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數字檔案作為一種新型的檔案載體，越來越受到大家的關注，已經成為信息社會人們利用檔案的一種重要方式。特別是2018年2月1日之后，隨著《福建省數字檔案管理辦法》開始實施，如何發揮數字檔案在信息社會的共享作用，是擺在各級檔案行政管理部門及檔案館面前的一個具體問題。下面筆者就此問題談一些看法，供大家參考。
一、數字檔案管理現狀
在互聯網時代，各級各部門所管理的、本部門形成的業務檔案數據，在《福建省數字檔案管理辦法》出臺之前，已經部分實現了無條件共享，或有條件共享。比如人們可以通過互聯網查閱國家頒發的政策法規，可以查到自己的銀行信息，也可以查到交通違章處罰結果等等，這就是各部門業務檔案數據無條件共享給人們帶來的好處。除此之外人們還可以通過申請查到自己的學歷、戶口、房產等證明性的檔案數據，這種有條件的數字檔案共享、利用者在利用時雖然麻煩，但能夠保護公民的隱私權不受到侵害。從目前現狀看，各級各部門管理的業務檔案數據所實現的共享，無論是無條件還是有條件、都不是在檔案行政主管部門主導下進行的。而是由相關的業務主管部門開發、利用、維護、升級、更新。并且這種現象可能還會長期存在。這種百花齊放的現象造成各部門業務檔案數據標準、格式不一，不利于全社會檔案資源的整合、共享，也與《福建省數字檔案共享管理辦法》的規定相違背。另一方面，作為保管檔案信息資源主體的各級國家綜合檔案館，其館藏檔案數字化水平不高，據福建省檔案局的統計資料顯示，截至2017年底，全省100%完成館藏檔案數字化任務的只有3個，館藏檔案數字化率達到80%以上的有16個檔案館，還有14個縣級檔案館館藏檔案數字化尚未實現“0”的突破。同時全省數字檔案共享管理軟件還沒有與廣大的檔案管理人員見面、數字檔案共享平臺尚未搭建、現有的部分數字化成果還無法適應網上查閱、遠程下載需要。雖然《福建省數字檔案共享管理辦法》已經開始實施，但各級檔案館和檔案行政主管部門還有很多具體工作需要去做，才能真正實現數字檔案共享管理。
二、完善數字檔案共享措施，提高紙質檔案數字化水平
沒有規矩、不成方圓，要做好數字檔案共享工作，首先要規范完善數字檔案的技術要求、標準。對此《福建省數字檔案共享管理辦法》也明確規定：“全省施行統一的電子文件形成、歸檔和電子檔案標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面的標準與規范。具體標準與規范由省人民政府檔案行政管理機構會同有關部門制定，并與國家標準規范相銜接。”雖然這幾年國家檔案局先后了一系列檔案數字化、電子文件檔案方面的技術標準，如《文書類電子文件原數據（DA/T46-2009)》《檔案數字化光盤標識規范（DA/T52-2014）》 《數字檔案COM和COLD技術規范（DA/T53-2014)》《電子檔案管理基本術語（DA/T58-2014)》《紙質檔案數字化規范（DA/T31-2017）》《錄音錄像類檔案數字化規范（DA/T62-2017）》《錄音錄像類電子檔案元數據方案（DA/T63-2017）》《文書類電子檔案檢測一般要求（DA/T 70—2018）》《紙質檔案縮微數字一體化技術規范（DA/T 71—2018）》等等。2018年開始，又制定了《檔案數據硬磁盤離線存儲管理規范》 《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術要求和應用規范》《檔案移動服務平臺建設指南》《檔案數字化服務外包工作規范》《實物檔案數字化規范》等項檔案行業標準，并向社會各界廣泛征求意見。但到目前為止，福建省只針對文書檔案和民國檔案出臺了《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則（DB35/T161-2002)》地方標準，《福建省民國檔案文件級目錄著錄實施細則（試行）》（閩檔〔2017〕27號）的規范性文件。對全省的文書檔案、民國檔案目錄數據的交換格式和著錄細則進行規范。而對各部門形成的各種業務檔案目錄數據和全文數據的格式標準、技術要求尚未進行統一規范。因此福建省檔案局要按照《福建省數字檔案共享管理辦法》的要求，加快制定和完善全省各專業門類檔案的著錄格式標準規范，在制定檔案數字化技術規范標準過程中，要結合信息公開和保密工作的相關規定，完善技術規范標準的細節要求，防止新制定的規范標準在實施過程、違反信息公開、保密工作的相關規定。同時做好檔案服務共享平臺搭建及檔案管理軟件的開發應用。在共享平臺搭建過程中，可以充分利用現有的福建省檔案信息網，將檔案共享服務的相關APP軟件在檔案信息網站上面，利用者可以通過電腦、手機下載“福建省數字檔案信息共享服務APP”，辦理檔案利用業務，實現網上遠程下載本人檔案信息，足不出戶就可以查閱利用者想要的檔案信息。在開發“福建省數字檔案共享服務APP”的過程中，要使軟件具備審查利用者身份的功能，利用者通過上傳身份證照及本人手持身份證的照片，實現利用者身份認定工作。由于有條件共享的數字檔案內容往往涉及到公民個人的戶籍、婚姻、財產、就業狀況、榮譽及不良的負面信息等等，對于此類數字檔案信息的提供利用，數字檔案信息管理軟件要具備審核認定利用者身份的功能，能夠嚴格按規定做好利用者身份的審查認定工作，這樣才能實現上網查檔、遠程下載本人所需要的數字檔案信息。同時數字檔案共享管理平臺要對所收集到的利用者身份信息做好管理、保護工作，防止公民信息非法泄露，確保利用者個人信息安全。根據2017年6月1日實施的《最高人民法院、最高人民檢察院關于辦理侵犯公民個人信息刑事案件適用法律若干問題的解釋》（法釋〔2017〕10號），檔案部門在查閱利用檔案過程中，其相關工作人員實際上是“向特定人提供公民個人信息”，如果檔案部門相關工作人員對服務對象審查把關不嚴，或是對收集到的利用者個人信息保管不善，就會出現侵犯公民個人信息的行為。這種行為一旦損害到相關公民正當權益，數字檔案信息管理方的有關人員就會受到相應的法律制裁。數字檔案共享分為無條件共享、有條件共享和暫不共享三類。在開展數字檔案共享過程中、要做好紙質檔案數字化副本的處理工作，避免在數字化處理過程中、將不宜公開的檔案信息作為無條件共享的數字檔案對外提供利用，確保數字檔案共享過程中不損害相關方面的權益。因為即使是無條件共享的公開信息，其數字檔案中可能還帶有不宜公開的內容信息。按照《國務院辦公廳關于做好政府信息依申請公開工作的意見》（國辦發〔2010〕5號）第二條第二項規定“行政機關向申請人提供的政府信息，應當是正式、準確、完整的，申請人可以在生產、生活和科研中正式使用，也可以在訴訟或行政程序中作為書證使用。因此，行政機關在日常工作中制作或者獲取的內部管理信息以及處于討論、研究或者審查中的過程性信息，一般不屬于《條例》所指應公開的政府信息。”文件底稿屬于發文單位公文處理的過程性信息，不屬于信息公開范圍。也就是說，一份可以公開的政府信息是指機關單位對外正式的文件或其電子文件，而文件起草過程中形成的底稿（包括電子底稿）則不屬于公開范圍。根據《福建省數字檔案共享管理辦法》規定，已經公開的政府信息，其數字檔案屬于無條件共享類數字檔案。這些已經公開的政府信息如果是電子文件，則檔案部門可以直接將這些無條件共享的電子文件提供利用。如果這些政府公開信息是紙質檔案，要實現數字共享、就必須對其進行掃描處理成為數字化副本，按照正常的紙質檔案數字化操作規程，本單位形成的文件，在數字化掃描過程中，一般是正文和底稿作為同一份文件對待，掃描成為一份文件，也就是說，如果用紙質檔案的數字化副本提供利用，就會把正文和底稿一并提供出去。這種的做法明顯違反了國務院有關政府信息公開工作的規定精神。針對這種情況，筆者認為，檔案部門要調整紙質檔案文件級目錄著錄要求及數字化操作具體做法。具體可以參照《福建省民國檔案文件級目錄著錄實施細則（試行）》的做法，民國檔案文件級目錄著錄時，是將文件的主件和附件分開著錄，即有附件的一份文件要著錄兩條文件級目錄。因此我們可以把一份文件的正文和底稿分開著錄成兩條目錄，這樣在全文掃描數據掛接過程中就可以實現正文與底稿分開，避免了在實現數字檔案共享過程中、違反政府信息公開條例的規定精神。俗話說“巧婦難為無米之炊”，如果現有的館藏紙質檔案沒有實現數字化，那數字檔案共享也就成為一句空話。由于受技術力量、人員和經費等因素影響，縣級檔案館的數字化工作在全省綜合檔案館中總體水平偏低，成為制約全省數字檔案共享的一個重要因素。因此縣級檔案部門要集中精力做好館藏檔案數字化工作，提高館藏紙質檔案的數字化率，同時省級檔案部門也要加大對縣級檔案部門數字化的支持力度，這種支持不僅僅限于經費方面，也應該包括技術、政策方面。只有這樣才能爭取按省兩辦《關于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》的時序要求完成數字化工作。數字檔案共享管理，是信息社會對檔案部門提出的新要求，各級檔案部門只有按照《福建省數字檔案共享管理辦法》的要求，管好自己的一畝三分地，做好各自職責范圍內的工作，才能早日實現數字檔案信息資源共享，利用者足不出戶就可以遠程下載所需要的數字檔案。
作者:邱宗燦 單位:福建省仙游縣檔案館
