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公元前六世紀(jì)的代書人制度是公證制度的起源，歷經(jīng)宗教公證的完善，發(fā)展到現(xiàn)在的國家公證人的現(xiàn)代公證制度。由于其在社會經(jīng)濟(jì)活動中無可取代的地位，而愈來愈受到人們的重視。公證文書作為公證制度的最終成果體現(xiàn)，具有無可置疑的證據(jù)力和執(zhí)行力，在現(xiàn)代各國都將其作為國家檔案的重要組成部分。因此，對公正文書的鑒定工作是至關(guān)重要的。公證檔案是公證人員和當(dāng)事人在具體時間、具體地點(diǎn)、具體行為記錄，也就是說當(dāng)事人當(dāng)時的一舉一動、一言一行都是由公證人員以文字形式記載下來，并確定其真實(shí)合法性。文件檔案鑒定是評價主體以一定的評價尺度或標(biāo)準(zhǔn)來衡量被鑒定的文件檔案這一客體價值的活動過程。在檔案鑒定過程中，由于文件檔案自身價值存在多樣性、相對性和潛在性等特點(diǎn)，再加上參與評價的主體在學(xué)識水平、分析問題能力等方面的差異，就會出現(xiàn)對同一鑒定客體得出不同鑒定結(jié)果或意見的情況。面對此種情況，為了最大限度地實(shí)現(xiàn)鑒定工作的科學(xué)性及鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性，必須確立明確的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，特設(shè)鑒定機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一鑒定程序、科學(xué)化管理方式，保證檔案鑒定工作的有序進(jìn)行。
二、公正文書檔案的重要性
公證處存檔的公證檔案，有重要的利用價值，在一定程度上相當(dāng)于機(jī)密檔案，在人們的社會生活中起著重要作用。一方面，在市場經(jīng)濟(jì)活動中，大部分文件檔案的履行都要持續(xù)一段時間，有些可長達(dá)幾十年，在這期間，人們受客觀外界的影響，以及形勢的變化，可能在主觀上會出現(xiàn)某些偏差，不履行或不能履行自己的義務(wù)。公證文書檔案就像一個非常有威信的監(jiān)督者，默默地約束著當(dāng)事人要對自己的言行負(fù)責(zé)。另一方面，在市場經(jīng)濟(jì)活動中，調(diào)解和訴訟通常是解決矛盾和糾紛的辦法。因?yàn)闄n案客觀記錄了以往發(fā)生的事情，當(dāng)時的狀態(tài)、當(dāng)時人的真實(shí)意思表示，可以澄清有關(guān)事實(shí)，所以公證書連同公證檔案的作用非同一般。在大量調(diào)解和訴訟實(shí)踐中，司法機(jī)關(guān)和各級行政主管部門對公證檔案一般都給予采納。
三、現(xiàn)行公證文書檔案鑒定工作中存在的問題
1.鑒定理論問題
我國的檔案鑒定理論是結(jié)合我國檔案工作實(shí)踐，學(xué)習(xí)原蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的基礎(chǔ)上，吸收民國時期檔案學(xué)有關(guān)檔案鑒定理論上形成的。建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實(shí)踐中證明了其價值，但同時也證明了這些理論自身存在著的不足之處:造成“檔案價值”概念的模糊，鑒定理論的框架構(gòu)建不完善；對應(yīng)用技術(shù)研究的不足，造成具體操作中的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定質(zhì)量的檢查與控制的方法空白或殘缺，忽略了檔案價值中實(shí)際存在著的數(shù)量關(guān)系，缺乏足夠的定量分析的成分，顯然存在著具體操作上的困難。由于鑒定理論的缺陷使鑒定質(zhì)量無法得到保證。
2.待鑒定的文書檔案數(shù)量繁多
2.1進(jìn)館問題
檔案界一直把館藏量為檔案館的重點(diǎn)，衡量檔案館的規(guī)模以及達(dá)標(biāo)升級評定中，館藏量均為主要硬件之一，使豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標(biāo)。在增加館藏的片面指標(biāo)下，一些不具有進(jìn)館價值的檔案也隨之入館，造成進(jìn)館檔案質(zhì)量不高。由于上述原因，檔案館需要鑒定的已不僅僅是有鑒定價值的到期檔案，還有相當(dāng)一部分冠以長期、永久之名，卻無實(shí)際保存價值的檔案。
2.2認(rèn)識問題
另一方面，檔案館沒有做到有計(jì)劃、周期性地開展鑒定工作，導(dǎo)致需要鑒定的檔案日益增多。由于鑒定工作費(fèi)時費(fèi)力且見成效，檔案館未將鑒定工作放到應(yīng)有位置，致使鑒定負(fù)擔(dān)越來越重。
2.3鑒定程序問題
鑒定程序問題主要體現(xiàn)在兩個方面。第一，鑒定程序復(fù)雜。目前，檔案采取的是案卷裝訂法。在具體鑒定過程中，若發(fā)現(xiàn)卷中若有不符合保管期限的文件，就必須按照處理手進(jìn)行處理。首先進(jìn)行拆卷，將不需繼續(xù)留存的文件剔出，并在卷內(nèi)文件目錄上注明。然后調(diào)整檔號，保管期限的調(diào)整、案卷的變化，需要重新編排檔號才能保證管理和利用。最后調(diào)整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應(yīng)調(diào)整、更改。這一系列復(fù)雜繁瑣的操作工作，令許多鑒定工作人員望而卻步。
2.4鑒定標(biāo)準(zhǔn)問題
我國現(xiàn)行的文書檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案的接收、立卷、鑒定工作中起到了重要作用，但實(shí)踐證明，文書檔案內(nèi)容龐雜，涉及面廣，在鑒定時困難較大，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。其次，文書檔案的珍貴程度鑒定不準(zhǔn)。對于同一份文書檔案材料，不同的檔案管理機(jī)構(gòu)的鑒定期限有一定的差異，有的作為永久收藏，而有的可能作長期甚至短期保存，而一份真正的、有價值的文件材料應(yīng)該從歷史的角度、從社會的角度綜合評定它的價值，這樣才有利于珍貴檔案的保存，才能體現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)的作用和地位。
2.5歸檔文書檔案的問題
首先，文書檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄。這在不同時期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在，檔案工作者不可能、也不允許改正檔案材料原始內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對其進(jìn)行鑒別、評價，以指導(dǎo)利用者。其次，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，對于其他部門的文檔往往長時間沒有文件歸檔。個別文件材料還不完整，編號文件本身連接不上，缺附件、少底稿等現(xiàn)象普遍存在。這樣，在不同程度上造成了歸檔文件材料不完整。
2.6管理方式問題
裝訂式案卷是目前檔案保存的一種基本形式。這種形式影響鑒定工作的順利開展，現(xiàn)在對檔案鑒定后，如發(fā)現(xiàn)失去保存價值需剔除的檔案，即使僅有一份，也要全卷拆開，頁號重編、目錄索引重新搞，一系列的連鎖反應(yīng)，工作量十分大。因此，很多情況下，明明知道有些案卷的檔案已失去保存價值，但考慮到牽一發(fā)而動全身，即停止剔除工作因而滯后了鑒定工作的經(jīng)常開展。
2.7期限問題
長期以來，檔案部門一直承襲這樣的理論與辦法，即上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件除對本機(jī)關(guān)頒發(fā)和形成的外，其保管期限為長期或短期，并認(rèn)為“這樣會減少重復(fù)檔案的數(shù)量”，但在實(shí)際操作過程中上，并沒有達(dá)到減少庫存的目的效果。目前檔案室、館中文書檔案中長期卷的比例十分大，有的同一份文件可能會在同一檔案館的多個卷中找到，同一館內(nèi)重復(fù)性就這樣大，加之上一級的檔案館也要長期或永久保存這部分檔案，因此，這也是造成重復(fù)性歸檔的現(xiàn)象的重要原因。
3.提高公正文書檔案鑒定工作質(zhì)量的策略
3.1完善鑒定理論
我國現(xiàn)行的鑒定理論側(cè)重于對鑒定的原則、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的基本理論研究和應(yīng)用技術(shù)研究等方面做的不夠深刻，缺乏足夠的實(shí)用性，可操作性不強(qiáng)，在實(shí)際工作中就顯得空泛。因此，要完善檔案鑒定理論，使其更具有實(shí)踐操作性，逐步實(shí)現(xiàn)鑒定標(biāo)準(zhǔn)的多元化，更有效地指導(dǎo)實(shí)踐。借鑒西方相對成熟的鑒定理論體系時，要加以正確的吸收與借鑒，同時要結(jié)合我國檔案工作實(shí)際情況加以發(fā)展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導(dǎo)鑒定實(shí)踐前行。
3.2設(shè)立專門鑒定機(jī)構(gòu)
為了確保鑒定工作順利進(jìn)行，在檔案館內(nèi)應(yīng)健全必要的組織機(jī)構(gòu)，專人負(fù)責(zé)鑒定工作，建立必要的監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格鑒定銷毀制度。對館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對館(室)藏的文書檔案的珍貴程度、文書檔案的質(zhì)量評價和保管期限的鑒定工作，主要是制定鑒定計(jì)劃，對雖未到期但實(shí)踐證明已無利用價值的檔案進(jìn)行分析、甄別，提出鑒定意見，確保鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。為當(dāng)事人保密是公證處的義務(wù)和職責(zé)，為確保這項(xiàng)職責(zé)的正確遵守，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)專人保管公證檔案材料，防止遺失或泄密。
3.3細(xì)化文書檔案保管期限表
各級檔案室可以依據(jù)國家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，并結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況及檔案特色細(xì)化保管期限表?xiàng)l款，制定出條款清晰、內(nèi)容豐富精練、層次分明、明確具體、可操作性強(qiáng)，即符合全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確要求的文書檔案保管期限表。也可以在條款附上詳細(xì)說明或舉例，使條款規(guī)定更加明確具體、便于操作。特別注意的是，檔案室細(xì)化的文書檔案保管期限表，需經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后，要以書面形式上報(bào)檔案行政管理機(jī)關(guān)或檔案價值鑒定工作組織機(jī)構(gòu)，經(jīng)過審查批準(zhǔn)后才可實(shí)施。
3.4規(guī)范鑒定程序
3.4.1重視進(jìn)館質(zhì)量
加強(qiáng)在檔案進(jìn)館之前的鑒定工作。在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定，檔案指導(dǎo)部門定期對案卷質(zhì)量檢查時涉及到的鑒定，檔案館接收之前對案卷進(jìn)行的檢查這三個環(huán)節(jié)上加強(qiáng)鑒定力度，確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量。
3.4.2完善鑒定程序
改變檔案鑒定工作的一次鑒定制，規(guī)范為二次復(fù)核制、三次確定制。第一，由文書處理部門在鑒定當(dāng)中,按照國家檔案局頒發(fā)的機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍等規(guī)定劃分，剔除無保存價值的文件，劃分檔案的保管期限后將應(yīng)歸檔文件移交檔案室。第二，由檔案室鑒定人員復(fù)核歸檔檔案保管期限劃分的準(zhǔn)確性,對移交進(jìn)室的檔案進(jìn)行再鑒定,以提高鑒定的準(zhǔn)確性。三是在檔案局確定進(jìn)館單位的前提下,由檔案局專門鑒定人員指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)助機(jī)關(guān)檔案室人員對應(yīng)移交進(jìn)館的到期檔案、銷毀檔案等做最后的價值審查及保管期限確定。此外，對按手續(xù)辦理準(zhǔn)備銷毀的文件要堅(jiān)決銷毀，使其盡量減少差錯,以保證檔案館藏的質(zhì)量。
3.5加強(qiáng)信息技術(shù)在文書檔案鑒定工作中的運(yùn)用
3.5.1數(shù)據(jù)庫技術(shù)在文書檔案信息化管理中的應(yīng)用
首先我們要建立檔案數(shù)據(jù)庫，將所有庫藏的檔案資源按照一定的著錄格式與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算機(jī)存儲。具體來說，文書檔案數(shù)據(jù)庫一般具備檔案數(shù)據(jù)的錄入、修改、查詢、刪除、統(tǒng)計(jì)顯示和輸出等功能。用戶界面要簡潔直觀，檔案材料的所有著錄項(xiàng)都能在屏上顯示，并且著錄項(xiàng)中的內(nèi)容和排列順序與紙質(zhì)檔案排列一致，符合錄入人員的習(xí)慣，便于校對鑒定。數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的自動糾錯功能，有效地避免數(shù)據(jù)錄入及人工校改中出現(xiàn)的差錯，確保檔案數(shù)據(jù)存儲的質(zhì)量，力求準(zhǔn)確、規(guī)范。
3.5.2檢索技術(shù)在文書檔案鑒定工作中的應(yīng)用
在文書檔案鑒定過程中，充分利用檢索技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案檢索采用人工檢索，有目錄、索引、專題匯編等工具，檢索速度緩慢，不能及時滿足鑒定工作的需求。現(xiàn)代的檢索則已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，有關(guān)鍵詞、條件、邏輯、模糊、組配和屬性檢索等方式可供選擇，用戶只需將查閱信息輸入，計(jì)算機(jī)就能迅速將符合要求的所有文件調(diào)出。用戶可根據(jù)需要直接通過屏幕閱讀文件內(nèi)容，也可以采用打印輸出。如果需要檔案原件，則可以根據(jù)屏幕上顯示的文件編號從庫房卷盒中調(diào)出文件，這樣就大大提高了鑒定工作的效率。