號：1008-0422(2010)11-0125-02

1引言

最近頻繁發生的在建工程質量事故，包括房屋、橋梁的突然垮塌，都給我們提出一個相同的課題：事故發生后憑什么來分析事故原因?來認定事故責任?來還原建設過程?建設過程中用什么來促進建設工程質量?來規范建設工程管理?來保留建設的真實過程?答案是工程檔案。建設工程是資源和智慧的結晶。對一些重大的建設工程來說。其投入的財力、物力和人力往往是巨大的。除了建設工程竣工之后的實體成果如住宅、辦公樓、廠房、場館、道路、橋梁、廣場等之外，作為建設過程直接記錄的檔案也是建設工程的重要組織部分，是建設工程的技術成果。因為消耗和占用資源巨大，建設工程的實體成果一般都能得到廣泛重視，從投資方到行政部門，到普通市民，注意力都集中到了實體成果上面，甚至是只關注建設工程的外在觀感。對建設工程檔案關注甚少，知之甚少。一些人認為，檔案只是建設工程竣工后的資料整理，是建設工程的末端，而且非常瑣碎，對檔案工作表現的是一個敷衍塞責的態度。因此，對工程檔案管理促進建設工程質量的作用進行研究是非常重要，有利于引起我們對工程檔案管理的高度重視，更有利于工程檔案管理工作的有效開展。

2工程檔案是建設工程的有機組成部分

一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。也就是說，在建設工程項目開工建設前，已經有大量的文件材料形成了。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中。應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等：在實施中還有監理旁站監督記錄和檢測記錄；出現了問題還有調整指令和變更說明等等。可以說，貫穿建設工程過程一直有兩根線條，一條是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征：另一條是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現。技術性線條還要先產生，還要更長遠在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術性線條是不能從建設工程中抽離出來的，更不能忽略不計。

關于建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，我們的古人早就有樸素的認識。1973年12月長沙市發掘馬王堆漢墓，在出土的文物中有三份帛質地圖，沒有注明名稱，一般稱為《地形圖》、《駐軍圖》和《城邑圖》，《地形圖》和《駐軍圖》都保存較好，《城邑圖》還未修復。其中，《駐軍圖》繪有一座三角形城堡，城垣上設有五個箭樓，四個戰樓，并注有“門”、“箭道”等字樣。它繪制于西漢文帝之前，距今已有2100多年。在古代，駐軍與造城是統一的。這說明古人在造城時，已經認識到了編制城市規劃圖和城市實況圖的重要性。只是歲月的流逝，古城不再，檔案依舊，我們只能通過這張珍貴的圖紙來遙想古城英姿。

當然，我們也看到，在廣大農村地區，在許多偏遠的聚落，房建工程并沒有檔案留下來。特別是這一次遭到地震毀滅性破壞的羌族民居聚落。因為文化相對落后和習慣傳統的作用，這些地方建設工程的技術性線條主要是手口相傳的一種經驗模式，絕大部分都沒有形成文件材料和圖紙。這并不是對建設工程檔案作為建設工程有機組織部分的否定，但的確是對建設工程檔案的一個簡化，而這種簡化造成偏遠地區住房安全無法保障，在災害中往往損失慘重，更不能“按圖索驥”地進行救災和修復。這從反面揭示了建設工程檔案與建設工程的不可分割性。

3工程檔案是建設工程質量的直接反映

建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價由感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不再是以到工程現場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。

建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。

在前面我們已經論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，從現代管理科學的角度來看，建設工程檔案的質量也是建設工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好，反映工程管理規范，反映工程管理人員素質高，反映工程質量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建設、施工各方對建設工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實性、完整性，包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。

4工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節

建設工程檔案是一個靜態的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說。這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、

清晰的研究，我們會發現，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進一步，我們從工程質量控制的角度出發，工程檔案管理占有關鍵的一席之地。

建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制，控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員。要經過專門培訓后持證上崗，而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像，反映場地環境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指：施工員、監理員、材料員、安全員、造價員，一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設職業培訓I范疇，也沒有發國家認可的證書。近幾年，隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高，有的城市實現了建設工程資料員經常性培訓I，還將《資料員合格證》上網，便于查詢和核對，并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經將資料員納入了“五大員”培訓，懷化市20D8年也正式將資料員培訓納入建設職業培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環節已得到越來越多的認可和重視。

2000年頒布的國務院第279號令《建設工程質量管理條例》，首次從國家法規的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系，對建設工程檔案的內容、質量要求、報送移交程序和法律責任等方面進行了強制性規定，是目前推動我國城建檔案工作發展最重要的一部法規。建設工程檔案管理的要求已經從微觀提升到了宏觀，從基層技術實踐提升到了國家法規意志，這是對建設工程檔案管理在工程質量控制體系中重要作用最有力的證明。

5工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段

工程檔案管理在行政上體現一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執法檢查的一個內容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質量的效果。

從懷化市建設工程檔案管理的實踐’來看，第一步是由市建設局把關，在建設工程取得《施工許可證》之前，建設單位一定要與市城建檔案館簽訂《報送建設工程竣工檔案責任書》，并填寫《建設工程竣工檔案責任人登記表》，從一開始就把建設工程檔案的要求、責任告知建設單位，要求他們明確分管領導和專門資料人員，對工程資料終身負責，提高他們的檔案責任意識；第二步是對建設工程檔案實行專人負責、全程跟蹤、經常性業務指導，發現問題及時整改：第三步是工程竣工前對建設工程檔案預驗收，預驗收合格發《建設工程竣工檔案初驗認可證》方能舉行竣工驗收會，由市工程質量監督站查驗資料備案后，再完整向市城建檔案館報送移交建設工程竣工檔案并取得《建設工程竣工檔案合格證》，然后才能去辦產權產籍手續：此外，還由市建設局統一組織建設工程檔案編制執法檢查，加強工程檔案收集編制的原始性、真實性、完整性、系統性管理。這一系列與建設行政職能相融合的措施。通過建設工程檔案管理促進了建設工程質量的提高。

在建設工程檔案業務指導實踐中，我們發現過施工單位的建筑用料與技術說明文件不符的情況，我們及時向建設單位反映，防止了。以次充好”事件發生：還發現過隱蔽工程中以空心墻代替實心墻等“偷工減料”行為，并得到了及時制止。建設工程檔案管理對工程質量的促進作用得到了建設單位(業主單位)高度認可。例如，2007年1月長沙市城建檔案館與長沙市電業局、長沙市電纜管理所聯合簽發了長城檔[2007]02號《關于加強電力地下管線工程質量控制和檔案管理，做好工程驗收交接工作的通知》的文件，三家相互配合。以加強工程檔案管理來促進電力地下管線工程質量。

建設工程檔案管理范文6

一、提高路橋建設檔案管理人員業務水平

在施工項目中，路橋建設檔案管理人員都是一人身兼數職。既要抓路橋建設檔案管理，又要身兼處室文秘、內外勤工作。由于工作人員少，建設項目多，路橋建設檔案管理參差不齊。檔案管理人員在項目竣工的審計決算中，常常為補充資料費盡周折。為了提高路橋建設檔案的管理和服務水平，就要不定期組織檔案管理人員參加業務知識培訓，增強檔案管理人員工作的積極性和主動性，做到工程建到哪里檔案就整理到哪一步，力爭在建設過程中就保證竣工資料完整、準確、系統、規范、齊全、真實，并做到原始資料圖物相符，技術數據真實可靠。提高檔案人員掌握和運用現代化技術的水平，確保檔案人員高質量、高效率地全面完成路橋建設檔案工作。

二、提高竣工資料歸檔的積極性

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，項目經理對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。要認真進行督導檢查，引起各方面重視，爭取檔案工作與項目建設同步進行，在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對分公司經理及項目經理的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰，為搞好檔案管理工作提供保證。

三、強化檔案材料編制工作

按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務要求。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。公路工程的行業特征決定了其檔案的特殊性，一道工序所需資料就能達10多張甚至20張，那么隨著施工的進展，一個分項下來，其數量之多而雜。如果不在資料產生源頭抓，等工程進展快結束時來收集，資料容易流失，此時編制假資料就會發生。因此，在檔案管理的產生、收集、整理中應把檔案嚴格分類，并把各種類別的產生人、收集人、整理人，分別給予明確，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。工程檔案生成后，制定嚴格的收集整理歸檔制度。檔案管理中千頭萬緒的問題自然就迎刃而解。

四、建立健全工程檔案管理制度

要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，就要向各施工項目分發《中華人民共和國檔案法》、交通部《關于公路工程竣工驗收辦法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、《湖南省公路建設工程 竣工文件編制及檔案管理辦法》，同時發放本企業的項目文件歸檔制度說明，使檔案管理員在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動檔案管理的規范化，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

五、開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。工程技術人員和施工人員對重點工程項目的管理、設計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。

參考文獻：