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【摘要】

本文主要介紹了全面建設規(guī)劃業(yè)務檔案信息化管理的重要意義，并結合筆者工作經驗提出了實現規(guī)劃業(yè)務檔案高效利用的建設思路，以期改善城鄉(xiāng)規(guī)劃局檔案管理工作效能，為推動檔案管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展提供有益參考。

【關鍵詞】

規(guī)劃業(yè)務；檔案管理；信息化；思路

一、全面建設規(guī)劃業(yè)務檔案信息化管理的重要意義

規(guī)劃局作為政府職能部門之一，不僅承擔著地區(qū)城市規(guī)劃檔案資料的管理、規(guī)劃測量、規(guī)劃設計及相關檔案管理的職能，也是政府城市規(guī)劃的信息中心、決策參謀中心，是社會各方面利用城市規(guī)范建設的史料中心。時下，信息化已然成為社會發(fā)展的必然趨勢，規(guī)劃檔案管理工作也應朝著這一方向變革，這不僅是檔案管理人員與時俱進、順應時代潮流的有效途徑，也是提高檔案利用率的最佳選擇。具體地說，信息時代規(guī)劃業(yè)務檔案管理在原有紙質化、人工操作模式的基礎上，引入數字化、電子化等歸檔和操作模式，不僅有效解決了規(guī)劃業(yè)務檔案存儲空間日益匱乏的問題，還從根本上優(yōu)化了紙質檔案的查詢、借閱模式，使得規(guī)劃業(yè)務檔案的查詢、借閱更加方便快捷。例如，通過互聯網操作平臺，不僅能夠讓檔案的檢索、查閱工作在系統指令發(fā)出后立即實現，還突破了以往空間和時間上的約束，且一份檔案可以同時提供給多人借閱，整體上提高了規(guī)劃檔案的服務性能和利用率。此外，業(yè)務檔案的查詢結果也較以往人工處理時更加準確、方便、快捷，信息更加全面、高效。一言以蔽之，全面加強規(guī)劃業(yè)務檔案信息化管理，不僅有益于規(guī)劃業(yè)務檔案管理效率的整體提高，同時，這種分門別類、高速檢索的處理模式還能促使規(guī)劃業(yè)務檔案利用效率大幅提升。

二、提高規(guī)劃業(yè)務檔案利用效率的建設路徑

（一）統籌管理規(guī)劃業(yè)務建檔、使用，促進檔案管理規(guī)范化。規(guī)劃業(yè)務檔案管理信息化建設是檔案管理智能化的直接體現，其以城鄉(xiāng)建設檔案資料為管理對象，運用計算機軟件、硬件及網絡技術和計算機通信技術，實現對規(guī)劃業(yè)務數據的輸入、存儲、查詢、檢索、處理、分析、顯示和更新，以便于檔案管理人員及相關檔案查借閱人員通過系統方便、快速地進行資料錄入、管理、查詢和分析等工作，成功地將檔案工作人員從過去煩瑣的工作中解放出來。而要全面推進信息化建設，首要建立規(guī)劃業(yè)務檔案管理工作長效機制，明確管理重點內容、工作分工和追責處理，并依照不同的職能成立專項工作小組，完善規(guī)劃業(yè)務檔案工作網絡，以保障工作有條不紊地開展和落實。其次，要進一步優(yōu)化規(guī)劃業(yè)務檔案信息化管理體系，建立涵蓋業(yè)務審批流程、檔案交接、資料規(guī)格、存檔方式、查閱使用等各環(huán)節(jié)的操作系統，確保規(guī)劃業(yè)務檔案真正實現智能化管理。

（二）健全業(yè)務檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱效率。規(guī)劃業(yè)務檔案系統數據來源非常廣泛，推行跨系統查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，可結合單位實際，建立綜合業(yè)務檔案數據庫，以實現規(guī)劃業(yè)務檔案的動態(tài)、實時更新與維護。比如，可將各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內部檔案使用效率的同時，亦進一步完善規(guī)劃業(yè)務檔案規(guī)范管理，提高城鄉(xiāng)規(guī)劃局行政服務效能。

（三）重視數字檔案安全備份管理，嚴控業(yè)務檔案保密工作?，F代科學技術發(fā)展帶來的信息化處理，雖然實現了海量檔案資料的便捷存儲與高速處理，但也存在一定范圍的缺漏，因而必須重視互聯網與信息化共同作用下的安全隱患，重視規(guī)劃業(yè)務檔案信息安全問題。這就要求檔案管理人員不僅要重視數據庫本身的安全，還要對機讀目錄進行保密，嚴格按照我國現行網絡信息保密法律法規(guī)，加強檔案信息庫特別是未開放信息數據的保密工作。其次，要健全規(guī)劃業(yè)務檔案數據庫，做好數據安全備份，定期進行數據在線、脫機模式下的雙重檢驗。此外，還要注意在檔案數據備份至云端時，及時設置防火墻、數字驗證碼、密碼校驗，做好防入侵檢測，為檔案存儲提供多重安全保障。

三、結語

全面實現信息化管理已成為新時期我國行政事業(yè)單位檔案管理實現自動化、高效化目標的有力手段和有效工具。城鄉(xiāng)規(guī)劃局作為行政事業(yè)單位的重要組成部門，其規(guī)劃業(yè)務檔案管理是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理的基礎，也是城市建設行政主管部門依法實施行政管理及工程建設等工作的重要依據。因此，在信息化、數字化的發(fā)展形勢下，規(guī)劃檔案管理也應加強信息化建設力度，與時俱進，同期開展一系列革新舉措，以適應大規(guī)模城市建設需要，助力城市經濟蓬勃發(fā)展。

作者：黎穎珊 單位：中山市城鄉(xiāng)規(guī)劃局火炬開發(fā)區(qū)分局

【參考文獻】

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