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摘要：當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展促使我國(guó)社會(huì)保障工作不斷完善，隨著社保檔案數(shù)量的不斷增加，如何實(shí)現(xiàn)有效管理關(guān)系著每一個(gè)社保人員的切身利益。加強(qiáng)社保檔案管理對(duì)促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展，建設(shè)和諧社會(huì)有重要作用，但是又因?yàn)樯绫n案范圍的廣泛性和復(fù)雜性，給管理工作增加一定難度。為發(fā)揮社保檔案的最大作用，要求在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并采取有效的管理手段提高社保檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：社保檔案；數(shù)字化管理；方法

社保檔案記錄參保者的詳細(xì)信息，是其享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，所以社會(huì)檔案在當(dāng)前社會(huì)中發(fā)揮重要作用。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，給社會(huì)檔案管理工作帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，社保檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。數(shù)字化管理是指以數(shù)字的形式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)快速查閱和保存，提高工作效率，為參保者提供更好的服務(wù)，加強(qiáng)對(duì)社保檔案數(shù)字化管理方法的研究，不斷提高社保檔案管理質(zhì)量，對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。

一、檔案數(shù)字化管理的必要性

人們生活和思想轉(zhuǎn)變促使社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)得到快速發(fā)展，社保檔案呈現(xiàn)逐年增加趨勢(shì)，這一發(fā)展現(xiàn)狀促使社保檔案管理不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和優(yōu)化。在社保檔案管理工作中，主要包括登記、繳費(fèi)、檔案管理等工作，各項(xiàng)工作開(kāi)展都關(guān)系著社保檔案管理質(zhì)量。當(dāng)前傳統(tǒng)社保管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足社保事業(yè)發(fā)展需要，所以加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理的創(chuàng)新是當(dāng)前面臨的重要工作。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，滿足工作需要，建立一套不受人工干預(yù)并且工作效率高社保管理工作是社會(huì)發(fā)展必然需求。社保檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理可以將紙張檔案輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并根據(jù)需要建立科學(xué)規(guī)范的電子檔案目錄，從而為后期的查詢、修正等工作提供便利，并實(shí)現(xiàn)社保檔案的永久保存。檔案數(shù)字化管理是信息技術(shù)經(jīng)過(guò)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的重要工作，其創(chuàng)新性具有重要應(yīng)用價(jià)值。

二、社保檔案數(shù)字化管理特點(diǎn)

1.實(shí)現(xiàn)快速查詢

根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)法相關(guān)規(guī)定，各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)必須為參保者提供全面的檔案信息查詢服務(wù)，在傳統(tǒng)設(shè)保檔案管理模式下，對(duì)檔案信息的查詢主要以手工操作為主，這種方式不僅繁瑣，而且在不斷對(duì)原件的調(diào)取過(guò)程中導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)黃變脆以及自己磨損等問(wèn)題，在一定程度上影響檔案的完整性。以職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)為例，在對(duì)信息進(jìn)行查詢時(shí)需要消耗大量工作時(shí)間，短則幾個(gè)小時(shí)長(zhǎng)則幾天不等，并且在查詢過(guò)程中對(duì)紙張檔案的翻看和復(fù)印容易導(dǎo)致資料出現(xiàn)損壞等問(wèn)題，給查詢工作帶來(lái)一定難度。而數(shù)字化管理模式的出現(xiàn)，可以借助計(jì)算機(jī)查詢，在搜索框只需輸入員工社保號(hào)碼即可獲得職工的所有信息，包括歷年繳費(fèi)記錄、政策性補(bǔ)繳等詳細(xì)信息。數(shù)字化管理模式下，查詢工作更加便捷，為工作人員節(jié)省大量時(shí)間，并且在數(shù)字化管理方式下并不需要調(diào)取檔案原件，只需在計(jì)算機(jī)中查詢檔案圖片即可實(shí)現(xiàn)打印復(fù)制等需求。

2.便于保存

傳統(tǒng)社保檔案管理工作是將紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)裝訂以后放置在檔案柜中進(jìn)行保存，一方面隨著社保檔案數(shù)量的增加需要占用更大儲(chǔ)存空間，另一方面增加管理難度，紙質(zhì)檔案容易受潮發(fā)霉，在管理工作必須投入較大的人力和財(cái)力提高管理質(zhì)量。而數(shù)字化管理模式下，紙質(zhì)檔案信息全部反應(yīng)到計(jì)算機(jī)中，建立電子檔案，并通過(guò)建立有效的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等工作，提高管理安全性，在提高管理質(zhì)量的同時(shí)，降低檔案管理成本。

3.提高工作效率

在社保業(yè)務(wù)辦理過(guò)程需要提供詳細(xì)的紙質(zhì)材料和證明等相關(guān)文件，并且還要合同或者相關(guān)證件進(jìn)行掃描保存，工作內(nèi)容繁雜，導(dǎo)致工作效率始終得不到有效提升，在當(dāng)事人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，需要對(duì)參保人的信息反復(fù)進(jìn)行核對(duì)，增加工作量。在數(shù)字化管理工作中，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索可以將參保人的所有信息展現(xiàn)出來(lái)，大大減少工作量，節(jié)約工作時(shí)間，有效提高工作效率，樹(shù)立良好的服務(wù)形象，促進(jìn)社會(huì)實(shí)現(xiàn)和諧發(fā)展。

三、社保檔案數(shù)字化管理方法探討

1.建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)

為提高社保檔案管理工作質(zhì)量，在可以建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，將檔案管理場(chǎng)所進(jìn)行固定，并制定完善的檔案管理相關(guān)規(guī)范，通過(guò)對(duì)檔案庫(kù)房、閱覽室以及辦公室等工作場(chǎng)所的明確劃分，提高檔案管理的專業(yè)性。同時(shí)配備專業(yè)的檔案管理人員，并定期進(jìn)行培訓(xùn)，不但提高學(xué)習(xí)新的檔案管理方法，從而不斷促進(jìn)檔案管理水平的提高。

2.建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制

在數(shù)字化管理方法實(shí)現(xiàn)推廣使用的同時(shí)，需要規(guī)范的制度進(jìn)行管理和約束，我國(guó)頒布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》為社保檔案管理提供可靠保證。在檔案管理新時(shí)期，為提高檔案管理工作質(zhì)量，必須對(duì)相關(guān)制度加以完善，將社保檔案管理工作作為經(jīng)辦業(yè)務(wù)流程和經(jīng)辦人員的崗位職責(zé)，從而使全員參與到檔案管理工作中。完整的檔案管理制度還應(yīng)當(dāng)包括對(duì)檔案收集歸檔整理工作的規(guī)定，根據(jù)檔案的類型和特點(diǎn)采用不同的管理方法。在經(jīng)辦社保檔案管理業(yè)務(wù)時(shí)，可以生成相應(yīng)的檔案編號(hào)，便于后期查詢，同時(shí)按照系統(tǒng)工作流程規(guī)范人工操作流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的管理，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率。

3.實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息的無(wú)縫對(duì)接

社保檔案主要為參保人辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)而服務(wù)，為了提高服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息的無(wú)縫對(duì)接具有重要作用，這一功能的應(yīng)用只需對(duì)檔案查詢一次即可實(shí)現(xiàn)高速掃描、分類和真空塑封等技術(shù)，在最短時(shí)間內(nèi)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案全面轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息。

四、結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中，參保人員具有復(fù)雜性特點(diǎn)，在一定程度上增加工作的難度，為保證工作質(zhì)量，必須對(duì)規(guī)范檔案管理工作流程，實(shí)現(xiàn)高效管理。在信息化技術(shù)快速發(fā)展下，實(shí)現(xiàn)社保檔案的數(shù)字化管理對(duì)整體工作以及社會(huì)發(fā)展有重要作用。不僅實(shí)現(xiàn)社保檔案的規(guī)范化管理而且在信息化快速發(fā)展新時(shí)期，可以提高檔案信息的實(shí)效性和應(yīng)用性，是順應(yīng)時(shí)展的重要體現(xiàn)。

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作者:楊杰 單位:鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局