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摘要：高校學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)具有重要意義。為進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)方式，提高檔案利用效率，以檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)的高校學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。本文通過(guò)闡述高校學(xué)籍檔案的概念作用，分析國(guó)內(nèi)高校提供利用學(xué)籍檔案的方式現(xiàn)狀，以云南大學(xué)檔案館為例，淺談開(kāi)展高校學(xué)籍檔案的遠(yuǎn)程利用工作的問(wèn)題與對(duì)策，以期起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵字：高校學(xué)籍檔案；遠(yuǎn)程利用；對(duì)策

近年來(lái)，高校學(xué)籍檔案在學(xué)歷認(rèn)證、政治審查、人事檔案材料補(bǔ)充等工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的憑證作用，利用率明顯提高。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，國(guó)內(nèi)大多數(shù)高校已建立檔案管理系統(tǒng)，大大提高了工作效率。為維護(hù)高校學(xué)籍檔案內(nèi)容安全，絕大多數(shù)高校檔案館采取本人或委托他人到現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)的方式提供利用學(xué)籍檔案。然而，高校畢業(yè)生在就業(yè)、升學(xué)、留學(xué)的區(qū)域選擇上具有較大的靈活性，產(chǎn)生了大量異地查詢(xún)、利用學(xué)籍檔案的需求，異地查詢(xún)需求與現(xiàn)場(chǎng)提供利用的矛盾開(kāi)始顯現(xiàn)。為進(jìn)一步做好新形勢(shì)下高校學(xué)籍檔案管理服務(wù)工作，高校檔案館應(yīng)適時(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀(guān)念，創(chuàng)新服務(wù)方式，在確保學(xué)籍檔案內(nèi)容安全的情況下，充分依托檔案管理系統(tǒng)和檔案信息化工作，結(jié)合自身情況開(kāi)展遠(yuǎn)程查詢(xún)業(yè)務(wù)，以便為檔案利用者提供更加方便快捷高效的服務(wù)。

一、高校學(xué)籍檔案概述

高校學(xué)籍檔案是指高校從事各學(xué)歷層次的學(xué)籍管理活動(dòng)直接形成的，對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的歷史記錄，是真實(shí)反映學(xué)校學(xué)籍管理活動(dòng)和學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要依據(jù)，是學(xué)歷認(rèn)證、干部政審的重要憑證。參考云南大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作實(shí)踐，將其分為以生源地、學(xué)院、專(zhuān)業(yè)等屬性為單位集中保存的綜合學(xué)籍檔案，如新生錄取簡(jiǎn)明登記表、畢業(yè)資格審查表、畢業(yè)生領(lǐng)證簽名冊(cè)、畢業(yè)生轉(zhuǎn)檔名冊(cè)等反映多名學(xué)生學(xué)籍情況的文件材料，以及反映某個(gè)學(xué)生學(xué)籍情況的個(gè)人學(xué)籍檔案，如報(bào)考登記表、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、個(gè)人獎(jiǎng)懲材料，及以個(gè)人為單位集中歸檔的研究生學(xué)籍檔案等。高校學(xué)籍檔案是高校教學(xué)檔案的核心內(nèi)容，也是干部人事檔案的重要組成部分，三者之間存在著一定的包含、交叉與轉(zhuǎn)化的關(guān)系。學(xué)生畢業(yè)前，其綜合學(xué)籍檔案和個(gè)人學(xué)籍檔案屬于高校教學(xué)檔案的內(nèi)容。學(xué)生畢業(yè)后，其綜合學(xué)籍檔案和研究生學(xué)籍檔案仍屬于高校教學(xué)檔案，而學(xué)生的個(gè)人學(xué)籍檔案則根據(jù)學(xué)生畢業(yè)后入職、升學(xué)、待業(yè)等情況，歸入其學(xué)生檔案，分別轉(zhuǎn)遞至用人單位、高校或各省大中專(zhuān)就業(yè)指導(dǎo)中心。隨著高校學(xué)籍檔案憑證作用的進(jìn)一步凸顯，引入遠(yuǎn)程利用服務(wù)新模式，有利于提高高校學(xué)籍檔案的利用效率。

二、高校學(xué)籍檔案提供利用服務(wù)現(xiàn)狀分析

作者對(duì)北京大學(xué)等10家高校檔案館作了調(diào)查。我國(guó)高校檔案館提供學(xué)籍檔案查詢(xún)利用服務(wù)包括到館查詢(xún)、自助查詢(xún)、在線(xiàn)預(yù)約、在線(xiàn)查詢(xún)、遠(yuǎn)程辦理幾種方式。基于檔案的特殊性和保密性，到館查詢(xún)依然是利用的主要方式。近年來(lái)，為方便畢業(yè)生查詢(xún)檔案轉(zhuǎn)遞情況，中國(guó)人民大學(xué)、四川大學(xué)、重慶大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、暨南大學(xué)等高校開(kāi)通了檔案去向在線(xiàn)查詢(xún)服務(wù)；為實(shí)現(xiàn)用戶(hù)分流，減少用戶(hù)等待時(shí)間，北京大學(xué)、四川大學(xué)、重慶大學(xué)、暨南大學(xué)等高校開(kāi)通了在線(xiàn)預(yù)約服務(wù)；同濟(jì)大學(xué)、燕山大學(xué)開(kāi)啟遠(yuǎn)程服務(wù)，在線(xiàn)受理用戶(hù)查檔需求，并通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)自取或快遞到付的方式為用戶(hù)提供部分學(xué)籍檔案的查詢(xún)利用；燕山大學(xué)還提供認(rèn)證回復(fù)服務(wù)，在線(xiàn)處理查檔申請(qǐng)。隨著信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟和進(jìn)步,諸多高校已就遠(yuǎn)程查檔工作進(jìn)行了卓有成效的探索和實(shí)踐，使得遠(yuǎn)程查詢(xún)利用檔案服務(wù)成為可能。但目前提供遠(yuǎn)程利用服務(wù)的高校數(shù)量較少，且遠(yuǎn)程利用服務(wù)的水平還有待提高，尚不能滿(mǎn)足高校學(xué)籍檔案利用工作的需要。

三、云南大學(xué)檔案館提供學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程利用問(wèn)題的思考

1.學(xué)籍檔案提供利用工作現(xiàn)狀

以當(dāng)前云南大學(xué)檔案館為例，教學(xué)檔案是利用率最高的一類(lèi)檔案，而教學(xué)檔案利用的重心則是學(xué)籍檔案。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2017年、2018年云南大學(xué)檔案館分別提供利用學(xué)籍檔案1117人次和1407人次，分別占提供利用各類(lèi)檔案總?cè)舜蔚?5.60%和74.10%，近一半為委托代辦。其中，利用率最高的檔案材料是新生錄取簡(jiǎn)明登記表、畢業(yè)生領(lǐng)證簽名冊(cè)、成績(jī)單、轉(zhuǎn)檔名冊(cè)等，利用目的主要在于學(xué)歷認(rèn)證、升學(xué)、求職等方面查詢(xún)。在咨詢(xún)工作中，有些人無(wú)法到館辦理且不便委托他人到館辦理，造成檔案利用者與工作人員在溝通交流中存在一些障礙，不利于檔案館管理和服務(wù)水平的提高，有必要研究學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程查詢(xún)利用問(wèn)題。

2.開(kāi)展學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)的設(shè)想

開(kāi)展學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)的初衷就是為了解決異地查詢(xún)需求與現(xiàn)場(chǎng)提供利用之間的矛盾，使利用者可以不受時(shí)間、空間的限制，依托互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、手機(jī)平臺(tái)，就可以實(shí)現(xiàn)利用檔案的目的。遠(yuǎn)程服務(wù)開(kāi)通后，利用者可以根據(jù)需要，通過(guò)認(rèn)證下載、自取或郵寄的方式獲取學(xué)籍檔案的復(fù)制件或證明材料，大大提高學(xué)籍檔案利用效率。首先，可通過(guò)校內(nèi)、校外兩個(gè)入口分別為在校師生和廣大校友、用人單位提供相應(yīng)的遠(yuǎn)程利用服務(wù)，針對(duì)不同的利用者設(shè)計(jì)身份認(rèn)證方式，如一卡通和密碼認(rèn)證、上傳身份證、人臉識(shí)別等。根據(jù)云南大學(xué)檔案館統(tǒng)計(jì)，利用者查詢(xún)利用的學(xué)籍檔案主要是新生錄簡(jiǎn)表、畢業(yè)生領(lǐng)證簽名冊(cè)、本碩博成績(jī)單、轉(zhuǎn)檔名冊(cè)等。其中轉(zhuǎn)檔名冊(cè)、成績(jī)單可由利用者自行查詢(xún)或下載；新生錄簡(jiǎn)表、畢業(yè)生領(lǐng)證簽名冊(cè)需要對(duì)原件進(jìn)行遮蓋處理，可由管理員根據(jù)查檔申請(qǐng)?zhí)幚砗螅瑢⒉闄n結(jié)果的掃描件上傳至平臺(tái)供利用者下載。技術(shù)允許的情況下，甚至可以通過(guò)文字識(shí)別抓取技術(shù)自動(dòng)遮蓋相關(guān)內(nèi)容，直接生成查檔結(jié)果；學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、論文評(píng)閱書(shū)、論文答辯會(huì)議記錄等相關(guān)學(xué)籍材料可由利用者提出申請(qǐng)，待檔案管理員根據(jù)查檔申請(qǐng)進(jìn)行授權(quán)后，由利用者自行下載打印。其次，高校檔案館不一定是利用者查閱利用學(xué)籍檔案的最終環(huán)節(jié)，以云南大學(xué)為例，本科成績(jī)單需持查檔結(jié)果到教務(wù)處加蓋公章，學(xué)歷學(xué)位證明需持相關(guān)查檔結(jié)果到教務(wù)處開(kāi)具，英文成績(jī)單需持查檔結(jié)果到學(xué)校或其他相應(yīng)機(jī)構(gòu)翻譯后加蓋教務(wù)處公章等。因此，高校檔案館在開(kāi)放遠(yuǎn)程查詢(xún)利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)與學(xué)校教務(wù)、研究生管理、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)等相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)合作，在遠(yuǎn)程平臺(tái)系統(tǒng)中增設(shè)相關(guān)部門(mén)審核辦理的權(quán)限，解決查檔后需要教務(wù)處等單位出具證明的事宜，真正發(fā)揮遠(yuǎn)程服務(wù)的作用。最后，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案的遠(yuǎn)程利用固然有諸多重要意義，但安全問(wèn)題不容忽視，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和平臺(tái)運(yùn)行必須以檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的安全為前提。要采用先進(jìn)的安全措施，可對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行鑒定，有選擇的上傳至遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)。另外，遠(yuǎn)程服務(wù)還涉及電子簽章的問(wèn)題，如何對(duì)電子查檔件的真實(shí)性進(jìn)行鑒定，也需要高校檔案館認(rèn)真考慮。作者認(rèn)為，可在官方網(wǎng)站、微信、微博等平臺(tái)公布遠(yuǎn)程服務(wù)說(shuō)明，根據(jù)在線(xiàn)生成的查檔結(jié)果編號(hào)對(duì)電子查檔件進(jìn)行有效管理，接受電話(huà)、傳真、來(lái)函查詢(xún)真?zhèn)蔚取?/p>

3.開(kāi)展學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)面臨的困難

根據(jù)云南大學(xué)檔案館提供利用學(xué)籍檔案查詢(xún)利用服務(wù)工作實(shí)際，開(kāi)展學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程查詢(xún)利用工作主要存在以下困難：一是學(xué)籍檔案數(shù)字化工作未實(shí)現(xiàn)全覆蓋。由于學(xué)籍檔案數(shù)量龐大，短時(shí)間內(nèi)無(wú)法及時(shí)完成全部學(xué)籍檔案的全文掃描工作；二是一定數(shù)量的學(xué)籍檔案材料（新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)）為手工填寫(xiě)，字跡不夠清晰，填寫(xiě)內(nèi)容多用省略符號(hào)，在技術(shù)上很難實(shí)現(xiàn)文字的識(shí)別和篩選；三是現(xiàn)場(chǎng)查檔任務(wù)重，工作人員配備不足。目前，云南大學(xué)檔案館利用部?jī)H有2名在職人員，負(fù)責(zé)接待教學(xué)、黨群、行政、財(cái)會(huì)等12個(gè)類(lèi)別檔案的查詢(xún)利用工作，難以及時(shí)處理遠(yuǎn)程查詢(xún)利用服務(wù)開(kāi)啟后的用戶(hù)注冊(cè)審核、授權(quán)等附加工作。

4.開(kāi)展學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)的對(duì)策

要順利開(kāi)展學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)，檔案系統(tǒng)建設(shè)和檔案資源的數(shù)字化建設(shè)是基礎(chǔ)。針對(duì)上述困難，提出如下對(duì)策建議：一是深入調(diào)研，充分借鑒好的經(jīng)驗(yàn)。可組織相關(guān)人員到遠(yuǎn)程查詢(xún)利用服務(wù)起步較早的高校進(jìn)行調(diào)研，實(shí)地考察其建設(shè)和使用情況，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的管理理念；二是加快學(xué)籍檔案全文掃描的進(jìn)度，盡快消化已入庫(kù)學(xué)籍檔案的掃描，積極實(shí)現(xiàn)檔案存量數(shù)字化，增量電子化，為遠(yuǎn)程查詢(xún)利用服務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐；三是針對(duì)手工填寫(xiě)、無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)遮蓋內(nèi)容的學(xué)籍檔案，由工作人員線(xiàn)下處理后，再提供給利用者；四是增設(shè)學(xué)籍檔案預(yù)約查詢(xún)功能，合理分配查檔接待量。增加工作人員數(shù)量，明確分工，做好遠(yuǎn)程查詢(xún)利用相關(guān)工作。此外，檔案館在推進(jìn)學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程查詢(xún)利用工作中，還要做好與相關(guān)單位的溝通對(duì)接，明確職責(zé)權(quán)限，做好查檔與認(rèn)證等相關(guān)工作的銜接，切實(shí)通過(guò)開(kāi)展遠(yuǎn)程服務(wù)為檔案利用者提供便利，提高學(xué)籍檔案利用效率。

作者:王曉慧 李國(guó)紅 李青照 單位:云南大學(xué)檔案館